Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général — Plan d'action au 22 avril 2009
Dans le plan d’action ci-joint, toutes les recommandations du rapport de vérification interne sont acceptées et abordées. On y donne des précisions sur les mesures qui, une fois entièrement mises en place par la direction, renforceront davantage le Système de gestion de la qualité du Bureau.
Le plan d’action est organisé de façon à regrouper les recommandations et les réponses selon les quatre secteurs clés à améliorer présentés dans les Points saillants du Rapport.
Le plan d’action présente les autres recommandations et réponses dans une cinquième section appelée « Autres éléments ».
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Secteur clé |
Recommandation |
Réponse |
État |
Responsabilité |
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Le Bureau du vérificateur général devrait documenter, approuver et communiquer avec clarté les rôles et les responsabilités des vérificateurs généraux adjoints (VGA) responsables de produits, de la Direction méthodes professionnelles, des examinateurs de la qualité et des autres comités supérieurs ou parties du BVG qui interviennent dans les produits de vérification, pour ce qui est de la qualité. |
Le sous-vérificateur général dirige actuellement une initiative visant à préciser les rôles et les responsabilités des vérificateurs généraux adjoints (VGA) responsables de produits, de la Direction des méthodes professionnelles, des examinateurs de la qualité et des autres comités supérieurs ou parties du BVG qui interviennent dans les produits de vérification, pour ce qui est de la qualité. Ces rôles et ces responsabilités seront documentés, et ensuite examinés et approuvés par le Conseil de direction, au plus tard lors de la réunion du Conseil de direction de septembre 2009, et seront par la suite communiqués au personnel. |
En cours |
John Wiersema |
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Rôles et responsabilités |
Recommandation 6 Le Bureau du vérificateur général devrait préciser et consigner clairement en dossier les rôles et les responsabilités de chaque partie (Ressources humaines, Direction du perfectionnement, Direction des méthodes professionnelles, Comité des méthodes et les responsables de produit) qui participe à l'élaboration de la formation, y compris le processus d'approbation des nouveaux cours et des changements apportés au programme de formation pour chaque gamme de produits. |
Il est prévu qu'à compter du 1er avril 2009, la responsabilité de la formation en vérification soit transférée de la Direction du perfectionnement à la Direction des méthodes professionnelles. La direction demandera le 22 avril 2009 l'approbation au Conseil de direction pour ce transfert ainsi que pour la répartition des rôles et responsabilités connexes entre la Direction des méthodes professionnelles et la Direction du perfectionnement. |
En cours |
Stuart Barr et Ira Greenblatt |
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Le Comité de planification stratégique veillera à ce qu'un processus approprié soit mis en place pour ajouter de nouveaux cours et pour apporter des changements au programme de formation pour chaque gamme de produits. |
En cours |
John Wiersema |
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Rôles et responsabilités |
Recommandation 8 Lorsque les rôles et les responsabilités à l'égard de la qualité de la vérification auront été clairement définis, et que les responsables de la tenue à jour des méthodes et de l'approbation des changements qui y sont apportés, auront été déterminés, le Bureau du vérificateur général devrait veiller à ce que les approbations soient dûment obtenues et consignées en dossier. |
Lorsque les rôles et les responsabilités à l'égard de la qualité de la vérification auront été clairement précisés et approuvés (selon les prévisions, en septembre 2009, voir la recommandation 1), le Bureau veillera à ce que les autorisations nécessaires soient obtenues et consignées en dossier pour ce qui est de la tenue à jour des méthodes et de l'approbation des changements majeurs qui y sont apportés. |
En cours |
Stuart Barr |
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Secteur clé |
Recommandation |
Réponse |
État |
Responsabilité |
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Le Bureau du vérificateur général devrait regrouper et mettre à jour les manuels de vérification des trois gammes de produits, et y intégrer les avis de pratiques en vigueur. Il devrait continuer de les mettre à jour en temps opportun. Le Bureau devrait regrouper en un ensemble de politiques et procédures les éléments communs du Système de gestion de la qualité de toutes les gammes de produits, comme les responsabilités des dirigeants, les obligations déontologiques et l'indépendance, l'acceptation et la reconduction des relations clients, la documentation relative aux missions et la surveillance. |
L'Équipe des méthodes de vérification annuelle mettra à jour le Manuel de vérification annuelle de manière à refléter, à tous les égards importants, les normes professionnelles en vigueur et à intégrer les avis de pratiques existants, d'ici octobre 2009. |
En cours |
Annie Leclerc |
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La Direction des méthodes professionnelles (DMP) regroupera les éléments communs du Système de gestion de la qualité de toutes les gammes de produits en un ensemble de politiques et procédures pour tout le Bureau. Février 2010 a été fixé comme échéance préliminaire pour mettre au point une ébauche en anglais, tandis que septembre 2010 a été retenu pour la publication sur l'INTRAnet d'une version bilingue. Ces échéances seront révisées si nécessaire, lorsque la DMP préparera des plans et étapes plus détaillés. |
À exécuter |
John O'Brien |
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La DMP révisera aussi les manuels des trois gammes de produits (vérification annuelle, vérification de gestion et examens spéciaux) afin d'assurer l'uniformité à l'égard du contenu et de la structure et éliminera les directives qui figurent déjà dans les politiques et procédures communes à tout le Bureau. L'échéance préliminaire pour terminer une ébauche en anglais a été fixée à mai 2010, tandis que décembre 2010 a été retenu pour la publication d'une version bilingue sur l'INTRAnet. Ces échéances seront révisées si nécessaire, lorsque la DMP préparera des plans et étapes plus détaillés. |
À exécuter |
John O'Brien |
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Manuels de vérification |
Recommandation 13 Le Bureau du vérificateur général devrait établir une politique sur la consultation et l'utilisation des commentaires des spécialistes pour les vérifications financières annuelles et les examens spéciaux. La politique devrait être approuvée par les responsables et être intégrée aux manuels de vérification respectifs. |
La Direction des méthodes professionnelles élaborera une politique sur la consultation et l'utilisation des commentaires des spécialistes qui s'appliquera aux vérifications financières annuelles et aux examens spéciaux. Cette politique figurera dans un avis de pratiques d'ici septembre 2009 et sera intégrée aux manuels de vérification lors de leur mise à jour (voir la recommandation 9). |
En cours |
Annie Leclerc |
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Secteur clé |
Recommandation |
Réponse |
État |
Responsabilité |
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Recommandation 11 Le Bureau du vérificateur général devrait réviser et mettre à jour les politiques et procédures pour décrire le processus et les critères relatifs aux examinateurs de la qualité qui seront affectés aux produits de vérification. Ce processus devrait être fonction des risques pour toutes les gammes de produits. Le Bureau devrait également déterminer s'il convient de désigner des examinateurs de la qualité pour toutes les vérifications de gestion. |
Le 21 janvier 2009, le Conseil de direction a approuvé des politiques révisées sur l'affectation des examinateurs de la qualité en fonction des risques liés aux produits de vérification, et ce, pour toutes les gammes de produits. |
Complété |
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La Direction des méthodes professionnelles mettra ces politiques en œuvre d'ici septembre 2009. |
En cours |
Joe Martire |
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Examen de la qualité |
Recommandation 12 Le Bureau du vérificateur général devrait établir une politique uniforme pour les vérifications de gestion et les examens spéciaux, qui décrit le rôle et les responsabilités des examinateurs de la qualité, ainsi que le processus à suivre et la documentation à consigner. Cette politique devrait être uniforme pour toutes les gammes de produits et être consignée clairement dans les manuels de vérification des gammes de produits. |
La Direction des méthodes professionnelles établira pour les vérifications de gestion et les examens spéciaux une politique uniforme qui décrit les rôles et responsabilités des examinateurs de la qualité, ainsi que le processus à suivre et la documentation à consigner. Cette politique sera uniforme pour toutes les gammes de produits et sera clairement consignée dans un avis de pratiques d'ici septembre 2009. Les manuels de vérification en tiendront compte au fur et à mesure qu'ils seront mis à jour (voir la recommandation 9). |
En cours |
Joe Martire |
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Secteur clé |
Recommandation |
Réponse |
État |
Responsabilité |
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Recommandation 14 Le Bureau du vérificateur général devrait documenter les connaissances et les compétences que les réviseurs des pratiques doivent posséder. |
Les connaissances et les compétences requises des réviseurs des pratiques seront documentées d'ici décembre 2009. |
À exécuter |
Julie Charron |
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Revue des pratiques |
Recommandation 15 Le Bureau du vérificateur général devrait mettre à jour, chaque année, les listes de contrôle aux fins de la revue des pratiques pour tenir compte des changements apportés aux normes professionnelles, et ce pour tous les produits. De plus, le Bureau devrait établir une politique sur la surveillance et l'évaluation de l'incidence des éléments suivants sur le Système de contrôle de la qualité :
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En janvier 2009, les listes de contrôle aux fins de la revue des pratiques ont été mises à jour pour toutes les gammes de produits. |
Complété |
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Une politique de surveillance et d'évaluation de l'incidence sur le Système de contrôle de la qualité sera élaborée et consignée en dossier d'ici décembre 2009. |
À exécuter |
Julie Charron |
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Revue des pratiques |
Recommandation 16 Le Bureau du vérificateur général devrait élaborer et approuver une politique officielle sur l'inspection des dossiers de missions des praticiens tous les quatre ans, comme l'exigent les normes de l'Institut Canadien des Comptables Agréés. |
L'exigence relative à l'inspection tous les quatre ans des dossiers de missions des praticiens fait déjà partie de la Charte de la revue des pratiques et de la vérification interne. La politique sera adoptée officiellement d'ici la fin de septembre 2009. |
En cours |
Julie Charron |
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Revue des pratiques |
Recommandation 17 Le Bureau du vérificateur général devrait élaborer des politiques et procédures sur la diffusion des résultats des revues des pratiques, notamment, mais sans s'y limiter, aux praticiens, aux responsables des produits, au personnel chargé de l'élaboration des méthodes et au Conseil de direction du Bureau. |
Les résultats des revues des pratiques ont été diffusés dans le cadre de la Mise à jour annuelle sur la comptabilité et la vérification et du Symposium de vérification de gestion, qui ont été tenus tous les deux en septembre 2008. |
Complété |
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Des politiques et procédures officielles pour la communication des résultats des revues des pratiques seront élaborées et communiquées d'ici décembre 2009. |
En cours |
Julie Charron |
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Secteur clé |
Recommandation |
Réponse |
État |
Responsabilité |
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Recommandation 2 Le Bureau du vérificateur général devrait affecter des ressources suffisantes et adéquates à l'élaboration, la documentation et la tenue à jour des méthodes de manière à ce que les politiques et procédures de contrôle de la qualité soient élaborées, consignées en dossier et appuyées en temps opportun. |
Le Bureau a revu les besoins en ressources de la Direction des méthodes professionnelles et a porté le nombre d'équivalents temps plein de 17 à 20 en septembre 2008 et l'a augmenté encore une fois pour le porter de 20 à 22 le 1er avril 2009. |
Complété |
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Le Bureau continuera de surveiller les besoins en ressources et d'ajuster les niveaux de personnel s'il y a lieu. |
En cours |
Stuart Barr |
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Autres éléments |
Recommandation 3 Le Bureau du vérificateur général devrait exiger officiellement que toutes les personnes qui participent aux travaux de vérification dans le cadre d'une mission de certification, et plus particulièrement les examinateurs, comme les examinateurs de la qualité et les spécialistes qui interviennent dans une mission de certification, confirment leur indépendance. |
En novembre 2008, l'Équipe des méthodes de vérification annuelle a mis à jour les procédures pour les vérifications annuelles dans TeamMate afin d'exiger que chaque membre de l'équipe de vérification, y compris l'examinateur de la qualité et tout spécialiste ou consultant qui fait partie de l'équipe, prépare le rapport de mission de certification sur l'indépendance. |
Complété |
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La Direction des méthodes professionnelles émettra un avis de pratiques d'ici septembre 2009 pour clarifier le fait que toutes les personnes qui participent aux travaux de vérification dans le cadre d'une mission de certification, y compris les examinateurs de la qualité et les spécialistes, doivent confirmer leur indépendance. |
En cours |
Annie Leclerc |
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Cet avis de pratiques sera incorporé aux manuels de vérification de chacun des produits de vérification du Bureau lors de leur mise à jour (voir Recommandation 9). |
À exécuter |
Stuart Barr |
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Les examinateurs des pratiques qui réalisent des revues postérieures à la vérification devraient également confirmer leur indépendance au début de la revue des pratiques. |
Depuis octobre 2008, les examinateurs des pratiques sont tenus de remplir un formulaire sur l'indépendance avant le début de toute mission. |
Complété |
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Autres éléments |
Recommandation 4 Le Bureau du vérificateur général devrait consigner en dossier et approuver son processus d'évaluation et d'acceptation des missions de vérification discrétionnaires. |
Le processus d'acceptation des mandats de vérification discrétionnaires a été consigné et approuvé lors de la réunion du Conseil de direction du 21 janvier 2009. |
Complété |
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Autres éléments |
Recommandation 5 Le Bureau du vérificateur général devrait consigner en dossier et communiquer clairement les attentes à l'endroit des personnes qui participent au processus de recrutement. Une formation devrait être offerte si elle est jugée nécessaire. |
Les Ressources humaines consigneront en dossier et communiqueront clairement, d'ici septembre 2009, les attentes à l'endroit des personnes qui participent au processus de recrutement, et offriront de la formation si cela est jugé nécessaire. |
En cours |
Pierre Parent |
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Autres éléments |
Recommandation 7 Le Bureau du vérificateur général devrait veiller à ce que les praticiens reçoivent une formation complète sur la méthode d'examen spécial. |
L'Équipe des méthodes d'examen spécial offre des séances de formation complètes sur la méthode d'examen spécial depuis novembre 2008. |
Complété et en cours |
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Autres éléments |
Recommandation 10 Le Bureau du vérificateur général devrait élaborer et approuver des orientations à l'intention des équipes de vérification qui participent à des vérifications conjointes, portant notamment sur la répartition du travail, les communications exigées entre les vérificateurs et l'accès aux feuilles de travail de l'autre vérificateur. Les vérificateurs devraient comprendre le fondement de la répartition du travail avant le début de la mission. Le Bureau devrait préciser expressément dans ses orientations que le chef de la mission doit confirmer cette compréhension. Le BVG devrait établir des orientations semblables pour les vérifications en collaboration. |
Le BVG est convaincu que les rôles et les responsabilités à l'égard des vérifications conjointes et en collaboration sont bien compris en pratique. Néanmoins, l'Équipe des méthodes en vérification annuelle établira des orientations officielles à l'intention des équipes de vérification qui participent à des vérifications conjointes et à des vérifications en collaboration. Ces orientations seront émises d'ici juin 2010. |
À exécuter |
Annie Leclerc |
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Autres éléments |
Recommandation 18 Le Bureau du vérificateur général devrait préparer et tenir à jour une grille de renvois entre chacune des normes du Système de gestion de la qualité et la documentation pertinente de manière à fournir des preuves du fonctionnement de chaque élément du Système de contrôle de la qualité du Bureau. |
La Direction des méthodes professionnelles préparera une grille qui contiendra des renvois entre chacune des normes du Système de gestion de la qualité et la documentation pertinente et qui fournira des preuves du fonctionnement de chaque élément du Système de contrôle de la qualité du Bureau d'ici à juin 2010, et tiendra cette grille à jour à compter de cette date. |
À exécuter |
Stuart Barr |
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Autres éléments |
Recommandation 19 Le Bureau du vérificateur général doit étudier la pertinence de confirmer les conditions des missions de vérification de gestion, et établir une politique s'il y a lieu. |
La Direction des méthodes professionnelles étudiera la question de la confirmation des conditions des missions de vérification de gestion et élaborera une politique s'il y a lieu. |
À exécuter |
Joe Martire |