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2000 octobre — Rapport du vérificateur général du Canada

Rapport d'octobre 2000 — Chapitre 12

Pièce 12.11 — Meilleures pratiques et points de référence

Leadership

Les dirigeants d'organisme et les gestionnaires supérieurs ont suivi une formation sur les valeurs et l'éthique et devraient renseigner leur effectif sur les dilemmes que posent les valeurs et l'éthique au travail, et l'encourager à en discuter.

Il incombe aux gestionnaires de mener des séances de discussion pour expliquer l'énoncé des valeurs et de l'éthique et tout code de conduite applicable, de prendre, sur le plan du leadership, des mesures d'encadrement fondées sur des valeurs saines et l'éthique, et de susciter des discussions sur les valeurs et l'éthique.

À la longue, différents gestionnaires et membres du personnel sont choisis en fonction de la réputation qu'ils ont d'agir d'une manière conforme à l'éthique, en vue de mener au sein de leurs unités des initiatives liées à l'éthique, et d'être une source de conseils.

Il incombe aux gestionnaires de discuter avec leurs employés de n'importe quel code régissant les conflits d'intérêts avant qu'il leur soit demandé de signer un énoncé indiquant qu'ils comprennent les dispositions du code et qu'ils en respectent les exigences. Il incombe aussi aux gestionnaires et aux employés de signer une déclaration indiquant qu'une telle discussion a eu lieu.

Des déclarations plus strictes sur les conflits d'intérêts sont utilisées à des niveaux de gestion supérieurs.

Les appréciations des gestionnaires principaux existants et éventuels comprennent une évaluation de la part de leurs supérieurs et des membres du personnel au sujet de la question de savoir s'ils prêchent par l'exemple.

Énoncés de valeurs et de l'éthique

Ces énoncés :

reconnaissent que la plupart des employés respectent des valeurs saines et l'éthique;
sont le reflet de vastes consultations menées à tous les échelons de l'organisation, mais surtout auprès des cadres intermédiaires;
sont clairs, succincts, et s'appliquent à l'organisation;
sont approuvés et appuyés aux échelons supérieurs de l'organisation;
reconnaissent que la loyauté et la confiance vont dans les deux sens et comportent des engagements explicites envers les employés;
fournissent des explications, des études de cas et des conseils détaillés;
souscrivent dans la mesure du possible à des normes nationales ou internationales établies;
contiennent des dispositions explicites qui guident les interactions entre le secteur public et le secteur privé;
visent les entrepreneurs, les fournisseurs et les bénéficiaires de fonds;
précisent quelles sont les conséquences en cas d'inobservation.

Politiques de gestion

Établir une politique claire et nette, qui habilite les employés de première ligne à prendre en charge un conflit ou un problème et à le régler rapidement et efficacement.

Établir une infrastructure, comme un modèle décisionnel, qui oblige explicitement à prendre en considération les valeurs et l'éthique.

Établir des procédures officielles pour aligner toutes les politiques de gestion sur les valeurs et l'éthique de l'organisation.

Conseils et formation

Fournir un modèle de prise de décisions qui comporte des aspects liés aux valeurs et à l'éthique.

Établir pour les programmes des services de soutien intégrés.

Former des facilitateurs et concevoir des programmes de formation.

Élaborer des études de cas axées sur les dilemmes qui surviennent au travail.

Établir des ressources d'information dont les gestionnaires peuvent se servir pour discuter avec leur effectif des valeurs et de l'éthique.

Obtenir des conseils auprès de spécialistes compétents.

Afficher tous les renseignements relatifs aux valeurs et à l'éthique dans les sites intranet et Web de l'organisation.

Interventions de bonne foi

Établir un éventail d'options permettant aux employés de solliciter des conseils et de régler des problèmes, y compris des ombudsmans, des conseillers en éthique, des lignes téléphoniques d'assistance confidentielle, ainsi que des procédures de règlement extrajudiciaire des conflits.

Exiger clairement que les gestionnaires règlent de manière proactive les incidents liés aux valeurs et à l'éthique, au lieu d'attendre qu'un employé en prenne l'initiative.

Énoncer clairement les responsabilités qui incombent aux employés lorsqu'ils prennent conscience de problèmes relatifs aux valeurs et à l'éthique ainsi que d'actes d'inconduite, et s'engager formellement à protéger les employés qui signalent de tels actes.

Obliger les fournisseurs de biens et de services à signaler les problèmes qui se rapportent aux valeurs et à l'éthique.

Traiter les infractions et les actes d'inconduite d'une manière équitable et uniforme.

Évaluations et rapports

Rendre compte publiquement de la situation par rapport aux normes organisationnelles, nationales ou internationales les plus strictes qui s'appliquent.

Échanger de l'information afin d'établir des points de référence.

Procéder régulièrement à des sondages ou à des séances de discussion avec les employés afin d'évaluer les perceptions relatives aux valeurs et à l'éthique, ainsi que l'efficacité de la formation et des communications.

Procéder à des séances de discussion ou à des sondages sur la confiance des parties intéressées envers l'organisation.

Procéder à des vérifications afin d'évaluer les progrès réalisés sur le plan de l'établissement d'une saine infrastructure destinée à appuyer les valeurs et l'éthique dans les diverses parties de l'organisation.

Source : Ministères fédéraux et sociétés privées canadiennes