Cette page Web a été archivée dans le Web.

2000 décembre - Rapport du vérificateur général du Canada

Rapport de décembre 2000 — Chapitre 18

Annexe D — Pratiques exemplaires applicables aux comités de vérification des sociétés d'État fédérales

Nous présentons dans cette annexe une liste exhaustive des pratiques exemplaires suggérées qui s'appliquent aux sociétés d'État fédérales et qui complètent les exigences réglementaires des comités de vérification aux termes de la partie X de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces pratiques exemplaires ont été extraites d'études et de publications récentes au Canada et aux États-Unis, notamment le Report and Recommendations of the Blue Ribbon Committee on Improving the Effectiveness of Corporate Audit Committees, ouvrage préparé pour la New York Stock Exchange et de la National Association of Securities Dealers (1999), ainsi que diverses publications portant sur la comptabilité et la vérification.

Nous ne laissons pas supposer que cet ensemble de pratiques exemplaires s'applique d'une manière égale à tous les comités de vérification. Chaque comité de vérification devrait élaborer et respecter des lignes directrices qui lui conviennent à lui ainsi qu'à sa société. Certaines de ces responsabilités pourraient également être confiées à d'autres comités du conseil. Toutefois, dans le cadre de son autoévaluation périodique, le comité de vérification devrait s'assurer que les principales responsabilités de surveillance abordées dans les pratiques exemplaires sont assumées par lui ou par un autre comité du conseil.

Pratiques exemplaires du comité de vérification

(Le caractère gras indique qu'elles ont été retenues aux fins de la comparaison avec les pratiques actuelles des sociétés d'État, telle qu'elle est décrite dans le chapitre.)

Responsabilités du comité de vérification

Le comité de vérification devrait :

assurer la surveillance des questions de conformité en veillant à ce que la société se conforme aux lois et aux règlements applicables;
assurer une surveillance financière en :

examinant de façon critique les budgets de fonctionnement et d'investissement, les états financiers intermédiaires et annuels, le rapport du vérificateur ainsi que la partie du rapport annuel consacrée à la description et à l'analyse de la gestion;
examinant les plans de vérification du vérificateur externe et en sollicitant activement son jugement sur la qualité, et non seulement l'acceptabilité, des principes comptables que la société applique à ses rapports financiers. Cette discussion devrait porter sur des questions comme la clarté des données financières divulguées et le degré d'audace ou de conservatisme des principes comptables et des estimations de la société d'État;

assurer la surveillance des livres, des registres, des systèmes d'information et de contrôle financiers et de gestion, et des pratiques de gestion de la société, en :

examinant le plan et le rapport de l'examen spécial préparé par l'examinateur externe;
faisant le nécessaire pour obtenir de l'information au sujet des risques importants et en examinant la pertinence des contrôles internes aux fins de la gestion de ces risques;
examinant les systèmes d'information de gestion pour en déterminer l'intégrité et l'efficacité;
examinant les plans et les rapports de vérification interne ainsi que les mesures prises ultérieurement par la direction;
examinant les constatations et les recommandations importantes faites par le vérificateur externe et en assurant le suivi des mesures ultérieures prises par la direction;

confirmer l'impartialité du vérificateur externe en lui demandant de produire une déclaration écrite officielle et en entamant un dialogue au sujet des questions qui pourraient nuire à l'objectivité et à l'impartialité du vérificateur;
assurer la surveillance, d'un point de vue éthique, au moyen d'un examen annuel pour déterminer la mesure dans laquelle la direction se conforme au code de déontologie de la société;
recueillir activement tous les renseignements de nature délicate (p. ex., les dépenses de la haute direction, les litiges importants, le non-respect des lois et des règlements, la mauvaise utilisation des actifs de la société, les activités illégales).

Lorsqu'il est justifié de le faire, le comité de vérification devrait fournir des avis au conseil d'administration sur l'une ou l'autre de ces questions.

Composition et compétences

Le comité de vérification devrait compter au moins trois administrateurs et la majorité d'entre eux ne devraient pas être des dirigeants ni des employés de la société d'État. Les membres du comité de vérification doivent être suffisamment engagés envers la société de façon à prendre suffisamment de temps pour préparer les réunions, pour assurer une participation quasi parfaite aux réunions et pour se tenir constamment informés des activités de la société, de l'environnement dans lequel elle évolue et des questions particulières qui surgissent.

Une bonne régie exige que le conseil soit composé de personnes qui possèdent certains traits caractéristiques comme l'intégrité, le sens de la stratégie et la capacité de poser des questions approfondies. L'idéal serait que les membres du comité de vérification soient les administrateurs les plus compétents et les plus expérimentés du conseil.

Bien qu'une diversité de compétences et d'expériences soit un atout pour un comité de vérification efficace et équilibré, tous les membres devraient posséder une connaissance de base des questions financières et au moins un membre devrait posséder une connaissance spécialisée de la gestion comptable ou de la gestion financière connexe. Par « connaissance de base des questions financières », on entend la capacité de lire et de comprendre des états financiers fondamentaux, notamment un bilan, un état des revenus et un état de l'évolution de la situation financière ainsi que la capacité de poser des questions approfondies sur la comptabilité et les risques financiers de la société. Par « connaissance spécialisée », on entend l'expérience professionnelle antérieure en finances ou en comptabilité, l'accréditation professionnelle requise en comptabilité ou une autre expérience ou des antécédents comparables grâce auxquels la personne possède des connaissances spécialisées en matière financière (expérience des fonctions de premier dirigeant ou d'un autre cadre supérieur qui assume des responsabilités de surveillance financière).

Procédures opérationnelles

Mandats. Le comité de vérification doit avoir un mandat et des procédures opérationnelles clairement formulés par écrit, qui précisent l'ampleur des responsabilités qui lui sont confiées et la façon dont il doit les assumer, y compris la structure, les procédés et les exigences concernant sa composition. Cette charte doit être approuvée et réévaluée régulièrement par le conseil d'administration.

Pouvoir. Le comité de vérification doit être investi du pouvoir explicite d'enquêter sur toute question qui s'inscrit dans les limites de son mandat, obtenir les ressources dont il a besoin et avoir un accès sans réserve à l'information et au personnel de l'organisation. Le comité doit également être en mesure d'obtenir des avis professionnels impartiaux.

Orientation des membres. Le comité de vérification devrait envisager des programmes de formation et d'information à l'intention de ses membres, pour s'assurer qu'ils possèdent une connaissance à jour :

des responsabilités du comité et des façons de s'en acquitter;
des rôles des vérificateurs internes et externes;
des activités de la société d'État, notamment des produits, des systèmes, des risques et des possibilités;
des éléments fondamentaux des domaines techniques comme les principes et les politiques comptables, les systèmes de contrôle interne et la vérification.

Réunions. La fréquence des réunions du comité de vérification devrait être adaptée aux responsabilités confiées, mais elles devraient avoir lieu au moins une fois par trimestre. Les ordres du jour des réunions du comité de vérification doivent être dressés avec la participation raisonnable du président du conseil, du premier dirigeant, du directeur des finances ainsi que des vérificateurs internes et externes. Des procès-verbaux détaillés des réunions doivent être établis. Le vérificateur externe devrait être invité à toutes les réunions. En outre, le comité de vérification devrait régulièrement avoir des entretiens privés avec la direction, le vérificateur externe et le directeur de la vérification interne.

Rapports et autoévaluation. Le comité de vérification doit communiquer régulièrement les résultats de ses activités au conseil d'administration. Sa charte devrait être divulguée au moins tous les trois ans dans le rapport annuel de la société. Le comité devrait également publier une lettre de divulgation générale dans le rapport annuel de la société, pour indiquer la mesure dans laquelle le comité de vérification s'est acquitté de ses responsabilités conformément à la charte qui le régit, pendant l'année écoulée. La lettre devrait également préciser que le comité de vérification :

a examiné les états financiers avec la direction, et qu'il a discuté de la qualité des principes comptables et des jugements importants;
a discuté des états financiers vérifiés, des principes comptables et des jugements importants avec le vérificateur externe;
a discuté de l'information fournie par la direction et le vérificateur externe;
est d'avis, en se fondant sur l'examen et les discussions menés avec la direction et les vérificateurs, que les états financiers de la société sont convenablement présentés, conformément aux principes comptables généralement reconnus à tous égards importants.