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2000 décembre — Rapport du vérificateur général du Canada

Rapport de décembre 2000 — Chapitre 20

Annexe F — Un cadre de gestion des questions horizontales

Afin de gérer efficacement, dans le but d'obtenir des résultats précis, une question horizontale dont s'occupent différents ministères, les éléments suivants sont nécessaires :

1. Définir une structure efficace de coordination

La gestion des questions horizontales exige une coordination efficace, englobant ce qui suit :

• Établir les rôles et les responsabilités. S'entendre sur les rôles et responsabilités de chaque ministère et sur le ministère qui dirigera l'initiative.
• Déterminer un niveau approprié de coordination. Définir dans un document un cadre de gestion et de régie, et mettre en place la structure de coordination appropriée.
• Promouvoir la coordination grâce à des leviers et à des incitatifs. Les structures et les cadres ne sont pas suffisants. Différents leviers et incitatifs devraient être disponibles, y compris un appui politique manifeste, du financement et des outils liés aux ressources humaines.

2. S'entendre sur des objectifs, des stratégies et des résultats communs

Les participants doivent s'entendre relativement bien sur les objectifs globaux, sur des objectifs plus particuliers à atteindre à l'intérieur de délais précis et sur la nature de la contribution de chaque ministère. Cela suppose ce qui suit :

• Définir des objectifs communs. Déterminer les objectifs qui orienteront les mesures gouvernementales et jeter les bases d'une vision commune du succès.
• S'entendre sur les attentes en matière de rendement. S'entendre sur des résultats précis et des attentes réalistes et stimulantes sur le plan du rendement, compte tenu de la priorité de la question horizontale et de la structure de coordination en place.
• Définir des indicateurs de rendement pour l'initiative. S'entendre sur un ensemble gérable d'indicateurs de rendement qualitatifs ou quantitatifs. Ces indicateurs devraient être pertinents pour chaque ministère de même que pour l'action collective.
• S'entendre sur la contribution de chaque ministère. Formuler pour chacun des ministères des stratégies et des attentes en matière de rendement qui correspondent aux ressources disponibles et à la réalité politique/juridictionnelle.

3. Mesurer les résultats pour suivre l'évolution du rendement

La gestion de la question horizontale axée sur les résultats exige ce qui suit :

• Mesurer le rendement. Des pratiques établies permettent aux ministères de recueillir des renseignements sur le rendement et les coûts, de les évaluer et de les communiquer en fonction des indicateurs définis et acceptés.
• Évaluer les programmes. Des pratiques établies permettent d'évaluer les éléments pertinents de l'initiative horizontale dans les différents organismes.
• Évaluer et mettre à jour les indicateurs et les mesures. En fonction de l'expérience acquise dans le cadre de l'initiative horizontale et d'autres initiatives semblables, ainsi que de l'évolution de la situation, les indicateurs de rendement, les attentes et les instruments de mesure sont régulièrement modifiés et améliorés.

4. Utiliser l'information pour améliorer le rendement

Pour tirer pleinement parti de la gestion axée sur les résultats, il faut :

• Utiliser l'information sur le rendement. L'information recueillie et évaluée sert à améliorer la gestion et le rendement pour ce qui concerne la question horizontale, par exemple grâce à l'ajustement du mécanisme de coordination ou des activités entreprises.
• Recenser les bonnes pratiques. On observe ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, puis on recense les leçons et les bonnes pratiques et on les utilise pour améliorer le rendement.

5. Communiquer de façon efficace l'information sur le rendement

La communication de l'information entre les ministères participants et les autres intervenants exige ce qui suit :

• Définir un régime de production des rapports. Définir un régime de production des rapports ainsi qu'une stratégie de communication qui reflète la priorité accordée à l'initiative horizontale et son ampleur, y compris les ressources disponibles. Le régime et la stratégie devraient également répondre aux besoins des ministères, de l'initiative horizontale elle-même et des parties intéressées sur le plan de l'information.
• Décrire le contexte et les stratégies adoptées. Énoncer clairement dans les rapports la raison d'être et les objectifs de l'effort collectif, les grandes stratégies de même que la situation extérieure connexe.
• Énoncer clairement le rendement escompté. Les attentes en matière de rendement sont énoncées avec clarté et précision en termes de résultats.
• Communiquer les réalisations en matière de rendement, en fonction des attentes. Les réalisations clés sont comparées aux attentes et attribuées aux efforts individuels ou collectifs.
• Démontrer la capacité d'apprendre et de s'adapter. Le rapport fait ressortir que les différents participants sont capables de tirer des leçons du rendement antérieur et de s'adapter aux changements extérieurs.
• Rendre compte de la justesse et de la fiabilité de l'information sur le rendement. L'information sur le rendement communiquée est juste et fiable.