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2000 décembre — Rapport du vérificateur général du Canada

Rapport de décembre 2000 — Chapitre 24

Annexe B — Normes de gestion du processus de réglementation fédérale : Guide de conformité

1. Constatation de l'existence d'un problème

1.1 Des politiques, des procédures et des pratiques permettent de détecter tout problème réel ou éventuel.

1.2 Tous les problèmes détectés sont cernés et décrits de façon appropriée.

1.3 On analyse chaque problème de manière à en comprendre pleinement la nature et les implications.

1.4 Les risques absolus et relatifs pour la santé, la sécurité et l'environnement liés à des problèmes éventuels sont évalués et comparés. La hiérarchisation des modifications à apporter aux règlements repose sur les principes de gestion des risques.

1.5 Les parties intéressées sont consultées sur la nature des problèmes et les solutions éventuelles.

1.6 L'ampleur des consultations est proportionnelle au degré de risque et d'acceptation par le public des mesures de réglementation proposées.

1.7 La documentation est concise et les parties visées sont en mesure de la comprendre facilement.

1.8 L'intervention de l'État est justifiée à la lumière de la définition et de l'analyse du problème ainsi que des consultations menées.

2. Recherche et examen des différentes solutions

2.1 L'analyse des différentes solutions montre que de nouvelles exigences réglementaires, qu'il s'agisse d'un nouveau règlement ou d'une modification apportée à un règlement existant, contribueront à résoudre les problèmes.

2.2 Des solutions réglementaires axées sur les exigences en matière de rendement sont envisagées comme solutions de rechange aux dispositions normatives.

2.3 Dans la mesure du possible, on accueille favorablement toute proposition qui vise à atteindre des objectifs de la réglementation par des moyens équivalents.

3. Analyse des avantages, des coûts et du fardeau réglementaire

3.1 Les solutions éventuelles aux problèmes cernés sont soumises à une analyse avantages-coûts. Les efforts déployés à cet égard sont proportionnels aux risques en jeu.

3.2a L'analyse avantages-coûts tient compte des avantages et des coûts directs et indirects ainsi que des répercussions sur l'environnement, l'État, les entreprises, les travailleurs, les consommateurs et les autres segments de la société. On évalue l'ensemble des coûts bruts des projets de règlement.

3.2b Les répercussions de solutions éventuelles sur le développement durable sont évaluées et les solutions recommandées concilient les objectifs environnementaux, économiques et sociaux.

3.3 On ne donne suite aux projets de règlement que si les avantages l'emportent nettement sur les coûts. Dans le cas contraire, une explication exhaustive et une justification sont fournies.

3.4 Dans le cas de règlements visant la protection de la santé, de la société, de l'économie ou de l'environnement, il faut tenir compte des avantages nets relatifs des mesures envisagées. On donne d'abord suite aux projets de règlement présentant les avantages nets les plus considérables. Dans le cas contraire, une explication exhaustive et une justification sont fournies.

3.5 Le fardeau que risquent d'imposer différents projets de règlement fait l'objet d'analyses.

3.6 On tient compte des effets particuliers du fardeau réglementaire sur les petites entreprises, ainsi que de la situation des pratiques commerciales particulières de ce milieu.

3.7 Pour analyser et comparer les répercussions prévues sur les affaires de toute solution réglementaire d'envergure, on a recours à l'Épreuve de l'incidence commerciale ou à un outil d'analyse équivalent.

3.8 Les solutions recommandées réduisent au minimum le fardeau réglementaire et imposent aux parties assujetties à la réglementation le fardeau le moins lourd possible sur le plan de l'information et de l'administration.

3.9 Un système de vérification permet de garantir que l'on a bien examiné toutes les solutions non réglementaires réalisables, tout moyen équivalent d'atteindre les objectifs de la réglementation ainsi que toute solution axée sur le rendement, et que le fardeau réglementaire est le moins lourd possible.

4. Détermination des possibilités de coordination intergouvernementale

4.1 On entretient des rapports efficaces avec les organismes de réglementation provinciaux et étrangers et il existe des procédures permettant d'obtenir les renseignements nécessaires auprès d'organismes de réglementation étrangers.

4.2a Le contexte de réglementation dans lequel se situe le problème est bien compris. On sait notamment quelle est la réglementation existante, quels niveaux de gouvernement interviennent et quels sont les organismes de réglementation responsables.

4.2b Les solutions réglementaires sont élaborées en fonction du contexte de réglementation existant et harmonisées avec les exigences réglementaires en vigueur de manière à en accroître l'efficacité au maximum et à éviter tout chevauchement et toute redondance.

4.3 La réglementation comporte un renvoi aux normes canadiennes et internationales reconnues, s'il y a lieu, de manière à éviter l'ajout d'une nouvelle série de normes faisant double emploi.

4.4 Des accords interministériels et intergouvernementaux définissent clairement les rôles et responsabilités de chaque partie, les objectifs du programme de réglementation, les politiques d'application et les mécanismes de coordination des divers organismes intéressés.

4.5 Le personnel chargé de la réglementation est tenu bien au fait des accords commerciaux internationaux et fédéraux-provinciaux et il respecte les obligations qui en découlent ainsi que de toute autre entente pertinente.

5. Mise en oeuvre de la meilleure solution possible

5.1 Les programmes de réglementation comportent des objectifs et des buts précis et bien documentés.

5.2 Les politiques de conformité favorisent l'atteinte des objectifs et des buts de la réglementation.

5.3 Les mesures de conformité liées à tout projet de règlement majeur sont conçues de manière à réduire au minimum la responsabilité des pouvoirs publics.

5.4 Les personnes ou les groupes assujettis aux règlements sont identifiés et informés de leurs responsabilités.

5.5 Les objectifs de conformité sont clairement définis. Ils sont bien intégrés aux plans opérationnels et aux budgets. Les plans et le rendement attendu sont communiqués à tous les employés chargés de faire respecter la réglementation. Des mécanismes de réparation équitables sont en place. Les parties et les produits visés font l'objet du même traitement, quelle que soit la juridiction dont ils relèvent.

5.6 Les programmes de réglementation comprennent des procédures de surveillance de l'exécution.

5.7 On a établi, s'il y a lieu, un mécanisme de gestion des plaintes assorti de mesures de réparation équitables.

6. Communication efficace

6.1 Les documents de consultation et les renseignements portant sur les projets de règlement sont clairs et tous ceux qui sont susceptibles d'être touchés peuvent les comprendre facilement.

6.2a Toutes les parties susceptibles d'être touchées par un projet de règlement en sont informées dans un délai suffisant.

6.2b Les parties assujetties à la réglementation et les autres parties intéressées obtiennent suffisamment d'information pour être en mesure de bien comprendre les règlements, les programmes de réglementation et tout document connexe directement pertinent.

6.3a Les renseignements concernant les règlements et toute modification proposée à leur égard sont publiés dans les médias le plus souvent utilisés par les groupes touchés.

6.3b L'organisme de réglementation prend les initiatives voulues pour joindre sa clientèle. Il étudie et met à l'essai de nouveaux supports de communication.

6.4 Les gestionnaires veillent à ce que l'information sur la réglementation soit claire et accessible aux parties intéressées.

7. Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

7.1a On prépare un REIR lorsqu'un règlement doit être rédigé ou modifié dans le but de régler entièrement ou partiellement un problème.

7.1b Le REIR est concis, clair et complet. Il contient des renseignements sur le problème proprement dit, la justification du recours à une solution réglementaire, la solution recommandée, les autres solutions qui ont été envisagées, le processus de consultation et les mécanismes de conformité et d'application recommandés.

8. Consultation des parties intéressées

8.1a Des procédures permettent d'établir et d'entretenir des rapports appropriés avec les groupes cibles, les organismes professionnels et les associations de l'industrie et de garantir que les différentes questions sont examinées et résolues de façon efficace et efficiente.

8.1b Il existe des procédures documentées à l'égard de la tenue de consultations. Ces procédures visent notamment la sélection des participants ainsi que les moyens de communiquer avec eux et de susciter leur collaboration.

8.2 Les parties intéressées sont clairement avisées des activités de consultation, assez longtemps à l'avance pour pouvoir s'y préparer et y participer. Dans le cas de règlements complexes, les consultations débutent dès qu'un problème éventuel a été constaté.

8.3 Le processus de consultation vise notamment à déterminer la nature exacte du problème. Les consultations portent sur différentes solutions réglementaires ou autres et notamment sur la solution définitive.

8.4 Les efforts déployés pour les consultations sont proportionnels à l'importance et aux répercussions des modifications réglementaires proposées.

8.5 Des consultations permettent de déterminer clairement qui devrait être consulté et quelles méthodes de consultation devraient s'appliquer aux divers groupes d'intérêt. Toutes les principales parties intéressées sont invitées à participer aux consultations.

8.6 On a recours à des méthodes de consultation différentes au besoin, notamment lorsque les personnes consultées le proposent.

8.7 On a recours à l'Épreuve de l'incidence commerciale ou à un outil d'analyse équivalent pour toute consultation portant sur un projet de règlement majeur.

8.8 Consultez-vous les mêmes personnes plus d'une fois, au besoin, si la situation évolue, que de nouvelles questions surgissent ou que les renseignements recueillis dans le cadre de la consultation sont désuets?

8.9 Tous les avis exprimés durant la consultation sont étudiés et toute décision de ne pas retenir une proposition d'envergure est documentée. Les participants au processus de consultation sont informés de la manière dont les idées qu'ils proposent sont utilisées.

8.10 Les parties intéressées sont au fait des efforts de consultation déployés par les différents paliers de gouvernement dans les domaines dont est chargé l'organisme de réglementation. La coordination des activités de consultation est assurée lorsqu'elle s'impose.

9. Documentation du processus

9.1 Le processus de réglementation du ministère est documenté et la documentation porte notamment sur les objectifs, les responsabilités, les pouvoirs et les exigences en matière d'examens.

9.2a Il existe des manuels de procédures concernant le système de gestion du processus de réglementation.

9.2b Il existe des manuels de procédures concernant tous les programmes de réglementation, sauf les moins importants.

9.2c Les procédures sont mises à jour régulièrement.

9.3 Les décisions sont biens documentées pour l'ensemble du processus et les documents sont approuvés et vérifiés au palier hiérarchique approprié.

9.4 Le processus inhérent à toute initiative de réglementation est correctement documenté. Lorsque la politique de réglementation n'a pas été suivie, les raisons sont documentées.

10. Amélioration continue

10.1 Le processus de réglementation fait régulièrement l'objet d'examens internes de la gestion.

10.2 La conception des programmes de réglementation fait régulièrement l'objet d'un examen qui permet d'y apporter des améliorations.

10.3 Un système permet de vérifier si le gestionnaire s'attaque aux problèmes relevés dans le cadre des examens ou signalés par les clients.

10.4 Un système permet d'offrir aux employés une formation adéquate en matière d'élaboration de règlements et ils reçoivent la formation nécessaire.

10.5 Des procédures en matière de formation garantissent que des employés possédant les compétences voulues sont disponibles en nombre suffisant.