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2005 février — Rapport Le Point de la vérificatrice générale du Canada

Rapport Le Point de février 2005 — Chapitre 7

Annexe C — Pratiques exemplaires retenues pour les comités de vérification

Les pratiques exemplaires instaurées depuis 2000 sont surlignées en italiques

Le comité de vérification devrait assurer une surveillance financière en :

• examinant de façon critique les états financiers intermédiaires et annuels, le rapport du vérificateur ainsi que le rapport de gestion;
• veillant à ce que la présentation des états financiers soit fidèle, appropriée et claire et qu'elle respecte les principes comptables généralement reconnus ;
• sollicitant activement le jugement du vérificateur externe sur la qualité et l'acceptabilité des principes comptables que la société applique à ses rapports financiers. Cette discussion devrait porter sur des questions comme la clarté des données financières divulguées et le degré d'audace ou de conservatisme des principes comptables et des estimations de la société d'État.

Le comité de vérification devrait assurer la surveillance des livres, des registres, des systèmes d'information et de contrôle financiers et de gestion, et des pratiques de gestion de la société, en :

• examinant le plan et le rapport de l'examen spécial préparé par l'examinateur externe;
• faisant le nécessaire pour obtenir de l'information au sujet des risques importants et en examinant la pertinence des contrôles internes aux fins de la gestion de ces risques;
• examinant les systèmes d'information de gestion pour en déterminer l'intégrité et l'efficacité;
• examinant les plans et les rapports de vérification interne ainsi que les mesures prises ultérieurement par la direction;
• examinant les constatations et les recommandations importantes faites par le vérificateur externe et l'examinateur, et en assurant le suivi des mesures prises ultérieurement par la direction.

Le comité de vérification devrait :

• assurer une surveillance, d'un point de vue éthique et au moyen d'un examen annuel, pour déterminer la mesure dans laquelle la direction se conforme au code de déontologie de la société;
• recueillir activement tous les renseignements de nature délicate (p. ex., les dépenses de la haute direction, les litiges importants, le non-respect des lois et des règlements, la mauvaise utilisation des actifs de la société, les activités illégales);
• superviser la résolution des plaintes concernant les actes fautifs et les enquêtes menées à cet égard (le mandat du comité de vérification devrait exiger l'établissement d'un processus pour résoudre toutes les plaintes reçues, même celles présentées sous le couvert de l'anonymat);
• veiller à ce que la vérification interne dispose des moyens nécessaires et couvre de manière adéquate les principaux risques d'entreprise de la société et ses grandes activités;
• formuler des recommandations concernant les vérificateurs externes et leur rémunération, et approuver au préalable tous les services autres que de vérification rendus par les vérificateurs externes pour garantir leur objectivité et leur indépendance.

Composition et compétences

• Le comité de vérification devrait compter au moins trois administrateurs. Chaque membre devrait être indépendant et ne devrait pas être un dirigeant ni un employé de la société d'État.
• Bien qu'une diversité de compétences et d'expériences soit un atout pour un comité de vérification efficace et équilibré, tous les membres devraient posséder une connaissance de base des questions financières et au moins un membre devrait posséder une connaissance spécialisée de la gestion comptable ou de la gestion financière connexe. Par « connaissance de base des questions financières », on entend la capacité de lire et de comprendre des états financiers fondamentaux, notamment un bilan, un état des revenus et un état de l'évolution de la situation financière ainsi que la capacité de poser des questions fouillées sur la comptabilité et les risques financiers de la société. Par « connaissance spécialisée », on entend l'expérience professionnelle en finances ou en comptabilité, l'accréditation professionnelle requise en comptabilité, ou une autre expérience ou des antécédents comparables grâce auxquels la personne possède des connaissances spécialisées en matière financière (expérience des fonctions de premier dirigeant ou d'un autre cadre supérieur qui assume des responsabilités de surveillance financière).

Procédures opérationnelles

Mandats. Le comité de vérification doit avoir un mandat et des procédures opérationnelles clairement formulés par écrit, qui précisent l'ampleur des responsabilités qui lui sont confiées et la façon dont il doit les assumer, y compris la structure, les procédés et les exigences concernant sa composition.

Réunions. La fréquence des réunions du comité de vérification devrait être adaptée aux responsabilités qui lui ont été confiées, mais elles devraient avoir lieu au moins une fois par trimestre. Le comité de vérification devrait également avoir régulièrement des entretiens privés avec la direction, le vérificateur externe et le chef de la vérification interne.

Obligations d'information

Les comités de vérification devraient rendre publics leur charte, leur composition et les recommandations qui n'ont pas été approuvées par le conseil d'administration, ainsi que la nature et les honoraires des vérificateurs pour les services de vérification ou autres.