2006 novembre — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

La gouvernance : les ministères et les organismes doivent améliorer l'examen interne de la qualité

3.61 Les ministères et les organismes du gouvernement devraient améliorer l'examen interne de la qualité des projets de TI. Les cadres supérieurs des ministères devraient examiner les documents de décision clés qui appuient les projets de TI et s'assurer que l'analyse est complète et justifiable avant d'autoriser la présentation.
(3.45-3.60)

Le gouvernement reconnaît qu'une amélioration s'impose au sein de plusieurs ministères et organismes. Le gouvernement entreprend d'importantes initiatives qui sont appuyées par les technologies de l'information, et qui comportent divers degrés de complexité. En abordant ces projets axés sur la TI d'un point de vue opérationnel plutôt que d'un simple point de vue technologique, les ministères et les organismes accorderont une attention appropriée à la planification de projets, géreront les transitions qui s'imposent et inciteront tous les principaux intervenants à participer.

Les analyses de rentabilisation : cinq des sept analyses de rentabilisation évaluées étaient inadéquates

3.89 Avant de demander l'approbation effective d'un projet, les ministères et les organismes devraient préparer une analyse de rentabilisation qui présente, à tout le moins, des objectifs précis et mesurables, une analyse complète des options, des avantages, des coûts et des risques, de même qu'un plan de mise en œuvre.
(3.62-3.88)

Le gouvernement est d'accord et continuera d'améliorer le calibre et la portée des analyses de rentabilisation ministérielles.

3.90 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait améliorer les exigences relatives aux analyses de rentabilisation préparées par les ministères et organismes pour qu'elles comprennent, à tout le moins, des objectifs précis et mesurables, une analyse complète des options, des avantages, des coûts et des risques, de même qu'un plan de mise en œuvre.
(3.62-3.88)

Le gouvernement est d'accord. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a entrepris un renouvellement de fond en comble de l'ensemble des politiques, dont la Politique sur la gestion des projets. Dans ce contexte, le SCT travaille en étroite collaboration avec les ministères et les organismes afin de traiter de plusieurs questions ayant trait à la gestion de projets, y compris les aspects relatifs à la gouvernance, aux contrôles liés à la gestion du risque, à la capacité, à l'intégration de la planification des investissements et de la gestion des acquisitions.

Dans le cadre de ce renouvellement des politiques, le SCT travaille avec les ministères et les organismes afin de parfaire le Cadre amélioré de gestion (qui vient appuyer les méthodes de gestion de projets, les lignes directrices et les outils destinés aux projets opérationnels axés sur les TI), et examine les façons de partager les pratiques exemplaires. Citons, à titre d'exemple, l'important progrès ayant été réalisé dans le cadre de l'intégration de la gestion par résultats dans la gestion de projets opérationnels axés sur la TI. Une fois qu'il aura été pleinement mis en œuvre, ce type de gestion permettra aux ministères et aux organismes d'être plus au fait du problème opérationnel qui doit être traité, afin d'harmoniser les activités liées aux projets de façon soutenue avec les résultats escomptés, de surveiller les résultats, même après l'achèvement d'un projet, et de mesurer les résultats ainsi obtenus. Le SCT a mené à bien un bon nombre de projets pilotes en matière de gestion par résultats, et travaille actuellement à s'assurer que les ministères ont une meilleure compréhension de ceux-ci, et qu'ils s'en servent davantage.

Capacité organisationnelle : nous avons évalué la capacité organisationnelle pour seulement deux des sept projets de l'échantillon

3.98 Au début d'un projet, les ministères et les organismes devraient démontrer clairement qu'ils sont prêts à accepter les changements opérationnels qu'exige le projet et qu'ils ont la capacité et la détermination de mener à bien le projet. En particulier, les ministères et les organismes devraient analyser leurs expériences passées en ce qui a trait à :

• la réalisation de projets semblables en taille et en complexité;
• l'évaluation des compétences et à la préparation de plans visant à combler les lacunes;
• la planification des phases de préparation opérationnelle, de transition et de fonctionnement;
• l'adhésion et à l'engagement des principales parties prenantes.
  (3.91-3.97)

Le gouvernement est d'accord et continuera de travailler avec les ministères dans ce domaine. Le gouvernement reconnaît le besoin qui se fait sentir pour qu'il existe un environnement de collaboration, où les praticiens en gestion de projets et les dirigeants, à l'échelle du gouvernement, puissent contribuer à l'amélioration de la compréhension et à l'application de disciplines de gestion de projets arrivés à maturité. Le SCT continuera à travailler avec les ministères et les organismes afin de veiller à ce que des pratiques solides communes soient établies.

3.99 Avant de recommander au Conseil du Trésor d'approuver un projet de TI, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :

• veiller à ce que les ministères et les organismes présentent l'analyse de leur capacité organisationnelle;
• valider le contenu et la méthode des évaluations.
  (3.91-3.97)

Le gouvernement est d'accord, mais il s'agit, dans ce cas-ci, d'une responsabilité conjointe du SCT et des ministères et organismes. Le SCT participe aussi activement à l'élaboration d'un outil normalisé d'évaluation de la capacité qui se fonde sur les normes de l'industrie, afin que les ministères et les organismes puissent évaluer plus facilement leur capacité organisationnelle, et que le gouvernement puisse, en revanche, mieux valider ces évaluations. Là où il est approprié de le faire, les représentants du SCT demanderont des évaluations complétées de la part des ministères et effectueront des études de haut niveau afin de comprendre l'approche préconisée par les ministères, et d'évaluer l'intégralité de haut niveau. Il revient toujours aux dirigeants des ministères et des organismes d'effectuer des analyses et des évaluations détaillées, et d'élaborer des plans d'action appropriés afin de veiller à ce que leur organisation possède les compétences et l'environnement nécessaires à la réalisation réussie de leurs projets opérationnels.

La gestion de projet : quatre projets ont été bien gérés

3.111 Les ministères et les organismes devraient :

• suivre les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gestion de projets;
• gérer soigneusement les risques des projets;
• surveiller les facteurs de réussite clés;
• rendre compte régulièrement à la direction de tout événement interne ou externe susceptible de faire obstacle à la réalisation des avantages prévus ou de causer des dépassements de coûts ou des retards dans l'achèvement du projet.
  (3.100-3.110)

Le gouvernement est d'accord. Il est évident que les ministères ont la responsabilité de formuler des propositions bien songées qui sont appuyées par de solides analyses de rentabilisation, et qui sont réalisées par le biais de projets bien gérés. Un certain nombre de ministères ont recours à des examens réalisés par de tierces parties pour surveiller leurs projets opérationnels axés sur les TI. Le SCT entreprendra de plus amples travaux afin d'adopter une approche plus cohérente visant le recours à ces examens, grâce à une surveillance permanente de tels projets à l'échelle du gouvernement du Canada. Le gouvernement s'engage à mettre au clair les instruments de politique liés à la gestion de projets, et à créer un environnement propice au succès, y compris un indicateur lié au Cadre de responsabilisation de gestion pour évaluer à quel point les ministères gèrent bien leurs projets.