2006 novembre — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

Paiements irréguliers et suspects

11.35 Le Bureau de l'enquêteur correctionnel, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé devraient soumettre un rapport au Parlement énonçant les mesures qui seront prises pour déterminer et recouvrer, dans la mesure du possible, toute somme versée inappropriée, décrite dans le présent chapitre, et dressant l'échéancier de ces tâches.
(11.12-11.34)

Toutes les organisations ont fourni la même réponse. D'accord. Le Bureau de l'enquêteur correctionnel, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé présenteront au Parlement un rapport décrivant les mesures qui seront prises afin de retrouver et de récupérer les montants versés de façon irrégulière, ainsi que le calendrier fixé pour accomplir ces tâches.

11.36 Le Bureau de l'enquêteur correctionnel, Sécurité publique et Protection civile Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor devraient examiner les paiements suspects des congés annuels accumulés faits à l'ancien enquêteur correctionnel au cours de la période allant de 1990-1991 à 1997-1998, afin de déterminer si les montants payés étaient justifiés.
(11.23-11.24)

Toutes les organisations ont fourni la même réponse. D'accord. Le Bureau de l'enquêteur correctionnel, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et Sécurité publique et Protection civile Canada, examinera le paiement des congés annuels versés à l'ancien enquêteur correctionnel de 1990-1991 à 1997-1998.

Utilisation d'un véhicule du gouvernement à des fins personnelles

11.44 Sécurité publique et Protection civile Canada devrait revoir l'information qui a servi à calculer les avantages imposables de l'ancien enquêteur correctionnel liés à l'utilisation d'un véhicule du gouvernement. Le Ministère devrait corriger les montants des avantages imposables déclarés pour toutes les années qui s'appliquent.
(11.42-11.43)

Réponse de Sécurité publique et Protection civile Canada. Le Ministère s'est fié aux renseignements communiqués par l'ancien enquêteur correctionnel pour calculer le montant initial des avantages imposables et ne dispose d'aucun document dont il pourrait tenir compte pour recalculer ce montant. La question sera référée à l'Agence du revenu du Canada pour qu'elle prenne les mesures jugées appropriées.

Pratiques en matière de ressources humaines

11.57 Sécurité publique et Protection civile Canada ne devrait attester et traiter que les interventions en dotation et en ressources humaines qui respectent les politiques et les pratiques du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique.
(11.50-11.56)

Réponse de Sécurité publique et Protection civile Canada. D'accord. Le Ministère n'attestera et ne traitera que les mesures de dotation qui sont conformes à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination du Bureau de l'enquêteur correctionnel et à ses politiques de dotation. Dans les cas où le Bureau ne dispose pas de politique pertinente, les politiques du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique s'appliqueront.

11.63 Le Bureau de l'enquêteur correctionnel, Sécurité publique et Protection civile Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor devraient voir sans délai à ce que le Bureau de l'enquêteur correctionnel ait un cadre de contrôle de gestion efficace dans les secteurs clés de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines.
(11.50-11.62)

Réponse du Bureau de l'enquêteur correctionnel. D'accord. Depuis la nomination de l'enquêteur correctionnel actuel, le Bureau de l'enquêteur correctionnel a mené en consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et Sécurité publique et Protection civile Canada une initiative de vaste portée en vue de moderniser ses pratiques de gestion et de mettre en œuvre des mécanismes de contrôle interne plus efficaces. Pour se moderniser, le Bureau de l'enquêteur correctionnel a notamment mené un examen exhaustif de sa structure de gouvernance et de son cadre de gestion des ressources financières et humaines et a revu ses exigences en matière d'évaluation du rendement et de production de rapports afin de les harmoniser avec les initiatives du Secrétariat du Conseil du Trésor applicables à l'ensemble de l'administration fédérale. Par ailleurs, le Bureau de l'enquêteur correctionnel a demandé l'avis d'une tierce partie indépendante afin de déterminer le bien-fondé des mécanismes de contrôle interne actuels.

Réponse de Sécurité publique et Protection civile Canada. D'accord. Sécurité publique et Protection civile Canada fournira des conseils et de l'aide au Bureau de l'enquêteur correctionnel pour mettre en place des pratiques de gestion et des mécanismes de surveillance plus efficaces. En exerçant les responsabilités prévues à l'article 33, les agents des finances du Ministère veilleront à la conformité des activités de vérification des comptes, en vertu de l'article 34. Ils s'assureront également que les procédures sont respectées de façon adéquate et consciencieuse.

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. Le Conseil du Trésor et son Secrétariat assurent une surveillance générale des activités des ministères et non une supervision ni un contrôle quotidien. Il incombe aux ministres de respecter les politiques financières et administratives du Conseil du Trésor et tous les administrateurs généraux, y compris l'enquêteur correctionnel, à leur tour, devraient souscrire aux politiques de gestion financière du Conseil du Trésor. Le projet de loi C-2, Loi fédérale sur la responsabilité, advenant son adoption, accentuera les responsabilités et les responsabilisations des administrateurs généraux à titre d'administrateur des comptes, notamment dans le cas de la conformité aux politiques du gouvernement, du contrôle interne et de l'autorisation des comptes ministériels. De plus, dans le plan d'action fédéral sur l'imputabilité, un comité de sous-ministres est chargé d'améliorer et de rationaliser les politiques sur la gestion financière du Conseil du Trésor. On compte notamment un cadre de contrôle efficace sur la gestion financière. Le Secrétariat du Conseil du Trésor collaborera avec Sécurité publique et Protection civile Canada et le Bureau de l'enquêteur correctionnel pour veiller à définir clairement les rôles en matière de gestion financière et les responsabilités.

À titre d'organisme distinct, toutefois, la responsabilité de gestion des ressources humaines incombe uniquement à l'enquêteur correctionnel. Ni le Secrétariat du Conseil du Trésor ni l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) n'avaient le pouvoir ou la responsabilité de surveiller les activités relatives aux ressources humaines du Bureau de l'enquêteur correctionnel. Toutefois, l'AGRHFPC est disponible pour offrir des conseils et une orientation au Bureau de l'enquêteur correctionnel en vue d'instaurer un cadre de gestion efficace en matière de ressources humaines.

Contrôle et gestion

11.77 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait veiller à ce que tout organisme indépendant de petite taille désigne officiellement un agent financier supérieur et à ce que ce dernier reçoive une formation adéquate sur ses responsabilités et obligations.
(11.68-11.76)

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. Comme l'indique la recommandation au paragraphe 11.63, un comité de sous-ministres s'affaire à revoir les politiques de gestion financière du Conseil du Trésor. Cet examen comprend la prise en compte d'un nouveau modèle de chef des finances pour le gouvernement du Canada, y compris sa nomination, les compétences, les responsabilités et responsabilisations. Dans l'intervalle, la Politique sur les responsabilités et l'organisation de la fonction de contrôleur du Conseil du Trésor exige que les administrateurs généraux de toutes les organisations, y compris du Bureau de l'enquêteur correctionnel, désignent un agent financier supérieur ayant un rapport hiérarchique direct avec l'administrateur général.

11.78 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait conseiller et consulter les cadres supérieurs des petits organismes indépendants pour faire en sorte qu'ils comprennent pleinement leurs responsabilités dans le cas où ils prendraient connaissance d'activités inappropriées du dirigeant de leur organisme.
(11.68-11.76)

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. Le Secrétariat du Conseil du Trésor collaborera avec les petits ministères et organismes pour veiller à ce que les rôles et les responsabilités des agents financiers supérieurs définis dans la politique actuelle soient clairs. Il s'agit notamment des mesures que l'on entend prendre lorsque l'agent financier supérieur estime que les gestes de l'administrateur général exposent le ministère à certains risques ou vont à l'encontre de l'esprit ou de la lettre de la loi ou de la politique.

11.86 Sécurité publique et Protection civile Canada devrait s'acquitter avec plus de soin de son rôle de fournisseur de services financiers et de ressources humaines. Le Ministère devrait contester et, au besoin, refuser de traiter les demandes de ressources financières ou de ressources humaines qui ne respectent pas les politiques et les pratiques applicables du Conseil du Trésor ou la Loi sur la gestion des finances publiques.
(11.79-11.85)

Réponse de Sécurité publique et Protection civile Canada. D'accord. Le Ministère a émis une directive à l'intention des membres de son personnel des ressources humaines (RH), leur rappelant que, à titre de fournisseurs de services de RH, leur rôle consiste à veiller à ce que les conseils et les services prodigués à chaque organisme respectent le contexte législatif, stratégique et réglementaire, ainsi que les valeurs et l'éthique de la fonction publique, les conventions collectives, les valeurs de la dotation et les pratiques exemplaires. Il a également pris des mesures pour s'assurer que ses agents financiers sont informés de leurs responsabilités respectives relativement à la prestation de services financiers.

11.87 Le Bureau de l'enquêteur correctionnel devrait conclure un protocole d'entente avec Sécurité publique et Protection civile Canada. Cette entente devrait préciser les services financiers et de ressources humaines que doit fournir le Ministère, les normes de service à respecter ainsi que les rôles et les responsabilités de chacune des parties.
(11.79-11.85)

Réponse des organisations. Le Bureau de l'enquêteur correctionnel et Sécurité publique et Protection civile Canada signeront un protocole d'entente qui définit les rôles et responsabilités de chacun ainsi que les services qui seront fournis dans le secteur des finances, des ressources humaines, de la gestion de l'information / technologie de l'information et de la sécurité. Le Bureau de l'enquêteur correctionnel a demandé l'avis d'une tierce partie indépendante au sujet de ce protocole. Cette mesure contribuera à donner l'assurance que le nouveau protocole d'entente donne suite de manière efficace à cette importante recommandation de la vérificatrice générale.

11.92 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait renforcer les lignes directrices existantes sur les responsabilités des fournisseurs de services et leur obligation de rendre compte.
(11.79-11.91)

Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé ont fourni la même réponse. D'accord. La loi et les politiques actuelles du Conseil du Trésor stipulent certaines exigences au sujet de la prestation de services à d'autres organismes ainsi que de l'exercice de leurs fonctions. Le Secrétariat du Conseil du Trésor passera en revue l'orientation actuelle pour déterminer si elle doit être révisée. De plus, il collaborera avec les ministères et organismes afin de mieux comprendre ces responsabilités et responsabilisations de façon à réduire le risque que de tels incidents ne se reproduisent à l'avenir. Le Secrétariat du Conseil du Trésor rappellera également aux ministères et aux organismes qu'il faut établir un protocole d'entente lorsque des services sont offerts à d'autres ou en leur nom. Enfin, il collaborera avec le Bureau du Conseil privé pour mettre à jour les responsabilisations en matière de gestion et de finances dans le document Un guide pour les dirigeants d'organismes, advenant l'adoption du projet de loi C-2, Loi fédérale sur la responsabilité.

11.93 Sécurité publique et Protection civile Canada devrait signer un protocole d'entente avec chacun des deux autres petits organismes indépendants auxquels il fournit des services financiers et de ressources humaines. Les ententes devraient préciser les services financiers et de ressources humaines que doit fournir le Ministère, les normes de service à respecter ainsi que les rôles et les responsabilités de chacune des parties.
(11.88-11.91)

Réponse de Sécurité publique et Protection civile Canada. D'accord. Le Ministère et les deux organismes en question concluront un protocole d'entente qui décrira le rôle et les responsabilités de chaque organisation, ainsi que les services financiers, de ressources humaines, de gestion de l'information / technologie de l'information et de sécurité qui doivent être fournis.

11.99 Le Bureau du Conseil privé, après avoir consulté le Secrétariat du Conseil du Trésor, devrait établir clairement l'obligation de rendre compte des dirigeants des petits organismes indépendants pour les questions liées à la gestion financière et à la gestion des ressources humaines.
(11.94-11.98)

Réponse du Bureau du Conseil privé. D'accord. Le Bureau du Conseil privé révisera son Guide pour les dirigeants d'organismes, dans lequel on établit les rôles des dirigeants concernant le fonctionnement, les structures et les responsabilités au sein du gouvernement fédéral. Une section porte sur la responsabilité et l'obligation de rendre compte conformément aux dispositions législatives et aux conventions. Cette refonte permettra de préciser l'obligation des dirigeants de rendre des comptes sur la gestion de leur organisation et de clarifier leurs rôles et leurs responsabilités en tant qu'administrateurs généraux.

11.100 Le Bureau du Conseil privé devrait veiller à donner aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein une formation et des conseils adéquats sur les normes de conduite attendues des titulaires de charge publique.
(11.94-11.98)

Réponse du Bureau du Conseil privé. D'accord. Le Bureau du Conseil privé informera davantage les candidats, avant leur nomination, des règles régissant les conflits d'intérêts et des autres lignes de conduite pertinentes. Le Bureau du commissaire à l'éthique communique avec les personnes nommées pour discuter de toute préoccupation relative à leur charge. Le Bureau du Conseil privé fournira d'autres directives écrites concernant ces questions, après la nomination de ces personnes.

La section du document Un guide pour les dirigeants d'organismes expliquant comment les valeurs de la fonction publique et la probité s'appliquent aux dirigeants d'organismes sera améliorée et comportera plus de détails. De plus, on ajoutera au document Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein une section sur les lignes de conduite.

L'École de la fonction publique du Canada offre des séances structurées d'orientation et de formation à l'intention des dirigeants d'organismes. On propose que cette formation devienne obligatoire. Des séances individuelles avec des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Bureau du Conseil privé, présentement offertes sur demande, seront organisées avec les dirigeants d'organismes après leur nomination.

11.108 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait commencer à surveiller les petits organismes indépendants pour évaluer l'efficacité de leur cadre de gestion et de leur cadre de contrôle financier et devrait veiller à ce qu'ils respectent les politiques et les pratiques applicables du Conseil du Trésor. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait aussi réaliser des vérifications internes des petits organismes indépendants.
(11.104-11.107)

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. On surveille les petits organismes, y compris le Bureau de l'Enquêteur correctionnel, au moyen du cadre de responsabilisation de gestion qui établit les responsabilisations entre les ministères et les organismes, y compris celles de leur administrateur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor par rapport à la gestion et aux cadres de contrôle financier. Il faut préciser que le volet des ressources humaines du cadre de responsabilisation de gestion ne s'applique pas aux organismes distincts, dont le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

La nouvelle Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor qui est entrée en vigueur en avril 2006 accorde une attention particulière aux petits ministères et organismes. Conformément à cette politique, le Bureau du contrôleur général effectuera des vérifications internes dans les petits ministères et organismes. La première vérification a été mise sur pied. On a élaboré de nouveaux protocoles pour les services de vérification interne pour les petits ministères et organismes et on a octroyé une aide financière de 27 millions de dollars à tous les ministères et organismes pour renforcer la capacité de vérification interne.

11.109 Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé devraient assurer une surveillance régulière des petits organismes indépendants.
(11.104-11.107)

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. Les petits organismes indépendants font l'objet d'une surveillance par l'application du cadre de responsabilisation de gestion. Le volet des ressources humaines du cadre ne s'applique pas aux employeurs distincts, notamment au Bureau de l'enquêteur correctionnel. Toutefois, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) assure un contrôle de la gestion des programmes sur la gestion du rendement des ministères pour les cadres de tous les ministères et organismes qui font partie du noyau de la fonction publique. De plus, l'AGRHFPC s'affaire à mettre la dernière main à un exercice de surveillance de la classification ayant permis d'assurer le contrôle des programmes de classification d'un échantillon de 13 petits ministères et organismes. Ces programmes de surveillance se poursuivent, mais ne s'appliquent pas aux employeurs distincts. Enfin, la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor permet une surveillance plus étroite des petits ministères et organismes dans le cadre des vérifications menées par le Bureau du contrôleur général.

Réponse du Bureau du Conseil privé. Le Bureau du Conseil privé sera informé de toute anomalie relevée au cours de cet exercice de surveillance des activités des administrateurs généraux nommés par le gouverneur en conseil, tel que mentionné par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans sa réponse.

11.116 Le Bureau du Conseil privé devrait établir des lignes directrices claires sur les politiques applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, qui traitent des congés de direction, des congés spéciaux et du paiement des congés annuels. Ces lignes directrices devraient désigner les personnes responsables de l'approbation des demandes de congés et d'encaissement des congés annuels des personnes nommées par le gouverneur en conseil qui sont des dirigeants de ministères ou d'organismes. Le Bureau du Conseil privé devrait surveiller l'utilisation des congés de direction et des congés spéciaux ainsi que du paiement des congés annuels des personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein.
(11.110-11.115)

Réponse du Bureau du Conseil privé. D'accord. Les dirigeants d'organismes doivent gérer les congés et l'encaissement des congés annuels des personnes nommées au sein de leur organisation. Le Bureau du Conseil privé travaille à l'élaboration de lignes directrices à l'intention des administrateurs généraux en ce qui a trait à l'approbation et à l'utilisation de leurs congés et à l'établissement de rapports à ce sujet, ainsi que sur l'encaissement de leurs congés annuels. Ces rapports permettront de surveiller ces activités.

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel partage les préoccupations soulevées par la vérificatrice générale dans son rapport. Il est fermement résolu à déployer tous les efforts nécessaires pour donner suite à chacune des recommandations et conserver la confiance du public en cette institution fédérale importante.

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel souscrit pleinement aux quatre recommandations de la vérificatrice générale qui le visent directement. Le Bureau appuie les nouvelles initiatives ainsi que les recommandations de la vérificatrice générale qui auront pour effet d'accroître la responsabilisation et la transparence des organismes et ministères gouvernementaux. D'ailleurs, le Bureau a fait savoir à tous les ministères concernés qu'il souhaite participer pleinement à l'élaboration de mesures de responsabilisation améliorées applicables à l'ensemble du gouvernement qui permettront d'améliorer la gestion des ressources financières et humaines. Le Bureau de l'enquêteur correctionnel participera aux efforts qui seront déployés pour déterminer et recouvrer les paiements irréguliers, comme le recommande la vérificatrice générale.

Il importe de signaler qu'au cours de la période de six ans visée par la vérification, le Bureau de l'enquêteur correctionnel s'est acquitté de son mandat en donnant suite à plus de 40 000 plaintes présentées par des délinquants. Le personnel du Bureau a effectué plus de 16 000 entrevues individuelles et a passé plus de 2 100 jours dans les pénitenciers. Il a aussi étudié près de 750 rapports d'enquête du Service correctionnel du Canada touchant des délinquants blessés ou décédés.

Peu après sa nomination, l'enquêteur correctionnel actuel a été informé par la direction des observations de la vérificatrice générale suite à la vérification des pratiques du Bureau de l'enquêteur correctionnel en matière de ressources humaines. Le Bureau s'est immédiatement mis à la tâche en élaborant différentes initiatives visant à moderniser et à améliorer ses pratiques administratives, notamment en mettant en œuvre des mécanismes de contrôle internes plus efficaces. Pour se moderniser, le Bureau a mené un examen exhaustif de sa structure de gouvernance et de son cadre de gestion des ressources financières et humaines et a revu ses exigences en matière d'évaluation du rendement et de production de rapports, afin de les harmoniser aux initiatives du Secrétariat du Conseil du Trésor applicables à l'ensemble de l'administration fédérale.

Une liste détaillée des mesures importantes prises depuis l'entrée en poste de l'enquêteur correctionnel actuel afin de renforcer la gouvernance, la gestion et la responsabilité financières, la gestion des ressources humaines, l'évaluation du rendement et la production de rapports se trouve sur notre site internet à http://www.oci-bec.gc.ca/.