Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Cet audit a porté sur les exigences récurrentes en matière de rapports établies par le Conseil du Trésor, la Commission de la fonction publique du Canada et la législation. L’objectif général était de déterminer si certaines exigences imposées aux organisations fédérales avaient contribué avec efficience à la reddition de comptes et à la transparence, et si elles avaient généré de l’information utilisée dans la prise de décisions portant sur l’élaboration de politiques et la gestion de programmes.

Pourquoi avons-nous effectué cet audit?

Cet audit est important parce que les organisations fédérales sont tenues de satisfaire à une longue liste d’exigences en matière de rapports. Il est donc important de vérifier que les exigences en matière de rapports sont efficientes et servent aux fins prévues. Certains des rapports exigés doivent servir à la reddition de comptes et à la transparence, alors que d’autres doivent soutenir la gestion interne des organisations qui font rapport.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu que parmi les rapports examinés dans le cadre de notre audit, ceux qui visaient à favoriser la reddition de comptes et la transparence atteignaient l’objectif prévu. Cette conclusion ne s’applique toutefois pas aux rapports financiers trimestriels. Bien que ces rapports soient établis dans un souci de transparence, il aurait été possible d’améliorer leur utilité sur le plan de la reddition de comptes au Parlement.

Nous avons aussi conclu qu’un des deux rapports examinés qui sont destinés à produire des informations visant à appuyer le processus décisionnel interne ne servait pas systématiquement à cette fin.

Qu’avons-nous constaté?

Établissement et respect des exigences en matière de rapports

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les organismes centraux avaient établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports que nous avons sélectionnées, et qu’ils avaient fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à les respecter. Cependant, ni le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) ni la Commission de la fonction publique du Canada (la Commission) n’avaient déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour se conformer à ces exigences. De plus, le Secrétariat ne tient pas un répertoire complet des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor. Même si le Secrétariat a adapté, dans certains cas, les exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations lors de la définition des exigences, nous avons constaté que la Commission canadienne des affaires polaires, une petite organisation qui compte 11 employés, devait tout de même présenter 25 rapports annuels ou trimestriels.

De plus, même si elles répondaient aux exigences visant à assurer la transparence et la reddition de comptes, les organisations fédérales que nous avons examinées ne se conformaient pas aux autres exigences visant à appuyer la prise de décisions interne portant sur l’élaboration de politiques et la gestion de programmes.

Ces constatations sont importantes parce que les rapports produits par les organisations fédérales appuient l’administration publique en assurant la conformité aux politiques et aux lois, et en générant de l’information utile tant pour les organismes centraux que pour les organisations qui font rapport, aux fins de leur propre processus décisionnel.

• Les organismes centraux ont établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports retenues et ils ont fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour en favoriser le respect

  Recommandation. Nous n’avons pas présenté de recommandation relativement au secteur examiné.

• Les organismes centraux ont revu et adapté certaines exigences en matière de rapports, mais n’ont pas déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour s’y conformer

  Recommandation. Lors de l’examen de leurs politiques ou de l’établissement de nouvelles politiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la Commission de la fonction publique du Canada devraient systématiquement moduler leurs exigences en matière de rapports en fonction des coûts, des efforts requis et de la valeur des rapports.

  Recommandation. À mesure qu’il revoit ses politiques et en introduit de nouvelles, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait moduler ses exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations qui font rapport.

• Le Secrétariat ne dispose pas d’un répertoire complet et à jour des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor

  Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait élaborer et publier un répertoire et un calendrier complets et à jour des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor.

• Les organisations fédérales ne se conformaient pas aux exigences en matière de rapports visant avant tout à appuyer le processus décisionnel interne

  Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait surveiller la conformité des organisations fédérales aux exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor en fonction des risques et faire un suivi des cas de non-conformité, s’il y a lieu.

Utilisation de l’information communiquée

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les rapports qui visent à soutenir la reddition de comptes en démontrant la conformité aux politiques et aux lois sont utilisés à ces fins. Cependant, les organisations fédérales utilisaient peu l’information communiquée aux fins de la prise de décisions interne, et ce, même lorsque c’est l’utilité première des rapports exigés. De plus, nous avons cerné des possibilités d’étendre l’utilité de l’information communiquée au-delà de son utilité première afin de mieux appuyer la prise de décisions des organisations fédérales et des parlementaires.

Cette constatation est importante parce que les organisations fédérales se voient imposer de nombreuses exigences en matière de rapports et qu’elles y consacrent des ressources. Pour que l’utilisation de ces ressources soit efficiente, les rapports produits doivent à la fois servir aux fins prévues et répondre à la gamme de besoins la plus large possible.

• La plupart des rapports exigés ont servi aux fins prévues

  Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait effectuer un suivi de l’examen des rapports financiers trimestriels mené en 2014 et passer en revue les modalités précises d’établissement de ces rapports en vue de déterminer s’il n’y aurait pas des façons plus efficientes de satisfaire aux obligations de rendre compte tous les trimestres que prévoit la Loi sur la gestion des finances publiques.

• L’efficience des rapports n’a pas fait l’objet d’une attention suffisante

  Recommandation. Nos recommandations relativement à l’efficience des rapports sont présentées aux paragraphes 2.43, 2.44, 2.68, 2.85 et 2.100.

• L’information n’a pas été exploitée à son plein potentiel

  Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la Commission de la fonction publique du Canada devraient mieux recenser les possibilités d’accroître l’utilisation de l’information produite en réponse aux exigences en matière de rapports et devraient en tirer parti.

Réponse

Les entités vérifiées ont accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le tableau des recommandations).

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