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Plaintes et allégations au sujet des vérifications

Le Bureau du vérificateur général du Canada s'est doté d'un mécanisme pour recevoir les plaintes ou les allégations liées aux manquements par le Bureau aux normes professionnelles, aux dispositions réglementaires et légales et à son propre système de contrôle de la qualité des vérifications.

Il est important de savoir que ce mécanisme est conçu pour traiter de manière exclusive les plaintes et les allégations liées aux manquements énoncés ci-dessus et qu'il ne peut pas servir à contester ou à remettre en question les résultats et les constatations de vérification, pas plus que les décisions professionnelles qui les soustendent.

Le processus de traitement des plaintes et des allégations

Information contextuelle

Le Bureau du vérificateur général du Canada se conforme aux normes du Conseil des normes de vérification et de certification (CNVC) de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA). La norme intitulée Normes générales de contrôle de la qualité pour les cabinets qui exécutent des missions de certification fixe le cadre et établit des lignes directrices pour la mise en place de politiques et de procédures de contrôle de la qualité dans les bureaux de vérification législative et les cabinets qui exécutent des missions de certification.

Conformément à ces Normes générales, le Bureau du vérificateur général du Canada doit disposer d’un mécanisme officiel de traitement des plaintes et des allégations.

Qu’entend-on par plainte

Une plainte ou une allégation déposée en vertu de cette politique doit être liée à un manquement par le Bureau dans l’exécution d’une vérification, soit

  • Le non-respect des normes professionnelles (CNVC de l’ICCA),
  • La non-conformité à des dispositions réglementaires et légales,
  • Le non-respect de son système de contrôle de la qualité.

Une plainte ou une allégation doit être déposée de bonne foi et elle peut viser un produit de vérification du BVG, c’est-à-dire une vérification de gestion, une évaluation de rapport annuel d’organisme, une vérification d’états financiers ou un examen spécial.

Il est important de savoir que ce processus est conçu pour traiter exclusivement les manquements décrits précédemment. Il ne doit pas être utilisé pour contester et remettre en question les résultats et les constatations de vérification, pas plus que les décisions professionnelles qui les sous-tendent. De plus, le mécanisme ne constitue pas un processus de plainte permettant de signaler des comportements et des actes observés dans les ministères.

Comment déposer une plainte et qui peut le faire?

Les plaintes et les allégations peuvent provenir de l’intérieur et de l’extérieur du Bureau. Ainsi, des entités vérifiées, des tiers, des membres du public et des employés1 peuvent déposer une plainte ou une allégation.

On peut présenter une plainte ou une allégation par courrier ou par courriel en écrivant à :

Bureau du vérificateur général du Canada
Service des plaintes et des allégations
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)
K1A 0G6
Attention : Plaintes et allégations

complaints-plaintes@oag-bvg.gc.ca

Le plaignant doit fournir les renseignements suivants :

  • son nom, son numéro de téléphone ou son adresse électronique, sauf s'il choisit de garder l'anonymat;
  • la nature de ses rapports avec le Bureau du vérificateur général. Les entités vérifiées devraient indiquer le nom du ministère, de la société d’État ou de l'organisme. Les tiers, tels que les bénéficiaires d'une subvention, les entrepreneurs et les membres du public, devraient préciser la nature de leurs rapports;
  • tout autre renseignement sur la plainte ou l’allégation susceptible d'aider le sous-vérificateur général dans son enquête.

Veuillez noter que si une plainte ou une allégation est présentée sous couvert de l’anonymat, aucune réponse ne pourra être communiquée sur les mesures prises.

Qui reçoit et examine les plaintes?

Les plaintes et les allégations sont adressées au sous-vérificateur général (SVG) et examinées par celui-ci. Ce dernier peut demander aux Services juridiques du BVG, à un vérificateur général adjoint, à un directeur principal ou encore à un expert qualifié dans le domaine de l’aider à examiner les plaintes ou les allégations. En certaines circonstances, les Services juridiques du BVG peuvent être chargés de l’enquête si le motif de la plainte ou de l’allégation concerne une affaire en instance ou une poursuite possible.

Droits et responsabilités des parties en cause

Les deux parties ont des droits et des responsabilités à ne pas négliger tout au long du processus de traitement d'une plainte ou d'une allégation :

  • elles doivent coopérer avec les personnes chargées de l'enquête;
  • elles ont le droit d'être représentées ou d’être accompagnées par la personne de leur choix lors des entretiens portant sur la plainte, le cas échéant;
  • elles ont le droit d'être tenues informées du déroulement du processus, sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • elles ont le doit de recevoir une copie de tout rapport d'enquête et de se voir accorder un délai de deux semaines pour y répondre, sauf si le plaignant a choisi de garder l’anonymat;
  • elles ont le droit d’être informées de toute mesure corrective, sauf si la plainte a été formulée sous le couvert de l’anonymat;
  • elles ont le droit de voir le processus de règlement se dérouler sans retard indu.

Le plaignant a le droit de :

  • de déposer une plainte et d’en demander l’examen sans crainte de représailles;
  • d’être tenu informé de toute mesure corrective, sauf si la plainte a été formulée sous le couvert de l’anonymat;
  • de savoir que sa plainte ou son allégation écrite ne sera pas versée dans son dossier personnel (si la plainte vient d’un employé).

Les personnes qui font l’objet d’une plainte ou d’une allégation ont le droit :

  • d’être informées rapidement qu’une plainte a été déposée.

Procédures de traitement des plaintes ou des allégations

  1. Le sous-vérificateur général dispose de 90 jours pour enquêter sur la plainte ou l'allégation et y répondre. Il peut, à sa discrétion, prolonger ce délai s'il estime être en présence de circonstances atténuantes.
  2. Le sous-vérificateur général examine la plainte ou l'allégation, décide si elle est formulée de bonne foi et fait enquête. Il peut déléguer sa responsabilité, partiellement ou entièrement, à un vérificateur général adjoint, à un directeur principal du Bureau, aux Services juridiques du Bureau ou à un enquêteur de l’extérieur qualifié dans le domaine. S’il le juge approprié, le SVG peut nommer un médiateur qualifié de l’extérieur.
  3. Le sous-vérificateur général ou l’enquêteur désigné effectuera l'enquête sur la plainte ou l'allégation. Si, selon les constatations de l'enquêteur, les allégations sont avérées et sérieuses, le sous-vérificateur général pourra alors recommander les mesures correctives qui s'imposent. L’enquêteur pourrait aussi recommander de telles mesures au SVG.
  4. Au moins une fois par trimestre civil ou à n'importe quel moment jugé nécessaire, le sous-vérificateur général présentera au Conseil de direction un rapport qui résume chaque plainte ou allégation formulée pendant le trimestre et qui fait état des plaintes ou allégations non réglées. Le rapport devra indiquer :
    • Le nom de la personne qui a présenté la plainte (sauf si la plainte a été formulée sous le couvert de l'anonymat, auquel cas le rapport devra en faire mention);
    • la teneur de la plainte;
    • l'état d’avancement de l'enquête;
    • les constatations et les conclusions de la personne chargée de l'enquête;
    • les recommandations de la personne chargée de l’enquête.
  5. Si le sous-vérificateur général le juge nécessaire, toute plainte ou allégation reçue entre les rapports trimestriels décrits précédemment pourra être communiquée au vérificateur général, qui est responsable, en fin de compte, du système interne de contrôle de la qualité des vérifications.
  6. À la fin du processus décrit ci-dessus, le plaignant recevra une réponse, l'informant que sa plainte ou son allégation est accueillie favorablement ou rejetée. Dans le cas d'un accueil favorable, la réponse sera accompagnée des mesures qui ont été prises.

Si une plainte ou une allégation touche un litige possible ou une poursuite, le vérificateur général ou, en son absence, le sous-vérificateur général, pourrait décider à n'importe quel moment de suivre une procédure différente pour faire enquête et traiter la plainte ou l'allégation.

Il n'y aura pas de représailles exercées par le Bureau du vérificateur général ou son Conseil de direction contre un employé, une entité vérifiée ou un tiers qui aurait formulé de bonne foi une plainte ou une allégation selon laquelle le Bureau n'aurait pas satisfait aux normes professionnelles, aux dispositions réglementaires ou légales ou n'aurait pas respecté son système de contrôle de la qualité des vérifications.

Confidentialité

La confidentialité sera préservée tout au long de l'enquête pour autant que faire se peut, compte tenu des circonstances particulières et de toutes obligations légales. Par conséquent, seules les personnes qui doivent en être informées dans le cadre de leurs fonctions, sauront qu'une enquête est en cours. Tous les rapports et les documents relatifs à la plainte ou à l'allégation seront réservés aux personnes chargées de l'enquête, aux Services juridiques et aux membres du Conseil de direction.

Conservation des documents

Le Bureau du vérificateur général du Canada conservera les dossiers de plainte ou d’allégation pendant la période prévue aux termes de la Loi sur la bibliothèque et les archives du Canada.

1 Les employés devraient au préalable consulter le mécanisme portant sur les divergences d’opinion.