La tenue d'enquêtes

Note : Le présent guide vise à ce que les enquêtes menées au BVG soient conformes aux exigences et aux attentes raisonnables des spécialistes dans le domaine, de même qu'aux normes de VOR du Bureau du vérificateur général. Les termes « doit » et « devrait » utilisés dans ce document d'orientation ne correspondent pas nécessairement à des politiques et à des normes du BVG. Toutefois, ils indiquent quelles sont les exigences et les attentes relatives à la tenue des enquêtes.

Quand on fait enquête auprès d'individus, on prend souvent un engagement de confidentialité pour ainsi tenter d'augmenter le taux de réponse à l'enquête dans son ensemble ou à certaines questions précises, ou encore pour réduire la probabilité d'un biais en sollicitant une réponse exacte et franche. Dans les méthodes professionnelles pour la tenue d'enquêtes, la protection de la confidentialité et de l'anonymat des répondants est généralement prévue dans la mesure du possible, qu'il y ait ou non un engagement de confidentialité.

L'engagement d'anonymat et de confidentialité

L'engagement de confidentialité ou d'anonymat doit être pris avec grand soin. La formulation de l'engagement comme telle ou les formalités à suivre pour garantir la confidentialité peuvent imposer des contraintes quant aux renseignements qui peuvent être recueillis pendant le cours de la vérification ou quant à l'utilisation qui peut être faite des renseignements. De plus, dans les vérifications faites par le Bureau du vérificateur général, il arrive souvent que la confidentialité ne puisse être garantie si l'identité des fonctionnaires ou des organismes sont connus. Le vérificateur général peut être tenu de divulguer des renseignements lorsqu'il est interrogé par des comités parlementaires, ou encore l'enquête peut révéler qu'il y a peut-être eu de la fraude, des abus ou d'autres activités illégales qui doivent être portées à l'attention des autorités compétentes. Dans ces cas, il faut faire preuve d'une grande prudence lorsqu'on prend un engagement visant à assurer la confidentialité et l'anonymat, et un tel engagement doit être approuvé par le vérificateur général adjoint responsable. La confidentialité ne peut être garantie que si les répondants n'ont jamais pu être identifiés ou si un lien quelconque permettant d'associer des répondants à leurs réponses a été rompu de manière permanente, de sorte que le vérificateur responsable ne peut plus savoir quelles réponses exactes chacun a données.

Pour protéger l'anonymat et la confidentialité, le vérificateur responsable doit faire attention au caractère délicat des renseignements demandés, à leur traitement et au lieu où ils sont conservés. Si le vérificateur responsable souhaite s'engager à la confidentialité, il doit prendre soin de formuler les instruments de collecte des données de façon à minimiser la probabilité qu'ils puissent divulguer des renseignements au sujet d'activités illégales, dont la fraude et l'abus. L'engagement doit être pris de telle façon qu'il puisse être respecté et qu'il ne restreigne pas indûment l'accès par le vérificateur responsable aux renseignements dont il a besoin ou sa présentation des constatations. Lorsqu'il prend un engagement de confidentialité, le vérificateur responsable doit mettre en place les formalités nécessaires pour que l'engagement soit honoré. Encore une fois, le vérificateur général adjoint doit approuver au préalable tout engagement visant à assurer la confidentialité.

La protection de l'anonymat et de la confidentialité

Le Bureau du vérificateur général est exclu de la Loi sur l'accès à l'information et il a mis en place les formalités nécessaires pour assurer la confidentialité de ses dossiers, mais tel n'est peut-être pas le cas pour ce qui est des parties externes. Les documents qui demeurent en possession des ministères ou des organismes (voir Manuel de VOR portant sur la sécurité), comme des copies des questionnaires remplis, peuvent être assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et ne peuvent être protégés dans la même mesure que des documents conservés au Bureau du vérificateur général. Il peut arriver que des données d'enquête soient confiées à la garde d'entrepreneurs de l'extérieur. Le vérificateur responsable doit s'assurer que l'entrepreneur s'est donné les moyens nécessaires pour assurer la confidentialité des réponses aux enquêtes et qu'il s'est engagé par sa signature à maintenir la confidentialité.

Il faut prendre soin, au Bureau, de mettre en place les formalités de vérification nécessaires pour maintenir la confidentialité des réponses aux enquêtes. La façon la plus directe consiste à ne pas demander de renseignements qui permettent d'identifier le répondant. Il arrive souvent, toutefois, que le vérificateur doive pouvoir être en mesure d'identifier les répondants et leurs réponses pour établir un lien entre les réponses et des renseignements en provenance d'autres sources, pour faire un suivi auprès du répondant en vue d'obtenir d'autres renseignements ou pour faire confirmer par le répondant les résultats de l'interview.

Si l'on conserve des données d'enquête permettant l'association des réponses et des individus échantillonnés, on augmente le risque de bris de la confidentialité. Il est toutefois possible de gérer les données de l'enquête de façon à ce que les éléments d'identification individuelle soient supprimés une fois que ces liens ne sont plus nécessaires, de sorte que le vérificateur ne puisse plus effectivement révéler les réponses individuelles.

Il faut aussi porter attention à la quantité et à la nature des renseignements recueillis sur les caractéristiques des individus et à la façon de présenter ces données. Plus les renseignements disponibles sur les individus sont précis, même si leur identité n'est pas consignée, plus il y a risque de bris de la confidentialité. Par exemple, quand on présente des statistiques sur des réponses en fonction du sexe, de la profession et de la région, certaines ventilations peuvent s'appliquer à dix personnes tout au plus. Avec des groupes aussi petits, il peut être possible pour les gestionnaires ou pour d'autres personnes de savoir qui a participé à l'enquête et même d'extrapoler leurs réponses. Règle générale, il ne faut pas recueillir les renseignements ou les présenter de telle façon que les groupes comprenant au plus dix personnes puissent être identifiés.

Pour obtenir des conseils sur les techniques d'enquête et la protection de l'anonymat et de la confidentialité, prière de s'adresser au RSF pour les enquêtes. Les questions relatives aux exigences de confidentialité des renseignements doivent être portées à l'attention du RSF pour l'accès à l'information. Il faut porter à l'attention des services juridiques la formulation précise de tout engagement de confidentialité ou d'anonymat et tout point au sujet des questions de l'enquête qui pourrait mener à la divulgation de renseignements légalement délicats.