Vérification de l'efficience

Qu'est-ce que l'efficience?

02.     Dans sa plus simple expression, l'efficience indique à quel point une organisation utilise bien ses ressources pour produire des biens et des services. L'efficience est donc un concept axé sur les ressources (intrants), les biens et services (extrants) et le rythme auquel on utilise les intrants pour produire ou offrir les extrants (productivité). Pour vraiment comprendre le concept d'efficience, il faut comprendre les expressions intrants, extrants (aspects quantité et qualité), productivité et niveau de service.

• Les intrants sont des ressources (p. ex., ressources humaines et financières, équipement, matériel, installations, information, énergie et terrains) utilisées pour produire des extrants.
• Les extrants sont des biens et des services produits pour répondre aux besoins d'une « clientèle ». Les extrants se définissent en termes de quantité et de qualité et sont livrés en fonction de paramètres relatifs au niveau de service (voir figure 1).
• La quantité désigne le montant, le volume ou le nombre d'extrants produits, par exemple le nombre de passeports délivrés, le nombre de déclarations d'impôt sur le revenu traitées, le nombre de candidats retenus comme immigrants et la superficie des installations entretenues.
• La qualité désigne divers attributs et caractéristiques d'extrants, comme la fiabilité, l'exactitude, la diligence du service, la sécurité et le confort.
  • La productivité est le ratio de la quantité de biens et services acceptables produits (extrants) par rapport à la quantité de ressources (intrants) ayant servi à les produire. La productivité s'exprime en ratio, comme le coût ou le temps par unité d'extrant.
  • Le niveau de service désigne la « richesse » du service sur des plans comme l'accessibilité, les options, la fréquence et le délai de réponse. Les normes de niveau de service sont parfois définis par la loi, les règlements ou la politique. Ces critères peuvent influencer autant la qualité que le coût du service.

03.     Les processus liés au personnel et aux travaux, entre autres facteurs, déterminent le rythme auquel les ressources sont consommées dans la production des biens ou services. Par conséquent, les processus liés au personnel et aux travaux influencent la productivité d'une opération.

04.     L'efficience est un concept relatif. Elle se mesure en comparant la productivité obtenue à ce que l'on vise comme norme, objectif ou critère. La quantité et la qualité des extrants obtenus et le niveau de service offert sont aussi comparés à des normes ou objectifs, afin de déterminer dans quelle mesure ils ont pu provoqué des changements dans l'efficience. L'efficience s'améliore lorsque plus d'extrants d'une qualité définie sont produits avec les mêmes intrants en ressources ou moins, ou lorsque l'on produit la même quantité d'extrants avec moins de ressources. La figure 2 illustre ces liens.

Quel est le lien entre l'efficience, l'économie et l'efficacité?

05.     L'efficience ne représente qu'une dimension du rendement d'un programme ou d'une opération du gouvernement. Le vérificateur devrait être sensible, aussi, à d'autres dimensions du rendement, notamment l'économie et l'efficacité.

06.     Pour agir avec égard à l'économie, il faut obtenir des ressources en quantité suffisante et de qualité satisfaisante au moindre coût. Comme l'efficience relève du lien entre les intrants en ressources et les extrants, les principes d'efficience et d'économie sont intimement liés. L'acquisition économique des ressources contribue à l'efficience en minimisant le coût des intrants utilisés.

07.     Les questions d'efficacité rejoignent celles d'efficience et les dépassent au chapitre des effets et de l'incidence des programmes (extrants). L'efficience est étroitement liée à l'efficacité, car il s'agit d'un facteur important pour déterminer la façon d'atteindre les extrants voulus au moindre coût.

08.     La figure 3 illustre les liens entre l'économie, l'efficience et l'efficacité.

Vérification d'opérations avec des extrants non uniformes

09.     Les opérations du gouvernement font appel à une grande variété de formes de travail, allant de tâches d'écritures répétitives à des analyses intellectuelles complexes, et des travaux manuels aux opérations automatisées avec du matériel dispendieux et une technologie avancée. Il peut être difficile de mesurer l'efficience de certaines opérations aux extrants non similaires. Parmi ce genre d'opérations, citons la planification, l'élaboration de la politique, la recherche, les fonctions de soutien et de conseil, l'administration générale et la gestion de projet.

10.     Les opérations mesurables ont beaucoup de points en commun avec celles qui sont difficiles à mesurer. Ainsi, les deux types d'opérations doivent être planifiées, budgétisées, exploitées, suivies et contrôlées. Habituellement, toutes les opérations ont une clientèle qui reçoit un service ou un produit. La principale différence se situe dans la difficulté de mesurer et d'évaluer l'efficience à partir de ratios intrants-extrants.

11.     L'obligation pour le gestionnaire d'être prudent dans l'utilisation des ressources est pertinente pour toutes les opérations, y compris celles dont l'efficience se mesure difficilement. Toutes les opérations qui méritent d'être l'objet d'une vérification, nonobstant la difficulté de mesurer leur efficience, devraient être examinées dans le but de déterminer si la gestion a eu égard à l'efficience.

12.     Lorsque l'efficience d'une opération est difficile à mesurer, on s'attend que le vérificateur confirme si les contrôles, les procédés opérationnels et les méthodes de travail sont appropriés pour réduire les intrants en ressources dans la prestation et la livraison des biens et services requis ou maximiser les extrants avec les ressources données. Voici quelques exemples d'activités qu'un vérificateur peut envisager comme élément probant du fait que la direction agit avec égard à l'efficience, ou qu'elle gère les extrants avec les ressources données.

• Réalisation d'examens périodiques pour éliminer les opérations redondantes et les extrants internes ou intermédiaires qui ne contribuent pas aux extrants ultimes de l'organisation (p. ex., fonctions administratives générales, rapports inutiles).
• Utilisation de données de gestion de projet comparant les jalons prévus et atteints, les échéances prévues et réelles et les ressources budgétisées et utilisées.
• Comparaison du coût total et par composante des opérations (y compris les frais généraux) aux coûts dans des organisations semblables.
• Réduction des échelons de contrôle, accélération du processus décisionnel et création de plus de services partagés.
• Rationalisation des produits et des services pour mieux répondre aux besoins des clientèles internes et externes et abandon des extrants qui ne sont plus nécessaires.
• Réduction des coûts opérationnels par la sous-traitance, lorsque la situation le justifie.
• Amélioration de la qualité et du niveau de service de manière à satisfaire la demande de l'utilisateur sans augmenter les coûts.
• Élaboration de meilleurs systèmes et méthodes de travail, notamment par une application pertinente de la technologie.
• Amélioration de la productivité du personnel, par des moyens comme du matériel amélioré, de la formation et du perfectionnement, de meilleures conditions de travail, des stimulants et l'appréciation du bon rendement.
• Détermination de nouvelles possibilités d'appliquer de meilleures pratiques à partir de comparaisons pertinentes avec d'autres ministères, d'autres compétences ou le secteur privé.

Mesure de l'efficience

13.     La direction a besoin de données sur l'efficience pour déterminer si le niveau d'efficience atteint une norme acceptable. Il faut également de telles données pour comparer les niveaux d'efficience avant et après l'application de mesures correctives.

14.     Habituellement, la meilleure façon de mesurer et de suivre l'efficience et les facteurs connexes consiste à utiliser un groupe d'indices axés, par exemple, sur divers aspects de quantité, de qualité et de niveau de service. On a recours à un groupe d'indices afin de comprendre comment les facteurs opérationnels liés influencent l'efficience d'une opération. On peut alors contrôler les facteurs connexes pour rehausser l'efficience.

15.     Mesure des intrants. Les intrants (p. ex., main-d'ouvre, matériel, capitaux) peuvent se mesurer en unités matérielles ou financières. Ainsi, les intrants en main-d'ouvre peuvent se mesurer en unités de temps ou en dollars. Les ressources en matériel et en capitaux se mesurent habituellement en dollars.

16.     Mesure des extrants. Certaines opérations ont des extrants uniformes. Ce genre d'extrant se compte facilement et l'on peut également mesurer la quantité de ressources consommées pour calculer l'efficience de la production de ces extrants. Si les extrants ne sont pas uniformes, on doit éviter de les compter comme des unités normalisées de production exigeant des quantités égales de ressources aux fins d'un calcul de l'efficience.

17.     Critères d'efficience. Les critères offrent un point de référence pour mesurer et évaluer l'efficience. Divers types de critères peuvent servir de point de référence, pour autant qu'ils représentent un niveau raisonnable d'efficience attendue.

• Normes scientifiques : Ces normes sont mises au point à partir de techniques bien établies de mesure du travail. Les normes scientifiques constituent donc un critère fiable de mesure et d'évaluation du niveau d'efficience.
• Données historiques : Les ratios de productivité, représentant l'efficience obtenue auparavant, peuvent servir de référence pour évaluer le niveau actuel de l'efficience.
• Comparaisons organisationnelles (définition de repères) :On peut également évaluer l'efficience d'un organisme en la comparant à des critères établis à partir des réalisations d'autres organismes accomplissant un travail similaire, qui sont réputés être des leaders dans leur domaine, ou en la comparant à des normes généralement reconnues dans l'industrie ou le genre d'entreprise.
• Utilisation de la capacité : L'efficience du personnel, du matériel, des installations, etc., est fortement influencée par la mesure dans laquelle on utilise productivement ces ressources par rapport au temps d'utilisation disponible. L'utilisation s'exprime en pourcentage effectivement utilisé de la capacité disponible.