Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

1 — Les rôles et les responsabilités

La présente feuille d'information décrit les attentes du Bureau du vérificateur général (BVG) à l'égard de ses équipes de vérification et des entités vérifiées dans le cadre d'une vérification de gestion.

Des modalités de liaison administratives officielles ou non officielles ou, dans le cas de certains organismes, des protocoles d'entente en bonne et due forme entre l'équipe de vérification et l'entité vérifiée peuvent compléter les rôles et les responsabilités suivants.

Ce que l'entité vérifiée peut attendre du Bureau du vérificateur général

  • Lorsque le BVG effectue de façon continue des travaux de vérification d'envergure au sein d'une entité, le vérificateur général adjoint responsable ou le commissaire à l'environnement et au développement durable ainsi que le directeur principal chargé de l'entité proposent à la haute direction de l'entité et, sur demande, au comité ministériel de vérification, de tenir une séance d'information annuelle. La séance peut porter à la fois sur les plans de vérification à court terme et sur les plans à long terme. Le plan à long terme, appelé plan monoétape, couvre une période de cinq ans et vise toutes les activités de vérification menées par le BVG au sein de l'entité.
  • Au début de la vérification, le BVG informe l'administrateur général de l'entité de façon officielle (par lettre) de son intention d'effectuer une vérification. Le BVG demande en même temps à l'administrateur général de confirmer que les documents numérotés et contrôlés qui seront fournis par le BVG, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, seront traités de manière confidentielle et qu'ils seront renvoyés au BVG.
  • Au début de la vérification, l'équipe de vérification fournit à l'agent de liaison de l'entité la liste des noms et des cotes de sécurité du personnel du BVG et du personnel contractuel qui effectueront des travaux dans le cadre de la vérification. Si la liste doit être modifiée au cours de la vérification, l'équipe en informe l'agent de liaison de l'entité en temps utile.
  • L'équipe de vérification propose de tenir une première réunion avec les représentants de l'entité, y compris l'administrateur général, au besoin, pour lancer les travaux de vérification au sein de l'entité et discuter de la vérification prévue afin d'acquérir une meilleure compréhension des secteurs à examiner.
  • Dans le mois qui suit la proposition de tenir une première réunion, le BVG envoie une lettre à l'administrateur général ou à un autre cadre supérieur de l'entité pour lui demander l'accès, entre autres, à des documents qui pourraient être protégés par le secret professionnel de l'avocat ou d'autres privilèges, et ce, en vertu des pouvoirs conférés au BVG par la Loi sur le vérificateur général. La communication au BVG de tels documents protégés par privilège n'équivaut donc pas à une renonciation de la part de l'entité à un privilège quelconque lié à ces documents. Ainsi, tous les documents communiqués au BVG à ces fins seront traités en toute confidentialité et toutes les modalités administratives courantes concernant l'utilisation de tels documents continueront d'être appliquées.
  • Si elle le juge à-propos, l'équipe de vérification peut demander aux représentants de l'entité vérifiée de lui donner le nom de personnes qui pourraient la conseiller dans le cadre de la vérification. Si l'équipe de vérification craint qu'un éventuel conseiller ne soit en conflit d'intérêts, elle peut demander l'avis des représentants de l'entité à ce sujet. Lorsque les conseillers ont été choisis, l'équipe de vérification peut communiquer leurs noms à l'entité, à titre d'information.
  • Au début de l'étape de l'examen de la vérification, le BVG fait parvenir à l'agent de liaison de l'entité des copies numérotées et contrôlées du sommaire du plan de l'entité, qui présente notamment les objectifs, l'étendue, les méthodes ou la démarche, les critères d'évaluation et le calendrier de la vérification. Le BVG donne à la direction de l'entité et, sur demande, au comité ministériel de vérification la possibilité de discuter du plan de vérification proposé avec son personnel. À cette étape, le BVG demande à la direction de reconnaître officiellement sa responsabilité à l'égard du programme ou du secteur vérifié et de formuler des observations sur la pertinence des critères de vérification.
  • Pendant la vérification, l'équipe de vérification facilite la communication continue et régulière des changements apportés au sommaire du plan de l'entité (objectifs, étendue, méthode et calendrier), des progrès de la vérification, y compris les nouvelles constatations et les recommandations éventuelles, et de tout problème au sein de l'entité vérifiée, afin d'obtenir l'assurance que les travaux de vérification sont effectués en temps voulu.
  • Avant de faire parvenir des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche de chapitre du directeur principal (PX), l'équipe de vérification propose à la direction de l'entité de tenir des séances d'information afin d'obtenir son point de vue sur la pertinence et le caractère complet des éléments probants, des observations de vérification, des conclusions et des recommandations, y compris les mesures correctives à prendre. L'équipe de vérification propose aussi à la direction de l'entité de tenir des discussions à différents moments de l'étape du rapport.
  • Après l'envoi de l'ébauche de chapitre du PX, l'équipe de vérification demande de nouveau à la direction de l'entité son point de vue sur la pertinence et le caractère complet des constatations de la vérification (comme précédemment) et lui demande de lui faire parvenir les réponses provisoires de l'entité aux recommandations.
  • Sur réception des observations de l'entité vérifiée et d'autres parties (les tiers, par exemple), l'équipe de vérification en étudie le contenu et révise l'ébauche de chapitre du PX, au besoin. L'équipe soumet ensuite l'ébauche de transmission à l'administrateur général, qui comprend les réponses provisoires de l'entité aux recommandations, afin d'obtenir des observations finales et la confirmation que les réponses données sont finales.
  • Le BVG tente dans toute la mesure du possible de régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

Les attentes du BVG à l'égard des entités vérifiées

  • Après avoir reçu l'avis officiel de la tenue de la vérification, les responsables au sein de l'entité désignent un représentant qui agira comme agent de liaison auprès du BVG. Pour sa part, l'administrateur général reconnaît que l'entité doit respecter la confidentialité des plans de vérification et des ébauches de chapitre qui lui sont transmis pour examen et les renvoyer dans la semaine qui suit le dépôt du rapport. En outre, le Guide du sous-ministre du Bureau du Conseil privé précise que les administrateurs généraux ont, entre autres, la responsabilité de s'assurer que leur ministère ou organisme établit une relation de travail respectueuse et constructive avec le BVG et qu'il transmet à celui-ci l'information dont il a besoin pour remplir son mandat.
  • Les responsables au sein de l'entité vérifiée donnent à l'équipe de vérification libre accès, à tout moment opportun, aux renseignements et aux rapports que le BVG juge nécessaires pour effectuer la vérification, et lui fournissent toutes les explications demandées.
  • Les responsables au sein de l'entité vérifiée veillent à ce que les représentants visés de l'entité assistent à la première réunion, le cas échéant, pour discuter de la vérification prévue, afin que l'équipe de vérification puisse acquérir une meilleure compréhension des secteurs à examiner.
  • Dans les deux semaines qui suivent la réception de la lettre au sujet du secret professionnel de l'avocat envoyée par le BVG, l'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité qui détient le pouvoir de signer au niveau de sous-ministre adjoint signe et renvoie au BVG la lettre fournie en pièce jointe. Cette lettre confirme que l'entité acquiescera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont l'entité a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l'avocat ou par d'autres privilèges.
  • Dans les deux semaines qui suivent la réception du sommaire du plan de l'entité, la haute direction de l'entité vérifiée reconnaît, par écrit, la responsabilité de l'entité à l'égard des secteurs et des activités qui seront vérifiés et fait des observations sur la pertinence des critères d'évaluation qui ont été retenus.
  • Les responsables au sein de l'entité veillent à ce que tous les employés de l'entité qui sont visés par la vérification (ainsi que le comité ministériel de vérification) soient adéquatement informés quant à l'objet, à la nature et au calendrier de la vérification de l'entité, dès que possible au cours du processus de vérification.
  • Les employés de l'entité qui en sont responsables revoient et approuvent les comptes rendus de réunions et d'entrevues préparés par le BVG si ce dernier indique qu'il a l'intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de la vérification.
  • La direction de l'entité coordonne la production des observations et des commentaires sur les principaux aspects de la vérification afin de les fournir au BVG de façon regroupée et en temps voulu aux étapes clés de la vérification, lorsque des décisions doivent être prises. Ces observations et commentaires visent le plan de vérification; les faits devant être confirmés et validés; les observations, les conclusions et les recommandations présentées dans les ébauches de chapitre. Les commentaires que fournit l'entité incluent également des précisions sur les mesures correctives à prendre. Les responsables au sein de l'entité vérifiée peuvent faire des commentaires sur les points saillants, les conclusions et les recommandations qui découlent de la vérification, mais c'est le BVG qui en détermine la teneur.
  • Les responsables au sein de l'entité vérifiée s'efforcent de régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.
  • L'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité vérifiée fait parvenir les réponses provisoires aux recommandations proposées, telles qu'elles ont été établies après la confirmation et la validation des faits effectuées dans le cadre de la production de l'ébauche du directeur principal. Dans les dix jours ouvrables qui suivent la réception de l'ébauche de transmission au sous-ministre, l'administrateur général confirme que les faits sont exacts et présentés fidèlement, et que les réponses données aux recommandations sont finales. Il fait des observations sur tout sujet de désaccord, s'il y a lieu.
  • Dans la semaine suivant le dépôt du rapport du vérificateur général ou du commissaire à l'environnement et au développement durable à la Chambre des communes, les responsables au sein de l'entité vérifiée renvoient toutes les copies numérotées et contrôlées du sommaire du plan de l'entité et des ébauches de chapitre et, le cas échéant, des autres documents de vérification. Ces documents peuvent comprendre des ébauches de lettre de recommandations qui visent les questions d'une importance moindre que celles traitées dans le chapitre, mais qui, selon le BVG, nécessitent un suivi de la part des représentants de l'entité et la prise de mesures correctives.
  • Les responsables au sein de l'entité vérifiée informent sans délai le BVG lorsqu'un document numéroté et contrôlé est perdu ou rendu public.

Autres ressources

  • Loi sur le vérificateur général
  • Communiqué (SCT-BVG) : Droit d'accès du Bureau du vérificateur général aux fins de la vérification aux documents et au personnel, transmis par courriel aux sous-ministres et chefs d'organismes le 7 août 2007
  • Guide du sous-ministre du Bureau du Conseil privé

Feuilles d'information connexes :

Rôles et responsabilités

BVG

Entité vérifiée

De façon continue

Lorsque le BVG effectue de façon continue des travaux de vérification d'envergure au sein d'une entité, le vérificateur général adjoint responsable ou le commissaire à l'environnement et au développement durable ainsi que le directeur principal chargé de l'entité proposent à la haute direction de l'entité et, sur demande, au comité ministériel de vérification, de tenir une séance d'information annuelle. Le but de la réunion est d'acquérir une compréhension des principales questions et des questions nouvelles et de discuter des plans de vérification à court et à long terme. Les représentants du BVG et de l'entité discutent aussi de la relation de travail entre le BVG et l'entité dans son ensemble, et précisent notamment la nature de l'accès du BVG aux documents, au besoin.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité fournissent au BVG l'information nécessaire et discutent des questions d'intérêt commun.

Avis relatif à la vérification

Au début de la vérification de gestion, l'équipe de vérification : 

  • informe l'administrateur général (par lettre) que le BVG a l'intention d'effectuer une vérification et lui demande de confirmer que les documents numérotés et contrôlés qui seront fournis par le BVG, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, seront traités de manière confidentielle et qu'ils seront renvoyés au BVG au plus tard une semaine après le dépôt du rapport;
  • fournit à l'agent de liaison de l'entité la liste des noms et des cotes de sécurité des employés du BVG et du personnel contractuel qui effectueront des travaux dans le cadre de la vérification. Si la liste doit être modifiée au cours de la vérification, l'équipe en informe l'agent de liaison de l'entité en temps utile;
  • propose de tenir une première réunion avec les représentants de l'entité, y compris l'administrateur général, au besoin, pour lancer les travaux de vérification au sein de l'entité et discuter de la vérification prévue afin d'acquérir une meilleure compréhension des secteurs à examiner. Avant la tenue de la réunion, l'équipe de vérification communique à l'entité vérifiée les principaux sujets de discussion, et lui demande de préciser la ou les langues de communication qu'elle préfère, en particulier pour les documents de vérification qui lui seront remis.

Attentes du BVG :

L'administrateur général :

  • confirme, par écrit, que les documents contrôlés, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, seront traités de manière confidentielle et renvoyés au plus tard une semaine après le dépôt du rapport;
  • informe les employés de l'entité qui doivent être mis au courant de la vérification ainsi que le comité ministériel de vérification.

Attentes du BVG :

L'agent de liaison de l'entité communique aux employés de l'entité qui doivent les connaître les noms et les cotes de sécurité du personnel du BVG et du personnel contractuel. Les responsables au sein de l'entité vérifiée donnent à l'équipe de vérification libre accès, à tout moment opportun, aux renseignements et aux rapports que l'équipe juge nécessaires pour effectuer la vérification, et lui fournissent toutes les explications demandées.

Les responsables au sein de l'entité veillent à ce que les représentants visés de l'entité assistent à la première réunion, le cas échéant, afin de discuter de la vérification et des sujets prévus, de manière que l'équipe puisse acquérir une meilleure compréhension des secteurs à vérifier. L'agent de liaison de l'entité informe l'équipe de vérification de la ou des langues de communication préférées, en particulier pour les documents de vérification qui lui seront remis.

Dans le mois qui suit la proposition de tenir une première réunion

L'équipe de vérification envoie une lettre au sujet du secret professionnel de l'avocat à l'administrateur général ou à un autre cadre supérieur pour l'informer que, lorsque le BVG demande l'accès à des documents qui peuvent être protégés par le secret professionnel de l'avocat ou d'autres privilèges, il le fait en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur le vérificateur général. La communication au BVG par l'entité vérifiée de tels documents protégés par privilège n'équivaut donc pas à une renonciation de la part de l'entité à un privilège quelconque rattaché à ces documents.

Attente du BVG :

Dans les deux semaines qui suivent la réception de la lettre au sujet du secret professionnel de l'avocat, l'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité qui détient le pouvoir de signer au niveau de sous-ministre adjoint signe et renvoie au BVG la lettre fournie en pièce jointe, après en avoir transmis une copie aux employés de l'entité qui doivent avoir cette information.

Si elle le juge à-propos, l'équipe de vérification peut demander aux représentants de l'entité vérifiée de lui donner le nom de personnes qui pourraient la conseiller dans le cadre de la vérification. Si l'équipe de vérification craint qu'un éventuel conseiller ne soit en conflit d'intérêts, elle peut demander l'avis des représentants de l'entité. Lorsque les conseillers ont été choisis, l'équipe de vérification peut communiquer leurs noms à l'entité, à titre d'information.

Attente du BVG :

Sur demande, les représentants de l'entité doivent proposer le nom de conseillers éventuels à l'équipe de vérification. Elle peut consulter le comité ministériel de vérification à ce sujet.

Au début de l'étape de l'examen

L'équipe de vérification prépare un sommaire du plan de l'entité qui décrit les objectifs, l'étendue, la méthode et les critères de la vérification. Elle envoie des copies numérotées et contrôlées à l'agent de liaison de l'entité qui doit coordonner la production des observations sur la pertinence des critères et la responsabilité de la direction à l'égard des secteurs vérifiés.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité :

  • surveillent la distribution interne des copies du sommaire du plan de l'entité qui ont été reçues du BVG, récupèrent ces copies par la suite et les renvoient au BVG dans la semaine suivant le dépôt du rapport à la Chambre des communes;
  • reconnaissent, par écrit, dans les deux semaines qui suivent la réception du sommaire du plan de l'entité, la responsabilité de l'entité à l'égard des secteurs et des activités qui seront vérifiés et font des observations sur la pertinence des critères d'évaluation;
  • veillent à ce que tous les représentants visés par la vérification (et les membres du comité ministériel de vérification) soient adéquatement informés quant à l'objet, à la nature et au calendrier de la vérification prévue au sein de l'entité, dès que possible au cours du processus de vérification.

Au cours de l'étape de l'examen

L'équipe de vérification demande au personnel visé de l'entité d'approuver les comptes rendus de réunion et d'entrevue si le BVG a l'intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de la vérification. Ces comptes rendus sont habituellement envoyés au personnel de l'entité dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réunion.

Attente du BVG :

Le personnel de l'entité fait des observations et approuve sans délai, sur demande, les comptes rendus de réunion et d'entrevue (habituellement dans les cinq jours ouvrables).

L'équipe de vérification informe les représentants de l'entité vérifiée, par écrit, de tous les changements apportés au sommaire du plan de l'entité (objectifs, étendue, méthode, critères et calendrier) et les justifie. Elle prépare un sommaire révisé du plan de l'entité, s'il y a lieu.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité font des observations, par écrit, sur les changements apportés au sommaire du plan de l'entité.

L'équipe de vérification communique les faits à la direction de l'entité et lui demande confirmation de ces faits.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité examinent tous les énoncés des faits et confirment leur exactitude ou, s'ils sont inexacts ou incomplets, fournissent les renseignements exacts et complets de même que des éléments probants appropriés à l'appui.

L'équipe de vérification propose périodiquement aux représentants de l'entité, à la haute direction et, sur demande, au comité ministériel de vérification, de discuter de ses constatations tout au long de la phase d'examen. Elle encourage également des discussions sur les recommandations proposées, au fur et à mesure que ces dernières sont élaborées.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité participent aux séances d'information afin de comprendre la nature et les répercussions des constatations et des recommandations proposées et de poser des questions à l'équipe de vérification. (L'administrateur général ou d'autres cadres supérieurs de l'entité, de même que les membres du comité ministériel de vérification, peuvent aussi y participer, le cas échéant).

Au cours de l'étape du rapport

L'équipe de vérification transmet des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche de chapitre du directeur principal (PX) à l'agent de liaison de l'entité afin qu'il coordonne la production des observations par les parties responsables des secteurs vérifiés. Pour une vérification qui ne vise qu'une entité, les copies sont généralement envoyées 20 semaines avant la date de dépôt prévue du rapport. La date de production prévue pour l'ébauche du PX est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité examinent l'ébauche et font connaître au BVG l'opinion de l'entité quant aux points suivants : 

  • les faits sur lesquels il y a divergence, le cas échéant (et tous les éléments probants à l'appui qui sont en possession de l'entité vérifiée);
  • l'exactitude du texte.

Les responsables au sein de l'entité coordonnent la production des commentaires dans les délais convenus, soit habituellement trois semaines, et fournissent ces commentaires au BVG sous forme regroupée.

L'équipe de vérification tient un relevé des employés de l'entité qui reçoivent des ébauches de chapitre et d'autres documents numérotés et contrôlés, demande que ces documents lui soient renvoyés après le dépôt du rapport au Parlement et note sur le relevé les copies qui lui sont effectivement renvoyées.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité surveillent la distribution interne des copies des ébauches de chapitre et des autres documents numérotés et contrôlés, récupèrent ces copies à la date prévue et les renvoient au BVG dans la semaine suivant le dépôt du rapport au Parlement.

L'équipe de vérification discute des questions soulevées dans les observations de l'entité et tente de les régler rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

Attente du BVG :

Selon le calendrier convenu, les responsables au sein de l'entité discutent des questions soulevées et tentent de les régler rapidement avec l'équipe de vérification, de manière professionnelle et respectueuse.

Quatre semaines environ après l'envoi de l'ébauche de chapitre du PX, le vérificateur général adjoint responsable ou le commissaire à l'environnement et au développement durable propose de rencontrer l'administrateur général ou d'autres cadres supérieurs (habituellement au niveau de sous-ministre adjoint), le cas échéant, pour discuter des recommandations provisoires.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité discutent de la pertinence et du caractère réaliste des recommandations provisoires et des réponses probables de l'entité à ces recommandations.

Dans un délai d'une semaine après la réunion mentionnée ci-dessus, le BVG envoie une lettre à l'administrateur général ou aux cadres supérieurs en question (habituellement au niveau de sous-ministre adjoint) qui comprend toutes les recommandations provisoires (modifiées, s'il y a lieu, pour tenir compte des discussions qui ont eu lieu). Dans la lettre, le BVG demande à l'entité de lui faire parvenir ses réponses provisoires dans un délai de trois à quatre semaines. Cette lettre est un document numéroté et contrôlé.

Attente du BVG :

L'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité fournit des réponses écrites aux recommandations provisoires dans un délai de trois à quatre semaines, selon les attentes du BVG à l'égard des réponses de l'entité.

Le directeur principal responsable de la vérification prépare l'ébauche de transmission du sous-ministre (SM) qui prend en compte les discussions avec l'entité, s'il y a lieu. Le vérificateur général adjoint responsable ou le commissaire à l'environnement et au développement durable envoie des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche de transmission du SM, dans les deux langues officielles, à l'administrateur général pour commentaire. Pour une vérification qui ne vise qu'une entité, les copies sont généralement envoyées neuf semaines environ avant la date de dépôt prévue du rapport. La date de production prévue pour l'ébauche de transmission du SM est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attente du BVG :

L'administrateur général confirme, dans les dix jours ouvrables, que les faits sont exacts et présentés fidèlement et que les réponses données par l'entité aux recommandations sont finales ou fait des observations sur tout point de désaccord, s'il y a lieu.

L'équipe de vérification communique rapidement (habituellement dans un délai d'un mois après la date de dépôt du rapport) à l'administrateur général ou au chef de la fonction de vérification interne, selon le cas, les questions d'intérêt qui ne sont pas traitées dans le chapitre. L'équipe de vérification devrait avoir discuté de la plupart de ces questions, ou de toutes ces questions, avec les représentants de l'entité au cours du processus de confirmation et de validation des faits dans le cadre de la vérification. Lorsque le BVG communique ces questions d'intérêt au moyen d'une lettre de recommandations, un processus semblable de confirmation et de validation des faits s'applique pour ces questions.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité confirment que le BVG a communiqué à l'entité les questions d'intérêt, discutent de ces questions avec l'équipe de vérification et y répondent par écrit, sur demande.