Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

2 — Les relations avec les comités ministériels de vérification

Contexte

En avril 2006, la nouvelle Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor est entrée en vigueur, de même que les instruments connexes. La Politique sera mise en œuvre de façon progressive sur une période de trois ans, et cette mise en œuvre devra être examinée six mois avant avril 2009 afin de déterminer si des changements à la Politique sont nécessaires. La Politique s'applique aux ministères et aux organismes définis comme étant des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Entre autres mesures, la Politique prévoit l'établissement par l'administrateur général de chaque ministère et organisme, à l'exception des petits ministères et organismes, d'un comité ministériel de vérification; ce comité doit inclure une majorité de membres de l'extérieur qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. En plus de la Politique, le Conseil du Trésor a approuvé une directive qui fournit une orientation aux administrateurs généraux au sujet des responsabilités, de la composition et du fonctionnement des comités ministériels de vérification. (Le Conseil du Trésor a également approuvé la Directive sur le comité de vérification des petits ministères et organismes, laquelle contient des dispositions semblables.) Le Secrétariat du Conseil du Trésor rédige actuellement des lignes directrices provisoires qui visent à aider les membres des comités à s'acquitter de leurs responsabilités.

Les comités ministériels de vérification n'ont aucun pouvoir ni responsabilité de gestion ou de gouvernance, mais ils donnent des conseils aux administrateurs généraux ou aux cadres de niveau équivalent. Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, ces comités de vérification ont comme rôle principal d'appuyer les administrateurs généraux ou les cadres de niveau équivalent qui doivent s'acquitter de responsabilités de surveillance à titre d'agents comptables des ministères. Pour ce faire, les comités de vérification leur donnent des conseils sur le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes des ministères.

Le Bureau du vérificateur général (BVG) apprécie et appuie les initiatives qui visent à renforcer la surveillance par les ministères de leurs activités, notamment l'obligation pour les comités ministériels de vérification de compter des membres de l'extérieur.

Attentes que peuvent avoir les comités ministériels de vérification envers le Bureau du vérificateur général

Le BVG veut collaborer avec les comités ministériels de vérification, tout en maintenant son objectivité et en préservant son indépendance vis-à-vis du gouvernement. Quand des cadres supérieurs du BVG sont invités par le président d'un comité de vérification à assister, à titre d'observateurs, à des réunions du comité, ils font tous les efforts nécessaires pour y être. À cet égard, il est important que le comité communique le calendrier de ses réunions au BVG et, s'il y a lieu, qu'il planifie ses travaux de manière à respecter les échéances du BVG pour la production de ses rapports de vérification.

Le BVG apprécie avoir l'occasion de communiquer ses plans de vérification au comité ministériel de vérification et il invite le comité à lui faire part de ses commentaires à ce sujet. Le BVG se réjouit également lorsqu'il a l'occasion de discuter de ses constatations avec le comité ministériel de vérification, une fois que la direction de l'entité a confirmé et validé les faits.

Le BVG encourage le comité ministériel de vérification à participer activement à l'examen et à l'évaluation du caractère adéquat des réponses et des plans d'action de l'entité. Il l'invite également à surveiller la mise en œuvre des recommandations qui découlent de la vérification.

L'administrateur général peut mettre l'information de vérification du BVG à la disposition des membres du comité ministériel de vérification. Il est responsable de veiller à ce que cela se fasse de manière à protéger la confidentialité de cette information. Dans le cas des documents numérotés et contrôlés, il appartient à l'administrateur général de veiller à ce que l'information contenue dans ces documents soit communiquée d'une manière conforme à la lettre qu'il a signée au début de la vérification concernant la garde des documents.

Le BVG apprécie que les comités ministériels de vérification expriment leurs vues sur le contenu de ses documents de vérification. Toutefois, en ce qui concerne les ébauches des rapports de vérification, le BVG ne demande pas aux comités de confirmer ou de valider l'information de vérification factuelle, étant donné que la version finale des rapports de vérification est produite selon le processus habituel de validation du BVG, avec l'aide des cadres supérieurs compétents des entités.

Il faut s'attendre à ce que les comités ministériels de vérification nouvellement constitués dans les entités aient besoin d'une certaine période avant de pouvoir exercer pleinement leur rôle et leurs fonctions. Il sera peut-être nécessaire de revoir la nature des relations entre le BVG et les comités ministériels de vérification une fois que le BVG aura commencé à exprimer des opinions sur les états financiers des entités et que les comités auront acquis une certaine expérience.

Autres ressources

Feuilles d'information connexes

Les relations avec les comités ministériels de vérification

BVG

Entité vérifiée

Quand des cadres supérieurs du BVG sont invités par le président d'un comité ministériel de vérification à assister, à titre d'observateurs, à des réunions du comité, ils font tous les efforts nécessaires pour y être.

Attente du BVG :

Le secrétaire du comité ministériel de vérification communique au personnel du BVG le calendrier des réunions du comité et lui transmet l'invitation du président à assister à une réunion du comité.

Le BVG apprécie avoir l'occasion de communiquer ses plans de vérification au comité ministériel de vérification.

Attente du BVG :

S'il y a lieu, le comité ministériel de vérification planifie ses travaux sur des questions qui touchent le BVG de manière à respecter les échéances du BVG pour la production de ses rapports.

Le BVG apprécie avoir l'occasion de discuter de ses constatations avec le comité ministériel de vérification, une fois que la direction de l'entité a confirmé et validé les faits.

Attente du BVG :

Quand il en a l'occasion, le comité ministériel de vérification fournit les commentaires qu'il juge appropriés sur les plans de vérification du BVG et discute des questions d'intérêt commun.

Le BVG invite le comité ministériel de vérification à participer activement à l'examen et à l'évaluation du caractère adéquat des réponses et des plans d'action de l'entité. Il l'invite également à surveiller la mise en œuvre des recommandations qui découlent de la vérification.

Attente du BVG :

Le comité ministériel de vérification participe activement à l'examen et à l'évaluation du caractère adéquat des réponses et des plans d'action de l'entité, surveille la mise en œuvre des recommandations qui découlent de la vérification et donne des conseils à l'administrateur général à ce sujet.

Le BVG remet ses documents de vérification directement aux cadres supérieurs compétents de l'entité. Ces derniers peuvent décider de les mettre à la disposition du comité ministériel de vérification.

Attentes du BVG :

L'administrateur général peut mettre l'information de vérification du BVG à la disposition des membres du comité ministériel de vérification. Il est responsable de veiller à ce que cela se fasse de manière à protéger la confidentialité de cette information.

Dans le cas des documents numérotés et contrôlés, il appartient à l'administrateur général de veiller à ce que l'information contenue dans ces documents soit communiquée d'une manière conforme à la lettre qu'il a signée au début de la vérification concernant la garde des documents.