Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

3 — L’accès à l’information de l’entité par le Bureau du vérificateur général

La présente feuille d'information vise à définir, en conformité avec les lois fédérales, le droit d'accès des équipes de vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) à l'information, aux documents et au personnel des entités vérifiées. Ce droit permet aux équipes de vérification de s'acquitter des responsabilités de vérification que doit assumer le BVG.

L'étendue de l'accès

  • Les vérificateurs du BVG ont le droit de recevoir tous les renseignements qu'ils jugent pertinents et nécessaires pour leur permettre d'exécuter leurs vérifications et leurs examens. Les vérificateurs demandent des documents, des rapports et des explications aux fonctionnaires et aux agents, employés ou mandataires des entités. Ces renseignements peuvent être fournis sur support électronique ou papier, selon ce qui convient et s'applique dans les circonstances.
  • Le fait qu'un document ne puisse être rendu public dans le cadre d'une demande d'accès à l'information n'est pas une raison valable pour en refuser l'accès au personnel du BVG. Les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information ne s'appliquent pas quand il est question de l'accès du BVG à l'information à des fins de vérification.
  • Les vérificateurs du BVG ont le droit de prendre connaissance de documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l'avocat ou d'autres privilèges. Pour garantir le respect de tels privilèges quand des documents protégés sont remis aux vérificateurs, le BVG fait officiellement une demande d'accès à ces documents, par écrit, conformément à la Loi sur le vérificateur général (la « lettre au sujet du secret professionnel de l'avocat ») et il voit à ce que la confidentialité de l'information présentée dans ces documents soit respectée. Un cadre supérieur compétent de l'entité répond par écrit que l'entité s'acquittera de son obligation en vertu de la Loi sur le vérificateur général et que la communication de tels documents au BVG n'équivaudra pas à une renonciation des privilèges qui s'y rattachent.
  • Les mémoires au Cabinet et les comptes rendus des décisions du Cabinet ainsi que les présentations au Conseil du Trésor et les décisions du Conseil du Trésor sont mis à la disposition du BVG par un processus distinct qui fait intervenir le Bureau du Conseil privé ou le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon le cas.

    L'entité vérifiée a la responsabilité d'informer les vérificateurs du BVG, sur demande, de l'existence de mémoires au Cabinet et de décisions du Cabinet ainsi que de présentations au Conseil du Trésor et de décisions du Conseil du Trésor qui ont trait à la vérification, pour que les vérificateurs puissent les demander directement au Bureau du Conseil privé ou au Secrétariat du Conseil du Trésor. Deux décrets confirment le droit d'accès du BVG à ces types de documents, les C.P. 1985-3783 et C.P. 2006-1289. Tous les documents qui n'entrent pas dans ces catégories sont remis directement aux vérificateurs du BVG.
  • À mesure que les vérificateurs du BVG font part à l'entité vérifiée des renseignements dont ils ont besoin et des entrevues qu'ils veulent réaliser, les responsables au sein de l'entité leur facilitent l'accès requis. L'information que l'entité vérifiée doit fournir, sur demande, peut viser toutes les formes de communication — écrite, orale et visuelle, sur support papier ou électronique — et les versions provisoires et définitive des documents, à l'exception des ébauches des documents rattachés aux présentations au Conseil du Trésor. L'information fournie par l'entité peut comprendre, sans pour autant s'y limiter, correspondance, notes de service, livres, rapports, plans, cartes, dessins, diagrammes, analyses, sondages, illustrations ou graphiques, photographies, films, microfilms ou enregistrements sonores, visuels ou informatisés qui sont pertinents pour la vérification. Les vérificateurs peuvent extraire une partie de l'information et la photocopier, à moins que cette information ne soit protégée par une cote de sécurité qui les empêche de le faire.

    Dans son Guide du sous-ministre, le Bureau du Conseil privé souligne que les sous-ministres doivent notamment s'assurer que leur ministère établit une relation de travail respectueuse et constructive avec les organismes tels que le BVG et communique comme il convient à ces organismes l'information dont ils ont besoin pour remplir leurs mandats législatifs respectifs.
  • Il est important que l'entité mette le personnel requis à la disposition de l'équipe de vérification dès que celle-ci détermine les personnes qu'elle veut interviewer. On considère qu'il n'est pas acceptable que l'entité conseille de façon inappropriée le personnel avant une entrevue ou filtre l'information demandée par le BVG. Normalement, seuls les employés de l'entité qui sont interviewés assistent aux entrevues, afin de favoriser l'obtention de réponses franches et complètes. Dans certaines circonstances, l'équipe de vérification et l'entité vérifiée pourront convenir qu'il est approprié que des observateurs assistent à une entrevue.

Quand donner l'accès

  • Le droit d'accès à l'information du BVG s'applique dès qu'une entité a été informée du début d'une vérification de gestion ou d'une démarche de planification monoétape. Le droit d'accès à l'information protégée s'applique dès qu'un cadre supérieur compétent de l'entité vérifiée a répondu à la lettre du BVG au sujet du secret professionnel de l'avocat.
  • Il est essentiel que les vérificateurs aient accès à l'information en temps voulu pour que le vérificateur général puisse s'acquitter de ses obligations en matière de présentation de rapports au Parlement. Des facteurs tels que le format de l'information demandée et l'endroit où elle se trouve ou la disponibilité d'une personne peuvent influer sur la rapidité avec laquelle les vérificateurs obtiennent l'information. Quoi qu'il en soit, les représentants de l'entité doivent demander aux employés de celle-ci de se mettre à la disposition des vérificateurs et de mettre l'information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de l'entité. Il faut répondre le plus rapidement possible aux demandes d'information du BVG. À titre indicatif, l'information facilement accessible doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande. Si l'information n'est pas facilement accessible, l'entité vérifiée doit la fournir dans un délai raisonnable, convenu au préalable entre l'équipe de vérification et les représentants de l'entité. Par exemple, il pourrait être nécessaire de convenir d'un délai raisonnable si du travail additionnel (comme la compilation ou le traitement de données) est requis pour retracer les documents demandés ou si l'information doit être tirée d'archives. L'équipe de vérification tient un registre des documents demandés et reçus au cours de la vérification.
  • Les vérificateurs qui éprouvent des difficultés à obtenir l'information demandée au cours d'une vérification signalent ce problème à la direction de leur équipe de vérification. Si les difficultés persistent, la direction de l'équipe de vérification tentera de résoudre la question avec l'agent de liaison de l'entité ou, si cela est nécessaire, avec la haute direction de l'entité.
  • Dans certains cas, un retard de l'entité à produire l'information ou les documents demandés équivaut à un refus d'accès, et donc à l'imposition par le gouvernement de limites à la portée de la vérification. Le vérificateur général est tenu par les normes professionnelles et par la Loi sur le vérificateur général de signaler ces cas au Parlement.

La question de la sécurité

  • Les membres de l'équipe de vérification ont accès à l'information de l'entité vérifiée, pour laquelle ils ont les cotes de sécurité requises, et au personnel de l'entité vérifiée qui peut fournir l'information. Les vérificateurs doivent respecter les mêmes dispositions de sécurité que le personnel de l'entité vérifiée.
  • Au début d'une vérification, l'équipe de vérification communique à l'agent de liaison de l'entité la liste des noms et des cotes de sécurité des employés du BVG et du personnel contractuel qui sont affectés initialement à la vérification. Si des changements sont apportés à cette liste au cours de la vérification, l'équipe de vérification en fait part en temps utile à l'agent de liaison de l'entité.
  • Les documents de vérification numérotés et contrôlés, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, que l'équipe de vérification fournit à l'entité vérifiée au cours d'une vérification sont protégés. Ils doivent être retournés au BVG dans la semaine qui suit le dépôt du rapport du vérificateur général ou du commissaire à l'environnement et au développement durable à la Chambre des communes. Le personnel de l'entité doit veiller à ce que ces documents ne soient pas photocopiés et à ce que le caractère confidentiel de leur contenu soit respecté. La divulgation des constatations du vérificateur général avant le dépôt est considérée comme une violation des droits et des privilèges du Parlement.

Autres ressources

Feuille d'information connexe