Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

4 — Les conditions liées à l’utilisation de l’information

Le respect de la confidentialité des affaires de l'entité vérifiée constitue l'un des principes sous-jacents de la profession de vérificateur. Le Bureau du vérificateur général (BVG ou Bureau) assure la confidentialité des documents de l'entité vérifiée de diverses façons.

Le BVG déploie tous les efforts nécessaires pour que l'information de vérification demeure directement en sa possession. Pour toute information qu'ils reçoivent de l'entité vérifiée, les vérificateurs doivent respecter, à tout le moins, les mêmes exigences de sécurité que les employés de l'entité. Le Code de valeurs, d'éthique et de conduite professionnelle du BVG exige que tout le personnel connaisse les règles de sécurité applicables à leur travail et qu'ils y voient une responsabilité personnelle essentielle.

Selon le paragraphe 16.1 (1) de la Loi sur l'accès à l'information, le vérificateur général du Canada doit refuser de communiquer les documents demandés en vertu de cette loi qui contiennent des renseignements obtenus ou compilés par le Bureau, ou pour son compte, dans le cadre d'une enquête, d'un examen ou d'une vérification réalisé par lui ou sous son autorité. Les membres du public ne peuvent pas consulter les sommaires des plans de l'entité ni les ébauches de rapports ou de chapitres, ni les autres documents de vérification détenus par le Bureau, tels que les feuilles de travail. C'est la raison pour laquelle les documents de vérification du BVG envoyés à l'extérieur du Bureau sont numérotés et que le BVG demande à ce qu'ils lui soient retournés dans la semaine suivant le dépôt du rapport au Parlement.

Au début de la vérification. Au début d'une vérification de gestion, l'équipe de vérification communique à l'agent de liaison de l'entité la liste des noms et les cotes de sécurité de ses employés et du personnel contractuel qui effectueront des travaux dans le cadre de la vérification. Si des modifications doivent être apportées à la liste pendant la vérification, l'équipe avise l'agent de liaison de l'entité en temps utile.

Le BVG envoie également une lettre à l'administrateur général ou à un autre cadre supérieur de l'entité pour lui demander, en vertu des pouvoirs conférés au BVG par la Loi sur le vérificateur général, l'accès, entre autres, à des documents qui pourraient être protégés par le secret professionnel de l'avocat ou d'autres privilèges. L'administrateur général ou un autre cadre supérieur confirme par écrit que l'entité respectera l'obligation que lui impose la Loi et que la présentation de ces documents au BVG ne constitue pas un renoncement aux privilèges qui leur sont rattachés. Cet échange de lettres garantit le caractère privilégié de l'information fournie au BVG aux fins de la vérification. Le BVG respecte la confidentialité des documents et n'y fait pas référence dans ses rapports.

Étape de l'examen. Au début de l'examen, le BVG fournit à l'entité devant faire l'objet d'une vérification un rapport (sommaire du plan de l'entité) sur les objectifs, l'étendue, la méthode et les critères de la vérification. Le BVG envoie, sur du papier à bordure rouge portant la mention « Protégé », des copies numérotées et contrôlées de ce rapport à l'agent de l'entité qui assure la liaison avec le BVG. Cette personne coordonne la production des commentaires sur la pertinence des critères et la responsabilité de la direction de l'entité à l'égard du secteur vérifié.

Étape du rapport. Au cours de l'étape du rapport, le BVG envoie d'abord des copies de l'ébauche de chapitre du directeur principal (PX) à l'entité vérifiée pour qu'elle confirme et valide les faits. Ces copies sont numérotées et imprimées sur du papier du BVG à bordure rouge portant la mention « Protégé »; elles sont habituellement distribuées par l'agent de liaison de l'entité.

L'entité vérifiée doit considérer le sommaire du plan de l'entité, les ébauches de chapitre et les autres documents de vérification comme étant des documents « contrôlés » et d'en respecter la confidentialité.

Après le dépôt du rapport. L'entité vérifiée doit assurer le suivi de tous les documents contrôlés distribués à l'interne et les retourner au BVG au plus tard une semaine après le dépôt du rapport. Elle n'est plus autorisée à détruire ou à déchiqueter ces documents. De plus, elle doit prévenir sans délai le BVG si un document de vérification numéroté et contrôlé est perdu ou rendu public.

Autre ressource

Feuilles d'information connexes