Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

6 — L’étape de la planification d’une vérification de gestion

À l'étape de la planification d'une vérification de gestion, l'équipe de vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) acquiert une connaissance appropriée de l'entité vérifiée, des activités ou des programmes devant faire l'objet de la vérification ainsi que des problèmes auxquels l'entité est confrontée. En se fondant sur cette connaissance, l'équipe de vérification élabore un plan d'examen pour que la vérification soit menée de façon ordonnée, efficiente et rentable.

Éléments d'information généraux concernant la planification :

  • Le niveau hiérarchique des représentants de l'entité qui participent aux réunions de vérification et aux séances d'information dépend de facteurs tels que les sujets de discussion et la disponibilité des personnes. Il importe toutefois que l'administrateur général de l'entité vérifiée soit suffisamment informé des travaux de vérification prévus et en cours.
  • Afin d'encourager une communication continue, les personnes-ressources du BVG et de l'entité vérifiée devraient avoir l'autorisation et la responsabilité de tenir régulièrement des réunions au cours de la vérification, veiller à ce que les personnes concernées y assistent et aider à résoudre tout problème ou obstacle lié à la vérification. L'agent de liaison de l'entité devrait coordonner la production des observations de l'entité.
  • L'équipe de vérification tient un registre des documents demandés et reçus au cours de la vérification. Lorsque le BVG demande de l'information à une entité vérifiée, celle-ci devrait y répondre sans délai. À titre indicatif, l'information qui est facilement accessible devrait normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande. Pour l'information qui est plus difficile à obtenir, l'entité vérifiée devrait fournir l'information dans des délais convenus et jugés raisonnables par l'équipe de vérification et les représentants de l'entité. Les documents peuvent être fournis sur support électronique ou papier, selon les circonstances.

Autre ressource

  • Communiqué (SCT-BVG) : Droit d'accès du Bureau du vérificateur général aux fins de la vérification aux documents et au personnel, transmis par courriel aux sous-ministres et chefs d'organismes le 7 août 2007

Feuilles d'information connexes

Jalons et relations entre le BVG et l'entité vérifiée au cours de l'étape de la planification

BVG

Entité vérifiée

Avis relatif à la vérification

Au début de la vérification de gestion, l'équipe de vérification :

  • informe l'administrateur général (par lettre) que le BVG a l'intention d'effectuer une vérification et lui demande de confirmer que les documents numérotés et contrôlés qui seront fournis par le BVG, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, seront traités de manière confidentielle et qu'ils seront renvoyés au plus tard une semaine après le dépôt du rapport;
  • fournit à l'agent de liaison de l'entité la liste des noms et des cotes de sécurité du personnel du BVG et du personnel contractuel affectés à la vérification qui effectueront des travaux dans le cadre de la vérification (si la liste doit être modifiée au cours de la vérification, l'équipe en informe l'agent de liaison de l'entité en temps utile);
  • propose de tenir une première réunion avec les représentants de l'entité, y compris l'administrateur général, au besoin, dans le but de discuter de la vérification prévue et d'acquérir une meilleure compréhension des secteurs à examiner. Avant la tenue de la réunion, l'équipe de vérification communique à l'entité vérifiée les principaux sujets de discussion, et lui demande de préciser la ou les langues de communication qu'elle préfère, en particulier pour ce qui est des documents de vérification qui lui seront remis.

Attentes du BVG :

L'administrateur général :

  • confirme par écrit que les documents contrôlés, comme le sommaire du plan de l'entité et les ébauches de chapitre, seront traités de manière confidentielle et renvoyés au plus tard une semaine après le dépôt du rapport;
  • informe les employés de l'entité qui doivent être mis au courant de la vérification, ainsi que le comité ministériel de vérification.

L'agent de liaison de l'entité communique aux employés de l'entité qui doivent les connaître les noms et les cotes de sécurité du personnel du BVG et du personnel contractuel. L'entité vérifiée autorise l'équipe de vérification à prendre connaissance, à tout moment convenable, des renseignements, rapports et notes d'explication demandés que le BVG juge nécessaires pour effectuer la vérification.

Les responsables au sein de l'entité veillent à ce que les représentants visés de l'entité assistent à la première réunion, si elle a lieu, afin de discuter de la vérification et des sujets prévus, de manière que l'équipe puisse acquérir une meilleure compréhension des secteurs à examiner. L'agent de liaison de l'entité informe l'équipe de vérification de la ou des langues de communication préférées de l'entité, en particulier pour ce qui est des documents de vérification qui lui seront remis.

Dans le mois qui suit la proposition de tenir une première réunion

L'équipe de vérification envoie une lettre concernant le secret professionnel de l'avocat à l'administrateur général ou à un autre cadre supérieur pour l'informer que lorsque que le BVG demande l'accès à des documents qui pourraient être protégés par le secret professionnel de l'avocat ou d'autres privilèges, il le fait en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur le vérificateur général. Par conséquent, la communication au BVG par l'entité vérifiée de tels documents protégés par privilège ne constitue pas une renonciation à un privilège quelconque lié à ces documents.

Attente du BVG :

Dans les deux semaines qui suivent la réception de la lettre concernant le secret professionnel de l'avocat, l'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité qui détient le pouvoir de signer au niveau de sous-ministre adjoint signe et renvoie au BVG la lettre fournie en pièce jointe, après en avoir transmis une copie aux employés de l'entité qui doivent avoir cette information.

Au cours de l'étude préparatoire

L'équipe de vérification :

  • acquiert une connaissance approfondie du sujet de la vérification, au moyen de discussions avec le personnel de l'entité, et examine la documentation afin d'élaborer un plan d'examen qui servira de fondement au sommaire du plan de l'entité;
  • cerne ses besoins initiaux en matière d'information et précise les secteurs et les endroits au sein de l'entité vérifiée où elle compte effectuer une recherche préliminaire des faits.

Attentes du BVG :

Des responsables au sein de l'entité vérifiée :

  • fixent des réunions au moment opportun, mettant en présence la haute direction et d'autres employés de l'entité et le personnel du BVG, afin de discuter du sujet de la vérification;
  • fournissent à l'équipe de vérification l'information dont celle-ci a besoin pour prendre connaissance des secteurs qui seront examinés (par exemple, la chaîne de responsabilité, les sources des critères, les risques, les préoccupations de la direction ainsi que les vérifications, les évaluations ou les études internes antérieures connexes);
  • facilitent les visites dans les locaux de l'entité ou sur les lieux où sont menés les projets.

Avant les réunions, l'équipe de vérification informe l'entité des principaux sujets qui feront l'objet de discussions.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité se préparent à répondre aux questions sur les sujets principaux qui feront l'objet de discussions avec l'équipe de vérification au cours des réunions.

Au début du processus, l'équipe de vérification et les représentants de l'entité examinent le calendrier de vérification et les étapes clés du processus. S'il est nécessaire de modifier le calendrier, les parties doivent discuter de la meilleure façon de rajuster les dates d'échéance afin d'avoir suffisamment de temps pour garantir la qualité des rapports dans les deux langues officielles.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité signalent toute modification nécessaire du calendrier de vérification et des étapes clés et, le cas échéant, discutent avec l'équipe de vérification de la meilleure façon de rajuster les dates d'échéance tout en respectant le calendrier de production des rapports du BVG.

Au cours de l'étape de la planification, l'équipe de vérification s'entend avec les représentants de l'entité sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de la vérification aux cadres supérieurs de l'entité vérifiée et, sur demande, au comité ministériel de vérification.

Attente du BVG :

Au cours de l'étape de la planification, les représentants de l'entité s'entendent avec l'équipe de vérification sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de la vérification aux responsables concernés de l'entité vérifiée.

Si elle le juge à-propos, l'équipe de vérification peut demander aux représentants de l'entité vérifiée de lui donner le nom de personnes qui pourraient la conseiller dans le cadre de la vérification. Si l'équipe de vérification craint qu'un éventuel conseiller soit en conflit d'intérêt, elle peut demander l'avis des représentants de l'entité. Lorsque les conseillers ont été choisis, l'équipe de vérification peut donner leurs noms à l'entité, à des fins d'information.

Attente du BVG :

Sur demande, les représentants de l'entité donnent le nom de conseillers éventuels à l'équipe de vérification. Ils peuvent, s'ils le désirent, consulter le comité ministériel de vérification à ce sujet.