Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

Au début de l'étape de l'examen

L'équipe de vérification prépare un document (sommaire du plan de l'entité) sur les objectifs, l'étendue, la méthode et les critères de la vérification et envoie les copies numérotées et contrôlées du document à l'agent de liaison de l'entité. Cette personne consolide les observations sur la pertinence des critères et sur la responsabilité de la direction à l'égard du sujet.

Le BVG fera part, dans le chapitre de vérification, de tout différend non réglé, le cas échéant, au sujet des critères et des responsabilités de la direction de l'entité et fournira des explications appropriées.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité font le suivi de la distribution interne des copies reçues du sommaire du plan de l'entité, les récupèrent à la date prévue et les renvoient au BVG dans un délai d'une semaine suivant le dépôt du rapport à la Chambre des communes.

La haute direction reconnaît par écrit, dans les deux semaines qui suivent la réception du sommaire du plan de l'entité, la responsabilité de l'entité à l'égard des secteurs et des activités qui seront examinés et fait des observations sur la pertinence des critères d'évaluation.

Les responsables au sein de l'entité veillent à ce que tous les représentants visés par la vérification (et les membres du comité ministériel de vérification) reçoivent suffisamment d'information sur l'objet, la nature et le calendrier de la vérification de l'entité, et ce, dès que possible durant le processus de vérification.

L'équipe de vérification fait part de son intention d'utiliser les travaux effectués par les services de vérification interne de l'entité ou pour le compte de ceux-ci.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité fournissent en temps utile les dossiers de vérification et toute autre information connexe demandée par l'équipe de vérification.

Compte tenu de l'étendue de la vérification, l'équipe de vérification demande à l'agent de liaison de l'entité de confirmer la ou les langues officielles dans lesquelles l'entité souhaite recevoir la totalité ou une partie de l'ébauche du directeur principal (PX) afin de confirmer et de valider les faits.

Attente du BVG :

L'agent de liaison de l'entité indique au BVG la ou les langues officielles dans lesquelles l'entité souhaite recevoir l'ébauche du PX.

Au cours de l'étape de l'examen

L'équipe de vérification :

• acquiert une connaissance du sujet de la vérification et des éléments probants selon le plan d'examen;
• discute des problèmes avec la direction de l'entité, au fur et à mesure qu'ils se présentent;
• avant les réunions, informe l'entité des principaux sujets qui feront l'objet de discussions;
• demande au personnel concerné de l'entité d'approuver les comptes rendus de réunions et d'entrevues si le BVG a l'intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de la vérification. Ces comptes rendus sont habituellement envoyés au personnel concerné de l'entité dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réunion;
• informe l'entité vérifiée, par écrit, de tous les changements importants apportés au sommaire du plan de l'entité (objectifs, étendue, méthode, critères et calendrier) et les justifie. Elle prépare un sommaire révisé du plan de l'entité, s'il y a lieu;
• communique les faits à la direction de l'entité et lui demande de les confirmer;
• propose périodiquement aux représentants de l'entité, à la haute direction au besoin et, sur demande, au comité ministériel de vérification, de discuter de ses constatations préliminaires durant toute l'étape de l'examen et encourage la tenue de discussions concernant les recommandations proposées, au fur et à mesure qu'elles sont élaborées;
• demande dès que possible l'avis de l'administrateur général ou de la haute direction lorsqu'elle élabore des recommandations sur les mesures nécessaires pour régler un problème (l'équipe de vérification communiquera les mesures correctives prises lorsqu'elle possédera suffisamment d'éléments probants à ce sujet);
• demande à l'agent de liaison de l'entité le nombre requis d'ébauches du PX dans la première langue officielle de communication et, en totalité ou en partie, dans la deuxième langue officielle pour circulation interne, dans le cadre du processus de confirmation et de validation des faits.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité :

• fournissent rapidement les documents et les renseignements demandés par l'équipe de vérification pour effectuer l'examen;
• discutent des problèmes avec l'équipe de vérification et communiquent les mesures correctives prises;
• se préparent à répondre aux questions portant sur les principaux sujets qui feront l'objet de discussions lors des réunions avec l'équipe de vérification;
• font des commentaires et approuvent rapidement, sur demande, les comptes rendus de réunions et d'entrevues (normalement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande);
• font des observations, par écrit, sur les changements apportés au sommaire du plan de l'entité;
• examinent tous les énoncés des faits et confirment leur exactitude ou, si ces faits sont inexacts ou incomplets, fournissent des renseignements exacts ou complets de même que les éléments justificatifs appropriés;
• participent aux séances d'information afin de comprendre la nature et les conséquences des constatations et des recommandations proposées et de poser des questions au personnel du BVG. (Dans ce cas, les représentants de l'entité peuvent comprendre l'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité s'il y a lieu, ainsi que le comité ministériel de vérification, au besoin);
• donnent leur avis à l'équipe de vérification afin d'obtenir l'assurance que les recommandations tiennent compte des facteurs liés à la mise en œuvre. (Dans ce cas, les représentants de l'entité comprennent l'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité, au besoin.)

L'agent de liaison de l'entité informe le BVG du nombre de copies de l'ébauche du PX requises, en totalité ou en partie, dans chaque langue officielle afin de confirmer et de valider les faits.