Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

8 — L’étape du rapport d’une vérification de gestion

Au cours de l'étape du rapport, l'équipe de vérification présente officiellement, par écrit, les observations, les conclusions et les recommandations découlant de la vérification de gestion, en tenant compte des objectifs de celle-ci.

Le Bureau du vérificateur général (BVG) produit deux ébauches de chapitre principales:

  • l'ébauche de chapitre du directeur principal (la première ébauche de chapitre en vue d'obtenir des commentaires externes, aussi appelée l'ébauche du PX);
  • l'ébauche de transmission du chapitre (l'ébauche finale produite avant la publication, appelée l'ébauche du sous-ministre).

Conformément à ses normes de vérification, le BVG donne aux entités vérifiées la possibilité d'examiner les ébauches du chapitre de vérification les concernant et de faire des commentaires aux fins de confirmation et de validation des faits avant la publication du rapport. Les deux ébauches de chapitre sont les principaux jalons de l'examen du chapitre par l'entité vérifiée.

Après avoir rédigé l'ébauche de chapitre du PX, le BVG demande l'opinion de la direction de l'entité sur la validité et le caractère complet des observations, des conclusions et des recommandations découlant de la vérification. Les points saillants exposés au début du chapitre ont pour objet de fournir aux parlementaires un résumé utile de l'objet de la vérification, de sa pertinence et des constatations. Les entités peuvent faire des commentaires sur les points saillants du chapitre, mais c'est le BVG qui détermine les questions traitées dans cette section.

Les entités vérifiées reçoivent des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche de chapitre du PX. Lorsque la vérification porte sur plusieurs entités, une entité vérifiée particulière peut recevoir uniquement les parties du chapitre qui la concernent, comme il est indiqué dans la feuille d'information sur la vérification de plusieurs entités. Les entités vérifiées disposent habituellement de trois semaines pour communiquer leurs observations sur l'ébauche du PX. Ce délai est fonction de facteurs tels que l'étendue des discussions de fond qui ont déjà eu lieu entre l'équipe de vérification et les représentants de l'entité, la nature du sujet de la vérification et la complexité des procédures d'examen interne de l'entité.

Le BVG demande à l'entité vérifiée de lui faire part de son approbation ou de tout point de désaccord quant au contenu de l'ébauche du PX, normalement dans les trois semaines qui suivent la réception de cette ébauche. À cette fin, le BVG demande à l'entité de regrouper les commentaires sur la validité et le caractère complet des observations, des conclusions de la vérification et des recommandations provisoires. Ces commentaires doivent être faits par écrit et dûment approuvés. L'équipe de vérification peut devoir rencontrer les représentants de l'entité afin de discuter des commentaires, de bien les comprendre ou d'obtenir d'autres renseignements importants à ce sujet. Le nombre de ces réunions est ordinairement restreint et les dates doivent être choisies de façon à respecter le calendrier de production des rapports du BVG, tel qu'il est indiqué dans le sommaire du plan de l'entité.

Par courtoisie, des extraits de l'ébauche du PX sont envoyés, pour confirmation et validation des faits, aux tiers qui sont mentionnés directement ou indirectement dans le chapitre. Il peut s'agir d'entités fédérales, y compris de sociétés d'État, qui ne sont pas touchées par la vérification et d'autres tiers. Étant donné que les tiers ne reçoivent que des extraits, il est possible qu'ils communiquent avec les représentants de l'entité vérifiée afin d'obtenir de l'information contextuelle. Dans les lettres d'accompagnement envoyées aux tiers, le BVG donne habituellement le nom de l'agent de liaison de l'entité vérifiée (qui reçoit aussi copie des lettres adressées aux tiers).

Comme il est indiqué dans la feuille d'information sur l'élaboration des recommandations et les réponses à celles-ci, l'équipe de vérification envoie, dans un délai d'une semaine suivant la réception de la réponse de l'entité à l'ébauche du PX, une lettre incluant les recommandations provisoires (modifiées, le cas échéant, afin de tenir compte des discussions précédentes) à l'administrateur général ou à un autre cadre supérieur de l'entité (habituellement au niveau de sous-ministre adjoint). Dans cette lettre, l'équipe demande aussi à l'entité de lui faire parvenir ses réponses provisoires aux recommandations dans un délai de trois à quatre semaines.

Sur réception des commentaires de l'entité vérifiée et des autres parties, l'équipe de vérification les examine et révise l'ébauche du PX, s'il y a lieu. Elle envoie alors à l'administrateur général l'ébauche de transmission, qui contient les réponses provisoires de l'entité vérifiée aux recommandations. L'administrateur général approuve le chapitre et le renvoie avec les commentaires finaux et la confirmation que les réponses sont finales.

Lorsque la direction de l'entité a eu la possibilité de confirmer et de valider les faits, le BVG se tient à la disposition du comité ministériel de vérification pour discuter de ses constatations.

Communications dérivées. Le BVG cerne parfois des questions moins importantes que celles contenues dans le rapport soumis au Parlement, ou qui n'ont pas fait l'objet de la vérification, mais qui, selon lui, présentent un intérêt pour l'entité vérifiée. Il est possible que ces questions exigent un suivi et des mesures correctives de la part de la direction de l'entité. Dans de tels cas, le BVG les communique en temps voulu (habituellement dans un délai d'un mois suivant le dépôt du rapport en question du vérificateur général ou du commissaire à l'environnement et au développement durable) à l'administrateur général ou au chef de la fonction de vérification interne de l'entité, selon le cas, au moyen d'une lettre officielle appelée lettre de recommandations, d'une présentation ou d'un autre type de communication. Lorsque le BVG fait parvenir une lettre de recommandations à l'entité, il peut lui demander de répondre par écrit aux questions soulevées dans la lettre, et notamment d'indiquer les mesures que l'entité compte prendre et la date d'achèvement cible. Le BVG peut aussi décider de faire le suivi de ces questions à une date ultérieure.

Feuilles d'information connexes

Jalons et relations entre le BVG et l'entité vérifiée au cours de l'étape du rapport

BVG

Entité vérifiée

L'équipe de vérification transmet des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche de chapitre du directeur principal (PX) à l'agent de liaison de l'entité afin que celui-ci coordonne la production des commentaires des parties responsables des secteurs vérifiés. Lorsqu'une seule entité est vérifiée, les copies sont généralement envoyées environ 20 semaines avant la date de dépôt prévue du rapport du vérificateur général. La date de production prévue de l'ébauche du PX est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité examinent l'ébauche du chapitre et font connaître au BVG l'opinion de l'entité quant aux points suivants :

  • faits sur lesquels il y a divergence, le cas échéant (et tous les éléments probants à l'appui qui sont en possession de l'entité vérifiée);
  • exactitude du texte.

L'entité fournit les commentaires regroupés au BVG dans les délais convenus, soit habituellement trois semaines.

L'équipe de vérification tient un dossier indiquant les membres du personnel de l'entité à qui les ébauches de chapitre et d'autres documents numérotés et contrôlés ont été envoyés, demande que tous ces documents soient renvoyés après le dépôt du rapport au Parlement et note dans le dossier les copies qui sont renvoyées.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité font le suivi de la distribution interne des ébauches de chapitre et des autres documents numérotés et contrôlés reçus, les récupèrent à la date prévue et les renvoient au BVG dans un délai d'une semaine après le dépôt du rapport au Parlement.

L'équipe de vérification discute des questions soulevées dans les commentaires de l'entité et tente de les régler rapidement, et ce, de manière professionnelle et respectueuse.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité discutent des questions dans les délais convenus et tentent de les résoudre rapidement avec l'équipe de vérification, de manière professionnelle et respectueuse.

S'il y a lieu, le vérificateur général adjoint ou le commissaire à l'environnement et au développement durable propose de rencontrer l'administrateur général pour tenter de régler les différends.

Attente du BVG :

L'administrateur général ou la personne qu'il désigne rencontre le vérificateur général adjoint ou le commissaire à l'environnement et au développement durable pour tenter de régler les questions en suspens et en venir à une entente ou à une compréhension mutuelle claire des points de divergence pour lesquels aucune entente n'a pu être établie.

Le directeur principal de la vérification prépare l'ébauche de transmission du sous-ministre (ébauche du SM), qui prend en compte les discussions avec l'entité, s'il y a lieu.

Le BVG envoie des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche du SM, dans les deux langues officielles, à l'administrateur général aux fins de commentaires et lui demande de faire parvenir ses réponses dans un délai de dix jours ouvrables. Si ce délai n'est pas respecté, le chapitre pourrait être publié sans les réponses de l'entité. Lorsqu'une seule entité est vérifiée, les copies de l'ébauche du SM sont ordinairement envoyées neuf semaines environ avant la date de dépôt prévue du rapport du vérificateur général. La date de production prévue de l'ébauche du SM est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attente du BVG :

L'administrateur général confirme, dans les dix jours ouvrables, que l'ébauche de transmission du SM présente de façon exacte et fidèle les constatations de la vérification — ou, s'il y a des points de divergence, précise quels sont ces points et la raison pour laquelle il y a divergence — et que les réponses aux recommandations sont finales. 

Lorsque la direction de l'entité a confirmé et validé les faits, le BVG se tient à la disposition du comité ministériel de vérification pour discuter de ses constatations.

Attente du BVG :

Lorsque l'occasion se présente, le comité ministériel de vérification discute des questions d'intérêt mutuel.

L'équipe de vérification communique rapidement (habituellement, dans un délai d'un mois suivant la date de dépôt du chapitre) à l'administrateur général ou au chef de la fonction de vérification interne de l'entité, selon le cas, les questions qui présentent un intérêt pour l'entité mais ne sont pas traitées dans le chapitre. L'équipe de vérification devrait avoir discuté de la plupart de ces questions, ou de toutes celles-ci, avec les représentants de l'entité au cours du processus de confirmation et de validation des faits dans le cadre de la vérification. Lorsque le BVG communique ces questions d'intérêt au moyen d'une lettre de recommandations, un processus semblable de confirmation et de validation des faits est suivi pour ces questions.

Attente du BVG :

L'entité vérifiée confirme que le BVG lui a communiqué les questions d'intérêt, en discute avec l'équipe de vérification et y répond par écrit, sur demande.