Description des attentes — Le processus de vérification de gestion — Guide à l’intention des entités vérifiées

9 — L’élaboration des recommandations et les réponses à celles-ci

Lorsque des lacunes graves sont signalées, les vérifications de gestion comprennent souvent des recommandations donnant des indications pour apporter des améliorations. Ces recommandations traitent des secteurs où le risque pour l'entité est important si les lacunes ne sont pas comblées.

Les recommandations formulées devraient :

  • être entièrement appuyées par les observations et conclusions, et découler de celles-ci;
  • viser à supprimer les causes sous-jacentes des lacunes;
  • s'adresser expressément à l'entité ou aux entités responsables d'y donner suite.

Les recommandations devraient être claires. Elles devraient :

  • être présentées sans détours et de façon concise, tout en comportant suffisamment d'information pour pouvoir être comprises sans autre contexte;
  • être énoncées de manière générale (c.-à-d. indiquer ce qui doit être fait en laissant aux représentants de l'entité le soin d'établir la façon de le faire);
  • avoir un ton et un contenu positifs.

Les recommandations devraient être concrètes. Elles devraient :

  • avoir un caractère réaliste (c.-à-d. pouvoir être mises en œuvre dans un délai raisonnable, en prenant en compte les contraintes d'ordre juridique et autres);
  • proposer des mesures rentables (c.-à-d. que les coûts de mise en œuvre ne doivent pas dépasser les avantages);
  • proposer des mesures efficientes (qui permettent d'optimiser les ressources);
  • être axées sur les résultats (en indiquant les conséquences attendues, idéalement en termes mesurables);
  • pouvoir faire l'objet d'un suivi (c.-à-d. que l'équipe de vérification doit pouvoir déterminer si des mesures ont été prises).

Afin de pouvoir élaborer des recommandations claires et concrètes et de donner à l'entité vérifiée assez de temps pour préparer des réponses et élaborer un plan d'action, l'équipe de vérification doit obtenir dès que possible, à savoir normalement à la fin de l'étape de l'examen, l'opinion des représentants de l'entité.

En publiant la réponse de l'entité vérifiée à une recommandation, le Bureau du vérificateur général (BVG) donne au gouvernement la possibilité d'indiquer au Parlement si l'entité souscrit à la recommandation, et de décrire les mesures qu'elle compte prendre à cet égard ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

Élaboration des recommandations au cours de la vérification. Pendant l'étape de l'examen d'une vérification de gestion, l'équipe offre périodiquement aux représentants de l'entité, à la haute direction au besoin, et sur demande, au comité ministériel de vérification, des séances d'information sur les constatations mises au jour tout au long de l'examen. L'équipe invite les représentants de l'entité, y compris l'administrateur général ou d'autres cadres supérieurs et le comité ministériel de vérification, s'il y a lieu, à participer aux séances d'information afin qu'ils puissent comprendre la nature et les conséquences des constatations et des recommandations proposées, et obtenir du Bureau du vérificateur général des réponses à leurs questions. L'administrateur général ou les cadres supérieurs doivent faire part de leur opinion à l'équipe de vérification afin de s'assurer que les recommandations sont concrètes et réalistes.

Envoi des ébauches de chapitre. L'ébauche de chapitre du directeur principal de la vérification (ébauche du PX), remise à l'entité vérifiée, renferme toutes les recommandations provisoires. Environ trois à quatre semaines après l'envoi de l'ébauche du PX, le vérificateur général adjoint responsable de la vérification ou le commissaire à l'environnement et au développement durable offrent à l'administrateur général ou à d'autres cadres supérieurs (habituellement au niveau de sous-ministre adjoint) l'occasion de discuter des recommandations. La discussion devrait porter, entre autres, sur la pertinence et le caractère réaliste des recommandations provisoires et des réponses probables de l'entité à l'égard de celles-ci.

Peu après cette réunion (ou dans la semaine suivant la réception de la réponse de l'entité vérifiée à l'ébauche du PX), l'équipe de vérification envoie à l'administrateur général ou à d'autres cadres supérieurs de l'entité, habituellement au niveau de sous-ministre adjoint, une lettre qui contient toutes les recommandations provisoires (modifiées, s'il y a lieu, pour tenir compte des discussions antérieures). Dans la lettre, l'équipe demande également à l'entité vérifiée de lui faire parvenir ses réponses provisoires aux recommandations, réponses qui doivent lui être fournies dans les trois ou quatre semaines qui suivent.

L'ébauche suivante, à savoir celle de transmission du sous-ministre (SM), renferme le texte complet du chapitre (modifié, au besoin, pour prendre en compte les discussions antérieures), y compris les recommandations de l'équipe de vérification et les réponses provisoires de l'entité vérifiée. L'équipe de vérification demande à l'administrateur général de confirmer, dans les dix jours ouvrables, que les faits sont exacts et présentés fidèlement et que les réponses données sont finales, ou de fournir des commentaires s'il y a des points de divergence.

Le BVG encourage le comité ministériel de vérification à jouer un rôle actif dans l'examen et l'évaluation de la pertinence des réponses de l'entité aux recommandations.

Attentes à l'égard des réponses aux recommandations. Les réponses aux recommandations n'ont pas pour objet de contester les constatations de vérification. L'équipe de vérification et l'entité vérifiée doivent régler tout différend ou, selon les normes de vérification professionnelles, l'équipe de vérification doit décrire dans le corps du chapitre tout différend non réglé. Si, au moment de l'envoi de l'ébauche de transmission du SM, une question n'a pas été résolue, l'équipe de vérification doit la soulever sans délai auprès du vérificateur général adjoint responsable ou du commissaire à l'environnement et au développement durable.

Le BVG a établi certaines conditions à l'égard du contenu et de la publication des réponses des entités. Ainsi, il ne publie habituellement pas :

  • de réponses générales ou de commentaires globaux sur les chapitres;
  • de réponse de l'entité lorsqu'il n'y a pas de recommandation;
  • de réponse de l'entité si le chapitre est un suivi de travaux antérieurs et qu'aucune nouvelle recommandation n'est formulée.

Les attentes du BVG à l'égard des réponses des entités sont les suivantes :

  • La réponse doit indiquer clairement, dès le début, si l'entité souscrit ou non à la recommandation.
  • Dans l'affirmative, l'entité doit indiquer, en 200 mots ou moins, les mesures qu'elle compte prendre pour donner suite à la recommandation et préciser le calendrier de mise en œuvre.
  • Si elle ne souscrit pas à la recommandation, l'entité doit indiquer brièvement et clairement les raisons de son désaccord.
  • Les réponses finales à l'ébauche du SM doivent être reçues au moins sept semaines avant le jour du dépôt du rapport pour être publiées dans le chapitre et pour permettre au BVG de respecter son engagement d'informer les cadres supérieurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et du Bureau du Conseil privé.

Il est probable que les parlementaires accueilleront plus favorablement des réponses claires et concises, présentant des mesures détaillées et des échéances précises.

Le BVG se réserve le droit de réviser les réponses et de refuser de publier des éléments qui ne répondent pas à une recommandation précise ou qui reprennent des renseignements déjà mentionnés dans le corps du chapitre. En outre, étant donné qu'il est identifié à tout ce qu'il publie et qu'il doit respecter des normes professionnelles, le BVG ne publie rien qu'il croit être faux ou trompeur. L'équipe de vérification informe l'entité vérifiée de tout changement important apporté aux réponses finales.

Le BVG ne publie ni les réponses ni les commentaires de l'entité dans les points saillants, mais il précise à la fin de cette section la mesure dans laquelle l'entité accepte les recommandations présentées dans le chapitre ainsi que son engagement éventuel à y donner suite.

Feuilles d'information connexes

Jalons et relations entre le BVG et l'entité vérifiée lors de l'élaboration des recommandations et des réponses à celles-ci

BVG

Entité vérifiée

Au cours de l'étape de l'examen

L'équipe de vérification offre régulièrement aux représentants de l'entité, à la haute direction au besoin et, sur demande, au comité ministériel de vérification, des séances d'information sur les nouvelles constatations. L'équipe de vérification les invite à discuter des recommandations proposées, à mesure qu'elles sont élaborées.

Attente du BVG :

Les représentants de l'entité participent aux séances d'information afin de comprendre la nature et les conséquences des constatations et des recommandations proposées. Ils cherchent également à obtenir du BVG des réponses à toutes leurs questions. (L'administrateur général ou d'autres cadres supérieurs de l'entité peuvent participer à ces séances, de même que le comité ministériel de vérification, s'il y a lieu.)

Au cours de l'étape du rapport

L'équipe de vérification transmet des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche du directeur principal (PX), renfermant les recommandations provisoires, à l'agent de liaison de l'entité. Celui-ci coordonne la production des commentaires formulés par les parties responsables des secteurs vérifiés. Lorsqu'une seule entité est vérifiée, les copies sont habituellement envoyées 20 semaines environ avant la date de dépôt prévue du rapport. La date de production prévue de l'ébauche du PX est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attentes du BVG :

Les responsables au sein de l'entité examinent l'ébauche de chapitre et font connaître au BVG l'opinion de l'entité quant aux points suivants :

  • faits sur lesquels il y a divergence, le cas échéant (et tous les éléments probants à l'appui qui sont en possession de l'entité vérifiée);
  • exactitude du texte;
  • recommandations provisoires.

L'entité fournit au BVG ses commentaires dans le délai prescrit (habituellement dans les trois semaines suivant la réception de l'ébauche du PX).

Environ quatre semaines après l'envoi de l'ébauche du PX, le vérificateur général adjoint ou le commissaire à l'environnement et au développement durable propose à l'administrateur général ou à d'autres cadres supérieurs de l'entité (habituellement, au niveau de sous-ministre adjoint), s'il y a lieu, de les rencontrer pour discuter des recommandations provisoires.

Attente du BVG :

Les responsables au sein de l'entité discutent de la pertinence et du caractère réaliste des recommandations provisoires, ainsi que des réponses probables à celles-ci.

Dans la semaine suivant la réunion mentionnée ci-dessus, le BVG envoie à l'administrateur général ou à d'autres cadres supérieurs de l'entité (habituellement au niveau de sous-ministre adjoint) une lettre qui contient toutes les recommandations provisoires (modifiées, s'il y a lieu, pour tenir compte des discussions antérieures). Dans cette lettre, le BVG demande à l'entité vérifiée de lui faire parvenir ses réponses provisoires dans les trois ou quatre semaines suivantes. Cette lettre est un document numéroté et contrôlé.

Attente du BVG :

L'administrateur général ou un autre cadre supérieur de l'entité présente par écrit, dans les trois ou quatre semaines, des réponses aux recommandations provisoires, qui doivent être conformes aux attentes du BVG à cet égard.

Le BVG encourage le comité ministériel de vérification à jouer un rôle actif pour ce qui est d'examiner et d'évaluer la pertinence des réponses de l'entité aux recommandations.

Attente du BVG :

Le comité ministériel de vérification examine et évalue la pertinence des réponses de l'entité aux recommandations.

Le directeur principal de la vérification prépare l'ébauche de transmission du sous-ministre (SM) qui reflète, s'il y a lieu, les discussions avec l'entité. Le vérificateur général adjoint responsable ou le commissaire à l'environnement et au développement durable envoie des copies numérotées et contrôlées de l'ébauche du SM, dans les deux langues officielles, à l'administrateur général de l'entité aux fins de commentaires et lui demande de faire parvenir ses réponses dans un délai de dix jours ouvrables. Si ce délai n'est pas respecté, le chapitre pourrait être publié sans les réponses de l'entité. Lorsqu'une seule entité est vérifiée, les copies de l'ébauche du SM sont habituellement envoyées neuf semaines environ avant la date de dépôt prévue du rapport. La date de production prévue de l'ébauche du SM est indiquée dans le sommaire du plan de l'entité.

Attente du BVG :

L'administrateur général confirme, dans les dix jours ouvrables, que les faits sont exacts et présentés fidèlement et que les réponses aux recommandations sont finales, ou il formule des commentaires sur les points de divergence, le cas échéant.