Description des attentes — Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Message du vérificateur général

Le Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada fonde ses travaux sur des principes de respect, de confiance et d’intégrité. Ses membres sont déterminés à toujours faire preuve d’indépendance, de professionnalisme et d’objectivité, tout en fournissant des produits d’audit de la plus grande qualité.

Des questions nous sont fréquemment posées sur la manière dont nous réalisons nos examens spéciaux et sur les attentes que nous avons à l’égard des sociétés d’État pendant ces examens. Le présent guide vise à répondre à ces questions en présentant :

  • les objectifs du BVG;
  • les rôles et les responsabilités des participants à l’examen spécial;
  • les phases de l’examen spécial;
  • la façon de répondre aux recommandations;
  • la manière de communiquer et d’utiliser l’information.

Nous nous efforçons sans cesse de comprendre le contexte dans lequel évoluent les sociétés d’État et de promouvoir un dialogue ouvert pendant nos travaux.

En définitive, nous cherchons à bien servir les conseils d’administration des sociétés d’État en veillant à ce que nos rapports d’examen spécial et les recommandations qui en découlent soient justes et objectifs et soient perçus comme tels par les personnes chargées d’instaurer les changements que nous proposons. Nos recommandations visent à améliorer les moyens et les méthodes mis en œuvre par les sociétés d’État dans le but de protéger les biens publics, d’utiliser les ressources de façon économique et efficiente et de mener leurs activités efficacement.

J’espère que le présent guide constituera une source d’information utile pour les représentants des sociétés d’État et qu’il favorisera des rapports fructueux et respectueux entre les sociétés d’État et le personnel du BVG.

Le vérificateur général du Canada,

Michael Ferguson, FCA

1 — Contexte

Objet du Guide

Le présent guide a été élaboré pour fournir aux sociétés d’État un document de référence général répondant aux questions qu’elles pourraient avoir et les aidant à mieux comprendre à quoi s’attendre lorsqu’elles font l’objet d’un examen spécial.

But des examens spéciaux

Examens spéciaux et audits annuels

La plupart des sociétés d’État ont des entretiens réguliers avec le personnel du Bureau du vérificateur général (BVG) pendant l’audit annuel de leurs états financiers. Elles ont donc habituellement une bonne idée de la manière dont le BVG effectue ses travaux. L’examen spécial représente l’autre forme d’audit dont le BVG est chargé aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)1. Bien que les examens spéciaux doivent être réalisés au moins une fois tous les dix ans, le gouverneur en conseil, le ministre de tutelle, le conseil d’administration de la société ou le vérificateur général peuvent en tout temps en exiger la réalisation.

L’objectif de l’examen spécial diffère passablement de celui de l’audit annuel des états financiers d’une société d’État. Dans le cas d’un audit annuel, le BVG exprime une opinion à propos de la présentation fidèle des états financiers de la société conformément aux principes comptables généralement reconnus. En ce qui concerne l’examen spécial, le BVG exprime une opinion à savoir si les moyens et les méthodes de la société ont permis de réaliser des objectifs nettement établis dans la LGFP. Ainsi, aux termes de la LGFP, les sociétés d’État et toutes leurs filiales à cent pour cent sont tenues de donner l’assurance raisonnable que :

  • leurs actifs sont protégés et contrôlés;
  • la gestion de leurs ressources financières, humaines et matérielles est économique et efficiente;
  • leurs activités sont menées efficacement.

Ces exigences sont également appelées objectifs de contrôle législatif.

L’annexe A donne un aperçu des points communs et des différences entre l’examen spécial et l’audit annuel.

Les moyens et les méthodes essentiels et l’élaboration des critères

Les objectifs de contrôle législatif étant assez vastes, il ne serait pas pratique, voire inutile d’examiner l’ensemble des moyens et des méthodes d’une société d’État. L’une de nos premières tâches lors de la planification d’un examen spécial consiste à décider quels moyens et quelles méthodes sont essentiels pour permettre à la société de satisfaire aux objectifs de contrôle législatif. Par la suite, en nous appuyant sur les connaissances et l’expérience que nous avons acquises et en consultant les représentants de la société que nous examinons, nous élaborons les critères qui nous permettront de déterminer comment ces moyens et ces méthodes pourraient aider la société d’État à réaliser ses objectifs de contrôle législatif. Nous évaluons ensuite ces moyens et ces méthodes essentiels par rapport aux critères établis, dans le respect des normes professionnelles.

L’examen spécial est effectué pour obtenir l’assurance raisonnable, mais non absolue, que, selon les critères établis pour l’examen, les moyens et les méthodes mis en place par la société ne comportaient aucun défaut grave. En raison des limites inhérentes à une mission de certification, compte tenu de facteurs tels que le jugement, les limites propres au contrôle interne, l’utilisation de sondages et la nature plus persuasive que concluante des éléments probants dans leur ensemble, il y a un risque inévitable que certains défauts en ce qui concerne les moyens et les méthodes de la société ne soient pas détectés (en particulier les défauts intentionnels dissimulés par collusion), même si l’examen est bien planifié et bien exécuté.

L’opinion

L’opinion que nous présentons dans le rapport d’examen spécial peut prendre une de ces trois formes :

  • Il existe une assurance raisonnable que les moyens et les méthodes mis en œuvre par la société pour réaliser les objectifs de contrôle législatif ne comportent aucun défaut grave.
  • Il existe un ou plusieurs défauts graves.
  • Dans de rares cas, il n’existe aucune assurance raisonnable que les moyens et les méthodes mis en œuvre par la société permettent de réaliser les objectifs de contrôle législatif.

En plus de l’opinion, notre rapport présente pour chaque secteur examiné des observations ainsi que des constatations détaillées, et il peut contenir des recommandations.

2 — Rôles et responsabilités

L’équipe chargée de l’examen spécial

En règle générale, l’équipe affectée à l’examen spécial d’une société d’État est dirigée par le vérificateur général adjoint et le directeur principal responsables de l’audit annuel des états financiers de la société. Ces représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) sont donc très présents au sein de la société. Ils s’assurent d’expliquer clairement au personnel de la société ainsi qu’aux membres du conseil d’administration ce à quoi ils peuvent s’attendre au cours d’un examen spécial. L’Annexe B présente un tableau des communications officielles ainsi que le moment où elles se produisent et la façon d’y répondre.

Tout au long de l’examen spécial, l’équipe d’audit informe les représentants de la société de l’avancement des travaux, ainsi que des nouvelles constatations faites et des recommandations possibles. Elle discute aussi des difficultés que pose la réalisation de l’examen spécial afin de les régler le plus rapidement possible.

L’équipe chargée de l’examen spécial veille également à :

  • communiquer, au moyen du plan d’examen spécial, l’échéancier prévu pour chaque phase de l’examen spécial ainsi que les dates prévues pour la présentation de l’ébauche du rapport à la direction, au comité d’audit et au conseil d’administration;
  • demander les documents, mener les entrevues et exécuter les procédés d’examen connexes qui sont nécessaires pour corroborer les constatations faites par l’équipe (en essayant de déranger le moins possible le personnel de la société);
  • confirmer auprès du comité d’audit, de la direction et du conseil d’administration de la société la langue dans laquelle ils souhaitent examiner les ébauches du plan et du rapport d’examen spécial (le rapport final sera produit dans les deux langues officielles);
  • consulter la direction de la société et l’informer au sujet de la vraisemblance et de l’intégralité des éléments probants, des observations, des conclusions et des recommandations qui découlent de l’examen, y compris toute mesure corrective qui doit être prise.

Les sociétés d’État

Aux termes du paragraphe 138(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), « chaque société d’État mère fait procéder à un examen spécial de ses opérations et de celles de ses filiales à cent pour cent [...], dans la mesure du possible, [...] ». À cette fin, la société indiquera qu’elle accepte d’être soumise à un examen spécial en signant la lettre de mission que lui fera parvenir le Bureau du vérificateur général.

Comité d’audit

Le comité d’audit de la société d’État est appelé à rencontrer l’équipe chargée de l’examen spécial pour discuter du plan d’examen spécial. Le comité doit également examiner les ébauches du rapport d’examen spécial, y compris toutes les recommandations qui y sont formulées et les réponses fournies par la société.

Conseil d’administration

Selon la LGFP, le conseil d’administration est responsable de la gestion de la société et il est le principal destinataire du rapport d’examen spécial.

Les membres du conseil d’administration sont appelés à rencontrer l’équipe chargée de l’examen spécial au cours de la phase de planification de l’examen pour l’aider à recenser les moyens et les méthodes essentiels. D’autres rencontres auront lieu lors de la phase d’exécution de l’examen, qui porte principalement sur les travaux d’examen liés aux moyens et aux méthodes de gouvernance de la société.

Enfin, le conseil d’administration rencontre officiellement l’équipe chargée de l’examen spécial au cours de la phase d’établissement du rapport d’examen spécial pour discuter du contenu définitif du rapport.

Direction et personnel de la société

La direction de la société doit :

  • informer le personnel touché par l’examen spécial de l’objectif, de la nature et du calendrier de l’examen le plus tôt possible au cours du processus;
  • déployer tous les efforts raisonnables pour fournir rapidement les documents et s’assurer que le personnel approprié participe aux entrevues;
  • coordonner la formulation de commentaires, ainsi que le regroupement et la présentation de ceux-ci en temps voulu, en ce qui concerne les ébauches des documents ou les conclusions et les recommandations de l’examen, lorsque l’équipe chargée de l’examen spécial le demande.

Les membres du personnel de la société sont appelés à fournir des documents et à participer à des entrevues. Ils devront peut-être également examiner et approuver des comptes rendus de réunion ou d’entrevue rédigés par l’équipe chargée de l’examen spécial en vue de les utiliser comme éléments probants. Les attentes à l’égard de ces requêtes sont décrites plus à fond à la section 6 du présent guide.

Les experts internes et les conseillers externes

L’équipe chargée de l’examen spécial peut demander des conseils aux experts internes du BVG et à des conseillers externes à différents moments durant l’examen spécial, y compris au cours de la phase de planification et pendant l’examen des ébauches du rapport. Ces personnes donnent des avis, qui portent notamment sur les secteurs à examiner, les risques et les critères d’audit. Elles peuvent aussi faire des commentaires sur les constatations proposées, les défauts graves et la stratégie envisagée pour l’établissement du rapport.

L’équipe chargée de l’examen spécial choisit les conseillers externes en fonction de la contribution que chacun d’entre eux peut apporter, compte tenu de sa perspicacité, de ses compétences, de ses connaissances et de son expérience. Au début de la phase de planification, le BVG peut demander à la société de lui proposer des noms à cet égard.

Le recours aux consultations n’est pas une exigence législative. Il s’agit plutôt d’un moyen préconisé par le BVG pour faire intervenir des personnes ayant les compétences et l’expérience appropriées dans chacun des examens spéciaux.

3 — Phases de l’examen spécial

Phase de planification

Mise en marche de l’examen spécial

Il incombe à la société d’État de faire procéder à un examen spécial au moins une fois tous les dix ans. Pour confirmer que la société d’État a fait procéder à un examen spécial de ses opérations et pour confirmer les modalités de la mission, le Bureau du vérificateur général remet une lettre de mission à la société d’État. Cette lettre doit être signée par la société dans les deux à trois semaines suivant sa réception.

Le BVG remet aussi une autre lettre à la société, dans laquelle il assure à cette dernière qu’il se conformera aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) s’il devait avoir accès à des documents pouvant être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges. Par conséquent, la communication desdits documents par la société est conforme aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et n'équivaut pas à une renonciation au privilège du secret professionnel qui se rattache à ces documents. La société devra confirmer, par écrit, sa compréhension dans les deux à trois semaines suivant la réception de la lettre.

La LGFP permet qu’un examen spécial additionnel soit mené avant la fin de la période de dix ans fixée par la Loi. Ceci peut être à la demande du gouverneur en conseil, du ministre tutelle, du conseil d’administration de la société ou du vérificateur général. Dans les cas où un examen spécial additionnel est requis par le vérificateur général, l’équipe de mission communique à la société d’État l’intention du Bureau de procéder à un examen spécial en lui envoyant une lettre d’avis à cet effet.

Compréhension de la société d’État

Avant de déterminer les moyens et les méthodes à examiner, l’équipe chargée de l’examen spécial doit acquérir une connaissance approfondie du mandat et des objectifs de la société, des résultats prévus et des résultats obtenus, de son organisation et de ses activités, ainsi que de son environnement opérationnel, tant interne qu’externe.

Cette compréhension est acquise en interviewant des membres du conseil d’administration, des cadres supérieurs, des parties intéressées et des spécialistes de l’industrie, et en examinant les documents clés du client, les études externes, les rapports d’examen spécial antérieurs et toute autre information pertinente. La direction de la société doit donc s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’examen spécial veuille mener des entrevues et examiner des documents dans le but de mieux comprendre la société, les risques auxquels elle est exposée et son environnement opérationnel.

Sélection des moyens et des méthodes essentiels

Les moyens et les méthodes essentiels sont sélectionnés en appliquant une stratégie axée sur les risques, au moyen de laquelle l’équipe chargée de l’examen spécial :

  • examine les risques inhérents au mandat de la société;
  • étudie les enjeux du moment et les risques d’entreprise liés à l’environnement opérationnel de la société;
  • prend en compte les moyens et les méthodes qui présentent un défaut grave ou qui ont fait l’objet d’une recommandation à des fins d’amélioration dans un rapport d’examen spécial antérieur.
Élaboration des critères

Comme le rapport d’examen spécial présente une opinion en fonction des critères qui ont été établis, le choix de ces derniers constitue une partie essentielle du processus d’examen. Les critères devraient préciser la façon dont les moyens et les méthodes doivent contribuer à la réalisation des objectifs de contrôle législatif, plutôt que simplement la manière dont ces moyens et ces méthodes devraient être structurés.

Le BVG a élaboré des critères généraux pour un certain nombre de moyens et de méthodes habituellement recensés dans les sociétés d’État. D’autres critères, qui se rapportent particulièrement aux activités d’une société d’État, sont élaborés par l’équipe chargée de l’examen spécial. Ces critères reposent sur la compréhension qu’ont les membres de l’équipe du mandat de la société d’État, des normes et des méthodes appliquées par la société, des méthodes exemplaires d’autres organisations, de la documentation spécialisée, et des consultations auprès du personnel de la société. L’équipe chargée de l’examen spécial évalue les moyens et les méthodes essentiels retenus pour l’examen spécial en fonction de ces critères.

Rédaction du plan d’examen spécial

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le BVG doit étudier les moyens et les méthodes de la société d’État et présenter un plan d’examen spécial au comité d’audit, qui comprend un énoncé des critères qu’il entend appliquer. Comme l’exige également la LGFP, dans la mesure où elle les juge utilisables, l’équipe chargée de l’examen spécial se fie aux résultats de tout audit interne pertinent de la société. Si tel est le cas, l’équipe le signalera dans le plan d’examen.

L’équipe chargée de l’examen spécial discute du plan avec les experts internes du BVG, les conseillers externes et la direction de la société d’État avant de remettre des exemplaires numérotés et contrôlés du plan au comité d’audit.

L’équipe chargée de l’examen spécial rencontre les membres du comité d’audit pour discuter des objectifs de l’examen spécial, des critères qui seront utilisés pour évaluer les moyens et les méthodes retenus, du calendrier prévu des principales communications et des phases de l’examen spécial. Elle répondra aussi à toute question du comité concernant le plan d’examen spécial. Si l’équipe modifie le plan par la suite, elle le soumet à nouveau au comité d’audit, ou présente un addenda, et rencontre les membres du comité, au besoin. Même si aucune approbation n’est requise, le comité d’audit adopte habituellement une résolution indiquant que la société accepte le plan.

Phase d’exécution

Les examens spéciaux procurent une assurance de niveau audit. Cela signifie que le Bureau du vérificateur général (BVG) doit recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour exprimer une opinion sur les moyens et les méthodes de la société dans son ensemble. Non seulement est-il nécessaire de s’assurer que les moyens et les méthodes sont bien conçus, mais il faut également s’assurer qu’ils satisfont aux objectifs de contrôle législatif. En conséquence, durant l’examen spécial, la société peut s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’examen lui demande des documents et souhaite mener des entrevues dans le but de recueillir suffisamment d’éléments probants appropriés pour pouvoir appliquer les critères d’évaluation.

Les principales activités menées lors de la phase d’exécution sont de nature itérative et se résument ainsi :

  • appliquer les procédés d’examen et recueillir des éléments probants suffisants et appropriés;
  • évaluer les éléments probants en regard des critères;
  • façonner son jugement et ses conclusions sur la question de savoir s’il y a suffisamment d’éléments probants appropriés pour étayer l’opinion émergente concernant l’examen spécial;
  • valider les constatations et les conclusions auprès de la société.

Tout au long de l’examen spécial, la société peut s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’examen demande aux membres compétents du personnel et de la direction de confirmer et de valider des faits dans le but d’établir l’exactitude, la pertinence et l’intégralité des éléments probants. Là où les critères ne sont pas respectés, l’équipe repère les défauts et en discute avec la direction. À ce moment de l’examen spécial, les défauts possibles sont communiquées, et leur importance continue à être évaluée durant la phase d’établissement du rapport.

Phase d’établissement du rapport

Rédaction du rapport

Au cours de la phase d’établissement du rapport, l’équipe chargée de l’examen spécial présente officiellement les observations, les conclusions et les recommandations qui découlent de l’examen spécial, sous la forme d’une ébauche du rapport d’examen spécial. À cette étape également, les experts internes et les conseillers externes fournissent des commentaires sur le contenu de l’ébauche du rapport.

La structure du rapport d’examen spécial est assez standard. Les points saillants, qui se veulent un résumé des principaux éléments de l’examen spécial, sont présentés en tout premier lieu. Ils permettent d’indiquer ce que l’équipe chargée de la mission a examiné, les raisons pour lesquelles elle a jugé ces points importants et les constatations qui ont été faites.

Les points saillants sont suivis de l’opinion découlant de l’examen spécial. Cette opinion peut prendre l’une des formes suivantes :

  • Opinion sans réserve — il existe une assurance raisonnable que les moyens et les méthodes mis en œuvre par la société pour réaliser les objectifs de contrôle législatif ne comportent aucun défaut grave;
  • Opinion avec réserve — il existe un ou plusieurs défauts graves;
  • Opinion défavorable — nous avons conclu qu’il n’existe aucune assurance raisonnable que les moyens et les méthodes mis en œuvre par la société permettent de réaliser les objectifs de contrôle législatif.

Si l’équipe d’audit cerne un ou plusieurs défauts graves, elle présentera cette conclusion dans l’opinion, y expliquera la nature des défauts ainsi que leur importance et leur incidence.

Les défauts jugés graves peuvent être signalés dans le rapport, même si la société est en train de mettre en œuvre des plans d’action pour les corriger. En effet, puisque ces défauts existaient pendant la période visée par l’examen spécial, il n’existe aucune assurance que les mesures prévues vont permettre de régler le problème ou que les interventions vont se poursuivre après la date de présentation du rapport.

Après la présentation de l’opinion, le rapport donne un aperçu de la société d’État. La section des observations et des recommandations présente les principales constatations pour chaque secteur examiné, y compris une description de tout défaut grave, les autres constatations pertinentes faites au cours de l’examen (qu’elles soient favorables ou défavorables) et les recommandations jugées nécessaires. Une conclusion est ensuite fournie, puis une section intitulée « À propos de l’examen spécial » précise l’objectif de la mission, les secteurs clés examinés, les critères appliqués et les dates importantes concernant les travaux exécutés. Les recommandations et les réponses correspondantes fournies par la société sont regroupées dans une annexe.

Réactions de la société au rapport

Conformément à la politique à laquelle il est assujetti, le BVG doit donner la possibilité à la société d’État d’examiner les ébauches du rapport d’examen spécial et de présenter ses commentaires à propos de la confirmation et de la validation des faits présentés dans le rapport, et ce, avant que le rapport ne soit achevé. L’équipe chargée de l’examen spécial voudra connaître le point de vue de la direction sur la validité et l’intégralité des observations, des conclusions, des recommandations et de l’énoncé de l’opinion.

Quand elle a reçu les réponses de la direction à l’égard des recommandations formulées, l’équipe chargée de l’examen spécial transmet au comité d’audit une ébauche du rapport qui renferme les réponses. Le BVG invite le comité d’audit à jouer un rôle actif pour ce qui est d’examiner et d’évaluer la pertinence des réponses de la direction ainsi que de fournir des commentaires. La section suivante fournit des indications sur la façon de répondre aux recommandations d’un rapport.

Production du rapport définitif

Après avoir intégré les commentaires reçus à la version définitive du rapport d’examen spécial, l’équipe qui en est chargée présente le rapport définitif au conseil d’administration de la société.

4 — Réponse de la société aux recommandations

Les rapports d’examen spécial contiennent habituellement des recommandations, même si aucun défaut grave n’a été relevé. L’équipe chargée de l’examen spécial offre périodiquement à la direction et au comité d’audit de la société, selon le cas, de leur communiquer les constatations faites pendant l’examen ainsi que les recommandations proposées à cet égard. Les recommandations formulées dans le rapport découlent des observations et des conclusions auxquelles a donné lieu l’examen et visent à corriger les causes sous-jacentes des faiblesses.

L’on s’attend à ce que la société fournisse une réponse aux recommandations qui ont été formulées. Cette réponse figurera dans la version définitive du rapport. La société pourra ainsi indiquer aux utilisateurs du rapport si elle accepte ou non les recommandations, les mesures qu’elle entend prendre à leur sujet et le moment où elle les prendra. L’équipe chargée de l’examen spécial accordera suffisamment de temps à la société pour qu’elle puisse préparer sa réponse. Elle lui indiquera la date limite pour le faire lors de la phase de planification.

Les recommandations doivent :

  • avoir un caractère réaliste — pouvoir être mises en œuvre dans un délai raisonnable, en prenant en compte les contraintes d’ordre juridique et toute autre contrainte;
  • proposer des mesures rentables — les coûts de mise en œuvre ne doivent pas dépasser les avantages;
  • proposer des mesures efficientes — qui permettent d’optimiser les ressources;
  • être axées sur les résultats — donner une idée des retombées attendues, idéalement en termes mesurables;

La direction, le conseil d’administration et le Bureau du vérificateur général (BVG) devront faire un suivi des recommandations afin de déterminer si des mesures ont été prises pour les mettre en oeuvre.

Les réponses de la société doivent indiquer clairement si elle accepte les recommandations. Dans l’affirmative, la société doit indiquer, en 200 mots ou moins, les mesures qu’elle compte prendre pour donner suite aux recommandations et préciser le délai de mise en œuvre. Dans le cas où une recommandation est refusée, la société doit expliquer sa décision, également dans un texte de 200 mots ou moins. Les réponses de la société doivent être reçues avant la réunion du comité d’audit portant sur l’examen de l’ébauche définitive du rapport.

Les réponses seront insérées immédiatement à la suite des recommandations, dans la section des observations et des recommandations du rapport. Elles seront reprises dans une annexe du rapport, qui présentera une liste de toutes les recommandations.

Le BVG se réserve le droit de refuser d’inclure des éléments qui ne constituent pas une réponse à une recommandation précise ou qui reprennent de l’information déjà mentionnée dans le corps du rapport. En outre, étant donné que le BVG est identifié à tout ce qu’il publie et que son personnel doit respecter des normes professionnelles, il n’inclut rien dans un rapport d’examen spécial qu’il croit être faux ou trompeur.

Les réponses aux recommandations ne sont pas censées remettre en question les constatations découlant de l’examen spécial. Tout différend devra être réglé, sinon le BVG devra en faire mention dans le corps même du rapport.

5 — Distribution du rapport

Calendrier de distribution

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) oblige les conseils d’administration des sociétés à présenter les rapports d’examen spécial au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant leur réception, et à les mettre à la disposition du public dans les 60 jours suivant leur réception. Les dates exactes de distribution doivent être examinées avec l’équipe du Bureau du vérificateur général (BVG) chargée de l’examen spécial. Le plan d’examen spécial précisera les dates clés de distribution du rapport.

Si le BVG juge que certains éléments d’information doivent être portés à l’attention du ministre de tutelle, il lui communique ces éléments directement, après consultation du conseil d’administration. Si le BVG est d’avis que le rapport d’examen spécial renferme des éléments d’information qui doivent être portés à l’attention du Parlement, il produit, après consultation du ministre de tutelle et du conseil d’administration, un rapport sur cette information, qui sera inclus dans le prochain rapport annuel de la société, et il en remet une copie au ministre et au conseil d’administration.

Publication du rapport

Quand une société d’État rend public notre rapport d’examen spécial, l’équipe chargée de l’examen spécial doit s’assurer que le rapport est reproduit avec exactitude et que toute autre information qui accompagne le rapport respecte le contenu du rapport et ne nuit pas à sa crédibilité. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ne précise pas le moyen à utiliser pour rendre public un rapport d’examen spécial. Néanmoins, peu importe le mode de publication choisi, le BVG se doit de revoir le rapport avant qu’il ne soit publié.

Dans le site Web de la société d’État. Lorsqu’une société d’État compte afficher notre rapport d’examen spécial dans son site Web, l’équipe chargée de l’examen spécial doit lui fournir la version électronique du rapport sous forme de fichier PDF inaltérable, avec indexation, prêt pour l’affichage dans le site Web. L’équipe chargée de l’examen spécial comparera la version affichée dans le site Web avec le rapport original que nous avons délivré pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude. Toutefois, le BVG n’est pas tenu de faire le suivi des modifications apportées par la suite au site Web.

En version papier. Lorsqu’une société d’État compte rendre public en version papier notre rapport d’examen spécial, l’équipe chargée de l’examen spécial doit lire l’ébauche ou les épreuves avant l’impression du document. Ensuite, l’équipe doit comparer le document imprimé avec le rapport que nous avons soumis initialement pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude.

Qu’il soit sur support électronique ou papier, le rapport d’examen spécial doit être de qualité équivalente à celle du rapport délivré au conseil d’administration. Quand une société d’État inclut d’autres éléments d’information dans la version papier du document ou dans ses pages Web, l’équipe chargée de l’examen spécial doit demander à la direction de la société de recenser toutes les pages qui mentionnent le BVG ou le rapport et de revoir l’information en question pour obtenir l’assurance qu’elle ne nuit pas à la crédibilité du rapport et qu’elle est conforme au mandat d’audit pour l’examen spécial et à l’information que l’équipe a obtenue en menant ses travaux.

Après l’examen spécial

Dans le but d’évaluer son rendement et de recenser les secteurs où des améliorations peuvent être apportées, le BVG juge important d’obtenir de la rétroaction des sociétés d’État qui ont récemment fait l’objet d’un examen spécial. Il mène donc des sondages postérieurs à l’examen spécial, qui ciblent divers aspects de la mission d’examen. Un sommaire des résultats de ces sondages est présenté au Parlement dans les rapports sur le rendement du BVG.

Le BVG fournit également une assurance au Parlement en publiant dans le rapport annuel du vérificateur général tous les points saillants des rapports d’examen spécial qui ont été transmis aux conseils d’administration au cours de l’année précédente.

6 — Accès à l’information et sécurité

Accès à l’information

Le droit d’accès à l’information s’applique dès qu’un représentant de la société signe la lettre de mission que lui a transmise le Bureau du vérificateur général (BVG). Le droit d’accès à l’information protégée s’applique dès qu’un cadre supérieur compétent de la société d’État répond à la lettre du BVG au sujet du secret professionnel de l’avocat. Cette lettre établit que les auditeurs ont le droit d’avoir accès aux documents qui peuvent être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges. Le BVG s’engage à respecter la confidentialité d’une telle information en se conformant à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Par conséquent, la communication desdits documents par la société n'équivaut pas à une renonciation au privilège du secret professionnel qui se rattache à ces documents.

Par ailleurs, en conformité avec toute loi fédérale applicable, l’équipe chargée de l’examen spécial peut demander l’accès à l’information, aux documents et au personnel des sociétés d’État, comme suit :

  • Les auditeurs du BVG ont le droit de recevoir de la société et de l’une de ses filiales toute l’information qu’ils considèrent pertinente et nécessaire pour la réalisation de l’examen spécial. Cette information peut être fournie sur support électronique (préférablement) ou papier, ou les deux, selon ce qui convient et s’applique dans les circonstances.
  • L’information peut comprendre tout élément pertinent tel que correspondance, note de service, livre, rapport, plan, carte, dessin, diagramme, analyse, sondage, illustration, graphique, photographie, film, microfilm, enregistrement sonore, vidéo ou informatisé.
  • La société a la responsabilité d’informer les auditeurs du BVG, sur demande, de l’existence de mémoires au Cabinet et de décisions du Cabinet ainsi que de présentations au Conseil du Trésor et de décisions du Conseil du Trésor qui, selon elle, ont trait à l’examen spécial, pour que les auditeurs puissent demander ces documents directement au Bureau du Conseil privé ou au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
  • Les auditeurs peuvent extraire de l’information ou en copier, à moins que celle-ci ne soit protégée par une cote de sécurité qui les empêche de le faire.
  • Le fait qu’un document ne puisse être rendu public dans le cadre d’une demande d’accès à l’information n’est pas une raison valable pour en refuser l’accès au personnel du BVG. Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ne s’appliquent pas quand il est question de l’accès du BVG à l’information à des fins d’examen.

Le format de l’information demandée, l’endroit où elle se trouve ou la disponibilité d’une personne peuvent influer sur la rapidité avec laquelle les auditeurs obtiennent l’information. Quoi qu’il en soit, les représentants de la société doivent demander à leur personnel de collaborer avec les auditeurs en rendant l’information accessible comme ils le feraient pour toute autre activité importante de la société.

À titre indicatif, l’information facilement accessible doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande. Si l’information n’est pas facilement accessible, la société doit la fournir dans un délai raisonnable, dont elle a convenu au préalable avec l’équipe chargée de l’examen spécial. L’équipe du BVG tient un registre des documents demandés et reçus au cours d’un examen spécial.

Sécurité

Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau du vérificateur général (BVG) exige que tous les membres du personnel connaissent les exigences en matière de sécurité liées à leur travail, que tous considèrent comme important et essentiel le respect de ces exigences et en fassent une responsabilité individuelle. Le BVG veille à préserver la confidentialité des documents des entités examinées de différentes manières.

  • Au début de l’examen spécial, l’équipe qui en est chargée communique à la personne-ressource désignée de la société les noms et les attestations de sécurité des membres affectés à l’examen. Elle lui communique également dans les plus brefs délais tout changement apporté à la composition de l’effectif.
  • Les membres de l’équipe chargée de l’examen spécial ne peuvent avoir accès qu’à l’information de la société pour laquelle ils ont l’attestation de sécurité. Les auditeurs doivent respecter les mêmes exigences de sécurité que le personnel de la société.
  • Les documents d’examen numérotés ou contrôlés que l’équipe chargée de l’examen spécial fournit à la société, c’est-à-dire le plan d’examen spécial et les ébauches du rapport d’examen spécial, sont des documents protégés. Le personnel de la société doit veiller à ce qu’aucune copie ne soit faite de ces documents et à ce que leur contenu soit traité avec toute la discrétion qui convient.
  • La société doit retourner, sur demande, tous les documents numérotés ou contrôlés au BVG et informer ce dernier sur-le-champ quand des documents d’audit numérotés ou contrôlés sont perdus ou rendus publics.

Aux termes du paragraphe 16.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le BVG est tenu de refuser de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés ou obtenus par lui ou pour son compte dans le cadre d’un examen spécial. Les membres du public ne peuvent avoir accès au plan d’examen spécial, aux ébauches du rapport d’examen spécial ou à tout autre document d’examen, telles des feuilles de travail, en possession du BVG.

Retrait de certains renseignements

Dans des cas exceptionnels, certains renseignements contenus dans un rapport d’examen spécial peuvent être retirés de la version rendue publique. Le retrait signifie la suppression de renseignements classifiés figurant dans un document mis à la disposition du public. Le retrait de renseignements ne peut se faire que lorsque le rapport d’examen spécial renferme des renseignements classifiés qui ne peuvent pas être rendus publics. Les renseignements classifiés sont ceux qui sont cotés Très secret, Secret ou Confidentiel.

Une classification de sécurité peut être attribuée à des renseignements pour diverses raisons. Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les sociétés d’État peuvent refuser de communiquer au public tout document touchant, entre autres, les domaines suivants :

  • les renseignements obtenus à titre confidentiel (comme le prévoit le paragraphe 13(1) de la Loi);
  • les affaires internationales et la défense;
  • la sécurité;
  • les intérêts économiques (des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques).

La société est responsable de classifier son information. Il peut toutefois arriver que l’équipe chargée de l’examen spécial soit en désaccord à propos d’une cote de sécurité attribuée par la société ou à propos de la publication d’une version du rapport épuré de certains renseignements classifiés. La direction et le conseil d’administration doivent discuter de tout retrait de renseignements avec le vérificateur général adjoint responsable de l’équipe qui procède à l’examen spécial. Cette équipe obtiendra ensuite l’approbation du vérificateur général.

Annexe A — L’examen spécial et l’audit annuel

  Examen spécial Audit annuel des états financiers

Mandat

Il s’agit d’une exigence aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Il s’agit d’une exigence aux termes de la LGFP.

Destinataire du rapport

Le Bureau du vérificateur général (BVG) est tenu de présenter son rapport directement au conseil d’administration. Il peut exceptionnellement faire rapport au ministre de tutelle et au Parlement.

Le conseil d’administration est tenu de présenter le rapport au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant sa réception.

Le conseil d’administration est tenu de mettre le rapport à la disposition du public dans les 60 jours suivant sa réception.

Le BVG est tenu de présenter son rapport directement au ministre de tutelle. Le rapport est par la suite communiqué au Parlement lors du dépôt du rapport annuel par le ministre.

Étendue de l’opinion

L’opinion porte sur les moyens et les méthodes de la société et sur l’assurance qu’ils procurent à l’égard de la réalisation des objectifs de contrôle législatif.

L’opinion porte sur les états financiers et les notes complémentaires.

Nature de l’opinion

Le rapport d’examen spécial est un long rapport qui expose les constatations de l’examen et qui inclut une opinion d’audit sur les résultats obtenus. Il est présenté directement au conseil d’administration.

L’audit annuel est un court rapport normalisé qui est présenté au ministre de tutelle. Il expose l’opinion qui a été formulée sur les états financiers. Un rapport distinct sur les résultats de l’audit est présenté au comité d’audit.

Normes

Les critères servant à évaluer les moyens et les méthodes des sociétés d’État sont élaborés en conformité avec les normes professionnelles et les politiques du BVG.

Les états financiers sont audités par rapport aux principes comptables généralement reconnus.

Utilisation des travaux d’audit interne

Il s’agit d’une exigence (dans la mesure où les travaux sont jugés utilisables) aux termes du paragraphe 138(5) de la LGFP.

Il s’agit d’une exigence (dans la mesure où les travaux sont jugés utilisables) aux termes du paragraphe 132(8) de la LGFP.

Fréquence

Au moins une fois tous les dix ans.

Une fois par année.

Normes d’examen ou d’audit

Les examens spéciaux sont exécutés conformément aux normes pertinentes de l’Institut Canadien des Comptables Agréés pour les missions de certification.

Les audits annuels sont exécutés conformément aux Normes canadiennes d’audit de l’Institut Canadien des Comptables Agréés.

Annexe B — Communications officielles

Élément de correspondance But Attentes à l’endroit de la société d’État
Phase de la planification

Lettre de mission

Informer la société d’État du début prochain d’un examen spécial et confirmer les modalités de la mission.

La société signe la lettre afin de confirmer qu’elle accepte les modalités de la mission, normalement dans les deux à trois semaines suivant la réception de la lettre.

Lettre d’avis

Informer la société d’État que le Bureau exécutera un examen spécial dans les cas où la conduite d’un examen spécial additionnel est nécessaire avant la fin de la période réglementaire de 10 ans.

Aucune réponse officielle n’est requise. L’équipe chargée de l’examen spécial discute habituellement de la situation avec la direction, le comité d’audit et le conseil d’administration avant l’envoi de la lettre.

Lettre au sujet du secret professionnel de l’avocat

Assurer à la société d’État que, lorsque le Bureau du vérificateur général (BVG) demande l’accès à des documents qui peuvent être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges, il le fait en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur la gestion des finances publiques et que la communication de tels documents au BVG par la société ne constitue pas une renonciation de sa part à un privilège quelconque rattaché à ces documents.

La société confirme par écrit qu’elle accepte les conditions énoncées dans la lettre au sujet du secret professionnel de l’avocat, normalement dans les deux à trois semaines suivant la réception de la lettre.

Plan d’examen spécial

Présenter au comité d’audit le plan global d’examen spécial, les principaux secteurs à examiner, les critères d’évaluation de ces secteurs, le calendrier d’exécution de la mission et toute autre information pertinente en regard de l’examen spécial.

Aucune réponse officielle n’est requise. L’équipe chargée de l’examen spécial discutera du plan avec la direction de la société et rencontrera officiellement le comité d’audit pour en discuter et recueillir ses commentaires.

Phase de l’établissement du rapport

Ébauche du rapport d’examen spécial

Communiquer les constatations de l’examen spécial à la direction, y compris les points saillants, l’opinion et les recommandations s’y rattachant.

La direction présente ses commentaires au sujet de l’ébauche du rapport ainsi que ses réponses aux recommandations incluses dans le rapport, avant que l’équipe chargée de l’examen spécial ne présente le rapport au comité d’audit lors de la réunion prévue à cette fin.

Communiquer l’ébauche du rapport d’examen spécial au comité d’audit, y compris les réponses de la direction en regard des recommandations, à des fins de discussion.

Les membres du comité d’audit discutent de l’ébauche du rapport avec l’équipe chargée de l’examen spécial et posent des questions qui les aideront à comprendre le rapport et, par la suite, à donner des avis au conseil d’administration.

Rapport d’examen spécial définitif

Communiquer au conseil d’administration le rapport qui comporte les réponses de la direction en regard des recommandations.

Lorsque le rapport est définitif, une version PDF (dans les deux langues officielles) sera remise au conseil d’administration.

Le conseil d’administration présente le rapport d’examen spécial définitif au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant sa réception, et il le met à la disposition du public dans les 60 jours suivant sa réception.

Après l’examen spécial

Sondage postérieur à l’examen spécial

Obtenir de la rétroaction à l’égard du rendement du BVG lors de l’exécution de l’examen spécial.

La société retourne le questionnaire dûment rempli dans les plus brefs délais.

 


1 Pour certaines sociétés d’État, la LGFP prévoit que le BVG et un autre examinateur agiront à titre de coauditeurs. Dans de tels cas, les deux examinateurs produisent un rapport conjoint sur les résultats de l’examen spécial, et chacun a la responsabilité de l’examen entier. (Retourner)

 

Version PDF

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