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1986 — Rapport du vérificateur général du Canada

Chapitre 15 — Suivi des recommandations formulées dans les rapports antérieurs

Introduction

Étendue du suivi

Situation actuelle

Examen de la gestion de la trésorerie — chapitre 4 en 1984

Étendue du suivi

Évolution à ce jour

Conclusion globale

Gestion de la trésorerie

Coût des arrangements bancaires actuels/Nouvelle négociation des arrangements bancaires avec les institutions financières

Pratiques en matière de facturation, de perception, de dépôt et de paiement

La gestion des déplacements — chapitre 7 en 1984

La gestion de la classification des emplois — chapitre 8 en 1984

Introduction

Évolution depuis 1984

Étendue du suivi

Contrôles de la qualité/Sensibilisation aux incidences financières

Surveillance et contrôle de l'organisme central

Obligation de rendre compte de la classification des emplois

Conclusion

L'Agence canadienne de développement international — chapitre 9 en 1984

L'aide alimentaire

La gestion du programme bilatéral

La gestion de l'Agence

L'Office national de l'énergie — chapitre 10 en 1984

Activités de réglementation des sociétés pipelinières

Administration du programme des redevances d'exportation

Conclusion globale

Le ministère de la Défense nationale — chapitre 12 en 1984

Historique

Évolution à ce jour

Évaluation globale

Sommaire par secteur d'intérêt pour la vérification

Le ministère des Travaux publics — chapitre 13 en 1984

Introduction

Évolution à ce jour

Conclusion globale

Le Programme du logement

Le Programme des travaux maritimes

Le Programme des services

Le régime d'autofinancement

Le Secrétariat d'État — chapitre 14 en 1984

Le Bureau des traductions

Le Programme canadien de prêts aux étudiants

L'évaluation de programmes — chapitre 3 en 1983

Objet

Évolution depuis 1983

Étendue

Critères

Échantillon

Qualité des évaluations de programmes

Utilité pour des lecteurs de l'extérieur

Le rôle du contrôleur général

Les Musées nationaux du Canada — chapitre 11 en 1981

Conclusion globale

La gestion générale

Les fonctions muséologiques

Le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP)

Introduction

15.1 Dans le chapitre 14 de notre Rapport annuel de 1985, nous avons inclus pour la première fois des renseignements sur la situation concernant les mesures prises par les ministères et organismes en réponse aux observations et recommandations du Bureau et, le cas échéant, du Comité des comptes publics. Cette initiative a été bien reçue.

Étendue du suivi

15.2 Cette année, nous avons effectué des suivis ou des examens relatifs à d'importantes recommandations contenues dans huit chapitres du Rapport de 1984, un suivi supplémentaire au sujet d'un chapitre de 1983 déjà traité dans notre chapitre sur le suivi de l'année dernière, ainsi que le suivi d'un chapitre de notre Rapport annuel de 1981. Dans tous les cas, nous avons établi l'étendue de la vérification de façon que nous puissions atteindre une conclusion globale sur l'efficacité des mesures prises en réponse à nos recommandations.

Situation actuelle

15.3 La situation concernant les mesures prises en réponse à nos recommandations varie considérablement. Dans la plupart des cas, des mesures positives ont été prises, ou sont en voie de l'être, en réponse aux principales recommandations; dans quelques cas, toutefois, très peu a été fait.

Examen de la gestion de la trésorerie - chapitre 4 en 1984

15.4 Notre examen de la gestion de la trésorerie de 1984 était centré sur la gestion de la trésorerie, sur le coût des arrangements bancaires avec les institutions financières et sur les pratiques en matière de dépôt et de paiement. Nous avions décelé des problèmes dans tous ces domaines. À notre avis, les problèmes et les occasions manquées de réaliser des économies que nous avons relevés dans ce chapitre étaient pour la plupart directement liés à l'absence de clarté dans la définition des rôles, des responsabilités et des liens hiérarchiques afférents à la fonction de gestion de la trésorerie. Nous avons fait huit recommandations.

Étendue du suivi

15.5 Le suivi de cette année consistait principalement en une série d'entrevues avec des hauts fonctionnaires du Bureau du contrôleur général, du receveur général du Canada et du ministère des Finances. Nous avons également examiné les documents établis depuis notre Rapport de 1984 comme les directives du Conseil du Trésor, les nouveaux arrangements bancaires, un rapport produit par un expert-conseil indépendant sur les rôles, les responsabilités et les liens hiérarchiques à l'intérieur du cadre de gestion de la trésorerie, et le rapport périodique de mars 1986 qu'a soumis le Bureau du contrôleur général au Comité des comptes publics. Nous n'avons pas effectué une vérification détaillée de ces documents.

Évolution à ce jour

15.6 Au début de 1985, le Comité des comptes publics a tenu deux audiences sur la gestion de la trésorerie. À la demande de l'Association des banquiers canadiens, on a tenu la deuxième audience pour discuter d'une nouvelle négociation des arrangements bancaires avec les institutions financières. Le comité a publié en mai 1985 un rapport recommandant que l'on confie au Bureau du contrôleur général la responsabilité concernant tous les aspects de la gestion de la trésorerie. Le comité faisait également part de ses préoccupations concernant l'absence de progrès dans la nouvelle négociation des arrangements bancaires et insistait pour que la question soit réglée avant le 30 août 1985. Le rapport du comité contenait cinq recommandations. Voici quelques-unes des mesures prises par le gouvernement :

    - En janvier 1985, le gouvernement a approuvé une stratégie pour la gestion de la trésorerie. On a également donné un accord de principe en vue de l'élaboration d'un certain nombre d'initiatives particulières comme le renforcement des politiques et des pratiques existantes concernant les comptes débiteurs et l'échelonnement des paiements aux fournisseurs de façon à respecter les dates d'échéance.
    - En mars 1985, on a formé un Comité supérieur de revue de la gestion de la trésorerie pour assurer une bonne coordination de la gestion de la trésorerie. Ce comité est présidé par un haut fonctionnaire du Bureau du contrôleur général et formé de représentants du ministère des Finances, du ministère des Approvisionnements et Services, du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Banque du Canada. Des représentants d'autres ministères s'y joignent également à l'occasion.
    - En juin 1985, le sous-ministre des Finances remettait au Comité des comptes publics un compte rendu à jour de l'état d'avancement des négociations en vue des arrangements bancaires. Il y indiquait que l'on avait accompli des progrès considérables depuis les audiences, que l'on avait accordé une priorité élevée aux arrangements bancaires et que les deux parties collaboraient pleinement afin d'en venir à un règlement le plus rapidement possible.
    - En juillet 1985, le Conseil du Trésor approuvait l'établissement d'une Direction de la gestion de la trésorerie au sein du Bureau du contrôleur général qui fonctionne actuellement grâce à un personnel de 12 employés.
    - En janvier 1986, un groupe consultatif indépendant avait terminé son examen des rôles, responsabilités et liens hiérarchiques liés à la gestion de la trésorerie au sein du gouvernement du Canada. Les conclusions du rapport favorisaient l'attribution au Bureau du contrôleur général de la responsabilité en matière de gestion de la trésorerie et prônaient la formation d'un Comité supérieur de revue de la gestion de la trésorerie.
    - En mars 1986, le Bureau du contrôleur général préparait et soumettait au Comité des comptes publics un rapport d'étape sur la gestion de la trésorerie, dans lequel étaient décrites les économies réalisées grâce à l'amélioration des méthodes de gestion dans ce domaine, et les améliorations apportées dans les politiques et les pratiques afférentes.
    - En avril 1986, entrait en vigueur un accord révisé concernant les arrangements bancaires entre le gouvernement et les institutions financières.
15.7 Au cours des deux dernières années, le Bureau du contrôleur général a émis un certain nombre de directives sur la gestion de la trésorerie, notamment :

    - une stratégie gouvernementale touchant la gestion de la trésorerie;
    - une politique et des procédures touchant la perception des comptes en souffrance;
    - un règlement concernant la radiation des dettes;
    - des exigences concernant la distribution des chèques de paye;
    - une politique et des procédures concernant le paiement des comptes des fournisseurs;
    - des lignes directrices pour la surveillance et le contrôle des obligations des sociétés d'État envers le Canada;
    - des lignes directrices visant à renforcer les politiques et pratiques existantes en matière de gestion des recettes et de recouvrement des montants dûs au gouvernement;
    - une politique de prélèvement pour le financement des sociétés d'État.
15.8 Le receveur général a également émis plusieurs directives et bulletins d'information concernant, entre autres, le préavis à lui donner au sujet des demandes de paiements importants, le dépôt électronique des deniers de l'État au crédit du receveur général du Canada et la mise en oeuvre de la politique relative aux paiements des comptes des fournisseurs, c'est-à-dire le paiement à la date d'échéance.

Conclusion globale

15.9 Le gouvernement accorde maintenant une haute priorité à la gestion de la trésorerie et a tenu compte de toutes les recommandations faites à cet égard en 1984. Des progrès ont été accomplis dans l'établissement de bonnes pratiques de gestion de la trésorerie. On connaîtra les économies réalisées grâce à de saines pratiques de gestion de la trésorerie seulement lorsque les initiatives existantes et prévues à cet égard auront été en oeuvre assez longtemps pour pouvoir les mesurer avec exactitude.

15.10 Nous sommes toutefois préoccupés du fait que bon nombre d'agents financiers et de gestionnaires de programmes au niveau du ministère n'accordent pas toujours l'importance voulue à une saine gestion de la trésorerie. Conscient de cette situation, le Bureau du contrôleur général nous a informé qu'il travaillait à l'élaboration de programmes de formation pour aider à la mise en oeuvre de saines pratiques de gestion de la trésorerie. Au début, ces programmes de formation seront offerts aux agents financiers et, par la suite, aux gestionnaires de programme.

Gestion de la trésorerie

15.11 Le Bureau du contrôleur général s'est vu attribuer la responsabilité de la gestion de la trésorerie dans les domaines qui relèvent du Conseil du Trésor. Une étude qu'a effectuée un groupe d'experts-conseils indépendants ainsi que des consultations entre les organismes centraux ont permis de clarifier les rôles des ministères et autres organismes centraux. Le Comité supérieur de revue de gestion de la trésorerie, dont il a été fait mention précédemment, s'est réuni à plusieurs occasions au cours des dix-huit derniers mois. Il existe donc maintenant une direction dans les domaines où la gestion de la trésorerie relève du Conseil du Trésor, et des moyens par lesquels les organismes centraux et les ministères pourront résoudre ensemble les problèmes de gestion de la trésorerie. Le bien-fondé de ces changements apportés par suite de nos recommandations est également confirmé dans le rapport du groupe d'experts-conseils indépendants.

Coût des arrangements bancaires actuels/Nouvelle négociation des arrangements bancaires avec les institutions financières

15.12 Le gouvernement et les institutions financières ont maintenant terminé leurs négociations en vue de nouveaux arrangements bancaires, arrangements qui portent sur la période allant du 1er avril 1986 au 31 mars 1989. Le Bureau du contrôleur général devra vérifier chaque année le rapport coût-efficacité de ces nouveaux arrangements.

Pratiques en matière de facturation, de perception, de dépôt et de paiement

15.13 Facturation et perception. Le Bureau du contrôleur général a choisi d'axer sur le secteur des comptes débiteurs, les nombreux travaux liés à la gestion de la trésorerie en 1985-1986. Au cours des deux dernières années, il a émis deux directives sur la gestion des comptes débiteurs liés au recouvrement des comptes en souffrance et au renforcement des politiques et pratiques existantes concernant la gestion des recettes et le recouvrement des montants dûs au gouvernement. Le contrôle exercé par le contrôleur général à cet égard révèle une amélioration importante dans le recouvrement des comptes débiteurs en 1985-1986.

15.14 Dépôt. On a mis au point un système pour le dépôt électronique des deniers de l'État dans le compte du receveur général, système dont la mise en oeuvre est prévue pour l'été de 1986. Il s'applique à tous les ministères, organismes et sociétés d'État qui opèrent à l'intérieur du Trésor (anciennement Fonds du revenu consolidé), à l'exception de Revenu Canada et de la Société canadienne des postes à l'égard desquels d'autres arrangements ont été pris. Il remplacera le système actuel qui repose sur l'utilisation des pièces de règlement bancaire.

15.15 Revenu Canada a autorisé les institutions financières à recevoir ces dépôts. Le gouvernement a l'intention d'éliminer le recours aux pièces de règlement bancaire pour ces dépôts également.

15.16 Paiement. En août 1985, le Bureau du contrôleur général a émis une directive exigeant que les paiements aux fournisseurs soient effectués le plus près possible de la date d'échéance, mais jamais après celle-ci. Cette politique a été mise en oeuvre en août 1985. Le Bureau du contrôleur général nous a informé que, selon une analyse préliminaire, elle a permis de réaliser des économies qui pourraient s'avérer importantes; il entend d'ailleurs continuer de suivre de près la situation à cet égard.

15.17 Paiements anticipés aux sociétés d'État. Dans notre Rapport de 1984, nous avons noté que des ministères versaient des fonds à des sociétés et organismes d'État avant que ceux-ci en aient réellement besoin. Dans une directive émise en mars 1986, le Bureau du contrôleur général a énoncé une politique selon laquelle les paiements anticipés aux sociétés d'État devraient correspondre à leurs besoins réels de liquidités. De cette façon, le gouvernement réaliserait d'importantes économies d'intérêt. Le Bureau du contrôleur général doit veiller à la mise en application de cette politique.

15.18 Recouvrements de liquidités des sociétés d'État. Un certain nombre de sociétés d'État avaient accumulé d'importantes liquidités excédentaires à leurs besoins. Durant 1985-1986, 364 millions de dollars ont été recouvrés. Un autre montant de 74 millions de dollars doit être recouvré en 1986-1987. Selon les calculs du Bureau du contrôleur général, des économies d'intérêt de plus de 30 millions de dollars par année seront réalisées grâce à ces recouvrements.

15.19 Autres économies et initiatives. Le receveur général nous a informé qu'au cours de l'année écoulée, il avait réduit de 1 000 à 22 le nombre de comptes bancaires des ministères, augmentant ainsi d'environ 20 millions de dollars le niveau des liquidités déposées dans des comptes portant intérêt. Certaines autres initiatives prises en matière de gestion de la trésorerie devraient également permettre au gouvernement de réaliser des économies. Par exemple, le ministère des Finances a négocié une réduction des frais d'engagement sur la fraction inutilisée de la ligne de crédit du Canada en dollars américains et réduit les commissions versées aux distributeurs d'obligations négociables. Le Bureau du contrôleur général, dans le cadre d'un projet pilote, met à l'essai l'utilisation par les ministères et organismes des chèques de voyage plutôt que des avances pour les déplacements aux frais du gouvernement. Le gouvernement envisage également l'utilisation des cartes de crédit pour le paiement des frais de déplacement et des comptes des fournisseurs. En 1986, le receveur général offrira, outre le projet pilote en cours, la possibilité de déposer directement à leurs comptes bancaires, la paye des employés, la rémunération des juges, des députés et du personnel de la Chambre des communes ainsi que les pensions des retraités de la fonction publique et de l'armée.

La gestion des déplacements - chapitre 7 en 1984

15.20 En 1984, nos examens des pratiques et contrôles en matière de gestion des déplacements dans un certain nombre de ministères ont révélé d'importantes lacunes dans plusieurs domaines. Nous avons mentionné la nécessité d'apporter à la politique concernant les voyages certaines améliorations qui, à notre avis, permettraient une gestion plus efficiente et plus économique des déplacements.

15.21 Le Bureau du contrôleur général et le Secrétariat du Conseil du Trésor n'ont pas encore fini d'apporter des modifications à la politique concernant les voyages et à ses dispositions. Ces modifications visent à simplifier les modalités d'autorisation préalable et à réduire les frais d'administration.

15.22 Dans trois des quatre ministères retenus pour notre suivi, nos examens des pratiques et procédures actuelles pour la gestion et le contrôle des déplacements des fonctionnaires n'ont pas révélé de lacunes importantes. Dans le cas du ministère des Affaires extérieures toutefois, nous avons noté des lacunes dans la vérification des factures du Service central des voyages et dans le remboursement des billets d'avion non utilisés.

15.23 Le 30 avril 1986, le ministre des Approvisionnements et Services a annoncé qu'un organisme privé émetteur de cartes de crédit avait été choisi pour fournir au niveau des ministères un système de cartes de voyage. En outre, on avait désigné une agence commerciale pour assurer la prestation d'un service de réservations et de billets pour les déplacements des fonctionnaires en service. Le système de cartes de voyage et le nouveau service des voyages seront instaurés progressivement sur une période de 18 à 24 mois, à partir de décembre 1986.

15.24 Le nouveau système et le nouveau service sont destinés à :

    - promouvoir l'utilisation des cartes de crédit par les voyageurs, système moins onéreux pour le gouvernement que l'ancien système;
    - économiser de l'argent, en éliminant le système de paiement et de facturation actuel du Service central des voyages, et en demandant aux ministères et aux détenteurs de cartes de crédit de régler leurs comptes directement plutôt que par le truchement de l'ancien système;
    - renforcer la responsabilité relative à l'achat de billets de transport et à l'administration financière des demandes de remboursement des frais de déplacement.
15.25 Nous examinerons la mise en oeuvre de la nouvelle politique concernant les voyages et le fonctionnement des nouveaux systèmes de cartes et de services des voyages lorsqu'ils seront entièrement opérationnels.

La gestion de la classification des emplois - chapitre 8 en 1984

Introduction

15.26 En 1984, le Bureau effectuait à l'échelle du gouvernement une vérification de la gestion de la classification des emplois au sein de la fonction publique. La classification des emplois, c'est la détermination de la valeur relative des emplois au sein de la fonction publique (les taux de rémunération en vigueur pour la plupart des emplois au sein de la fonction publique sont établis par voie de négociation collective).

15.27 Nous avons noté que le système de classification des emplois était soumis à de fortes pressions visant à relever les niveaux de classification et que les mesures prises pour contrer ces forces, y compris les pratiques de gestion, étaient insuffisantes. Personne n'était directement comptable de l'intégrité du système de classification des emplois ou des décisions en cette matière, dont la plupart étaient prises en vertu de pouvoirs délégués aux ministères. Une vérification qu'a menée en 1983 le Secrétariat du Conseil du Trésor sur la qualité des décisions en matière de classification a révélé un taux inquiétant de classifications erronées - un fonctionnaire sur quatre était mal classifié et dans la plupart des cas, surclassifié - ce qui représentait un coût salarial net de 125 millions de dollars en 1983.

15.28 Notre rapport de vérification contenait cinq recommandations visant à apporter des améliorations dans les trois domaines suivants :

    - contrôle de la qualité et sensibilisation aux incidences financières des décisions en matière de classification;
    - surveillance et contrôle du régime de classification des emplois par l'organisme central responsable;
    - obligation pour le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères de rendre compte en matière de classification des emplois.

Évolution depuis 1984

15.29 Le Comité des comptes publics a tenu en mai 1985 deux audiences sur la classification des emplois. Dans son rapport à la Chambre, le comité recommandait que le Secrétariat du Conseil du Trésor lui soumette à nouveau, en avril 1986, un rapport sur les progrès accomplis dans l'application de mesures correctives. Ce qui a été fait.

Étendue du suivi

15.30 Notre rapport de suivi est fondé sur un examen des rapports soumis au Comité des comptes publics par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), sur un rapport plus récent du SCT concernant les progrès réalisés à l'égard de chaque recommandation et sur l'examen de certains documents et discussions avec des fonctionnaires du SCT. Comme le SCT a pris depuis mai 1985 de nombreuses initiatives qui, dans certains cas, ne sont pas entièrement mises en application, nous n'avons pas effectué une vérification sur place de l'efficacité des mesures correctives.

Contrôles de la qualité/Sensibilisation aux incidences financières

15.31 Nous avons recommandé que le SCT et les ministères s'assurent que les décisions en matière de classification sont soumises à des mesures de contrôle qualitatif rigoureuses et efficaces avant d'être mises en oeuvre. Nous avons également préconisé que le SCT et les ministères élaborent des mesures pour s'assurer que les incidences financières des changements organisationnels et des décisions connexes en matière de classification sont prises en compte. Ces recommandations visaient également à assurer qu'une décision en matière de classification soit judicieuse au moment où elle est prise et que ses incidences financières sont connues et prises en compte, particulièrement s'il s'agit d'un relèvement de la classification. Entre autres, il fallait que le SCT s'assure que les normes de classification - fondement d'une décision judicieuse - sont à jour et que les ministères améliorent leur contrôle sur le processus de prise de décisions afin de garantir que celles-ci correspondent aux normes de classification et au travail effectué ou à effectuer dans le poste en cause.

15.32 Le Secrétariat du Conseil du Trésor nous informe qu'il a mis en oeuvre les mesures correctives suivantes :

    - On a constitué un groupe de travail spécial pour revoir les 50 normes de classification qui n'avaient pas fait l'objet d'un examen approfondi au cours des 10 dernières années. L'examen de six d'entre elles a été mené à terme, les 44 normes qui restent seront revues et mises à jour d'ici le 1er avril 1987. Un examen quinquennal périodique des normes de classification commencera en 1987-1988. D'ici 1988-1989, les 69 normes de classification auront été révisées; aucune norme ne datera de plus de cinq ans.
    - Le SCT met actuellement en oeuvre un "système de postes clés" qui consiste à désigner dans les ministères certains postes qui serviront de postes repères pour la classification d'autres postes au sein du même ministère. À ce jour, quelque 24 postes dans 9 ministères importants ont été désignés postes clés dans plusieurs groupes professionnels importants. Une fois sa mise en oeuvre complétée, ce système comportera des postes repères pour environ 100 000 postes.
    - Dans les ministères, les décisions en matière de classification doivent à l'heure actuelle être prises par un comité comptant au moins deux gestionnaires organiques compétents en matière de classification. En outre, avant de reclassifier un poste à un niveau supérieur et d'en promouvoir ainsi le titulaire, les ministères doivent s'assurer que le travail effectivement accompli correspond à la description du poste. Le SCT déclare que depuis août 1985, 16,9 p. 100 des demandes de reclassification à un niveau supérieur ont été refusées par suite d'un tel examen.
    - On a éliminé le financement automatique des reclassifications à un niveau supérieur. Les gestionnaires doivent démontrer que les incidences financières d'une décision en ce sens sont connues et que les fonds sont disponibles. Le SCT doit évaluer dans quelle mesure le nouveau système d'information, mis en oeuvre le 1er avril 1986, est efficace pour évaluer les effets des coûts attribuables aux activités de classification du ministère sur la masse salariale.

Surveillance et contrôle de l'organisme central

15.33 Nous recommandions à cet égard que le SCT soit bien renseigné sur l'efficacité du régime de classification tant à l'échelle de la fonction publique qu'à celle des ministères; qu'il recueille l'information nécessaire d'une façon systématique et coordonnée afin d'éviter le chevauchement des efforts, et que les problèmes de classification soient corrigés efficacement et promptement en imposant des sanctions au besoin.

15.34 Le SCT nous informe que l'on a pris les mesures correctives suivantes :

    - Les ministères doivent soumettre à l'examen du SCT leurs plans annuels de vérification et de contrôle de la classification.
    - Les ministères doivent effectuer des vérifications bisannuelles de la qualité de leurs décisions de classification selon la méthode de vérification normalisée du SCT et ce, sous réserve d'un contrôle par ce dernier. Les résultats sont soumis au SCT pour compilation à l'échelle de la fonction publique. La première vérification a été effectuée en 1985-1986 et a révélé un taux de classifications erronées de 11,4 p. 100 pour l'ensemble de la fonction publique. Cette vérification a porte sur la classification de 3 568 postes et elle est exacte à 2 p. 100 pour l'ensemble de la fonction publique, dans 95 p. 100 des cas. La méthode statistique utilisée était analogue à celle utilisée pour la vérification de 1983 du SCT. Le personnel des ministères a effectué des vérifications selon les directives publiées à cet égard par le SCT qui, par la suite, en a fait le contrôle. Des 11,4 p. 100 de postes classifiés de façon erronée, 7,5 p. 100 avaient été surclassifiés. Même s'il n'est pas possible d'établir une comparaison directe avec la vérification de 1983 du SCT, les chiffres comparables tirés de cette vérification étaient de 23,8 p. 100 de postes classifiés de façon erronée, dont 19,4 p. 100 de postes surclassifiés.
    - On a demandé à chaque ministère d'établir, dans le cadre des vérifications bisannuelles prévues pour 1988 et 1990, des objectifs en matière de classification des emplois à partir de leur taux de classifications erronées noté lors de la vérification de 1985-1986. Tous les ministères comptant plus de 400 années-personnes ont fixé ces objectifs qui de plus ont été communiqués au Comité des comptes publics.
    - Les ministères sont tenus de soumettre au SCT un rapport mensuel sur les mesures correctives prises à l'égard des cas de classifications erronées notés dans la vérification de 1985-1986, ainsi qu'à l'égard des cas de classifications erronées relevés au cours de leurs propres activités de contrôle.
    - Le SCT renouvellera un accord avec la Commission de la Fonction publique selon lequel cette dernière vérifiera certains aspects du processus de classification au cours de sa vérification des activités de dotation des ministères. Afin d'éviter les chevauchements, le SCT exemptera de la revue de la classification de la Commission tout ministère qui manifestement aura effectué une vérification interne rigoureuse de ses activités de classification.
    - Depuis le 1er avril 1986, le SCT a mis en oeuvre un système informatique pour contrôler les activités de classification du ministère. Ce système permettra d'établir une comparaison entre le rendement d'un ministère par rapport au rendement de l'ensemble de la fonction publique.
    - Le Conseil du Trésor a émis des directives qui précisent les responsabilités en matière de classification des emplois en ce qui concerne le rôle des spécialistes en matière de personnel et des gestionnaires des ministères. Les spécialistes doivent attester la pertinence des décisions en matière de classification; les gestionnaires des ministères doivent se porter garants des incidences financières et de la disponibilité des fonds. Le SCT a également décrété que les projets de réorganisation dans les ministères devront être approuvés par des gestionnaires dont le poste est supérieur de deux niveaux au poste visé par une mesure de classification proposée. Les ministères ont été avisés que le rendement des gestionnaires en matière de classification fait partie intégrale de leur évaluation de rendement. Si le programme de classification d'un ministère s'avère insatisfaisant, le sous-chef devra expliquer au Conseil du Trésor les plans en vue de mesures correctives.
    - Le SCT suit de près les mesures correctives prises par les ministères pour rectifier les cas de classifications erronées.

Obligation de rendre compte de la classification des emplois

15.35 Nous recommandions à cet égard que le Conseil du Trésor fasse périodiquement rapport au Parlement des activités et du rendement du système de classification des emplois. Au cours de son témoignage devant le Comité des comptes publics, le secrétaire du Conseil du Trésor a déclaré que le président du Conseil du Trésor entendait se conformer aux voeux du comité relativement aux rapports à soumettre au Parlement sur la classification des emplois. Le Comité des comptes publics n'a pas pris de décision officielle quant à cette recommandation. Les membres qui avaient discuté de cette question ont convenu d'attendre la présentation du rapport du SCT au comité en avril 1986 avant de se prononcer définitivement sur cette recommandation. Aucune recommandation n'a été faite au Parlement en ce qui a trait au rapport sur les activités de classification et sur le rendement du système.

Conclusion

15.36 À notre avis, le Secrétariat du Conseil du trésor a pris des mesures énergiques et directes pour régler les problèmes relevés au cours de notre vérification de 1984 concernant la classification des emplois. Nous sommes préoccupés toutefois, de la lenteur avec laquelle le SCT révise ses normes de classification périmées. Le SCT a entrepris d'examiner et de mettre à jour 50 normes de classification d'ici le 1er avril 1987. Le SCT nous avise que l'examen de toutes les normes est en cours et que l'on a complété la révision de six d'entre elles. Nous savons que la tâche est difficile et que les échéanciers sont serrés; néanmoins, vu son engagement vis-à-vis le Comité des comptes publics, nous incitons le SCT à suivre de près la situation.

15.37 La vérification de la classification des emplois qu'a effectuée le Conseil du Trésor en 1985-1986 à l'échelle de la fonction publique révèle que les mesures prises par le SCT ont un effet positif. Compte tenu de ces résultats, et étant donné que le SCT prévoit que le taux des classifications erronées tombera à 6,4 p. 100 à l'échelle de la fonction publique en 1990, il nous semble approprié que l'on reporte le rapport au Parlement sur la classification des emplois jusqu'à ce que les résultats des vérifications de 1988 et de 1990 soient connus et soumis à une vérification par le Bureau.

L'Agence canadienne de développement international - chapitre 9 en 1984

15.38 Notre vérification intégrée de 1984 de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) a porté sur les quatre grandes composantes du programme, soit l'aide alimentaire, l'aide bilatérale, l'aide multilatérale et les programmes spéciaux. Le rapport était axé principalement sur l'aide alimentaire et l'aide bilatérale. Nous avons fait plusieurs recommandations concernant l'obligation de rendre compte des résultats, les rôles et responsabilités, la planification, la surveillance, le soutien technique, l'approvisionnement, l'utilisation des résultats des évaluations, la planification des ressources humaines et la gestion de l'Agence.

15.39 Le Comité des comptes publics a tenu quatre audiences sur l'ACDI. Dans son huitième rapport à la Chambre, déposé en octobre 1985, le comité adressait huit recommandations au gouvernement et à l'ACDI.

15.40 Dans le cadre du suivi de notre vérification de 1984, nous avons examiné les mesures qu'a prises l'Agence pour assurer la mise en oeuvre des changements proposés dans nos recommandations. Nous avons également examiné les rapports préparés pour le Comité des comptes publics. Nous avons discuté avec la direction des changements apportés aux systèmes et revu les documents pertinents. Comme notre vérification ne comportait ni étude détaillée des projets en cours ni visites sur place de ces mêmes projets, nous ne pouvons donc évaluer les résultats des changements apportés. Notre examen a porté sur des questions liées à l'aide alimentaire, l'aide bilatérale, la planification des ressources humaines, l'évaluation et la gestion de l'Agence.

15.41 L'ACDI a fait de sérieux efforts pour mettre en pratique les recommandations qui découlaient de notre vérification intégrée de 1984 et a réalisé d'importants progrès dans la plupart des cas.

L'aide alimentaire

15.42 Notre rapport de 1984 faisait ressortir la nécessité de procéder à un nouvel examen de l'organisation, de l'administration et de l'obligation de rendre compte liées au programme d'aide alimentaire. Nous avons relevé des lacunes dans la connaissance des besoins en aide alimentaire, dans le contrôle de la livraison et de la distribution, dans l'évaluation et dans l'approvisionnement en poudre de lait écrémé.

15.43 Nous avons également fait part de nos préoccupations concernant le fait que l'obligation de rendre compte n'est pas clairement communiquée. Le Comité des comptes publics a recommandé que le gouvernement désigne clairement l'ACDI, comme l'unique gestionnaire de l'ensemble du programme d'aide alimentaire.

15.44 L'obligation de rendre compte. Depuis 1984, l'ACDI et le ministère des Approvisionnements et Services ont signé un protocole d'entente qui établit leurs responsabilités respectives à l'égard de l'approvisionnement et du transport des denrées alimentaires. Le gouvernement a réaffirmé auprès de la Chambre des communes le rôle de chef de file d'Agriculture Canada à l'égard du Programme alimentaire mondial et a insisté sur la nécessité de maintenir des liens étroits et un échange constant d'information entre les responsables du Programme d'aide alimentaire et le secteur agricole canadien. Cependant, l'ACDI est responsable de la gestion globale du Programme d'aide alimentaire et demande l'avis des autres ministères au moment d'élaborer sa politique à cet égard.

15.45 Bien qu'aucun accord formel régissant les rapports avec le Programme alimentaire mondial n'ait été conclu entre l'ACDI et Agriculture Canada, les relations de travail actuelles entre les deux organismes fonctionnent bien. Grâce à la mise en oeuvre d'un système amélioré de communication entre le Programme alimentaire mondial et Agriculture Canada, des rapports réguliers sont maintenant produits qui renferment de l'information à jour sur les engagements relatifs à l'aide alimentaire ainsi que sur les expéditions et destinations des denrées. Ce système informatique est encore en voie d'élaboration.

15.46 L'ACDI a amélioré ses méthodes internes de coordination des achats et d'administration de l'aide alimentaire bilatérale. Le Centre de coordination et d'évaluation de l'aide alimentaire (CCEAA) et la Division des achats ont mis en oeuvre de nouvelles méthodes d'exploitation. Le CCEAA nomme maintenant un agent des ressources pour tous les projets d'aide alimentaire.

15.47 Connaissance des besoins en aide alimentaire. Depuis la vérification de 1984, les réseaux d'aide alimentaire établis à travers le monde se sont consolidés pour répondre, en partie, à la crise en Afrique. Outre les réunions régulières avec les représentants du Programme alimentaire mondial et de l'Organisation pour l'alimentation et l'agriculture, le CCEAA a fréquemment des rencontres informelles avec les représentants de la Communauté économique européenne et de USAID. L'ACDI a versé des fonds pour améliorer les systèmes de contrôle et de livraison liés au Programme alimentaire mondial pour l'aide bilatérale et multilatérale à l'Afrique. Le CCEAA diffuse maintenant de plus amples informations sur les besoins en aide alimentaire aux organisations non gouvernementales.

15.48 Contrôle. L'Agence a modifié les directives à l'intention de ses agents sur le terrain. Les nouvelles directives énoncent clairement le travail à exécuter. Des surveillants doivent être présents dans les ports à l'arrivée des expéditions de denrées et doivent faire rapport de leurs constatations à la mission. La coordination entre les diverses agences sur le terrain s'est également améliorée, l'ACDI ayant beaucoup insisté sur l'importance des contrôles.

15.49 Poudre de lait écrémé. L'Agence, le ministère de l'Agriculture et la Commission canadienne du lait ont revu le mode d'enrichissement en vitamines de la poudre de lait écrémé. Le coût de l'enrichissement sera ramené à un niveau comparable à celui défrayé par les autres pays donateurs. Le processus automatisé, qui correspond aux normes canadiennes et internationales, devrait réduire le coût de l'enrichissement puisqu'il élimine le processus manuel de vidage des sacs et d'ensachage.

15.50 L'Agence reconnaît qu'il existe un problème concernant l'utilisation des sacs tissés en polypropylène. Depuis avril 1986, l'Agence utilise les sacs réguliers de papier à 5 plis et qui sont plus faciles à empiler et sur lesquels il est possible de déceler les trous. Les agents sur le terrain doivent produire régulièrement des rapports sur les dommages afin d'enregistrer les problèmes liés à l'expédition.

15.51 Les sacs de poudre de lait écrémé sont maintenant datés, ce qui permettra de reconnaître les sacs dont la durée d'entreposage dépasse la durée de conservation du produit enrichi. Le pays bénéficiaire pourra désormais faire d'autres usages, récupérer ou détruire les sacs de lait en poudre dont la date de péremption est dépassée de manière à ne pas nuire à la santé des destinataires de quelque façon que ce soit.

15.52 Même si la méthode de calcul du prix de revient de la poudre de lait écrémé est entièrement satisfaisante, nous n'avons aucune garantie que l'ACDI revoit périodiquement le calcul du prix à la tonne. De façon informelle, l'ACDI se tient au courant des fluctuations de prix dans l'industrie ainsi que des prix payés par d'autres organismes. Toutefois, elle ne tient aucun registre sur ces données. Un examen régulier par l'ACDI du prix de revient calculé garantirait le respect des exigences du Conseil du Trésor.

La gestion du programme bilatéral

15.53 Planification de projets. L'ACDI a pris des mesures en vue d'améliorer la planification des projets en insistant sur la nécessité d'évaluer les facteurs essentiels à leur viabilité opérationnelle et sur la nécessité de tenir compte davantage des résultats de projets et phases antérieurs. L'ACDI a également entamé des mesures en vue de réduire le laps de temps entre la définition d'un projet et sa mise en branle.

15.54 Certaines mesures ont permis d'améliorer l'évaluation de la viabilité opérationnelle, notamment;

    - veiller à ce que les comités de revue des projets des directions générales géographiques soient suffisamment exigeants;
    - souligner l'importance de parer aux imprévus en établissant des réserves spéciales à cet égard; et
    - établir le "Système d'information et de rétroaction sur les activités bilatérales" qui permet l'accès aux données des évaluations des projet antérieurs de l'ACDI.
15.55 Les projets de l'ACDI se prolongent parfois et comportent jusqu'à une deuxième ou même une troisième phase. En 1984, nous avons constaté que l'on n'avait toujours pas pris en compte les leçons tirées des phases antérieures avant d'entreprendre les phases subséquentes. Depuis, on a modifié le système d'approbation des projets. Au moment de la planification d'une deuxième ou d'une troisième phase, les responsables doivent utiliser les résultats des évaluations des phases antérieures et de projets similaires et indiquer comment ils seront pris en compte dans les phases subséquentes. Toutefois, les documents de planification et d'approbation que nous avons examinés ne faisaient pas directement référence aux résultats d'évaluation de phases antérieures. La façon dont on allait résoudre ou atténuer les problèmes relevés au cours de phases antérieures n'était pas évidente. La solution des problèmes peut être implicite dans le plan, mais un renvoi explicite fournirait une meilleure information à l'autorité compétente, c'est-à-dire la haute direction, le ministre ou le Conseil du Trésor. L'Agence exige maintenant que la Division de l'évaluation prépare un examen critique des plans de projets pour lesquels une contribution de plus de 2 millions de dollars sera versée par l'ACDI.

15.56 Afin de réduire le temps écoule entre la définition du projet et sa mise en branle, l'ACDI s'est vue dotée de pouvoirs délégués accrus en matière d'autorisation de projets. Elle a aussi encouragé l'exécution simultanée d'activités de planification et réduit le chevauchement en matière de documentation. L'ACDI prévoit également intégrer la planification des marchés à la structure de planification des projets.

15.57 Structure de gestion des projets. En 1984, nous avons noté des lacunes concernant les rôles et responsabilités des membres des équipes de projets et des représentants sur le terrain, la surveillance, la prestation des services du soutien technique et administratif et l'utilisation des évaluations de projets. Depuis, l'Agence s'emploie progressivement à combler ces lacunes.

15.58 Dans le contexte d'une politique gouvernementale qui vise à la fois la limitation du nombre d'années-personnes et l'accroissement de l'aide au développement, l'ACDI envisage d'autres méthodes de réalisation des programmes. Au cours des deux dernières années, l'ACDI a augmenté le nombre de contrats conclus avec des entreprises du secteur privé, des groupements et des organisations non gouvernementales pour la planification et la réalisation des projets. On a décentralisé les pouvoirs décisionnels et les missions sont désormais autorisées à engager des conseillers locaux et à diriger le travail des coopérants. De concert avec le Conseil du Trésor, l'ACDI a entamé un examen des pratiques contractuelles concernant les responsabilités des entrepreneurs, la rédaction, le contrôle et l'administration des contrats. On devrait apporter d'autres modifications à la politique sur les contrats par suite de l'examen de la politique étrangère effectué conjointement par la Chambre et le Sénat. Un rapport du Comité permanent des affaires extérieures et du commerce international est attendu pour 1987. Des solutions aux divers problèmes, notamment l'équilibre entre les objectifs nationaux et internationaux, seront proposées à la suite de l'examen des rapports de ces comités.

15.59 Outre son étude sur la politique régissant les contrats, l'ACDI a pris des mesures en vue d'accroître le nombre d'offres permanentes en matière d'aide technique, d'augmenter les montants consacrés aux contrats de surveillance, d'engager par voie de contrat des unités de soutien sur le terrain et de publier un manuel sur l'établissement de telles unités administratives et techniques. L'Agence étudie différents moyens d'augmenter les mesures de contrôle et de décentralisation.

15.60 Grâce aux offres permanentes, aux surveillants de projets et aux unités d'appui sur le terrain, il est plus facile d'obtenir les conseils de spécialistes sur la planification, la surveillance et l'évaluation des projets. L'ACDI a augmenté le nombre d'offres permanentes conclues avec des experts-conseils, ce qui permettra aux agents de projets de l'administration centrale de pouvoir bénéficier facilement et souvent des conseils de spécialistes dans un certain nombre de sous-secteurs. Les offres permanentes pour les surveillants de projets et la présence d'unités d'appui technique et administratif devraient améliorer la qualité des contrôles sur le terrain et des rapports remis à l'équipe de projet de l'administration centrale.

15.61 L'Agence veut que le Conseil du Trésor approuve une augmentation du nombre d'années-personnes afin de s'assurer des ressources suffisantes pour gérer le nombre croissant d'activités d'ordre technique et de faire en sorte que les entrepreneurs s'acquittent de leurs responsabilités.

15.62 L'ACDI a examiné à nouveau les rôles et responsabilités des équipes de projets importants, notamment ceux des chefs d'équipe de projets, des agents des ressources, des représentants de l'ACDI auprès de la mission, des agents chargés de l'exécution et des surveillants de projets. L'Agence doit émettre bientôt de nouvelles directives pour clarifier leurs rôles et responsabilités respectifs à l'égard de la réalisation des projets.

15.63 L'approvisionnement. En 1984, nous avions constaté que l'ACDI devait améliorer la planification et le contrôle de ses activités d'approvisionnement et qu'elle devait notamment améliorer la diffusion de ses politiques, procédures et lignes directrices en matière d'approvisionnement auprès des équipes de projets et des experts-conseils. Une récente vérification interne de la Division des approvisionnements révèle que le cadre de l'obligation de rendre compte est maintenant amélioré. On doit cette amélioration à un nouveau mandat et à une nouvelle structure de l'organisation, à un protocole d'entente conclu entre l'ACDI et le ministère des Approvisionnements et Services, entre la Division des approvisionnements et le CCEAA, à la rédaction de procédures et lignes directrices et à l'établissement d'un plan de formation pour la division.

15.64 Toutefois, le rapport provisoire de vérification interne indiquait que le personnel de la Division de l'approvisionnement "ne participait pas aux activités de planification et de contrôle des projets aussi activement qu'il était prévu dans leur mandat, ni suffisamment pour assurer un processus d'approvisionnement efficace à l'intérieur de l'ACDI". Même si les représentants de la division se voient généralement attribuer des projets qui comportent un élément important d'approvisionnement, ces projets leur sont souvent confiés après que le mode d'approvisionnement a été choisi et que les plans détaillés d'exploitation ont été établis. La vérification interne révélait également que les décisions relatives au mode d'approvisionnement n'étaient justifiées ni par une documentation appropriée ni par une analyse pertinente.

15.65 En réponse aux recommandations qui découlent de la vérification interne, un plan d'action détaillé pour résoudre ces questions est en voie d'élaboration.

La gestion de l'Agence

15.66 Plan d'action global de gestion de l'Agence. On a trouvé satisfaisant l'état d'avancement des projets du Plan d'action global de gestion de l'Agence (PAGGA) non encore terminés. Parmi les projets du PAGGA en cours, les quatre principaux, qui représentaient 80 p. 100 du budget, sont maintenant soumis à un contrôle budgétaire satisfaisant. L'Agence a complété les examens prévus des projets du PAGGA et a pris des mesures appropriées pour régler les problèmes qui subsistaient. Le Bureau du contrôleur général confirme l'achèvement des projets.

15.67 Mémoire générale. En 1984, nous avons examiné les procès-verbaux du Comité du président qui traitaient des questions liées au fonctionnement, et nous avons noté qu'aucun mécanisme n'était en place pour assurer un suivi structuré et systématique des décisions du comité. En conséquence, la mise en oeuvre des mesures correctives a parfois été retardée.

15.68 Depuis 1984, l'ACDI a lancé un Programme d'initiative globale de gestion. Les rapports principaux qui ont des répercussions sur les politiques et programmes sont transmis au Comité du président où les priorités sont fixées. La direction générale compétente élabore des plans d'action et les incorpore aux plans de travail. Deux fois l'an, le Comité du président en évalue l'état d'avancement.

15.69 Après étude, le Comité de vérification et d'évaluation accepte ou rejette les recommandations des rapports de vérification et d'évaluation. En juillet 1984, le Comité du président chargeait le Comité de vérification et d'évaluation de veiller à la mise en application des recommandations acceptées. Ainsi on assure systématiquement le suivi des recommandations touchant la vérification interne et on produit des rapports périodiques à cet égard. Il n'existe toutefois aucune modalité semblable pour contrôler la mise en application des recommandations approuvées par suite des études d'évaluation globale de l'Agence et des études de programmes sur lesquelles le comité s'est penché.

15.70 La planification de l'évaluation. En 1984, on n'a pas effectué les évaluations de façon intégrée et coordonnée. Il aurait fallu mettre au point des modalités pour coordonner les activités d'évaluation à l'intérieur des diverses directions générales de programmes et pour assurer une certaine uniformité dans les évaluations de programmes et de projets et au niveau de l'ensemble de l'Agence. La Division de l'évaluation de l'Agence insiste maintenant sur l'harmonisation des plans de projets et des plans d'évaluation pour l'ensemble de l'organisation. Elle rédige un rapport annuel sur les activités d'évaluation. En outre, la division a émis des lignes directrices qui servent de normes pour la planification et la conduite des évaluations. Enfin, elle a mis au point un cours de formation en évaluation à l'intention des gestionnaires de projet.

15.71 La planification des ressources humaines. L'ACDI et son personnel travaillent dans un milieu en constante évolution. Sur le plan externe, les rapports avec les pays bénéficiaires sont souvent redéfinis. Sur le plan interne, l'Agence subit de fréquents changements aux niveaux de l'organisation, des programmes ou de l'administration. Ces facteurs ont une incidence marquée sur le genre et le niveau des compétences requises, sur le temps et le lieu précis où elles seront requises pour atteindre les objectifs de fonctionnement. L'Agence doit se doter de mécanismes qui lui permettront d'apporter en temps opportun les modifications nécessaires pour répondre aux nouvelles demandes ou orientations.

15.72 En 1984, le plan en matière de ressources humaines de l'ACDI n'était pas rattaché au processus de planification opérationnelle. Qui plus est, il n'existait aucun plan pluriannuel en matière de ressources humaines. Depuis lors, l'ACDI a mis en oeuvre les principaux éléments d'un système de planification des ressources humaines. Il fournit aux gestionnaires un cadre de planification intégré, une base de données suffisantes, un cycle coordonné de redéploiement du personnel et un processus rationnel d'avancement professionnel. Le Conseil du trésor a approuvé un plan pluriannuel des ressources humaines (PPRH 1986-1990). Le prochain PPRH devrait être inclus dans le cycle de planification de l'Agence. La réintégration du personnel affecté à des postes à l'étranger et le redéploiement du personnel sont maintenant regroupés à l'intérieur d'une activité annuelle administrée par le personnel à laquelle participent toutes les directions générales de l'Agence.

L'Office national de l'énergie - chapitre 10 en 1984

15.73 Dans le cadre de notre vérification de 1984 de l'Office national de l'énergie, nous avons examiné le processus qui enclenche et soutient les décisions de l'Office en matière de réglementation. Nous nous sommes attardés plus particulièrement sur les contrôles de gestion exercés sur le soutien analytique du processus décisionnel pour nous assurer qu'il était techniquement complet. Nous avons également examiné les procédés qu'utilise l'Office pour assurer le respect de ses décisions et pour en évaluer les incidences. Nous nous sommes également penchés sur la manière dont l'Office administre le programme des redevances d'exportation. Nous avons relevé certaines lacunes et fait trois recommandations.

15.74 Nous avons effectué le suivi à l'égard de ces trois recommandations tout en tenant compte de l'évolution constante du milieu dans lequel l'Office doit exercer ses activités de réglementation. Depuis la vérification de 1984, le gouvernement opte pour une réglementation moins stricte des exportations et des prix du pétrole et du gaz. Dans certains cas, cette nouvelle orientation a modifié la portée de nos recommandations. Notre vérification a comporté un examen des documents justificatifs et des discussions avec le personnel des directions fonctionnelles de l'Office. Nous n'avons effectué aucun examen détaillé.

Activités de réglementation des sociétés pipelinières

15.75 Nous avons recommandé l'établissement d'un programme à long terme pour appuyer les efforts de l'Office en vue d'inciter les sociétés pipelinières réglementées à opérer de manière économique et efficiente. En réponse à cette recommandation, l'Office a pris trois initiatives.

15.76 Pour commencer, l'Office avait songé à une "vérification axée sur la gestion" ou à un genre de vérification d'optimisation. Des progrès ont été accomplis en ce sens; par exemple en 1985, était signée l'Entente sur les marchés et les prix du gaz naturel. Aux termes de cette entente, le gouvernement acceptait d'établir un comité indépendant d'enquête qui ferait une vérification globale des sociétés pipelinières interprovinciales et internationales, de leur rôle et de leurs opérations. Simultanément, l'Office tenait des audiences sur les tarifs à l'égard de deux importants transporteurs. Pour ces raisons, et reconnaissant qu'il s'agissait d'une période transitoire, l'Office a décidé que le moment était mal choisi pour entamer des vérifications de gestion. Ces vérifications devraient débuter vers la fin de 1986 ou au début de 1987.

15.77 La deuxième initiative concerne le resserrement des contrôles de l'Office sur la construction des pipelines. Au début des audiences, l'Office s'est intéressé à la conception, au tracé et au coût estimatif des grands projets de construction. Les coûts estimatifs et les contrôles y tiennent maintenant une place beaucoup plus importante. Tous les certificats comportent maintenant une nouvelle clause selon laquelle les sociétés doivent produire des rapports mensuels sur les coûts. En outre, le personnel de l'Office examine les coûts estimatifs et les calendriers approuvés dans le cadre d'un "programme de contrôle des coûts". Tout écart constaté entre les estimations initiales et les rapports périodiques fait l'objet d'un suivi.

15.78 Une troisième initiative vise l'amélioration des procédés de vérification de l'Office.

Administration du programme des redevances d'exportation

15.79 Nos autres recommandations visaient le contrôle des exportations de pétrole. Auparavant, il fallait une licence pour exporter du pétrole et les sociétés payaient une redevance d'exportation sur chaque mètre cube de pétrole exporté. Depuis le 1er juin 1985, les permis ont été abolis ainsi que la redevance d'exportation. Ces changements ont eu une incidence marquée sur les opérations de l'Office.

15.80 Quant à notre deuxième recommandation selon laquelle l'Office devrait déterminer le volume des exportations de pétrole ou de produits pétroliers effectuées illégalement, par exemple par camion, nous acceptons la décision de l'Office de ne pas donner suite à cette recommandation, car avec la déréglementation des exportations pétrolières et la disparition de la redevance pétrolière, elle n'a plus son utilité.

15.81 Notre troisième recommandation, selon laquelle l'Office devrait déterminer si sa façon actuelle de faire respecter la loi correspond pleinement aux intentions du législateur, a pris un nouveau sens. Étant donné la déréglementation, l'Office mettra fin à ses activités de vérification relatives aux redevances d'exportation pétrolière lorsque les vérifications prévues auront été complétées. Notre vérification de 1984 a permis de constater que l'Office n'avait pas bien évalué la portée et l'importance des tests de vérification effectués auprès des sociétés pétrolières en vue d'améliorer l'efficacité de la vérification des redevances d'exportation. Nous avons mentionné que l'Office n'avait jamais cherché à vérifier si les produits effectivement exportés correspondaient aux déclarations qui lui étaient remises. Jusqu'à tout récemment, on ne disposait pas d'information suffisante sur les évaluations et les conclusions des vérifications antérieures pour constituer un fondement qui servirait à la planification de la vérification. L'Office se propose d'examiner à nouveau la portée des tests de vérification à effectuer dès que les résultats des vérifications en cours seront connus. Nous sommes d'accord avec cette façon de faire.

Conclusion globale

15.82 L'Office a consenti à des efforts tangibles et réalistes pour se plier à nos recommandations. Toutefois, comme diverses initiatives ont été prises assez récemment et que certaines mesures restent encore à prendre, nous entendons continuer à suivre la situation de près.

Le ministère de la Défense nationale - chapitre 12 en 1984

Historique

15.83 Notre deuxième vérification intégrée du ministère de la Défense nationale (MDN) a fait l'objet du chapitre 12 de notre Rapport de 1984. Cette vérification portait sur six principaux domaines : la planification, le contrôle et l'évaluation; la gestion financière et les systèmes de contrôle; les projets d'acquisition d'équipement important; les projets de construction d'immobilisations; l'élaboration de systèmes de traitement automatique des données (TAD); et la gestion des ressources humaines. Ce chapitre comportait 29 recommandations visant les six domaines en cause. Le Comité des comptes publics a consacré trois audiences à ce chapitre au cours des mois de février et de mars 1985 et, le 30 avril 1985, il énonçait un certain nombre de recommandations dans son troisième Rapport à la Chambre des communes.

15.84 Notre suivi visait à évaluer les progrès réalisés par le ministère dans la mise en application des recommandations faites par le Bureau et par le Comité des comptes publics (CCP). Nous avons divisé le travail en deux étapes. Dans le cadre du présent rapport, nous donnons une évaluation initiale des progrès. En 1987, nous procéderons à un examen plus détaillé.

Évolution à ce jour

15.85 Le ministère a accepté toutes nos recommandations. Dans certains cas, il a déclaré que des mesures avaient déjà été prises dans le sens souhaité. Dans quelques rares cas, le ministère faisait remarquer que des facteurs extérieurs ont diminué sa capacité d'effectuer les changements nécessaires. Dans tous les cas cependant, le ministère avait dûment attribué les responsabilités pour la mise en application de chaque recommandation, établi des plans d'action, et mis en place un système de contrôle. Ce système permet la production des rapports trimestriels internes sur les progrès accomplis.

15.86 Le troisième Rapport du CCP comportait huit recommandations visant l'établissement, l'évaluation et la déclaration des objectifs non militaires liés aux projets d'acquisition d'équipement importants; la détermination et la divulgation des coûts de ces projets sur toute leur durée de vie; le recours à une double source d'approvisionnement pour les pièces de rechange du CF-18; et la désignation d'un cadre supérieur comme agent financier et contrôleur en chef. Le comité a demandé au MDN de lui soumettre un rapport sur ces recommandations avant le 31 juillet 1985. Il a également demandé au ministère de rédiger des rapports d'étape sur le traitement automatique des données (TAD) et la vérification interne, et de les soumettre avant le 30 août 1985 au vérificateur général qui les examinera pour le Comité.

15.87 Le 23 juillet 1985, le ministère nous soumettait son rapport qu'il présentait également au comité. Le 30 août, nous avons fait savoir au comité que les mesures prises jusqu'ici à l'égard du TAD et de la vérification interne, quoique préliminaires, semblaient satisfaisantes.

15.88 Le 6 février 1986, on a donné au sous-ministre et au chef de l'état-major de la défense une séance d'information sur la portée et l'objet de la vérification intégrée du ministère dont le rapport est prévu pour 1987. Au cours de cet exposé, on les a informés que le suivi des recommandations du Rapport de 1984 et du troisième rapport du Comité des comptes publics serait effectué conformément aux deux étapes décrites précédemment. Le 26 mars 1986, nous avions demandé au ministère un rapport d'étape qui nous a été présenté le 18 avril.

Évaluation globale

15.89 Le ministère s'est attaqué en priorité à la mise en application des recommandations. Des 37 recommandations (8 du Comité des comptes publics et 29 de notre Bureau) exigeant une modification des systèmes ou pratiques de gestion, 15 ont été mises en application de façon intégrale; deux autres sont en attente d'une approbation définitive. Dix-huit sont à l'étude alors que deux autres sont en suspens, dans l'attente d'autres décisions.

15.90 Notre examen préliminaire des progrès accomplis nous amène à conclure que dans la plupart des cas, le MDN a donné suite en tout point aux recommandations et que les mesures prises portaient sur des éléments qui effectivement nécessitaient un changement. Dans bon nombre de cas, les questions en cause sont très complexes et il faudra encore quelque temps avant que l'on connaisse toutes les répercussions des mesures prises par le ministère.

Sommaire par secteur d'intérêt pour la vérification

15.91 Planification, contrôle et évaluation. Comme nous l'avons indique dans notre Rapport de 1984, une structure à long terme des forces pour les temps de paix, dûment associée aux exigences des temps de guerre, s'avère nécessaire pour guider la planification et la gestion d'à peu près tous les aspects des activités du ministère. Au cours de la vérification, le ministère a entamé une étude de planification normative afin de déterminer les besoins en temps de paix et en temps de guerre. Depuis notre Rapport de 1984, les activités en ce sens ont été élargies et approfondies pour devenir ce que l'on nomme aujourd'hui le processus de mise en oeuvre de la politique de défense.

15.92 Au cours des derniers mois de 1985, le ministre de la Défense nationale émettait des directives pour un examen de la politique de défense. De cet examen, sont ressorties diverses orientations en matière de politique de défense, notamment des "structures explicatives et chiffrées pour les forces militaires". On a établi un plan d'action qui sera mis en oeuvre dès qu'une orientation aura été choisie. Si les choses se passent comme prévu au cours de l'année qui vient, le ministère aura défini le plan pour une structure des forces à long terme préconisé dans notre Rapport de 1984. Nous continuerons de suivre l'évolution des progrès dans ce domaine capital.

15.93 Le ministère a donné suite sans délai à nos recommandations concernant les mécanismes de rétroaction. Il a créé un poste de chef des services d'évaluation (CSE) dont le titulaire relève du sous-ministre et du chef de l'état-major de la Défense. Le CSE est chargé, entre autres, de coordonner les mécanismes de rétroaction. Un nouveau système de rapports sur l'état de préparation opérationnelle a été instauré. De même, on a pris des mesures pour s'assurer que le chef de l'état-major de la Défense prévoit régulièrement des exercices pour l'ensemble des forces canadiennes. Toutefois, le ministère aura encore bon nombre de défis à relever dans ce domaine. Par exemple, le lien entre les responsabilités du CSE et celles des personnes affectées aux divers échelons de commandement sont encore à résoudre. Nous continuerons de suivre les développements dans ce domaine.

15.94 La gestion financière et les systèmes de contrôle. À la demande du Comité des comptes publics, le ministère a soumis au Bureau un rapport satisfaisant sur les améliorations dans le domaine de la vérification interne. Ont également été satisfaisantes les réponses aux recommandations visant l'établissement d'une politique de vérification interne ainsi que les fonctions de planification et d'assurance de qualité. On a également pris des mesures pour étendre la portée de l'activité de vérification. On travaille actuellement à l'énoncé d'une position du ministère sur la fonction de contrôle.

15.95 Grands projets d'acquisition d'équipement important. Le ministère a émis des directives concernant l'utilisation de nouvelles pièces d'équipement, la déclaration des changements apportés à l'envergure ou au coût d'un projet, ainsi que les modalités de gestion des projets. Au cours de nos prochaines vérifications, nous examinerons dans quelle mesure on a respecté ces directives. Les travaux se poursuivent relativement à l'élaboration de nouveaux systèmes d'information destinés à améliorer la définition de la capacité, la mesure de l'efficience, les normes de travail, les données relatives aux coûts et l'évaluation du rendement pour ce qui a trait aux installations d'entretien.

15.96 À l'étape de la mise au point, le ministère a procédé à un examen des solutions de rechange pour le financement des équipements importants, financement dont le plafond ne peut pas être relevé. Le ministère a conclu qu'en raison des contraintes fiscales, un plafond de financement demeure un outil nécessaire pour assurer une bonne gestion. Toutefois, cette recommandation est liée à une autre : il faut signaler aux autorités compétentes les changements dans la portée ou le coût d'un projet. Si les plafonds doivent demeurer fixes en dépit de l'augmentation des coûts unitaires due à des changements techniques ou de conception, il faudrait alors s'assurer que l'on comprenne et signale les rajustements à apporter au nombre d'unités ou de pièces de rechange qui seront requises.

15.97 Le MDN s'est penché avec beaucoup d'attention sur la nécessité d'établir de façon uniforme l'analyse coût/durée des projets d'acquisition d'équipement important. Des discussions à ce sujet se poursuivent avec des fonctionnaires du Conseil du Trésor et du Bureau du contrôleur général, et une décision devrait être prise incessamment sur les catégories de coûts à déclarer.

15.98 Il est parfois difficile de quantifier, de chiffrer ou même de distinguer les objectifs de défense des objectifs non militaires (notamment le développement industriel, la croissance régionale, la recherche et le développement, l'emploi) liés aux achats d'équipement important. Le Comité des comptes publics note cependant que ces objectifs non militaires entrent en ligne de compte lorsqu'il s'agit de justifier des dépenses considérables. Dans de nombreux cas, l'atteinte de ces objectifs peut faire augmenter sensiblement le coût des projets. Le comité considère donc qu'il est nécessaire d'établir, de mesurer et de déclarer l'atteinte d'objectifs non militaires.

15.99 Le ministère est à mettre au point les modalités nécessaires pour la définition et la déclaration des objectifs non militaires. Dans la Partie III du Budget de 1987-1988, on trouvera une description des objectifs non militaires liés à tous les projets importants de l'État, ainsi qu'un rapport sur l'atteinte de ces objectifs pour certains projets.

15.100 La construction d'immobilisations. Le ministère a établi des modalités d'évaluation après réalisation pour les projets de construction terminés.

15.101 La gestion des ressources humaines. Les mesures prises par suite des recommandations à l'égard de la formation se sont avérées satisfaisantes. Ces recommandations visaient l'harmonisation des engagements en matière de formation et des ressources disponibles, l'établissement des besoins à ce chapitre qu'entraînent des projets d'immobilisations importants, l'étude de nouvelles techniques de formation et la détermination des besoins en formation des civils. On a commencé à intégrer les diverses fonctions liées au personnel et à améliorer le système d'information de gestion dans ce domaine. Ici également, on accomplit des progrès. Même si très peu a été réalisé dans la redéfinition de la structure de classification des emplois et métiers et dans la détermination des besoins en personnel civil, nous prévoyons que le travail reprendra sur ces questions car ce sont là des composantes majeures de la planification d'une structure des forces à long terme.

15.102 Traitement automatique des données (TAD). Les améliorations se sont révélées satisfaisantes dans les domaines de la définition des rôles, de la planification, de la détermination des coûts, du contrôle du rendement et de la planification de la capacité de survie. On a approuvé une stratégie ministérielle en matière de TAD, on a produit des plans à court et à long terme à l'échelle nationale, et les Commandements et le Groupe national du Quartier général de la Défense ont déjà produit des plans ou sont en voie de les produire. On a amélioré le contrôle du rendement et la comptabilisation des ressources en matière de TAD, ce qui a permis aux gestionnaires d'exercer un meilleur contrôle et d'obtenir une rétroaction en vue des activités de planification. On a apporté les améliorations prévues aux installations et l'élaboration de systèmes importants est en cours. On a établi un plan de capacité de survie pour les centres de données à l'échelle nationale conformément à la politique ministérielle du TAD en cette matière. Des plans de récupération en cas de désastre sont en voie d'élaboration.

Le ministère des Travaux publics - chapitre 13 en 1984

Introduction

15.103 Notre vérification intégrée de 1984 du ministère des Travaux publics (MTP) était surtout axée sur le Programme du logement, mais elle a également porté sur d'autres opérations et activités importantes du ministère, notamment le PPCG et le régime d'autofinancement, le Programme des travaux maritimes et le Programme des services professionnels et techniques. Nous avons noté plusieurs problèmes sérieux dans la gestion du logement, de même qu'une absence de préoccupation à l'égard des coûts liés à la dépense des deniers publics. Nous avons fait 15 recommandations.

15.104 Au moment de notre suivi, le Bureau du contrôleur général et le secteur du perfectionnement de la gestion du MTP effectuaient un examen sur l'état d'avancement du plan de perfectionnement de la gestion du ministère. Nous avons décidé de nous inspirer de leurs travaux dans la mesure où cela s'avérait pratique. Notre examen a comporté des discussions avec les représentants des directions fonctionnelles de l'administration centrale du MTP et de trois bureaux régionaux, ainsi qu'un examen des documents pertinents. Nous n'avons pas effectué de vérification détaillée.

Évolution à ce jour

15.105 Le Comité des comptes publics a tenu des audiences en février 1985 pour discuter du rapport de vérification sur le MTP. Le 1er avril 1985, le comité a par la suite émis un rapport qui blâmait le Conseil du Trésor pour n'avoir pas su faire respecter ses propres règles et qui soulignait le caractère inapte et inefficace des méthodes afférentes aux rapports établies entre le ministère et le Conseil du Trésor. Ce rapport contenait également six recommandations à la suite desquelles se sont déroulés les faits suivants :

    - En mai 1985, le ministère des Travaux publics et le président du Conseil du Trésor ont répondu par écrit au Comité pour expliquer que l'on avait pris des mesures précises.
    - Le 30 juillet 1985, le ministère a soumis à notre Bureau un rapport d'étape sur la gestion du logement et l'a avisé par la même occasion qu'il avait décidé de donner suite aux observations de nos rapports de 1979 et de 1984, au rapport du CCP, au régime de PPCG/et d'autofinancement et aux rapports de vérification interne du ministère, en adoptant un plan global de perfectionnement de la gestion (PPG).
    - En août 1985, nous avons avisé le CCP que le ministère avait étudié sérieusement toutes les recommandations contenues dans ses rapports et dans les nôtres. Toutefois, même si certains secteurs avaient commencé à mettre en oeuvre le PPG, il était trop tôt pour en évaluer le succès. En conséquence, nous n'avons pas tenté d'évaluer les résultats des nouveaux systèmes, politiques et procédures.
    - En octobre 1985, le ministère nous a soumis un premier rapport semestriel sur la mise en oeuvre du régime d'autofinancement et sur l'établissement d'un système efficace de comptabilisation des coûts. Le MTP indiquait qu'il avait commencé, de surcroît, à mettre en place l'infrastructure nécessaire pour soutenir le régime d'autofinancement en attendant une directive finale du gouvernement.
    - En novembre 1985, nous attendions l'énoncé d'une politique à la suite de l'étude d'un rapport du groupe de travail Nielsen chargé de l'examen des programmes. Ce rapport devait avoir une incidence majeure sur le mandat du ministère et plus particulièrement sur la question de l'autofinancement; aussi avons-nous proposé au CCP de lui en remettre une évaluation ainsi qu'un deuxième rapport semestriel le 31 mars 1986.
15.106 Le 21 novembre 1985, le ministère se présentait à nouveau devant le Comité des comptes publics et soumettait un rapport d'étape détaillé sur les mesures prises par suite des observations du vérificateur général et du CCP. Le comité s'est déclaré satisfait des efforts du ministère.

15.107 Par suite de l'étude du groupe de travail Nielsen sur la gestion des biens immobiliers, le gouvernement annonçait en décembre 1985, de nouvelles mesures en vue d'améliorer la gestion des biens immobiliers du gouvernement fédéral. La nouvelle approche permettra de rationaliser le rôle de gardien du MTP dans la gestion des biens d'usage général, et d'offrir davantage de services en commun en matière d'exploitation et d'entretien, d'architecture, de génie, d'immobilier et d'impartition.

15.108 En mai 1986, le ministère nous remettait un second rapport semestriel pour la période se terminant le 31 mars 1986, sur les progrès réalisés dans la mise en place de l'infrastructure nécessaire pour assurer l'autofinancement. Nous avons par la suite remis au CCP notre évaluation de ce rapport, exposée plus loin dans la présente section.

Conclusion globale

15.109 Nous avons constaté que toutes nos recommandations avaient fait l'objet d'un examen attentif et que le ministère avait élaboré, en tout, 64 plans d'action pour donner suite aux observations et recommandations du vérificateur général et du CCP. En dépit des coupures de ressources, des modifications apportées aux programmes et du gel imposé en février et en mars 1986 sur les dépenses discrétionnaires, on avait apporté des améliorations dans plusieurs domaines. Des 64 plans d'action, 30 avaient été entièrement mis en oeuvre. Certains étaient en retard sur leur échéancier mais la plupart étaient suffisamment avancés.

15.110 Même si on a introduit certains éléments essentiels des principaux systèmes d'information de gestion et si on met progressivement en place l'infrastructure nécessaire à l'autofinancement, ces systèmes d'information ne sont pas encore pleinement en opération et ne satisfont pas aux besoins des utilisateurs.

Le Programme du logement

15.111 Location à bail. Afin de les inciter à respecter les politiques du Conseil du Trésor, le MTP a adressé à tous ses bureaux régionaux et à tous les ministères clients des lettres leur rappelant la nécessité de se conformer à la politique du Conseil du Trésor qui régit la location sur appels d'offres. Le ministère nous a déclaré que 18,4 p. 100 de ses activités de location ont fait l'objet d'appels d'offres publics en 1985-1986, comparativement à 6 p. 100 en 1984-1985. Les autres ont été effectuées en conformité de l'article 8 du Règlement sur les marchés de l'État.

15.112 Contrats de location avec option d'achat. Pour donner suite à nos recommandations, le ministère fait connaître depuis 1984-1985 les détails de ses opérations de location avec option d'achat dans la Partie III de son Budget des dépenses.

15.113 Les pouvoirs en matière de la location de terrains à des lotisseurs ont été précisés; les modifications législatives nécessaires ont été apportées.

15.114 En 1984, nous avons noté que le ministère avait reçu des avis juridiques divergents à propos des emprunts contractés pour financer ses opérations de location-achat. Les services juridiques du MTP, en accord avec le ministère de la Justice, sont d'avis que jusqu'ici, les opérations de location-achat effectuées ne constituent pas un emprunt aux termes de l'article 36 de la Loi sur l'administration financière.

15.115 La gestion des espaces. En avril 1985, on annonçait un programme national visant la cession des propriétés excédentaires. Au cours des phases 1 et 2 du programme, on a vendu 200 immeubles pour un montant total de quelque 50 millions de dollars. Le ministère a fourni de l'information sur la situation actuelle des immeubles auxquels le CCP s'était intéressé tout particulièrement, notamment le Bloc 56 à Vancouver; l'immeuble Daly, le Teacher's College, l'immeuble Mulligan et Canlands à Ottawa; le terrain à Downsview; et le Dominion Public Building à Toronto.

15.116 La première phase du Système de répertoire des installations (SRI) a été mise en oeuvre pour constituer un répertoire de données et de renseignements sur le taux d'occupation des bureaux. L'"Accord d'occupation" (un accord écrit formel régissant les espaces de logement fourni est la donnée d'importance première introduit dans le SRI). On note encore des retards dans la signature de ces documents par les ministères clients ; le ministère entend compléter la mise en oeuvre de ce système vers la fin de 1986-1987.

15.117 On a instauré une nouvelle classification des espaces inoccupés afin d'en améliorer la gestion. Cette nouvelle classification a révélé l'existence de quelque 374 465 mètres carrés d'espaces inoccupés sur un total de 6 775 000 mètres carrés. Selon le MTP, seulement 131 302 mètres carrés d'espaces inoccupés peuvent être commercialisés, soit 1,9 p. 100 de l'espace total. Pour 1985-1986, le ministère s'était fixé comme objectif l'occupation ou la cession de 120 930 mètres carrés d'espace inoccupé. Selon le rapport du ministère, le chiffre réellement atteint est de 124 480 mètres carrés. Les premiers efforts pour effectuer un rapprochement complet des données ont été retardés parce que la définition de l'"espace inoccupé" et l'interprétation des données varient encore d'une région à l'autre. Le ministère tente également d'atteindre une utilisation optimale des espaces. Il a toutefois connu des problèmes à cet égard pour ce qui a trait à la définition de l'utilisation optimale des espaces et à l'interprétation des données. Selon le ministère, il a atteint une utilisation optimale de quelque 26 100 mètres carrés par rapport à un objectif de 27 750 mètres carrés fixé pour 1985-1986.

15.118 La phase 2 du SRI qui consiste à fournir des données de planification à intégrer aux procédés de gestion du ministère et au plan d'exploitation pluriannuel est en partie terminée dans certaines régions. On doit apporter certaines améliorations au système prévues pour 1986-1987.

15.119 Le processus budgétaire. Un nouveau processus de planification des travaux et de contrôle budgétaire instauré en 1985-1986 et dont on prévoit l'automatisation pour 1986-1987, devrait permettre de s'assurer que les plans correspondent aux budgets et que les écarts sont signalés et rectifiés sans délai.

15.120 Les bureaux régionaux du MTP ont terminé leur programme d'inspection des installations de 1985-1986 visant à s'assurer que tous les travaux nécessaires pour atteindre le niveau ou la qualité d'entretien prévus sont inclus dans les plans des travaux.

Le Programme des travaux maritimes

15.121 À la demande du Cabinet, le MTP avait étudié diverses options concernant l'utilisation des bassins de radoub. Il a invité les principaux utilisateurs de ces installations à soumettre des propositions, mais il n'a reçu aucune soumission satisfaisante. Le ministère a récemment suggéré d'autres moyens d'action au Conseil du Trésor et il attend ses directives.

Le Programme des services

15.122 On a mis en oeuvre les systèmes d'inscription du temps pour le service de gestion immobilière et les services de l'immobilier ainsi que la phase I du Système d'inscription du temps et de contrôle des projets pour les services d'architecture et de génie. Toutefois, les systèmes d'inscription du temps pour les services immobiliers ne permettent pas de recueillir les données de planification des opérations et de contrôle des projets. La deuxième phase du Système d'inscription du temps et de contrôle des projets en voie d'élaboration vise à améliorer les contrôles de gestion de projet.

15.123 Le ministère nous informe qu'il a préparé une ébauche de présentation au Conseil du Trésor pour soumettre les résultats de ses études sur les normes d'attribution et d'évaluation des ressources, sur les frais de services, et sur une révision des services votés concernant l'architecture et le génie.

15.124 Le ministère nous a informé également que l'on avait précisé le rôle et le mandat de la Direction générale de la technologie et que le MTP avait pris des mesures particulières en vue d'assurer que ses bureaux régionaux les connaissent.

Le régime d'autofinancement

15.125 Le 1er avril 1985, le MTP a commencé à imputer aux ministères clients les coûts directs de ses services, c'est-à-dire les coûts des projets et les salaires du personnel du MTP qui effectuait directement le travail. En décembre 1985, le Conseil du Trésor demandait au ministère d'établir dès que possible, des tarifs commerciaux pour le Programme des services et de lui faire connaître au plus tard le 31 mars 1986, les mécanismes internes requis pour instaurer ce nouveau régime. Au 1er mai 1986, aucun rapport n'avait été soumis. Le ministère nous informe que cette situation est liée à une série de problèmes complexes rattachés à des décisions gouvernementales sur la gestion des biens immobiliers. La réponse globale du ministère au Conseil du Trésor à cet égard comprendra certaines propositions qui devraient favoriser l'autofinancement.

15.126 Le Système de gestion financière est l'un des principaux systèmes d'information de gestion actuellement mis en oeuvre par le MTP. La première phase (SGF I) traite de la communication à la direction et au gouvernement des renseignements comptables requis alors que la deuxième phase (SGF II) devrait fournir l'information de gestion requise. La phase SGF I a été mise en oeuvre en 1985-1986 et devrait être pleinement opérationnelle incessamment. Toutefois, nous avons relevé un certain nombre de problèmes dans ce système. Le MTP nous informe qu'une étude a été effectuée dans le secteur privé pour en évaluer l'état actuel et que l'on donne actuellement suite aux recommandations.

15.127 Le SGF II traite des exigences du ministère en matière de comptabilisation des coûts et fournira à la direction d'autres informations comptables. Sa mise en oeuvre est prévue pour avril 1987.

15.128 À notre avis, le ministère a réalisé des progrès dans l'instauration d'un régime d'autofinancement pour son Programme des services. Toutefois, il n'a pas fixé d'échéancier précis pour l'adoption de tarifs commerciaux dans le cadre de son Programme des services. Conformément à une directive du Conseil du Trésor, le ministère, de concert avec le secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général, doit évaluer sans délai la viabilité des systèmes et les mécanismes internes nécessaires à leur mise en opération. Il doit également déterminer dans quelle mesure il est prêt à mettre en oeuvre un régime d'autofinancement (compte tenu de son incidence sur ses clients) fondé sur les tarifs commerciaux. En outre, le ministère nous informe qu'il soumettra une présentation au Conseil du Trésor d'ici le 31 octobre 1986 relativement à l'adoption du régime d'autofinancement dans le cadre de ses programmes du logement et des services.

Le Secrétariat d'État - chapitre 14 en 1984

15.129 Notre vérification de 1984 a porté sur tous les secteurs opérationnels importants du Secrétariat d'État : l'aide à l'éducation, la traduction et l'enregistrement de la citoyenneté.

15.130 Nous avions alors relevé des lacunes dans la gestion des opérations du Bureau des traductions ainsi que dans le contrôle du développement d'un nouveau système de prêts pour le Programme canadien de prêts aux étudiants.

15.131 Notre suivi s'est limité à ces deux secteurs et a comporté des discussions avec certains gestionnaires des quatre directions générales du Bureau des traductions ainsi qu'avec certains gestionnaires du Programme canadien de prêts aux étudiants, qui fait partie du Programme d'aide à l'éducation. Nous avons obtenu la documentation nécessaire à notre travail et nous l'avons examinée. Nous n'avons toutefois pas effectué une vérification en profondeur de ces programmes.

15.132 Nous avons constaté que le Secrétariat d'État avait pris des mesures correctrices pour chacune de nos recommandations. Au moment de notre vérification, les modifications résultant de ces mesures étaient soit de mise en oeuvre récente, soit en voie d'application.

Le Bureau des traductions

15.133 Stratégie d'utilisation des ressources. Comme première étape à l'élaboration d'une stratégie visant à atteindre l'équilibre optimal entre, d'une part, l'utilisation des ressources internes et, d'autre part, l'utilisation des maisons de traduction et des pigistes, le Bureau a mis au point une méthode qui lui permet de déterminer avec suffisamment de précision ses coûts internes. On a par la suite fait étudier cette méthode par des experts-conseils de l'extérieur qui ont conclu à sa validité comme outil de gestion.

15.134 Les données de cette nouvelle source d'information constituent l'un des éléments importants pour élaborer une politique pour ce qui est de décider de "faire ou faire faire". Le Secrétariat d'État devrait réaliser cette seconde étape au cours de la première moitié de l'exercice 1986-1987.

15.135 Contrôle de la productivité. À la suite des recommandations des équipes de travail chargées d'étudier le sujet, la haute direction a décidé d'adopter une nouvelle philosophie de gestion. On oriente les efforts vers les résultats, on valorise tous les actes professionnels accomplis dans les services de traduction et l'on met l'emphase sur les qualités de gestionnaire des directeurs de services.

15.136 Ainsi, on n'a retenu aucune norme quantitative universelle, qu'il s'agisse de norme de production ou de critère de promotion pour les traducteurs. Les résultats obtenus par rapport aux objectifs approuvés par la haute direction deviendront l'élément fondamental qui permettra d'évaluer à la fois le rendement du gestionnaire et celui de l'employé.

15.137 Les grandes étapes, pour l'instauration de ce nouveau mode de gestion, ont été les suivantes :

    - la simplification de la structure administrative, et l'augmentation des pouvoirs et des responsabilités des directeurs des services de traduction;
    - le perfectionnement du système global de planification existant, pour l'ensemble des services, afin de pouvoir répertorier toutes les activités de traduction à accomplir et d'être en mesure de fixer des objectifs de production pour chacune de ces activités;
    - l'élaboration d'un système d'information sur les opérations, qui fournira aux gestionnaires les données nécessaires pour mesurer la réalisation des objectifs.
On a produit des plans de travail détaillés, une première fois, pour l'exercice financier 1986-1987 et l'on prévoit la mise en service du système d'information sur les opérations d'ici août 1986.

15.138 Contrôle de la charge de travail. L'unité de contrôle de la production, mise en place en juillet 1984, n'a pas donné les résultats escomptés. Les délais nécessaires pour produire l'information rendaient ce contrôle inefficace, ce qui a conduit à son abandon après un essai de quelques mois.

15.139 La haute direction compte sur les éléments de contrôle et d'accès rapide à l'information qu'offre son nouveau mode de gestion pour régler le problème de la répartition de la charge de travail. De plus, la Direction de la planification et de la coordination opérationnelles devra, à intervalles réguliers, comparer la production réelle à la production prévue. Elle analysera les écarts et fera rapport à la Direction générale des opérations de traduction. Cette dernière pourra donc relever les problèmes et prendre les mesures correctrices qui s'imposent.

15.140 Service à la clientèle : normes de qualité. Des séances de sensibilisation au contrôle de la qualité ont été données à plus de trois cents traducteurs en 1985 et 1986.

15.141 En avril 1986, la haute direction a approuvé une norme de qualité moins rigoureuse en ce qui à trait à l'acceptabilité des textes. Par contre, elle a instauré un meilleur système de contrôle de la qualité.

15.142 La direction s'est fixé comme objectif, pour 1986-1987, au moins 90 p. 100 des textes de qualité livrable ou révisable. Pour atteindre cet objectif, un plan précis sera complété au cours du présent exercice financier.

15.143 Respect des délais. Avec la mise en service prévue du système d'information sur les opérations en août 1986, les directeurs des services de traduction devraient être en mesure de suivre l'état d'avancement des textes à traduire. Ce sont les directeurs qui seront responsables de poursuivre la question, de chercher à savoir pourquoi les échéances n'ont pas été respectées et de prendre les mesures nécessaires pour éliminer ces retards.

15.144 La Direction générale des opérations de traduction a retenu un objectif minimum de 80 p. 100 des textes produits dans les délais prévus; le système d'information sur les opérations lui indiquera dans quelle mesure on a atteint l'objectif.

15.145 Gestion des ressources humaines : planification des ressources. Le Bureau prévoit terminer, au cours de 1986-1987, la mise sur pied d'une banque d'information nécessaire à la planification des ressources humaines pour l'ensemble de l'organisation.

15.146 De plus, le Bureau a établi un plan pluriannuel des ressources humaines pour la première fois en 1985-1986. Ce plan tient compte, de façon très générale, des objectifs d'exploitation du ministère.

15.147 Les plans de travail détaillés, institués en avril 1986 dans le cadre du nouveau mode de gestion, permettent de déterminer les besoins en ressources humaines au niveau des différentes directions des services de traduction. Cependant, il n'y a aucun mécanisme pour recueillir et utiliser ces données comme éléments de base dans l'établissement des plans d'action d'ensemble du Bureau.

15.148 Rôles et responsabilités de gestion. Le Bureau des traductions a clarifié les rôles et les responsabilités de gestion. À cet effet, il a élaboré, en mars 1986, un nouvel organigramme et a défini le mandat de chaque secteur, ses liens avec les autres composantes du Bureau et son autorité fonctionnelle, le cas échéant.

15.149 Critères de promotion des traducteurs. Le Bureau a approuvé, en 1985-1986, une nouvelle politique de promotion pour le groupe TR. De nouvelles directives et procédures viennent préciser et uniformiser les pratiques de promotion au niveau TR-2.

15.150 À cause du gel de la dotation en vue de diminuer l'effectif de la fonction publique, cette politique récente n'avait pas encore été mise en application au moment de notre vérification.

Le Programme canadien de prêts aux étudiants

15.151 Rectification des données dans le système actuel. Le Secrétariat d'État a revu les données contenues dans ses fichiers et les a épurées ou rectifiées, selon le cas, lorsque c'était possible. On effectuera une dernière épuration avant la conversion des données, nécessaire à la mise en oeuvre du nouveau système. Le Secrétariat d'État est conscient de la faiblesse du contrôle interne du système actuel et compte sur le système en voie d'élaboration pour y remédier.

15.152 Contrôle sur le déroulement du projet d'élaboration. Après avoir terminé l'étape de la conception générale au prix de cinq ans d'effort et d'un investissement de 2 millions de dollars, le Secrétariat d'État a entrepris, en avril 1984, le développement du nouveau système de prêts aux étudiants.

15.153 De nombreux problèmes sont survenus au cours du développement, entraînant des retards et une augmentation des coûts. Les causes de ces problèmes sont multiples et certaines découlent de facteurs qui échappent au contrôle des gestionnaires responsables du projet. Il nous a toutefois semblé que les causes suivantes étaient les plus importantes :

    - le Secrétariat d'État n'a pas retiré tous les avantages possibles des outils de planification et de contrôle dont il disposait. De ce fait, la complexité et l'ampleur du système ont été continuellement sous-évaluées par tous les intéressés. Par exemple, la date d'achèvement du projet a été reportée cinq fois, sans que l'on repense la planification du projet dans son ensemble, et l'on a commencé l'étape de programmation sans que les usagers aient complètement approuvé la conception détaillée.
    - la communication entre les usagers et le groupe de développement n'a pas été des plus efficaces. À maintes reprises, l'équipe de développement a cru que les résultats intermédiaires avaient été approuvés sans que ce soit le cas.
15.154 En pratique, cela s'est traduit par ce qui suit :

    - alors que la mise en service du système était prévue pour février 1985, il n'était toujours pas opérationnel en juin 1986. On nous a informés que la nouvelle date cible était octobre 1986, soit vingt mois plus tard que prévu au calendrier initial.
    - les coûts réels dépasseront les 3 millions de dollars alors qu'on les estimait à l'origine à 1,1 million, ce qui représente une augmentation de 172 p. 100.

L'évaluation de programmes - chapitre 3 en 1983

Objet

15.155 En 1983, nous avions noté qu'il était nécessaire d'améliorer la qualité des études d'évaluation de programmes. Nous avons effectué une vérification qui porte sur les principaux aspects de cette question.

Évolution depuis 1983

15.156 En 1985, nous avons effectué une étude de suivi sur deux des questions soulevées en 1983. Premièrement, nous avons constaté que dans l'ensemble le nombre d'évaluations de programmes (ministériels) effectuées dans une année était demeuré stable dans les 18 ministères sous examen. Deuxièmement, nous avons constaté que des 15 ministères sous examen, 11 avaient rendu compte d'au moins une de leurs études dans la Partie III du Budget des dépenses.

Étendue

15.157 Notre vérification de cette année visait les rapports d'évaluation des programmes, plus particulièrement la qualité des études d'évaluation. Nous avons examiné le mode de présentation des études d'évaluation, les problèmes d'évaluation étudiés, la qualité des méthodes d'évaluation et la crédibilité des constatations des rapports.

15.158 Notre vérification a consisté uniquement en une analyse des rapports que nous avaient fournis les ministères, ce qui s'est avéré suffisant pour poser un jugement sur la fiabilité de l'information. Un principe de base de l'établissement des rapports, c'est qu'ils doivent contenir suffisamment de détails, y compris une discussion des limites et des contraintes, pour permettre au lecteur de se former une opinion sur la valeur de l'information.

15.159 Nous n'avons pas étudié leur utilité, c'est-à-dire la mesure dans laquelle ces études ont contribué à la mise en oeuvre de modifications importantes ou convaincu la direction qu'il n'était pas nécessaire d'apporter des modifications. Pour bon nombre de ces études, il est trop tôt pour disposer de ce genre de données empiriques. L'utilité est l'épreuve ultime de la valeur d'une étude; toutefois, une qualité technique raisonnable et la crédibilité de l'information sont des conditions préalables indispensables.

Critères

15.160 Les critères de base que nous avons utilisés pour la vérification des évaluations de programmes sont fondés sur les critères approuvés par le Comité des comptes publics en 1980 et puisés dans le Guide sur la fonction de l'évaluation de programme émis par le contrôleur général en mai 1981.

Échantillon

15.161 Nous avons prélevé pour vérification un échantillon probabiliste de 25 études sur une liste d'études d'évaluation effectuées en 1984-1985. Un premier examen de cette liste a permis de constater qu'un certain nombre de ces études ne répondaient pas à tous les critères requis pour inclusion dans la vérification. Parmi celles qui restaient, certaines ne répondaient pas à l'un de nos critères d'évaluation de programmes, c'est-à-dire traiter de façon empirique et suffisamment en profondeur d'au moins un des quatre aspects fondamentaux de l'évaluation de programmes. En conséquence, nous avons vérifié un échantillon non probabiliste de 16 études.

Qualité des évaluations de programmes

15.162 Compte tenu des résultats de nos diverses vérifications, nous sommes d'avis que depuis 1983, il y a eu amélioration dans la qualité des méthodes d'étude et de compte rendu des évaluations de programmes.

15.163 Nous avons constaté que, des 16 études sélectionnées, 6 étaient satisfaisantes sur les plans de l'application de la technique, de la clarté et de l'exactitude des rapports. Deux de ces études avaient été particulièrement bien effectuées. Un deuxième groupe de six études, même si elles variaient grandement au plan de la qualité, avaient proposé des réponses acceptables aux problèmes abordés. En règle générale, ces études fournissaient de l'information valable sur la plupart des questions sous examen, mais elles accusaient des faiblesses à divers degrés à cause de lacunes dans les méthodes d'étude ou de rapports, et parfois dans les deux. Ainsi, 12 études parmi les 16 examinées atteignaient les normes minimales de qualité pour ce qui a trait à l'application des techniques d'évaluation et aux méthodes de rapports. Bon nombre d'entre elles se classaient beaucoup mieux sous l'un de ces aspects ou sous les deux.

15.164 Quatre de ces études se sont révélées insatisfaisantes pour ce qui a trait aux méthodes ou aux rapports ou à ces deux aspects. Même si la qualité était relativement inégale à l'intérieur de ce groupe, toutes comportaient de sérieuses lacunes.

15.165 Les six études entièrement satisfaisantes avaient été bien conçues et soigneusement mises en oeuvre. Les problèmes de mise en oeuvre avaient été clairement soulignés. Elles étaient planifiés de façon à ce que le lecteur passe facilement de l'énoncé de la question aux données pertinentes et ensuite aux conclusions. Elles étaient bien documentées. Typiquement, ces études présentaient des résultats qu'il était possible de relier au programme et offraient de l'information directement liée aux problèmes à l'étude. Elles regroupaient des données en réponse à chaque problème, fournissaient une réponse complète, fiable et très détaillée pour chacune des questions à l'étude. Les lacunes notées dans la méthode utilisée étaient de peu d'importance. Ces études étaient impartiales et leurs conclusions étaient logiques et fondées sur une argumentation solide.

15.166 Les six études satisfaisantes du deuxième groupe comportaient chacune au moins une lacune importante. Toutefois, parce qu'elles contenaient beaucoup de renseignements fiables et éventuellement utiles au ministère, nous leur avons attribué tout au moins une cote minimale de satisfaction. Mais comme elles ne satisfaisaient pas à l'un ou l'autre des critères essentiels établis pour l'évaluation de la qualité, nous n'avons pu les considérer comme acceptables selon les normes souhaitables pour les évaluations de programmes du gouvernement. D'un côté, il y avait les études qui avaient été bien conçues et mises en oeuvre. Leur défaut le plus caractéristique consistait en une présentation biaisée de leurs conclusions. Dans leurs résumés, on avait tendance à être sélectif dans les conclusions retenues (ne présentant parfois que les conclusions positives). À l'autre extrémité, il y avait les études qui fournissaient certains renseignements utiles, mais ne parvenaient pas à fournir des réponses suffisamment complètes aux questions soulevées. Elles avaient tendance à ne traiter que superficiellement de l'une ou de plusieurs des questions qu'elles devaient aborder.

15.167 Les quatre rapports non satisfaisants étaient confus, mal documentés et mal écrits. Il leur manquait parfois des éléments essentiels comme une description de programme ou un contexte pour l'étude. Il était difficile de savoir où l'on voulait en venir; souvent, il fallait le deviner en examinant les données affichées. Les conclusions des études non satisfaisantes étaient souvent peu fiables et erronées, en raison de la faiblesse des méthodes utilisées.

15.168 En 1983, nous avons recommandé que les unités d'évaluation des ministères veillent à ce que les rapports d'évaluation présentent les constatations des études de façon équilibrée et discutent de l'incidence des méthodes utilisées et de leurs restrictions sur l'interprétation des constatations. Les études non satisfaisantes démontrent que ces problèmes existent toujours.

Utilité pour des lecteurs de l'extérieur

15.169 En évaluant la qualité de ces rapports, nous étions particulièrement préoccupés de leur utilité pour un lecteur de l'extérieur. On s'attend de plus en plus que les députés ou d'autres groupes utilisent ces documents. En conséquence, la façon dont une étude est établie en déterminera la crédibilité. Pour être crédible, un rapport devrait fournir en détail les éléments importants du déroulement de l'étude et examiner les conséquences de tout écart par rapport au plan établi. Le plan utilisé doit être plausible relativement au problème à l'étude. Pour que le lecteur puisse faire seul une évaluation des résultats, il doit disposer de renseignements suffisants présentés de façon logique. Finalement, les affirmations doivent être appuyées par des faits et être entièrement compatibles avec ces derniers.

15.170 Nous reconnaissons que les études qui ne satisfont pas aux critères décrits ci-haut, bien que peu souhaitables, peuvent s'avérer utiles à l'intérieur d'un ministère où le contenu du programme ou de l'étude est bien connu. Nous sommes toutefois conscients du fait qu'un rapport de ce genre contribue peu sur le plan interne à enrichir l'expérience d'un ministère et n'a que peu de valeur à l'extérieur.

Le rôle du contrôleur général

15.171 En 1983, nous avons observé qu'un bon service central d'inspection et de contrôle de la qualité serait nécessaire, tant pour appuyer les efforts du ministère que pour assurer l'exactitude des informations fournies dans les évaluations de programmes. Même si la qualité s'est améliorée, à la lumière des problèmes relevés, notamment le choix de méthodes inappropriées ou superficielles et les lacunes des rapports, il apparaît évident que le Bureau du contrôleur général devra poursuivre ses efforts dans ces domaines.

Les Musées nationaux du Canada - chapitre 11 en 1981

15.172 Les recommandations les plus importantes que nous avons faites en 1981 portaient sur les politiques, la planification et les fonctions muséologiques. Par conséquent, notre examen s'est concentré sur ces secteurs afin d'évaluer les mesures prises par les Musées nationaux depuis 1981.

Conclusion globale

15.173 Bien que l'on ait réalisé des progrès, de graves problèmes n'ont pas encore été réglés. On n'a pas encore approuvé de politiques globales sur la recherche, la conservation et certains aspects de la gestion du personnel. La politique en matière de collections n'a pas encore été précisée.

15.174 En ce qui a trait à la planification, il reste à établir des objectifs précis pour chaque musée et des stratégies en vue d'atteindre l'objectif global de la corporation.

15.175 Quant aux fonctions muséologiques, il reste des arriérés importants dans l'enregistrement des collections. Il n'y a pas toujours de preuves que les critères d'acquisition sont suivis. L'examen de l'état des collections et leur dénombrement effectif ne sont pas toujours faits de façon systématique. Plusieurs collections sont encore entreposées dans des locaux exigus, qui ne se prêtent pas au maintien de conditions ambiantes contrôlées. Enfin, la corporation n'a pas encore établi un ordre de priorité parmi les collections afin que les moins importantes ne s'enrichissent pas au détriment des autres.

La gestion générale

15.176 Politiques. La corporation a élaboré un certain nombre de politiques au cours des cinq dernières années, entre autres une politique en matière d'édition et plusieurs politiques administratives. Cependant, il n'existe pas encore de politiques globales qui traitent de la recherche, de la conservation et de certains aspects de la gestion du personnel. La politique en matière de collections ne précise toujours pas l'ordre de priorité des collections et des éléments de ces collections pour ce qui est de l'acquisition, de la documentation et de la conservation.

15.177 Planification. La corporation a préparé un document de stratégie, des plans pluriannuels et à moyen terme et des plans de travail annuels. Elle n'a toutefois élaboré ni stratégies pour atteindre l'objectif global que lui a donné la loi ni sous-objectifs précis qui respectent la raison d'être et les caractéristiques propres à chacun des musées qui la composent.

Les fonctions muséologiques

15.178 Politique en matière de collections. Les principes de gestion qui s'appliquent aux collections des Musées nationaux sont définis dans une politique en matière de collections, publiée en 1981. Cette politique n'établit toujours pas d'ordre de priorité pour les collections et les éléments de ces collections afin que les moins importantes ne s'enrichissent pas au détriment des autres.

15.179 Acquisitions. Dans la politique en matière de collection, on énumère les critères d'acquisition suivants : la qualité; la rareté; la valeur historique, scientifique ou technique; l'importance culturelle; l'état; le coût; l'espace disponible et l'emploi qu'on peut faire d'une acquisition. Lors de nos sondages, nous n'avons trouvé aucune preuve écrite que le Musée des sciences naturelles et le Musée de l'Homme (maintenant le Musée canadien de la civilisation) avaient appliqué les critères susmentionnés. Il est donc très difficile, dans le cas de ces musées, de s'assurer que tous les critères ont été pris en considération et que les collections sont constituées en fonction d'objectifs établis.

15.180 Enregistrement. Il existe encore des arriérés importants dans le catalogage de certaines collections. Pour l'ensemble des musées, il reste encore à peu près 600 000 objets à cataloguer, sur un total d'environ cinq millions. Par exemple, au Musée canadien de la guerre, seulement 10 p. 100 des collections ont été cataloguées. Au rythme actuel de catalogage (1 p. 100 par année), il faudra encore 90 ans avant que toutes les collections actuelles de ce musée soient cataloguées. En ce qui concerne l'enregistrement dans le Réseau canadien d'information sur le patrimoine, dont il est question au paragraphe 15.199, les arriérés de travail pour ce qui est des collections des Musées nationaux se chiffrent à environ 3 500 000. Plusieurs éléments des collections ne peuvent pas être utiles à la recherche et ne peuvent pas être exposés du fait qu'ils ne sont pas catalogués.

15.181 Contrôle des collections. Pour savoir si les objets des collections sont en bon état ou ont besoin d'être restaurés, il faut les examiner périodiquement. Toutefois, au Musée des sciences naturelles et au Musée de l'Homme, on ne vérifie pas systématiquement l'état des collections. Un bon contrôle suppose aussi que les registres des musées soient conciliés avec les objets en main afin d'assurer l'intégralité des collections. Cependant, aucun musée ne procède à un dénombrement effectif et périodique des objets qui font partie des collections.

15.182 Protection des collections. Plusieurs collections sont entreposées dans des locaux exigus qui ne se prêtent pas au maintien de conditions ambiantes contrôlées. Bien que trois nouveaux musées soient en voie de construction, ces nouveaux édifices ne régleront qu'en partie le problème des locaux qui abritent les collections. Selon une projection fondée sur le taux d'augmentation des collections ces dernières années, la corporation prévoie une demande non satisfaite de locaux, en l'an 2000, d'environ 164 000 mètres carrés, soit l'équivalent du double de la superficie qu'occuperont les trois musées présentement en construction.

15.183 La corporation a toutefois élaboré une stratégie en matière de locaux, elle a défini des critères d'évaluation et elle a effectué une analyse par rapport à ces critères. Elle a également établi un plan provisoire et un plan permanent d'aménagement qui s'échelonnent sur plusieurs années.

15.184 Analyse. Étant donné que la corporation n'a pas établi d'ordre de priorité parmi les collections et les éléments de ces collections, les musées acquièrent toutes sortes d'objets à la suite d'achats, de dons ou de fouilles sur le terrain. Au cours des cinq dernières années, les collections se sont enrichies d'environ 600 000 objets. Il est très rare que les Musées refusent ou rejettent les objets qui leur sont donnés ou qui proviennent de fouilles. Il leur faut donc enregistrer, restaurer s'il y a lieu, entreposer, préserver et protéger tous ces objets. Enfin, il y a très peu d'aliénation d'objets de collection. En conséquence, les collections s'accroissent, le besoin d'espace pour les entreposer augmente, tout comme le besoin en personnel pour les préserver et les protéger. La situation actuelle des Musées nationaux illustre bien le phénomène : arriérés importants dans l'enregistrement des objets, espaces d'entreposage et d'exposition trop petits, possibilité de perte d'objets en raison du manque de moyens pour les préserver, les restaurer et les protéger. En somme, c'est un cercle vicieux : plus les collections s'enrichissent et moins les ressources disponibles suffisent pour les enregistrer, les préserver, effectuer des recherches à leur sujet et les exposer au public.

15.185 Au dire de la direction de la corporation, les arriérés de catalogues, le peu de contrôle de l'état et de l'intégralité des collections et le mauvais état des locaux sont attribuables à un manque de ressources. Selon les conclusions d'une étude interne, validée en partie par un groupe de travail présidé par une personne de l'extérieur, les Musées nationaux souffrent d'un grave manque de ressources financières et humaines pour réaliser leur objectif.

15.186 En raison de ce manque de ressources, nous croyons que l'établissement d'un ordre de priorité pour les collections, le recensement des collections prioritaires et l'aliénation des collections non prioritaires pourraient améliorer la situation.

(Les photos ne sont pas disponibles)

15.187 Le déménagement imminent de certaines des collections des Musées dans de nouveaux locaux a fait prendre conscience aux directeurs de l'urgence d'achever l'enregistrement des objets en leur possession, de restaurer certains d'entre eux et de compléter la recherche sur ceux-ci afin de les déménager sans risques et de préparer de nouvelles expositions. Ce déménagement est une occasion propice pour amorcer la rationalisation de la gestion des collections.

15.188 Recherche. Nous avons constaté qu'il n'y a pas de politique d'ensemble sur la recherche pour définir les orientations, les objectifs, les priorités globales, les principes de gestion des projets et les responsabilités. Les Musées ont toutefois rédigé une ébauche de politique pour fins de discussion par le conseil d'administration.

15.189 Au cours des deux dernières années, la corporation s'est fixé des priorités, ce qui constitue une première étape importante pour améliorer la gestion des projets de recherche. Cependant, les priorités établies sont très générales et bon nombre de projets peuvent y correspondre. Par exemple, la priorité "Arctique", retenue par le Musée des sciences naturelles, peut couvrir des projets liés à la zoologie, à la botanique, à la géologie, etc. Nous croyons qu'il y aurait lieu de préciser les secteurs de recherche prioritaires.

15.190 Une fois approuvé, un projet de recherche peut s'échelonner sur plusieurs années. Nous avons constaté que la corporation exerce peu de contrôle sur le déroulement des projets. Entre autres, elle ne les fait pas évaluer périodiquement par des experts indépendants.

15.191 Enfin, il est très difficile de déterminer les ressources humaines et financières consacrées aux activités de recherche, puisque le processus de planification et le système d'information de gestion ne permettent pas de les relever séparément. Par conséquent, le budget global de la recherche n'est pas contrôlé.

15.192 Expositions. Selon nos sondages, la planification des expositions était bien faite. Les propositions tiennent compte de la clientèle visée, des coûts, des échéanciers et, après discussion et approbation, elles sont incorporées aux plans de travail.

15.193 Nous avons relevé le fait que les coûts prévus n'étaient pas complets puisqu'on ne tient pas compte des coûts internes tels que les salaires des employés. Dans le cas d'une exposition importante, les chiffres estimatifs fournis par les Musées laissent supposer que les coûts réels étaient quatre fois supérieurs aux coûts budgétisés.

15.194 Enfin, les Musées ne font pas d'évaluation systématique de chaque exposition pour savoir s'ils ont atteint le public visé et les objectifs souhaités.

15.195 Publications. En 1984, les Musées ont émis une politique en matière d'édition. Ils ont aussi établi un processus qui a amélioré la gestion des publications : propositions mieux étayées, critères de sélection mieux définis, révision et approbation des propositions, et utilisation d'un système d'information de gestion. Selon nos sondages, les employés suivent le processus établi.

(Les photos ne sont pas disponibles)

15.196 Il y aurait cependant d'autres améliorations possibles. Par exemple, la corporation n'a pas encore défini de critères quant au tirage des publications, ce qui serait important puisqu'elle est présentement obligée d'entreposer plus de 265 000 invendus, soit 350 titres, publiés avant 1980. Certaines de ces publications remontent à 1924. Il est évident que ces surplus augmentent les frais d'entreposage.

15.197 De plus, les coûts budgétisés ne comprennent pas les coûts internes tels que les salaires des employés qui s'occupent de la rédaction, de la mise en marché, etc. Les Musées n'ont donc pas toutes les données pour prendre une décision éclairée sur le prix de vente des publications proposées et pour juger de leur rentabilité. Au cours des deux dernières années, les ventes n'ont permis de recouvrer que 33 p. 100 des frais imputés aux publications destinées à la vente.

15.198 Enfin, nous avons constaté que les Musées ne contrôlent pas les coûts réels par rapport aux coûts budgétisés. Par conséquent, il est difficile de savoir si les écarts budgétaires sont justifiés et si l'on aurait pu les éviter.

Le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP)

15.199 Le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) est un système informatisé de gestion de l'information sur les collections canadiennes. Ce système vise à permettre l'échange d'information et la création d'un répertoire national des collections. Il fournit aux établissements participants des services d'experts-conseils afin de les aider à gérer convenablement leurs collections et à utiliser les ressources techniques appropriées. Le réseau dessert actuellement 150 musées canadiens.

15.200 On a réalisé des progrès considérables dans la gestion du RCIP depuis 1981. À la suite des recommandations de plusieurs études, la politique du programme a été modifiée. Cela a permis au Réseau d'offrir des services de consultation en matière de gestion des collections et de gestion de l'information.

15.201 En collaboration avec l'entreprise privée, on a mis en place un nouveau logiciel qui correspond mieux aux besoins du programme. On a également fait l'acquisition d'un nouvel ordinateur de plus grande capacité, afin de mieux servir la clientèle. On a rationalisé la clientèle des musées à desservir, en établissant des priorités fondées sur l'importance des collections. Enfin, on a terminé l'enregistrement de 25 p. 100 des plus importantes collections canadiennes.