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1991 — Rapport du vérificateur général du Canada

Points saillants

7.2 Il y aurait possibilité d'améliorer grandement la gestion des parcs automobiles. Les problèmes méritent un examen approfondi de la part du Conseil du Trésor et des ministères (7.21).

7.3 La planification des moyens de transport laisse généralement à désirer. Habituellement, les besoins en matière de transport ne sont pas définis en fonction des objectifs visés par les programmes et services. Les ministères se demandent rarement si les véhicules ont toujours leur utilité (7.22 et 7.25).

7.4 En général, les véhicules sont achetés en fonction de leur prix initial, et nous avons constaté qu'effectivement, le ministère des Approvisionnements et Services (MAS) obtient de nouveaux véhicules à des prix comparables à ceux dont bénéficient les gestionnaires d'importants parcs automobiles du secteur privé. Cependant, les considérations environnementales et les composantes des coûts du cycle de vie, par exemple le coût de l'entretien à long terme, ne sont pas encore pris en compte dans les achats, contrairement à ce qu'avait demandé le Conseil du Trésor (7.26, 7.28 et 7.29).

7.5 Une plus grande uniformisation des parcs automobiles des ministères pourrait accroître les économies sur les frais d'acquisition, d'administration et d'utilisation (7.26 et 7.27).

7.6 Nous avons trouvé des indications de sous-utilisation de véhicules et d'économies possibles dans certains des ministères et ce, en utilisant une norme d'utilisation annuelle peu élevée. Par exemple, en se fondant sur les résultats d'une étude approfondie, le ministère des Transports envisage de réduire substantiellement son parc automobile, ce qui lui fera économiser environ 8,75 millions de dollars en deux ans (7.30).

7.7 Les ministères ont autorisé un grand nombre d'employés à amener les véhicules à leur domicile dans des cas où ils pouvaient devoir retourner au travail après les heures normales de travail. Cependant, ils n'ont pas établi de moyens de calculer les avantages que cette pratique pourrait constituer aux fins de l'impôt sur le revenu (7.31).

7.8 Les ministères et le MAS ont investi des ressources considérables dans les systèmes d'information de gestion des véhicules. D'après une évaluation qu'a faite le Conseil du Trésor, la plupart des ministères n'ont pas trouvé cette information utile. Nous avons constaté que les systèmes du ministère de la Défense nationale et du ministère des Transports n'étaient pas complets ni suffisamment fiables pour servir à la gestion du parc automobile. Aucun ne pouvait produire rapidement de rapports sur les véhicules pour lesquels l'utilisation, les coûts ou les réparations différaient beaucoup de la norme (7.32 et 7.33).

7.9 Quatre des cinq ministères vérifiés ne se défont pas des véhicules désignés comme «excédentaires» dans des délais raisonnables. On estime à un million de dollars ce que cette pratique a coûté à l'État, dans un des ministères seulement (7.35).

Introduction

7.11 La planification des besoins en matière de transport constitue la première étape de la décision d'acheter un véhicule. Il faut, à cette fin, évaluer périodiquement la rentabilité des diverses solutions pour répondre aux besoins en matière de transport, selon les buts des programmes ou des services. Les gestionnaires sont censés, par exemple, évaluer les coûts et les avantages de la réaffectation des véhicules, de la location-bail à court terme, d'une plus grande mise en commun des véhicules, de l'utilisation du transport en commun et des taxis, et de l'indemnisation des employés qui utilisent leurs propres véhicules.

7.12 Si l'on estime qu'il est rentable d'acheter un véhicule supplémentaire ou d'en remplacer un en piètre état, le gestionnaire est censé justifier le type de véhicule à acheter en tenant compte de facteurs opérationnels précis, entre autres, le matériel à transporter, le terrain et la capacité en passagers, et en tenant compte du coût du cycle de vie utile, de la conservation de l'énergie et de la protection de l'environnement.

7.13 En général, les demandes des directions générales sont acheminées à l'administration centrale du ministère qui les étudie en fonction des priorités et des fonds dont il dispose. Les demandes approuvées sont transmises au ministère des Approvisionnements et Services qui procède à l'acquisition. Une fois les véhicules livrés, les ministères les utilisent, les entretiennent et les réparent. Les gestionnaires sont censés établir des calendriers d'entretien et assurer le suivi des coûts d'utilisation et de fonctionnement des véhicules, soit au moyen du Système d'information pour la gestion du parc automobile (SIGPA) du ministère des Approvisionnements et Services, soit au moyen de leur propre système.

7.14 Les ministères sont censés tenir compte du kilométrage, de l'âge, de l'état du véhicule et du coût des réparations lorsqu'ils veulent effectuer un remplacement. A moins d'autorisation contraire, les gestionnaires sont censés, dès que le nouveau véhicule est livré, transférer le véhicule excédentaire au MAS en vue de l'aliénation.

7.15 Ce chapitre commence par une évaluation générale de la gestion des parcs automobiles au gouvernement, d'après les vérifications que nous avons effectuées dans les ministères. La pièce 7.1 illustre les éléments du processus de gestion que nous avons examinés et qui constituent le fondement sur lequel s'appuient les détails de nos constatations, par ministère. Les services communs assurés par le MAS - l'acquisition et l'aliénation - sont traités séparément.

Objectif et étendue de la vérification

7.17 Nous avons vérifié la gestion du parc automobile au ministère de la Défense nationale (MDN), à la Gendarmerie royale du Canada (GRC), au ministère des Transports (MDT), au ministère de l'Agriculture (MDA) et au ministère des Travaux publics (MTP). Nous avons en outre vérifié les services communs de gestion des parcs automobiles qu'assure le ministère des Approvisionnements et Services (MAS).

7.18 Au moment de notre vérification, les ministères vérifiés possédaient environ 19 000 véhicules commerciaux standard - soit environ les deux tiers des 28 600 véhicules semblables du gouvernement.

Critères de vérification

• Les besoins de véhicules devraient être établis en fonction des objectifs opérationnels.
• Il faudrait faire l'acquisition du véhicule le moins coûteux qui peut répondre aux besoins opérationnels prévus, en tenant compte du prix, des coûts du cycle de vie utile, de la consommation de carburant et de la protection de l'environnement.
• Il faudrait avoir recours à d'autres solutions que l'acquisition de véhicules lorsqu'elles sont rentables, notamment indemniser les employés pour l'utilisation de leur propre véhicule, utiliser des taxis ou louer des véhicules pendant les périodes de pointe.
• Les ministères devraient gérer et aliéner leurs parcs automobiles en fonction de la méthode du cycle de vie du matériel, ce qui comprend une analyse des coûts et des avantages lors de l'achat, de l'exploitation et de l'aliénation.
• Les véhicules devraient être aliénés de façon à optimiser les recettes du gouvernement.

Observations

Évaluation générale

Il y a place pour d'importantes améliorations

En général, la planification en matière de transport laisse à désirer

Les achats de véhicules auprès de concessionnaires ne sont pas suffisamment justifiés

7.24 Deux des ministères que nous avons vérifiés avaient effectué de nombreux achats auprès de concessionnaires. Nous les avons examinés. Au ministère des Transports, nous avons examiné 30 achats récents auprès de concessionnaires effectués, pour la plupart, à la fin de l'exercice. Ces véhicules ont coûté 540 000 $ environ. Pour 26 des 30 achats, il n'y avait pas de document qui indique que le véhicule remplacé n'était pas utilisable ou qu'il était urgent de le remplacer. Pour l'année modèle 1988, le ministère des Travaux publics a acheté 26 fourgonnettes par voie d'achats en vrac et 26 fourgonnettes auprès de concessionnaires. Ces dernières ont coûté chacune en moyenne 3 171 $ de plus que les véhicules achetés selon le mode d'achat en vrac, ce qui peut s'expliquer en partie par les options supplémentaires qu'on n'avait pas demandées initialement. A notre avis, la plupart des raisons données pour expliquer les achats urgents n'étaient pas suffisantes. Par exemple, les achats effectués en fin d'exercice auprès de concessionnaires n'ont pas été faits en raison d'une quelconque urgence, mais bien parce que des fonds avaient été libérés pour l'achat de véhicules supplémentaires.

Les justifications relatives aux véhicules manquent souvent d'information clé

Amélioration nécessaire des méthodes d'acquisition

7.27 La variété des véhicules et des options que peuvent obtenir les ministères complique l'administration du mode «d'achat en vrac». Notre examen des justifications ne nous permet pas d'établir si les ministères ont besoin d'une telle variété. De façon générale, une standardisation accrue permettrait de réduire les coûts d'achat et les frais d'administration. Il serait également plus facile d'évaluer les frais d'exploitation et d'entretien et cela simplifierait la gestion et le contrôle des parcs automobiles.

7.28 La politique actuelle du Conseil du Trésor sur l'acquisition exige toujours que les coûts du cycle de vie utile (notamment les coûts d'utilisation et la valeur de revente) soient pris en considération en même temps que le coût initial. Un véhicule moins cher à l'achat peut finir par coûter plus cher à long terme qu'un autre au coût initial plus élevé, si les coûts d'exploitation et d'entretien sont plus élevés ou la valeur de revente plus faible. A l'heure actuelle, cependant, on ne considère que le prix initial des véhicules.

7.29 La politique de 1976 du Conseil du Trésor sur les véhicules moteurs stipule qu'il faut tenir compte de la conservation de l'énergie lorsqu'on achète un véhicule. Selon des exigences de la nouvelle politique d'avril 1991 du Conseil du Trésor, il faut accorder la priorité à l'achat de véhicules qui conservent l'énergie et protègent l'environnement. Le «Plan vert» du gouvernement, publié en décembre 1990, précise qu'il faut reconnaître officiellement les facteurs environnementaux comme des critères essentiels des prises de décisions au gouvernement. De telles préoccupations n'ont toujours pas été intégrées aux formalités d'achat des ministères et du ministère des Approvisionnements et Services. Par exemple, on ne tient pas compte de l'efficience des véhicules en matière de consommation du carburant, ni de l'existence d'autres types de carburant, ni non plus de l'incidence de certaines options comme le climatisateur.

Examen nécessaire de l'utilisation

7.31 Selon l'interprétation de la Loi de l'impôt sur le revenu de Revenu Canada, l'utilisation à des fins personnelles des véhicules de l'employeur par l'employé constitue un avantage imposable. L'utilisation personnelle comprend les déplacements entre le domicile de l'employé et son lieu de travail, même lorsque l'employé peut devoir retourner au travail après les heures ouvrables normales et même s'il est tenu par son employeur d'utiliser le véhicule. Nous avons constaté que les ministères avaient autorisé des employés à se servir de véhicules pour se rendre à leur domicile, soit en permanence, soit occasionnellement, sans avoir établi de règles pour calculer, aux fins d'impôt, l'avantage possible. Par exemple, le MDT avait officiellement autorisé environ 900 employés à utiliser des véhicules du ministère pour des raisons personnelles, dans des circonstances particulières. Environ la moitié des autorisations avaient été accordées en raison de postes de garde ou de disponibilité sur appel, et elles permettaient à l'employé de se déplacer de son domicile à son lieu de travail lorsqu'il pouvait être appelé à y retourner après les heures de travail normales.

Information insuffisante sur la surveillance

7.33 Les ministères et le ministère des Approvisionnements et Services ont investi des ressources considérables dans les systèmes d'information pour la gestion des parcs automobiles. D'après une évaluation qu'a faite le Conseil du Trésor du système d'information du MAS, la plupart des ministères ne l'ont pas trouvé utile. Nous avons constaté que les systèmes du ministère de la Défense nationale et du ministère des Transports n'étaient pas complets ni suffisamment fiables pour servir à la gestion du parc automobile. Aucun ne pouvait produire rapidement de rapports sur les écarts décrits plus haut.

L'entretien manque de constance dans certains programmes

Les pratiques d'aliénation ne sont pas économiques

7.36 Environ un tiers des recettes globales de l'aliénation des véhicules du gouvernement - environ huit à neuf millions de dollars - provient de la vente des véhicules. Le MAS obtient des prix raisonnables pour les véhicules du gouvernement, et il les vend «sur place et dans l'état où ils sont». Il ne connaît pas toutefois les frais d'administration liés à la vente de ces véhicules et n'a pas évalué l'efficience des activités d'aliénation.

L'efficience de l'acquisition de fournitures et de services a besoin d'être examinée

Commentaire du Conseil du Trésor : Le Conseil du Trésor reconnaît l'utilité du rapport du vérificateur général sur la gestion du parc automobile, lequel s'inscrit dans la veine des changements qui sont apportés depuis un an. Par exemple, la politique sur les véhicules automobiles a été rationalisée et axée davantage sur les résultats.

C'est à la suite de l'évaluation que le Conseil du Trésor a faite du Système d'information pour la gestion du parc automobile (SIGPA) en avril 1990 que la politique du Conseil du Trésor a été modifiée pour rendre facultative la participation au système à compter du 1er avril 1991. Des projets pilotes sont en cours pour retenir à contrat les services d'entreprises privées qui fourniront des services de gestion du parc automobile et exploiteront un système d'information sur les véhicules automobiles.

Un comité regroupant les principaux ministères utilisateurs a été créé en janvier 1991 pour aider les ministères à s'ajuster à la nouvelle politique et à améliorer la gestion du parc automobile du gouvernement fédéral grâce à la consultation, à l'identification et à la communication des meilleures pratiques, de même qu'à la diffusion et à l'échange de données pertinentes.

En ce qui a trait à l'aliénation, le projet de loi visant la r éforme de la fonction publique , déposé le 18 juin 1991, englobait des propositions de révisions de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne . On est en train de remanier à fonds le système d'aliénation, afin de s'assurer qu'il existe des mécanismes pour encourager les gestionnaires à se débarrasser des biens excédentaires au bon moment et au meilleur avantage de la Couronne.

La Politique sur les véhicules automobiles est également assujettie à la Politique sur la gestion du matériel, qui a été rationalisée en 1990 pour porter davantage sur les résultats, sur le cycle de vie comme fondement de la gestion du matériel et sur une stratégie de gestion du matériel pour les années 90. Voici les quatre secteurs prioritaires de la gestion du matériel : recours opportun à la technologie, amélioration des compétences, accent sur l'innovation, appui aux initiatives gouvernementales (par exemple, les restrictions des dépenses et la protection de l'environnement. Les nouvelles politiques et optiques de la gestion du matériel ont fait l'objet de longues consultations avec les gestionnaires chargés du matériel dans les ministères. De plus, le Secrétariat du Conseil du trésor a offert des ateliers à plus d'un millier de gestionnaires.

Outre l'accueil anticipé aux constatations du vérificateur général sur la gestion du parc automobile, la mise en oeuvre de ces initiatives aura un effet positif sur la qualité de la gestion des biens matériels au sein du gouvernement fédéral.

Commentaire du ministère de l'Environnement : Le Plan vert du gouvernement, qui a été lancé en décembre 1990, mentionne que les facteurs environnementaux doivent être reconnus comme des critères essentiels dans la prise de décisions au sein du gouvernement. La politique du Conseil du Trésor exige maintenant qu'on envisage en premier lieu d'acquérir des véhicules qui conservent l'énergie et protègent l'environnement. Dans le Plan vert, le gouvernement s'est engagé à adopter un Code de gérance de l'environnement qui englobe toutes les opérations et activités fédérales. Les ministères et organismes concevront des plans d'action indiquant les mesures qu'ils prendront pour mettre le code en oeuvre. De plus, ils devront, à intervalles réguliers, présenter des rapports sur la mise en oeuvre du Plan vert et de cette nouvelle politique du Conseil du Trésor. En ce qui concerne la gestion du parc de véhicules automobiles, les ministères incluront ces critères dans le processus de prise de décision.

Activités de services communs du ministère des Approvisionnements et Services (MAS)

7.39 Le ministère affirme que le mode d'achat «en vrac» constitue la méthode la moins dispendieuse. En pratique, les achats «en vrac» représentent, à l'exception des achats de véhicules par la GRC, des achats simultanés de plusieurs modèles de véhicules. Une fois la demande envoyée, le ministère doit compter environ cinq à six mois pour la livraison. Le guide intitulé Spécifications applicables aux véhicules automobiles du gouvernement facilite le système d'achat en vrac. La politique du Conseil du Trésor exige qu'en général, tous les véhicules achetés ou loués par le gouvernement soient conformes au guide. Ce guide regroupe des véhicules de performance comparable, de divers fabricants, et fournit des données sur les options possibles. Ceci facilite l'obtention de soumissions par appel d'offres. Le guide ne renferme aucune donnée sur les coûts de cycle de vie des véhicules et sur la consommation d'essence, par modèle et par marque de véhicule. Le MAS peut à la demande des ministères, au moment de l'achat, fournir de l'information sur les coûts historiques du cycle de vie. Il n'a toutefois reçu aucune demande. (Il est question plus longuement de l'utilité de l'information du MAS au paragraphe 7.44).

7.40 Le guide ne comporte pas non plus les critères de décision en rapport avec la protection de l'environnement et avec l'économie d'énergie. Cependant, il renvoit les gestionnaires à d'autres sources d'information sur les carburants de rechange et indique qu'on peut convertir les véhicules au propane et au gaz naturel.

7.41 Dans le cadre du processus d'acquisition de véhicules, le MAS exige des fabricants qu'ils certifient que «le prix/taux indiqué n'est pas supérieur au plus bas prix/taux demandé, y compris au meilleur client de l'entrepreneur, pour une qualité et une quantité semblables». Le contrat d'achat stipule que cette certification est assujettie à une vérification du gouvernement. Après le début de notre vérification, le MAS a reçu des lettres de trois des principaux fabricants, qui déclaraient qu'ils se conformaient, dans les contrats, à la clause de certification des prix. Le MAS a en main la certification, mais il n'a effectué qu'une seule vérification, soit celle d'un contrat adjugé à un fournisseur unique pour 16 véhicules.

7.42 Le ministère nous a informés qu'à son avis, effectuer des analyses de façon à vérifier s'il y a certification ne constituerait pas une utilisation efficace des ressources de vérification, lorsqu'on a recours au processus concurrentiel, ce qui est habituellement le cas dans des acquisitions de véhicules standard.

7.43 Nous avons élaboré une méthode de sondage pas trop dispendieuse pour vérifier si les prix étaient raisonnables. Nous avons étudié le prix des véhicules achetés en vrac par le ministère des Approvisionnements et Services en prélevant un échantillon de véhicules (qui ne comprenait pas de véhicule banalisé de la Gendarmerie royale) et en comparant les prix au prix maximal que les entreprises de gestion de parcs automobiles paieraient pour les mêmes véhicules. En utilisant les prix maximaux comme prix de référence, nous avons conclu que, dans l'ensemble, le ministère a payé environ 11,8 p. 100 de moins que le prix de référence des modèles 1990, ce qui représente une économie d'environ 3,3 millions de dollars sur les achats de l'ordre de 27,76 millions de dollars. Il y avait toutefois des écarts importants, dans les escomptes consentis, entre les voitures de police et les véhicules civils, et dans la catégorie des véhicules civils. Environ la moitié de ces économies (1,73 million de dollars) ont été réalisées sur les voitures de police très standardisées de dimensions normales, qui sont achetées en grande quantité. Par rapport aux prix de référence, une économie de 18 p. 100 a été réalisée sur l'achat de ces véhicules de la GRC. Les prix payés pour les véhicules civils étaient en moyenne 8 p. 100 moins élevés que les prix de référence quoique, pour environ un quart de ces véhicules, l'économie moyenne était de moins de 4 p. 100. Contrairement aux véhicules de la GRC, la plupart des véhicules civils ont fait l'objet de soumissions distinctes. Les gestionnaires de parcs automobiles du secteur privé peuvent également profiter de réductions semblables par rapport au prix de référence lorsqu'ils achètent un grand nombre de véhicules identiques. Comme on l'a indiqué plus tôt, en nous fondant sur notre examen, une standardisation généralement accrue réduirait les coûts d'acquisition de véhicules et d'administration au sein du gouvernement.

7.44 Les ministères ne considèrent pas que le Système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Approvisionnements et Services est utile. Le Système d'information pour la gestion du parc automobile (SIGPA) du MAS a été établi pour fournir de l'information sur les parcs automobiles en se fondant sur les exigences des ministères. Jusqu'au 1er avril 1991, tous les ministères, sauf le ministère de la Défense nationale et le ministère des Transports étaient obligés d'utiliser le système. On estime que le gouvernement doit débourser au total 1,5 million de dollars par année pour l'exploitation du système. Son exploitation annuelle coûte environ 800 000 $ au MAS. En plus, les ministères dépensent 700 000 $ supplémentaires par année pour remplir les formulaires d'entrée des données. Même si le système produit facilement des rapports descriptifs sur les véhicules, il ne peut assurer la production rapide de rapports comparatifs sur les écarts, qui pourraient servir à la gestion des parcs automobiles, par emplacement. Une évaluation du SIGPA réalisée par le Conseil du Trésor a révélé que les gestionnaires de la plupart des ministères n'estimaient pas que le système, sous sa forme actuelle, était utile, précis ou complet. De plus, certains ministères ne soumettent pas de données exactes et complètes, ce qui ajoute au problème.

7.45 Les entreprises de location-bail de parcs automobiles utilisent des systèmes d'information sur les véhicules qui sont largement informatisés et qui sont liés à des systèmes de carte de crédit lesquels enregistrent les achats relatifs aux véhicules et produisent des rapports de contrôle des véhicules et des rapports sur les écarts. Le MAS compte enregistrer dans le SIGPA la plupart des achats d'essence, des coûts de réparation d'urgence et des frais d'entretien normal réglés avec la carte de crédit du gouvernement du Canada. Cette méthode éliminerait une grande partie du travail d'entrée manuelle des données et donc, la plupart des inexactitudes. Toutefois, cette nouvelle méthode ne comprendrait pas tous les frais d'utilisation, étant donné l'usage d'offres permanentes et de bons de commande locaux pour l'achat d'autres biens et services de ce genre.

7.46 On n'a pas évalué suffisamment l'efficience des modes d'aliénation utilisés par le ministère des Approvisionnements et Services. Le MAS dispose de tous les biens excédentaires de l'État, les véhicules représentant environ huit ou neuf des 30 millions de dollars de ventes annuelles. Environ 62 p. 100 des véhicules excédentaires sont vendus au moyen de ventes publiques, 29 p. 100 par courrier et environ 7 p. 100 à l'encan.

7.47 Les véhicules de l'État sont généralement mis en vente sur place et dans l'état où ils sont. Le prix raisonnablement escompté est le prix de gros. Nous avons comparé, pour six bureaux régionaux, les prix de vente réels des véhicules aliénés par ventes publiques, aux prix de gros escomptés. Dans l'ensemble, on a obtenu au moins le prix de gros. Trois régions obtenaient en moyenne des prix de détail.

7.48 Toutefois, le ministère des Approvisionnements et Services ne connaît pas les frais généraux liés à la vente des véhicules, ni l'efficience de ses méthodes d'aliénation des véhicules. Une telle information serait utile pour le MAS, mais son importance va bien au-delà, en raison d'un nouveau programme de remises lancé par le Conseil du Trésor et conçu pour écouler les stocks excédentaires et améliorer la gestion. Les taux de commission du ministère sont un facteur important lorsqu'il s'agit de déterminer des remises que les ministères recevront. En général, la commission est de 25 ou 30 p. 100, selon la méthode de vente. On fixe le taux en comparant les recettes globales avec les dépenses globales. Nous avions envisagé d'évaluer l'efficience des méthodes d'aliénation des véhicules, mais le ministère ne conserve les totaux des coûts et des résultats que sous forme globale.

7.49 L'absence d'information sur le coût des activités de vente des véhicules nous a empêchés d'en évaluer l'efficience, mais nous avons pu en mesurer les délais. Nous avons évalué les délais d'aliénation de 3 424 véhicules sur une période de 12 mois. Pour mesurer le délai, nous l'avons situé au moment où le ministère avise le ministère des Approvisionnements et Services qu'un véhicule est excédentaire. Environ 85 p. 100 des véhicules ont été aliénés dans le délai cible du MAS, soit 90 jours; pour 3 p. 100 des véhicules, le délai de disposition a été supérieur à 180 jours. Les autres administrations et les entreprises du secteur privé auxquelles nous nous sommes adressés appliquent un délai maximal de 60 jours afin de minimiser les coûts administratifs, de réduire l'intérêt perdu par suite du retard des encaissements et de diminuer le risque d'une perte d'argent en raison des changements de modèle des véhicules. Le MAS aliène environ 69 p. 100 des véhicules dans un délai de 60 jours.

7.50 L'information sur l'état des véhicules excédentaires n'est pas toujours communiquée aux acheteurs, dans les sept régions du ministère que nous avons étudiées. Les ministères sont tenus d'informer le MAS des défectuosités de leurs véhicules, mais celui-ci n'exige pas que cette information soit divulguée aux éventuels acheteurs. On ne veut pas en effet assumer une responsabilité pour des défauts qui ne sont peut-être pas connus. En général, nous avons constaté que le personnel du ministère des Approvisionnements et Services communique sur demande l'information relative à l'état des véhicules. Toutefois, deux régions fixent également au véhicule une liste de ses principales défectuosités. L'une d'elles a aussi un programme d'inspection dont l'objet est de relever les défauts des véhicules.

Commentaire du ministère des Approvisionnements et Services : Le ministère des Approvisionnements et Services reconnaît qu'il ne fournit pas un service intégré de gestion des véhicules et qu'il désire participer avec le Conseil du Trésor et d'autres ministères à des discussions portant sur la nécessité de réorganiser la gestion du parc automobile.

Le ministère a comme position que la publication de renseignements sur les coûts pour le cycle de vie utile de modèles particuliers dans la publication des Spécifications applicables aux véhicules automobiles du gouvernement ne constitue pas un usage efficace des ressources ministérielles. Il est plus rentable de fournir des renseignements particuliers de façon ponctuelle.

En ce qui concerne le Système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Approvisionnements et Services, celui-ci fournit de l'information conformément aux exigences définies par ses clients, dans les limites des données qui lui ont été fournies par les dits clients. Chaque fois qu'une erreur est relevée ou portée à l'attention des responsables, cette erreur est corrigée. Chaque fois qu'un ministère client demande des renseignements provenant du Système d'information pour la gestion du parc automobile, suivant une présentation spéciale, le ministère déploie tous les efforts possibles pour répondre à une telle demande. Le ministère a toujours répondu à de telles demandes, et il continuera de le faire, dans la limite des ressources financières et humaines dont il dispose.

Au fur et à mesure que les ministères adopteront des mesures pour améliorer la gestion de leur parc automobile, le ministère leur viendra en aide en mettant à leur disposition de l'information sur le coût d'achat et sur les produits de l'aliénation des véhicules. Le ministère appuie également l'initiative, à l'échelle de l'administration fédérale, du Projet de gestion de l'information sur les biens qui aidera tous les ministères à mieux gérer tout le matériel dont ils disposent, tout au long du cycle de vie utile.

Depuis la diffusion du Plan vert, en décembre 1990, le ministère des Approvisionnements et Services et d'autres ministères ont travaillé en étroite collaboration avec le bureau responsable de la gérance de l'environnement à l'élaboration de nouvelles politiques et de nouvelles méthodes opérationnelles nécessaires à la mise en oeuvre du Plan. Un aspect important de cette tâche consiste dans l'élaboration d'un Code de gérance de l'environnement qui fournit des critères précis et une orientation politique à l'intention de tous les ministères, ainsi que l'établissement de cibles en ce qui concerne l'énergie du transport. Tant que le travail ne sera pas plus avancé, il ne sera pas possible pour le ministère d'intégrer officiellement des facteurs environnementaux dans les critères qui servent à la sélection des véhicules.

Le ministère de la Défense nationale

7.52 Nous avons constaté également que le ministère n'effectue pas une analyse intégrée des divers moyens de répondre aux besoins en matière de transport. Certaines bases arrivent à détenir des véhicules qui dépassent leur dotation en conservant les véhicules remplacés. La méthode qu'utilise le ministère pour contrôler les dotations des bases ne permet pas de repérer l'existence ou de mesurer la taille de ce genre de «flotte parallèle» - encore que, lorsque le Quartier général constate des écarts par rapport aux dotations, il en informe la structure hiérarchique. L'obligation de justifier les dotations des bases ne s'applique pas à la réserve commerciale ordinaire et aux véhicules de la milice. On a constitué les dotations de ces véhicules durant les années 1970 et n'ont pas depuis été validées en fonction de critères précis. Nous estimons à environ 400 le nombre de ces véhicules.

7.53 En général, le ministère de la Défense nationale recourt à la location pour répondre aux besoins en périodes de pointe et dans d'autres situations imprévues. Le nombre de véhicules loués constitue une donnée importante lorsqu'il s'agit d'estimer les besoins en «dotation» ou d'obtenir, au moyen de contrats nationaux et régionaux de location, des prix plus intéressants en raison du volume. Les bases du ministère ont dépensé, en 1982-1983, 8,8 millions de dollars en location de véhicules et en services de taxi. Pour 1990-1991, on prévoit que le coût de la location atteindra 23 millions de dollars, mais il pourrait être plus élevé, les coûts de la location n'étant pas tous saisis ou regroupés par le système financier actuel.

7.54 Nous avons également constaté une coordination insuffisante parmi les trois groupes, soit le groupe chargé d'établir les besoins en matière de véhicules, le groupe responsable des acquisitions et le groupe responsable de l'entretien des véhicules. Cela entraîne pour les bases, des dépenses inutiles au chapitre des transports. Les trois groupes relèvent du même niveau hiérarchique, mais ils fonctionnent indépendamment et chacun a son propre budget de fonctionnement, ce qui rend difficiles les transferts de fonds. Chacun utilise aussi son propre système d'information dans les bases et transmet séparément son information par la voie hiérarchique au Quartier général de la Défense nationale. Le bon fonctionnement de cette méthode trilatérale dépend du niveau de collaboration des parties concernées, ce qui suppose de fréquentes réunions de planification ainsi que des communications officieuses. Ce système conduit quelquefois à des pratiques coûteuses et inutiles.

7.55 Nous n'avons pu déterminer dans quelle mesure ces pratiques sont inefficientes. Nous avons pu observer des exemples précis d'inefficience, aux bases que nous avons visitées, uniquement en effectuant une comparaison de bases de données sans rapport entre elles et en demandant des renseignements sur certains véhicules. Toutefois, le fait que ces pratiques inutiles et coûteuses échappent à l'attention et ne sont pas remises en question est révélateur du manque d'intégration du système de gestion de la flotte.

7.56 Par exemple, dans trois bases, la section des transports louait des véhicules à un coût de plusieurs centaines de dollars parce que la section de l'entretien n'avait pas les pièces nécessaires pour réparer les véhicules en panne. Les pièces existaient bien chez les fournisseurs locaux, mais c'est la section des approvisionnements qui devait les obtenir, et ce processus peut prendre beaucoup de temps.

7.57 Dans six des sept bases que nous avons étudiées, la section de l'entretien ne savait pas à quel moment les véhicules devaient être remplacés. Il est possible que d'importantes réparations soient faites sur des véhicules, immédiatement avant leur aliénation. Par exemple, dans le dépôt d'une base, nous avons découvert trois poids lourds sur le point d'être aliénés et équipés de pneus tellement neufs que leurs étiquettes étaient encore collées à leurs flancs.

7.58 Nous avons remarqué que les véhicules loués pour répondre aux besoins en périodes de pointe étaient, dans une base, de la même catégorie que certains véhicules compris dans le stock national. On nous a informés que les formalités de sortie des véhicules du stock national ne valaient pas la peine que l'on s'y attarde, d'autant plus qu'il était facile de louer un véhicule dans le contexte d'une offre permanente. Qui plus est, on trouve en général que les formalités prennent tellement de temps que l'urgence du besoin risque de disparaître avant que la sortie du véhicule ne soit autorisée.

7.59 Les justifications des véhicules sont en général satisfaisantes. En général, la méthode qu'utilise le ministère pour l'acquisition des bons types de véhicules est satisfaisante. Toutefois, en raison d'une coordination inappropriée entre les services chargés d'élaborer les fiches techniques des véhicules neufs, il est possible que le ministère acquière parfois des véhicules qui ne répondent pas à ses besoins. Par exemple, plusieurs bases ont eu besoin de nouveaux véhicules pour la Police militaire. Le ministère s'est procuré, par l'intermédiaire du ministère des Approvisionnements et Services, 19 véhicules pour un coût total d'environ 293 000 $. La fiche technique des véhicules prévoyait l'installation d'un écran de plexiglass entre le siège avant et le siège arrière. Lorsque les véhicules furent livrés, on constata que l'écran de plexiglass réduisait à quelques pouces l'espace pour les jambes lorsqu'on s'asseyait sur le siège arrière. Il était donc difficile d'utiliser le siège arrière pour le transport de passagers.

7.60 L'examen de l'utilisation est satisfaisant. Les véhicules du ministère de la Défense nationale servent à de nombreux usages. Nous avons trouvé satisfaisants les examens, effectués par le ministère, de l'utilisation des véhicules, examens fondés sur les kilomètres parcourus.

7.61 La surveillance, un problème reconnu. Le ministère utilise trois systèmes pour surveiller ses véhicules, et aucun d'entre eux ne fournit toute l'information nécessaire pour la gestion du parc automobile. Par ailleurs, les systèmes ne peuvent être utilisés de façon intégrée aux fins de la gestion du parc, au Quartier général de la Défense nationale. Par ailleurs, le ministère ne peut établir tout de suite la relation entre des facteurs tels que la fonction, les habitudes d'utilisation, l'entretien et le remplacement. A l'heure actuelle, cette relation est établie manuellement pour chaque véhicule une fois l'an, à l'aide de rapports qui proviennent des trois systèmes. Le ministère admet que les systèmes actuels n'ont pas la souplesse nécessaire pour permettre une gestion intégrée et opportune des véhicules; on étudie en ce moment la possibilité de changer de système.

7.62 Les méthodes d'entretien sont en général satisfaisantes. Nous avons constaté que, de façon générale, les véhicules du ministère de la Défense nationale sont entretenus par le personnel du ministère, en conformité avec les recommandations des fabricants. Toutefois, nous avons constaté que les méthodes utilisées pour disposer des batteries et de l'acide des batteries, dans la plupart des bases, sont discutables du point de vue de l'environnement. Les batteries hors d'usage sont généralement vidées avant d'être expédiées à un négociant en objets de rebut. L'électrolyte (acide sulfurique) extrait de la batterie est neutralisé à l'aide de bicarbonate de soude. L'acide neutralisé, qui contient des concentrations de plomb, est évacué dans le système d'égouts de la base. L'une des bases a cessé de recourir à cette pratique lorsque, à la faveur d'une étude de sol effectuée pour des travaux de construction dans le voisinage, on a constaté que le sol de l'endroit était pollué. Dans une autre base, on a mis fin à cette pratique parce que, d'après l'agent responsable des matières dangereuses de la base, les méthodes «habituelles» appliquées par le ministère étaient préjudiciables à l'environnement. A la suite de la présente vérification, le ministère a demandé que l'on cesse, jusqu'à nouvel ordre, d'évacuer l'acide neutralisé des batteries dans le système d'égouts des bases.

7.63 L'aliénation n'est pas efficiente. Le ministère n'applique pas des méthodes efficientes pour aliéner ses véhicules excédentaires. Pour disposer d'un véhicule, la section des approvisionnements de la base doit obtenir l'autorisation du Quartier général. Cela suppose généralement un échange de messages, sur une période pouvant aller de un à douze mois. Ce n'est qu'après avoir reçu l'autorisation du Quartier général que la base peut transférer les véhicules au ministère des Approvisionnements et Services en vue de leur vente.

7.64 Nous avons demandé des renseignements précis sur un échantillon de véhicules dont les bases se sont départies au cours des deux dernières années. Nous avons constaté qu'il fallait en moyenne cinq mois au ministère de la Défense nationale pour informer le MAS qu'un véhicule était excédentaire. En général, le ministère s'équipe de véhicules neufs en avril et en mai. Si l'on ajoute cinq mois, on se rend compte que la vente des véhicules remplacés se fait le plus souvent en septembre et en octobre, juste après la sortie des nouveaux modèles. La valeur comptable des véhicules remplacés diminue alors de 20 p. 100. Si l'on applique cette baisse de valeur à tous les véhicules, on peut estimer à environ un million de dollars par année la perte qui en découle.

La Gendarmerie royale du Canada

7.66 Nous avons trouvé que les critères qui servent à établir les besoins en matière de véhicules pourraient être améliorés. Les divisions fondent leurs besoins en véhicules, selon certains ratios, entre le nombre de membres dans l'organisation et le nombre des véhicules. Depuis quelques années, la Gendarmerie royale du Canada achète surtout des véhicules de remplacement plutôt que des véhicules supplémentaires. Lorsqu'il y a achat de véhicules supplémentaires, l'organisme s'assure que ces achats répondent bien à des besoins véritables. Mais en général, la GRC ne procède pas de façon systématique à des examens périodiques pour s'assurer que les véhicules alloués aux divisions correspondent à des besoins véritables, en tenant compte des niveaux de service établis et des volumes de travail prévus. De telles études permettraient d'évaluer l'à-propos des ratios de planification et la pertinence de la répartition du parc automobile.

7.67 La GRC indique que la diminution future des achats de véhicules pourrait avoir des effets négatifs importants. Depuis 1987-1988, elle a dû renoncer à remplacer, en moyenne, 135 véhicules par an. Pour l'année de planification 1991-1992, la sous-direction de l'organisation des transports a reconnu la nécessité de crédits qui totalisaient 8,6 millions de dollars de plus que les niveaux de crédits déjà établis, afin de lui permettre de conserver un parc automobile de même importance que son parc actuel. La GRC croit que, pour l'exercice 1991-1992, le déficit sera de 400 véhicules. Ces chiffres ne comprennent pas l'estimation par la GRC d'un déficit projeté supplémentaire de 273 véhicules, lesquels seraient nécessaires pour les programmes nouveaux et actuels tels que l'application des lois sur le contrôle des stupéfiants ou encore les relations entre la police et la collectivité.

7.68 La sous-direction est d'avis qu'un manque de véhicules, durant l'exercice 1991-1992, pourrait aboutir à une réduction de la flotte, étant donné que les véhicules qui ont fait leur temps ne seront pas remplacés. D'autres effets se feraient sentir : diminution des services de police, abaissement important du kilométrage autorisé, prolongation des programmes de location à long terme. Les divisions devront entreprendre une planification d'urgence afin de pouvoir offrir des services de police avec une flotte réduite, et certaines sections importantes, telles que les services de protection du Premier ministre, ne peuvent recevoir les véhicules blindés dont elles ont besoin.

7.69 Nous avons constaté que la GRC n'avait pas effectué d'études précises sur les effets du manque de voitures prévu. Toutefois, elle dit qu'elle surveillera et évaluera les effets en question. Pour faire un calcul approximatif du nombre de véhicules manquants, on se fonde sur un critère qui veut qu'un véhicule soit commandé lorsque le véhicule actuel a atteint 120 000 kilomètres. Ce critère est fondé sur le kilométrage approximatif moyen de tous les véhicules dont l'organisme se départit, y compris les véhicules qui doivent être remplacés plus tôt à la suite d'accidents. Nous croyons que la GRC devrait peut-être réexaminer son critère, puisque sa réserve de véhicules d'urgence pourvoit déjà au remplacement anticipé de véhicules accidentés. Le kilométrage de ces derniers ne devrait donc pas être compris dans le critère de passation d'une nouvelle commande.

7.70 On pourrait atténuer l'effet de toute pénurie de véhicules en modifiant la gestion des réserves de véhicules neufs et de véhicules d'urgence. Toutes les divisions gardent les véhicules neufs dans des dépôts pendant des périodes prolongées, avant de les mettre en service. Cette pratique est coûteuse et répond à un besoin discutable.

7.71 Si on peut adopter les modifications, on pourrait réaliser des économies importantes. Par exemple, dans une division, au cours de la période de 1989-1991, 746 véhicules neufs sont demeurés inutilisés pendant une moyenne d'environ 105 jours. Durant la même période, dans une autre division, 438 véhicules neufs sont demeurés inutilisés pendant une moyenne de 150 jours. Si on pouvait réduire la période de possession à 30 jours en moyenne, on pourrait réaliser des économies de 180 000 et de 130 000 dollars, respectivement. Ces estimations ne tiennent pas compte des frais d'entreposage.

7.72 A notre avis, deux facteurs contribuent au retard qu'accuse la mise en service des véhicules. Le premier est le niveau trop bas du seuil de passation d'une nouvelle commande. Il s'ensuit que les véhicules de remplacement sont commandés plus tôt qu'il n'est nécessaire. Le deuxième facteur concerne les contraintes de la planification imposées par le processus d'achat en vrac du ministère des Approvisionnements et Services. Pour se conformer aux calendriers de ce processus, les divisions doivent prévoir leurs besoins en véhicules dix mois à l'avance, d'après le kilométrage effectué. Le remplacement effectif, toutefois, a lieu à la fin de la durée de vie utile d'un véhicule. Les véhicules de remplacement peuvent donc demeurer en entrepôt pendant de longues périodes avant d'être mis en service. On pourrait alléger ce problème en recourant à des offres permanentes et à la livraison échelonnée des véhicules par les fabricants. La GRC explique qu'elle cherche à adopter de tels changements.

7.73 Un autre domaine où les économies sont possibles est la réserve d'urgence de la Gendarmerie royale du Canada. Jusqu'en janvier 1991, elle avait comme politique de maintenir une réserve d'urgence qui représentait 2 p. 100 des voitures standard et des voitures de type «familiale» de chaque division. Elle a demandé depuis aux divisions de fonder l'importance de leurs réserves d'urgence sur leurs besoins pour faire face aux urgences à court terme et aux circonstances imprévues. D'après les données de la GRC, 125 véhicules des catégories pour lesquelles nous avons effectué une vérification faisaient partie des réserves d'urgence, en juin 1990. La plupart des véhicules compris dans ces réserves étaient des voitures de police de type standard, identifiées ou non. Ils peuvent demeurer dans les réserves d'urgence pendant de longues périodes avant d'être utilisés. Par exemple, dans une division, au cours d'une période de cinq ans, quinze véhicules ont été détenus dans la réserve pendant plus de six mois et sept pendant plus d'un an avant d'être mis en service. Le coût annuel du maintien d'un stock de 125 véhicules dans les réserves d'urgence est de 250 000 $, plus les coûts d'entreposage. La GRC n'a pas effectué d'étude pour établir quelle devait être l'importance des réserves d'urgence des divisions, ni même pour savoir si elles sont nécessaires.

7.74 Les justifications de véhicules sont en général appropriées. Nous avons constaté que la Gendarmerie royale du Canada achetait en général les bons véhicules. Elle a pour principe d'acheter plutôt que de louer, parce qu'elle croit que la location est plus coûteuse. Toutefois, ses divisions louent certains véhicules pour le travail de surveillance, afin d'avoir à leur disposition une gamme plus étendue de véhicules et de pouvoir les changer plus facilement. En 1989-1990, un total de 170 véhicules étaient loués à long terme, au coût d'environ un million de dollars. Cela représente 34 véhicules de plus qu'en 1985-1986. Les crédits de la location sont puisés dans les budgets de fonctionnement plutôt que dans les budgets d'immobilisations. En général, un véhicule loué ne peut être remplacé par un véhicule acheté, faute de crédits suffisants au budget des immobilisations. On est donc souvent porté à retenir les véhicules loués afin de compenser pour la rareté au chapitre des acquisitions. La GRC n'a pas évalué la rentabilité de la location pour savoir si cette pratique devrait être élargie ou réduite.

7.75 Utilisation. En général, la GRC couvre, avec chacun de ses véhicules, une distance annuelle qui va au delà du point-repère de 18 000 kilomètres.

7.76 La surveillance a besoin d'être améliorée. La GRC n'utilise pas en général le Système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Approvisionnements et Services, même si elle fournit au système des données sur tous ses véhicules et même si le ministère lui demande environ 300 000 $ chaque année pour ce service. Les divisions utilisent leur propre système de suivi et de repérage des véhicules en vue de leur éventuel remplacement. Toutefois, aucun des systèmes utilisés n'est en état de produire des rapports sur les écarts pour les véhicules dont le coût d'utilisation est excessif ou qui sont utilisés de façon abusive. La GRC est en voie de mettre au point son propre système d'information de gestion des véhicules, qui fera partie d'un système plus vaste de gestion du matériel; elle songe à se dissocier, en avril 1992, du Système d'information pour la gestion du parc automobile du MAS. La GRC estime le coût du système global de gestion du matériel à 600 000 $, les coûts annuels d'entretien atteignant quant à eux la somme de 116 000 $.

7.77 Les méthodes d'entretien et d'aliénation de la GRC sont en général satisfaisantes. Les véhicules de la GRC sont en général bien entretenus. En général, nous avons trouvé qu'elle se départit rapidement des véhicules considérés comme excédentaires. Toutefois, l'une des divisions a retenu 23 véhicules sans y être autorisée pendant une moyenne de 242 jours après la mise en service des véhicules de remplacement.

Commentaire de la Gendarmerie royale du Canada : Cette vérification spéciale a été utile. La Gendarmerie royale du Canada a déjà entrepris, par l'entremise du ministère des Approvisionnements et Services et des manufacturiers d'automobiles, de mettre en pratique de meilleures méthodes d'acquisition. On s'attend à des économies de temps et d'argent en utilisant les offres permanentes individuelles et ministérielles ainsi que les livraisons échelonnées. De plus, la GRC tiendra compte de toutes les améliorations recommandées, dans le cadre de sa recherche pour une meilleure gestion de sa flotte de véhicules.

Le ministère des Transports

7.79 Des études en ce sens avaient été effectuées à deux endroits et on a constaté que l'indemnisation des employés pour l'utilisation de leur propre véhicule était plus économique que l'achat ou la location-bail. Une des études indiquait que l'utilisation de véhicules du ministère des Transports coûtait 21 p. 100 de plus que l'indemnisation des employés pour l'utilisation de leur propre véhicule. Cette dernière solution peut ne pas être pratique dans les aéroports en raison des restrictions applicables aux véhicules permis sur les terrains d'aéroport. Le ministère n'a pas évalué cependant la mesure dans laquelle ces constatations pouvaient être étendues à d'autres endroits.

7.80 Nous avons constaté que deux bureaux régionaux utilisent la location à court terme pour répondre à leurs besoins de déplacement dans les périodes de pointe. L'utilisation par les employés de leur propre véhicule et la mise en commun étaient chose courante à ces deux bureaux, mais il n'y a pas eu d'analyse comparative des avantages et des coûts de la location-bail, de l'utilisation par les employés de leur propre véhicule et de l'utilisation de véhicules du ministère. Au moment de notre vérification, aucun des deux bureaux ne savait dans quelle mesure ses employés utilisaient leur propre véhicule.

7.81 Manque d'information clé sur les justifications relatives aux véhicules. Les justifications d'achat examinées ne comportaient pas d'évaluations de solutions de rechange, ne fournissaient pas d'information sur la capacité en passagers, sur les conditions climatiques et sur les conditions de conduite, ni de données sur l'utilisation prévue du véhicule. Elles ne donnaient pas suffisamment de raisons pour justifier le choix des options à l'achat. Une revue interne effectuée en 1987 par le ministère des Transports a également montré que les acquisitions de véhicules n'étaient pas suffisamment justifiées et on avait recommandé des améliorations.

7.82 Des examens de l'utilisation indiquent que la réduction des parcs est possible. Nous avons constaté une sous-utilisation constante dans les bureaux régionaux du ministère, relevée dans une série d'examens qui remontent à 1979. La revue interne effectuée en 1987 par le ministère, par exemple, a montré que les véhicules automobiles étaient sous-utilisés dans les bureaux régionaux dans une mesure telle que l'on peut conclure que de nombreux véhicules étaient superflus. A la suite de cette revue, le ministère a décidé d'effectuer une étude de faisabilité sur la mise en commun de véhicules dans les bureaux régionaux. L'étude a permis de constater que la mise en commun était possible et que les parcs automobiles, dans ces bureaux régionaux, pourraient être réduits de 40 p. 100, ce qui ferait économiser environ 1,15 million de dollars par année. Pour cette raison, le ministère compte, pendant l'exercice 1991-1992, réduire de 20 p. 100 son parc automobile dans tous ses bureaux. En 1992-1993, les parcs automobiles de dix des onze bureaux régionaux seront encore réduits de 20 p. 100. Le ministère estime que grâce à ces réductions prévues, il réalisera ainsi des économies d'environ 8,75 millions de dollars en deux ans. Les évaluations de la sous-utilisation des véhicules qu'il a effectuées correspondent à notre analyse.

7.83 Carences de l'information sur la surveillance. Le système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Transports a été révisé en 1988, en partie à la suite d'un examen effectué par le ministère, qui a démontré que les registres d'utilisation et d'entretien des véhicules n'étaient pas préparés de façon uniforme, qu'ils renfermaient souvent des renseignements erronés et qu'ils ne présentaient pas les frais réels et exacts encourus. Le ministère a fait savoir qu'il en a coûté 290 000 $ pour améliorer le Système d'information pour la gestion du parc automobile et que ses coûts d'entretien annuels atteignent entre 80 000 $ et 100 000 $. Cela ne comprend pas les coûts de saisie des données. Nous avons constaté que le système du ministère demeure un outil peu fiable en général et que son utilisation n'est pas répandue. Par exemple, pour les trois groupes examinés, nous avons comparé les relevés d'odomètres de 141 véhicules aux données sur leur utilisation enregistrées dans le système. Nous avons relevé un écart moyen de 12 369 km sur la durée de vie d'un véhicule, en raison principalement de données incomplètes dans le système. Nous avons découvert que le kilométrage réel parcouru avec ces véhicules s'élevait à environ 7,1 millions de kilomètres. Or, seulement 5,7 millions de kilomètres avaient été enregistrés dans le système. On a noté une recrudescence des plaintes au sujet du système, parce que l'information sur les coûts était inutile et généralement incohérente. Aucun des groupes n'utilisait les rapports de signalisation des écarts pour relever les besoins en entretien, les coûts de réparation et d'exploitation ou les abus possibles. Le ministère des Transports revoit actuellement en profondeur le système en vue de le reconcevoir.

7.84 Les méthodes d'entretien manquent de constance dans certains programmes. Le ministère a pour politique d'entretenir les véhicules selon les normes des fabricants. Le calendrier officiel d'entretien des véhicules varie selon les groupes et l'emplacement. Nous avons constaté que la planification de l'entretien était satisfaisante dans le groupe Aéroports; il n'y avait cependant pas de calendrier officiel pour l'entretien des véhicules dans les groupes Aviation et Marine, sauf à quelques endroits que nous avons visités et où il y avait mise en commun. Nos constatations générales sur la planification de l'entretien dans les bureaux régionaux sont semblables à celles du rapport de revue interne (1987) du ministère qui soulignait que, souvent, il n'existe aucun calendrier d'entretien officiel pour garantir que les véhicules sont entretenus selon les normes requises pour que les garanties de fabricants demeurent valides. Une étude du ministère réalisée en 1990 sur la mise en commun des véhicules dans les bureaux régionaux a également fait constater le manque d'uniformité des programmes d'entretien des véhicules et l'absence de programmes de sécurité des véhicules.

7.85 Les méthodes d'aliénation sont discutables. Nous avons constaté que, contrairement à sa propre politique, le ministère des Transports conservait très souvent les véhicules excédentaires. Nous avons examiné un échantillon de véhicules qui ont été remplacés par les groupes Aéroports, Aviation et Marine, en 1988-1989 et en 1989-1990. Environ 61 p. 100 des véhicules avaient été conservés pendant plus de 30 jours après que les nouveaux véhicules aient été livrés et la période moyenne de rétention était de 226 jours. L'étude interne du ministère, en 1987, avait indiqué qu'il n'existait aucun système pour s'assurer que l'on se défait des véhicules qui doivent être remplacés, tel qu'indiqué. L'utilisation continue de ces véhicules montre qu'il est possible que le ministère ait utilisé des fonds avant que cela ne soit nécessaire. Nous estimons que l'intérêt perdu sur les sommes d'argent dépensées, avant qu'il ne soit nécessaire de le faire, s'élève à 349 000 $ pour 1988-1989 et 1989-1990.

Commentaire du ministère des Transports : La vérification du Bureau du vérificateur général reprend de nombreux points soulevés lors de revues internes. Le ministère a préparé un plan d'action pour corriger la situation et il compte apporter un certain nombre de changements importants en ce qui concerne tous les aspects de la gestion de son parc automobile. Une nouvelle politique sera adoptée d'ici peu et on prévoit d'importantes réductions du parc au cours des deux prochaines années. En outre, les systèmes de surveillance seront améliorés de manière à fournir l'information de gestion nécessaire.

Le ministère de l'Agriculture

7.87 Les justifications de véhicules sont insatisfaisantes. La plupart des véhicules que le ministère achète servent à remplacer des véhicules actuels, remplacement pour lequel il n'exige pas une abondante justification, et on effectue rarement une analyse pour déterminer si un véhicule demeure nécessaire. Par ailleurs, lorsque l'on prépare des justifications des achats, elles sont élaborées après l'approbation des remplacements, et nous avons trouvé que certaines données importantes n'y figuraient pas. Par exemple, les régions de l'Ontario et du Québec de la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments envoient chaque année au siège de la Direction générale une liste prioritaire des remplacements, établie surtout en fonction des kilomètres parcourus et de l'âge des véhicules visés. Cette liste énonce très brièvement les motifs du remplacement (le motif habituellement fourni se résumant à «remplacement»). A l'aide de cette information, le siège de la Direction générale attribue les fonds nécessaires, et c'est ce qui constitue la décision de remplacer les véhicules. Les régions approuvent ensuite le choix des véhicules qui doivent être remplacés, après quoi les justifications sont préparées. Nous avons constaté que ces justifications après coup, ainsi que les analyses économiques à l'appui, se limitent à donner une explication d'usage qui consiste en un bref énoncé de l'utilisation du véhicule et des kilomètres parcourus. En général, les justifications ne précisent rien sur l'état des véhicules. Au bureau de la Direction générale pour la région de l'Ontario, on a acheté un véhicule neuf en dépit d'une analyse attestant qu'une solution de rechange serait plus indiquée.

7.88 La Direction générale de l'administration du rétablissement agricole des Prairies a institué un comité dont le rôle est d'examiner les acquisitions de véhicules et les questions qui s'y rattachent. Toutefois, le processus de remplacement des véhicules est semblable à celui de la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments. La Direction générale de l'administration du rétablissement agricole des Prairies remplace souvent un véhicule par un autre de type différent sans que le changement soit étayé par une documentation suffisante. Par exemple, pour inciter les bureaux de secteur à s'accommoder de véhicules de remplacement plus petits, on fait équiper ces véhicules de la climatisation.

7.89 Des examens de l'utilisation indiquent que l'on a peut-être besoin de moins de véhicules. Un bon pourcentage des véhicules du ministère sont peut-être sous-utilisés. Par exemple, durant la période de pointe qui va de mai à octobre, aux bureaux de la Direction générale de la recherche que nous avons examinés, le kilométrage de 52 p. 100 des véhicules était en dessous du kilométrage repère ajusté (pour la période de pointe) de 9 000 km. En se fondant sur cette sous-utilisation, la taille de la flotte pourrait être réduite jusqu'à 27 p. 100. Si ces constatations sont représentatives de l'ensemble de la Direction générale, on pourrait réaliser d'importantes économies en frais d'équipement, d'entretien et d'administration. A elles seules, les économies en frais d'équipement imputables aux remplacements pourraient s'élever jusqu'à 2,8 millions de dollars. A la Direction générale de l'administration du rétablissement agricole des Prairies, exclusion faite des véhicules du Programme des pâturages communautaires, nous avons trouvé que 22 p. 100 des véhicules étaient sous-utilisés. Si l'on partageait davantage l'utilisation des véhicules, on pourrait éliminer jusqu'à 7 p. 100 du parc. La réduction des coûts en capital pourrait représenter à elle seule une économie qui pourrait atteindre 470 000 $ pour la Direction générale.

7.90 En général, la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments (DGPIA) attribue les véhicules à l'usage exclusif de certaines personnes. Nous avons constaté, à la DGPIA de l'Ontario et du Québec, que 19 p. 100 et 24 p. 100 des véhicules, respectivement, parcouraient moins de 18 000 kilomètres par année. Si leur utilisation était partagée, la taille du parc automobile, à ces deux bureaux, pourrait être réduite d'une moyenne de 4 p. 100 et de 7 p. 100 respectivement, soit une réduction moyenne combinée qui pourrait atteindre 6 p. 100. Si ces constatations sont représentatives de l'ensemble de la Direction générale, celle-ci pourrait réaliser jusqu'à 630 000 $ d'économies pour les seuls coûts en capital.

7.91 On n'utilise pas l'information sur la surveillance. A l'heure actuelle, le ministère verse environ 103 000 $ chaque année pour les rapports qu'il reçoit du Système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Approvisionnements et Services. En général, le ministère ne se sert pas de ces rapports pour la gestion des véhicules, parce qu'il juge que les données sont inexactes et inopportunes. Il prévoit mettre en oeuvre son propre système, d'ici avril 1993. Il n'a pu indiquer le coût de celui-ci car il est conçu dans le cadre d'un système plus vaste de la gestion du matériel.

7.92 L'entretien manque de constance dans certains programmes. Normalement, les fabricants suggèrent que l'entretien des véhicules de tourisme ordinaires se fasse tous les 12 000 kilomètres ou une fois l'an. En général, les directions générales du ministère établissent le cycle d'entretien des véhicules aux 5 000 kilomètres. L'entretien est laissé à l'appréciation des conducteurs de la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments. Nous avons constaté qu'il pouvait être irrégulier. Environ 34 p. 100 des véhicules de la Direction générale pour la région de l'Ontario ne font l'objet d'une première mise au point qu'entre 20 000 et 39 000 kilomètres. Par exemple, un véhicule neuf a subi sa première vidange d'huile au bout de 30 390 kilomètres, puis une deuxième un mois et 1 383 kilomètres plus tard, puis une troisième encore un mois plus tard, après 3 372 kilomètres.

7.93 Les méthodes d'aliénation sont préoccupantes. Le procédé d'allocation des fonds qu'utilise le ministère est tel qu'il incite les responsables à se défaire prématurément de certains véhicules. En effet, l'aliénation dépend de l'existence de fonds plutôt que d'une analyse appropriée des besoins. Par exemple, la Direction générale de l'administration du rétablissement agricole des Prairies a remplacé des véhicules qui étaient encore en bon état ou dans un état acceptable.

7.94 Nous avons constaté que les trois principales directions générales du ministère ont conservé les anciens véhicules pendant des périodes prolongées après la livraison des véhicules de remplacement. Les représentants du ministère ont expliqué que les véhicules étaient encore utilisables ou nécessaires. Les trois directions générales accroissent donc en réalité leur parc automobile. Il ne s'agit pas de remplacements. Cette pratique met aussi en doute le bien-fondé du remplacement des véhicules. Aux bureaux que nous avons étudiés, 45 véhicules au total (5 p. 100) ont été conservés pour une période supérieure à trois mois et 18 pour plus d'un an. Le coût de ces véhicules neufs, en 1990, est estimé à 560 000 $. Si le pourcentage des véhicules excédentaires retenus est représentatif de l'ensemble des directions générales, le coût des véhicules «supplémentaires» en 1990 atteindrait environ un million de dollars.

Le ministère des Travaux publics

7.96 Les justifications de véhicules sont insuffisantes. En général, l'analyse des besoins du ministère, en ce qui concerne les acquisitions de véhicules, est insuffisante. Nous avons examiné 34 des 55 demandes de 1990 qui portent sur de nouveaux véhicules et des véhicules de remplacement dans les régions qui font l'objet de notre vérification. Les demandes énoncent simplement qu'un véhicule est nécessaire. Aucune analyse des coûts, des avantages et des solutions de rechange à l'achat n'a été faite, ou, lorsqu'il y en a eu une, elle ne renfermait pas certains renseignements clés, tels que la raison des locations.

7.97 Des examens de l'utilisation indiquent que l'on a peut-être besoin de moins de véhicules. En général, le ministère des Travaux publics n'évalue pas l'utilisation des véhicules. Nous avons constaté qu'une seule région emploie des données annuelles d'utilisation pour savoir si les véhicules pourraient être mis en commun ou transférés à d'autres services. Dans son analyse, la région présumait qu'on continuerait d'utiliser le parc actuel dans la même mesure. Elle a recommandé, pour 1991, une réduction d'environ 14 p. 100 de son parc de 145 véhicules.

7.98 D'après les données disponibles, un pourcentage important des véhicules du ministère pourrait être sous-utilisé. Par exemple, notre analyse de l'utilisation journalière, dans un service pourvu d'une douzaine de véhicules, a montré que les deux tiers des véhicules étaient utilisés, en moyenne, environ 40 p. 100 des quelque 200 jours ouvrables. Nous avons aussi analysé les données annuelles d'utilisation qui portent sur les 18 véhicules mis en commun dans un autre service. D'après les données actuelles relatives à l'utilisation mensuelle sur une période de trois ans, nous estimons que l'utilisation annuelle moyenne a été de 8 300 kilomètres, trois véhicules seulement ayant dépassé la distance annuelle de 10 000 kilomètres. Si chaque véhicule parcourait chaque année au moins 18 000 kilomètres, on pourrait réduire de 53 p. 100 le nombre des véhicules mis en commun. Le même service dépense également quelque 180 000 dollars en frais de taxi. En ce qui concerne ce service, on n'a pu obtenir facilement des données qui portent sur l'utilisation, par les employés, de leurs propres véhicules. Le ministère n'a pas évalué l'à-propos des habitudes ci-haut mentionnées quant à l'utilisation de ses véhicules.

7.99 Surveillance. Le ministère des Travaux publics verse environ 26 000 $ chaque année pour les services du Système d'information pour la gestion du parc automobile du ministère des Approvisionnements et Services, mais n'utilise pratiquement pas ce système pour surveiller son parc de véhicules. En avril 1991, il a achevé la mise en oeuvre de son propre système et s'est dissocié du système du MAS. Le coût de mise sur pied du nouveau système a été de 22 000 $.

7.100 L'entretien varie. Le niveau de planification de l'entretien des véhicules varie d'une région à une autre. Pour la plupart des services que nous avons étudiés et dans lesquels les véhicules sont mis en commun, toutes les voitures de tourisme font en général l'objet d'une mise au point tous les 5 000 kilomètres. Aux endroits où il n'y a pas de mise en commun de véhicules, il n'existe pas de plan officiel d'entretien. Les employés auxquels sont attribués les véhicules doivent prendre leurs dispositions et obtenir le service pertinent au moment voulu, de leur propre initiative. Nous n'avons pu examiner tous les registres d'entretien parce que les dossiers étaient incomplets.

7.101 En général, les services du ministère des Travaux publics que nous avons étudiés ne sont pas équipés pour évaluer si des réparations sont nécessaires ou si les frais sont justifiés. Par exemple, une région envoie tous ses véhicules chez un garagiste local. En procédant à l'entretien d'usage, celui-ci vérifie également si les véhicules présentent des défectuosités et fait un rapport verbal au MTP. Les travaux supplémentaires sont approuvés sans autre formalité. Le MTP s'en remet habituellement au garagiste pour savoir si le travail est nécessaire et pour déterminer les travaux sous garantie qui devraient être effectués par un concessionnaire. Le service n'est pas en état de dire si le garagiste a fait correctement son travail.

7.102 L'aliénation est satisfaisante. Le MTP ne conserve pas les véhicules excédentaires.

Commentaire du ministère des Travaux publics : Le ministère a récemment implanté deux initiatives afin d'améliorer la gestion de la flotte des véhicules. La première, mise en oeuvre le 1er mai 1991, fut l'implantation d'un nouveau système d'information et de contrôle. La deuxième porte sur des révisions faites aux Lignes directrices du ministère incluses dans le Chapitre relatif aux véhicules de transport motorisés et faisant partie du Manuel sur la gestion du matériel et la gestion immobilière.