Automne 2009 — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

Chapitre 4 — Les dossiers de santé électroniques

Points saillants

Introduction

Dossier de santé électronique : définition
Le modèle canadien de partage des responsabilités
Les modalités de financement d’Inforoute Santé du Canada
Objet de la vérification

Observations et recommandations

Définition de l’orientation

Des mécanismes de gouvernance appropriés ont été instaurés
Les plans et les activités stratégiques d’Inforoute sont conformes aux accords de financement
Il faut définir clairement l’objectif de la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques
Inforoute a recensé les risques liés à la réalisation de son objectif et de ses plans stratégiques
Inforoute possède des politiques pour régir les dépenses, mais il faudrait renforcer certains contrôles

Le financement des projets d’établissement des dossiers de santé électroniques

Inforoute approuve des projets qui respectent ses plans stratégiques
Inforoute surveille la progression des projets, mais doit mieux documenter les analyses sur les réalisations attendues
Inforoute n’a pas suffisamment d’assurance que les normes sont mises en œuvre correctement
Inforoute a pris des mesures raisonnables pour optimiser l’utilisation des fonds dans le cadre des projets

Communication des résultats

Des renseignements supplémentaires sur les progrès accomplis sont requis

Rendre des comptes au Parlement

Santé Canada doit améliorer sa méthode de surveillance

Relever des défis importants

Atteindre l’objectif de 2010
Mise à niveau des systèmes pour les rendre compatibles
Mise en service des dossiers médicaux électroniques
Application de nouvelles solutions de santé grand public
Assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels sur la santé

Conclusion

À propos de la vérification

Annexe — Tableau des recommandations

Pièces :

4.1 — Systèmes qui appuient le dossier de santé électronique, y compris les dépenses et les engagements au 31 mars 2009

4.2 — Fonds octroyés à Inforoute par le gouvernement fédéral

4.3 — Les rôles des parties chargées de la gouvernance d’Inforoute sont clairement définis

Points saillants

Objet

Inforoute Santé du Canada Inc. (Inforoute) est une société sans but lucratif, financée par le gouvernement fédéral, qui a été créée en 2001 pour diriger la mise en place d’un système canadien de dossiers de santé électroniques. Son objectif est que d’ici 2010, les provinces, les territoires et leurs populations bénéficient de nouveaux systèmes d’information qui contribueront à transformer les soins de santé au Canada. Inforoute a aussi déclaré vouloir faire en sorte que d’ici 2010, la moitié des Canadiens aient un dossier de santé électronique que pourront consulter les professionnels de la santé autorisés qui les soignent. Elle veut également que cette proportion atteigne 100 % en 2016.

Santé Canada transfère des fonds à Inforoute aux termes d’accords de financement qui précisent les obligations respectives du Ministère et d’Inforoute. Inforoute a reçu 1,6 milliard de dollars du gouvernement fédéral. Elle a affecté 1,2 milliard de dollars à des investissements conjoints avec les provinces et les territoires dans des projets devant accélérer la création et l’utilisation des dossiers de santé électroniques compatibles à l’échelle du Canada et 400 millions de dollars à d’autres priorités connexes. Les provinces et les territoires proposent les projets à Inforoute pour obtenir sa participation financière puis se chargent de les mettre en œuvre. La mesure dans laquelle Inforoute est capable d’atteindre les résultats clés prévus dans les accords de financement dépend donc de la collaboration des provinces et des territoires.

Nous avons examiné comment Inforoute gère les fonds du gouvernement fédéral pour atteindre son objectif de mettre en place des dossiers de santé électroniques compatibles à l’échelle du Canada. Nous nous sommes aussi intéressés à ce que fait Santé Canada, en tant que ministère responsable, pour vérifier si Inforoute respecte les conditions des accords de financement qu’elle signe avec le Ministère. La vérification a principalement visé les exercices 2006-2007 et 2007-2008. Les travaux de vérification menés aux fins du présent chapitre ont été pour l’essentiel terminés le 30 avril 2009.

En même temps que notre vérification, les bureaux de vérification de six provinces ont examiné comment sont mis en œuvre, dans leur province, les projets relatifs aux dossiers de santé électroniques financés par Inforoute ou par leur gouvernement provincial, ou par les deux. Chaque bureau présentera un rapport individuel. Un rapport sommaire conjoint de toutes les vérifications paraîtra en 2010.

Pertinence

Les dossiers de santé électroniques se veulent la réponse à plusieurs problèmes persistants qui touchent le système de soins de santé au Canada, et dont certains sont dus à l’utilisation de dossiers sur papier. Grâce aux dossiers de santé électroniques, les professionnels de la santé devraient être mieux en mesure de mettre en commun l’information concernant les patients et donc de voir quels tests un patient a déjà subis et quels médicaments lui ont été prescrits, ce qui devrait réduire le double emploi et le risque de réactions indésirables causées par des médicaments. Au bout du compte, les dossiers de santé électroniques pourraient écourter les délais d’attente, réduire les coûts et sauver des vies. Entre sa création en 2001 et le 31 mars 2009, Inforoute a consacré 614,9 millions de dollars à cette initiative. La Société s’est engagée à d’autres dépenses de 614,2 millions de dollars, ce qui représente 1,2 milliard de dollars en tout. Certains spécialistes estiment à plus de 10 milliards de dollars le coût total de la mise en place d’un système national de dossiers de santé électroniques, opinion qui est aussi celle d’Inforoute.

Constatations

  • Inforoute n’a pas chômé depuis sa création, il y a huit ans. En se fondant sur les accords de financement avec Santé Canada, Inforoute a conçu une démarche pour mettre en place un système de dossiers de santé électroniques compatibles. Elle a défini les principales exigences et éléments du dossier de santé électronique et préparé un plan directeur pour guider la conception des systèmes d’information sur la santé. Elle a largement consulté ses partenaires et autres intéressés pour obtenir leur participation et leur appui. Elle a instauré des mécanismes de gouvernance appropriés et élaboré une stratégie de gestion des risques. Elle a aussi mis en place des contrôles de gestion adéquats relativement aux dépenses opérationnelles. En revanche, elle doit renforcer ses contrôles à l’égard des contrats de biens et de services.
  • Nous avons examiné 29 projets se rapportant aux dossiers de santé électroniques. Dans tous les cas, Inforoute s’était assurée que les provinces et les territoires avaient conçu ces projets en tenant compte des exigences imparties, comme le plan directeur et les normes. Inforoute avait cerné les risques découlant de certains projets et les surveillait, de même que d’autres difficultés qui avaient surgi en cours de mise en œuvre. Inforoute n’avait cependant pas obtenu les résultats des essais de conformité des systèmes associés aux dossiers de santé électroniques, ce qui signifie qu’elle n’a pas une assurance suffisante que les normes ont été appliquées correctement.
  • Inforoute a déployé des efforts importants pour rendre compte de l’avancement du projet de mise en œuvre des dossiers de santé électroniques. Elle se sert du pourcentage des Canadiens qui habitent une province ou un territoire où les fournisseurs de soins de santé ont accès aux dossiers de santé électroniques pour indiquer les progrès réalisés par rapport à son objectif pour 2010. Par contre, elle n’a pas fourni d’information relative à d’autres indicateurs des progrès réalisés, par exemple la mesure dans laquelle les systèmes achevés sont conformes aux exigences de compatibilité. De même, elle ne rend pas compte du nombre de fournisseurs de soins de santé qui adoptent et utilisent les systèmes achevés, même si elle est d’avis que la réussite du projet des dossiers de santé électroniques pourrait être menacée si les taux d’adhésion sont faibles.
  • En tant que ministère responsable, Santé Canada a périodiquement recours à des vérifications et à des évaluations de conformité pour s’assurer qu’Inforoute respecte les accords de financement. Toutefois, au moment de notre vérification, le Ministère n’avait pas complètement achevé d’élaborer le cadre de surveillance qu’il avait approuvé en 2008 pour gérer les risques associés à l’octroi de sommes si importantes et renforcer le programme de surveillance suivie de la Société.

Réaction du ministère et de la société. Inforoute Santé du Canada Inc. et Santé Canada acceptent toutes nos recommandations. Leurs réponses détaillées suivent les recommandations dans le chapitre.

Introduction

4.1 Chaque année, le Canada enregistre des centaines de millions d’interventions de soins de santé. Presque toutes ces interventions comportent des dossiers papier. Cette information vitale est archivée dans les cabinets de médecins, les cliniques et dans près de 1 000 hôpitaux. En septembre 2000, les premiers ministres ont convenu à l’unanimité « de travailler ensemble afin de renforcer une infostructure de la santé à l’échelle du Canada qui améliorera la qualité, l’accès et l’opportunité des soins de santé pour les Canadiens et Canadiennes ». Ils se sont aussi engagés à établir des dossiers de santé électroniques.

4.2 Pour donner suite à cet engagement, Inforoute Santé du Canada Inc. (Inforoute) a été créée en 2001 à titre d’organisme sans but lucratif autonome. Inforoute collabore avec les provinces et les territoires pour favoriser et accélérer l’établissement et l’adoption des dossiers de santé électroniques aux quatre coins du Canada.

Dossier de santé électronique : définition

4.3 Un dossier de santé électronique est un dossier à vie sécurisé et confidentiel qui renferme les antécédents d’une personne en matière de santé et de soins. Ce dossier pourrait être consulté, électroniquement, par les professionnels de la santé autorisés, partout et en tout temps, pour faciliter la prestation de soins de qualité supérieure.

4.4 Les termes « dossier de santé électronique » et « dossier médical électronique » (DME) sont souvent utilisés de façon interchangeable. Cependant, dans le cadre de la présente vérification, il convient d’établir une distinction claire entre les deux. Le dossier de santé électronique (DSE) désigne le dossier médical personnel d’une personne, qui peut être consulté en ligne à partir de divers systèmes distincts compatibles au sein d’un même réseau. Le dossier médical électronique (DME) correspond quant à lui au dossier médical électronique d’un patient qui peut être consulté à partir d’un système unique dans un cabinet de consultation et qui peut, ou non, être communiqué à d’autres professionnels de la santé.

4.5 Un DSE entièrement fonctionnel permettra aux professionnels de la santé de consulter le dossier médical d’un patient et de le mettre à jour. Le DSE renfermerait les renseignements suivants :

  • l’âge, l’adresse et d’autres renseignements personnels du patient;
  • les résultats de tests d’imagerie diagnostique et de laboratoire, un profil pharmacologique, les dossiers d’hospitalisation et les rapports d’observations cliniques;
  • un bilan des maladies infectieuses et des vaccins reçus;
  • d’autres renseignements sur la santé du patient.

4.6 Pour instaurer un DSE, Inforoute a déterminé que les systèmes de base décrits à la pièce 4.1 doivent être mis en œuvre.

Pièce 4.1 — Systèmes qui appuient le dossier de santé électronique, y compris les dépenses et les engagements au 31 mars 2009

Nom du système Dépenses
(en millions de dollars)
Engagements
(en millions de dollars)
Total
(en millions de dollars)

Registres

Registre des clients — Un répertoire de tous les patients, contenant des renseignements personnels pertinents, notamment des noms et des adresses.

Registre des prestateurs — Un répertoire des prestateurs de soins de santé autorisés à accéder au système.

Une fois remplis par toutes les administrations, ces registres permettront d’identifier de manière unique tous les Canadiens et leurs médecins.

100,0

32,2

132,2

Système d’imagerie diagnostique

Un système qui permet de recueillir, de stocker, de gérer, de distribuer et de consulter électroniquement les rapports et les images diagnostiques des patients — comme les radiographies, les échographies, les résultats de tests d’imagerie par résonance magnétique (IRM) et les tomodensitogrammes — entièrement sous forme numérique, sans qu’il soit nécessaire de recourir à des films.

217,1

118,5

335,6

Système d’information sur les médicaments (SIM)

Un système qui permet aux prestateurs de soins de santé d’avoir accès aux antécédents pharmaceutiques des patients, de gérer ces renseignements, de les partager et de les sauvegarder. Pour chaque nouvelle prescription, le système vérifiera les possibilités d’allergies et d’interactions médicamenteuses en fonction du profil pharmacologique complet du patient.

101,4

140,1

241,5

Système d’information de laboratoire (SIL)

Peu importe le lieu où des examens auront été effectués, le système permettra aux techniciens de laboratoire de saisir les résultats dans une base de données. Les résultats des examens seront reliés aux dossiers de santé électroniques des patients, ce qui mettra à la disposition des professionnels de la santé des renseignements supplémentaires pour établir leur diagnostic et traiter les patients.

71,8

92,5

164,3

Dossier de santé électronique interopérable (DSEi)

Ce système permettra aux prestateurs de soins de santé autorisés de consulter et, parfois, de mettre à jour les renseignements essentiels sur la santé d’un patient.

Par interopérable, on entend un système qui peut fonctionner avec d’autres systèmes ou produits. Si les registres, les systèmes d’imagerie diagnostique, d’information sur les médicaments et d’information de laboratoire ne faisaient pas partie d’un système de dossiers de santé électroniques interopérable, les professionnels de la santé ne pourraient ni envoyer ni recevoir de l’information.

124,6

230,9

355,5

Total

614,9

614,2

1 229,1

Source : Texte adapté des renseignements transmis par Inforoute.

4.7 L’établissement de DSE nécessitera l’intégration de milliers de systèmes. C’est donc dire que la mise en œuvre d’un système de DSE constitue une initiative à long terme qui est coûteuse. Entre 2001, année de sa fondation, et le 31 mars 2009, Inforoute a consacré 614,9 millions de dollars à divers projets d’établissement de DSE visant les systèmes décrits dans la pièce 4.1 et elle a engagé 614,2 millions de dollars de plus, pour un investissement total de 1,2 milliard de dollars. Certains experts ont estimé que le coût total de l’établissement des DSE au Canada dépasserait 10 milliards de dollars. Inforoute est d’accord avec cette estimation.

4.8 L’élaboration et la mise en œuvre des DSE ne sont pas des tâches simples. Le système de santé canadien est immense. Des millions de consultations médicales se déroulent chaque jour. Selon Inforoute, il y aurait environ 2 000 interventions de soins de santé par minute au pays. Beaucoup sont particulièrement complexes, et toutes nécessitent la consultation de documents et le partage d’information. Chaque année, il y a au pays :

  • 440 millions d’analyses en laboratoire;
  • 382 millions de prescriptions;
  • 322 millions de consultations en cabinet;
  • 35 millions de tests d’imagerie diagnostique;
  • 2,8 millions d’hospitalisations.

4.9 Les dossiers de santé électroniques visent à régler un certain nombre de problèmes persistants qui minent le système de santé canadien. Certains de ces problèmes pourraient bien découler de l’utilisation de dossiers médicaux conventionnels (sur papier). Les dossiers électroniques sont plus susceptibles d’être lisibles, accessibles au besoin et plus facilement et rapidement consultables et disponibles. Ils présentent d’autres avantages possibles, notamment :

  • Pour les patients — Amélioration des soins et réduction des risques (par exemple, moins d’effets indésirables des médicaments); moins de risque de dédoublement de tests et de tests invasifs ou onéreux; des listes d’attente plus courtes;
  • Pour les professionnels de la santé — Tableau intégré des renseignements sur le patient et capacité de prendre des décisions plus judicieuses grâce à des informations à jour sur le patient;
  • Pour les administrateurs d’établissements de soins — Réduction des dépenses de santé et amélioration de la qualité des soins;
  • Pour les pouvoirs publics — Information qui favorise une amélioration de la planification à long terme et de l’affectation des ressources en santé.

Bref, les DSE devraient réduire les coûts, améliorer la qualité des soins et contribuer à sauver des vies.

Le modèle canadien de partage des responsabilités

4.10 Inforoute. Inforoute se décrit comme un « investisseur stratégique », qui cible ses investissements en vue de favoriser l’établissement des DSE dans l’ensemble du pays. Inforoute collabore avec les provinces et les territoires, qui sont chargés de la mise en œuvre des services de santé, afin de définir une orientation nationale, et s’emploie à garantir que les stratégies provinciales et territoriales concordent avec les priorités nationales.

4.11 Inforoute finance des projets, de concert avec ses partenaires provinciaux et territoriaux, prenant à sa charge 75 % des coûts admissibles. Inforoute participe également à la planification de projets et surveille leur progression et la qualité des résultats obtenus grâce à un « modèle de financement par étapes ». Les coûts sont remboursés aux provinces et aux territoires uniquement lorsque les projets franchissent certaines étapes clés particulières ou des « jalons ». Les provinces et les territoires reçoivent généralement 20 % du financement d’un projet au moment de la signature d’un accord juridique, puis 30 % du financement une fois qu’Inforoute a approuvé les diverses réalisations attendues dans le cadre du projet, comme les chartes de projet et les documents de conception du système.

4.12 Le jalon le plus important de la stratégie de financement d’Inforoute est « l’adoption », car c’est à cette étape que les provinces et les territoires doivent démontrer que les professionnels de la santé ont adopté certains systèmes de base des DSE. Des critères d’adoption, à savoir l’utilisation prévue d’un système de base par les professionnels de la santé ciblés, sont définis pour chacun des projets, notamment les systèmes d’imagerie diagnostique, d’information de laboratoire et d’information sur les médicaments. Inforoute considère, par exemple, qu’il y a adoption d’un système lorsqu’un hôpital certifie qu’il n’utilise plus de films pour les images diagnostiques. Lorsque les critères d’adoption sont satisfaits, Inforoute rembourse le reste des coûts approuvés du projet (50 %). En assujettissant le remboursement de la moitié des coûts d’un projet à l’adoption d’un système de base, Inforoute s’assure, dans une certaine mesure, que les systèmes de DSE commencent à être utilisés, mais n’obtient aucune assurance sur la généralisation ou la permanence de l’utilisation des DSE.

4.13 Même si chaque province et territoire disposera d’un système de DSE adapté à ses besoins, il est primordial que les systèmes provinciaux et territoriaux reposent sur un ensemble convenu de principes ou de caractéristiques. Pour ce faire, Inforoute a collaboré avec ses partenaires à la conception de systèmes d’information sur la santé pour les DSE, connus sous le nom d’Architecture de solutions du dossier de santé électronique (SDSE) (l’Architecture). Rendue publique en 2003 par Inforoute, l’Architecture présentait une vision sur la façon dont les renseignements contenus dans les DSE pouvaient être mis en commun de manière sécuritaire et partagés comme il se doit dans l’ensemble du pays grâce aux technologies de l’information et des communications. Révisée en 2006, l’Architecture apporte désormais des précisions sur la manière dont les normes peuvent favoriser la mise en commun de renseignements médicaux et le respect des exigences fédérales, provinciales et territoriales, ainsi que des obligations à l’égard du respect de la vie privée et de la sécurité de toutes les administrations. Selon Inforoute, il est essentiel que les provinces et les territoires se conforment à cette architecture et que les normes soient respectées si l’on veut que les DSE soient compatibles dans tout le pays.

4.14 Inforoute a aussi guidé l’élaboration de normes grâce à l’Unité collaborative de normalisation. Cette unité collaborative a défini des normes pour chaque système de base d’un DSE. Pour ce faire, elle a consulté des professionnels de la santé, des fournisseurs de logiciels et des représentants des provinces et des territoires. Les normes visant les registres, les systèmes d’imagerie diagnostique et les systèmes d’information sur les médicaments sont déjà en vigueur depuis 2006. Les normes visant les systèmes d’information de laboratoire et les DSE interopérables sont disponibles depuis 2007.

4.15 Même si Inforoute prend des mesures pour veiller à ce que les projets respectent les exigences relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité définies dans l’Architecture, elle n’est pas tenue de veiller à ce que les systèmes respectent les lois sur la protection de la vie privée.

4.16 Provinces et territoires. Il incombe aux provinces et aux territoires de définir leurs propres stratégies de DSE et de veiller à ce qu’elles respectent l’Architecture établie. Les projets proposés par les provinces et les territoires, qui sont approuvés par Inforoute, sont cofinancés : Inforoute prend à sa charge 75 % des coûts admissibles des projets. Les provinces et les territoires doivent assurer la mise en œuvre des projets et, étant donné que le financement accordé par Inforoute est fixé définitivement au moment de l’approbation des projets, ils assument aussi tous les risques de dépassement des coûts.

4.17 Les provinces et les territoires doivent prendre en charge les coûts d’exploitation et de maintenance des systèmes de DSE. Ils doivent également financer les autorités sanitaires régionales et les hôpitaux pour les aider à mettre en œuvre d’autres initiatives en faveur des DSE qui ne sont pas admises à bénéficier d’un financement d’Inforoute. Les provinces et les territoires doivent veiller à ce que les systèmes de DSE respectent leurs propres lois sur la protection de la vie privée.

4.18 Les provinces et les territoires doivent également aider les médecins, le personnel infirmier, les pharmaciens et les autres professionnels de la santé à comprendre et à utiliser les DSE. Cela est primordial dans les cabinets ou les cliniques privés où l’utilisation des dossiers médicaux électroniques est encore rare. Le succès de la mise en œuvre des DSE repose sur la volonté des professionnels de la santé de les utiliser, et il incombe aux provinces et aux territoires d’informer directement les professionnels et d’obtenir leur appui.

4.19 Santé Canada. Santé Canada est le ministère fédéral qui parraine Inforoute. Il a négocié les accords de financement et préparé les présentations connexes au Conseil du Trésor. En tant que signataire fédéral des accords de financement, Santé Canada doit veiller au respect des dispositions de ces accords. Le Ministre doit rendre des comptes au Parlement en ce qui a trait à l’efficacité de l’administration courante des accords et à la communication des plans et des résultats.

Les modalités de financement d’Inforoute Santé du Canada

4.20 Le gouvernement fédéral a octroyé 1,6 milliard de dollars, en tout, dans le cadre d’une série d’accords de financement (voir la pièce 4.2).

Pièce 4.2 — Fonds octroyés à Inforoute par le gouvernement fédéral

Année Montant
(en millions
de dollars)
Objet
2001 500 Financer les dossiers de santé électroniques (DSE) et Télésanté
2003 600 Octroyer des fonds supplémentaires en faveur des DSE et de Télésanté
2004 100 Financer la surveillance de la santé publique
2007 400 Continuer le travail sur les DSE et les priorités connexes (comme la réduction des délais d’attente)
Source : Loi sur le financement des soins de santé ainsi que du développement de la petite enfance et d’autres services sociaux au Canada de 2000, et les lois d’exécution du budget de 2003, de 2004 et de 2007.

4.21 Comme l’indique la pièce 4.1, Inforoute avait consacré environ 614,9 millions de dollars et engagé un peu plus de 614,2 millions de dollars en faveur des DSE en mars 2009. Inforoute a également consacré 212,4 millions de dollars et engagé 134,7 millions de dollars en faveur d’autres programmes, comme Accès des patients à des soins de qualité, Surveillance de la santé publique et Télésanté. La Loi d’exécution du budget de 2009 autorise l’allocation de 500 millions de dollars à Inforoute pour la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques. Certains fonds seraient consacrés à la mise en œuvre des systèmes de dossiers médicaux électroniques pour les médecins et à l’établissement de liens entre les patients et les points de services comme les hôpitaux, les installations communautaires et les pharmacies. Il faut cependant savoir que cet accord de financement n’a pas encore été approuvé.

Objet de la vérification

4.22 Notre vérification visait à déterminer si Inforoute gère en toute diligence les fonds fédéraux en vue d’atteindre son objectif relatif à la mise en œuvre de DSE compatibles dans l’ensemble du pays, et si Santé Canada veille à ce qu’Inforoute respecte les accords de financement conclus. Nous avons examiné le financement de projets en faveur des cinq systèmes de base qui forment un DSE : les registres, les systèmes d’imagerie diagnostique, les systèmes d’information sur les médicaments, les systèmes d’information de laboratoire et les DSE interopérables.

4.23 Nous avons aussi examiné la structure de gouvernance, certains contrôles de gestion (rémunération des dirigeants, frais de voyage et d’accueil des dirigeants et passation de contrats de biens et de services), et le caractère adéquat des mécanismes de reddition de comptes de Santé Canada, prévus dans les accords de financement. Notre vérification a surtout porté sur les exercices 2006-2007 et 2007-2008. Parfois, notamment dans le cadre de l’examen de projets financés, nos travaux ont porté sur des années antérieures.

4.24 Nous n’avons pas vérifié les autres systèmes, notamment Infostructure, Innovation et adoption, Accès des patients à des soins de qualité, Surveillance de la santé publique et Télésanté, car ils ne font pas partie des cinq systèmes de base d’un DSE décrits à la pièce 4.1.

4.25 La section intitulée À propos de la vérification, à la fin du chapitre, fournit d’autres détails sur les objectifs, l’étendue, la méthode et les critères de la vérification.

Observations et recommandations

Définition de l’orientation

4.26 Aux termes des accords de financement conclus, Inforoute se doit d’assurer une gestion et une intendance efficaces des 1,6 milliard de dollars qui lui ont été alloués depuis 2001. Nous avons examiné les mécanismes de gouvernance qui permettent à Inforoute de s’acquitter de son mandat et d’atteindre ses objectifs. Nous nous attendions à ce qu’Inforoute ait clairement défini les rôles et responsabilités des parties qui forment sa structure de gouvernance, et à ce qu’elle dispose d’un conseil d’administration indépendant qui applique des méthodes appropriées pour exercer son rôle d’intendance.

Des mécanismes de gouvernance appropriés ont été instaurés

4.27 Nous avons examiné les documents qui portent sur la structure de gouvernance, notamment la charte du Conseil d’administration, le mandat des comités du Conseil, les comptes rendus des réunions du Conseil d’administration et de ses comités et les documents publiés depuis mars 2006. Nous avons aussi interviewé le président et la vice-présidente du Conseil et deux autres administrateurs. Nous avons constaté que leurs rôles et responsabilités étaient clairement définis (voir la pièce 4.3).

Pièce 4.3 — Les rôles des parties chargées de la gouvernance d’Inforoute sont clairement définis

Partie Rôle

Membres

Sous-ministres de la Santé des provinces, des territoires et du gouvernement fédéral

  • Nomination de vérificateurs externes et révision des états financiers
  • Nomination de sept administrateurs du Conseil, qui peuvent être des fonctionnaires
  • Élection de six administrateurs qui ne sont pas des fonctionnaires

Conseil d’administration

Deux administrateurs nommés par le gouvernement fédéral

Cinq administrateurs nommés par les provinces ou les territoires

Six administrateurs élus provenant de la population en général

  • Examen et approbation, au besoin, de la structure de l’organisation, des processus de planification stratégique, de la gestion des risques et des politiques internes
  • Supervision des finances et des vérifications
  • Présentation d’avis et de conseils à la direction sur des questions critiques ou délicates
  • Nomination du président et chef de la direction et approbation de sa rémunération
  • Approbation du financement des projets qui dépassent un certain seuil et supervision de la qualité et de l’intégrité des projets financés
Comités du Conseil  

Comité de gouvernance

  • Aide le Conseil à s’acquitter de ses obligations en mettant l’accent sur la gouvernance interne dans le but d’améliorer le rendement du Conseil d’administration

Comité des finances, des investissements et de vérification

  • Aide le Conseil à surveiller les affaires financières de la Société, les investissements en faveur des actifs financiers, les contrôles financiers efficaces et les rapports financiers, la fonction de vérification et de gestion des risques, la reddition de comptes publique et le respect des lois, des règlements et du Code d’éthique d’Inforoute

Comité de rémunération et des ressources humaines

  • Comité consultatif qui aide le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités à l’égard de la rémunération, de la structure organisationnelle et du recrutement des cadres
Cadres et direction  

Président et chef de la direction et équipe de direction

  • Mise en œuvre des stratégies et des plans approuvés par le Conseil d’administration
  • Responsabilité au sujet de l’atteinte des cibles et des objectifs de rendement établis par le Conseil
Source : Renseignements adaptés du Rapport annuel d’Inforoute Santé du Canada de 2007-2008, page 29.

4.28 Le rôle du Conseil d’administration est de formuler un jugement indépendant sur une grande diversité de questions. Il est chargé, entre autres, de veiller à ce qu’Inforoute fonctionne de manière à préserver son intégrité financière, dans le respect des règlements administratifs applicables, des accords de financement, des lois et des politiques qu’il a approuvés. Les membres du Conseil sont tenus de respecter toutes les politiques internes de la Société, y compris son Code d’éthique et sa Politique relative aux conflits d’intérêts. Aux termes de ces politiques, les administrateurs signent chaque année des formulaires dans lesquels ils confirment leur indépendance. Les administrateurs que nous avons rencontrés nous ont dit que ceux qui déclarent un conflit d’intérêts possible ne participent pas aux discussions, ni ne votent sur ce sujet. Notre examen des comptes rendus des réunions étaie cette affirmation. Nous avons donc constaté que le Conseil d’administration fait preuve d’indépendance et que des mesures adaptées ont été prises pour traiter les conflits d’intérêts.

4.29 Afin de déterminer si le Conseil applique des méthodes appropriées pour s’acquitter de son rôle d’intendance, nous avons fait des recherches dans les documents et recensé les pratiques exemplaires de conseils. Nous avons constaté que le Conseil d’administration d’Inforoute et ses comités appliquaient plusieurs de ces pratiques, notamment :

  • ils examinent et approuvent les plans stratégiques;
  • ils surveillent le rendement d’Inforoute;
  • ils supervisent les évaluations du rendement et la rémunération de la direction;
  • ils recueillent des avis indépendants sur les régimes de rémunération;
  • ils se réunissent à huis clos, en l’absence de la direction, pour discuter de problèmes concernant par exemple la rémunération des cadres et les vérifications;
  • ils examinent le plan de la relève pour l’équipe de direction;
  • ils veillent à ce que les nominations au Conseil s’échelonnent dans le temps;
  • ils examinent périodiquement le rendement du Conseil d’administration.

4.30 À la lumière de nos travaux de vérification, nous avons conclu que le Conseil d’administration d’Inforoute appliquait des méthodes appropriées pour exercer son rôle d’intendance.

Les plans et les activités stratégiques d’Inforoute sont conformes aux accords de financement

4.31 Les accords de financement obligent Inforoute à établir un plan d’affaires annuel qui présente le budget et les objectifs de la Société et les résultats attendus. Pour atteindre ses objectifs, Inforoute doit définir et mettre en œuvre des plans et des activités stratégiques qui vont mener à l’établissement de dossiers de santé électroniques qui sont compatibles dans l’ensemble du pays et conformes aux attentes des pouvoirs publics fédéraux, provinciaux et territoriaux.

4.32 Nous nous attendions à ce qu’Inforoute mette en œuvre des plans stratégiques fondés sur les accords de financement, ainsi que des plans fonctionnels pour réaliser ses plans stratégiques.

4.33 Nous avons examiné les documents stratégiques d’Inforoute, notamment ses plans d’affaires (de 2007-2008, de 2008-2009 et de 2009-2010), l’Architecture et le cadre stratégique d’Inforoute, qui s’intitule Vision 2015. Nous avons constaté qu’Inforoute établit des plans stratégiques qui sont conformes aux buts, aux objectifs et aux modalités prévus dans les accords de financement. Ces plans établissent les priorités ainsi que des objectifs et des cibles mesurables. Inforoute dispose également d’un ensemble d’indicateurs et de cibles qui lui permettent de mesurer les progrès enregistrés en vue d’atteindre les objectifs énoncés dans les plans.

4.34 Nous avons aussi constaté qu’Inforoute avait défini une stratégie de mise en œuvre des DSE, en utilisant les accords de financement signés avec Santé Canada comme point de départ. Inforoute possède des plans et des budgets fonctionnels annuels et des stratégies d’investissement pour chacun des systèmes de DSE. Ces documents sont conformes aux plans stratégiques et assortis d’objectifs et de cibles mesurables pour évaluer le rendement.

Il faut définir clairement l’objectif de la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques

4.35 L’objectif d’Inforoute est double :

  • D’ici à 2010, chaque province et territoire, ainsi que les populations qu’ils desservent, bénéficieront de nouveaux systèmes d’information sur la santé qui contribueront à moderniser leur système de santé.
  • D’ici à 2010, le dossier de santé électronique de 50 % des Canadiens sera accessible aux professionnels autorisés qui leur fournissent des soins. Cette proportion devrait atteindre 100 % en 2016.

4.36 Pour accomplir le premier objectif, il faut que toutes les administrations aient au moins un système en place. Pour ce qui est du deuxième objectif, des représentants d’Inforoute nous ont indiqué qu’avoir des DSE « accessibles » ne signifiait pas nécessairement que les dossiers étaient utilisés ou qu’ils étaient compatibles dans l’ensemble du pays. Nous avons constaté que les plans d’affaires et les rapports annuels d’Inforoute n’expliquaient pas clairement cet objectif.

4.37 Nous craignons que le libellé de l’objectif de 2010 puisse laisser croire aux Canadiens que la moitié de la population aura un DSE qui sera utilisé par les professionnels de la santé qui s’occupent d’eux et que se partageront, au besoin, les diverses administrations.

4.38 Recommandation. Pour s’assurer que le Parlement et les Canadiens comprennent bien l’objectif établi, Inforoute devrait mieux expliquer dans ses rapports publics ce qu’elle entend par des dossiers de santé électroniques accessibles aux professionnels de la santé autorisés.

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons cette recommandation et nous déploierons d’autres efforts dans le cadre de notre programme public de communication qui débutera par la publication de notre Rapport annuel 2009-2010 et/ou de notre Plan d’affaires 2010-2011, afin de bien définir notre objectif, qui est de rendre le dossier de santé électronique accessible aux prestateurs de soins de santé autorisés. La mise en œuvre de dossiers de santé électroniques est une tâche complexe, tout comme la communication d’information sur le déroulement du projet. Nous n’avons pas cessé d’améliorer notre façon de faire rapport de l’avancement du projet et continuerons de le faire à l’avenir. Inforoute fait régulièrement rapport du progrès des diverses administrations publiques dans leurs efforts en vue de rendre les dossiers de santé électroniques accessibles aux Canadiens. Par exemple, nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. Nous affichons aussi ces documents sur notre site Web pour nous assurer de la plus vaste distribution possible aux Canadiens.

Inforoute a recensé les risques liés à la réalisation de son objectif et de ses plans stratégiques

4.39 Élaborer et instaurer des DSE compatibles à l’échelle nationale est une tâche complexe et difficile, qui nécessite la collaboration de divers acteurs du domaine et l’intégration de milliers de systèmes d’information de la santé déjà en place. Il est donc primordial d’assurer une gestion efficace des risques, dans le cadre de cette initiative, pour permettre à Inforoute de réaliser son mandat et d’atteindre son objectif.

4.40 Conformément aux accords de financement, nous nous attendions à ce qu’Inforoute ait recensé les risques d’entreprise qui doivent être maîtrisés en vue de lui permettre de réaliser son but et d’atteindre les objectifs établis dans ses plans stratégiques.

4.41 Nous avons constaté qu’Inforoute avait créé un cadre de gestion des risques d’entreprise et un système de gestion des risques pour maîtriser les risques recensés dans ses plans stratégiques. Le cadre décrit les risques qui menacent l’atteinte de l’objectif de la Société, la probabilité d’occurrence de chacun des risques et leurs répercussions possibles. Selon Inforoute, les risques les plus élevés sont :

  • le risque de ne pas atteindre l’objectif de 2010;
  • les violations de la confidentialité des renseignements et de la sécurité des systèmes de DSE;
  • l’incapacité à mettre au point des systèmes interopérables, reproductibles et réutilisables qui mettent en œuvre les normes;
  • la résistance des fournisseurs à adopter les normes;
  • des lenteurs dans l’adoption des systèmes de DSE par les professionnels de la santé;
  • l’incapacité de mener à bien les projets qui répondent aux normes de qualité ou de rendement attendues, en temps voulu et dans le respect des budgets.

4.42 Le cadre présente des stratégies d’atténuation des risques qui peuvent être mises en œuvre par Inforoute, dans le cadre de son mandat, pour lutter contre ces risques. Le cadre est régulièrement mis à jour et fait l’objet de discussions par le Comité des finances, des investissements et de vérification et le Conseil d’administration.

Inforoute possède des politiques pour régir les dépenses, mais il faudrait renforcer certains contrôles

4.43 Nous avons examiné les politiques d’Inforoute relatives à la rémunération des dirigeants, aux frais de voyage et d’accueil de la direction, et à la passation des contrats de biens et de services. Les politiques du Conseil du Trésor ne s’appliquent pas à Inforoute, car elle n’est ni un ministère, ni un organisme fédéral. Inforoute a donc défini ses propres politiques à cet égard. Nous avons aussi examiné le caractère adéquat des contrôles de gestion instaurés en vue d’avoir l’assurance que ces dépenses sont gérées conformément aux politiques de la Société. Pour l’exercice 2007-2008, la rémunération des membres de la direction était de 3,9 millions de dollars. Les frais de voyage et d’accueil des quatre cadres qui formaient notre échantillon se sont chiffrés à 266 000 $. La valeur des contrats passés en 2007-2008, pour ce qui est des coûts de fonctionnement, de programmes et de projets, y compris les modifications et les prorogations, a atteint 13,2 millions de dollars.

4.44 Rémunération des dirigeants. La politique relative à la rémunération d’Inforoute dispose que la Société établira et mettra en œuvre des pratiques et des procédures salariales qui lui permettront de maîtriser efficacement la masse salariale tout en s’adaptant à l’évolution des conditions du marché. Nous nous attendions donc à ce qu’Inforoute ait établi des régimes de rémunération des cadres conformes à ses politiques, en tenant dûment compte de critères comparables et des principes de prudence et de probité.

4.45 Nous avons constaté que les politiques d’Inforoute respectaient les principes de prudence et de probité et tenaient dûment compte de critères comparables. Nous avons également constaté que les politiques avaient été respectées lors de l’établissement des régimes de rémunération. Les contrôles de gestion visant la rémunération des cadres prévoient notamment ce qui suit :

  • les rémunérations sont régies par une stratégie et une politique qui ont été approuvées par le Conseil d’administration;
  • des études de marché (visant à établir une comparaison avec les taux de rémunération d’organisations semblables) sont menées tous les deux ans par un cabinet indépendant d’experts-conseils en rémunération;
  • le régime de rémunération du président et chef de la direction est approuvé par le Conseil d’administration;
  • des objectifs individuels sont rattachés aux objectifs de la Société au début de chaque année et le rendement est évalué tous les ans en fonction de ces objectifs.

4.46 Nous avons testé les contrôles de gestion et les modalités d’application de la politique relative à la rémunération en examinant les dossiers de la moitié des membres de l’équipe de direction. Nous avons constaté que les contrôles permettaient d’assurer comme il se doit le respect des politiques.

4.47 Nous avons également examiné l’information communiquée au sujet de la rémunération des dirigeants. Aux termes de la clause 7.1 de l’accord de financement de 2007 signé entre Inforoute Santé du Canada et le gouvernement fédéral, Inforoute est tenue de divulguer dans son rapport annuel le montant total de la rémunération versée à son équipe de direction. Dans son Rapport annuel de 2007-2008, Inforoute a indiqué que la rémunération totale de son équipe de direction pour l’exercice clos le 31 mars 2008 s’était élevée à 3,9 millions de dollars. Cela comprend les salaires de base, les allocations d’automobile, les primes de rendement, les primes de fidélisation et les cotisations à des REER ou à des régimes de retraite pour neuf équivalents temps plein.

4.48 Frais de voyage et d’accueil de la direction. Inforoute a instauré des politiques relatives aux déplacements, à l’accueil et aux cadeaux. Nous nous attendions donc à ce qu’Inforoute veille à ce que les frais de voyage et d’accueil soient gérés conformément à ses politiques. Nous avons comparé les politiques d’Inforoute avec celles du Conseil du Trésor du Canada. Même si Inforoute n’est pas assujettie aux politiques du Conseil du Trésor, celles-ci constituent un point de comparaison pertinent. Nous avons noté que les dispositions concernant les déplacements étaient comparables à tous les égards importants, si ce n’est que la politique d’Inforoute prévoit que le superviseur doit approuver au préalable et de vive voix, non par écrit, les déplacements. En comparant les politiques d’accueil, nous avons constaté que la politique d’Inforoute ne fixe pas de plafond de dépenses précis, en dollars, contrairement à la politique fédérale. Elle indique plutôt que les dépenses devraient être raisonnables, conformément au Code d’éthique de la Société.

4.49 Nous avons sélectionné, au hasard, des demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil présentées en 2007-2008 pour les examiner. Nous avons constaté que les politiques avaient été respectées à tous les égards importants et que des contrôles de gestion appropriés avaient été instaurés.

4.50 Contrats de biens et de services. Inforoute a établi une politique de passation des contrats pour acquérir des biens et des services. Nous nous attendions donc à ce que la Société veille à ce que les contrats de biens et de services soient gérés conformément à sa politique. Nous avons appris que la politique d’approvisionnement constitue une adaptation des politiques de nombreuses organisations, notamment du gouvernement fédéral. Nous avons comparé la politique d’Inforoute à celle du Conseil du Trésor du Canada. Nous avons constaté que la politique fédérale précisait les plafonds monétaires au-delà desquels les modifications apportées à un contrat doivent faire l’objet d’un appel d’offres. Inforoute, en revanche, n’exige pas que les modifications à un contrat fassent l’objet d’un appel d’offres si le contrat initial a lui-même été octroyé à la suite d’une procédure d’appels concurrentiels.

4.51 La politique et les directives d’Inforoute sur la passation de contrats prévoient un certain nombre de contrôles de gestion, notamment des pouvoirs de signature précis et des limites d’approbation. Elles prévoient également que le Comité des finances, des investissements et de vérification du Conseil d’administration soit informé lorsque la direction décide de ne pas lancer d’appel d’offres pour un contrat donné.

4.52 Pour tester l’efficacité de ces contrôles, nous avons examiné un échantillon composé de 30 contrats sélectionnés au hasard et des 5 contrats de grande valeur qui avaient été octroyés sans appel d’offres, conformément à la politique d’Inforoute, en raison des compétences uniques et spécialisées des fournisseurs retenus. Ces contrats visaient des biens et des services obtenus au cours des exercices 2006-2007 et 2007-2008. Nous avons relevé des faiblesses dans les contrôles qui augmentent le risque de créer des différends contractuels ou d’obtenir des produits ou services qui pourraient ne pas répondre aux attentes d’Inforoute. Ainsi :

  • 13 des 35 contrats examinés ont été conclus après le début des travaux ou une fois les travaux achevés (il y a souvent eu un délai de plusieurs semaines);
  • 14 des 35 contrats de notre échantillon ont été modifiés; sur les 14 contrats modifiés, 10 le furent 3 à 7 semaines après l’expiration de l’avenant ou du contrat original.

4.53 Recommandation. Inforoute devrait revoir et renforcer ses contrôles de gestion visant la passation de contrats de biens et de services afin de réduire les risques de différends contractuels.

Réponse d’Inforoute. Nous convenons qu’il faut revoir et analyser nos pratiques actuelles pour renforcer nos contrôles de gestion. Les améliorations aux contrôles de gestion relativement à la signature des contrats seront en place à la fin de l’exercice 2009-2010. Nous ne payerons aucune facture à moins que le contrat ne soit signé en bonne et due forme et que le gestionnaire de projet d’Inforoute ait certifié que le produit ou le service a été livré comme prévu par l’entrepreneur.

4.54 Modifications des contrats de biens et services. Aux termes de la politique d’Inforoute, il n’est pas obligatoire de communiquer au Comité des finances, des investissements et de vérification du Conseil d’administration de l’information sur les modifications apportées aux contrats qui ont été octroyés après un appel d’offres. Nous avons constaté que 8 des 35 contrats examinés ont été modifiés plusieurs fois sans aucune procédure d’appel d’offres, conformément à la politique d’Inforoute. Ces modifications ont cependant eu pour effet d’augmenter de beaucoup la valeur de ces contrats. Par exemple, dans un cas en particulier, nous avons constaté qu’un contrat d’un an d’une valeur de 144 000 $, octroyé à la suite d’un appel d’offres, avait par la suite été modifié cinq fois sur une période de deux ans et demi, ce qui a eu pour effet de porter sa valeur à 726 000 $. À notre avis, cette façon de faire ne favorise pas une passation des contrats équitable et transparente et remet en question le caractère adéquat de la politique d’Inforoute à cet égard. De même, comme le Comité des finances, des investissements et de vérification ne reçoit aucune information sur les modifications importantes apportées aux contrats, il est moins en mesure de surveiller l’efficacité des contrôles internes, ce qui empêche les membres de s’acquitter pleinement de leurs responsabilités.

4.55 Recommandation. Inforoute devrait revoir les dispositions de sa politique sur la passation des contrats visant la modification et la prorogation des contrats afin d’assurer l’équité et la transparence du processus et la divulgation d’information au Conseil d’administration.

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons de revoir la politique en matière de contrats relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et de présenter les modifications proposées au Conseil afin de les faire approuver avant le 4e trimestre de l’exercice 2009-2010.

La politique d’Inforoute en matière de contrats, approuvée par le Conseil, vise à répondre aux conditions concurrentielles du marché ainsi qu’à l’ensemble de compétences souvent unique et rare requis pour la réalisation du mandat de la Société. La politique actuelle tient compte du nécessaire équilibre entre l’esprit de concurrence observé dans le marché, les exigences administratives de la Société et une attitude respectueuse dans la gestion des fonds publics. Nous respectons la politique actuelle relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et nous présentons ces modifications et prolongations au Conseil d’administration.

Le financement des projets d’établissement des dossiers de santé électroniques

4.56 Depuis sa fondation en 2001, Inforoute a approuvé des financements d’environ 1,2 milliard de dollars en faveur de projets visant les cinq systèmes de base des dossiers de santé électroniques (DSE) (voir la pièce 4.1). La plupart de ces projets, financés conjointement par Inforoute, les provinces et les territoires, prévoient des initiatives qui sont essentielles à l’atteinte de l’objectif fixé par Inforoute : rendre accessibles aux professionnels de la santé autorisés les DSE de 50 % des Canadiens d’ici 2010, et de 100 % de la population d’ici 2016.

4.57 Inforoute approuve chacun des projets en fonction de son succès probable et de l’engagement du promoteur à satisfaire aux exigences établies, notamment à la mise en conformité des projets avec l’Architecture et au respect des normes applicables. Elle finance les projets selon un modèle de financement par étapes qui prévoit le décaissement des fonds uniquement lorsque des étapes préétablies ont été franchies. Comme nous l’avons indiqué au paragraphe 4.12, pour la plupart des projets de DSE, le remboursement aux provinces et aux territoires de 50 % des coûts des projets est directement lié à l’adoption des systèmes qui ont été financés par Inforoute.

4.58 Nous avons examiné 29 projets approuvés par Inforoute. Nous avons sélectionné les éléments de notre échantillon parmi les projets qui sont considérés comme étant des systèmes de base pour les DSE : les registres, les systèmes d’imagerie diagnostique, les systèmes d’information sur les médicaments, les systèmes d’information de laboratoire et les dossiers de santé électroniques interopérables (DSEi). De la création de la Société en 2001 jusqu’au 31 mars 2009, les projets que nous avons retenus représentaient 886 millions de dollars, soit 72 % du financement approuvé par Inforoute en faveur des cinq systèmes de base.

Inforoute approuve des projets qui respectent ses plans stratégiques

4.59 Nous nous attendions à ce qu’Inforoute veille à financer des projets qui soient conformes à ses plans stratégiques et, surtout, à l’Architecture.

4.60 Nous avons constaté qu’Inforoute avait établi et appliqué uniformément un processus d’approbation qui permet d’évaluer les projets en fonction des exigences relatives à la compatibilité des DSE dans l’ensemble du pays. La Société a également rédigé des accords juridiques pour chacun des projets menés de concert avec les provinces et les territoires afin d’obtenir une assurance accrue que les exigences seront respectées.

4.61 Pour veiller à ce que les projets prévoient des mesures de protection de la vie privée et de sécurité et respectent les conditions des accords de financement conclus avec Santé Canada, Inforoute exige que les administrations présentent, ou mettent à sa disposition aux fins d’examen, des évaluations sur les facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour les projets qui, à terme, concerneront des renseignements médicaux personnels. Inforoute examine ces évaluations pour obtenir l’assurance que les projets ont satisfait aux exigences relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité des données. Lors de notre examen des projets nécessitant une EFVP, nous avons constaté que les administrations avaient présenté les évaluations ou les avaient mises à la disposition d’Inforoute afin qu’elle puisse les examiner.

4.62 Nous avons aussi constaté que les documents des projets présentés à Inforoute au moment de leur approbation indiquaient comment tous les projets que nous avons examinés respecteraient les normes et concorderaient avec l’Architecture, ou le feraient au fil du temps. L’énoncé des travaux des projets décrivait également les exigences relatives aux normes et à l’Architecture.

Inforoute surveille la progression des projets, mais doit mieux documenter les analyses sur les réalisations attendues

4.63 Nous nous attendions à ce qu’Inforoute surveille la progression des projets de DSE pour obtenir l’assurance que les objectifs des projets sont atteints et les risques maîtrisés.

4.64 Nous avons constaté qu’Inforoute avait établi un processus de surveillance du financement des projets, mais que ce processus pourrait être mieux documenté et que d’autres mesures pourraient être prises pour obtenir l’assurance que les exigences sont respectées.

4.65 Documentation des réalisations attendues et analyses. Inforoute recueille la majeure partie de l’information sur la progression de ses projets grâce à des rapports d’étape présentés par les provinces et les territoires. La Société suit également les progrès réalisés en examinant les réalisations attendues dans le cadre des projets, en siégeant aux comités directeurs des projets et en communiquant de façon informelle avec les provinces et les territoires.

4.66 Les gestionnaires de projets d’Inforoute compilent l’information ainsi recueillie dans des rapports mensuels sur l’état d’avancement des projets. Ces rapports évaluent la progression d’un projet par rapport au plan approuvé. Ils présentent également une évaluation actualisée des divers risques et des problèmes qui pourraient influer sur le projet.

4.67 Nous avons examiné les rapports sur l’état d’avancement des projets établis par Inforoute et nous avons constaté que les équipes de gestion des projets surveillent les problèmes et les risques. Nous avons aussi constaté qu’Inforoute avait établi et appliqué uniformément son processus d’examen et d’approbation des réalisations attendues dans le cadre des projets. Nous avons cependant noté que les analyses qui étayent l’approbation des réalisations attendues n’étaient pas toujours entièrement documentées. Étant donné que le décaissement des fonds, qui totalisent souvent des centaines de milliers de dollars, est assujetti à l’approbation des réalisations attendues dans le cadre des projets, il conviendrait de mieux documenter les analyses qui permettent d’avoir l’assurance que les projets ont satisfait aux exigences et que les réalisations sont de qualité acceptable, dans le souci d’assurer la reddition de comptes et la transparence.

4.68 Recommandation. Pour assurer la reddition de comptes et la transparence, Inforoute devrait mieux documenter ses analyses sur les réalisations attendues des projets dans le but d’étayer les décisions liées au décaissement des fonds.

Réponse d’Inforoute. Nous convenons qu’il y a place à amélioration en ce qui concerne la documentation des réalisations attendues, et la Société tentera d’améliorer la situation immédiatement. Nous nous appuierons sur le processus de documentation et la méthodologie d’approbation bien définis d’Inforoute pour l’approbation des réalisations attendues, notamment un processus de vérification des réclamations par des tiers, qui sert à évaluer la pertinence et l’efficacité des politiques, des contrôles et des systèmes en place pour la gestion des projets financés par Inforoute.

Inforoute n’a pas suffisamment d’assurance que les normes sont mises en œuvre correctement

4.69 Test de conformité. Comme condition de financement, Inforoute exige que les projets respectent les normes et soient conformes à l’Architecture. Selon Inforoute, les projets doivent respecter ces exigences afin d’assurer la compatibilité des DSE à l’échelle nationale.

4.70 Pour avoir l’assurance que les projets ont respecté ces exigences, il est primordial de tester les systèmes. Inforoute a reconnu qu’elle doit vérifier la conformité aux normes si la Société veut que sa vision de DSE compatibles dans l’ensemble du pays se concrétise. Inforoute a indiqué à son Conseil d’administration que le fait de ne pas mettre en œuvre correctement les normes entraînait des risques pour la qualité des soins, la sécurité des patients et la confidentialité des renseignements sur les patients. Inforoute nous a fait savoir qu’elle disposait d’un plan et d’une stratégie pour assurer la compatibilité des systèmes à l’échelle du pays dans les cas où il y a des écarts dans la conformité aux normes. Cependant, nous avons noté que la stratégie pour traiter ces écarts n’avait pas encore été entièrement établie. Par conséquent, nous croyons que le manque d’uniformité dans l’application des normes pose toujours un risque pour la compatibilité nationale des systèmes. Selon la propre évaluation d’Inforoute, le risque relatif à la compatibilité des systèmes de DSE est considéré élevé.

4.71 Les tests de conformité permettent de déterminer si une norme ou une caractéristique technique a été correctement mise en œuvre dans un système. Étant donné que les normes peuvent être interprétées et mises en œuvre de diverses façons, les tests de conformité peuvent contribuer à réduire les risques associés à une mauvaise mise en œuvre des normes.

4.72 Inforoute reconnaît la valeur des tests de conformité et a adopté une série de mesures pour inciter les provinces et les territoires à procéder à ces tests. Ainsi, la Société a défini des lignes directrices pour la mise en œuvre des normes. Elle a aussi développé des outils qui peuvent être utilisés par les provinces et les territoires pour tester leurs systèmes.

4.73 Cependant, nous avons constaté qu’Inforoute n’obtenait pas des provinces et des territoires les résultats des tests de conformité des systèmes de DSE. La Société n’a donc pas une assurance suffisante que les systèmes de DSE seront mis en œuvre correctement.

4.74 Recommandation. Pour veiller à ce que les normes visant les cinq systèmes de base d’un dossier de santé électronique soient mises en œuvre comme il se doit, Inforoute devrait obtenir des provinces et des territoires les résultats des tests de conformité portant sur les systèmes qu’elle financera, et obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront réglés.

Réponse d’Inforoute. Pour ce qui est de l’approbation de nouveaux investissements, et avec la collaboration des diverses administrations, nous convenons d’obtenir les résultats des tests de conformité des administrations portant sur les cinq principaux systèmes de dossiers de santé électroniques que nous financerons à l’avenir et d’obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront résolus.

Nous reconnaissons qu’il y aura des variantes dans les exigences des systèmes et, en conséquence, dans les exigences relatives aux normes au sein des diverses administrations publiques. Les administrations ont le mandat et l’autorité de garantir la conformité et de procéder à des tests d’acceptation de leurs exigences particulières par les utilisateurs. Ce sont les administrations qui connaissent le mieux ces exigences et qui sont le mieux placées pour veiller à ce qu’elles soient respectées. Certaines disparités s’appliquent dans le contexte d’une modalité et ne requièrent aucune mesure particulière. D’autres disparités sont attribuables à des versions de maintenance différentes relatives à une norme utilisée par diverses administrations en fonction surtout de leur calendrier de mise en œuvre. Malgré les variantes dans la conformité aux normes, l’utilisation d’une norme dans une administration publique garantira l’interopérabilité dans cette administration.

L’interopérabilité pancanadienne est toujours possible, et les différences dans les normes peuvent être atténuées. Il faut :

  • s’assurer que la même norme est utilisée pour l’interopérabilité inter-administrations
  • procéder à un mappage pour tenir compte des différences dans l’application des normes. Inforoute croit que cela est non seulement faisable, mais pratique et rentable.
Inforoute a pris des mesures raisonnables pour optimiser l’utilisation des fonds dans le cadre des projets

4.75 Nous nous attendions à ce qu’Inforoute démontre, conformément aux accords de financement conclus avec Santé Canada, qu’elle collabore avec ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux et les autres parties prenantes en vue d’assurer l’optimisation des fonds accordés aux projets de DSE.

4.76 Nous avons constaté qu’Inforoute avait pris des mesures raisonnables pour optimiser l’utilisation des fonds. La Société a élaboré et appuyé des initiatives qui permettent à ses partenaires de reproduire et de réutiliser l’information et les connaissances acquises dans le cadre de leurs projets de DSE. Comme nous l’avons déjà indiqué, les initiatives les plus importantes sont l’Architecture et l’Unité collaborative de normalisation.

4.77 Inforoute fait également la promotion de la réutilisation de systèmes communs dans le cadre d’accords avec des fournisseurs privilégiés. Cette mesure a pour but de réduire les coûts, d’encourager la reproductibilité, de rationaliser le processus d’approbation des projets de la Société et de veiller à ce que les projets respectent les exigences nationales relatives à la compatibilité. Les accords avec les fournisseurs privilégiés sont conclus uniquement lorsqu’un fournisseur a été sélectionné dans le cadre d’un processus d’approvisionnement provincial ou territorial ou d’un processus d’approvisionnement coordonné par Inforoute au nom des provinces ou des territoires.

4.78 Inforoute a développé un ensemble d’outils disponibles sur le Web qui renferme divers documents de projet, notamment des études de cas, des modèles, des plans et des rapports. Ces outils sont conçus pour réduire la durée et les coûts de mise en œuvre des projets et les risques qui s’y rattachent.

Communication des résultats

4.79 Comme nous l’avons déjà indiqué, Inforoute a retenu un objectif et des cibles mesurables pour évaluer les progrès du développement et de la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques dans l’ensemble du pays. C’est sur cette base que la Société fait rapport sur les progrès réalisés.

4.80 Les accords de financement reconnaissent que, pour atteindre des résultats clés, Inforoute doit compter sur la collaboration des provinces et des territoires. Même si Inforoute a besoin que des provinces et des territoires qui représentent la moitié de la population canadienne mettent en œuvre chacun des systèmes des DSE pour atteindre l’objectif fixé pour 2010, la Société se fie sur les provinces et les territoires pour les mettre en œuvre à leur propre rythme.

4.81 Conformément à l’exigence relative aux stratégies de surveillance continue du rendement prévues dans l’accord de financement de 2007, nous nous attendions à ce qu’Inforoute dispose de certains indicateurs et de certaines cibles de rendement pour évaluer les progrès réalisés en vue d’atteindre l’objectif établi dans ses plans stratégiques et à ce qu’elle fasse rapport sur les progrès réalisés par rapport aux résultats attendus.

4.82 Nous avons étudié l’objectif d’Inforoute et les cibles établies de 2005-2006 à 2009-2010, puis avons examiné l’information communiquée dans les rapports publics et internes d’Inforoute sur cet objectif et ces cibles. Nous avons aussi analysé les méthodes appliquées pour décrire les progrès accomplis et les communiquer.

Des renseignements supplémentaires sur les progrès accomplis sont requis

4.83 Rapport sur les progrès accomplis. Il est difficile de faire rapport sur la progression d’une tâche aussi complexe que l’établissement de DSE compatibles dans l’ensemble du pays. Inforoute fait rapport sur les progrès accomplis dans l’atteinte de l’objectif de 2010 en mesurant la proportion de Canadiens qui habitent une province ou un territoire où les professionnels de la santé peuvent consulter des DSE. À mesure que chaque province ou territoire met en œuvre tous les systèmes de base nécessaires à un DSE, le pourcentage que cela représente au sein de la population canadienne est comptabilisé dans la réalisation de l’objectif de 2010. Dans son Plan d’affaires de 2009-2010, Inforoute a indiqué que 17 % des Canadiens habitent une province ou un territoire où des professionnels de la santé autorisés ont accès aux DSE. Plus de la moitié de ces Canadiens habitent en Alberta.

4.84 L’objectif de 2010 établi par Inforoute concerne l’accessibilité à un DSE. C’est donc dire que la Société déclare qu’un projet est achevé lorsqu’il est prêt à être utilisé. Cependant, Inforoute n’a pas présenté de rapport public sur les progrès enregistrés dans d’autres secteurs clés du déploiement des systèmes de DSE au pays, par exemple l’adoption ou l’utilisation des systèmes par les professionnels de la santé.

4.85 Nous avons constaté que même si Inforoute rembourse 50 % des coûts d’un projet uniquement lorsque les cibles d’adoption définies dans les accords juridiques sont atteintes, la Société ne fait pas rapport sur l’adoption ou l’utilisation des systèmes qu’elle finance dans son Rapport annuel de 2008-2009, ni dans son Plan d’affaires de 2009-2010. Nous avons constaté que certains projets qui étaient, selon l’information communiquée, achevés de 95 à 100 % sur le plan de l’accessibilité, n’avaient pas encore atteint toutes les cibles d’adoption ou n’étaient pas utilisés. Ainsi, le Système d’information sur les médicaments de l’Alberta est accessible aux professionnels de la santé, mais les rapports internes d’Inforoute indiquent que le projet est en attente depuis un an, environ, car le système n’utilise pas la norme nationale nécessaire pour atteindre toutes les cibles d’adoption du projet. De même, le registre des clients du Québec est lui aussi prêt, mais les rapports sur l’état d’avancement du projet d’Inforoute indiquent que le projet présente des risques élevés, en raison des difficultés importantes que posent la mise en œuvre et l’utilisation du système.

4.86 Nous sommes d’avis qu’en faisant rapport sur l’adoption ou l’utilisation des systèmes de DSE qu’elle finance, Inforoute pourrait assurer au Parlement et aux Canadiens que les nouveaux systèmes ne sont pas seulement accessibles, mais qu’ils commencent à être utilisés comme cela était prévu.

4.87 Nous avons aussi constaté qu’Inforoute n’avait pas publiquement fait rapport sur un autre secteur clé — la mesure dans laquelle les systèmes respectent les normes établies et sont conformes à l’Architecture. Un des principes fondamentaux des accords de financement conclus avec Santé Canada prévoit l’établissement de DSE compatibles dans l’ensemble du pays. Même si les accords de financement ne l’exigent pas, Inforoute devrait faire rapport sur la mesure dans laquelle les systèmes achevés répondent aux exigences en matière de compatibilité nationale afin de donner un meilleur aperçu des progrès réalisés. Cette information apporterait des éclaircissements supplémentaires sur le degré de réalisation des objectifs fixés dans les accords de financement. Inforoute indique, notamment, dans son Plan d’affaires de 2009-2010 qu’un système de DSE est accessible à tous les professionnels de la santé de l’Île-du-Prince-Édouard et de l’Alberta. Or, même si ces deux provinces ont mis les DSE à la disposition des professionnels de la santé, tous leurs systèmes de base de DSE n’ont pas encore mis en œuvre les normes nécessaires pour assurer la compatibilité nationale. De plus, les deux provinces devront consentir des fonds supplémentaires avant de pouvoir échanger de l’information avec d’autres provinces et territoires. Le fait d’obtenir les résultats des tests de conformité aiderait Inforoute à faire rapport sur le respect des normes.

4.88 Recommandation. Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens reçoivent des renseignements suffisants sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire rapport sur la mesure dans laquelle les systèmes des dossiers de santé électroniques ont été adoptés par les professionnels de la santé et sont conformes aux normes.

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons la recommandation, reconnaissant toutefois que la mise en œuvre et la disponibilité de la solution doivent être réalisées avant que les prestateurs de soins de santé puissent les adopter. La mise en œuvre complète de ces importantes initiatives prend souvent de 24 à 36 mois.

Inforoute, conjointement avec les administrations publiques, s’efforcera d’évaluer dans quelle mesure les systèmes de DSE ont été adoptés par les prestateurs de soins de santé. En outre, Inforoute travaillera avec les administrations à l’élaboration d’un rapport sur le respect des normes.

4.89 Faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux résultats attendus. Inforoute communique tous les ans les résultats attendus pour l’exercice à venir et les résultats obtenus au cours de l’exercice précédent. Nous avons cependant constaté que la Société n’établit pas de comparaison entre les résultats obtenus et les résultats attendus ni dans ses plans d’affaires, ni dans ses rapports annuels. Elle n’explique pas non plus les écarts recensés entre ses résultats et ses attentes. Ainsi, dans le Plan d’affaires de 2008-2009, Inforoute prévoyait que 28 % de la population auraient un DSE accessible aux professionnels de la santé avant le 31 mars 2009. Dans son Rapport annuel 2008-2009 et dans son Plan d’affaires de 2009-2010, Inforoute indique des progrès de 17 %, soit 11 points de pourcentage de moins que prévu. Inforoute n’indique cependant pas qu’elle n’a pas atteint l’objectif prévu, ni n’explique, dans son Plan d’affaires ou son Rapport annuel, les raisons de cet écart.

4.90 Recommandation. Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’information suffisante sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux résultats attendus et expliquer tout écart.

Réponse d’Inforoute. Nous convenons de faire rapport sur les écarts entre les résultats attendus et les réalisations relativement aux objectifs du dossier de santé électronique dans nos rapports publics en commençant avec le Rapport annuel 2009-2010.

Nous nous appuierons sur la façon dont la Société fait actuellement état des résultats attendus et du rendement réel dans son Rapport annuel (dans la section intitulée : « Produire des résultats : Rendement par rapport aux objectifs »). Nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. L’an dernier, nous avons entrepris une initiative (que nous planifions répéter chaque année) visant à fournir aux députés et aux sénateurs les fiches d’information des diverses administrations publiques expliquant les progrès du DSE dans leurs régions respectives.

4.91 Rapport sur les progrès réalisés pour atteindre les cibles de rendement. Inforoute a défini des cibles de rendement pour chacun des systèmes de base d’un DSE. Ainsi, d’ici 2010, Inforoute prévoit que les systèmes d’information de laboratoire saisiront et stockeront 75 % des résultats des analyses de laboratoire. D’ici 2016, elle prévoit que 95 % des laboratoires des hôpitaux et des établissements de santé publics dans huit provinces et territoires pourront accéder aux résultats des analyses des patients. Inforoute prévoit également que les systèmes d’information sur les médicaments pourront saisir et stocker 75 % de l’information sur les médicaments délivrés sur ordonnance.

4.92 Nous avons constaté que même si Inforoute a publié ces cibles dans ses plans d’affaires de 2007-2008 et de 2008-2009, elle n’a pas fait rapport sur les progrès réalisés par rapport à ces cibles. Or, faire rapport sur la mesure dans laquelle les professionnels de la santé utilisent les systèmes de DSE fournirait des renseignements utiles à la direction d’Inforoute et des informations plus complètes au Parlement et aux Canadiens.

4.93 Recommandation. Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’informations suffisantes sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux cibles de rendement établies pour chacun des systèmes de base des dossiers de santé électroniques.

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons cette recommandation. La Société devra terminer le travail qu’elle a entrepris auprès des administrations publiques tant sur la disponibilité des données que sur leur qualité afin que les rapports qui s’ensuivent soient exacts. Nous miserons sur la façon dont la Société fait actuellement rapport sur la valeur, les avantages et le progrès que représentent les systèmes de dossiers de santé électroniques pour les Canadiens; elle le fait par des efforts soutenus en matière de relations proactives avec les médias, par la production de documents institutionnels, par l’intranet et par des centaines de présentations et de conférences publiques.

Rendre des comptes au Parlement

4.94 Santé Canada finance Inforoute au moyen d’une série de subventions qui ont été accordées en 2001, 2003, 2004 et 2007. Les mesures redditionnelles s’appliquant à Inforoute sont définies dans les accords de financement conclus entre la Société et Santé Canada. Ces mesures visent à garantir que Santé Canada peut rendre des comptes au Parlement relativement à l’utilisation qu’a fait Inforoute des fonds alloués par le gouvernement fédéral.

4.95 Les conditions stipulées dans les accords de financement conclus entre Santé Canada et Inforoute ont évolué au fil des ans, au gré des changements dans les attentes des gouvernements. Les fonds versés à Inforoute en 2001, 2003 et 2004, totalisant 1,2 milliard de dollars, ont constitué un paiement de transfert unique dont l’utilisation a été assujettie à un nombre relativement restreint d’exigences en matière de rapports et d’évaluation.

4.96 L’accord de financement conclu avec Inforoute en 2007 contient plusieurs nouvelles dispositions visant à renforcer l’obligation d’Inforoute de rendre des comptes à Santé Canada. Il prévoit, notamment, que les fonds, totalisant 400 millions de dollars, soient versés à Inforoute en fonction des besoins seulement et qu’Inforoute présente des états annuels des flux de trésorerie qui donnent une estimation de ses besoins financiers pour l’exercice à venir. Au 31 mars 2009, Inforoute avait encaissé environ 162 millions de dollars du financement prévu dans l’accord de 2007. De plus, l’accord permet au Ministre d’effectuer une évaluation des activités d’Inforoute et de solliciter des renseignements supplémentaires utiles à la tenue des comptes du Canada.

Santé Canada doit améliorer sa méthode de surveillance

4.97 Depuis 2001, le gouvernement fédéral a accordé au total 1,6 milliard de dollars à Inforoute dans le cadre d’une série d’accords de financement. En tant que signataire des accords de financement, Santé Canada doit s’assurer qu’Inforoute respecte ces accords. Nous nous attendions donc à ce que Santé Canada ait mis en place des mécanismes appropriés pour ce faire.

4.98 Périodiquement, Santé Canada obtient une assurance de conformité aux exigences prévues par les accords de financement. Conformément à ces accords, Inforoute engage un vérificateur indépendant afin qu’il effectue une vérification pour déterminer si la Société se conforme aux modalités des accords. De plus, des évaluations indépendantes sont menées tous les cinq ans. Nous n’avons vérifié ni les vérifications ni les évaluations indépendantes. Cependant, ces vérifications et évaluations constituent les sources d’informations les plus importantes qui permettent de s’assurer qu’Inforoute respecte les accords de financement et atteint les objectifs qui y sont énoncés. Jusqu’ici, toutes les vérifications de la conformité ainsi que l’évaluation réalisée en 2006 ont conclu qu’Inforoute respecte les accords à tous les égards importants et progresse vers l’atteinte de ses objectifs.

4.99 Santé Canada doit également surveiller régulièrement les activités d’Inforoute afin d’être rapidement averti des cas possibles de non-conformité. Même si Inforoute a été fondée en 2001, Santé Canada vient juste d’approuver, en 2008, un cadre de surveillance pour aider le Ministère et le gouvernement fédéral à atténuer les risques inhérents à l’octroi de financement d’une telle importance. Le cadre décrit les exigences de reddition de comptes que doit respecter Inforoute aux termes des accords de financement. Il présente également les quatorze processus qui sont essentiels pour évaluer la conformité de la Société à ces exigences. Au moment de la vérification, huit de ces processus avaient été élaborés. Ainsi, le cadre de surveillance décrit le processus qui doit être appliqué pour examiner les rapports annuels et les plans d’affaires.

4.100 Nous avons noté au moment de la vérification que Santé Canada n’avait pas encore établi les six processus manquants. Le Ministère a, par exemple, déterminé qu’il avait besoin d’un outil d’évaluation des risques pour recenser et évaluer les secteurs de risque se rattachant au respect des accords de financement, sans pour autant mettre cet outil au point.

4.101 Recommandation. Afin de mieux s’acquitter de ses responsabilités à l’égard de la surveillance de la conformité d’Inforoute aux accords de financement, Santé Canada devrait entièrement élaborer et mettre en œuvre son cadre de surveillance.

Réponse de Santé Canada. Santé Canada accepte la recommandation de la vérificatrice générale.

Le Ministère reconnaît l’importance de faire en sorte qu’Inforoute se conforme aux accords de financement et en a surveillé le respect depuis le premier accord de financement en 2001. Depuis septembre 2009, le Ministère utilise un cadre détaillé pour suivre de façon plus systématique le niveau de conformité d’Inforoute. Ce cadre comporte un survol des activités et des produits livrables d’Inforoute pour un exercice donné, des annexes contenant le calendrier des activités et des produits annuels et spéciaux ainsi qu’une description des activités fédérales à l’appui de la diligence raisonnable. Ce cadre comporte également 14 annexes détaillant la procédure et les outils utilisés à l’appui de la surveillance, dont un outil d’évaluation des risques et des listes de vérification pour favoriser l’uniformité et la transparence (notamment des facteurs dont il faut tenir compte dans l’examen du rapport annuel) et la procédure à suivre pour certaines activités (comme les nominations ministérielles au Conseil). Le cadre sera mis à jour périodiquement, selon les besoins.

Le Ministère se réjouit du soutien de la vérificatrice générale relativement à sa façon de surveiller les investissements octroyés à Inforoute.

Relever des défis importants

4.102 Nous constatons, dans ce chapitre, que même si Inforoute a grandement contribué à l’élaboration et à l’instauration des DSE, elle doit encore relever des défis importants. Il lui faut notamment s’assurer que les systèmes ont été adoptés et que les bienfaits concrets des DSE sont ressentis dans l’ensemble du pays. Comprendre ces défis permet de saisir l’ampleur de la tâche qui incombe à Inforoute, à Santé Canada, aux provinces et aux territoires. Ainsi, cette partie du chapitre est donc tournée vers l’avenir et ne repose pas sur nos travaux de vérification. Elle vise à aider les lecteurs à mettre en perspective les observations formulées précédemment.

Atteindre l’objectif de 2010

4.103 Inforoute doit relever de nombreux défis pour atteindre son objectif de rendre les dossiers de santé électroniques de la moitié des Canadiens accessibles aux professionnels de la santé autorisés d’ici 2010. Comme nous l’avons déjà indiqué, Inforoute dépend des provinces et des territoires pour obtenir les fonds nécessaires et mener à bien les projets. Selon Inforoute, au 31 mars 2009, seulement 17 % des Canadiens habitaient dans une province ou un territoire où un système complet de DSE était accessible. Inforoute prévoit atteindre son objectif de 50 % de la population au plus tard le 31 décembre 2010. En même temps, nous avons noté que, selon la propre évaluation d’Inforoute, le risque de ne pas atteindre cet objectif est élevé.

Mise à niveau des systèmes pour les rendre compatibles

4.104 Les projets de DSE achevés n’ont pas tous appliqué les normes requises pour être compatibles à l’échelle nationale. Selon Inforoute, certains de ces projets deviendront compatibles uniquement après des mises à niveau qui seront faites dans le cadre de futurs projets. On ne sait pas clairement qui fournira les fonds nécessaires pour assurer la compatibilité de tous les systèmes, ni quand ces fonds seront octroyés.

Mise en service des dossiers médicaux électroniques

4.105 Selon Inforoute, environ 80 % des consultations médicales se déroulent en cabinet, hors du milieu hospitalier. Un sondage mené en 2007 a permis de constater qu’environ 10 % des médecins canadiens tiennent des dossiers médicaux électroniques pour leurs patients. Un autre 26 % des médecins utilise des dossiers électroniques et des dossiers papier. À moins que la proportion de médecins en soins primaires utilisant les dossiers médicaux électroniques (DME) n’augmente de beaucoup, les dossiers de santé électroniques (DSE) ne pourront pas apporter tous les bienfaits prévus (voir le paragraphe 4.4 pour connaître la distinction entre les DME et les DSE). Comme nous l’avons déjà indiqué, la Loi d’exécution du budget de 2009 autorise l’allocation de 500 millions de dollars à Inforoute. Cependant, cet accord de financement n’a pas encore été approuvé. Une partie de ces fonds serait consacrée à la mise en œuvre de systèmes de dossiers médicaux électroniques.

Application de nouvelles solutions de santé grand public

4.106 Les nouveaux systèmes d’information en matière de santé qui permettent aux patients d’accéder directement à leur dossier de santé et de contrôler les renseignements personnels qui s’y trouvent sont de plus en plus répandus. Ces systèmes sont souvent connus sous le nom de plateformes ou solutions de santé grand public. On prévoit que les patients utiliseront ces plateformes ou solutions pour partager des renseignements personnels sur leur santé avec des professionnels de la santé, ainsi qu’avec les systèmes de DSE, de DME et les systèmes d’information hospitaliers. Des entreprises ont indiqué leur intention d’offrir des solutions de santé grand public aux Canadiens.

4.107 Comme nous l’avons déjà indiqué, pour que les DSE soient compatibles à l’échelle nationale, tous les éléments du système doivent respecter les normes établies et les exigences relatives à la compatibilité. Il en va de même pour les solutions de santé grand public. Il sera donc primordial que les fournisseurs des systèmes offrent des solutions qui sont compatibles avec les systèmes qui ont été financés par Inforoute jusqu’ici.

4.108 Inforoute a commencé à relever ce défi en lançant un service de certification qui atteste que les solutions de santé grand public mises sur le marché sont conformes aux normes établies par Inforoute pour ce qui est de la protection des renseignements personnels, de la sécurité et de la compatibilité. La certification devrait confirmer aux citoyens et aux autres parties prenantes, notamment les médecins et les pharmaciens, que les solutions de santé grand public offertes par les fournisseurs certifiés sont compatibles avec les systèmes de DSE en service.

4.109 Selon Inforoute, le succès de son service de certification dépendra, à terme, de la mesure dans laquelle les provinces, les territoires, les hôpitaux, les pharmacies, les laboratoires et les fournisseurs de logiciels respecteront eux-mêmes les normes. Il est donc d’autant plus important qu’Inforoute continue d’approuver des projets qui garantissent le respect des normes et qu’elle prenne des mesures pour s’assurer que les projets de DSE mettent en œuvre ces normes.

Assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels sur la santé

4.110 Le concept de DSE compatibles à l’échelle nationale repose sur l’hypothèse que les renseignements sur la santé des Canadiens seront mis à la disposition des professionnels de la santé qui les traitent, peu importe leur lieu de résidence ou l’endroit où ils se trouvent lorsqu’ils ont besoin de soins. La mise en commun des données entre les provinces et les territoires est vitale pour réussir à rendre tous les DSE compatibles au pays. Cela est particulièrement vrai pour les Canadiens qui habitent dans de petites provinces ou de petits territoires et qui ont besoin de soins spécialisés offerts uniquement dans les grands centres urbains. Cela concerne aussi les Canadiens qui déménagent d’une province à une autre, qui voyagent souvent, ou qui habitent dans un endroit, mais étudient ou travaillent ailleurs.

4.111 La diversité des lois provinciales et territoriales visant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé entrave également le partage des données entre les administrations. Même si Inforoute n’est pas chargée de régler ces différences législatives, la Société a organisé des discussions entre les ministres de la Santé et les organismes de chaque province et territoire responsables de veiller à ce que les lois provinciales et territoriales sur la protection de la vie privée soient respectées.

4.112 En collaboration avec le Forum sur la confidentialité, Inforoute a créé des groupes de travail pour cibler les efforts sur des méthodes communes visant la reddition de comptes, le consentement, l’utilisation secondaire de l’information et la circulation des données entre les administrations.

4.113 Enfin, une violation de la confidentialité des renseignements des systèmes de DSE pourrait réduire l’appui important dont jouit l’initiative de DSE auprès des Canadiens. Une telle défaillance pourrait également nuire à l’appui donné par les professionnels de la santé aux DSE.

Conclusion

4.114 Dans l’ensemble, nous avons constaté qu’Inforoute Santé du Canada gérait les fonds fédéraux avec diligence en vue d’atteindre son objectif d’établissement des dossiers de santé électroniques (DSE) dans l’ensemble du pays.

4.115 Notre examen des DSE indique qu’Inforoute a posé des bases solides pour mener ses travaux en instaurant des mécanismes de gouvernance adéquats pour s’acquitter de son mandat et atteindre ses objectifs. La Société a aussi mis en œuvre des plans stratégiques, notamment l’Architecture, qui sont conformes aux accords de financement conclus avec Santé Canada. Ces plans guident les investissements qu’elle fait en vue d’instaurer des DSE compatibles à l’échelle nationale. Inforoute a défini un objectif pour cette initiative, mais il pourrait cependant être plus précis. Elle a aussi instauré des contrôles de gestion appropriés pour les dépenses de fonctionnement, mais devrait renforcer les contrôles visant la passation des contrats de biens et de services.

4.116 Nous avons constaté qu’Inforoute approuvait, surveillait et optimisait avec diligence les fonds octroyés à des projets de DSE. Toutefois, elle devrait mieux documenter ses analyses sur les réalisations attendues dans le cadre des projets avant de décaisser les fonds. Inforoute approuve des projets qui sont conformes à l’Architecture adoptée et qui respectent les normes établies, mais n’obtient pas une assurance suffisante que les projets, une fois mis en œuvre, respecteront ces exigences.

4.117 Nous avons observé qu’Inforoute faisait rapport sur les progrès vers l’objectif établi dans ses plans stratégiques et les accords de financement. La Société ne présente toutefois pas de rapport annuel sur les progrès réalisés par rapport aux résultats attendus, ni sur les indicateurs de rendement qu’elle a établis pour évaluer l’utilisation des systèmes de DSE. De même, elle ne fait pas rapport sur l’adoption des systèmes et leur conformité aux exigences relatives à la compatibilité nationale. Or, cette information est imporante pour dresser un portrait complet des progrès réalisés.

4.118 Grâce à des vérifications de la conformité, effectuées annuellement et de façon indépendante, et à des évaluations périodiques, Santé Canada voit à ce qu’Inforoute respecte les accords de financement. Toutefois, au moment de la vérification, le Ministère n’avait pas encore pleinement établi de démarche pour ses activités de surveillance continue qui lui permettrait de déceler rapidement les signes de non-conformité possible.

4.119 Inforoute a beaucoup accompli depuis sa fondation, il y a huit ans. Les progrès enregistrés jusqu’ici ont exigé la collaboration d’Inforoute, de toutes les provinces et de tous les territoires et d’autres parties prenantes. Il reste encore des défis importants à relever pour faire en sorte que le pays tout entier puisse bénéficier des bienfaits concrets des DSE.

À propos de la vérification

Tous les travaux de vérification dont traite le présent chapitre ont été menés conformément aux normes pour les missions de certification établies par l’Institut Canadien des Comptables Agréés. Même si le Bureau a adopté ces normes comme exigences minimales pour ses vérifications, il s’appuie également sur les normes et pratiques d’autres disciplines.

Objectifs

L’objectif général de la vérification était de déterminer si Inforoute Santé du Canada Inc. (Inforoute) gère avec diligence les fonds publics octroyés par le gouvernement fédéral en vue de mener à bien l’établissement de dossiers de santé électroniques compatibles dans l’ensemble du pays, et si Santé Canada veille à ce qu’Inforoute respecte les accords de financement.

Les sous-objectifs de la vérification consistaient à déterminer si :

  • Inforoute met en œuvre des plans stratégiques qui sont conformes aux accords de financement pour encadrer le financement de l’établissement de dossiers de santé électroniques compatibles à l’échelle nationale;
  • Inforoute approuve, surveille et maximise, de façon appropriée, l’utilisation des fonds publics dans le cadre de projets relatifs aux dossiers de santé électroniques;
  • Inforoute fait rapport sur les progrès réalisés en vue d’atteindre l’objectif établi dans ses plans stratégiques et dans les accords de financement;
  • Inforoute possède des mécanismes de gouvernance appropriés pour s’acquitter de son mandat et atteindre ses objectifs;
  • Santé Canada veille à ce qu’Inforoute respecte les accords de financement;
  • Inforoute possède des contrôles de gestion adéquats dans des secteurs particuliers.

Étendue et méthode

Notre vérification visait le financement accordé par Inforoute à des projets de mise en œuvre de dossiers de santé électroniques compatibles dans l’ensemble du pays. Nous avons examiné 29 projets approuvés par Inforoute. Nous avons sélectionné les éléments de notre échantillon parmi les projets considérés comme étant des systèmes de base pour les DSE : les registres, les systèmes d’imagerie diagnostique, les systèmes d’information sur les médicaments, les systèmes d’information de laboratoire et les dossiers de santé électroniques interopérables. Les projets retenus permettent d’obtenir un taux de couverture élevé des fonds approuvés et visent au moins 50 % des fonds approuvés pour chacun des cinq systèmes de base. Au 31 mars 2009, les projets que nous avions retenus aux fins d’examen représentaient 886 millions de dollars, soit 72 % des fonds approuvés par Inforoute pour financer les systèmes de base. Nous n’avons pas vérifié les autres systèmes comme Infostructure, Innovation et adoption, Accès des patients à des soins de qualité, Surveillance de la santé publique et Télésanté.

Nous avons examiné la structure de gouvernance de la Société, certains contrôles de gestion (rémunération des dirigeants, frais de voyage et d’accueil de la direction et passation de contrats de biens et de services). Nous avons examiné 35 contrats sur 555, dont la valeur oscillait entre 179,89 dollars et 6,8 millions de dollars. Ces contrats ont été conclus entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2008. Parmi ces 35 contrats, 30 ont été sélectionnés au hasard. Les 5 autres ont été retenus parce qu’ils avaient été octroyés sans appel d’offres, selon la politique d’Inforoute.

Enfin, nous avons examiné le caractère adéquat des mécanismes de reddition de comptes prévus par Santé Canada aux termes de divers accords de financement. Comme il a été très difficile d’obtenir des données fiables, notre vérification n’a pas tenté de comparer les progrès dans l’élaboration et la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques au Canada par rapport à d’autres pays.

Critères

Voici les critères qui ont permis de mener cette vérification ainsi que leurs sources :

Critères Sources
Inforoute Santé du Canada Inc.

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada possède des rôles et des responsabilités clairement définis pour toutes les parties de sa structure de gouvernance.

  • Institut Canadien des Comptables Agréés, 20 questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur la gouvernance, p. 19
  • L’excellence dans le système de santé du Canada. Principes guidant la gouverne, la gestion, la reddition de comptes et le partage des responsabilités, p. 14

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada possède un conseil d’administration indépendant qui applique des méthodes adéquates pour s’acquitter de son rôle d’intendance.

  • Cadre de reddition de comptes de Santé Canada pour Inforoute Santé du Canada, p. 23
  • Loi sur les corporations canadiennes, article 98 (paragraphes 1 à 4)
  • Charte du Conseil d’administration d’Inforoute Santé du Canada, paragraphes 5 et 6 (21 septembre 2005)

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada mette en œuvre des plans stratégiques qui soient conformes aux accords de financement.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Val IT Framework 2.0–VG1.5, p. 33 (en anglais seulement)
  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clause 4.1, p. 8
  • Accord de financement de 2003 d’Inforoute Santé du Canada, clause 3.4.1, p. 6

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada possède des plans fonctionnels pour la mise en œuvre de ses plans stratégiques.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Val IT Framework 2.0–VG2.4, p. 35 (en anglais seulement)

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada ait recensé les risques d’entreprise qui doivent être maîtrisés pour mettre en œuvre ses plans stratégiques.

  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clause 1.5, p. 3

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada possède des régimes de rémunération des cadres conformes à ses politiques qui tiennent dûment compte de critères comparables et des principes de prudence et de probité.

  • Charte du Conseil d’administration d’Inforoute Santé du Canada (21 septembre 2005)
  • Politique relative à la rémunération d’Inforoute Santé du Canada

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada veille à ce que les frais de voyage et d’accueil soient gérés conformément à ses politiques.

  • Politiques sur les frais de voyage et d’accueil et les cadeaux d’Inforoute Santé du Canada
  • Règlement administratif nº1 d’Inforoute Santé du Canada (18 janvier 2001)
  • Pouvoirs de signature d’Inforoute Santé du Canada (6 décembre 2006)

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada veille à ce que les contrats de biens et de services soient gérés conformément à ses politiques.

  • Politique sur la passation des contrats d’Inforoute Santé du Canada
  • Institut Canadien des Comptables Agréés, 20 questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur la gouvernance, p. 16

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada veille à financer des projets conformes à ses plans stratégiques et à l’Architecture de solutions du dossier de santé électronique.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Val IT Framework 2.0–VG2.4, p. 35 (en anglais seulement)

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada surveille la progression de la mise en œuvre des projets de dossiers de santé électroniques pour s’assurer que les objectifs des projets soient atteints et les risques maîtrisés.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Val IT Framework 2.0–VG5.3, IM6.2 et IM6.3, p. 41 et 81 (en anglais seulement)
  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clauses 5.1.3, 5.1.4, 5.1.5, 5.2.3 et 5.2.6, p. 10-11

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada prouve qu’elle collabore avec ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux et d’autres parties prenantes en vue d’optimiser l’utilisation des fonds consacrés aux projets de dossiers de santé électroniques.

  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clauses 5.1.3, 5.2.2 et 5.2.4, p. 10-11

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada ait défini des indicateurs de rendement et des cibles pour mesurer les progrès réalisés en vue d’atteindre l’objectif fixé dans ses plans stratégiques et les accords de financement.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments — The Val IT Framework 2.0–VG5.1, p. 41 (en anglais seulement)
  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clause 1.5 (v), p. 3

Nous nous attendions à ce qu’Inforoute Santé du Canada présente des rapports sur les progrès réalisés eu égard aux résultats attendus.

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Val IT Framework 2.0–VG5.1 et VG5.3, p. 41 (en anglais seulement)
  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, clause 7.1.1 (b), p. 15
  • Accord de financement de 2004 d’Inforoute Santé du Canada, clauses 5.1.5 et 5.2.1.5, p. 13-14
Santé Canada

Nous nous attendions à ce que Santé Canada ait instauré des mécanismes adéquats pour s’assurer qu’Inforoute Santé du Canada respecte les conditions des accords de financement.

  • Cadre de reddition de comptes de Santé Canada pour Inforoute Santé du Canada
  • Accord de financement de 2007 d’Inforoute Santé du Canada, préambule

La direction a examiné les critères de vérification et elle a reconnu leur validité.

Période visée par la vérification

Notre vérification a surtout porté sur les exercices 2006-2007 et 2007-2008. Parfois, nos travaux ont porté sur des années antérieures.

Planification et rapports : 2005-2006 à 2009-2010

Projets de DSE : 2003-2004 à 2009-2010

Rémunération des dirigeants : 2006-2007 à 2008-2009

Voyages et accueil : 2007 à 2008

Passation de contrats : 2006-2007 à 2007-2008

Santé Canada : 2001-2002 à 2008-2009

Les travaux de vérification menés aux fins du présent chapitre ont été pour l’essentiel terminés le 30 avril 2009.

Équipe de vérification

Vérificateur général adjoint : Neil Maxwell
Directrice principale : Louise Dubé
Directrice : Holly Shipton

Ian Campbell
Mark Carroll
Daphné Lamontagne
Jean-François Luc
Marie-Ange Massunken

Pour obtenir de l’information, veuillez joindre la Direction des communications en composant le 613-995-3708 ou le 1-888-761-5953 (sans frais).

Annexe — Tableau des recommandations

Les recommandations formulées au chapitre 4 sont présentées ici sous forme de tableau. Le numéro du paragraphe où se trouve la recommandation apparaît en début de ligne. Les chiffres entre parenthèses correspondent au numéro des paragraphes où le sujet de la recommandation est abordé.

Recommandation Réponse
Définition de l’orientation

4.38 Pour s’assurer que le Parlement et les Canadiens comprennent bien l’objectif établi, Inforoute devrait mieux expliquer dans ses rapports publics ce qu’elle entend par des dossiers de santé électroniques accessibles aux professionnels de la santé autorisés. (4.35-4.37)

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons cette recommandation et nous déploierons d’autres efforts dans le cadre de notre programme public de communication qui débutera par la publication de notre Rapport annuel 2009-2010 et/ou de notre Plan d’affaires 2010-2011, afin de bien définir notre objectif, qui est de rendre le dossier de santé électronique accessible aux prestateurs de soins de santé autorisés. La mise en œuvre de dossiers de santé électroniques est une tâche complexe, tout comme la communication d’information sur le déroulement du projet. Nous n’avons pas cessé d’améliorer notre façon de faire rapport de l’avancement du projet et continuerons de le faire à l’avenir. Inforoute fait régulièrement rapport du progrès des diverses administrations publiques dans leurs efforts en vue de rendre les dossiers de santé électroniques accessibles aux Canadiens. Par exemple, nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. Nous affichons aussi ces documents sur notre site Web pour nous assurer de la plus vaste distribution possible aux Canadiens.

4.53 Inforoute devrait revoir et renforcer ses contrôles de gestion visant la passation de contrats de biens et de services afin de réduire les risques de différends contractuels. (4.43-4.52)

Réponse d’Inforoute. Nous convenons qu’il faut revoir et analyser nos pratiques actuelles pour renforcer nos contrôles de gestion. Les améliorations aux contrôles de gestion relativement à la signature des contrats seront en place à la fin de l’exercice 2009-2010. Nous ne payerons aucune facture à moins que le contrat ne soit signé en bonne et due forme et que le gestionnaire de projet d’Inforoute ait certifié que le produit ou le service a été livré comme prévu par l’entrepreneur.

4.55 Inforoute devrait revoir les dispositions de sa politique sur la passation des contrats visant la modification et la prorogation des contrats afin d’assurer l’équité et la transparence du processus et la divulgation d’information au Conseil d’administration. (4.54)

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons de revoir la politique en matière de contrats relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et de présenter les modifications proposées au Conseil afin de les faire approuver avant le 4e trimestre de l’exercice 2009-2010.

La politique d’Inforoute en matière de contrats, approuvée par le Conseil, vise à répondre aux conditions concurrentielles du marché ainsi qu’à l’ensemble de compétences souvent unique et rare requis pour la réalisation du mandat de la Société. La politique actuelle tient compte du nécessaire équilibre entre l’esprit de concurrence observé dans le marché, les exigences administratives de la Société et une attitude respectueuse dans la gestion des fonds publics. Nous respectons la politique actuelle relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et nous présentons ces modifications et prolongations au Conseil d’administration.

Le financement des projets d’établissement des dossiers de santé électroniques

4.68 Pour assurer la reddition de comptes et la transparence, Inforoute devrait mieux documenter ses analyses sur les réalisations attendues des projets dans le but d’étayer les décisions liées au décaissement des fonds.
(4.63-4.67)

Réponse d’Inforoute. Nous convenons qu’il y a place à amélioration en ce qui concerne la documentation des réalisations attendues, et la Société tentera d’améliorer la situation immédiatement. Nous nous appuierons sur le processus de documentation et la méthodologie d’approbation bien définis d’Inforoute pour l’approbation des réalisations attendues, notamment un processus de vérification des réclamations par des tiers, qui sert à évaluer la pertinence et l’efficacité des politiques, des contrôles et des systèmes en place pour la gestion des projets financés par Inforoute.

4.74 Pour veiller à ce que les normes visant les cinq systèmes de base d’un dossier de santé électronique soient mises en œuvre comme il se doit, Inforoute devrait obtenir des provinces et des territoires les résultats des tests de conformité portant sur les systèmes qu’elle financera, et obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront réglés. (4.69-4.73)

Réponse d’Inforoute. Pour ce qui est de l’approbation de nouveaux investissements, et avec la collaboration des diverses administrations, nous convenons d’obtenir les résultats des tests de conformité des administrations portant sur les cinq principaux systèmes de dossiers de santé électroniques que nous financerons à l’avenir et d’obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront résolus.

Nous reconnaissons qu’il y aura des variantes dans les exigences des systèmes et, en conséquence, dans les exigences relatives aux normes au sein des diverses administrations publiques. Les administrations ont le mandat et l’autorité de garantir la conformité et de procéder à des tests d’acceptation de leurs exigences particulières par les utilisateurs. Ce sont les administrations qui connaissent le mieux ces exigences et qui sont le mieux placées pour veiller à ce qu’elles soient respectées. Certaines disparités s’appliquent dans le contexte d’une modalité et ne requièrent aucune mesure particulière. D’autres disparités sont attribuables à des versions de maintenance différentes relatives à une norme utilisée par diverses administrations en fonction surtout de leur calendrier de mise en œuvre. Malgré les variantes dans la conformité aux normes, l’utilisation d’une norme dans une administration publique garantira l’interopérabilité dans cette administration.

L’interopérabilité pancanadienne est toujours possible, et les différences dans les normes peuvent être atténuées. Il faut :

  • s’assurer que la même norme est utilisée pour l’interopérabilité inter-administrations
  • procéder à un mappage pour tenir compte des différences dans l’application des normes. Inforoute croit que cela est non seulement faisable, mais pratique et rentable.
Communication des résultats

4.88 Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens reçoivent des renseignements suffisants sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire rapport sur la mesure dans laquelle les systèmes des dossiers de santé électroniques ont été adoptés par les professionnels de la santé et sont conformes aux normes.
(4.83-4.87)

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons la recommandation, reconnaissant toutefois que la mise en œuvre et la disponibilité de la solution doivent être réalisées avant que les prestateurs de soins de santé puissent les adopter. La mise en œuvre complète de ces importantes initiatives prend souvent de 24 à 36 mois.

Inforoute, conjointement avec les administrations publiques, s’efforcera d’évaluer dans quelle mesure les systèmes de DSE ont été adoptés par les prestateurs de soins de santé. En outre, Inforoute travaillera avec les administrations à l’élaboration d’un rapport sur le respect des normes.

4.90 Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’information suffisante sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux résultats attendus et expliquer tout écart. (4.89)

Réponse d’Inforoute. Nous convenons de faire rapport sur les écarts entre les résultats attendus et les réalisations relativement aux objectifs du dossier de santé électronique dans nos rapports publics en commençant avec le Rapport annuel 2009-2010.

Nous nous appuierons sur la façon dont la Société fait actuellement état des résultats attendus et du rendement réel dans son Rapport annuel (dans la section intitulée : « Produire des résultats : Rendement par rapport aux objectifs »). Nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. L’an dernier, nous avons entrepris une initiative (que nous planifions répéter chaque année) visant à fournir aux députés et aux sénateurs les fiches d’information des diverses administrations publiques expliquant les progrès du DSE dans leurs régions respectives.

4.93 Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’informations suffisantes sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux cibles de rendement établies pour chacun des systèmes de base des dossiers de santé électroniques. (4.91-4.92)

Réponse d’Inforoute. Nous acceptons cette recommandation. La Société devra terminer le travail qu’elle a entrepris auprès des administrations publiques tant sur la disponibilité des données que sur leur qualité afin que les rapports qui s’ensuivent soient exacts. Nous miserons sur la façon dont la Société fait actuellement rapport sur la valeur, les avantages et le progrès que représentent les systèmes de dossiers de santé électroniques pour les Canadiens; elle le fait par des efforts soutenus en matière de relations proactives avec les médias, par la production de documents institutionnels, par l’intranet et par des centaines de présentations et de conférences publiques.

Santé Canada doit améliorer sa méthode de surveillance

4.101 Afin de mieux s’acquitter de ses responsabilités à l’égard de la surveillance de la conformité d’Inforoute aux accords de financement, Santé Canada devrait entièrement élaborer et mettre en œuvre son cadre de surveillance. (4.97-4.100)

Réponse de Santé Canada. Santé Canada accepte la recommandation de la vérificatrice générale.

Le Ministère reconnaît l’importance de faire en sorte qu’Inforoute se conforme aux accords de financement et en a surveillé le respect depuis le premier accord de financement en 2001. Depuis septembre 2009, le Ministère utilise un cadre détaillé pour suivre de façon plus systématique le niveau de conformité d’Inforoute. Ce cadre comporte un survol des activités et des produits livrables d’Inforoute pour un exercice donné, des annexes contenant le calendrier des activités et des produits annuels et spéciaux ainsi qu’une description des activités fédérales à l’appui de la diligence raisonnable. Ce cadre comporte également 14 annexes détaillant la procédure et les outils utilisés à l’appui de la surveillance, dont un outil d’évaluation des risques et des listes de vérification pour favoriser l’uniformité et la transparence (notamment des facteurs dont il faut tenir compte dans l’examen du rapport annuel) et la procédure à suivre pour certaines activités (comme les nominations ministérielles au Conseil). Le cadre sera mis à jour périodiquement, selon les besoins.

Le Ministère se réjouit du soutien de la vérificatrice générale relativement à sa façon de surveiller les investissements octroyés à Inforoute.

 


Définitions :

Unité collaborative de normalisation — Cette organisation a été mise sur pied en 2006, après de vastes consultations auprès des conseils d’Inforoute et de l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS), ainsi que de la Conférence des sous-ministres de la santé fédéral, provinciaux et territoriaux, et leur approbation. Elle a pour mandat de définir et de préserver les normes nationales et d’appuyer leur mise en œuvre. L’Unité joue aussi un rôle de liaison officielle avec les organismes internationaux de normalisation. (Retourner)

Forum sur la confidentialité — Ce forum a été établi pour encourager les agents de la protection des renseignements personnels et les représentants des services de santé fédéraux, provinciaux et territoriaux à discuter des questions de gouvernance de la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la gestion des données électroniques sur la santé. (Retourner)

 

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