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2003 septembre — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

Points saillants

1. Nous avons constaté que l'ancien commissaire à la protection de la vie privée avait manqué à ses responsabilités d'administrateur général, soit assurer l'administration adéquate du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

2. Nous avons constaté au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada un climat où régnaient la peur et l'arbitraire. Cette situation a entraîné une défaillance majeure des contrôles en matière de gestion financière, de gestion des ressources humaines, de la passation des contrats, des voyages et de l'accueil. Cette défaillance a favorisé un climat où était permis l'abus du trésor public au profit de l'ancien commissaire et de quelques cadres de direction.

3. Au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, de nombreux cadres de direction ont fermé les yeux (volontairement ou par omission) sur les violations des lois et des politiques et sur d'autres problèmes au chapitre de la dotation en personnel, de la gestion financière, de la passation des contrats, et des voyages et de l'accueil. Les cadres ne se sont pas acquittés, à divers degrés, de leurs obligations conformément aux valeurs de la fonction publique, telles que la justice, l'intégrité et l'objectivité politique.

4. Nous avons constaté que l'ancien commissaire a abusé systématiquement de son pouvoir discrétionnaire et que souvent il n'a pas fait preuve d'un jugement sûr et éclairé. Par exemple, il a dépensé des fonds publics de manière déraisonnable et extravagante pour des voyages et des activités d'accueil, sans tenir compte des principes de prudence et de probité. Nous avons constaté que la valeur obtenue par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les contribuables canadiens en contrepartie des sommes dépensées en voyages internationaux et en activités d'accueil était faible. L'ancien commissaire a aussi abusé de son pouvoir discrétionnaire en matière de classification des postes et de rémunération.

5. Le climat de travail malsain s'est traduit par des coûts humains et financiers importants. Les mécanismes de gouvernance interne du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les mécanismes de surveillance des organismes centraux — le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique — étaient insuffisants. Dans le cas particulier des organismes centraux, les mécanismes n'ont pas été utilisés, que ce soit pour empêcher les abus et les actes fautifs ou pour les stopper lorsqu'ils se sont produits. Peu d'employés ont signalé ces abus et ces actes fautifs, car ils estimaient n'avoir aucun moyen de faire part de leurs préoccupations sans craindre des représailles.

6. À notre avis, cette situation a considérablement miné la capacité du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de fonctionner. Il faudra beaucoup d'efforts pour restaurer les capacités de gestion de cette organisation. La situation actuelle est préoccupante, étant donné que le Parlement lui a conféré un pouvoir d'une très grande importance — celui de l'aider à protéger les droits à la vie privée des Canadiens.

Introduction

7. Au printemps 2003, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes a tenu une série d'audiences pour examiner le Budget des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat).

8. À la suite de ces audiences, le Comité a demandé, en juin 2003, à la vérificatrice générale du Canada de vérifier le Commissariat et « de s'assurer que les comptes ont été tenus fidèlement et adéquatement et que les deniers publics ont été entièrement comptabilisés ». Le Comité a aussi demandé à la vérificatrice générale d'examiner les frais de voyage et d'accueil, la dotation des postes de cadre, les pratiques d'embauche et le paiement forfaitaire versé à un cadre lorsqu'il a pris sa retraite.

9. Dans une lettre datée du 20 juin 2003, la vérificatrice générale a répondu qu'elle accédait à la demande du Comité.

Un haut fonctionnaire du Parlement

10. Le Parlement a créé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et d'autres bureaux pour qu'ils soient au service du Parlement et lui fournissent, entre autres, de l'information et des conseils. Les autres hauts fonctionnaires du Parlement sont la vérificatrice générale, la commissaire aux langues officielles, le directeur général des élections et le commissaire à l'information.

11. Tous ces bureaux diffèrent des ministères et des organismes en général, car ils bénéficient d'une grande indépendance envers le gouvernement, comme l'indique le Guide pour les dirigeants d'organismes. À notre avis, ces hauts fonctionnaires doivent, en contrepartie, veiller attentivement à exécuter leur mandat fidèlement et honnêtement. Les dirigeants sont les chefs de direction de leur organisation et, à ce titre, ils sont responsables de la direction de l'organisation et de son bon fonctionnement. Cette attente reflète non seulement leur autonomie dans l'exécution de leur mandat, mais aussi la confiance que leur accorde le Parlement puisqu'ils sont ses hauts fonctionnaires.

12. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a pour mandat de défendre les droits à la vie privée des Canadiens. La pièce 1 décrit son organisation au moment de la démission de l'ancien commissaire. Le mandat législatif du commissaire comprend :

• l'examen des plaintes et la vérification de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
• la publication des informations sur les pratiques appliquées dans les secteurs public et privé en matière de traitement des renseignements personnels;
• l'initiative de mener des recherches sur des questions liées à la protection de la vie privée;
• la sensibilisation de la population canadienne aux questions touchant la vie privée et sa compréhension de celles-ci.

13. Le Commissariat était doté d'un budget annuel d'environ 11 millions de dollars et employait pendant le dernier exercice plus de 100 personnes. Au cours de cette année-là, son plafond de dépenses approuvé a été réduit de 230 000 $ à la suite de la division de la gestion intégrée, qui était un service commun du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et du Commissariat à l'information du Canada.

14. Le Commissariat figure à l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ce qui veut dire qu'il est soumis à ce qui suit :

• la Loi sur la gestion des finances publiques;
• la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;
• les directives du receveur général du Canada;
• les politiques et les lignes directrices applicables du Conseil du Trésor.

Objet de la vérification

15. Notre vérification a porté essentiellement sur la question de savoir si le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada avait établi et exercé des contrôles adéquats au chapitre de l'administration, de la gestion des ressources humaines et financières, de la passation des contrats et des pratiques en matière de voyage et d'accueil. Nous avons aussi évalué si ses opérations respectaient les politiques et les directives applicables du gouvernement. Notre examen a porté sur la période allant de septembre 2000 à juin 2003.

16. Notre vérification comprenait les tests et les autres procédés de vérification que nous avons jugés nécessaires étant donné l'étendue de nos travaux. Nous avons examiné un échantillon de dossiers des ressources humaines, de contrats, de demandes de remboursement de frais de voyage et de frais d'accueil, et d'autres registres financiers du Commissariat. Nous avons interrogé l'ancien commissaire, les cadres et le personnel clé du Commissariat, y compris des membres du personnel qui avaient quitté l'organisation. Nous n'avons pas évalué la prestation des programmes ni les résultats des activités quotidiennes.

Observations

Lacunes des mécanismes de gouvernance interne

17. Nous avons constaté des lacunes dans les mécanismes de gouvernance du Commissariat. Nous avons aussi relevé d'autres lacunes dans la gouvernance des organismes centraux (le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique), dont nous discutons aux paragraphes 181 à 190.

Les mécanismes de gouvernance interne du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada étaient inadéquats

18. Toutes les organisations du gouvernement fédéral doivent se doter de mécanismes efficaces de gouvernance interne — c'est-à-dire des mécanismes pour la direction, la surveillance et la gestion de leurs activités et la reddition de comptes à l'égard de l'utilisation des ressources qui leur sont confiées. Il leur incombe aussi de rendre compte des résultats qu'elles obtiennent grâce à l'argent dépensé. De manière générale, les mécanismes de gouvernance interne devraient garantir que les employés d'une organisation agissent de manière conforme à l'éthique et dans les meilleurs intérêts du Parlement et des contribuables. Cela comprend l'obligation d'agir honnêtement et fidèlement pendant la durée de leur emploi. Les administrateurs généraux des organisations ont la responsabilité de veiller au respect de cette obligation.

19. Notre vérification a révélé que les mécanismes de gouvernance interne du Commissariat étaient inadéquats. Nous avons constaté que l'ancien commissaire ne s'était pas acquitté de ses fonctions d'administrateur général, c'est-à-dire veiller à ce que des pratiques de gestion adéquates aient été établies et à ce qu'elles fonctionnent de manière à garantir que les activités du Commissariat sont menées avec prudence et probité. Nous avons remarqué que les mécanismes de surveillance interne visant à permettre aux cadres de surveiller et d'assurer le respect des politiques et des directives du gouvernement étaient inopérants dans les secteurs de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines, des voyages et de l'accueil, et de la passation des contrats. Cela était dû en grande partie au fait que l'ancien commissaire persistait à ne pas appliquer les mécanismes de contrôle existants et, selon certains des cadres de direction, à ne pas tenir compte de leurs conseils au sujet des politiques et directives applicables.

20. De nombreux cadres ont été complices en contournant les règles. Nous avons également trouvé des preuves qu'on avait camouflé les actes fautifs. Les cadres ne se sont pas acquittés de leurs obligations envers le Parlement, leur organisation, les organismes centraux et les Canadiens. De plus, tous les cadres de direction, à divers degrés, ne se sont pas acquittés de leurs obligations, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, de signaler les actes fautifs en matière de finances et de régler les problèmes de harcèlement en milieu de travail.

Questions liées à la gestion des ressources humaines

Les lois et les politiques ont été enfreintes

21. Dans son rapport publié en juin 2003 sur le Commissariat à la protection de la vie privée, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires indiquait qu'il avait constaté bon nombre des problèmes de gestion des ressources humaines de l'organisation. De nombreux employés du Commissariat, que nous avons interviewés dans le cadre de notre vérification, ont relaté des pratiques de gestion des ressources humaines contraires à un grand nombre des règles qui visent à promouvoir l'équité et la transparence dans le traitement des employés, y compris les règles liées à l'embauche et à la promotion du personnel.

22. Nous avons constaté que, pour la plupart des aspects de la gestion des ressources humaines que nous avons examinés, le Commissariat a affiché un mépris complet des lois et des règlements qui régissent l'embauche du personnel, la classification des postes (qui influe sur les salaires), les relations de travail et les primes de rendement. La plupart des cadres et un certain nombre d'employés ont profité des violations des politiques et des lois ou des autres abus.

Stress et intimidation au travail

23. Les employés que nous avons interviewés nous ont parlé du climat de travail malsain qui régnait au Commissariat, où l'ancien commissaire intimidait le personnel. Les entrevues ont fait état invariablement d'exemples de comportement autoritaire de la part de l'ancien commissaire ou de certains cadres qui exécutaient ses directives, comportement que les employés qualifiaient de « régime de terreur ». Bien que l'ancien commissaire ait vivement nié l'existence d'un tel régime, on a relaté à maintes reprises, au cours des entrevues, des cas où l'ancien commissaire avait humilié le personnel, lui avait fait des commentaires inappropriés et avait fait preuve d'intolérance à son égard, ainsi que des cas où le personnel avait fait l'objet d'abus verbaux, ce qui est un comportement inacceptable au sein de la société canadienne et dans la fonction publique en particulier.

24. Certains employés ont dit qu'on les avait découragé de consigner leurs préoccupations en dossier; ceux qui l'ont fait ont été maltraités. Néanmoins, certains incidents ont été consignés en dossier et plusieurs personnes ont été les témoins d'autres incidents. Certains employés se sont effondrés alors qu'ils racontaient comment ils avaient été traités. Nous avons appris que certains employés qui s'étaient opposés à l'ancien commissaire ou à son cercle intime, ou qui leur avaient déplu, avaient été chassés de l'étage du bureau du commissaire et exclus des réunions auxquelles ils auraient dû assister, n'avaient pas été autorisés à mettre leur nom sur des rapports et avaient été transférés à d'autres postes. Dans un cas, le travail d'un employé a été donné à contrat.

La surclassification était un problème majeur

25. Ce sont les membres de la Direction des communications et des politiques et de la Direction générale de la gestion intégrée qui auraient le plus abusé des politiques de classification et de dotation en personnel. Nous nous sommes donc concentrés sur ces directions, bien que nous ayons examiné un échantillon de dossiers d'autres directions.

26. La manière dont un emploi est classifié influe directement sur l'échelle salariale du poste. Nous avons constaté, dans les dossiers examinés, que la pratique consistant à classifier les postes puis à les reclassifier à la hausse par la suite était hors contrôle au Commissariat.

27. La plupart des postes de la Direction générale de la gestion intégrée et de la Direction des communications et des politiques étaient surclassifiés, comme l'étaient la plupart des postes de cadre (EX) au Commissariat. Les échelles salariales actuelles du Groupe de la direction sont présentées à la pièce 2. Deux postes de niveau supérieur — la directrice générale principale, Communications et politiques stratégiques et le chef du personnel et conseiller principal — ont été reclassifiés plus d'une fois en deux ans.

28. La directrice générale principale a été mutée à l'organisation en septembre 2000 au niveau EX1 et a été rémunérée presque immédiatement (en décembre 2000) comme EX2 par intérim. La Commission de la fonction publique a confirmé en juin 2001 sa nomination au niveau EX2 par voie de concours. En janvier 2002, son poste a été reclassifié au niveau EX3. Les administrateurs généraux du gouvernement fédéral avaient, à ce moment, le pouvoir d'accorder des promotions aux cadres occupant des postes reclassifiés, sans faire intervenir la Commission de la fonction publique, mais ils devaient toutefois lui signaler la promotion. Nous avons remarqué que la promotion de la directrice générale principale, du niveau EX2 au niveau EX3, n'a jamais été signalée à la Commission. Le poste de chef du personnel et conseiller principal a été reclassifié du niveau AS8 à EX1 et puis à EX2. La mesure de dotation qui a suivi la reclassification au niveau EX2 n'a pas été signalée non plus à la Commission.

29. Chaque reclassification (et toutes les autres reclassifications de cadres au Commissariat) a entraîné une augmentation salariale de 10 p. 100. En conséquence, les deux reclassifications, tant du poste de la directrice générale principale, Communications et politiques stratégiques que du poste du chef du personnel, ont fait augmenter le salaire respectif de ces deux personnes de plus de 20 p. 100. La politique du Conseil du Trésor limite les augmentations à 5 p. 100 par reclassification dans la plupart des circonstances et à 10 p. 100 uniquement dans les cas exceptionnels. Quand nous en avons discuté avec l'ancien commissaire, il a invoqué le fait qu'il connaissait peu, voire même pas du tout, les politiques du Conseil du Trésor. Cependant, nous avons remarqué que la politique sur les augmentations salariales dans les cas de reclassification de cadres était énoncée clairement dans le premier rapport d'examen de reclassification qu'il a signé pour la directrice générale, Communications et politiques stratégiques. À notre avis, aucune des reclassifications que nous avons examinées ne satisfait aux critères d'une augmentation de 10 p. 100.

30. Nous avons examiné les postes de cadre (EX) du Commissariat et constaté que huit sur dix ont été surclassifiés pendant le mandat de l'ancien commissaire. Nous avons aussi examiné des postes autres que des postes de cadre au sein de la Direction générale de la gestion intégrée, la plupart des postes d'agents de communication, ainsi que des postes de soutien de l'ancien commissaire et des cadres de direction. Sur les 17 postes autres que des postes de cadre que nous avons examinés, nous avons constaté que les niveaux de 15 de ces postes ne pouvaient être justifiés.

De nombreuses politiques en matière de classification n'ont pas été respectées

31. En tant qu'administrateur général, l'ancien commissaire avait le pouvoir, que lui avait délégué le Conseil du Trésor, de classifier les postes jusqu'au niveau EX3, en tenant compte de certaines conditions énoncées dans la politique sur la classification. Cependant, ces conditions n'avaient pas été respectées dans la plupart des cas que nous avons examinés. Par exemple, les politiques du Conseil du Trésor exigent que les organisations fédérales fassent approuver par des comités interministériels les niveaux de classification de certains employés supérieurs en dessous du niveau EX. Le Commissariat n'a jamais respecté cette exigence. La politique du Conseil exige aussi que, lorsqu'un poste est reclassifié, l'organisation effectue une « vérification sur place » pour s'assurer que la personne dont le poste a été reclassifié effectue le travail précisé dans sa description d'emploi. Nous n'avons pas trouvé de preuves montrant que le Commissariat avait effectué une quelconque vérification sur place.

32. Il est admis qu'un administrateur général peut classifier un poste quand il le souhaite, sans avoir à se justifier. Par exemple, lorsqu'un employé possédant des connaissances très spécialisées et exerçant une fonction essentielle se voit offrir un poste de niveau plus élevé ailleurs, l'administrateur général peut reclassifier le poste à un niveau plus élevé pour garder l'employé. En pratique, les administrateurs généraux ne devraient le faire que très rarement. Cependant, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l'exception est devenue la règle. Nous avons été informés que les postes d'un certain nombre de personnes de cette organisation ont été reclassifiés à la hausse uniquement à la demande de l'ancien commissaire. Selon notre vérification des dossiers du Commissariat, ces personnes sont payées à des niveaux qui n'avaient pas été justifiés.

Pratiques d'embauche faisant fi des valeurs essentielles de la fonction publique

33. En vertu d'une entente concernant la délégation des pouvoirs et la responsabilisation en dotation conclue avec la Commission de la fonction publique, l'ancien commissaire était responsable et comptable de toutes les activités de dotation par délégation de pouvoirs et de promotion de son personnel. Avant la signature de l'entente en octobre 2001, le président de la Commission de la fonction publique a rencontré l'ancien commissaire pour discuter des incidences de cette entente.

34. Les dossiers que nous avons examinés ont révélé un mépris flagrant des quatre valeurs fondamentales de la dotation adoptées par la Commission de la fonction publique : l'objectivité politique (y compris le favoritisme bureaucratique), la justice, l'équité et la transparence. Nous avons trouvé des preuves amplement suffisantes montrant que l'on évitait de tenir des concours pour doter les postes et que l'on contournait les processus de dotation établis par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

35. Nous avons relevé des cas où des personnes embauchées étaient des amis, des connaissances ou d'anciens collègues de l'ancien commissaire ou des cadres supérieurs. Par exemple, nous avons constaté qu'en 2001, l'amie du fils de l'ancien commissaire, une étudiante en droit, avait été embauchée au sein du service juridique dans un poste créé pour elle et approuvé par l'ancien commissaire. L'avocate générale nous a dit que l'on n'avait pas exercé de pression pour qu'elle embauche l'étudiante, mais qu'avant de recevoir une lettre de l'étudiante — que lui avait apportée l'ancien commissaire —, elle ne comptait pas embaucher d'étudiant pour l'été.

36. Même s'il existe un programme de la Commission de la fonction publique pour l'embauche des étudiants pour l'été (appelé Programme fédéral d'expérience de travail étudiant ou PFETE), le Commissariat ne s'en est pas servi dans ce cas, ni n'a examiné d'autres candidatures. L'étudiante en droit a été embauchée comme employée occasionnelle et elle a été payée à un salaire qui était de 50 p. 100 supérieur au salaire habituel payé à un étudiant à son niveau d'étude. Il convient de noter que la lettre d'offre prolongeant son statut d'employée occasionnelle était adressée à la résidence de l'ancien commissaire à Ottawa (où l'étudiante résidait avec le fils de l'ancien commissaire pendant qu'elle travaillait au Commissariat).

37. En 2002, la même étudiante a été réembauchée comme employée occasionnelle pour assurer la surveillance législative à compter du 11 mars. Le Commissariat lui a offert un salaire d'environ 30 p. 100 plus élevé que l'année précédente, sans que l'employée ne l'ait négocié. Au cours de cette période, l'étudiante travaillait depuis Toronto et suivait ses cours pendant une partie du temps où elle était payée par le Commissariat. Aucun autre employé du Commissariat n'a travaillé depuis une ville autre qu'Ottawa.

38. Les employés occasionnels, qui reçoivent leur paie toutes les deux semaines, doivent travailler 37,5 heures par semaine. L'étudiante nous a dit qu'elle travaillait généralement de 2 à 5,5 heures par jour. Quand nous lui avons demandé ce qu'elle avait fait au cours du congé de Pâques de la Chambre des communes, elle a indiqué qu'on lui avait demandé de faire une petite recherche. Son statut d'employée occasionnelle a été prolongé le 21 juin, le jour où la Chambre a cessé de siéger pour les vacances d'été, jusqu'au 13 septembre 2002. Quand nous lui avons demandé ce qu'elle avait fait au cours de cette période, l'étudiante nous a dit qu'elle avait travaillé à deux projets de recherche, qui ont exigé environ sept jours de travail. L'étudiante a dit qu'elle avait envoyé un courriel au gestionnaire responsable et lui avait demandé du travail, mais n'en avait pas reçu. Le Commissariat a mis fin à l'emploi occasionnel le 30 juillet 2002.

39. L'ancien commissaire a déclaré qu'il ne s'était pas occupé de l'embauche de l'amie de son fils, et qu'il n'y voyait pas de conflit d'intérêts. À notre avis, il y avait conflit d'intérêts.

40. Il convient de souligner que nos observations ne sont nullement des critiques de l'étudiante, et ne devraient pas être interprétées comme telles. Nos préoccupations concernent entièrement les actions de l'ancien commissaire et de certains membres du personnel du Commissariat qui ont pris et géré ces arrangements.

41. Le Commissariat a manipulé le processus pour favoriser des candidats. Le Commissariat commençait par embaucher un certain nombre d'employés au moyen de contrats de services personnels ou de manière occasionnelle, ce qui lui évitait de tenir des concours. Ces employés demeuraient à contrat ou occasionnels pendant la plus longue période possible permise par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique jusqu'à la tenue d'un concours. Cependant, ces concours n'étaient pas réellement « ouverts ». Ils étaient annoncés pendant la période la plus brève possible, en tant que poste pour une période déterminée. La plupart des candidats étaient éliminés; les employés occasionnels ou les employés à contrat étaient alors choisis puisqu'ils possédaient l'expérience du travail. Après que ces employés avaient travaillé pendant une certaine période dans leur poste pour une période déterminée, leur poste était converti en poste pour une période indéterminée (à temps plein) sans autre forme de concours.

42. Dans un autre cas, l'ancien commissaire voulait embaucher quelqu'un de l'extérieur de la fonction publique comme directeur des politiques stratégiques, poste classifié au niveau EX2. L'embauche à ce niveau à l'extérieur de la fonction publique aurait exigé l'intervention de la Commission de la fonction publique dans le processus de sélection. Le Commissariat a plutôt choisi d'annoncer un poste pour une période déterminée au niveau AS8 (le niveau le plus élevé pour lequel l'intervention de la Commission est minime) avec la même description d'emploi et la même classification que le poste initial de conseiller spécial. Sur 179 candidats, seulement 3 ont été retenus; le candidat désiré a été embauché comme AS8 et payé immédiatement au niveau EX2 par intérim.

43. Nous avons relevé des concours où des critères de sélection favorisaient un candidat en particulier, mais n'étaient pas pertinents au poste. Dans plusieurs cas, les exigences linguistiques ont été modifiées pour correspondre au profil du candidat favorisé plutôt qu'aux exigences du poste lui-même. Dans un autre cas, la préférence a été donnée à une personne ayant l'expérience des « médias écrits », expérience qui semblait sans rapport avec le travail à effectuer. Quand le Commissariat voulait embaucher un candidat en particulier, de l'extérieur de l'organisation, qui connaissait très peu la Loi sur la protection des renseignements personnels et les autres lois pertinentes, il accordait peu de poids à cette connaissance. Quand le Commissariat voulait exclure des candidats de l'extérieur, il exigeait une connaissance approfondie des lois relatives à la protection de la vie privée.

44. Une autre pratique dont le Commissariat s'est servi pour embaucher et promouvoir une personne en particulier d'un autre ministère était une mutation à un poste qui n'existait que sur papier (voir la pièce 3). Cette pratique contrevient au paragraphe 34.2(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui porte sur la mutation des employés d'un poste à un autre.

La surclassification et les pratiques d'embauche ont fait grimper les coûts salariaux

45. Nous avons noté que les pratiques de reclassification et de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée ont contribué à l'accroissement des coûts salariaux et au dépassement du financement octroyé par le Parlement. Cela créera des pressions sur le budget du Commissariat au cours des années à venir. Nous avons remarqué qu'entre mars 2000 et mars 2003, les salaires du groupe EX au Commissariat ont augmenté de 24,6 p. 100, tandis que dans la fonction publique dans son ensemble, ils ont augmenté que de seulement 14,6 p. 100 (ces chiffres ne comprennent pas les primes de rendement forfaitaires). Les salaires moyens de l'ensemble des employés du Commissariat ont augmenté de 21,3 p. 100 au cours de la même période, contre 16,4 p. 100 dans la fonction publique fédérale dans son ensemble.

46. D'autres pratiques ont également entraîné des coûts salariaux élevés. Nous avons constaté que le Commissariat recrutait régulièrement du personnel au maximum de l'échelle salariale; la pratique courante dans la fonction publique est de recruter du personnel au bas ou près du bas de l'échelle, pour permettre ensuite des augmentations salariales. Une personne peut être embauchée au sommet de l'échelle ou presque dans des circonstances exceptionnelles — si le fait d'accepter un poste près du bas de l'échelle entraînerait pour elle une baisse de salaire.

47. Nous avons constaté que le Commissariat avait embauché un certain nombre de personnes au maximum de l'échelle salariale de leur classification sans justification apparente dans les dossiers que nous avons vérifiés, pratique qui contrevient clairement à la politique gouvernementale. Nous avons aussi noté que plusieurs employés occasionnels ou occupant un poste pour une période déterminée avaient été mis à pied pendant une journée et réembauchés la journée suivante au maximum de l'échelle salariale.

La Commission de la fonction publique était au courant des irrégularités en matière de dotation

48. La Commission de la fonction publique n'a pas réagi fermement quand elle a été mise au courant d'irrégularités en matière de dotation au Commissariat. Nous prenons note qu'à l'été de 2001, le directeur des ressources humaines du Commissariat a attiré l'attention de la Commission sur les problèmes de dotation de l'organisation. En réponse, la Commission a mené une étude portant sur 50 p. 100 des mesures de dotation pour 2000-2001 prises par le Commissariat. En août 2001, le président de la Commission de la fonction publique a rencontré l'ancien commissaire à la protection de la vie privée pour discuter d'une entente de délégation des pouvoirs de dotation, ainsi que des valeurs de la fonction publique en matière de dotation. Avant cette réunion, l'ancien commissaire avait déjà été informé de certaines analyses effectuées par l'équipe chargée de l'étude.

49. L'équipe chargée de l'étude a découvert de nombreuses irrégularités et en a informé les commissaires de la fonction publique, dans un rapport détaillé daté de février 2002. Ce rapport n'a pas été communiqué au Commissariat, malgré la gravité des constatations de l'étude. En mars 2002, la Commission de la fonction publique a envoyé une lettre au Commissariat pour lui faire part de ses perceptions et observations, lui faire des suggestions et lui demander un rapport d'étape à l'automne 2002 sur ses mesures prises pour améliorer le processus de dotation. De plus, la Commission a demandé à ses représentants de rencontrer les représentants du Commissariat en mai, pour discuter d'un plan d'action mettant l'accent sur un cadre de gestion global, sur la formation sur les valeurs en matière de dotation, ainsi que sur les communications. Aucune de ces mesures n'a donné lieu à une amélioration marquée des pratiques de dotation du Commissariat.

50. En juillet 2002, une équipe de suivi de la Commission de la fonction publique s'est rendue au Commissariat. Elle a signalé aux commissaires de la fonction publique que le Commissariat avait fait des progrès importants et mis en oeuvre plusieurs recommandations, et que la haute direction s'était engagée à régler les autres problèmes. L'équipe n'a fondé son opinion que sur une réunion avec le directeur exécutif et le directeur des ressources humaines du Commissariat. Comme les résultats de notre vérification l'ont montré, cette évaluation optimiste n'était pas justifiée. À notre avis, les mesures prises par la Commission étaient insuffisantes pour régler les problèmes cernés.

51. En novembre 2002, le Commissariat a soumis à la Commission de la fonction publique son rapport sur l'obligation de rendre compte en dotation. La Commission l'a jugé insatisfaisant. Dans sa réponse datée du 16 juin 2003, la Commission a indiqué que l'administrateur général n'avait pas attesté de l'exactitude de l'information ni certifié que les employés de l'organisation sont nommés et promus de manière objective, sans ingérence politique ni influence bureaucratique. La Commission y exposait aussi d'autres problèmes qu'elle avait relevés dans le rapport. À notre avis, la lettre aurait dû exposer les conséquences auxquelles s'exposait le Commissariat s'il n'améliorait pas son processus de dotation. Nous avons remarqué que la Commission avait supprimé certains pouvoirs de dotation en personnel le 2 juillet 2003, après la démission de l'ancien commissaire. Elle a également limité certaines autres activités de dotation.

52. Néanmoins, nous constatons avec inquiétude que la Commission n'a pas pris de mesures visibles plus tôt, quand elle a été informée des problèmes par le directeur des ressources humaines du Commissariat. Cette absence de réaction indiquait aux gestionnaires, aux employés et au syndicat que la Commission n'appuierait activement aucune tentative susceptible de mettre fin aux abus en matière de dotation au Commissariat.

Le processus de dotation des cadres posait des problèmes

53. Puisque la dotation des postes de cadre n'avait pas été entièrement déléguée au Commissariat, la Commission en a conservé la responsabilité. C'est pourquoi le Comité permanent nous a demandé d'examiner le processus de dotation des postes de cadre. Nous nous attendions à ce que le processus et son déroulement assureraient le respect des valeurs de dotation de la fonction publique.

54. La Commission de la fonction publique a participé à sept mesures de dotation de postes de cadre entre septembre 2000 et juin 2003 — deux reclassifications, trois concours et deux nominations sans concours. Deux autres postes de cadre ont été reclassifiés sans que cela ait été signalé, comme il se doit, à la Commission.

55. Nous avons remarqué qu'au Commissariat, plusieurs cadres avaient occupé leur poste par intérim — dans un cas pendant six ans — et après une certaine période, ils étaient nommés dans leur poste. En janvier 2000, la Commission de la fonction publique a indiqué que les périodes d'intérim prolongées donnaient aux titulaires un avantage net au moment des concours organisés par la suite; cette pratique nuit au principe du mérite, et particulièrement aux valeurs de justice et de transparence.

56. Un candidat à un poste de cadre doit normalement passer une entrevue devant un jury de sélection, qui est généralement composé de trois personnes — un cadre supérieur de l'organisation, un autre cadre et un représentant de la Commission de la fonction publique. Nous avons remarqué que, dans le cas du Commissariat, le directeur exécutif avait participé à tous les jurys de sélection, sauf un, et avait choisi les autres cadres qui étaient membres des jurys. Le représentant de la Commission occupait un poste moins élevé que les deux autres membres (c'est-à-dire qu'il n'était pas cadre), ce qui fait qu'il lui était plus difficile d'assumer son rôle.

57. À notre avis, la façon dont les membres du jury étaient choisis et les nominations intérimaires précédentes revenaient en fait à dire que les mesures de dotation ne servaient qu'à confirmer le choix des candidats du Commissariat.

58. Au moment où on allait recommander aux commissaires de la fonction publique de nommer le chef du personnel au niveau de cadre, les commissaires avaient été informés de préoccupations qui avaient été soulevées précédemment au sujet de l'habilitation de sécurité et des compétences linguistiques du candidat. La nomination a été approuvée en avril 2002, sans que l'on ait indiqué dans le dossier la suite donnée à ces préoccupations. Dans un autre cas, nous avons remarqué qu'un poste commun au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Commissariat à l'information du Canada a été doté sans la participation de ce dernier au processus d'évaluation.

59. À notre avis, même si on a répondu aux exigences techniques du processus, celui-ci s'est déroulé de telle façon que ses résultats n'ont pas permis d'assurer le respect des valeurs de dotation de la fonction publique, comme le principe du mérite, la transparence et la justice.

La gestion du rendement et les primes de rendement n'étaient pas justifiées dans les dossiers

60. Conformément à la politique du Conseil du Trésor sur la rémunération des cadres, ceux-ci peuvent recevoir des augmentations annuelles de salaire au fur et à mesure qu'ils avancent dans l'échelle salariale. Ils peuvent aussi recevoir des primes de rendement forfaitaires en plus de l'augmentation salariale normale. Cependant, certaines restrictions s'appliquent. Avant de recevoir leur augmentation annuelle ou une prime de rendement forfaitaire, ils doivent avoir conclu une entente de rendement avec leur ministère ou leur organisme au début de l'exercice. Ils doivent aussi avoir reçu une évaluation écrite de leur rendement justifiant toute prime de rendement. Le directeur exécutif du Commissariat a été informé par écrit de ces exigences. Cependant, à part une exception, nous n'avons pas trouvé d'ententes de rendement dans les dossiers pour 2000-2001, 2001-2002 et 2002-2003. Nous n'avons trouvé aucune évaluation de rendement pour ces exercices.

61. Nous avons constaté que tous les cadres des niveaux EX1, EX2 et EX3 ont reçu une augmentation de 10 p. 100 pour avoir dépassé des objectifs de rendement qui n'avaient jamais été établis officiellement. Le directeur exécutif, dont le poste a été reclassifié à EX4 en janvier 2001, a reçu une augmentation de 15 p. 100 fondée sur le rendement pour 2001-2002 et 2002-2003. Toutes ces primes comprennent les augmentations d'échelon et des primes forfaitaires; nous n'avons pas trouvé dans les dossiers de preuves qu'elles étaient méritées. Les primes de rendement maximales accordées avant 2000-2001 s'appuyaient sur des évaluations du rendement. L'ancien commissaire nous a dit qu'il n'avait approuvé qu'une seule augmentation de 5 p. 100 pour un cadre en 2002-2003. Cependant, nous avons noté qu'après la démission de l'ancien commissaire, le directeur exécutif avait fait passer l'augmentation à 10 p. 100, afin qu'elle soit équivalente aux autres.

62. Nous jugeons préoccupant le fait que tous les cadres du Commissariat aient été cotés comme ayant dépassé les attentes et qu'ils aient été rémunérés en conséquence. Ces cotes et cette rémunération n'étaient pas conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Ces lignes directrices indiquent que de 0 à 25 p. 100 des cadres d'une organisation devraient être cotés comme ayant dépassé les attentes et donc recevoir la prime de rendement maximale. La pièce 4 présente les coûts de la rémunération au rendement au Commissariat. Ces coûts sont importants, compte tenu de la taille de l'organisation et de son budget.

63. Nous avons aussi pris note que le Commissariat n'a effectué, au cours des trois dernières années, aucune évaluation du rendement du personnel en dessous du niveau EX.

64. Le fait de ne pas avoir respecté les politiques établies en matière de reclassification, de promotion et de primes de rendement a donné lieu à des hausses injustifiées de la rémunération des cadres, représentant plus d'un quart de million de dollars.

Les relations de travail étaient mauvaises

65. En 2002, les employés qui étaient représentés par l'Alliance de la Fonction publique du Canada ont demandé la création d'un comité mixte patronal-syndical. Au nom de l'ancien commissaire, le directeur exécutif a rejeté leur demande, sous prétexte qu'un tel comité n'était pas nécessaire puisque l'ancien commissaire et lui-même pratiquaient une politique de « porte ouverte ». Nous doutons de la crédibilité de cette affirmation, étant donné la façon dont bon nombre d'employés ont déclaré avoir été traités lorsqu'ils soulevaient des préoccupations.

66. Le Commissariat a accepté d'établir un comité de santé et de sécurité au travail qui, selon les employés, était en grande partie inefficace et considéré comme purement symbolique. Malgré ses demandes, ce comité n'a pas été consulté comme il se doit sur l'élaboration d'une politique sur un milieu de travail sans parfum, qui a fait l'objet de certaines contestations. On ne l'a pas consulté non plus au sujet des suites d'une inondation au Commissariat, susceptible de provoquer des moisissures et de perturber les employés, selon le Comité.

67. Certains employés nous ont dit qu'ils avaient décidé de ne déposer aucun grief. Ils se sont dits que le palier ultime en cas de grief était l'ancien commissaire lui-même, et ils ont tenu pour acquis qu'il ne réglerait aucun grief. Lorsque certains employés voulaient faire un grief, on leur conseillait tout simplement de quitter le Commissariat.

Paiement forfaitaire inapproprié versé à la retraite

68. Le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires a demandé à la vérificatrice générale d'examiner le caractère adéquat des montants payés à la retraite à certains membres du personnel du Commissariat.

69. Les administrateurs généraux peuvent approuver des paiements jusqu'à concurrence d'une année de salaire quand le poste d'un cadre est déclaré excédentaire. Ce paiement de rémunération de remplacement s'ajoute à l'indemnité de départ courante (1 semaine par année de service jusqu'à concurrence de 28 semaines de paie). Le montant qu'un cadre reçoit en bout de ligne dépend d'un certain nombre de facteurs que l'administrateur général doit considérer pour décider du montant adéquat à verser. Ces facteurs comprennent l'âge du cadre, son expérience, la durée du service et ses compétences — facteurs qui peuvent indiquer qu'il aura de la difficulté à s'adapter à un nouveau secteur d'emploi et permettre d'établir si l'indemnité de départ courante est adéquate.

70. Le poste de directeur général, Gestion intégrée, qui était partagé par le Commissariat à l'information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, a été déclaré excédentaire lorsque ce dernier a décidé d'établir son propre service de gestion intégrée. Le titulaire a reçu un paiement de 99 300 $ à titre de rémunération de remplacement, la somme maximale pouvant être payée en vertu du pouvoir délégué à l'ancien commissaire à la vie privée. De plus, il a reçu 53 500 $, soit l'indemnité de départ maximale à laquelle il avait droit.

71. Nous n'avons pu trouver dans les dossiers aucune justification du montant de 99 300 $ payé à titre de rémunération de remplacement. Nous n'avons trouvé aucune preuve montrant comment l'ancien commissaire avait, dans l'exercice de son pouvoir discrétionnaire, pris en compte les facteurs énoncés dans la politique. L'ancien commissaire nous a informés qu'il n'était pas au courant des facteurs qu'il était tenu de prendre en compte et que le directeur exécutif lui avait simplement présenté l'arrangement recommandé. Nous prenons note que l'employé avait été informé verbalement qu'il pourrait occuper un poste semblable au même salaire au Commissariat à l'information du Canada. À notre avis, le montant payé à titre de rémunération de remplacement (99 300 $) n'était pas adéquat, étant donné que l'employé avait droit à l'indemnité de départ maximale (53 500 $) et à une pension non réduite, et qu'on lui avait offert un autre emploi au gouvernement fédéral.

72. La politique du Conseil du Trésor stipule que lorsqu'une organisation déclare un poste de cadre excédentaire, cela ne devrait pas entraîner de coûts supplémentaires pendant un an (dans ce cas) après la date de l'avis. Cependant, le jour où le directeur général de la Gestion intégrée a quitté, le poste du chef du personnel — qui a assumé la responsabilité de la Gestion intégrée au Commissariat — a été reclassifié et celui-ci a reçu une augmentation de salaire de 10 p. 100. À notre avis, la reclassification de ce poste était inappropriée.

Gestion et contrôle financiers

73. Une gestion financière solide est un aspect vital de la gestion quotidienne des activités de tout ministère ou organisme fédéral. Cela est essentiel à la prestation des programmes et à l'habilitation des organisations à gérer les fonds publics avec prudence et probité. Plus particulièrement, la gestion financière permet à une organisation de gérer ses dépenses et d'en faire le suivi, de produire des états financiers exacts et complets, et de rendre compte de la façon dont elle dépense les dollars des contribuables.

Défaillance des contrôles financiers fondamentaux

74. Des contrôles financiers qui fonctionnent bien constituent la base d'une gestion financière solide. Des contrôles suffisants permettent à une organisation, par exemple, de respecter les principaux articles de la Loi sur la gestion des finances publiques. Essentiellement, les contrôles financiers constituent d'importants mécanismes et processus permettant de garantir que les ministères respectent la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). L'article 32 de la LGFP exige que les organisations s'assurent d'avoir l'argent nécessaire pour payer les biens ou les services avant de les commander; l'article 34 exige que l'organisation vérifie si elle les a reçus et s'ils sont satisfaisants. En vertu de l'article 33 de la LGFP, la personne qui « signe le chèque » pour les biens et les services doit avoir le pouvoir de le faire, doit avoir l'assurance que les exigences ci-dessus ont été respectées et que le paiement est une imputation régulière sur le crédit.

75. Si une organisation n'a pas de contrôles financiers appropriés en place, il y a un risque que des abus se produisent et qu'elle dépense plus que le Parlement ne l'a autorisée (tel que prouvé tout au long de ce rapport). De fait, nous avons constaté une défaillance complète du cadre de gestion et de contrôle financiers au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ce qui a eu pour conséquence, entre autres, que les dépenses du Commissariat ont dépassé les limites approuvées par le Parlement.

76. Nous avons constaté que le Commissariat n'exerçait même pas les contrôles les plus fondamentaux. Bref, il ne s'était même pas doté des contrôles financiers qui lui auraient permis de respecter les exigences de base de la gestion financière, énoncées dans la Loi sur la gestion des finances publiques, les lignes directrices du Conseil du Trésor et les directives du receveur général.

77. Nous avons constaté qu'un autre contrôle — la séparation des tâches — n'était pas exercé dans les domaines de la passation des contrats, des voyages et de l'accueil, et de la communication de l'information financière. La séparation des tâches fait en sorte que, par exemple, la personne qui commande des biens ou des services d'un entrepreneur n'est pas celle qui certifie que ces biens ou services ont été reçus et qu'ils sont satisfaisants, ni celle qui autorise le paiement. En raison de l'absence d'une telle séparation des tâches, des abus se sont produits au Commissariat, plus particulièrement au chapitre des voyages et de l'accueil, et de la passation des contrats.

Absence de contrôle sur les débours du Trésor public

78. Le pouvoir d'effectuer des paiements en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques est un contrôle fondamental qui doit fonctionner efficacement pour bien protéger le Trésor public. Ce pouvoir est délégué à des personnes qui occupent des postes précis.

79. Les personnes à qui on a délégué ce pouvoir doivent obtenir de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) une autorisation et authentification électroniques (AAE) ou « clé de paiement électronique » pour autoriser électroniquement le paiement de fonds par l'entremise des systèmes du gouvernement. Pour protéger le Trésor public, il est essentiel de bien gérer et de protéger la clé électronique et le mot de passe.

80. Au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, nous avons constaté une défaillance de ce contrôle essentiel. Notre vérification a révélé que le chef du personnel avait obtenu une « clé de paiement électronique », même si le pouvoir de signature en question ne lui avait pas été délégué en vertu de l'article 33 de la LGFP. Nous avons été informés que le code utilisateur et le mot de passe du chef du personnel ainsi que l'endroit où il conservait sa « clé de paiement électronique » étaient connus de tout le personnel des finances du Commissariat et que ceux-ci les utilisaient régulièrement pour autoriser des paiements. La « clé de paiement électronique » du chef du personnel a continué d'être utilisée après son départ du Commissariat en juillet 2003.

81. Nous avons été informés que des employés de soutien administratif qui n'avaient pas reçu de délégation de pouvoir en vertu de l'article 33 de la  Loi sur la gestion des finances publiques ont effectué trois paiements totalisant 81 621 $, en utilisant la « clé de paiement électronique » du chef du personnel, son code utilisateur et son mot de passe, et que le directeur des services financiers était parfaitement au courant. Deux paiements prioritaires, totalisant 24 500 $, ont aussi été faits au cours de la même période. Ces paiements ont été effectués à une période où le chef du personnel était absent du bureau. À ce moment, personne au Commissariat ne possédait de pouvoir délégué en bonne et due forme.

Absence de surveillance de la part de la direction

82. L'administrateur général d'une organisation a la responsabilité de surveiller les systèmes et les contrôles (financiers et autres) pour garantir qu'ils fonctionnent comme prévu.

83. La surveillance de la direction vise à fournir l'assurance que, entre autres choses, les contrôles financiers d'une organisation sont adéquats pour la protéger des pertes financières ou des détournements de fonds et du risque qu'elle dépense plus que le Parlement ne l'a autorisée. Une telle surveillance est également importante pour que la direction ait l'assurance que l'organisation respecte un éventail de lois. Cette surveillance fait d'ailleurs partie des tâches essentielles des agents financiers supérieurs.

84. Pour exercer son rôle de surveillance, il est essentiel que la direction ait une bonne information. Pour surveiller la situation financière de l'organisation, la direction doit recevoir régulièrement (habituellement tous les mois) des rapports financiers fondés sur un bon contrôle des engagements et des dépenses. Nous avons trouvé peu de preuves que les cadres du Commissariat avaient reçu (ou demandé) des rapports réguliers sur la situation financière de l'organisation. Le Commissariat ne recevait pas régulièrement de l'information sur la façon dont l'organisation dépensait ses fonds. L'information permettant de comparer les dépenses dans certains secteurs avec les montants prévus au budget était pratiquement inexistante. Nous avons aussi remarqué qu'aucune somme n'était prévue dans les budgets pour les primes de rendement des cadres et l'encaissement des crédits de congés annuels, et pourtant ces dépenses étaient effectuées chaque année.

85. La seule information financière que nous avons trouvée était contenue dans une série de rapports d'étape mensuels produits entre octobre 2002 et mai 2003, qui étaient incomplets. Nous n'avons trouvé aucune preuve de rapports financiers précédents adressés aux cadres. Les rapports d'étape mensuels visaient à signaler aux cadres le problème croissant du dépassement du budget de 2002-2003. Les prévisions de dépenses des rapports indiquaient bel et bien que le Commissariat allait dépasser la limite totale des dépenses autorisées. Cependant, les cadres n'ont pas réduit les dépenses ni changé suffisamment les habitudes de dépenses de l'organisation; s'ils l'avaient fait, le Commissariat aurait peut-être été en mesure de respecter les limites de dépenses établies par le Parlement, au lieu de les dépasser de quelque 234 000 $. Comme nous l'exposons aux paragraphes 110 à 113, le Commissariat a falsifié ses états financiers pour masquer le fait qu'il avait dépassé son crédit.

86. Nous avons trouvé peu de preuves montrant que les cadres de direction ont assumé leur responsabilité de surveiller, d'examiner et d'approuver les opérations financières.

87. Nous avons constaté que ni l'ancien commissaire, ni les agents financiers supérieurs ou le directeur des services financiers n'ont assuré une gestion, une surveillance et des contrôles financiers solides. Pratiquement tous les contrôles financiers étaient centralisés et exercés par l'ancien commissaire et quelques cadres de direction. Cet arrangement a instauré un climat qui a favorisé et facilité la défaillance des contrôles financiers et fourni également un terrain fertile pour les irrégularités.

Absence de leadership en matière de la gestion des dépenses

88. Nous avons constaté que les enquêteurs employés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada avaient dû cesser de voyager en janvier 2003 afin de réduire les dépenses. Cependant, l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont continué à voyager. Pour financer ces voyages, l'organisation a utilisé des fonds provenant des budgets alloués aux technologies de l'information et à la recherche sur les politiques. Il convient de noter que le Commissariat avait dû suspendre ses examens de l'information relative à la protection de la vie privée contenue dans les systèmes des ministères, jusqu'à ce que le Conseil du Trésor approuve pour cela des fonds supplémentaires.

Violations de la Loi sur la gestion des finances publiques

89. L'une des responsabilités des services financiers d'une organisation est de veiller à ce que celle-ci respecte la Loi sur la gestion des finances publiques. En plus de l'absence des contrôles financiers fondamentaux que nous avons déjà remarquée, nous avons relevé deux autres cas préoccupants (des paiements inappropriés versés à l'ancien commissaire et l'encaissement inapproprié de crédits de congés annuels). Ces cas sont liés étroitement à l'absence de contrôles financiers adéquats.

90. Paiements inappropriés versés à l'ancien commissaire. En mai 2002, l'ancien commissaire a reçu un paiement de 15 000 $ sans justification que notre vérification nous ait permis de trouver. On nous a dit que l'ancien commissaire croyait qu'il n'avait pas été remboursé de tous ses frais de voyage et d'accueil et qu'on lui devait 15 000 $. L'ancien commissaire n'a pas fourni de preuve pour justifier sa demande de remboursement au montant de 15 000 $. Les employés des services financiers du Commissariat ont par la suite examiné ses demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil, et les remboursements. Leur examen a révélé que l'ancien commissaire avait été remboursé de toutes ses dépenses professionnelles et qu'aucune somme ne lui était due.

91. En dépit de l'absence de preuve pouvant justifier toute demande de remboursement, les services financiers du Commissariat a versé 15 000 $ à l'ancien commissaire, qu'il a encaissés. Ce paiement a été comptabilisé comme une « avance de voyage spéciale », même si on savait qu'elle ne satisfaisait pas aux critères du Conseil du Trésor en matière d'avance permanente. Ce montant n'a été réglé que le 31 mars 2003.

92. Le personnel nous a dit qu'il avait informé l'ancien commissaire que le solde non réglé de cette « avance de voyage spéciale » serait présenté dans les comptes publics de 2002-2003. L'ancien commissaire nous a indiqué que le personnel l'avait informé qu'aux fins de la comptabilité, il était préférable de rembourser l'avance au cours du même exercice et d'en recevoir une nouvelle l'exercice suivant.

93. L'ancien commissaire a remboursé l'avance le 31 mars 2003, mais, en avril 2003, il a reçu un autre paiement de 15 000 $, qui a été comptabilisé comme « avance de voyage spéciale ». Encore une fois, notre vérification ne nous a pas permis de trouver de preuve que le deuxième paiement de 15 000 $ était justifié.

94. Les services financiers nous ont informés que le chef du personnel leur avait demandé les deux fois d'émettre ce paiement à l'ancien commissaire.

95. La politique du Conseil du Trésor autorise l'octroi d'avances permanentes auxquelles doivent être imputés les frais de voyage à mesure qu'ils sont engagés. Aucune autre avance de voyage séparée ne doit être accordée. Toutefois, après avoir reçu « l'avance de voyage spéciale » de 15 000 $, l'ancien commissaire a continué de demander et de recevoir des avances de voyage et les frais de voyage n'étaient pas déduits des 15 000 $. En 2002-2003, il a demandé 22 autres avances de voyage, pour un total de plus de 75 000 $. En mai 2003, peu de temps après avoir reçu sa deuxième « avance de voyage spéciale », l'ancien commissaire a demandé et reçu une autre avance de voyage de 7 900 $.

96. Étant donné que les deux paiements de 15 000 $ qui ont été versés à l'ancien commissaire (en mai 2002 et en avril 2003) n'étaient ni accompagnés de pièces justificatives ni consentis conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les avances permanentes, nous croyons que ces paiements étaient inappropriés, ce qui contrevient à l'article 26 et à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Conformément à l'article 12 de la Loi sur le vérificateur général, nous avons informé de hauts fonctionnaires du gouvernement de cette situation et nous avons saisi la Gendarmerie royale du Canada de cette affaire.

97. Au moment de la vérification, le deuxième paiement de 15 000 $ versé à l'ancien commissaire n'était toujours pas réglé et il doit être recouvré.

Encaissement inapproprié de crédits de congés annuels

98. Notre vérification nous a permis de relever de graves problèmes en ce qui touche la déclaration des congés annuels et l'encaissement des crédits de congés annuels par la plupart des cadres du Commissariat. L'ancien commissaire et six cadres n'ont pas communiqué aux Ressources humaines du Commissariat les journées de vacances qu'ils avaient prises et, dans certains cas, ont demandé par la suite le paiement de ces congés annuels. Il s'ensuit que l'ancien commissaire et trois des cadres ont reçu des sommes substantielles auxquelles ils n'avaient pas droit.

99. La politique du Conseil du Trésor encourage fortement les employés à prendre leurs congés annuels. Elle permet toutefois aux cadres et aux employés qui n'ont pas pris tous leurs congés annuels d'encaisser les crédits accumulés. La politique permet aussi l'octroi de congés payés spéciaux, qui doit être approuvé par l'administrateur général.

100. Le Commissariat avait un système de compte rendu des présences et des congés qui fournissait à chaque employé un état annuel l'informant des crédits accumulés, des congés pris et du solde des congés. Les employés étaient tenus de certifier l'exactitude de l'état des congés. À une exception près, nous n'avons trouvé aucune preuve, dans les dossiers des cadres, de l'octroi de congés payés spéciaux.

101. Nous avons constaté, lors de notre vérification, que le directeur exécutif du Commissariat a pris plusieurs semaines de vacances chaque année, mais depuis avril 1998, il n'a communiqué aux Ressources humaines aucun des congés annuels qu'il a pris. Nous avons établi que d'août 2000 à septembre 2002, le directeur exécutif a encaissé les soldes de ses crédits de congés annuels à quatre occasions différentes et reçu des paiements totalisant approximativement 45 000 $.

102. Nous avons aussi établi que le directeur exécutif a encaissé ses soldes de crédits de congés annuels à six occasions de 1993 à 1999 pour lesquels nous n'avons trouvé aucune justification.

103. De plus, nous avons identifié trois autres cadres qui n'ont pas signalé correctement les congés annuels pris, et dont les soldes de crédits de congés annuels sont erronés. La gestion inadéquate des congés annuels était répandue au sein de la direction depuis de nombreuses années, avant même la nomination de l'ancien commissaire.

104. Notre examen a révélé que l'ancien commissaire prenait chaque année plusieurs semaines de vacances mais qu'il ne déclarait jamais ces journées de congé aux Ressources humaines du Commissariat. Nous avons constaté que les soldes de ses crédits de congés annuels ne reflétaient pas les journées de congé qu'il avait prises. L'ancien commissaire nous a dit que les congés annuels qu'il avait pris avaient servi à compenser le nombre excessif d'heures travaillées et que ce n'étaient donc pas des congés annuels. Nous n'avons pas trouvé de preuves que les demandes de congés payés spéciaux avaient été soumises.

105. L'ancien commissaire a encaissé régulièrement tous ses soldes de crédits de congés annuels. Dans un cas, il a encaissé des crédits de congés annuels avant de les avoir acquis — congés auxquels il n'avait donc pas droit. De juin 2001 à mai 2003, l'ancien commissaire a encaissé des soldes de crédits de congés annuels à six reprises, recevant des paiements d'environ 56 000 $ au total. À notre avis, cette pratique n'était pas justifiée et, par conséquent, ces paiements étaient inappropriés.

106. Conformément à l'article 12 de la Loi sur le vérificateur général, nous avons informé de hauts fonctionnaires du gouvernement de ces encaissements inappropriés de crédits de congés annuels et nous avons saisi la Gendarmerie royale du Canada de cette affaire.

Non-conformité aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu

107. Le service des finances d'un ministère ou d'un organisme gouvernemental a la responsabilité de veiller à ce que l'organisation se conforme à la Loi de l'impôt sur le revenu. Il doit notamment s'assurer que les avantages imposables, comme le logement et l'allocation de voiture, sont déclarés et que les retenues d'impôt sont effectuées et acheminées à l'Agence des douanes et du revenu du Canada.

108. Lors de notre vérification des exercices de 2001 et de 2002, nous avons relevé un certain nombre de cas où le Commissariat a, à notre avis, contrevenu aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu. Plus précisément, il a omis de déclarer certains avantages imposables; de plus, il n'a effectué ni retenue ni remise d'impôt sur ces avantages à l'Agence des douanes et du revenu du Canada.

109. Suivant notre recommandation, le Commissariat a indiqué qu'il demandera à l'Agence des douanes et du revenu du Canada de revoir le traitement fiscal de ces éléments.

Falsification intentionnelle de l'information financière communiquée

110. Chaque année, toutes les organisations fédérales doivent soumettre leurs états financiers, qui sont éventuellement intégrés aux Comptes publics du Canada déposés au Parlement. Les organisations doivent préparer ces états selon les conventions comptables énoncées du gouvernement; ces conventions sont contenues dans les directives du receveur général et les lignes directrices du Conseil du Trésor. Ces états financiers doivent présenter la situation financière de l'organisation à la fin de l'exercice et le détail de ses dépenses. De plus, les états doivent présenter l'information de manière complète, exacte et fidèle.

111. Nous avons constaté que malgré ces exigences, les responsables de la préparation des états financiers de l'exercice se terminant le 31 mars 2003 du Commissariat, soit le directeur des services financiers, le chef du personnel et le directeur exécutif, ont sciemment omis des créditeurs à la fin de l'exercice d'environ 234 000 $. Les états financiers falsifiés ont été soumis en juin 2003.

112. Cette omission a induit le Parlement en erreur parce qu'elle donnait l'impression que le Commissariat n'avait dépensé que les montants autorisés par le Parlement pour l'exercice 2002-2003. Le directeur des services financiers nous a dit que la stratégie consistant à reporter ces passifs au nouvel exercice risquait peu d'être découverte, car les états financiers pour les comptes publics n'avaient pas été vérifiés depuis longtemps. Nous avons constaté cette lacune au cours de notre vérification et l'avons portée à l'attention du commissaire à la protection de la vie privée par intérim, qui a veillé à ce que des mesures correctives soient prises sur-le-champ.

113. L'ancien commissaire nous a dit qu'il ne savait pas que les états financiers avaient été falsifiés.

Les agents financiers ne se sont pas acquittés de leurs responsabilités

114. Dans toute organisation, les agents financiers supérieurs ont une responsabilité claire en ce qui concerne l'établissement et la tenue de comptes et de registres comptables adéquats. Il leur incombe de veiller à ce que les opérations financières soient effectuées avec prudence et probité et qu'elles soient comptabilisées complètement et exactement, en conformité avec les conventions comptables et les directives du gouvernement. Ils sont aussi tenus de veiller à ce que les états financiers de l'organisation soient présentés fidèlement.

115. Vu la défaillance des contrôles financiers de base, les violations de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'information financière falsifiée communiquée, nous avons conclu que les agents financiers du Commissariat, soit le chef du personnel et le directeur des services financiers, ne se sont pas acquittés de leurs responsabilités les plus fondamentales.

Voyages et accueil

116. Le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires a entendu des témoignages portant sur les importantes dépenses rattachées au poste du budget de voyage et d'accueil de l'ancien commissaire à la protection de la vie privée. Le Comité a été informé des multiples voyages à l'étranger de l'ancien commissaire et de sa directrice générale principale. Il a aussi recueilli de l'information sur les demandes de remboursement de frais d'accueil de l'ancien commissaire et sur ses déjeuners en compagnie de ses collègues. Le Comité a demandé à la vérificatrice générale d'examiner tous ces éléments et, en particulier, d'« examiner de plus près la question afin de savoir si le commissaire a exercé une saine gestion des deniers publics » en ce qui a trait à ses frais de voyage et d'accueil.

117. Nous avons examiné tous les voyages à l'étranger effectués entre le 1^er  septembre 2000 et le 31 mars 2003 et un échantillon des voyages effectués au pays au cours de deux périodes de six mois, une en 2001-2002 et l'autre, en 2002-2003. Nous avons vérifié les frais de voyage de l'ancien commissaire, des cadres et d'autres employés du Commissariat. Nous avons aussi vérifié les frais d'accueil au cours des exercices 2001-2002 et 2002-2003. La pièce 5 donne le total des frais de voyage et la pièce 6, le total des frais d'accueil.

On a systématiquement négligé de tenir compte des politiques sur les voyages

118. La Loi sur la protection des renseignements personnels indique que le commissaire à la protection de la vie privée « a droit aux frais de déplacement et de séjour entraînés par l'exercice des fonctions... ». Étant donné que le concept de « caractère raisonnable » n'est pas défini dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous nous sommes référés à la politique du Conseil du Trésor pour vérifier si ces dépenses étaient raisonnables.

119. Les politiques sur les voyages du Conseil du Trésor précisent ce qui suit :

• La norme de base devrait être le confort et la commodité, sans tomber dans l'excès.
• Les frais de voyage doivent pouvoir résister à l'examen le plus minutieux.
• Les personnes des niveaux 8 à 11 nommées par le gouverneur en conseil peuvent, à leur discrétion, voyager en classe affaires, mais doivent effectuer leurs réservations par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement. Les cadres, les personnes nommées par le gouverneur en conseil et les administrateurs généraux s'arrangeront pour réduire l'utilisation des voyages en classe affaires.
• Les administrateurs généraux peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées aux logements commerciaux choisis ainsi qu'aux repas et faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, mais doivent présenter des reçus afférents. Les dépenses ne doivent pas inclure l'alcool.
• Le pouvoir discrétionnaire doit être exercé avec prudence et probité, en gardant à l'esprit le fait que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État.

120. Notre examen des voyages au pays et à l'étranger a montré que l'ancien commissaire à la protection de la vie privée et la directrice générale principale ont à maintes reprises omis de suivre les politiques et les lignes directrices sur les voyages du Conseil du Trésor. Des cadres de direction nous ont dit que l'ancien commissaire avait été mis au courant des politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor et qu'il les connaissait. La directrice générale principale et le personnel nous ont indiqué que l'ancien commissaire donnait toutes les directives concernant les dates et les modes de déplacement ainsi que les réservations de restaurant. La directrice générale principale nous a expliqué qu'elle voyageait en se conformant aux directives de l'ancien commissaire et qu'elle croyait que ce dernier avait le pouvoir discrétionnaire de déroger aux politiques sur les voyages du Conseil du Trésor.

121. L'ancien commissaire nous a dit que ni ses cadres ni son personnel ne l'avaient informé au sujet des politiques sur les voyages du Conseil du Trésor et qu'ils ne lui avaient pas fait remarquer non plus qu'il dérogeait aux politiques. L'ancien commissaire a toutefois reconnu avoir reçu un exemplaire du guide pour les dirigeants d'organismes. Les lignes directrices du guide en ce qui a trait aux voyages se trouvent à la pièce 7.

122. Nous avons examiné les demandes de remboursement de frais de voyage de 6 autres cadres du Commissariat, soit des demandes couvrant 21 voyages. En général, ces cadres ont voyagé en classe économique, ont loué des chambres d'hôtel à des prix raisonnables et n'ont réclamé que les montants admissibles pour les repas et les autres dépenses.

123. Nous avons examiné les demandes de remboursement de 30 autres employés, soit des demandes couvrant 100 voyages. Leurs demandes de remboursement étaient conformes aux politiques et lignes directrices sur les voyages. En effet, ils avaient eux aussi voyagé en classe économique, loué des chambres d'hôtel à des prix raisonnables et réclamé les montants admissibles pour les repas.

124. La Politique sur les services communs du Conseil du Trésor exige que les fonctionnaires fassent appel au Service des voyages du gouvernement pour organiser leurs voyages. Cela comprend les réservations et l'émission de billets de transport aérien et ferroviaire, les réservations d'hôtel, la location de voiture, les services de conseillers en voyage, la préparation des itinéraires de voyage et une assurance vol gratuite. Le Service des voyages du gouvernement a pour objectifs d'accroître de manière efficiente la sécurité et le bien-être des employés qui voyagent, de réduire les coûts et d'offrir des économies d'échelle. Cependant, l'ancien commissaire à la protection de la vie privée et la directrice générale principale faisaient eux-mêmes leurs réservations en communiquant directement avec les transporteurs aériens et les hôtels. En agissant de la sorte, il se peut qu'ils n'aient pas bénéficié de tarifs aussi bas que ceux offerts par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement.

125. Les réservations de voyage de l'ancien commissaire se faisaient habituellement à la dernière minute, même si son calendrier de voyage était connu plusieurs semaines ou plusieurs mois à l'avance. Il n'a pas profité des tarifs aériens réduits offerts à ceux qui réservent une ou plusieurs semaines à l'avance.

Les frais de voyage ne répondaient pas au critère du caractère raisonnable

126. L'ancien commissaire et la directrice générale principale voyageaient en classe affaires dans la mesure du possible, même pour les vols intérieurs de courte durée. Tous deux descendaient presque toujours dans des hôtels de luxe et mangeaient dans des restaurants dispendieux.

127. Les frais d'hôtel de l'ancien commissaire et de la directrice générale principale excédaient habituellement les tarifs publiés dans les lignes directrices et auxquels ont droit les fonctionnaires. Nous avons déterminé que dans quelque 80 p. 100 de leurs voyages au pays, ils ont dépassé de 70 p. 100 en moyenne la limite établie dans les lignes directrices sur le logement du Conseil du Trésor. Dans 60 p. 100 de leurs voyages à l'étranger, ils ont également dépassé la limite établie dans les lignes directrices de 50 p. 100 en moyenne. Par exemple, à l'occasion d'un voyage à Londres, en Angleterre, l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont dépensé chacun plus de 500 $ la nuit en logement à l'hôtel, et ce, durant trois nuits. Aucune de leurs demandes de remboursement de frais de voyage ne comportait de documentation justifiant le dépassement des limites établies dans les lignes directrices, bien qu'une telle justification soit requise en vertu des politiques du Conseil du Trésor.

128. Nous avons aussi constaté que deux chambres d'hôtel, à 330 $ la nuit chacune, avaient été réservées à Washington, D.C., pour deux nuits. Bien que ces chambres d'hôtel aient été payées, elles n'ont pas été utilisées la première nuit; la deuxième journée, elles ont été utilisées, selon l'ancien commissaire, uniquement comme endroit où se « rafraîchir » après un vol de deux heures et faire des appels téléphoniques.

129. Les frais de repas pris au cours des voyages, qui étaient inclus dans les demandes de remboursement, étaient habituellement supérieurs aux limites établies dans les lignes directrices du Conseil du Trésor. Pour les voyages au pays et à l'étranger, nous avons constaté que les dépenses pour les repas dépassaient les limites établies dans les lignes directrices et ce, plus de 60 p. 100 du temps. À titre d'exemples de dépenses déraisonnables à cet égard, mentionnons un déjeuner pour deux qui a coûté plus de 300 $ à Londres, et deux petits déjeuners pour deux qui ont coûté l'un, plus de 100 $ à Hawaii et l'autre, 100 $ à Londres. À trois reprises, soit à Hawaii, à Bruxelles et à Londres, l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont dépensé plus de 550 $ par jour en repas pour deux.

130. Les frais de repas lors des voyages ne doivent pas inclure l'alcool. Nous avons calculé qu'au cours de l'ensemble des voyages à l'étranger de l'ancien commissaire, plus de 31 000 $ ont été dépensés en repas et boissons. En tenant compte du fait que les indemnités de repas du Conseil du Trésor pour les voyages à l'étranger varient selon les villes, afin de refléter le coût de la vie à ces endroits, nous avons estimé à environ 14 000 $ le montant total des demandes de remboursement auquel des fonctionnaires ayant suivi les mêmes itinéraires auraient eu droit. Utilisant son « pouvoir discrétionnaire », l'ancien commissaire a donc dépensé quelque 17 000 $ de plus en repas et boissons à l'étranger — soit au total plus de deux fois le montant établi dans les lignes directrices (voir la pièce 8). À notre avis, il s'agit là d'un abus du pouvoir discrétionnaire accordé à un administrateur général.

131. Nous avons constaté des abus liés au transport. Ainsi, même si l'ancien commissaire avait un véhicule du gouvernement à sa disposition depuis la date de sa nomination et, à partir de décembre 2002, un chauffeur, nous avons relevé l'utilisation de services de limousine coûteux. Ainsi, il a utilisé à trois reprises des services de limousine pour se déplacer d'Ottawa à l'aéroport de Montréal, au coût d'environ 800 $ le voyage aller-retour. Nous avons aussi relevé un usage excessif de taxis au cours de nombreux voyages à l'étranger. En outre, il y avait peu de pièces justificatives concernant cette utilisation. Par exemple, au cours d'un voyage de 11 jours à Londres, en Angleterre, et à Cardiff, au pays de Galles, l'ancien commissaire a utilisé 52 taxis, pour un coût total d'environ 1 500 $. D'après notre examen de l'itinéraire de son voyage d'affaires, cette dépense était non justifiée.

132. Nous avons relevé d'autres demandes de remboursement de frais de voyage qui ne semblaient pas raisonnables. Nous avons constaté que l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont fait des demandes de remboursement de frais pour de nombreux jours de voyage à l'étranger durant lesquels aucune activité professionnelle internationale n'avait eu lieu.

133. Sur les 17 voyages à l'étranger que nous avons vérifiés, nous avons relevé 58 journées où des activités professionnelles internationales pouvaient avoir lieu. Or, il n'y a d'éléments de preuve que de telles activités ont eu lieu que pour 33 de ces journées; aucune activité internationale n'a été cernée pour les 25 autres jours — soit plus de 40 p. 100 des journées ouvertes. L'ancien commissaire nous a dit qu'il planifiait ses voyages d'affaires à l'étranger de manière à avoir du temps pour des réunions imprévues avec des représentants des médias ou d'autres parties intéressées. Il nous a expliqué que cela donnait aussi à son personnel au Canada la possibilité d'inscrire à son agenda des réunions internationales pendant qu'il était à l'étranger.

134. Nous avons calculé les frais engagés pendant ces journées sans aucune activité professionnelle internationale et établi que plus de 32 000 $ ont été dépensés en frais d'hôtel, de repas et de taxis ainsi qu'en frais divers. Notre analyse des voyages à l'étranger est présentée à la pièce 9.

135. La directrice générale principale nous a informés que le calendrier organisé par l'ancien commissaire, comportant un nombre excessif de jours sans activité professionnelle internationale planifiée ou organisée, avait constitué pour elle une source de préoccupation et que cette situation l'avait mise mal à l'aise. Elle lui en avait parlé et il lui a répondu qu'il avait le pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne l'organisation des voyages à l'étranger. Elle nous a déclaré qu'elle croyait qu'en tant qu'administrateur général, il avait ce pouvoir et qu'elle avait voyagé selon ses directives.

136. L'ancien commissaire et la directrice générale principale ont signé leurs demandes de remboursement de frais de voyage, certifiant ainsi que les sommes réclamées avaient été dépensées pendant des voyages d'affaires autorisés pour le compte du gouvernement.

137. À notre avis, les voyages d'affaires à l'étranger devraient être planifiés et se dérouler de manière à optimiser le temps passé en dehors du pays. Nous n'avons pu trouver aucun motif raisonnable pour justifier que l'ancien commissaire passe de si nombreux jours à l'étranger sans qu'aucune activité professionnelle internationale ne soit prévue. En revanche, la durée des voyages au pays se limitait au temps requis pour les activités prévues.

La valeur reçue en contrepartie des frais de voyage était douteuse

138. Nous avons examiné les voyages au pays et à l'étranger de l'ancien commissaire afin d'en déterminer la valeur pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les contribuables canadiens. L'ancien commissaire était accompagné de la directrice générale principale lors de ses 17 voyages à l'étranger et lors de la plupart de ses voyages au pays. Lorsque nous lui avons demandé pourquoi il ne voyageait qu'avec la directrice générale principale, il nous a répondu qu'aucun autre membre de son personnel n'aurait réellement tiré profit de ces voyages.

139. Nous avons constaté qu'au cours de nombreux voyages de l'ancien commissaire et de la directrice générale principale, un minimum d'activités professionnelles ont eu lieu. C'était surtout le cas lors des voyages à l'étranger. En outre, lorsque l'ancien commissaire devait prononcer une allocution à l'occasion de conférences, au pays ou à l'étranger, il arrivait juste avant l'heure prévue pour son allocution et quittait peu de temps après. Il consacrait le moins de temps possible à la constitution de réseaux et ne mangeait habituellement pas avec les autres délégués ni ne logeait à l'hôtel où la conférence avait lieu. Il était rarement présent pendant toute la durée des conférences.

140. Il est ressorti de notre examen des voyages à l'étranger qu'à de nombreuses reprises, les activités professionnelles au cours d'une journée se limitaient à une seule brève réunion ou à quelques réunions de quelques heures.

141. Nous avons appris que l'information obtenue au cours de ces voyages n'était habituellement pas communiquée aux cadres ou aux employés du Commissariat. Cette information était tenue confidentielle et ne servait qu'à l'ancien commissaire. Celui-ci nous a indiqué que l'information lui avait été utile, qu'elle avait pour but de lui être utile et que les personnes qui pouvaient lui être utiles en ayant cette information l'avaient reçue.

142. À notre avis, la valeur reçue par le Commissariat et les contribuables canadiens en contrepartie de ces dépenses était douteuse.

143. L'ancien commissaire a touché des avances de voyage non nécessaires. L'ancien commissaire et la directrice générale principale demandaient habituellement des avances de voyage pour les billets d'avion et les frais d'hôtel de leurs voyages au pays et à l'étranger. L'ancien commissaire a aussi reçu des avances pour les voyages qu'il effectuait à sa résidence de Toronto durant les fins de semaine. De septembre 2000 à juin 2003, il a touché 38 avances de voyage totalisant 184 000 $, ce qui représente 60 p. 100 de toutes les avances de voyage émises par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Pour sa part, la directrice générale principale a touché 17 avances de voyage totalisant 110 000 $, ce qui représente 36 p. 100 de toutes les avances consenties.

144. Les avances de voyage reçues par l'ancien commissaire et la directrice générale principale auraient pu être beaucoup moins élevées si ces derniers avaient suivi la politique sur les voyages du Conseil du Trésor stipulant qu'il faut faire appel au Service des voyages du gouvernement pour réserver des billets d'avion. Le Service aurait acheté les billets d'avion et facturé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ce qui aurait permis d'éliminer la plupart des montants consentis au titre d'avances de voyage.

145. Nous avons établi que l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont touché environ 130 000 $ et 75 000 $ respectivement en avances de voyage non nécessaires pour les billets d'avion seulement. En outre, comme ils ont tous deux payé leurs billets d'avion et leurs chambres d'hôtel avec leur carte de crédit qui leur donnait jusqu'à 60 jours pour payer, il n'était pas nécessaire que ces frais soient inclus dans les avances de voyage émises. Par conséquent, nous sommes d'avis que la plupart des avances demandées par l'ancien commissaire et la directrice générale principale pour les billets d'avion et les frais d'hôtel étaient non nécessaires.

146. Les avances de voyage étaient habituellement émises longtemps avant que ce soit nécessaire. Environ 70 p. 100 des avances ont été émises plus d'une semaine avant la date de départ, et 20 p. 100, plus de trois semaines à l'avance. De plus, les avances étaient toujours émises sous forme de chèque prioritaire, entraînant des démarches et des frais de services de messagerie supplémentaires.

Les frais de voyage vers le domicile étaient excessifs

147. Les conditions de nomination de l'ancien commissaire prévoyaient notamment qu'on lui rembourse, durant un an au maximum, les frais engagés pour voyager une fois par semaine entre ses résidences de Toronto et d'Ottawa. Il avait également reçu une allocation mensuelle de double résidence de 1 200 $, déduction faite de l'impôt sur le revenu des particuliers. Le gouverneur en conseil a prorogé ces avantages pour un an et ensuite pour une troisième année. Le coût de ces avantages pour les deux années supplémentaires s'est chiffré à environ 85 000 $.

148. L'ancien commissaire se rendait toujours à sa résidence de Toronto en classe affaires. Étant donné que le tarif de classe affaires pour les voyages en avion est d'environ 30 p. 100 supérieur au tarif de classe économique, ces voyages à Toronto représentent à peu près 20 000 $ en frais supplémentaires. De surcroît, nous avons constaté que l'ancien commissaire réservait généralement ses vols à destination de Toronto (et ses autres voyages en avion) à la dernière minute. Il n'a donc pas profité des tarifs réduits offerts pour les réservations à l'avance.

On n'a pas tenu compte de la politique sur l'accueil

149. L'accueil au gouvernement fédéral est une activité pendant laquelle on offre des boissons, des repas et parfois un divertissement aux invités des ministères et des organismes fédéraux. La politique sur l'accueil du Conseil du Trésor vise à assurer que les activités d'accueil sont offertes de façon économique, uniforme et adéquate lorsque cela peut faciliter la conduite des affaires du gouvernement. Les activités d'accueil peuvent aussi être organisées par courtoisie ou être offertes aux employés qui participent à des séances de travail se prolongeant pendant les heures de repas ou après les heures normales de travail. Elles ne devraient pas être offertes lors de réunions entre collègues qui travaillent régulièrement ensemble.

150. L'ancien commissaire et certains de ses cadres de direction ont régulièrement omis de tenir compte de la politique sur l'accueil lors du choix des bénéficiaires des activités d'accueil. On nous a mentionné que certains des cadres de direction avaient avisé l'ancien commissaire que l'organisation d'activités d'accueil à maintes reprises pour les cadres du Commissariat était contraire à l'esprit de la politique.

151. Sur les demandes de remboursement de frais d'accueil comportant suffisamment d'information, nous avons établi qu'un grand nombre se rapportaient à des déjeuners et des dîners au restaurant auxquels assistaient l'ancien commissaire, sa directrice générale principale ou son chef du personnel — soit environ 47 p. 100 de ces demandes de remboursement en 2001-2002 pour un total de 3 900 $, et 33 p. 100 en 2002-2003, pour un total de 3 200 $. Nous n'avons trouvé aucun dossier étayant la façon dont ces dépenses avaient contribué à l'atteinte des objectifs du Commissariat. Nous avons également remarqué que pour la période couvrant les deux exercices, environ 50 p. 100 des demandes de remboursement de frais d'accueil que nous avons examinées visaient des cadres et d'autres employés du Commissariat. C'est l'ancien commissaire qui a approuvé presque toutes les demandes de remboursement de frais d'accueil (voir la pièce 10).

152. Selon la politique du Conseil du Trésor, le montant moyen établi pour des frais d'accueil de déjeuner correspond au double de celui établi pour les indemnités de repas de base. Dans des circonstances exceptionnelles, le montant accordé peut aller jusqu'à trois fois et demie celui de l'indemnité de repas de base. Notre analyse montre qu'au cours des deux années couvertes, les demandes de remboursement pour frais d'accueil ont dépassé dans 85 p. 100 des cas le montant moyen établi par le Conseil du Trésor et ont dépassé dans 48 p. 100 des cas le montant établi pour circonstances exceptionnelles.

153. Certains cadres de direction nous ont mentionné qu'ils avaient prévenu l'ancien commissaire que la tenue fréquente d'activités d'accueil correspondant à des déjeuners avec des cadres de direction du Commissariat ne leur semblait pas appropriée. Toutefois, ils lui ont aussi dit qu'il avait un pouvoir discrétionnaire pour la tenue d'activités d'accueil. L'ancien commissaire a confirmé qu'il avait reçu ces avis.

154. À notre avis, en utilisant son pouvoir discrétionnaire pour déroger à la politique sur l'accueil, l'ancien commissaire n'a pas fait preuve d'un jugement sûr et éclairé. Nous pensons que ce comportement ne reflétait pas la prudence qui est de mise.

L'optimisation des ressources affectées à l'accueil était douteuse

155. Le Comité permanent a demandé « ce que la vérificatrice générale pense des additions pour des déjeuners s'élevant à des centaines de dollars, en tenant compte de l'optimisation des ressources ».

156. Notre vérification des dossiers a montré que la valeur obtenue en contrepartie des sommes dépensées pour des déjeuners ou des dîners-réunions de l'ancien commissaire, de la directrice générale principale et du chef du personnel était douteuse. Nous n'avons trouvé aucune documentation étayant que des décisions aient découlé de ces réunions ou indiquant une contribution quelconque à l'atteinte des objectifs du Commissariat.

157. Nous avons examiné les agendas quotidiens de ces trois membres de la direction et nous avons constaté que, selon ces agendas, ils avaient amplement le temps de tenir leurs réunions pendant les heures normales de bureau. Par conséquent, rien ne semble justifier les fréquentes réunions tenues par ces trois personnes pendant le déjeuner ou le dîner.

Absence de contrôles financiers en ce qui a trait aux frais de voyage et aux frais d'accueil

158. Les frais de voyage et d'accueil de l'ancien commissaire et de sa directrice générale principale n'ont pas été examinés de façon appropriée en raison de la défaillance des pratiques de gestion financière au Commissariat. L'ancien commissaire approuvait ses propres demandes de remboursement de frais de voyage, une pratique inappropriée. C'est un cadre de direction qui aurait dû approuver les frais de voyage et d'accueil.

159. Les demandes de remboursement soumises par l'ancien commissaire et la directrice générale principale ont été presque toujours traitées et remboursées selon les montants indiqués. Nous avons constaté qu'en conséquence, des frais non admissibles et des demandes de remboursement en double pour des repas et des billets d'avion ont été remboursés. Les membres du personnel nous ont dit qu'ils avaient fait l'objet d'intimidations et qu'ils n'auraient mis en doute quoi que ce soit qui était soumis ou approuvé par l'ancien commissaire.

160. De plus, nous avons observé qu'à au moins 15 reprises, l'ancien commissaire a soumis des demandes de remboursement supplémentaires pour d'autres frais de voyage et d'accueil. Ces demandes supplémentaires étaient soumises plusieurs mois — voire plus d'un an — après la date où les frais avaient été engagés. Elles étaient seulement étayées de copies des relevés mensuels de la carte de crédit de l'ancien commissaire, ce qui ne donnait pas une information suffisante.

161. Nous avons analysé les dépenses classées comme des frais d'accueil dans deux des plus importantes demandes de remboursement supplémentaires. La première est une note de service envoyée en novembre 2001, qui a trait à des dépenses d'environ 5 500 $ remontant à mars 2001. Cette note de service demandait le remboursement d'environ 2 900 $ pour 34 dépenses classées comme frais d'accueil et le remboursement d'environ 2 600 $ pour 13 dépenses classées comme frais de voyage.

162. La deuxième demande de remboursement supplémentaire est une note de service envoyée en mai 2002, portant sur des dépenses d'environ 4 600 $ remontant à décembre 2000, soit environ 3 900 $ pour 37 dépenses classées comme frais d'accueil et environ 700 $ pour 12 dépenses classées comme frais de voyage.

163. Les demandes ne fournissaient aucun détail sur les bénéficiaires des activités d'accueil ni sur les activités professionnelles ayant eu lieu. Nous avons examiné les agendas de l'ancien commissaire pour déterminer si le Commissariat avait tenu des activités professionnelles pendant le déjeuner et le dîner ces jours-là. Dans le cas de 59 activités, au cours desquelles des dépenses de plus de 6 000 $ ont été engagées, nous n'avons trouvé aucune preuve d'activités professionnelles. De ces 59 activités, 26 ont eu lieu à Toronto alors que l'ancien commissaire se trouvait chez lui. À notre avis, en l'absence de tout élément de preuve que ces dépenses pour activités d'accueil ont facilité la conduite des affaires de l'État, elles n'auraient pas dû être remboursées; par conséquent, les montants devraient être recouvrés.

Abus du pouvoir discrétionnaire

164. Selon nous, l'ancien commissaire a systématiquement omis de tenir compte des politiques et des lignes directrices du Conseil du Trésor sur les voyages et l'accueil, et ne les a pas suivies. Il a dépensé des fonds de manière déraisonnable et extravagante, sans égard aux principes de prudence et de probité. Nous sommes d'avis que les dépenses engagées par l'ancien commissaire pour les voyages et l'accueil n'étaient pas compatibles avec la responsabilité qu'ont les titulaires de charge publique de faire preuve d'un jugement sûr et éclairé et d'adopter un comportement pouvant résister à l'examen le plus minutieux du public.

Passation de contrats

165. Les faiblesses de la gestion de la passation des contrats illustrent elles aussi la défaillance du cadre de contrôle de gestion du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous avons vérifié si les contrats avaient été octroyés et gérés en conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques et les règlements et politiques en matière de passation de contrats du gouvernement, et avec la prudence et la probité voulues.

166. La passation de contrats dans un ministère ou un organisme est régie par deux principes fondamentaux : l'appel d'offres ouvert et l'optimisation des ressources. Nous avons constaté que le Commissariat a contourné ces deux principes ainsi que les règlements en matière de passation de contrats du gouvernement.

L'attribution de contrats à fournisseur exclusif a permis d'éviter la concurrence

167. L'attribution d'un contrat à fournisseur exclusif revient à accorder un contrat sans qu'il y ait concurrence. De tels contrats sont autorisés à condition que leur valeur ne dépasse pas 25 000 $, taxes comprises. Le recours aux contrats à fournisseur exclusif est également permis dans d'autres circonstances, indiquées à la pièce 11. Dans la plupart des cas, toutefois, les procédures standards de passation de contrats exigent de suivre le processus consistant à inviter des fournisseurs potentiels à soumissionner afin d'assurer que l'organisation obtient un bon rendement de ses activités de passation de contrats. Dans notre vérification, nous avons mis l'accent sur les contrats de services professionnels.

168. Il a été difficile de sélectionner un échantillon de contrats aux fins de vérification parce que le Commissariat ne pouvait fournir la liste de tous les contrats octroyés au cours des trois dernières années. Nous avons toutefois examiné 78 contrats et protocoles d'entente, dont le montant total se chiffre à environ 2 millions de dollars, qui ont été octroyés sans appels d'offres. Bon nombre d'entre eux ont été modifiés ultérieurement, de sorte que la valeur dépassait nettement 25 000 $ - le montant maximal permis pour un contrat à fournisseur exclusif. Il s'agissait surtout de contrats de services professionnels.

169. Dans les dossiers de contrats que nous avons examinés, nous avons relevé plusieurs cas d'attribution de contrats à fournisseur exclusif et de fractionnement de contrats, ce qui a eu pour résultat d'éviter les appels d'offres. En particulier, nous avons constaté que pratiquement tous les contrats de services professionnels du Commissariat ont été attribués à un fournisseur exclusif; 50 p. 100 d'entre eux étaient établis au montant de 25 000 $.

170. Nous avons également constaté que le Commissariat avait passé des contrats par l'intermédiaire de sociétés et d'un organisme gouvernemental afin de retenir les services à long terme de personnes précises. Certaines personnes avaient travaillé presque à temps plein pour le Commissariat en vertu d'un contrat, soit avant d'être engagées ou pour exécuter certains travaux jusqu'à ce que le Commissariat puisse engager quelqu'un d'autre (voir la pièce 12). De tels arrangements contreviennent aux règlements sur les contrats du Conseil du Trésor.

Les contrôles de la gestion des contrats manquaient de rigueur

171. Nous avons constaté que la gestion des contrats comportait des lacunes et que les contrôles des activités de passation des contrats étaient inefficaces ou inexistants. Une bonne gestion s'avère importante pour garantir que les contrats satisfont aux exigences de base des politiques en matière de passation de contrats du gouvernement. Pour l'essentiel, ces politiques ont été conçues de façon à s'assurer que les biens et les services offerts aux termes des contrats répondent aux besoins du gouvernement et sont fournis à un prix approprié.

172. Nous avons constaté que le Commissariat n'avait pas de procédures officielles de contrôle des contrats. La responsabilité pour ce qui est de négocier, d'approuver et de surveiller les contrats n'avait pas été clairement définie. La séparation des tâches était inexistante : la même personne négociait et approuvait le contrat, le modifiait lorsqu'il y avait dépassement de coûts et certifiait que l'entrepreneur avait bien fourni les services prévus. C'est sur la base de cette certification que les factures étaient traitées aux fins de paiement. Nous avons observé des cas où le personnel avait approuvé des contrats au nom du commissaire, même s'il n'avait pas de délégation de pouvoir à cet effet. Dans le cas d'autres contrats, les paiements étaient supérieurs aux limites prévues sans qu'il y ait eu modification de ces contrats. Une telle situation jette le doute sur les contrôles financiers du Commissariat concernant ses engagements.

173. À titre d'exemple, le Commissariat a retenu les services de cabinets d'avocats en produisant à cette fin des lettres au lieu de contrats standards. Les lettres ne précisaient pas certains éléments clés comme les limites s'appliquant aux honoraires, les taux horaires pour le personnel de niveau supérieur et de niveau débutant, ou encore les travaux particuliers à exécuter. Dans certains cas, les factures comportaient des frais de voyage; toutefois, les reçus correspondant à ces frais engagés n'étaient pas donnés au Commissariat.

174. Nous avons également observé que le chef du personnel de l'ancien commissaire a approuvé certaines factures même s'il n'avait pas la délégation de signature en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Nous n'avons pu déterminer quelles procédures il avait appliquées pour s'assurer que les services fournis étaient bien ceux que le Commissariat avait demandés.

175. Le Commissariat a établi une liste de contrôle des contrats qui devait être produite pour tous les contrats. Cette liste de contrôle visait à garantir, entre autres, que les contrats étaient légaux, que les autorisations de sécurité étaient adéquates et que des fonds étaient disponibles et engagés. Nous avons constaté que l'utilité de cette liste de contrôle était toutefois douteuse, puisqu'elle était habituellement produite après la signature du contrat — parfois plusieurs mois plus tard et, dans certains cas, après la fin des travaux prévus au contrat. Cette lacune a eu pour conséquence que les engagements étaient consignés dans les systèmes financiers une fois que les travaux étaient terminés. Cela a contribué au fait que les dépenses du Commissariat ont dépassé le crédit qui lui était affecté.

176. Nous avons aussi constaté qu'en raison de l'absence de procédures en bonne et due forme, personne au Commissariat n'avait une connaissance de tous les contrats qui avaient été établis ou des modifications subséquentes apportées à ces contrats. L'agent de négociation des contrats, qui avait aussi d'autres responsabilités administratives, ne recevait pas copie de tous les contrats ni des modifications. Le Commissariat se trouvait donc dans l'impossibilité de renseigner le Secrétariat du Conseil du Trésor sur le nombre exact, la nature et la valeur des contrats accordés et des modifications apportées. Or, tous les ministères et organismes sont tenus de communiquer cette information chaque année, aux fins de reddition de comptes.

La valeur reçue en contrepartie des sommes dépensées pour certains contrats ne peut être déterminée

177. Étant donné que les pratiques de base de gestion des contrats étaient à peu près inexistantes au Commissariat, on ne voit pas toujours clairement si celui-ci avait vraiment obtenu une valeur adéquate de ses contrats. Dans certains cas, les employés qui avaient reçu la délégation de signature en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques étaient incapables de fournir la preuve que le produit avait été livré aux termes du contrat.

178. Les contrats de services de traduction ont aussi soulevé des questions quant à l'optimisation des ressources. Avant la nomination de l'ancien commissaire, le Commissariat faisait appel aux services du Bureau de la traduction du gouvernement. Toutefois, après l'entrée en fonction de l'ancien commissaire, le Commissariat a commencé à utiliser les services de cabinets de traduction du secteur privé. On nous a dit que ce changement avait été effectué parce que l'ancien commissaire exigeait un délai d'exécution rapide.

179. Au cours de l'exercice 2002-2003, le Commissariat avait six contrats de traduction en vigueur, de 25 000 $ chacun, avec six cabinets différents. Il s'agissait chaque fois de contrats à fournisseur exclusif. Un de ces contrats a été par la suite modifié pour y ajouter une somme de 25 000 $, et deux contrats ont été majorés de 50 000 $. Aucun des contrats ne précisait les différents tarifs que les traducteurs factureraient au mot pour des travaux courants, urgents ou effectués en fin de semaine. Sans cette information, il est difficile de déterminer si les tarifs facturés par les cabinets de traduction étaient raisonnables et représentaient un bon investissement des ressources.

180. Des employés du Commissariat nous ont dit que l'organisation s'était rendu compte qu'elle dépensait d'importantes sommes pour la traduction. Il a donc été décidé de lancer des appels d'offres concurrentielles pour les prochains services de traduction. Dans l'intervalle, elle a recommencé à faire appel aux services du Bureau de la traduction pour répondre à ses besoins.

Mécanismes de gouvernance et rôle des organismes centraux

Le rôle des organismes centraux est d'assurer la conformité aux lois et aux politiques

181. En tant qu'organismes centraux, le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique sont tenus de veiller à ce que les ministères et organismes gouvernementaux observent le cadre législatif et stratégique établi par les organismes centraux au nom du gouvernement.

182. Les organismes centraux jouent un rôle moindre dans la surveillance des hauts fonctionnaires du Parlement, à qui on donne une plus grande indépendance envers l'organe exécutif du gouvernement dans l'exécution de leurs travaux pour le Parlement. Néanmoins, lorsque les organismes centraux prennent connaissance d'actes fautifs commis par des agents du Parlement, ils sont tenus de prendre des mesures correctives.

183. Nous avons constaté que les organismes centraux étaient au courant des problèmes au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada mais qu'en règle générale, ils ne sont pas intervenus. Ainsi, comme nous l'avons mentionné aux paragraphes 48 à 64, la Commission de la fonction publique n'est pas intervenue fermement dans les cas connus et graves d'infraction aux politiques régissant la dotation du personnel. Elle n'a révoqué les pouvoirs de dotation qui avaient été délégués à l'ancien commissaire à la protection de la vie privée qu'après la démission de ce dernier. Pour sa part, le Secrétariat du Conseil du Trésor n'est pas intervenu lorsque tous les cadres de direction ont obtenu, lors de l'évaluation de leur rendement, une cote indiquant qu'ils avaient « dépassé » les attentes et lorsqu'ils ont touché des primes de rendement plus élevées que celles suggérées dans les lignes directrices.

184. De même, le Secrétariat du Conseil du Trésor n'a pas agi de façon décisive dans les cas de lacunes sur le plan des capacités de gestion financière du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dont il avait connaissance. On nous a dit qu'à la fin de l'automne 2002, le Secrétariat avait été informé que le Commissariat dépasserait probablement ses niveaux de financement approuvés. Il lui a néanmoins accordé 73 000 $ à même le crédit 5 de la réserve de fonctionnement, pour des frais de personnel additionnels, et il n'a pas insisté pour que des mesures soient prises afin de combler les lacunes manifestes dans les capacités d'administration et de gestion financière, dont il avait connaissance. Malgré l'injection de fonds supplémentaires, le Commissariat a encore dépassé son crédit.

Les mécanismes de dénonciation sont perçus comme inefficaces ou inexistants

185. L'une des fonctions principales des organismes centraux est de fournir aux fonctionnaires un moyen de signaler tout acte fautif. Parmi les mécanismes prévus à cette fin, mentionnons l'article 80 de la Loi sur la gestion des finances publiques, en vertu duquel les fonctionnaires sont tenus de signaler à un fonctionnaire de niveau supérieur les irrégularités financières ou les cas de mauvaise gestion. Mentionnons aussi la Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail. La Politique définit un acte fautif comme un acte ou une omission lié à l'infraction à une loi ou à un règlement, comme l'usage à mauvais escient de fonds ou de biens publics, comme un cas flagrant de mauvaise gestion, ou encore comme une menace grave et précise pour la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens ou pour l'environnement. La Politique exige que les ministères confient la responsabilité en la matière à un agent supérieur et elle recommande que les employés divulguent à cet agent tout acte fautif commis à l'interne. Au Commissariat, l'agent désigné était le directeur exécutif.

186. Lorsqu'un employé du gouvernement fédéral croit qu'il ne peut divulguer dans son ministère de l'information concernant un problème, ou si une telle information a été divulguée sans qu'on y donne suite de manière satisfaisante, il peut en faire part à l'Agent de l'intégrité de la fonction publique.

187. Nous avons constaté que les employés du Commissariat considéraient les mécanismes de divulgation concernant des actes fautifs ou une mauvaise gestion financière comme généralement inefficaces et offrant peu de protection — voire aucune — aux membres du personnel qui pourraient informer un agent supérieur ou l'Agent de l'intégrité de la fonction publique.

188. De nombreux employés nous ont dit que le rôle de l'Agent de l'intégrité de la fonction publique ne donne pas les résultats escomptés et que le poste n'est pas doté des pouvoirs nécessaires pour avoir de l'influence. Nous avons aussi constaté que de nombreux employés du Commissariat ne connaissaient même pas l'existence du poste d'Agent de l'intégrité de la fonction publique.

Bureau du Conseil privé et processus de nomination

189. Toutes les organisations ont une culture et un ensemble de règles ou de lignes directrices bien établies que leurs employés doivent suivre. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle. Les séances d'orientation et d'introduction qui sont offertes aux nouveaux employés ou aux personnes nommées constituent une étape capitale pour assurer une saine gouvernance et faire en sorte que ceux-ci s'adaptent à la culture de l'organisation et comprennent les normes de comportement qu'on attend d'eux. Nous avons constaté que l'ancien commissaire n'avait reçu que peu d'orientation, voire aucune, sur la culture de la fonction publique, à part deux livrets d'information — « Un guide pour les dirigeants d'organismes : fonctionnement, structures et responsabilités au sein du gouvernement fédéral » et « Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein ».

190. En outre, nous n'avons pu trouver aucun élément de preuve indiquant que l'ancien commissaire avait prêté le serment d'entrée en fonction.

Conclusion

191. Les nombreux problèmes que nous avons observés au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peuvent être attribués au manque de contrôles et de pratiques de gestion solides. Nous avons constaté qu'il y a eu non-respect des principes de gestion les plus fondamentaux, ce qui a permis à l'ancien commissaire à la protection de la vie privée et à certains de ses cadres de direction de tirer personnellement profit du contournement des règles ou de leur transgression. Ces personnes ont omis de gérer les fonds publics avec prudence et de rendre compte adéquatement de leur utilisation.

192. Les infractions aux politiques se voyaient clairement dans le cas des fortes augmentations salariales et des primes de rendement non étayées, accordées aux cadres. D'autres personnes, et en particulier l'ancien commissaire et la directrice générale principale, ont fait des voyages et organisé des activités d'accueil qui ont coûté cher et ce, aux frais de l'État. Le fait d'enfreindre les politiques a aussi ouvert la porte au favoritisme pour ce qui est du recrutement et de la promotion des employés. De plus, de nombreux contrats ont été accordés sans appel d'offres et ensuite modifiés pour en accroître nettement la valeur, ce qui est contraire aux règles et aux principes en matière de passation de contrats.

193. De fait, au cours de notre vérification, nous avons relevé de nombreux cas d'actes fautifs et de cas où des lois fédérales et des politiques du Conseil du Trésor n'ont pas été suivies. Cette situation nous a amenés à nous demander comment et pourquoi elle a pu se produire au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et pourquoi elle s'est poursuivie aussi longtemps sans qu'on s'en occupe. Nos constatations de vérification nous donnent des réponses claires. Premièrement, l'ancien commissaire n'a pas rempli une de ses obligations clés en qualité d'administrateur général de l'organisation : il n'a pas veillé à ce que son bureau soit géré — au moins — de façon passable. Deuxièmement, les cadres de direction du Commissariat n'ont pas rempli leurs obligations de gestion. Certains ont fermé les yeux sur des actes fautifs évidents. Enfin, le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique ne sont pas intervenus fermement lorsqu'ils ont pris connaissance de problèmes au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

194. Quels que soient les motifs qui ont donné naissance à la situation, celle-ci s'est poursuivie longtemps à un coût très élevé sur le plan humain. De nombreux employés se sont plaints de stress, d'abus et d'intimidation. Les coûts financiers ont également été élevés puisque l'organisation a utilisé un gros montant de ses ressources discrétionnaires pour des éléments et des activités qui, semble-t-il, ont peu contribué à protéger le droit à la protection de la vie privée des Canadiens. Le budget prévu pour les activités liées aux voyages et à l'accueil de l'ancien commissaire constitue l'un de ces éléments. Les fonds affectés à des secteurs tels que la recherche, les enquêtes et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été réduits alors que, parallèlement, les frais de voyage de l'ancien commissaire continuaient d'augmenter. Nous avons trouvé peu d'éléments probants pour appuyer le fait que l'organisation ou les contribuables canadiens ont tiré profit de ces voyages.

195. Nous avons conclu que le comportement de l'ancien commissaire à la protection de la vie privée et d'un bon nombre de ses cadres n'était pas propice à l'instauration du milieu de travail viable et positif que préconise le cadre de gestion des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor.

196. Les petits organismes comme le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont un budget plutôt réduit comparativement à celui des gros ministères. Cependant, comme notre vérification l'a montré, la mauvaise gestion d'un petit organisme peut avoir des conséquences non financières importantes. Dans le cas qui nous intéresse, la conséquence la plus évidente est la perte de crédibilité de l'organisme aux yeux du Parlement et du public canadien. Il est urgent de restaurer la confiance dans cette organisation, compte tenu de l'importance de protéger le droit à la protection de la vie privée des Canadiens.

197. En vertu de l'article 10 de la Loi sur le vérificateur général et de l'article 80 de la Loi sur la gestion des finances publiques, nous avons signalé à la présidente du Conseil du Trésor et au commissaire à la protection de la vie privée par intérim des cas où, à notre avis, certaines personnes ont fait une utilisation inappropriée des fonds publics. En vertu de l'article 12 de la Loi sur le vérificateur général, nous en avons informé de hauts fonctionnaires du gouvernement.

Recommandations

198. Nous avons fait un certain nombre de recommandations visant à faire en sorte que :

• les problèmes au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada soient réglés;
• des mesures énergiques soient prises pour s'assurer que ceux qui ont profité de l'abus des fonds publics remboursent intégralement les montants afférents;
• les mécanismes de gouvernance des organismes centraux soient appliqués afin de prévenir l'abus et les actes fautifs;
• les organismes centraux interviennent fermement pour régler les problèmes à mesure qu'ils surviennent.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

199. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait immédiatement prendre des mesures pour instaurer et maintenir des capacités de gestion efficaces dans les secteurs clés de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines et de la passation des contrats.

200. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait immédiatement prendre des mesures pour mettre en place un cadre de contrôle de gestion efficace afin de s'assurer que des documents comptables et dossiers adéquats sont tenus et que toutes les opérations effectuées satisfont aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, des politiques du Conseil du Trésor, des directives du receveur général et de toutes les autres règles pertinentes.

201. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait mettre en place des mécanismes de surveillance de la gestion afin de vérifier l'efficacité de son cadre de contrôle de gestion et de prendre des mesures correctives dans les secteurs où cela s'avère nécessaire.

202. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait demander l'avis du Secrétariat du Conseil du Trésor concernant les mesures à prendre pour corriger les décisions de classification non conformes aux politiques du gouvernement en matière de classification.

203. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique au sujet des étapes à suivre pour corriger les mesures de dotation du personnel inappropriées, résultant de décisions incorrectes en matière de classification.

204. Recommandation. Le commissaire à la protection de la vie privée, de concert avec la présidente du Conseil du Trésor, devrait agir immédiatement pour recouvrer toutes les sommes qui ont été versées de manière inappropriée. Cela comprend des paiements non justifiés de crédits de congés annuels, de primes de rendement, d'indemnités de retraite, de frais de voyage et d'accueil ainsi que d'avances.

205. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait fournir à l'Agence des douanes et du revenu du Canada l'information dont elle a besoin pour examiner les opérations pertinentes et s'assurer que les avantages imposables ont été déclarés de façon appropriée.

206. Recommandation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devrait créer un comité consultatif syndical-patronal adéquat et permettre à l'actuel comité de la santé et de la sécurité de faire son travail.

Réponse du commissaire à la protection de la vie privée par intérim. Le commissaire à la protection de la vie privée par intérim (le commissaire par intérim) reconnaît toute l'importance des constatations, des conclusions et des recommandations du Bureau du vérificateur général, qui révèlent clairement une défaillance grave des processus de contrôle interne et de gouvernance externe. Même s'il n'en est nullement responsable, le commissaire par intérim reconnaît que les pratiques de gestion des ressources financières et humaines doivent être entièrement réformées. Les allégations graves de mauvaise utilisation et d'abus des fonds publics exigeront des enquêtes plus poussées de la part des organismes de réglementation et d'observation de la loi. Le personnel du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, qui a continué de respecter les valeurs de la fonction publique et de faire preuve d'efficacité au cours de cette période, est profondément bouleversé par la situation. Le commissaire par intérim compte agir avec fermeté face à ces problèmes et chercher réparation, au moment et dans les cas où cela s'avère possible, à la suite de consultations plus poussées avec le Bureau du vérificateur général, le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique. La principale priorité pour le Commissariat consistera à établir des mesures de protection institutionnelles pour empêcher qu'une absence de leadership et de gestion de cette ampleur puisse se reproduire à l'avenir.

Le commissaire par intérim a adopté une approche fondée sur des principes pour donner suite à la présente vérification. Six principes directeurs guideront son action et la prise de décisions :

• Regagner et restaurer la confiance du Parlement du Canada et des Canadiens, refléter la nécessité d'avoir une institution nationale chargée de défendre et de protéger le droit à la vie privée au Canada.
• Maintenir et développer une forte capacité opérationnelle pour garantir que le Commissariat continuera de s'acquitter du mandat que lui a conféré la loi, particulièrement en ce qui a trait aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques concernant les pratiques de protection des renseignements personnels du secteur privé, Loi qui entrera en vigueur le 1^er  janvier 2004. Les entreprises du secteur privé auront besoin du concours du Commissariat pour comprendre leurs obligations et leurs responsabilités en vertu de la nouvelle Loi. Les Canadiens devront eux aussi être informés de leurs droits et de leurs devoirs en vertu de la nouvelle Loi.
• Intégrer à un plan d'action réalisable, complet et responsable sur le plan financier, la réponse du Commissariat aux vérifications de la vérificatrice générale et de la Commission de la fonction publique. Cette réponse portera sur les activités du Commissariat, en s'appuyant sur les principes de la fonction de contrôleur moderne et en s'y conformant. Un comité consultatif sur la gouvernance externe orientera et examinera le plan de mise en oeuvre.
• Rétablir le climat de travail général du Commissariat en améliorant les pratiques de gestion, en encourageant l'innovation, et en incitant les employés et leurs représentants syndicaux à reconstruire cette institution essentielle.
• Appuyer un processus d'apprentissage organisationnel s'adressant aux employés de tous les niveaux pour veiller à ce que les leçons apprises soient partagées et à ce que les besoins de perfectionnement des personnes soient satisfaits et adaptés aux besoins opérationnels du Commissariat.
• Faire en sorte que l'éthique, les valeurs et un milieu de travail sans harcèlement constituent le principal objectif de l'équipe de gestion renouvelée.

Avant ce rapport, le commissaire par intérim a agi rapidement pour renforcer le cadre financier et de gestion du Commissariat. Entré en fonction le 2 juillet 2003, il a pris immédiatement des mesures pour mettre en place des contrôles financiers en faisant appel à des experts-conseils en finances engagés à contrat pendant la durée de la vérification. Il a également retenu les services d'experts-conseils en ressources humaines. La récente nomination par le gouverneur en conseil de deux commissaires adjoints à la protection de la vie privée, qui sont responsables du respect des lois liées à la protection des renseignements personnels et de la gestion horizontale des principales fonctions de gestion, garantiront que les décisions seront prises dans le respect de l'éthique et que la gestion sera fondée sur les valeurs. Cela permettra aussi d'assurer l'harmonisation en matière de connaissance des politiques et des lois.

D'autres mesures sont aussi envisagées ou seront mises en place au moment de la publication du rapport. Ces mesures comprennent les suivantes, mais sans s'y limiter :

• Répondre à une étude financée par le Conseil du Trésor sur les perceptions et les attitudes touchant la mise en application de l'esprit et de la lettre de la Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail.
• Nommer un cadre supérieur responsable de la divulgation externe qui respecterait l'actuelle Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail.
• Embaucher, en vertu d'un protocole d'entente institutionnel, une équipe de vérification externe chargée d'élaborer un plan de vérification axé sur la gestion des risques et d'entamer sa mise en oeuvre au début de 2004-2005.
• Créer un comité consultatif externe indépendant chargé de régler les questions de gouvernance au Commissariat ainsi que de la prestation de conseils sur la stratégie et la vision.
• Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie permettant de recouvrer les fonds et les biens publics que d'anciens employés ou des employés actuels du Commissariat auraient pu s'approprier de façon indue.
• Faire exécuter, par une équipe de vérification indépendante, une auto-évaluation des contrôles afin d'évaluer la capacité actuelle de fonction de contrôleur moderne du Commissariat.
• Entreprendre des démarches judiciaires pour corriger les mesures de dotation, de classification et de rémunération qui ont été jugées non justifiées par les vérificateurs du Bureau du vérificateur général et de la Commission de la fonction publique.
• Élaborer, avec un établissement d'enseignement compétent, une stratégie de formation complète pour aider les cadres à exercer le leadership nécessaire et pour appuyer la formation du personnel et l'apprentissage organisationnel.

Le commissaire par intérim désire remercier les employés du Commissariat qui ont coopéré pleinement avec les équipes de vérification, bien que bon nombre d'entre eux aient vécu des situations personnelles et professionnelles pénibles sous l'ancien régime. Cela n'aura pas été vain.

Le commissaire par intérim est impressionné par le dévouement du personnel du Commissariat et a hâte de poursuivre le travail de reconstruction de cette institution essentielle à la démocratie canadienne.

Secrétariat du Conseil du Trésor

207. Recommandation. La présidente du Conseil du Trésor et le commissaire à la protection de la vie privée par intérim devraient soumettre au Parlement un rapport décrivant les mesures qui seront prises pour déterminer toutes les sommes qui ont été utilisées de manière inappropriée, les étapes qui seront suivies pour assurer leur remboursement intégral, ainsi que le calendrier d'exécution.

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. La présidente et le commissaire à la protection de la vie privée par intérim vont présenter un rapport, avant la fin du mois d'octobre, précisant les mesures à prendre. À cet effet, on devra revoir, avec le Bureau du vérificateur général, les constatations spécifiques de la vérification. Une fois que ces mesures auront été prises, un rapport final sera remis au Parlement.

208. Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait examiner au cas par cas toutes les primes de rendement qui ont été accordées aux cadres du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, afin de déterminer les montants qui devraient être recouvrés.

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. D'accord. On passera en revue individuellement toutes les primes de rendement versées aux cadres du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et on prendra des mesures en vue d'un recouvrement, s'il y a lieu.

209. Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait révoquer le pouvoir qu'a le commissaire à la protection de la vie privée d'accorder des primes de rendement jusqu'à ce qu'il soit certain que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada se conforme à la politique sur la rémunération des cadres.

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devra obtenir la confirmation du Secrétariat du Conseil du Trésor précisant qu'il respecte dans leur intégralité les exigences du Programme de gestion du rendement pour les cadres avant de pouvoir verser des sommes en rapport avec le rendement, jusqu'a ce que le Secrétariat estime que le programme est correctement administré.

Commission de la fonction publique

210. Recommandation. La Commission de la fonction publique devrait examiner toutes les décisions en matière de dotation du personnel qui ont été prises au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada entre septembre 2000 et juin 2003 et réviser toutes les décisions erronées, au besoin.

Réponse de la Commission de la fonction publique. La Commission de la fonction publique (CFP) approuve entièrement cette recommandation. Elle a revu tous les dossiers de dotation pour la période couverte par la vérification du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. De plus, elle fera enquête sur toute allégation relative aux cas de fraude conformément aux dispositions de l'article 42 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Elle s'engage également à faire enquête sur certaines allégations portant sur des pratiques de dotation douteuses et sur des cas particuliers, et ce, aux termes de l'article 7.1 de la LEFP. Dans de tels cas, la CFP prendra ou ordonnera à l'administrateur général de prendre les mesures correctives qui s'imposeront selon les circonstances.

Si nécessaire, la CFP établira des comités d'enquête pour déterminer si une ou plusieurs nominations devraient être révoquées. Le cas échéant, un comité recommandera à la CFP la révocation de la nomination, conformément aux dispositions du paragraphe 6(2) de la LEFP.

La CFP prévoit ouvrir huit dossiers d'enquête pour le moment mais nous jugerons peut-être nécessaire d'ouvrir d'autres enquêtes après avoir revu le rapport de la vérificatrice générale ou après avoir reçu un complément d'information ou d'analyse.

Concernant le commentaire sur le rôle de surveillance de la CFP des activités du Commissariat, il y a lieu de noter qu'à compter de 1999, la CFP a commencé à mettre en place de façon progressive un nouveau programme de surveillance conformément aux principes de la fonction de contrôleur moderne et pour tenir compte des réductions de ressources qu'elle avait subies dans le cadre de l'Examen des programmes. Ce programme de surveillance comprenait plusieurs composantes : entente avec tous les administrateurs généraux sur la délégation des pouvoirs et le cadre de responsabilisation en dotation, études thématiques, évaluations, vérification ponctuelle des transactions de dotation et capacité limitée de vérification. Les ententes avec les administrateurs généraux exigent de la part des ministères et organismes, d'évaluer eux-mêmes leurs activités de dotation et, de la part de la CFP, d'évaluer par la suite les rapports d'évaluation du rendement en dotation des ministères et organismes. Le programme de surveillance de la CFP dépend de la volonté de l'administrateur général d'assurer le suivi aux préoccupations soulevées, la CFP intervenant en dernière instance.

La CFP a déjà pris des mesures afin de renforcer le programme de surveillance. Nous avons apporté certains changements au cadre de responsabilisation pour nous assurer de recevoir dans les délais requis une évaluation plus complète du rendement en dotation d'un groupe choisi de ministères et d'organismes fédéraux. De plus, le personnel de la CFP se rendra sur place pour mener des entrevues et vérifier les informations pertinentes afin d'assurer une évaluation complète des activités de dotation. Également, la CFP a élaboré un système de suivi des ministères par l'intermédiaire de ses bureaux régionaux, afin de saisir et d'analyser les informations concernant les activités de dotation. La CFP est aussi en train de rehausser sa capacité de vérification, à mesure que de nouvelles ressources seront disponibles, afin d'être en mesure de mener rapidement une vérification quand certaines irrégularités sont constatées dans un ministère.

Bureau du conseil privé

211. Recommandation. Le Bureau du Conseil privé devrait veiller à ce que les personnes nommées par le gouverneur en conseil reçoivent une information adéquate sur le cadre de contrôle et le cadre législatif et stratégique du gouvernement, ainsi que sur les normes de comportement qu'on s'attend qu'elles suivent.

Réponse du Bureau du Conseil privé. Depuis l'automne 2002, le Bureau du Conseil privé organise des sessions d'orientation à l'intention des nouveaux dirigeants d'organismes et de sociétés d'État. On fait parvenir une lettre à chaque nouveau dirigeant d'organisme l'invitant à participer à une série de sessions d'orientation dont certaines sont essentielles et d'autres optionnelles.

Présentement, les sessions essentielles pour les dirigeants d'organismes sont les suivantes :

• rôle d'un organisme en relation avec le ministre responsable;
• responsabilité et responsabilisation du dirigeant d'organisme;
• la fonction de contrôleur moderne;
• ressourcement et recrutement à la fonction publique (pour les organisations assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique);
• langues officielles;
• programme de gestion du rendement.

Les sessions optionnelles sont les suivantes :

• fonctionnement du gouvernement;
• planification d'affaires et gestion des dépenses;
• mesure du rendement et rapport au Parlement;
• gestion des ressources humaines dans l'organisation;
• processus législatif;
• Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels (pour les organisations qui y sont assujetties);
• processus réglementaire;
• nominations par le gouverneur en conseil.

Les dirigeants d'organismes fédéraux, à titre de personnes nommées par le gouverneur en conseil, doivent, comme condition d'emploi, se conformer aux exigences du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Le Code énonce une série de principes auxquels doit se conformer le titulaire de charge publique dans l'exercice de ses fonctions et responsabilités. En particulier, les principes 3(1) et 3(2) prévoient ce qui suit :

3(1) Il agira avec honnêteté ainsi que selon des normes supérieures en matière d'éthique de façon à préserver et à faire croître la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité du gouvernement.

3(2) Il doit exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles d'une manière si irréprochable qu'elles puissent résister à l'examen public le plus minutieux; pour s'acquitter de cette obligation, il ne lui suffit pas simplement d'observer la loi.

Suivant sa nomination, le dirigeant d'organisme doit divulguer en toute confidentialité au conseiller en éthique les informations personnelles concernant ses biens et exigibilités et toute activité extérieure. Une fois ces informations reçues, des discussions personnelles ont lieu entre un représentant du Bureau du conseiller en éthique et le dirigeant d'organisme, ce qui assure une divulgation complète des intérêts privés de la personne concernée. On fournit alors au dirigeant d'organisme une lettre personnalisée et détaillée l'informant des mesures qui doivent être prises afin de se conformer aux dispositions du Code régissant la conduite de titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Cette relation proactive avec les dirigeants d'organismes sert à s'assurer qu'ils comprennent bien comment les valeurs et l'éthique du gouvernement fédéral s'appliquent à leur situation personnelle unique et particulière. Ce n'est qu'à travers un contact personnel avec un conseiller du Bureau du conseiller en éthique qu'un dirigeant d'organisme acquiert une meilleure appréciation des implications des valeurs et de l'éthique du gouvernement fédéral au niveau de l'exécution de son mandat et de celui de l'organisme.

À propos de la vérification

Objectifs

Gestion des ressources humaines. Nous avions pour objectif d'évaluer la mesure dans laquelle les politiques et les pratiques de gestion des ressources humaines respectaient les valeurs et les résultats souhaités énoncés dans le Cadre de gestion des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor et se conformaient à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Gestion financière. L'un des objectifs de notre vérification consistait à déterminer si le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada avait mis en place des contrôles de gestion financière satisfaisants et s'il en surveillait l'efficacité. Nous avons vérifié s'il a agi, dans la gestion de ses ressources, avec prudence et probité et en accordant l'importance voulue à l'économie, à l'efficience et à l'efficacité. Nous avons aussi vérifié s'il a comptabilisé comme il se doit l'utilisation de ses ressources.

Nous avons utilisé les critères énoncés dans le Modèle de la capacité de gestion financière de notre bureau, qui sert de cadre pour recenser et analyser les principaux contrôles financiers et évaluer leur application et leur efficacité au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Voyages et accueil. Nous avons examiné les frais de voyage, les frais d'accueil et les autres frais remboursés à l'ancien commissaire à la protection de la vie privée et à d'autres cadres de direction afin de déterminer s'ils étaient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'aux règlements et politiques du Conseil du Trésor et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous avons aussi déterminé si les frais de voyage et les frais d'accueil étaient raisonnables, contrôlés adéquatement et gérés selon les principes de prudence et de probité.

Nous avons examiné les avances de fonds afin d'établir si elles étaient conformes aux politiques pertinentes, adéquatement comptabilisées et gérées selon les principes de prudence et de probité.

Nous avons cherché à recenser, à examiner et à signaler tous les actes fautifs présumés en ce qui concerne les voyages, les activités d'accueil, la gestion des ressources humaines, la passation des contrats et d'autres questions financières.

Passation des contrats. Notre objectif consistait à déterminer si les contrats établis au cours des trois dernières années ont été attribués et administrés avec la prudence et la probité requises et conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements et politiques en matière de passation des contrats du gouvernement. Nous nous sommes penchés sur les pratiques et les procédures

• de sélection et d'attribution des contrats;
• de gestion et d'administration des contrats;
• d'examen et d'approbation des biens ou des services fournis aux termes des contrats.

Méthode

Notre vérification comprenait les tests et les autres procédés de vérification que nous avons jugés nécessaires étant donné l'étendue de nos travaux. Nous avons examiné un échantillon de dossiers des ressources humaines, de contrats, de demandes de remboursement de frais de voyage et de frais d'accueil, et d'autres registres financiers du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous avons interrogé l'ancien commissaire, les cadres et le personnel clé du Commissariat, y compris des membres du personnel qui avaient quitté l'organisation. Nous n'avons pas évalué la prestation des programmes ni les résultats des activités quotidiennes.

Le présent rapport est déposé conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le vérificateur général. L'examen a été mené en vertu des articles 7 et 13 de la Loi sur le vérificateur général.

Équipe de vérification

Vérificateur général adjoint : Hugh A. McRoberts
Directeurs principaux : Bruce Sloan (coordonnateur), Kathryn Elliott,
Neil Papineau, Anne-Marie Smith
Directeurs : Christian Asselin, Greg Boyd, Claude Brunette, Frank Cotroneo, Ronald Oswald, Gaëtan Poitras

Roberta Abbott
Denise Coudry-Batalla
Brian Brisson
Camille Gilbert
Kathleen Hobbs
Kathryn Kyle
Lucia Lee
Heather Miller
Francis Seguin

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