2012 juin — Rapport du vérificateur général du Canada

Rapport du vérificateur général du Canada au Bureau de régie interne de la Chambre des communes — L’Administration de la Chambre des communes du Canada

Points saillants

Introduction

Responsabilités des députés
Gouvernance, structure et services de l’Administration
Plus de transparence et une meilleure reddition de comptes
Objet de l’audit

Observations et recommandations

Gestion financière

Des procédures sont en place pour traiter les demandes de remboursement des dépenses
L’Administration a bien utilisé ses mécanismes de contrôle de la gestion des dépenses
L’Administration s’est dotée d’une politique d’approvisionnement, mais ses directives et ses processus devraient être améliorés
La plupart des achats de biens et de services n’étaient pas conformes aux politiques et aux pratiques de l’Administration

Gestion des ressources humaines

L’Administration a mis en œuvre des éléments d’une bonne planification
Des politiques de dotation ont été instaurées, mais elles ne s’appliquent pas aux employés embauchés pour une période déterminée
Les politiques et les pratiques de classification sont appropriées
L’Administration a adopté des pratiques en matière d’apprentissage et de perfectionnement

Les systèmes de technologies de l’information

Des politiques et des contrôles sont en place pour faire en sorte que les systèmes de technologies de l’information soient fiables et sûrs

Sécurité

Des mesures de sécurité sont en place pour permettre l’accès aux personnes autorisées et assurer un environnement sûr
Des fonctions de coordination et de communication sont en place, mais pourraient être améliorées
L’Administration n’a pas sa propre politique en matière de sécurité

Planification stratégique et opérationnelle

L’Administration est en voie d’établir un cadre de planification stratégique
L’Administration n’a pas défini d’approche systématique pour gérer les risques
Le service d’audit interne peut contribuer à améliorer la gestion des risques
Les indicateurs de rendement et les rapports sont fragmentaires

Conclusion

À propos de l’audit

Annexe — Tableau des recommandations

Pièces :

1 — Les dépenses admissibles des députés sont imputées au budget de bureau des députés ou remboursées directement par la Chambre des communes

2 — L’Administration de la Chambre des communes est divisée en secteurs administratifs

3 — La documentation était adéquate pour établir la conformité

4 — La Cité parlementaire occupe une part importante du centre-ville d’Ottawa

Points saillants

Qu’avons-nous examiné?

L’Administration de la Chambre des communes emploie plus de 1 800 personnes, qui ont pour mandat d’appuyer tous les députés en leur fournissant les services, l’infrastructure et les conseils dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions parlementaires. Nous avons examiné les services que fournit l’Administration dans les secteurs de la gestion financière, des ressources humaines, des systèmes de technologies de l’information, de la sécurité, et de la planification stratégique et opérationnelle, et la production de rapports connexes.

Le greffier de la Chambre des communes est le principal haut fonctionnaire permanent de la Chambre. Il est responsable de gérer l’Administration et rend compte des activités de l’Administration au Bureau de régie interne de la Chambre des communes. Le Bureau, qui se compose en nombre égal de représentants du gouvernement et de représentants de l’opposition provenant de tous les partis reconnus à la Chambre, est dirigé par le président de la Chambre. Le Bureau est l’organe directeur de l’Administration de la Chambre des communes. La Loi sur le Parlement du Canada donne au Bureau l’autorité de se charger de toutes les questions financières et administratives intéressant la Chambre des communes, ses locaux, ses services, son personnel et les députés.

L’audit visait à déterminer si l’Administration de la Chambre des communes applique les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices établis par le Bureau de régie interne ainsi que les politiques qui s’appliquent exclusivement à elle. L’audit a aussi permis d’examiner si l’Administration s’est bien acquittée de certaines fonctions et si elle dispose de systèmes et de procédures appropriés lui permettant d’atteindre ses objectifs.

Notre dernier audit de l’Administration de la Chambre des communes date de 1991. Les travaux d’audit dont il est question dans le présent rapport portent sur l’exercice 2010-2011. Ils ont été pour l’essentiel terminés le 15 février 2012. La section intitulée À propos de l’audit à la fin du rapport donne des précisions sur l’objectif, l’étendue et les critères de notre audit.

Pourquoi est-ce important?

La Chambre des communes, qui est financée à même les deniers publics, est la pierre angulaire de la démocratie canadienne. Les Canadiens s’attendent à ce que leurs institutions publiques soient bien gérées et à ce qu’elles rendent des comptes quant à la protection des biens publics et à l’utilisation des fonds publics. Il est donc important que les dépenses de la Chambre des communes et de son Administration résistent à l’examen public et que des politiques et des pratiques appropriées soient en place pour garantir l’équité, la cohérence et la transparence. La transparence et la reddition de comptes contribuent à renforcer la crédibilité et la réputation de la Chambre.

Qu’avons-nous constaté?

  • L’Administration de la Chambre des communes a en place les politiques nécessaires pour fournir des services et des conseils et soutenir les députés. Ses politiques et systèmes de contrôle sont appropriés pour surveiller les dépenses et veiller à ce qu’elles soient conformes aux règlements administratifs, aux politiques et aux lignes directrices du Bureau de régie interne. En ce qui concerne les opérations testées, les résultats indiquent que l’Administration de la Chambre des communes a dûment traité les opérations, mais que ses pratiques de documentation pourraient être plus uniformes. L’audit n’a relevé aucun cas de non-respect notable des règlements administratifs, des politiques et des lignes directrices du Bureau de régie interne ou des politiques de l’Administration. L’Administration n’a cependant pas systématiquement évalué les risques auxquels elle est exposée, ni les risques qui se posent pour l’ensemble de la Chambre des communes; elle n’a pas non plus établi quelles sont les mesures d’atténuation nécessaires pour faire face à ces risques.
  • Les pratiques contractuelles de l’Administration présentent des faiblesses. L’Administration a dépensé environ 60 millions de dollars en approvisionnement au cours de l’exercice 2010-2011. Or, 41 des 59 achats testés n’étaient pas entièrement conformes à la politique et aux procédures de l’Administration. Cette constatation est indicatrice d’un non-respect généralisé des procédures établies pour favoriser l’équité et la transparence, obtenir le meilleur rapport qualité-prix et gérer les risques. Ces faiblesses ont entraîné des erreurs, depuis des documents manquants jusqu’à des problèmes plus graves, comme l’octroi d’un contrat à un soumissionnaire qui ne satisfaisait manifestement pas à une des exigences obligatoires.
  • L’Administration a défini un cadre interne de gestion des ressources humaines qui s’articule autour de ses besoins, de la prestation des services et de la gestion des talents. Ce cadre est soutenu par des politiques et des lignes directrices appropriées en matière de gestion du personnel permanent, de dotation et de recrutement, de classification des postes et d’apprentissage et de perfectionnement. Ces politiques et lignes directrices sont respectées. De même, les Services de l’information ont des politiques et des pratiques qui leur permettent de bien répondre aux besoins informatiques et techniques des députés et de l’Administration.
  • Les Services de sécurité réagissent aux risques pour la sécurité et concilient l’accès public avec le besoin d’assurer la sécurité des députés, du personnel de la Chambre des communes et des visiteurs. La coordination et la communication entre les Services de sécurité de la Chambre des communes, le Service de sécurité du Sénat et la Gendarmerie royale du Canada se sont améliorées au cours des dernières années. Cette amélioration découle en grande partie de l’établissement du Plan principal de sécurité par les trois partenaires en sécurité, lequel permet de coordonner les activités par l’entremise d’un bureau conjoint.

Réaction de l’Administration — L’Administration de la Chambre des communes accepte nos recommandations. Une réponse détaillée suit chacune des recommandations du rapport.

Introduction

1. Le Parlement est la pierre angulaire de notre gouvernement constitutionnel et de nos pratiques démocratiques. Les discussions auxquelles se livrent les parlementaires et les décisions qu’ils prennent ont une incidence sur notre vie quotidienne. Pendant les délibérations, les parlementaires discutent, adoptent des projets de loi et demandent des comptes au gouvernement. Les principales fonctions du Parlement sont énoncées dans la Loi constitutionnelle de 1867 et la Loi sur le Parlement du Canada. De nombreuses autres fonctions et pratiques sont fondées sur des principes constitutionnels tacites, inspirés du système parlementaire de Westminster et, traditionnellement, des principes appliqués par la Chambre des communes du Royaume-Uni.

2. La Chambre des communes est l’assemblée fédérale des personnes élues pour représenter les citoyens de l’ensemble du Canada et participer au processus législatif en leur nom. Elle est composée de 308 députés. Ses affaires financières et administratives sont régies par l’intermédiaire de son Bureau de régie interne. Le Bureau surveille l’Administration de la Chambre des communes, qui appuie le fonctionnement de la Chambre.

Responsabilités des députés

3. Les députés représentent des circonscriptions électorales, ou comtés, qui diffèrent grandement en fait de population et de superficie. Par exemple, la circonscription de Papineau a une superficie de seulement 9 km2, alors que la circonscription la plus vaste du pays, le Nunavut, couvre 2 093 190 km2. En revanche, le Nunavut compte le plus petit nombre d’électeurs (personnes ayant le droit de vote), soit 17 089, comparativement à la circonscription d’Oak Ridges-Markham, qui en compte 136 755.

4. Les députés participent à plusieurs activités, telles que la période des questions, les débats, les travaux des comités et les réunions de leur caucus. Ils doivent également répondre aux besoins et aux questions des électeurs de leur circonscription. Lorsque les citoyens veulent pousser un ministère fédéral à agir ou obtenir un passeport, ou encore lorsqu’ils sont en quête d’un emploi, ils sollicitent souvent l’aide de leur député. Les députés s’occupent des préoccupations de leurs électeurs, à Ottawa et dans leur bureau de circonscription. La plupart des députés passent beaucoup de leur temps à faire l’aller-retour entre leur circonscription et Ottawa lorsque la Chambre siège.

5. Pour qu’il puisse exercer ses fonctions, chaque député se voit allouer un budget annuel de base. Celui-ci était d’au moins 284 700 $ pour les exercices 2009-2010 et 2010-2011. Ce montant augmente selon le nombre d’électeurs dans la circonscription du député et la superficie de cette dernière. Un supplément est accordé aux députés représentant les circonscriptions inscrites à l’Annexe 3 de la Loi électorale du Canada, où les déplacements sont difficiles. Les députés imputent, entre autres, à leur budget leurs dépenses de bureau et de personnel, leurs frais de séjour à Ottawa, leurs dépenses pour leur bureau de circonscription, leurs frais de déplacement au sein de leur circonscription et leurs frais d’accueil. Outre le budget alloué à chaque député, la Chambre des communes paie directement certaines dépenses des députés. Celles-ci comprennent les frais de déplacement, à destination et en provenance d’Ottawa, par avion ou tout autre moyen de transport, qui sont comptabilisés à l’aide d’un système de points de déplacement, ainsi que certains coûts d’équipement informatique, de télécommunications, d’impression, de fournitures de bureau et de mobilier pour les bureaux de circonscription (voir la pièce 1). Que la dépense soit imputée au budget du député ou payée par la Chambre des communes, le député doit présenter une demande à l’Administration pour que celle-ci puisse examiner la dépense avant d’effectuer le remboursement.

Pièce 1 — Les dépenses admissibles des députés sont imputées au budget de bureau des députés ou remboursées directement par la Chambre des communes

Catégorie de dépenses Description Imputées au budget du député Remboursées par la Chambre

Personnel de bureau

  • Les députés peuvent embaucher des employés permanents ou des employés nommés à court terme ou sur appel, dont le salaire maximal annuel est établi par le Bureau de régie interne.

Oui

 

Déplacements

Les déplacements d’un député, d’un voyageur désigné ou de personnes à charge :

  • soit les déplacements réguliers entre la circonscription et Ottawa ainsi que les déplacements spéciaux, y compris les déplacements au Canada et un nombre restreint de voyages à Washington (jusqu’à concurrence de 64 points de déplacement, dont 25 pour les déplacements spéciaux).

 

Oui

L’hébergement dans la région de la capitale nationale :

  • Les députés peuvent louer une résidence secondaire et demander le remboursement des frais de subsistance connexes ou, s’ils possèdent une résidence secondaire dans la région de la capitale nationale, se faire rembourser des frais d’hébergement selon les tarifs prévus. Les députés peuvent également obtenir le remboursement des frais liés au séjour dans un hôtel ou un logement privé.

 

Oui

Bureau de circonscription

  • Le bail, y compris les assurances et les services publics

Oui

 

  • L’achat de mobilier et d’équipement

Oui

Oui

  • L’achat d’ordinateurs et de périphériques imputé au Fonds d’amélioration de mobilier et d’équipement pour le bureau de circonscription.

Oui

Oui

Accueil

  • Jusqu’à 3 % du budget de bureau des députés peut être consacré à des dépenses liées à des fonctions parlementaires, à l’exception d’activités partisanes. Ces dépenses comprennent les repas et les boissons, les billets d’entrée pour des activités, les souvenirs et les cadeaux.

Oui

 

Publicité

  • Jusqu’à 10 % du budget de bureau du député. La publicité doit servir à une fin précise et respecter les règles de contenu.

Oui

 

Impression

  • L’impression et la photocopie de documents pour envoi aux électeurs (dans les limites imposées)

 

Oui

  • L’affranchissement

Oui

Oui

  • Les articles de papeterie, les copies de rapports

Oui

Oui

Informatique et télécommunications

  • Les télécommunications

Oui

Oui

  • Les ordinateurs

Oui

Oui

Matériel et fournitures

  • Selon les besoins de fonctionnement des bureaux d’Ottawa et de la circonscription

Oui

Oui

Formation

  • Pour les députés et les employés : relations avec les médias, présentations et logiciels

Oui

Oui

  • Pour les députés et les conjoints : cours de langues officielles

 

Oui

Note : Le rapport sur les dépenses par député subdivise les dépenses selon, d’une part, celles imputées au budget du député et, d’autre part, les ressources fournies par la Chambre des communes. Ces dépenses sont assujetties à des conditions et à des restrictions, tel qu’établi par le Bureau de régie interne. Pour certaines catégories, la Chambre des communes prend directement en charge les dépenses pour un niveau standard d’équipement ou de services, et les députés imputent à leur budget de bureau les frais de tout équipement ou service supplémentaire.

Source : Chambre des communes, Dépenses par député pour l’exercice 2009-2010

6. Pour l’exercice 2010-2011, les dépenses imputées aux budgets des députés se sont chiffrées à environ 97 millions de dollars. De plus, la Chambre des communes a versé directement aux députés environ 36 millions de dollars en remboursement de certains frais. Ces sommes n’incluent pas les allocations parlementaires (paie) ni les avantages sociaux des députés. Dans les Comptes publics de 2011, le total des dépenses de la Chambre des communes, y compris la paie et les avantages sociaux du personnel de l’Administration et des députés, s’élevait à environ 424 millions de dollars.

7. Les députés peuvent également participer aux travaux de comités parlementaires et d’associations parlementaires canadiennes et internationales. Les dépenses au titre de ces activités sont imputées au budget du comité ou de l’association parlementaire concerné. De plus, les députés peuvent utiliser leurs points de déplacement pour de telles activités au Canada ou à Washington.

Gouvernance, structure et services de l’Administration

8. Bureau de régie interne — En tant qu’organe directeur de la Chambre des communes et en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada, le Bureau est chargé de toutes les questions financières et administratives intéressant la Chambre des communes, ses locaux, ses services, son personnel et les députés. Le Bureau a également le pouvoir légal d’adopter des règlements administratifs régissant l’usage que font les députés des fonds, des biens, des services et des locaux qui sont mis à leur disposition.

9. Le Bureau se compose en nombre égal de représentants du gouvernement et de représentants de l’opposition provenant de tous les partis reconnus à la Chambre. Le président de la Chambre des communes assume la présidence du Bureau, et le greffier de la Chambre remplit les fonctions de secrétaire.

10. Le Bureau de régie interne établit les règles visant les budgets des députés, y compris les allocations dans chaque catégorie de dépenses. Les dépenses non remboursables comprennent les suivantes :

  • les frais associés à des activités qui relèvent des intérêts personnels du député ou qui profitent à sa famille immédiate ou à un tiers;
  • les frais associés à des activités touchant l’administration, l’organisation et les communications internes d’un parti politique;
  • les frais associés à des activités touchant la réélection ou l’élection d’un candidat;
  • les frais associés aux activités d’un ministère ou d’un organisme fédéral;
  • les dons ou les contributions, directs ou indirects, offerts à des personnes ou à des organismes.

11. Si un député souhaite obtenir des précisions sur une règle ou contester une décision de l’Administration, il est invité à discuter de la question avec le whip de son parti ou avec son représentant au Bureau de régie interne. Les décisions du Bureau sur les questions qui lui sont soumises sont irrévocables. Selon la nature de la question, il se peut que la décision crée un précédent qui servira de référence pour régler des questions similaires.

12. Administration de la Chambre — En plus de ses fonctions à titre de conseiller principal en matière de procédure auprès du président de la Chambre des communes, de la Chambre elle-même et de ses comités, le greffier est le premier dirigeant de l’Administration de la Chambre. Il préside le Groupe de gestion du greffier et fait rapport au Bureau de régie interne. L’Administration compte plus de 1 800 employés qui fournissent des services, une infrastructure et des conseils aux députés afin de les aider à remplir leurs fonctions parlementaires. L’Administration rend compte de ses activités au Bureau.

13. Les employés de l’Administration sont nommés en vertu de la Loi sur les relations de travail au Parlement. Ils offrent aux députés en toute confidentialité, peu importe leur appartenance politique, des conseils et une aide pour régler des questions administratives, procédurales ou juridiques. L’Administration compte six secteurs administratifs : les Services de la procédure, le Bureau du légiste et conseiller parlementaire, les Services de l’information, les Services de la Cité parlementaire, les Services des finances et les Services en ressources humaines, planification corporative et communications (voir la pièce 2). Notre audit a surtout porté sur les quatre derniers secteurs.

Pièce 2 — L’Administration de la Chambre des communes est divisée en secteurs administratifs

Les Services de la procédure offrent des conseils non partisans en matière de procédure et d’administration à la Chambre des communes et à ses comités. Ils offrent également du soutien aux associations et aux échanges parlementaires en organisant, de concert avec le Sénat, la participation du Parlement et des parlementaires à des activités internationales, interparlementaires et protocolaires. De plus, il se charge de préparer et de tenir l’ordre du jour et le compte rendu officiels des travaux de la Chambre des communes et de ses comités, et il organise la participation aux associations parlementaires internationales.

Le Bureau du légiste et conseiller parlementaire fournit, en toute confidentialité, des avis juridiques sur les questions constitutionnelles et de droit parlementaire, sur les droits juridiques et l’immunité des députés, ainsi que sur les pouvoirs légaux de la Chambre des communes et de ses comités. Le Bureau aide également les députés à rédiger les projets de loi d’initiative parlementaire et les amendements aux projets de loi du gouvernement, et il publie tous les projets de loi étudiés par la Chambre dans le cadre du processus législatif.

Les Services de l’information fournissent des services de gestion de l’information et de technologies de l’information (matériel, logiciels et installations de réseau) aux députés dans leurs bureaux d’Ottawa et de circonscription et aux caucus, ainsi qu’à l’Administration de la Chambre des communes et à la Bibliothèque du Parlement. Ils offrent également des services de réseau au Sénat du Canada, ainsi que des services d’impression et de publication à la Chambre et aux députés.

Les Services de la Cité parlementaire gèrent l’intérieur des édifices relevant de la Chambre des communes. Ils sont responsables des services de sécurité, des services d’alimentation dans les restaurants et les cafétérias et des services de traiteur, du stationnement et des navettes, des services de messagerie, des services d’entretien et de gestion des immeubles, et de la Tribune de la presse parlementaire.

Les Services des finances élaborent des politiques et offrent des conseils et des services en matière de comptabilité, de planification financière, de gestion du matériel et de contrats. Les politiques à l’intention des députés sont énoncées dans le Manuel des allocations et services aux députés. Les Services des finances tiennent les registres de comptes et produisent un rapport de tous les comptes et avantages des députés, des comités et de l’Administration.

Les Services en ressources humaines, planification corporative et communications fournissent tous les services de gestion des ressources humaines à l’Administration, ainsi que les services de rémunération et d’avantages sociaux pour les députés et leur personnel. De plus, ils offrent des services de santé et de sécurité au travail, de formation en langues officielles, de planification stratégique organisationnelle et de communications.

Plus de transparence et une meilleure reddition de comptes

14. Depuis quelques années, les pressions visant à obtenir des élus et des hauts fonctionnaires qu’ils rendent compte de leur utilisation des deniers publics se font plus insistantes. La transparence qui découle de la communication d’informations utiles renforce la reddition de comptes. Ces pressions ont été exprimées par les médias à la suite de reportages sur divers abus de fonds publics.

15. Les députés occupent des postes de confiance et doivent s’acquitter d’importantes fonctions au nom de leurs électeurs et de l’ensemble de la population canadienne. Cette responsabilité va de pair avec l’obligation de rendre des comptes. Chaque député doit rendre compte de ses actions aux électeurs de sa circonscription.

16. Les députés sont appuyés dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires par l’Administration, qui leur fournit des services. L’Administration offre un soutien au président de la Chambre et fournit à chaque député le soutien administratif, technique, procédural et juridique dont il a besoin pour pouvoir s’acquitter de ses responsabilités parlementaires.

Objet de l’audit

17. Le 14 juin 2010, le Bureau de régie interne a demandé à la vérificatrice générale du Canada de réaliser un audit de performance de l’Administration de la Chambre des communes. Le dernier audit portant sur l’Administration de la Chambre avait fait l’objet d’un rapport publié en novembre 1991. De 1980 à 2010, nous avons réalisé d’autres audits en lien avec l’Administration de la Chambre, notamment celui qui a donné lieu au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada (printemps 2010) intitulé « La réhabilitation des édifices du Parlement ».

18. L’audit actuel visait à déterminer si l’Administration de la Chambre dispose des procédures appropriées pour mettre en œuvre les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices du Bureau de régie interne dans les secteurs de la gestion financière, des ressources humaines, des services de l’information, de la sécurité et de la planification stratégique de l’Administration. Nous avons examiné comment l’Administration applique ces règlements administratifs, politiques et lignes directrices du Bureau de régie interne, et si elle dispose de systèmes et de procédures appropriés pour assurer le respect de ces règles.

19. Nous n’avons pas audité le Bureau de régie interne ni les députés, ni le travail effectué par les employés ou les consultants des députés dans les bureaux de ceux-ci, à Ottawa ou dans les circonscriptions. Nous n’avons pas non plus audité les contrats de services professionnels passés directement par les députés. Toutefois, nous avons vérifié des opérations individuelles en matière de finances, d’approvisionnement et de ressources humaines, qui avaient été traitées par l’Administration, afin de déterminer si elles respectaient les politiques et les procédures établies. Les échantillons que nous avons testés comprenaient des opérations présentées par les députés et l’Administration, traitées pendant l’exercice 2010-2011.

20. La section intitulée À propos de l’audit à la fin du rapport donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit.

Observations et recommandations

21. Nos travaux d’audit portant sur l’Administration de la Chambre des communes ont ciblé les fonctions administratives suivantes : la gestion financière, les ressources humaines, les systèmes de technologie de l’information, la sécurité, ainsi que la planification stratégique et opérationnelle (y compris la planification organisationnelle et la communication de l’information).

Gestion financière

22. La population canadienne s’attend à ce que les affaires publiques soient bien gérées et à ce que le gouvernement rende des comptes sur la façon dont il protège les biens de l’État et utilise les fonds publics. Ni la Chambre des communes ni l’Administration de la Chambre ne sont des entités du gouvernement fédéral. Par conséquent, aucune des deux n’est assujettie aux politiques du Conseil du Trésor du Canada. Toutefois, la Chambre des communes et son Administration sont financées par les contribuables. Compte tenu de cette situation, il est important que des politiques et des pratiques appropriées soient en place pour garantir que les dépenses publiques sont effectuées de façon juste, cohérente et transparente. Au cours de l’exercice 2010-2011, l’Administration a traité environ 85 000 opérations financières. Nous avons examiné si l’Administration de la Chambre a des politiques et des systèmes de contrôle appropriés pour régir la bonne utilisation de ces fonds.

Des procédures sont en place pour traiter les demandes de remboursement des dépenses

23. Le Bureau de régie interne établit les règles qui servent à déterminer quelles dépenses peuvent être imputées au budget d’un député, ainsi que les budgets connexes de chaque député. Les députés ne peuvent utiliser les ressources qui leur sont allouées que pour exercer leurs fonctions parlementaires, telles qu’elles sont définies dans les règlements administratifs et le Manuel des allocations et services aux députés. Les députés doivent assumer personnellement toutes les dépenses qui ne respectent pas les lignes directrices du Bureau.

24. Les budgets établis par le Bureau de régie interne constituent le principal mécanisme de contrôle des dépenses des députés. Ils sont ventilés par catégorie dans les règlements administratifs et dans le Manuel des allocations et services aux députés. L’Administration de la Chambre des communes fait le suivi des dépenses en regard des budgets alloués.

25. Une autre mesure de contrôle est appliquée aux dépenses des députés. En effet, les députés doivent signer toute demande de remboursement ou de paiement de salaire à un membre de leur personnel. Ils peuvent déléguer leur pouvoir de signature uniquement pour certains types de dépenses. L’obligation pour les députés d’apposer leur signature se veut un moyen de renforcer leur responsabilité personnelle à l’égard des dépenses dont ils demandent le remboursement.

26. De plus, il incombe à l’Administration de mettre en place des systèmes de contrôle afin de veiller à ce que toutes les dépenses, qu’elles soient de nature administrative ou engagées par les députés, soient dûment documentées et traitées avec exactitude. Les demandes de remboursement soumises par les députés doivent viser des dépenses liées à l’exercice de leurs fonctions parlementaires, être accompagnées de pièces justificatives, être examinées par le personnel de l’Administration et être signées par une personne autorisée. De même, les dépenses engagées par l’Administration de la Chambre doivent être liées aux activités de l’Administration, assorties de pièces justificatives et dûment approuvées par un signataire autorisé.

27. Nous avons constaté que l’Administration s’est dotée de politiques et de systèmes de contrôle appropriés pour régir l’utilisation appropriée des fonds, conformément aux règlements administratifs, aux politiques et aux lignes directrices du Bureau de régie interne. L’Administration se fonde sur les plafonds des budgets et sur la signature des députés comme premiers mécanismes de contrôle, mais elle applique aussi d’autres procédures. Ainsi, elle a mis en œuvre des contrôles pour vérifier si certaines règles énoncées dans le Manuel des allocations et services aux députés ont été respectées. Dans le cadre de ces contrôles, l’Administration surveille l’utilisation des 64 points de déplacement attribués à chaque député, elle vérifie si les salaires versés aux employés des députés respectent les limites salariales imposées, et elle fournit aux députés un rapport mensuel sur l’état de leur allocation de points.

28. Les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices adoptés par le Bureau de régie interne servent de fondement aux contrôles établis, mais l’Administration n’obtient pas d’éléments de preuve pour confirmer que chaque règle a été suivie. Vu le contexte politique partisan dans lequel les députés exercent leurs fonctions parlementaires, ceux-ci s’attendent à ce que le caractère privé et confidentiel de leurs activités soit respecté. L’Administration exige des reçus pour certaines dépenses, comme les loyers et les chambres d’hôtel, mais se fie à la signature du député pour confirmer l’admissibilité d’autres dépenses visées par la demande de remboursement. Les députés attestent que les dépenses pour lesquelles ils demandent à être remboursés ont été engagées à des fins conformes à la Loi sur le Parlement du Canada et aux règlements administratifs approuvés par le Bureau de régie interne.

L’Administration a bien utilisé ses mécanismes de contrôle de la gestion des dépenses

29. Nous avons testé un échantillon d’opérations individuelles, c’est-à-dire des factures et des demandes de remboursement présentées par des députés et des employés de l’Administration de la Chambre. Nous avons examiné si l’Administration avait mis en place des mécanismes de contrôle et si elle les avait utilisés de manière uniforme pour les dépenses des catégories suivantes : déplacements, accueil, résidence secondaire, bureaux de circonscription, technologies de l’information, ainsi qu’heures supplémentaires et salaires. Nous avons également examiné d’autres dépenses non comprises dans ces catégories, comme l’exigent les règlements administratifs et le Manuel des allocations et services aux députés. Nous avons vérifié si les opérations retenues étaient dûment autorisées, étayées, examinées et comptabilisées, et si elles avaient été effectuées pour les fins prévues.

30. Nous avons constaté que l’Administration de la Chambre des communes avait traité les opérations de façon adéquate. Nous n’avons relevé aucun cas de non-respect notable des règlements administratifs, des politiques ou des lignes directrices du Bureau de régie interne, ni des politiques de l’Administration (voir la pièce 3).

Pièce 3 — La documentation était adéquate pour établir la conformité

La documentation montre que l’opération était... Conformité générale (%)
autorisée : approuvée en temps voulu par le signataire autorisé en matière financière 93,4 %
étayée : le montant de la dépense correspond aux montants inscrits sur les reçus et factures 94,7 %
examinée : examinée par l’Administration de la Chambre avant le versement du paiement 98,1 %
comptabilisée : bien codée et saisie dans le système financier 95,5 %
effectuée pour les fins prévues : dépense engagée dans l’exercice des fonctions parlementaires et respectant les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices du Bureau de régie interne 98,5 %

31. Le taux de conformité était satisfaisant dans l’ensemble, mais certaines améliorations sont possibles. Nous avons constaté que la documentation ou l’information consignée dans environ 7 % des cas testés ne suffisait pas à montrer que les autorisations nécessaires avaient été obtenues et que dans environ 5 % des cas, elle ne suffisait pas à appuyer l’opération en question. Toutes les demandes de remboursement de dépenses devraient être appuyées par une documentation justificative suffisante. L’absence de documentation ou d’information soulève des doutes quant au respect des règlements administratifs, des politiques et des lignes directrices du Bureau de régie interne et, à notre avis, expose l’Administration et les députés à un risque accru d’erreurs en ce qui concerne la conformité aux règles de l’Administration.

L’Administration s’est dotée d’une politique d’approvisionnement, mais ses directives et ses processus devraient être améliorés

32. Au cours de l’exercice 2010-2011, l’Administration de la Chambre a dépensé environ 60 millions de dollars en biens et en services pour les députés et pour ses propres programmes. Ces dépenses d’approvisionnement comprenaient tant des achats de fournitures de bureau de moins de 10 dollars que des contrats de plusieurs millions de dollars pour l’achat de matériel informatique et de logiciels. La Direction de la gestion du matériel et des contrats est chargée de veiller à ce que l’Administration se conforme au processus d’approvisionnement et l’applique systématiquement, et à ce que ce processus puisse résister à un examen public rigoureux.

33. Nous avons examiné si l’Administration a mis en place des politiques et des systèmes de contrôle appropriés pour gérer l’achat de biens et de services. Nous avons constaté que la politique en matière d’approvisionnement de l’Administration est conçue de manière à fournir un cadre raisonnable pour l’approvisionnement, à savoir un cadre qui favorise l’équité et la transparence et qui vise l’obtention du meilleur rapport qualité-prix et la gestion des risques. Cette politique décrit les responsabilités et les obligations de reddition de comptes des fonctionnaires de l’Administration. Elle privilégie l’adoption d’une approche concurrentielle pour les achats individuels et désigne les responsables autorisés de l’approvisionnement.

34. Toutefois, le manuel qui est censé fournir des directives détaillées sur la façon de gérer les achats manque de clarté, en ce sens qu’il fournit des directives contradictoires ou insuffisantes aux gestionnaires, ce qui a contribué à des différences dans les pratiques en matière d’approvisionnement. Par exemple, le manuel donne certaines directives sur la communication avec les fournisseurs pendant et après les achats en régime concurrentiel, mais il contient fort peu de directives sur les communications avec les fournisseurs pendant l’évaluation des soumissions. Nous avons relevé trois dossiers dans lesquels la Direction avait communiqué avec certains fournisseurs pour leur demander des éclaircissements sur leurs soumissions après la date limite de réception des soumissions.

35. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait veiller à ce que son manuel d’approvisionnement soit passé en revue et modifié pour faire en sorte que tous les fournisseurs éventuels soient traités de la même manière.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Le manuel d’approvisionnement à l’intention des gestionnaires de la Chambre a récemment été rédigé dans le cadre de la phase 1 d’un projet multiphase et pluriannuel. Il est reconnu que ce manuel doit être révisé et mis à jour, comme prévu initialement. La révision sera terminée d’ici le 31 mars 2013.

La plupart des achats de biens et de services n’étaient pas conformes aux politiques et aux pratiques de l’Administration

36. Nous avons examiné si l’Administration s’était conformée à ses politiques et processus pour l’achat des biens et des services en testant des contrats, des bons de commande et des offres à commandes. Nous avons constaté que, pour 41 des 59 achats examinés, l’Administration n’avait pas respecté sa propre politique et ses propres pratiques. Les lacunes que nous avons trouvées incluaient, par exemple, des contrats non signés ou signés rétroactivement, et des dossiers auxquels il manquait des documents comme la description des travaux ou la raison expliquant pourquoi le processus concurrentiel n’avait pas été suivi. Ce résultat indique un manque généralisé de conformité. À notre avis, ces lacunes étaient dues à un manque de directives, à une application non uniforme des mécanismes de contrôle et à une rotation de personnel importante dans les postes de haut niveau.

37. Citons en exemple la proposition présentée par un fournisseur concernant un contrat d’une valeur de 600 000 $. Le fournisseur avait inclus dans sa proposition une condition qui limitait la façon dont il répondait à l’une des exigences techniques obligatoires énoncées dans la demande de propositions de l’Administration. Or, le manuel d’approvisionnement précise que les soumissions qui ne satisfont pas aux exigences techniques ou de performance obligatoires doivent être rejetées lors du processus d’évaluation. Pourtant, au lieu de mettre la proposition de côté ou d’annuler le processus et de relancer l’appel d’offres, la Direction a retenu et évalué la soumission, et le contrat a été adjugé au fournisseur en question.

38. La Direction a créé un formulaire sur les conflits d’intérêts pour les achats complexes, qui doit être signé par les décideurs et les évaluateurs avant de rédiger les documents d’invitation à soumissionner. Il s’agit là d’une bonne et importante pratique, car elle favorise la transparence et prémunit l’Administration contre certains risques. Cependant, nous avons constaté que pour cinq des sept achats pour lesquels le formulaire était obligatoire, celui-ci manquait au dossier ou avait été signé après une date butoir importante.

39. De plus, nous avons relevé que lors de l’établissement de quatre contrats non concurrentiels, les secteurs administratifs concernés n’avaient pas respecté les exigences de la politique d’approvisionnement et avaient conclu des ententes sans faire appel à la Direction. Celle-ci s’était contentée de remplir les formalités administratives afin de faciliter le versement des paiements aux fournisseurs. La Direction est chargée de veiller à ce que le processus d’approvisionnement de l’Administration de la Chambre soit appliqué de façon uniforme et à ce qu’il puisse résister à un examen public rigoureux. Elle aurait donc dû intervenir davantage dans les activités d’approvisionnement.

40. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait veiller à respecter sa politique et ses pratiques d’approvisionnement. Elle devrait aussi s’assurer que tous ses dossiers d’approvisionnement contiennent les documents et les autorisations exigés pour étayer les activités d’achat connexes.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Des lignes directrices supplémentaires seront établies et le personnel sera formé pour veiller à ce que les politiques et les processus soient clairement communiqués. En outre, un cadre de contrôle de l’approvisionnement sera établi pour veiller à ce que les activités d’approvisionnement respectent les politiques et les pratiques, et à ce qu’elles soient documentées dans les dossiers respectifs. Ces travaux seront terminés d’ici le 31 mars 2013, et la formation commencera en 2013-2014.

Gestion des ressources humaines

41. Pour constituer un effectif suffisant de personnel qualifié, l’Administration doit minutieusement planifier ses ressources, assurer la dotation et voir au perfectionnement de l’effectif nécessaire pour s’acquitter de ses tâches. En 2008, le Groupe de gestion du greffier a approuvé un cadre de gestion des ressources humaines axé sur les besoins de l’Administration, les exigences de sa clientèle et le potentiel de ses employés. Nous avons tenté de déterminer si l’Administration a adopté et mis en œuvre comme il se doit des systèmes et des méthodes de planification, de dotation et de recrutement, ainsi que d’apprentissage et de perfectionnement pour ses ressources humaines.

L’Administration a mis en œuvre des éléments d’une bonne planification

42. La planification des ressources humaines est le processus que suit une organisation pour prévoir ses besoins de personnel et s’assurer de disposer en tout temps d’employés compétents, en nombre suffisant, pour atteindre ses objectifs. Cette planification en est encore à l’étape conceptuelle au sein de l’Administration et n’est pas intégrée à la planification des activités. L’Administration de la Chambre a proposé de mettre en œuvre un processus de planification intégrée des ressources humaines en 2012.

43. Nous avons constaté que des éléments d’une bonne planification sont en place. L’Administration procède à une planification annuelle de ses effectifs. À ce titre, elle recense les besoins de dotation et de classification de chaque secteur administratif et fixe des échéanciers pour la dotation en personnel et la classification des postes.

44. En outre, l’Administration a mis au point un processus de planification officiel pour assurer la relève à l’échelle de l’organisation. Ce processus doit être approuvé par le Groupe de gestion du greffier. En l’absence d’une planification officielle de la relève, l’Administration a recensé les postes essentiels et entrepris des analyses démographiques. Elle a également approuvé un processus de planification de la relève pour les membres du Groupe de gestion du greffier.

45. Toutefois, trois des postes qui relèvent du greffier sont dotés par voie de nominations par le gouverneur en conseil, c’est-à-dire que les titulaires sont nommés par le gouverneur général sur avis du gouvernement. S’il est vrai que cette situation dure depuis de nombreuses années, elle pose néanmoins certains défis, notamment en ce qu’elle complique la planification de la relève pour ces postes. Les postes en question sont ceux de sous-greffier, de sergent d’armes, et de légiste et conseiller parlementaire. Un poste similaire, soit celui de greffier adjoint, relève du sous-greffier et est vacant.

Des politiques de dotation ont été instaurées, mais elles ne s’appliquent pas aux employés embauchés pour une période déterminée

46. La politique de dotation de l’Administration de la Chambre précise que les systèmes et les politiques de dotation et de recrutement doivent faciliter le recrutement et le maintien en poste d’un nombre suffisant d’employés qualifiés. De plus, la politique dicte que l’Administration doit encourager le recours à des processus équitables et transparents pour l’embauche d’employés compétents, et que les mesures de dotation qu’elle prend doivent être conformes à la Loi sur les relations de travail au Parlement et à la Loi sur le Parlement du Canada ainsi qu’aux règlements administratifs connexes.

47. Nous avons constaté que l’Administration travaille à améliorer ses pratiques de dotation. Par exemple, elle est consciente d’avoir besoin de stratégies de recrutement officielles pour les postes difficiles à pourvoir, ainsi que de pratiques de suivi systématiques pour veiller à ce que les postes dont la dotation a été approuvée soient effectivement pourvus. L’Administration nous a informés qu’elle est en train d’élaborer un plan stratégique afin d’améliorer ses pratiques de recrutement.

48. Par ailleurs, nous avons constaté que l’Administration a défini les rôles et les responsabilités en ce qui concerne la dotation et le recrutement, et qu’elle a adopté des politiques et des directives en matière de dotation et de recrutement pour ses employés permanents. Nous avons également constaté que les mesures de dotation que nous avons examinées étaient conformes à la politique de l’Administration en la matière et aux directives à l’appui.

49. Nous avons aussi constaté que la politique de l’Administration ne s’applique pas à l’embauche des employés nommés pour une période déterminée ni au recours à ce type d’employés, et que les lignes directrices connexes sont désuètes et ne sont pas appliquées. Vu la nature de ses activités, la Chambre a beaucoup recours à des employés embauchés pour une période déterminée. Au cours de l’exercice 2010-2011, l’Administration a engagé 377 employés de cette catégorie, comparativement à 163 employés permanents. Sans politique pour les employés nommés pour une période déterminée, l’Administration peut difficilement savoir si ses pratiques sont justes, transparentes et uniformes.

50. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait établir une politique sur l’embauche des employés nommés pour une période déterminée et sur le recours à ce type d’employés.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Une politique sur l’embauche des employés nommés pour une période déterminée et sur le recours à ce type d’employés sera établie en 2013-2014.

Les politiques et les pratiques de classification sont appropriées

51. La classification des postes est la base de l’administration rigoureuse des salaires et des traitements et de l’établissement de structures organisationnelles et de relations de travail. Conformément à sa politique de classification, l’Administration est décidée à maintenir un système de classification équitable et transparent, qui lui permet de rémunérer ses employés de façon raisonnable et équitable. Nous avons constaté que l’Administration a mis en œuvre une politique de classification appropriée et qu’elle a précisé les rôles et les responsabilités en matière de classification.

52. Après avoir testé 67 des 160 mesures de classification et de reclassification, nous avons constaté qu’elles étaient conformes à la politique de classification de l’Administration. Nous avons aussi constaté que l’Administration avait réglé les deux griefs liés à la classification déposés en 2010-2011 conformément à la politique et à la Loi sur les relations de travail au Parlement.

L’Administration a adopté des pratiques en matière d’apprentissage et de perfectionnement

53. L’objectif de l’apprentissage et du perfectionnement est d’accroître les capacités des employés, et donc d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’organisation. Les activités d’apprentissage et de perfectionnement englobent la formation requise pour qu’un effectif compétent et qualifié puisse mener à bien les activités de l’organisation, de même que la formation de perfectionnement qui favorise l’avancement professionnel.

54. Nous avons constaté que l’Administration a adopté une politique et des pratiques sur l’apprentissage et le perfectionnement et qu’elle a précisé les rôles et les responsabilités dans ce domaine. L’Administration a lancé en 2011 un programme structuré de gestion du rendement. Elle compte s’appuyer sur le programme pour recenser de façon plus systématique les besoins en matière d’apprentissage et de perfectionnement dans l’ensemble de l’organisation.

Les systèmes de technologies de l’information

55. Soucieuse de s’acquitter de son rôle en matière de prestation de services, l’Administration de la Chambre a consacré des ressources considérables à ses systèmes d’information, y compris à la gestion de l’information et aux technologies de l’information. Au cours de l’exercice 2010-2011, elle a investi 28 millions de dollars dans des projets et services liés aux systèmes d’information. Nous avons examiné si l’Administration a adopté et mis en œuvre comme il se doit des politiques et des systèmes de contrôle pour s’assurer que ses systèmes de technologies de l’information sont fiables et sûrs et sont conçus pour se rétablir après une panne.

Des politiques et des contrôles sont en place pour faire en sorte que les systèmes de technologies de l’information soient fiables et sûrs

56. Les systèmes de technologies de l’information étant de plus en plus interconnectés, il importe de maintenir un environnement informatique sûr pour tous les députés et pour leurs caucus, de même que pour la Bibliothèque du Parlement et le Sénat du Canada. Les systèmes interconnectés créent de nouvelles possibilités de collaboration, mais ils présentent également de nouveaux risques pour les fonds d’information. Les cyberattaques peuvent causer des dommages considérables à une organisation en portant atteinte à ses fonds d’information et en perturbant ses activités.

57. Les politiques adoptées par l’Administration de la Chambre précisent l’importance de mettre en place des mécanismes de contrôle pour faire en sorte que les systèmes d’information soient sûrs, disponibles et utilisables lorsque les usagers en ont besoin, et qu’ils répondent aux besoins opérationnels. Nous avons constaté que les Services de l’information ont établi des politiques et des pratiques appropriées pour cerner les besoins de l’Administration et des députés en matière de technologies de l’information. Pendant la période visée par l’audit, les systèmes n’ont pas été mis en péril par des cyberattaques et ils étaient disponibles lorsque les usagers en avaient besoin. En décembre 2010, lorsqu’une panne s’est produite, les interruptions et les pertes de données ont été réduites au minimum; des plans de reprise ont été mis en œuvre et leur exécution s’est bien déroulée.

58. Les systèmes de technologies de l’information fournissent le niveau de soutien opérationnel dont ont besoin les députés et l’Administration. Les Services de l’information ont conclu des ententes avec des partenaires à l’interne et à l’extérieur de l’organisation. À titre d’exemple, mentionnons l’entente qui a ouvert la voie à la création d’un réseau informatique conjoint entre la Chambre des communes et le Sénat.

59. Nous avons constaté que les Services de l’information ont établi un bon régime pour gérer les projets visant les systèmes informatiques. Les propositions de nouveaux projets sont évaluées dans le cadre d’un exercice d’établissement des priorités, et tous ne sont pas approuvés. La priorité va aux projets qui ont une incidence sur les services aux députés.

60. Nous avons examiné deux projets, l’un terminé et l’autre à l’étape de la planification. Nous avons constaté que les projets étaient adéquatement gérés du point de vue des technologies de l’information, mais nous avons aussi cerné des occasions d’améliorer les méthodes de gestion de ces projets.

61. Plus particulièrement, nous avons constaté que, dans le cadre d’un des projets, les utilisateurs n’avaient pas bien défini leurs besoins à l’étape de la planification. Il a donc fallu par la suite réviser l’étendue et les coûts du projet, ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

62. De plus, nous avons constaté que l’Administration n’a pas défini d’indicateurs pour établir la mesure dans laquelle les projets contribuent à l’atteinte des objectifs liés aux systèmes d’information. Or, sans indicateurs, il n’est pas possible de déterminer si un projet, une fois mis en œuvre, a atteint les objectifs voulus.

Sécurité

Des mesures de sécurité sont en place pour permettre l’accès aux personnes autorisées et assurer un environnement sûr

63. La sécurité de la Chambre des communes est régie par un certain nombre de contraintes. La Chambre étant une institution publique, certains bâtiments qui relèvent de sa compétence sont habituellement ouverts au public à des fins de visites. Les citoyens peuvent demander à rencontrer leur député ou à assister aux délibérations du Parlement ou de ses comités lorsque la Chambre siège. Il est nécessaire d’arriver à un équilibre entre le degré d’accès souhaité et le maintien de mesures de sécurité suffisantes pour atténuer les risques.

64. Les Services de sécurité de la Chambre des communes relèvent du sergent d’armes, au sein des Services de la Cité parlementaire. Les 320 agents en uniforme des Services de sécurité sont chargés d’assurer un environnement sûr, sécuritaire et accueillant pour quiconque pénètre dans les édifices relevant de la compétence de la Chambre des communes. Ceux-ci comprennent la section centrale et l’aile ouest de l’édifice du Centre, les édifices de la Confédération et de la Justice, d’autres bureaux au cœur du centre-ville d’Ottawa, ainsi que des locaux hors site de réception du courrier et de préparation de repas.

65. La sécurité de la Cité parlementaire est une responsabilité partagée. Les Services de sécurité de la Chambre des communes sont responsables des édifices qui relèvent de la compétence de la Chambre. Le Service de sécurité du Sénat, quant à lui, est responsable de l’aile est de l’édifice du Centre et de l’édifice de l’Est. Pour sa part, la Gendarmerie royale du Canada est responsable des terrains ainsi que de la sécurité du premier ministre et des dignitaires étrangers en visite lorsqu’ils circulent à l’extérieur des édifices. Les aires qui relèvent de ces trois forces de sécurité s’étendent sur un certain nombre de pâtés de maisons (voir la pièce 4). Les rues, notamment la rue Wellington, relèvent de la compétence du Service de police d’Ottawa.

Pièce 4 — La Cité parlementaire occupe une part importante du centre-ville d’Ottawa

Carte

[Pièce 4 — version textuelle]

La Cité parlementaire comprend tous les édifices appartenant à l’État qui abritent la Chambre des communes, le Sénat et la Bibliothèque du Parlement. Les zones qui relèvent actuellement ou qui doivent relever à l’avenir de la compétence des Services de la Cité parlementaire de la Chambre des communes sont mises en évidence sur la carte. Il est prévu que la responsabilité de l’édifice Wellington sera partagée avec le Service de sécurité du Sénat.

Source : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

66. Nous avons examiné si l’Administration a mis en place des politiques et des mécanismes de contrôle appropriés afin de créer un environnement sûr et sécuritaire pour les députés, le personnel et les visiteurs, comme le prévoit la stratégie des Services de sécurité pour 2010-2013.Nous avons également examiné si l’Administration a recensé les risques clés et mis en œuvre des stratégies d’atténuation appropriées, et si elle a entretenu de bonnes communications avec ses partenaires en matière de sécurité et coordonné ses activités avec les leurs.

67. Nous avons constaté que les Services de sécurité de la Chambre des communes ont mis en œuvre des mécanismes de contrôle fondés sur des pratiques de sécurité reconnues et qu’ils ont adapté leurs interventions en fonction des renseignements reçus. Par exemple, ils ont mis en œuvre des procédures d’exploitation normalisées et ont fourni une formation appropriée à cet égard, et ce, dans les limites imposées par les considérations d’ordre matériel et historique et en maintenant le libre accès pour les députés.

68. De plus, nous avons constaté que, tout comme ses partenaires et les ministères fédéraux, l’Administration a mis au point et testé des plans de continuité des activités pour la Chambre des communes et pour elle-même. Ces plans prévoient la désignation de sites provisoires si, en raison d’un incident grave, la Chambre des communes et d’autres espaces essentiels devenaient inutilisables.

69. Un grand nombre des améliorations et mises à niveau envisagées pour les systèmes de sécurité à l’intérieur de la Cité parlementaire découlent des rénovations prévues dans la vision et le plan à long terme du gouvernement pour la Cité parlementaire. Il est encourageant de constater que les considérations en matière de sécurité sont bien intégrées dans les décisions relatives aux restaurations prévues.

Des fonctions de coordination et de communication sont en place, mais pourraient être améliorées

70. Depuis quelques années, les Services de sécurité de la Chambre des communes travaillent à améliorer les communications et la coordination de leurs activités, en collaboration avec le Service de sécurité du Sénat et la Gendarmerie royale du Canada. Ensemble, les forces de sécurité ont élaboré le Plan principal de sécurité et elles coordonnent leurs opérations par l’entremise du Bureau principal de planification de sécurité, qui se compose d’employés des trois forces. Depuis le lancement du Plan, la coordination et les communications se sont améliorées sur le plan opérationnel, entre autres grâce à des séances quotidiennes d’échange de renseignement et au déploiement d’un système de commandement des interventions d’urgence pour la Cité parlementaire.

71. En décembre 2009, les forces de sécurité ont collaboré pour régler un incident au cours duquel des manifestants avaient escaladé les murs extérieurs de l’édifice de l’Ouest. Une analyse ultérieure a révélé que les Services de sécurité de la Chambre des communes étaient chargés d’assurer la sécurité des aires situées à l’intérieur des édifices relevant de leur compétence et que la Gendarmerie royale du Canada était responsable de la sécurité des terrains, mais qu’aucune organisation n’avait clairement reçu le mandat d’assurer la sécurité des toits des édifices.

72. Les partenaires chargés d’assurer la sécurité de la Cité parlementaire se sont entendus récemment sur des procédures opérationnelles à suivre lors d’interventions conjointes en réponse à des intrusions survenant dans une zone relevant de leur compétence mutuelle. Toutefois, la question de la compétence n’est pas réglée. Même si les partenaires chargés d’assurer la sécurité ont convenu qu’il revenait au partenaire le plus près de répondre en cas d’incident, aucune force de sécurité n’a accepté la responsabilité première de la sécurité des toits des édifices de la Cité parlementaire.

73. Les partenaires en matière de sécurité ont élaboré des activités de coordination et de communication dans le cadre du Plan principal de sécurité. Une prochaine étape pourrait consister à regrouper les forces de sécurité de la Colline du Parlement sous un seul commandement, ce qui permettrait des interventions plus efficientes et plus efficaces. Si une analyse plus poussée des incidences et du coût d’une force unifiée en confirmait les avantages, ce serait l’occasion d’assurer une capacité et des interventions uniformes dans l’ensemble de la Cité parlementaire.

74. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes, en collaboration avec ses partenaires en matière de sécurité, devrait examiner combien il en coûterait pour assurer une même capacité d’intervention dans toute la Cité parlementaire, ainsi que la possibilité de progresser vers l’établissement d’une force de sécurité unifiée au service de la Cité parlementaire.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. L’Administration de la Chambre des communes examine présentement la possibilité d’unifier les services de sécurité dans la Cité parlementaire et les coûts qui y seraient associés. Les résultats de cette étude seront présentés au Bureau de régie interne.

L’Administration n’a pas sa propre politique en matière de sécurité

75. L’Administration utilise le Plan principal de sécurité comme document stratégique en matière de sécurité. Le plan établit des objectifs et prévoit un certain nombre de projets. Cependant, il n’établit pas clairement les responsabilités ni les obligations redditionnelles au sein de l’Administration; il n’explique pas non plus comment celles-ci s’appliquent relativement à des endroits précis. Il ne formule pas d’exigences en matière d’établissement de rapports, lesquels permettraient à l’Administration de déterminer si les objectifs de l’Administration et des députés ont été atteints. À notre avis, en tant que document stratégique pour l’Administration, le plan présente des faiblesses.

76. L’Administration a élaboré des stratégies de sécurité pour chacun des édifices de la Cité parlementaire et examiné la dotation de ses postes de garde. Toutefois, sans un cadre expressément conçu pour la Chambre des communes et son Administration, il est difficile de déterminer si ces autres plans répondront à l’objectif de sécurité global de l’Administration. L’historique des atteintes à la sécurité constitue la seule mesure du caractère adéquat ou exhaustif de ces plans. Aucune intrusion violente ne s’est traduite par des blessures graves ou un décès.

77. Lors de notre examen des pratiques d’atténuation des risques, nous avons remarqué que les Services de sécurité de la Chambre des communes comptaient aménager une installation pouvant recevoir des données classifiées d’un certain nombre de sources de renseignement du gouvernement. Les Services de sécurité seraient alors en mesure d’analyser eux-mêmes ces données, même s’ils ont déclaré avoir d’excellentes relations avec leurs partenaires du secteur du renseignement. Ce serait là un projet important puisque l’Administration ne dispose pas à l’heure actuelle d’une installation qui peut recevoir ou stocker ce type d’information, ni de personnel formé pour l’analyser. La Chambre des communes nous a informés par la suite que les Services de sécurité ne comptaient pas aménager une telle installation pour le moment, mais qu’ils pourraient le faire à l’avenir. À notre avis, une politique de sécurité axée expressément sur l’Administration de la Chambre serait utile pour établir si une telle installation contribuerait à l’atteinte des objectifs de sécurité de l’Administration et déterminer son importance relative par rapport à d’autres priorités de l’Administration.

78. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait établir une politique globale en matière de sécurité ainsi que des objectifs stratégiques et des indicateurs de performance appropriés.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. L’Administration de la Chambre élaborera une politique globale en matière de sécurité ainsi que des objectifs stratégiques et des indicateurs de rendement connexes. On prévoit mettre ces éléments en place d’ici 2015.

Planification stratégique et opérationnelle

79. La planification stratégique est un outil de gestion utilisé par les organisations pour officialiser leur mandat, définir leur vision et leurs objectifs à long terme et mesurer les progrès accomplis dans la réalisation de leurs objectifs. Il incombe au Bureau de régie interne d’approuver les recommandations du Groupe de gestion du greffier visant les orientations stratégiques de l’Administration, ses priorités, les résultats attendus et les documents de planification et d’évaluation. Le Bureau a approuvé en 2005 des éléments d’un cadre de planification et d’évaluation du rendement que l’Administration a mis en œuvre. L’Administration a commencé à instaurer un cadre élargi en 2009.

L’Administration est en voie d’établir un cadre de planification stratégique

80. En septembre 2010, le Groupe de gestion du greffier a approuvé un cadre de planification pour les secteurs administratifs qui décrit les exigences en matière de planification, de mesure du rendement et d’établissement de rapports pour tous les secteurs administratifs. La planification uniformisée au niveau des secteurs administratifs devait commencer au cours de l’exercice 2011-2012. Il n’était pas utile pour nous d’auditer ce cadre étant donné qu’il venait tout juste d’être mis en œuvre. Nous avons plutôt évalué si l’Administration de la Chambre des communes a clairement défini ses orientations stratégiques.

81. Chaque secteur administratif établit ses propres documents de planification, notamment des plans stratégiques et des plans opérationnels. Ainsi, les chefs et les gestionnaires des secteurs administratifs ont consulté les agents chargés de l’approvisionnement de la Direction de la gestion du matériel et des contrats ainsi que les conseillers financiers du service Politiques et planification financière afin de déterminer leurs besoins en matière d’achat de biens et de services. Ces besoins sont établis en fonction de leurs plans d’activités et d’investissement, notamment le plan d’investissement intégré quinquennal qui a déjà été mis en œuvre. Chaque secteur administratif s’est servi de ses prévisions en matière d’approvisionnement pour établir un plan annuel d’achat de services.

82. Les répercussions financières des nouvelles initiatives sont dûment examinées dans le cadre du processus de planification. Cependant, l’information financière n’est pas associée à l’information sur les priorités courantes; par conséquent, il n’y a pas de vue d’ensemble intégrée des priorités financières de l’Administration. L’Administration a admis qu’il y a là une lacune, et elle compte élaborer un plan pour la combler dans le courant de l’année qui vient.

L’Administration n’a pas défini d’approche systématique pour gérer les risques

83. La gestion des risques vise à évaluer, à traiter et à communiquer les risques au niveau hiérarchique approprié, selon le profil de risque et les objectifs de l’organisation. Une organisation qui a des pratiques efficaces de gestion du risque peut gérer systématiquement les conséquences indésirables, améliorer les processus décisionnels et renforcer sa capacité d’atteindre ses objectifs stratégiques. Une gestion des risques efficace comporte également l’adoption de politiques claires et bien définies et l’établissement de contrôles. En recensant, en mesurant, en atténuant et en surveillant les risques, et en communiquant de l’information à ce sujet, une organisation peut maintenir les risques à un niveau acceptable. Nous avons vérifié si l’Administration de la Chambre mettait l’accent sur la gestion des risques de façon à déterminer et à atténuer les risques qui pèsent sur ses activités et sur l’institution.

84. Nous avons constaté qu’en dépit des efforts qu’elle a commencé à déployer, l’Administration n’a pas établi d’approche officielle et systématique pour recenser les risques. Au niveau opérationnel, chaque secteur administratif a instauré sa propre méthode d’évaluation; il est donc difficile de comparer les risques relatifs des différents secteurs. Par exemple, les Services de l’information ont mis au point des outils dont ils se servent pour recenser et gérer les risques liés tant aux activités qu’aux projets du secteur. Les Services des finances, quant à eux, ont défini des critères de risque uniquement pour leurs projets. Ils n’ont établi aucun cadre général de gestion des risques pour les contrôles et les processus internes.

85. En plus de recenser et de gérer les risques au niveau opérationnel, l’Administration doit aussi prendre en compte les risques qui pourraient l’empêcher d’atteindre ses objectifs ou qui pourraient nuire à la réputation de la Chambre des communes. Elle pourra alors s’appuyer sur cette analyse pour décider de la mesure dans laquelle elle compte faire respecter les règles et des risques qu’elle est prête à tolérer sans appliquer de contrôles additionnels. Avec ce fondement solide, le personnel de l’Administration, de même que les responsables de la gouvernance de l’Administration, seront mieux en mesure d’atténuer les risques pour permettre l’atteinte des objectifs du Bureau de régie interne.

86. Nous avons néanmoins constaté que l’Administration a parfois entrepris d’examiner les risques qui se posent pour l’ensemble de l’organisation et de clarifier les processus qu’elle utilise pour surveiller l’application des règlements administratifs, des politiques et des lignes directrices du Bureau de régie interne. Par exemple, avant le début de notre audit, certains médias avaient rapporté que des députés auraient pu avoir présenté des demandes de remboursement de frais de location pour des loyers payés à un membre de leur famille. Auparavant, l’Administration ne vérifiait pas régulièrement les titres de propriété des logements loués par les députés. Après la diffusion de ces reportages, elle a procédé à un examen approfondi de ses dossiers pour s’assurer que toutes les demandes de remboursement de frais de location étaient justifiées. Elle a présenté les conclusions de son examen au Bureau de régie interne. Par la suite, l’Administration a instauré un contrôle supplémentaire pour vérifier les titres de propriété des logements loués.

87. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait dresser un inventaire des principaux risques qui se posent pour la Chambre des communes et son Administration. L’Administration devrait ensuite analyser les risques et les classer en ordre de priorité, puis déterminer les règles et les mesures d’atténuation qui s’imposent et en informer le Bureau de régie interne.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Un cadre de gestion du risque sera établi et mis en œuvre en 2012.

Le service d’audit interne peut contribuer à améliorer la gestion des risques

88. Le service de vérification et d’examen interne, qui fait partie de l’Administration de la Chambre des communes depuis plus de 14 ans, a pour mandat de fournir à l’Administration et au Bureau de régie interne l’assurance que des contrôles sont en place, que les règles sont respectées et que les risques sont atténués. Nous nous attendions à ce que l’Administration fasse appel à son service de vérification et d’examen interne pour fournir une assurance indépendante sur le caractère adéquat des contrôles et de la gestion des risques. Au cours de notre audit, nous avons constaté que le service de vérification et d’examen interne de l’Administration avait effectué ou supervisé des évaluations des contrôles des processus opérationnels, des audits internes et des examens de gestion, dans des secteurs comme la paie et les avantages sociaux, les télécommunications et les cartes d’achat. À l’heure actuelle, le service de vérification et d’examen interne présente ses plans et ses constatations au Bureau de régie interne par l’intermédiaire du Groupe de gestion du greffier.

89. Nous avons constaté que le service de vérification et d’examen interne prend des mesures pour apporter les améliorations nécessaires dans certains secteurs. Il a récemment rédigé une charte et un plan d’audit. Cependant, tant que ce plan n’est pas approuvé et mis en œuvre, la planification des audits internes se fait de manière non officielle. De plus, comme le plan ne repose pas sur une évaluation systématique des risques, le service de vérification et d’examen interne ne sait pas s’il consacre ses ressources aux secteurs qui doivent être examinés en priorité.

90. D’autres assemblées législatives ont créé des comités d’audit qui comprennent des membres externes. Un comité d’audit permettrait de surveiller les travaux d’audit interne, l’évaluation et la gestion des risques par l’Administration, ainsi que son système de contrôles internes. À notre avis, un tel comité pourrait fournir au Bureau de régie interne une perspective plus large ainsi que des recommandations et des conseils détaillés relativement au caractère adéquat et à l’application de ses pratiques de gestion des risques, y compris l’examen du rendement de l’Administration.

91. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait élaborer et mettre en œuvre un plan officiel d’audit interne et, par l’intermédiaire de ses audits internes, fournir au Bureau de régie interne l’assurance que les risques sont atténués.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Un plan d’audit interne fondé sur le risque sera élaboré et mis en œuvre en 2012.

Les indicateurs de rendement et les rapports sont fragmentaires

92. Le rapport annuel de la Chambre des communes aux Canadiens comporte une partie dans laquelle le greffier présente les résultats de l’Administration de la Chambre. Même s’il ne s’agit pas d’un rapport sur le rendement, ce document public renferme de l’information sur les travaux de l’Administration ainsi que des commentaires généraux sur les progrès réalisés en regard des objectifs stratégiques établis. Nous avons examiné le Rapport aux Canadiens 2010, qui porte sur l’exercice 2009-2010. Il s’agissait du tout dernier rapport publié au moment de notre audit.

93. Le rapport décrit en termes positifs les domaines qui relèvent de la compétence de l’Administration; par exemple, il souligne la capacité de l’Administration de fournir de nouveaux outils pour appuyer la procédure de la Chambre des communes. Chacun des domaines décrits correspond toutefois à une initiative de l’Administration. Le rapport n’établit pas de liens entre, d’une part, les objectifs stratégiques et, d’autre part, les critères de rendement ou les résultats attendus des activités courantes de l’Administration. or, de tels liens permettraient aux lecteurs du rapport de mieux comprendre les résultats obtenus par l’Administration.

94. L’Administration prépare des états financiers annuels, qui sont audités par un cabinet comptable indépendant. De plus, conformément aux règlements administratifs du Bureau de régie interne, le président de la Chambre des communes dépose chaque année, au nom du Bureau, le rapport intitulé Dépenses par député. Ce rapport présente les dépenses des députés de la Chambre des communes pour l’exercice précédent. Au cours des dernières années, le nombre de catégories de dépenses présentées dans le rapport s’est accru. La transparence pourrait être améliorée en présentant dans le rapport de l’information budgétaire et des renseignements sur l’utilisation des points de déplacement par les députés.

95. La plupart des secteurs que nous avons audités ne disposent pas d’un ensemble complet d’indicateurs de rendement ni de normes de service qui leur permettraient de mesurer les résultats obtenus et de tirer des conclusions quant à leur rendement. Il s’agit, encore une fois, d’un travail en cours. Au niveau de l’Administration, le Groupe de gestion du greffier reçoit désormais un rapport semestriel qui résume les résultats obtenus par rapport à 26 indicateurs de rendement. À notre avis, environ la moitié de ces indicateurs sont de nature opérationnelle plutôt que stratégique. Ils visent des activités quotidiennes de l’Administration, sans pour autant permettre de déterminer si les services ont été bien rendus, notamment la mesure dans laquelle ils ont répondu aux besoins des députés.

96. Dans le même ordre d’idées, nous notons que les Ressources humaines n’ont pas défini de normes de service pour la dotation en personnel. Elles ne recueillent ni n’analysent officiellement les données relatives à un ensemble complet d’indicateurs de rendement, tels que le roulement du personnel, la durée du processus de dotation et les taux de recrutement et de maintien en poste. Sans un ensemble complet de données sur le rendement, il est difficile de déterminer avec précision si les systèmes et les méthodes de dotation sont efficaces et efficients et s’ils répondent aux besoins de l’organisation, et d’effectuer une surveillance à cet égard.

97. De plus, l’Administration n’obtient pas de façon systématique des éléments de preuve lui permettant d’évaluer son rendement en ce qui a trait à la prestation des services aux députés. Le Bureau de régie interne reçoit les commentaires des députés et les demandes de ceux d’entre eux qui veulent des changements aux règlements administratifs, aux politiques ou aux lignes directrices du Bureau, ou encore qui veulent en être exemptés. L’Administration a effectué un sondage auprès des députés sur des sujets précis, comme les technologies de l’information et les services d’alimentation, mais elle n’a pas mené de sondage systématique auprès des députés pour déterminer les domaines où son rendement est bon et ceux dans lesquels ses activités pourraient être améliorées.

98. Recommandation — L’Administration de la Chambre des communes devrait préciser ses indicateurs de rendement pour déterminer la mesure dans laquelle elle atteint ses résultats stratégiques et présenter cette information dans son rapport annuel.

Réponse de l’Administration — Recommandation acceptée. Les mesures de rendement dans les plans corporatifs et ceux des secteurs administratifs continueront d’être améliorées dans le cadre du cycle annuel afin qu’il soit possible de déterminer la mesure dans laquelle les objectifs stratégiques sont atteints. À mesure que le cadre de planification évoluera, l’Administration de la Chambre améliorera les mesures de rendement qui sont décrites dans le Rapport aux Canadiens, tout en gardant en tête les deux rôles du rapport, soit faire le point une fois par année sur les activités parlementaires des députés et résumer les réalisations et les engagements de l’Administration de la Chambre des communes visant à appuyer les députés et l’institution.

Conclusion

99. L’Administration de la Chambre des communes a instauré les politiques nécessaires pour fournir des services et des conseils et appuyer les députés et les activités de la Chambre des communes dans les secteurs de la gestion financière et des services de technologies de l’information; elle est également en voie d’élaborer son cadre de planification stratégique et opérationnelle. L’Administration a fait de même dans le domaine de la gestion des ressources humaines, à une exception près : elle n’a aucune politique sur les employés embauchés pour une période déterminée. La Chambre des communes bénéficierait d’une politique en matière de sécurité adaptée à ses besoins particuliers.

100. L’Administration dispose de systèmes de contrôle appropriés pour surveiller les dépenses et s’assurer qu’elles sont conformes aux règlements administratifs, aux politiques et aux lignes directrices du Bureau de régie interne. Pour les opérations que nous avons vérifiées, le taux de conformité indique que l’Administration de la Chambre des communes a traité correctement les opérations, mais qu’elle pourrait améliorer l’uniformité de ses méthodes de documentation. Nous n’avons constaté aucun cas de non-respect notable des règlements administratifs, des politiques ou des lignes directrices du Bureau de régie interne, ni des politiques de l’Administration. Toutefois, l’Administration n’a pas systématiquement évalué les risques qui se posent pour la Chambre des communes, ni établi quelles mesures d’atténuation sont nécessaires pour faire face à ces risques. L’Administration a commencé à instaurer un cadre de planification stratégique et opérationnelle, mais elle doit améliorer ses indicateurs de rendement pour pouvoir bien évaluer son rendement.

101. Il existe des faiblesses dans les pratiques de passation des contrats de l’Administration. La politique d’approvisionnement vise à fournir une orientation tout en favorisant l’équité et la transparence du processus. Cependant, dans 41 des 59 contrats d’approvisionnement vérifiés, au moins une des dispositions des lignes directrices ou de la politique de l’Administration n’était pas respectée. Ces résultats démontrent un non-respect généralisé de l’ensemble des procédures établies. Les faiblesses notées ont donné lieu à des erreurs, depuis des documents manquants jusqu’à l’octroi d’un contrat à un soumissionnaire qui ne satisfaisait pas à une des exigences techniques obligatoires.

102. L’Administration a défini un cadre organisationnel de gestion des ressources humaines qui s’articule autour de ses besoins, de la prestation des services et de la gestion des talents. Ce cadre est accompagné de politiques appropriées relatives à la gestion du personnel permanent, à la dotation et au recrutement, à la classification des postes ainsi qu’à l’apprentissage et au perfectionnement. De même, les Services de l’information ont mis des pratiques en place pour s’assurer de bien répondre aux besoins des députés et de l’Administration en matière de technologies de l’information.

103. Les Services de sécurité réagissent aux risques de sécurité et concilient l’accès du public à la Cité parlementaire et la nécessité d’offrir un environnement sûr et sécuritaire aux députés, au personnel et aux visiteurs de la Chambre des communes. Les fonctions de coordination et de communication entre les Services de sécurité de la Chambre des communes, le Service de sécurité du Sénat et la Gendarmerie royale du Canada sont en place, en grande partie parce que ces partenaires en matière de sécurité ont élaboré et mis en œuvre un Plan principal de sécurité qui permet de coordonner les activités grâce à un bureau conjoint. Une force unifiée pourrait cependant ouvrir la voie à d’autres améliorations.

À propos de l’audit

Tous les travaux d’audit dont traite le présent rapport ont été menés conformément aux normes relatives aux missions de certification établies par l’Institut Canadien des Comptables Agréés. Même si le Bureau du vérificateur général a adopté ces normes comme exigences minimales pour ses audits, il s’appuie également sur les normes et pratiques d’autres disciplines.

Objectif

L’audit avait pour objectif de déterminer si l’Administration de la Chambre des communes a mis en place des politiques de gestion et des systèmes de contrôle pour appuyer les députés et les activités de la Chambre des communes dans les secteurs de la planification stratégique et opérationnelle, de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines, des systèmes de technologie de l’information et de la sécurité. Nous avons défini les politiques de gestion et les systèmes de contrôle comme étant ceux qui sont conçus de façon adéquate et qui fonctionnent efficacement pour appuyer les députés et aider l’organisation à réaliser ses objectifs dans le respect des lois et des règlements administratifs pertinents.

Étendue et méthode

Notre audit portait sur les mesures prises par l’Administration de la Chambre des communes dans cinq secteurs : la planification stratégique et opérationnelle, la gestion financière, la gestion des ressources humaines, les systèmes de technologie de l’information et la sécurité.

Nous avons testé des opérations individuelles qui avaient été traitées par l’Administration, soit des opérations financières et des opérations relatives à l’approvisionnement et aux ressources humaines, afin de déterminer si elles étaient conformes aux politiques et aux procédures établies. Les échantillons testés comprenaient des opérations soumises par des députés et par l’Administration, qui avaient été traitées au cours de l’exercice 2010-2011.

Échantillons et taille des populations correspondantes

La population échantillonnée était constituée d’activités ou d’opérations en cours à un moment donné entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011.

La méthode d’échantillonnage en unités monétaires a été utilisée pour sélectionner les opérations relatives à la gestion financière devant faire l’objet d’une vérification. Cette méthode permet de sélectionner un échantillon représentatif randomisé pour lequel la probabilité qu’une opération donnée soit sélectionnée est proportionnelle au montant en dollars de cette opération. Nous avons également veillé à ce que les opérations sélectionnées traduisent une représentation équilibrée des opérations de l’Administration et de celles des députés, et à ce que les opérations des députés rendent bien compte de l’appartenance politique de ces derniers.

Le processus de sélection a fait en sorte que les catégories suivantes soient représentées : les frais de déplacement, les dépenses d’accueil, les frais liés à la résidence secondaire, ceux liés à la location des bureaux de circonscription et ceux liés aux technologies de l’information, d’autres dépenses non comprises dans ces catégories, les salaires et les heures supplémentaires.

La taille de l’échantillon était suffisante pour nous permettre de tirer des conclusions sur la population échantillonnée, avec une marge d’erreur d’au plus 5 %, 19 fois sur 20.

Échantillons en matière de gestion financière

Catégorie Nombre d’opérations dans l’échantillon
Déplacement 35
Accueil 34
Résidence secondaire 59
Location des bureaux de circonscription 14
Technologies de l’information 18
Autres dépenses non comprises dans les catégories susmentionnées 40
Salaires 24
Heures supplémentaires 40
Total 264

La méthode d’échantillonnage aléatoire simple a été utilisée pour sélectionner les échantillons d’opérations en matière d’approvisionnement (contrats) et de bons de commande des différents secteurs administratifs. Nous avons sélectionné 59 opérations d’approvisionnement, dont la valeur variait d’un peu plus de 1 000 $ à 11 millions de dollars.

La méthode d’échantillonnage aléatoire simple a également été utilisée pour sélectionner les échantillons d’activités et d’opérations relatives à la gestion des ressources humaines. Pour la dotation en personnel, nous avons sélectionné un échantillon représentatif comprenant 46 des 133 activités ou opérations qui avaient nécessité la tenue d’un concours, toutes les activités et opérations de dotation réalisées sans concours et toutes les cessations d’emploi, rétrogradations et suspensions. Pour la classification, nous avons sélectionné un échantillon représentatif comprenant 57 des 150 activités ou opérations relatives à de nouveaux postes, les 10 activités ou opérations de reclassification et tous les griefs.

La taille des échantillons prélevés pour examiner les volets de l’approvisionnement et des ressources humaines était suffisante pour nous permettre de tirer des conclusions sur la population échantillonnée, avec une marge d’erreur d’au plus 10 %, 18 fois sur 20.

De plus, deux autres projets ont été sélectionnés selon une méthode d’échantillonnage libre (un projet qui est terminé et l’autre, en cours, portant sur le sujet faisant l’objet de l’audit) en vue de l’évaluation des services de technologies de l’information :

  • le projet de solution de gestion des contrats et de l’approvisionnement;
  • le projet de mise à niveau de la sécurité du système intégré.

Critères

Critères Sources
Afin de déterminer si, pour atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels, l’Administration de la Chambre des communes utilise de saines pratiques de gestion des risques, a des orientations stratégiques clairement définies et dispose d’informations pertinentes pour étayer ses décisions et celles du Bureau de régie interne, nous avons utilisé les critères suivants :

Les risques possibles sont cernés et des stratégies d’atténuation sont mises en œuvre en vue de fournir l’assurance raisonnable que l’Administration de la Chambre des communes atteindra ses objectifs stratégiques et opérationnels, assurera une gestion appropriée de ses ressources et protégera ses actifs.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Règlements administratifs du Bureau de régie interne

Des plans contenant une orientation stratégique et opérationnelle sont élaborés de manière suffisamment détaillée pour encadrer les mesures prises par la direction, et ils sont communiqués au personnel administratif.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Règlements administratifs du Bureau de régie interne

Des systèmes et des pratiques sont en place pour permettre à l’Administration de la Chambre des communes de disposer des informations nécessaires pour appuyer les processus décisionnels, évaluer l’atteinte des objectifs stratégiques et opérationnels et prendre les mesures correctives qui s’imposent au besoin.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Règlements administratifs du Bureau de régie interne
Afin de déterminer si l’Administration de la Chambre des communes a des politiques et des systèmes de contrôle qui sont appropriés et correctement mis en œuvre pour régir comme il se doit l’affectation de fonds, l’acquisition de biens et de services et la production de rapports sur les activités financières, nous avons utilisé les critères suivants :

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre par l’Administration de la Chambre des communes pour régir comme il se doit les affectations de fonds et l’acquisition de biens et de services, conformément aux objectifs stratégiques et opérationnels ainsi qu’aux lois et règlements administratifs applicables.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Règlements administratifs du Bureau de régie interne
  • Politiques de la Chambre des communes
    • Politique sur la délégation des pouvoirs de signature en matière financière
    • Politique d’accueil
    • Politique d’approvisionnement
    • Politique concernant les voyages
    • Règles de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines
    • Politique en matière de dotation

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre par l’Administration de la Chambre des communes pour que celle-ci puisse faire rapport sur ses activités financières.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Règlements administratifs du Bureau de régie interne
Afin de déterminer si l’Administration de la Chambre des communes a des politiques et des systèmes de contrôle qui sont appropriés et correctement mis en œuvre pour régir la gestion des ressources humaines, nous avons utilisé les critères suivants :

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre par l’Administration de la Chambre des communes, afin qu’elle dispose du nombre requis d’employés qualifiés, qui sont au bon endroit, au bon moment, de manière à lui permettre d’atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Politiques de la Chambre des communes
    • Politique en matière de dotation
    • Politique en matière d’apprentissage et de perfectionnement
  • Ultimate HR Manual, Commerce Clearing House et Human Resources Professionals Association

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre par l’Administration de la Chambre des communes pour régir la gestion des ressources humaines dans le respect des lois et des règlements applicables.

  • Loi sur le Parlement du Canada
  • Loi sur les relations de travail au Parlement
  • Politiques de la Chambre des communes
    • Règles de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines
    • Politique en matière de dotation
    • Politique en matière de vérifications préalables à l’emploi
    • Politique de classification
Afin de déterminer si l’Administration de la Chambre des communes a des politiques et des systèmes de contrôle qui sont appropriés et correctement mis en œuvre pour régir les systèmes de technologies de l’information et de gestion de l’information, nous avons utilisé les critères suivants :

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre de manière à ce que les systèmes d’information soient disponibles et utilisables au besoin.

  • Politiques de la Chambre des communes :
    • Gestion de l’information
    • Accès à l’information et sécurité
    • Utilisation acceptable par le titulaire de compte
    • Vérification préalable à l’emploi
    • Sécurité des technologies de l’information
  • Directives sur le lancement de projet de la Chambre des communes

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre pour permettre la conception de systèmes d’information capables de prévenir les accès non autorisés, de résister aux attaques et de se rétablir après une défaillance.

  • Politiques de la Chambre des communes
    • Gestion de l’information
    • Accès à l’information et sécurité
    • Utilisation acceptable par le titulaire de compte
    • Sécurité des technologies de l’information

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre de manière à ce que les activités des Services de l’information répondent aux exigences stratégiques et opérationnelles de l’Administration de la Chambre des communes, assurent des services de qualité et répondent aux exigences fonctionnelles.

  • Politiques de la Chambre des communes
    • Gestion de l’information
    • Utilisation acceptable par le titulaire de compte
  • Directives sur le lancement de projet de la Chambre des communes
  • Plan directeur GI/TI de la Chambre des communes
Afin de déterminer si l’Administration de la Chambre des communes a des politiques et des systèmes de contrôles qui sont appropriés et correctement mis en œuvre en vue de contrôler l’accès aux actifs et aux secteurs qui relèvent de la compétence de la Chambre des communes, et qui sont conçus pour offrir un environnement sûr et sécuritaire aux députés, à leur personnel et aux visiteurs, nous avons utilisé les critères suivants :

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre en vue de permettre à l’Administration de la Chambre des communes de recenser les principaux risques et menaces qui pèsent sur la sécurité des députés, du personnel, des visiteurs et des actifs, et d’élaborer et d’instaurer des stratégies d’atténuation adéquates.

  • Plan principal de sécurité (Chambre des communes, Sénat et Gendarmerie royale du Canada)
  • Chambre des communes :
    • Plan d’intervention en cas d’urgence
    • Stratégie des Services de sécurité (2009-2013)
    • Manuel de directives des Services de sécurité
    • Consignes de poste

Des systèmes et des politiques sont en place et sont correctement mis en œuvre en vue de favoriser une communication et une coordination efficaces avec les responsables et les partenaires compétents en matière de sécurité.

  • Plan directeur de sécurité (Chambre des communes, Sénat et Gendarmerie royale du Canada)
  • Chambre des communes :
    • Plan d’intervention en cas d’urgence
    • Stratégie des Services de sécurité (2009-2013)
    • Programme de gestion de la continuité des opérations

La direction a examiné les critères de l’audit et elle en a reconnu la validité.

Période visée par l’audit

L’audit visait la période allant d’avril 2010 à mars 2011 inclusivement. Les travaux d’audit dont il est question dans le présent rapport ont été pour l’essentiel terminés le 15 février 2012.

Équipe d’audit

Vérificateur général adjoint : Clyde MacLellan
Directeur principal : Gordon Stock
Premier directeur : Casey Thomas
Directeurs – Technologies de l’information : Gregory Boyd, Tony Brigandi

Laurent Bergeron Collin
Arethea Curtis
Lucie Després
John McGrath
Omnia Nassef
Robyn Roy

Pour obtenir de l’information, veuillez téléphoner à la Direction des communications : 613-995-3708 ou 1-888-761-5953 (sans frais).

Annexe — Tableau des recommandations

Les recommandations formulées dans le rapport sont présentées ici sous forme de tableau. Le numéro du paragraphe où se trouve la recommandation apparaît en début de ligne. Les chiffres entre parenthèses correspondent au numéro des paragraphes où le sujet de la recommandation est abordé.

Recommandation Réponse
Gestion financière

35. L’Administration de la Chambre des communes devrait veiller à ce que son manuel d’approvisionnement soit passé en revue et modifié pour faire en sorte que tous les fournisseurs éventuels soient traités de la même manière. (32-34)

Recommandation acceptée. Le manuel d’approvisionnement à l’intention des gestionnaires de la Chambre a récemment été rédigé dans le cadre de la phase 1 d’un projet multiphase et pluriannuel. Il est reconnu que ce manuel doit être révisé et mis à jour, comme prévu initialement. La révision sera terminée d’ici le 31 mars 2013.

40. L’Administration de la Chambre des communes devrait veiller à respecter sa politique et ses pratiques d’approvisionnement. Elle devrait aussi s’assurer que tous ses dossiers d’approvisionnement contiennent les documents et les autorisations exigés pour étayer les activités d’achat connexes. (36-39)

Recommandation acceptée. Des lignes directrices supplémentaires seront établies et le personnel sera formé pour veiller à ce que les politiques et les processus soient clairement communiqués. En outre, un cadre de contrôle de l’approvisionnement sera établi pour veiller à ce que les activités d’approvisionnement respectent les politiques et les pratiques, et à ce qu’elles soient documentées dans les dossiers respectifs. Ces travaux seront terminés d’ici le 31 mars 2013, et la formation commencera en 2013-2014.

Gestion des ressources humaines

50. L’Administration de la Chambre des communes devrait établir une politique sur l’embauche des employés nommés pour une période déterminée et sur le recours à ce type d’employés. (46-49)

Recommandation acceptée. Une politique sur l’embauche des employés nommés pour une période déterminée et sur le recours à ce type d’employés sera établie en 2013-2014.

Sécurité

74. L’Administration de la Chambre des communes, en collaboration avec ses partenaires en matière de sécurité, devrait examiner combien il en coûterait pour assurer une même capacité d’intervention dans toute la Cité parlementaire, ainsi que la possibilité de progresser vers l’établissement d’une force de sécurité unifiée au service de la Cité parlementaire. (70-73)

Recommandation acceptée. L’Administration de la Chambre des communes examine présentement la possibilité d’unifier les services de sécurité dans la Cité parlementaire et les coûts qui y seraient associés. Les résultats de cette étude seront présentés au Bureau de régie interne.

78. L’Administration de la Chambre des communes devrait établir une politique globale en matière de sécurité ainsi que des objectifs stratégiques et des indicateurs de performance appropriés. (75-77)

Recommandation acceptée. L’Administration de la Chambre élaborera une politique globale en matière de sécurité ainsi que des objectifs stratégiques et des indicateurs de rendement connexes. On prévoit mettre ces éléments en place d’ici 2015.

Planification stratégique et opérationnelle

87. L’Administration de la Chambre des communes devrait dresser un inventaire des principaux risques qui se posent pour la Chambre des communes et son Administration. L’Administration devrait ensuite analyser les risques et les classer en ordre de priorité, puis déterminer les règles et les mesures d’atténuation qui s’imposent et en informer le Bureau de régie interne. (83-86)

Recommandation acceptée. Un cadre de gestion du risque sera établi et mis en œuvre en 2012.

91. L’Administration de la Chambre des communes devrait élaborer et mettre en œuvre un plan officiel d’audit interne et, par l’intermédiaire de ses audits internes, fournir au Bureau de régie interne l’assurance que les risques sont atténués. (88-90)

Recommandation acceptée. Un plan d’audit interne fondé sur le risque sera élaboré et mis en œuvre en 2012.

98. L’Administration de la Chambre des communes devrait préciser ses indicateurs de rendement pour déterminer la mesure dans laquelle elle atteint ses résultats stratégiques et présenter cette information dans son rapport annuel. (92-97)

Recommandation acceptée. Les mesures de rendement dans les plans corporatifs et ceux des secteurs administratifs continueront d’être améliorées dans le cadre du cycle annuel afin qu’il soit possible de déterminer la mesure dans laquelle les objectifs stratégiques sont atteints. À mesure que le cadre de planification évoluera, l’Administration de la Chambre améliorera les mesures de rendement qui sont décrites dans le Rapport aux Canadiens, tout en gardant en tête les deux rôles du rapport, soit faire le point une fois par année sur les activités parlementaires des députés et résumer les réalisations et les engagements de l’Administration de la Chambre des communes visant à appuyer les députés et l’institution.

 


Définitions :

Points de déplacement — La Chambre des communes a recours à un système de points de déplacement pour donner à tous les députés un accès égal aux ressources de déplacement, peu importe la distance entre leur circonscription et Ottawa. Le Bureau de régie interne approuve l’octroi de 64 points par exercice à chaque député pour les déplacements réguliers entre Ottawa et la circonscription du député. Ce dernier peut également utiliser un nombre limité de points pour des déplacements ailleurs au Canada et à Washington.

Un point est soustrait du total pour chaque aller-retour d’un député ou de ses voyageurs autorisés. Les voyageurs autorisés sont les employés admissibles du député, les stagiaires parlementaires, les personnes à charge du député et un voyageur désigné, qui peut être le conjoint ou la conjointe du député. (Retourner)

Règles visant les budgets des députés — Le Bureau de régie interne a établi des règles à l’intention des députés, entre autres des limites pour les allocations et les dépenses admissibles, qui sont précisées dans le Manuel des allocations et services aux députés. Selon la Loi sur le Parlement du Canada et les règlements administratifs, le Bureau a le pouvoir exclusif de décider si un montant réclamé par un député est remboursable. L’Administration soutient les députés dans leur rôle en appliquant certaines de ces règles. Elle a en outre établi des politiques pour régir ses propres pratiques administratives. (Retourner)

 

Version PDF

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