Cette page Web a été archivée dans le Web.

Congrès canadien 2003 de l'ARMA

Notes pour une allocution par Sheila Fraser, FCA, Vérificatrice générale du Canada, 16 juin 2003, Edmonton (Alberta)

Introduction

Bonjour à toutes et à tous.

C'est pour moi un honneur de participer à l'ouverture de votre congrès.

J'ai pu voir, en consultant votre horaire chargé, que des efforts énormes ont été déployés pour mettre sur pied un programme stimulant d'ateliers et d'activités.

Je suis vérificatrice depuis plus de 30 ans. Je ne sais pas si vous avez le même problème en gestion de l'information, mais la perception du public à l'égard des vérificateurs est loin d'être flatteuse.

Dans l'avion qui m'amenait hier d'Ottawa à Edmonton, une anecdote qui s'est passée en Alberta m'est revenue en mémoire.

C'était un gars ayant suivi un cours pour devenir pilote de montgolfière... Il entreprend son premier vol en solitaire.

Malheureusement, le vent se lève et fait dévier le pilote de son trajet. Il doit atterrir.

Il se retrouve dans un enclos, près de la route, mais ne connaît pas la région. Il voit arriver une voiture et fait signe au conducteur.

Celui-ci s'arrête et sort de la voiture, et le pilote lui dit : « Bonjour, pourriez-vous me dire où je suis? »

« Bien sûr, lui répond le conducteur, vous venez tout juste d'atterrir avec votre ballon et, avec le vent qu'il fait, vous avez sans doute dévié de votre trajet.

Vous êtes dans l'enclos nord du ranch Ride the Wind, à exactement 20 km au nord-ouest de la résidence Rocky Mountain. Il y a un taureau dans l'enclos. Il est juste derrière vous et fonce sur vous. »

À ce moment, le taureau arrive à hauteur du pilote et le projette par-dessus la clôture. Heureusement, le pilote n'est pas blessé.

Il se relève, s'époussette et dit au conducteur : « Je suppose que vous êtes vérificateur. »

« Nom d'une pipe, lui dit le conducteur, vous avez parfaitement raison. Comment le saviez-vous? »

« Je travaille pour le gouvernement, et mon service a fait l'objet de quelques vérifications, lui répond le pilote. Les renseignements que vous m'avez fournis étaient détaillés, précis et exacts. [Pause] Mais la plupart étaient inutiles, et ils sont arrivés beaucoup trop tard pour m'être d'une quelconque utilité. »

Mais revenons aux choses sérieuses. J'apprécie beaucoup votre invitation, et j'espère que ce que je vais vous dire vous sera utile.

Je voudrais vous parler aujourd'hui de l'importance cruciale que représente une information et des dossiers bien gérés pour avoir un gouvernement fédéral efficace et responsable.

Mais d'abord, permettez-moi de vous féliciter pour le travail essentiel que vous accomplissez tous, quel que soit votre rôle dans ce domaine.

À mes yeux, votre engagement à recueillir, préserver et protéger l'information, et à faire en sorte qu'elle soit facilement accessible et extraite, fait de vous des alliés importants dans les efforts continus qui sont déployés pour promouvoir une bonne gouvernance et encourager la reddition de comptes, tant dans le secteur public que dans le secteur privé.

En tant que héros méconnus du monde de l'information, je suis certaine que vous ne recevez pas tout le crédit qui vous revient. Alors, veuillez accepter mes félicitations aujourd'hui.

À titre de vérificatrice du gouvernement fédéral, je considère les documents gouvernementaux comme des instruments de reddition de comptes et des sources d'information permettant d'assurer un processus décisionnel de qualité et la prestation efficace des programmes et des services gouvernementaux.

Sans une bonne gestion des documents et de l'information, la capacité du gouvernement de gérer en fonction des résultats, de rendre compte de son rendement de manière efficace et de préserver le patrimoine du Canada est menacée.

Je voudrais également mentionner quelques exemples où une mauvaise gestion des documents a empêché les vérificateurs de faire leur travail.

Les documents sont les éléments de preuve qui nous permettent de vérifier si le gouvernement s'est conformé aux lois et aux politiques appropriées, et si ses programmes sont administrés de façon rentable et efficiente.

Au cours de l'année qui vient de s'écouler, nous avons été confrontés à deux scandales, relativement bien connus, dans lesquels notre travail a été contrecarré en raison de lacunes dans des informations essentielles.

Vous avez peut-être entendu parler de notre vérification de trois contrats gouvernementaux attribués à Groupaction et de celle du Programme canadien de contrôle des armes à feu.

J'y reviendrai dans quelques instants... Mais auparavant, permettez-moi de brosser un bref tableau historique de mon rôle de vérificatrice générale.

Bureau du vérificateur général

Beaucoup d'entre vous m'associent probablement aux rapports périodiques portant sur le gaspillage et la mauvaise gestion du gouvernement, dont la presse parle beaucoup.

En réalité, ces rapports ne montrent pas vraiment ce en quoi consiste mon Bureau.

Les gens aiment également m'appeler le chien de garde du gouvernement, mais à nouveau, ce n'est pas vraiment mon travail. C'est le Parlement du Canada qui surveille le gouvernement et exige que celui-ci rende compte de son intendance des fonds publics.

Mon travail est de fournir au Parlement de l'information, des conseils et une certitude afin qu'il puisse jouer son rôle efficacement.

Et même si nous signalons les secteurs où les choses vont mal, nous tentons également de suggérer des améliorations et de promouvoir des pratiques de bonne gestion.

Depuis le début de la Confédération, nous posons quelques questions clés :

• Le gouvernement tient-il adéquatement les comptes et les registres, et présente-t-il son information financière de façon exacte?
• Le gouvernement a-t-il recueilli et dépensé les sommes autorisées, pour les besoins prévus par le Parlement?

En 1977, une nouvelle loi élargissait les responsabilités du vérificateur général.

On a alors donné au Bureau le mandat de poser des questions supplémentaires :

• Le gouvernement dépense-t-il en tenant compte de l'économie et de l'efficience?
• Le gouvernement mesure-t-il l'efficacité de ses programmes de façon précise?

La nouvelle Loi sur le vérificateur général maintenait le principe important selon lequel le vérificateur général ne commente pas le choix des politiques, mais examine plutôt la façon dont ces politiques sont mises en œuvre.

Cette loi a consacré le début d'une nouvelle forme de vérification, que nous appelons vérification de l'optimisation des ressources. Essentiellement, nous vérifions si les contribuables en ont pour leur argent.

En 1995, le Parlement a créé le poste de commissaire à l'environnement et au développement durable, qui est rattaché au Bureau du vérificateur général.

D'autres questions ont été rajoutées en relation avec ce nouveau poste :

• Quelles incidences les activités du gouvernement ont-elles sur l'environnement?
• Quels progrès le gouvernement réalise-t-il en matière de développement durable?

À l'heure actuelle, ce poste est occupé par M^me Johanne Gélinas. Avec l'aide de son équipe, elle vérifie la performance du gouvernement en matière d'environnement et surveille la façon dont le gouvernement tient ses promesses. Tout comme moi, elle rend compte de ses travaux au Parlement.

Cette année marque le 125^e anniversaire de la nomination du premier vérificateur général indépendant du Canada.

Et ce terme « indépendant » est essentiel, car c'est notre indépendance vis-à-vis du gouvernement au pouvoir qui assure notre crédibilité et aide à faire fonctionner le système canadien de freins et de contrepoids.

Pour maintenir la confiance et la haute estime qu'ont le Parlement et le public canadien à notre égard, nous devons être indépendants du gouvernement, tant sur le plan organisationnel qu'intellectuel.

Il existe plusieurs mesures institutionnelles de protection visant à maintenir cette indépendance. Par exemple, le vérificateur général est nommé pour une période de dix ans, et il ne peut être démis de ses fonctions qu'au moyen d'une résolution approuvée à la fois par le Sénat et la Chambre des communes.

J'ai également le droit de demander au gouvernement tout renseignement requis pour accomplir mon travail, et mon Bureau a la liberté de recruter son propre personnel.

Enfin, je présente mes rapports directement au président de la Chambre des communes.

Pour accomplir mon travail, je m'appuie sur une équipe composée de centaines de professionnels bien formés dans des domaines allant de la comptabilité aux sciences environnementales, en passant par l'administration publique et le droit.

Ensemble, nous examinons objectivement les activités du gouvernement, et nous signalons les secteurs où les programmes et les services pourraient être gérés d'une façon plus rentable et efficiente, tout en tenant davantage compte des incidences sur l'environnement.

Lorsque je suis passée du secteur privé au Bureau du vérificateur général, en 1999, j'ai été fort surprise par l'étendue et la variété du travail de vérification du Bureau.

Nos services mènent des vérifications dans quelque 70 ministères et organismes du gouvernement fédéral, 40 sociétés d'État (notamment Radio Canada, VIA et Financement agricole Canada), 10 établissements publics et beaucoup d'autres entités. Nous effectuons également de nombreuses vérifications spéciales.

En outre, nous vérifions les gouvernements des trois territoires et quelque 15 agences territoriales, ainsi que plusieurs organismes des Nations Unies, dont l'UNESCO.

Permettez-moi d'énumérer certaines des activités que nous réalisons dans une année courante :

• Nous procédons à la vérification comptable du sommaire des états financiers de tout le gouvernement fédéral. Vous imaginez facilement l'ampleur du travail; il s'agit probablement de la plus grande mission de vérification au Canada.
• Nous effectuons huit examens spéciaux de sociétés d'État.
• Nous évaluons les rapports sur le rendement de trois organismes de services fédéraux, notamment l'Agence des douanes et du revenu du Canada.
• Enfin, nous effectuons quelque 33 vérifications d'optimisation des ressources de ministères et d'organismes; ce sont celles dont vous entendez parler dans les médias.

Nous examinons la plupart des secteurs du gouvernement : nous vérifions tout, des questions environnementales comme les substances toxiques et les espèces envahissantes à la réinsertion sociale des délinquants, en passant par le logement pour les peuples autochtones.

Nous avons également vérifié la sécurité des technologies de l'information du gouvernement, sur laquelle je vais m'étendre un peu plus dans quelques minutes...

Mais, en fin de compte, tout revient à promouvoir la reddition de comptes et une bonne gouvernance...

Comme vous le savez, par les temps qui courent, ces mots sont souvent sur les lèvres des actionnaires, des parties intéressées et des citoyens. Tous exigent de plus en plus que les institutions avec lesquelles ils font affaire, qu'elles appartiennent au secteur privé ou au secteur public, soient bien gérées et répondent de leurs actes.

Dans le domaine public, le droit des contribuables de contrôler la façon dont leur argent est dépensé constitue un des piliers d'un gouvernement démocratique.

Au Canada, comme dans d'autres démocraties parlementaires, ce contrôle est effectué par les représentants du peuple qui sont élus, c'est-à-dire les députés.

Le gouvernement au pouvoir doit obtenir l'autorisation du Parlement avant de pouvoir percevoir ou dépenser des fonds. Après avoir dépensé les fonds publics, le gouvernement doit également rendre compte de la façon dont il a utilisé ces sommes.

Les membres du Parlement se tournent vers le Bureau du vérificateur général pour savoir si le gouvernement optimise ses dépenses.

Si nous sommes incapables de trouver la bonne information et d'y avoir accès pour les besoins de nos vérifications, le système s'écroule.

Groupaction

La vérification de trois contrats attribués à Groupaction, l'an dernier, est un exemple de ce type de problème.

Entre 1996 et 1999, le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a conclu trois contrats d'une valeur de 1,6 million de dollars avec l'agence de publicité Groupaction. Le Ministre nous a demandé d'examiner ces contrats.

Nous avons découvert des lacunes importantes à toutes les étapes du processus. Les contrats étaient si mal étayés qu'il nous a été impossible de répondre à certaines questions clés.

Ainsi, nous n'avons pu déterminé comment l'entrepreneur avait été sélectionné, ni comment le gouvernement avait établi le prix et les conditions des contrats.

Voici, par contre, ce que nous avons appris :

• Le gouvernement n'en a pas eu pour son argent. Vous vous rappelez peut-être du fameux rapport qui a coûté plus d'un demi-million de dollars et que personne n'a été en mesure de trouver.
• Les fonctionnaires ont approuvé des dépenses qui ne respectaient pas toujours les conditions stipulées dans les contrats.
• Les agents du gouvernement nous ont dit qu'ils avaient déboursé de l'argent pour obtenir des conseils, mais Groupaction n'avait pas été engagée à ce titre, et aucun document ne prouve que des conseils ont été obtenus.

Comme je l'ai dit alors, les hauts fonctionnaires ont, dans ce cas, contourné presque toutes les règles.

Je dois dire que le dossier Groupaction était le pire cas de documentation manquante dont le Bureau a été témoin depuis sa création.

Bien qu'il nous arrive, dans notre travail, de tomber sur des dossiers mal étayés, le cas Groupaction dépassait toutes les bornes. À mon avis, cependant, ce n'est pas la façon dont les fonctionnaires ont coutume d'agir, loin de là.

À la fin, j'ai remis le dossier entre les mains de la GRC. Nous avons également entrepris une vérification de l'optimisation des ressources de tous les programmes fédéraux de publicité et de commandite. Vous en entendrez parler davantage dans l'avenir.

Enregistrement des armes à feu

Mon rapport de décembre 2002 comportait un chapitre sur les coûts de mise en œuvre du Programme canadien de contrôle des armes à feu, aussi connu sous le nom de Programme d'enregistrement des armes à feu.

Vous avez sans doute lu ou entendu que les coûts du programme avaient grimpé en flèche, et semblaient hors de contrôle.

Bien que cet aspect soit répréhensible, ce qui m'a vraiment contrariée dans cette affaire, et nous l'avons mentionné, c'est le fait que le ministère de la Justice n'a pas fourni suffisamment d'information au Parlement pour lui permettre d'examiner efficacement le Programme et d'assurer la reddition de comptes.

Le Ministère a fourni peu d'information financière et trop peu d'explications sur l'augmentation phénoménale des coûts du Programme.

Nous avons décidé de mettre un terme à la vérification lorsqu'un examen initial des dossiers a révélé qu'il y avait des lacunes importantes dans l'information que nous avait fournie le Ministère.

Une vérification transparente et une surveillance judicieuse par le Parlement requièrent une information solide et accessible.

L'information : un actif stratégique

En tant que membres de l'ARMA, vous comprenez sans doute mieux que quiconque dans ce pays le rôle stratégique de l'information.

Tant dans le secteur privé que dans le secteur public, il est nécessaire d'avoir de l'information pour prendre de bonnes décisions, servir la clientèle, informer les citoyens et assurer la reddition de comptes.

Aux États-Unis, la gestion de l'information est devenue plus qu'une priorité administrative. Avec la loi Sarbanes-Oxley de 2002, elle est également devenue une obligation juridique.

Cette loi répond aux irrégularités dans la gestion des comptes qui ont fait les manchettes des journaux. Les exemples abondent, qu'il s'agisse de la falsification des états financiers de WorldCom, de la destruction de documents par les dirigeants d'Enron ou du procès criminel intenté contre Arthur Andersen pour la destruction des dossiers de vérification d'Enron.

La falsification et la destruction de documents constituent un abus de confiance. En vertu de la loi Sarbanes-Oxley, cela peut maintenant constituer un acte criminel aux États-Unis.

Tendances au Canada

Je vais maintenant aborder, si vous le permettez, certaines des tendances canadiennes qui concernent la gestion de l'information.

La croissance phénoménale des technologies de l'information et des communications a révolutionné le fonctionnement des gouvernements.

Un des plus grands défis auxquels font face les fonctionnaires consiste à savoir comment traiter la grande variété et l'important volume de courriels, de documents, de registres et de dossiers, et comment distinguer ce qui est important de ce qui ne l'est pas.

Plus que jamais, les fonctionnaires cherchent à trouver dans les technologies des solutions aux problèmes de prestation et de soutien des services. En même temps, les nouvelles technologies aiguisent l'appétit du public pour une information plus complète et de meilleure qualité.

Pourtant, juste au moment où l'information devient si importante, le vieillissement de la main-d'œuvre du secteur public entraîne une perte de la mémoire institutionnelle.

En outre, la pratique qui, ces jours-ci, consiste à muter fréquemment d'un ministère à l'autre de hauts fonctionnaires, comme des sous-ministres, porte également préjudice à la mémoire institutionnelle.

Le gouvernement constitue une entreprise d'information

Ces tendances ont une incidence profonde car, en fait, le gouvernement constitue une entreprise d'information. Une étude a estimé que plus de la moitié de la masse salariale du gouvernement est consacrée à des activités liées à l'information¹.

_______________________________
¹Paul A. Strassman, « The Value of Computers, Information and Knowledge », 1996. Tiré d'un document préparé pour Ian Wilson, archiviste national, mai 2002.

Au sein du gouvernement du Canada, l'information revêt diverses formes, qui vont des dossiers et des documents administratifs imprimés aux données électroniques, en passant par toutes les idées et l'expertise des fonctionnaires qui ne sont jamais couchées sur papier.

L'information est l'assise de l'ensemble des programmes, politiques et services du gouvernement. Elle facilite la prise de décisions et de mesures judicieuses.

L'information étaye et protège les droits et les obligations juridiques. Elle représente la mémoire institutionnelle.

Enfin, l'information constitue la base de la transparence et de la reddition de comptes, deux qualités qui sont absolument essentielles pour tout gouvernement démocratique qui veut maintenir et renforcer la confiance du public.

On pourrait penser qu'un actif aussi important serait géré et protégé avec soin. Pourtant, ce n'est pas toujours le cas. Dans le rapport final qu'il a remis au Parlement, en 2001, mon prédécesseur, M. Denis Desautels, fait référence à « la mauvaise qualité des dossiers tenus dans les ministères ».

Mon collègue, M. John Reid, commissaire à l'information du Canada, a été encore plus loin en parlant de « l'état lamentable de la gestion des dossiers dans l'administration fédérale ».

MM. Desautels et Reid ont tous deux mentionné que les compressions au niveau de l'administration durant les années 1990 avaient été disproportionnellement élevées dans le secteur de la gestion des documents. Ces compressions ont entraîné une réduction du nombre de manipulateurs d'information, de bibliothécaires, de commis aux documents et de préposés au classement. Ce faisant, elles ont placé le fardeau de la gestion de l'information sur les épaules de chacun des fonctionnaires.

Les fonctionnaires assument la responsabilité de la gestion des documents

Dans un monde idéal, les fonctionnaires se voient comme des gardiens de l'information.

Ils connaissent les politiques existantes et la structure juridique liées à la gestion de l'information, et reconnaissent la valeur et la pertinence de l'information créée dans le passé.

Dans la vraie vie, toutefois, des études laissent entendre qu'il reste encore beaucoup de travail à faire dans ce domaine².

_______________________________
²Information Management in Canada: A Situation Analysis. Préparé pour le DPI, le Conseil du Trésor et l'archiviste national, juin 2000.

Les possibilités de formation en matière de gestion de l'information offertes aux fonctionnaires sont trop peu nombreuses.

Et, comme vous le savez, la gestion de l'information ne consiste pas uniquement à savoir quand classer ou supprimer un courriel. C'est beaucoup plus que cela.

C'est savoir quelle information peut appuyer l'élaboration, la prestation et l'évaluation des politiques, des programmes et des services.

C'est découvrir si l'information existe, où elle se trouve et comment y accéder.

C'est déterminer si l'information est pertinente, exacte et authentique, et si elle fait autorité.

C'est savoir comment documenter adéquatement les activités, les décisions et les opérations à des fins administratives, juridiques et redditionnelles.

C'est enfin prendre en compte les questions de sécurité liées aux nouvelles technologies de l'information et des communications.

L'archiviste national du Canada, M. Ian Wilson, a mentionné à maintes reprises qu'une mauvaise gestion de l'information mine la capacité du gouvernement fédéral d'atteindre ses objectifs.

Il pense que des programmes aussi variés que le développement économique, la protection de l'environnement, la santé et la sécurité nationale peuvent être menacés.

La gouvernance électronique et la piste de vérification

Notre dépendance croissante à l'égard des technologies de l'information et des communications ainsi que la promotion de la « gouvernance électronique » ont un effet sur la qualité de l'information disponible.

Les archivistes, les avocats et d'autres professionnels se demandent si les données électroniques pourront être préservées à long terme.

La bonne information sera-t-elle disponible lorsqu'on en aura besoin? Peut-elle même être saisie si les responsables en place ne sont pas bien informés?

À une époque où les décisions sont prises sur des Blackberry et des téléphones cellulaires, la documentation écrite, qui n'est déjà pas facile à suivre en temps normal, s'évapore en fumée sous nos yeux.

Plutôt que de se trouver dans des dépôts centraux, les documents et les données sont stockés sur des disques durs ou dans la tête de milliers de fonctionnaires.

Ce phénomène entrave la capacité du public d'accéder à l'information, la capacité d'un ministère de conserver une documentation écrite des décisions et d'améliorer son rendement, de même que la capacité de mon Bureau de mener des vérifications efficaces.

Lorsque nous effectuons des missions de vérification, nous posons beaucoup de questions, comme vous pouvez vous en douter. Un grand nombre de ces questions concernent le fonctionnement de base des programmes. Nous sommes souvent surpris de voir à quel point il est difficile d'obtenir des réponses.

Je ne veux pas insinuer que l'on s'abstient délibérément de divulguer l'information; dans bien des cas, il s'agit simplement d'un problème lié au roulement important du personnel. Les personnes à qui nous demandons l'information ne la connaissent pas, et ils ne savent pas où la trouver.

La sécurité des technologies de l'information

Un autre problème qui met l'information en danger a été le sujet d'une vérification que nous avons effectuée au printemps dernier.

Nous avons examiné la sécurité des systèmes de technologie de l'information du gouvernement, et nous en avons conclu que des normes périmées mettaient ces systèmes en danger.

Notre rapport a révélé que ces systèmes, qui font partie de l'infrastructure essentielle du gouvernement, sont vulnérables face au danger réel et croissant que posent les cyberattaques.

C'est pourquoi nous avons insisté auprès du gouvernement pour qu'il accélère le travail visant la protection des systèmes d'information, des réseaux et des données.

Le gouvernement canadien investit beaucoup d'argent, de ressources, de temps et d'efforts pour connecter la population canadienne et devenir un chef de file mondial à titre de cybergouvernement.

Mais avant que les Canadiens et les Canadiennes décident de faire affaire avec le gouvernement en ligne, ils veulent être certains que les systèmes sont sûrs et que leurs renseignements personnels seront bien protégés.

Les cyberattaques sont réelles et peuvent causer des dommages importants à une organisation.

Des statistiques américaines montrent que le nombre d'incidents signalés a monté en flèche, particulièrement au cours des dernières années. Les statistiques canadiennes présentent la même tendance.

La politique révisée du gouvernement en matière de sécurité, qui est entrée en vigueur en février 2002, constitue un pas important dans la bonne direction.

La sécurité des technologies de l'information, ou sécurité des TI, est devenue une composante essentielle de la nouvelle politique, qui procure un cadre de régie en matière de sécurité dans l'ensemble du gouvernement.

Cependant, si le Secrétariat du Conseil du Trésor n'émet pas de nouvelles normes, la politique a peu d'effet, et l'initiative sur la sécurité des TI risque fort de voguer à la dérive.

Notre vérification a fait ressortir le peu de surveillance des ministères à l'égard de la sécurité des technologies de l'information.

Nous avons examiné les pratiques en matière de sécurité des TI dans quatre ministères et avons découvert plusieurs lacunes qui pourraient se retrouver dans d'autres ministères et organismes.

De toute évidence, il n'est pas concevable, ni même rentable, d'éliminer tous les risques ou toutes les menaces liés à l'information. Il importe donc d'évaluer ces risques afin que les ressources soient dirigées vers les secteurs qui les justifient.

Toutefois, peu de ministères ont procédé à une évaluation des risques et des menaces, et ceux qui ont effectué une telle évaluation l'ont fait sur une base ponctuelle.

Nos examens montrent également que certains ministères n'ont effectué que peu ou pas de tests de leurs réseaux en vue de déceler les vulnérabilités.

Au cours de la vérification, nous avons procédé, dans certains ministères, à des tests techniques visant à déceler les vulnérabilités de leurs réseaux, mais sans les exploiter.

Sur les 260 réseaux testés, 85, ou près du tiers, comportaient des points vulnérables. Nous avons noté que la plupart de ces vulnérabilités pourraient permettre à un pirate informatique, un criminel ou un terroriste d'attaquer ces réseaux de façon à compromettre leur fonctionnement.

En fait, dans un ministère, le système comportait une faiblesse qui posait une menace imminente. Nous en avons informé immédiatement le ministère.

Les résultats ont confirmé le bien-fondé des évaluations de dépistage des vulnérabilités. Nous avons recommandé au gouvernement qu'il envisage d'obliger les ministères à réaliser des évaluations périodiques de la vulnérabilité de leurs systèmes d'information.

Il est essentiel de traiter les risques liés à la sécurité des TI avec des mesures précises, mises en œuvre en temps opportun. Le gouvernement a souscrit, dans l'ensemble, aux recommandations de l'équipe de vérification, mais ceci ne garantit évidemment pas qu'il agira en conséquence. Nous le surveillerons donc de près afin de s'assurer qu'il y donnera suite.

Transparence

Les incidences d'une mauvaise gestion de l'information sont lourdes de conséquences. Cela peut éroder les principes de la démocratie. C'est Thomas Jefferson, je pense, qui appelait l'information, la « monnaie de la démocratie ».

Les documents constituent un élément essentiel de la transparence. Des documents à jour, accessibles, pertinents et fiables montrent que les décisions du gouvernement sont cohérentes, rentables et basées sur des faits.

En d'autres mots, ce ne sont pas uniquement les résultats et les réalisations qui comptent aux yeux du Parlement et, en bout de ligne, aux yeux des contribuables. Le processus décisionnel et les raisons qui motivent les décisions constituent également des aspects fondamentaux.

La transparence est la première défense contre des accusations de partialité. Elle renforce le sentiment d'appartenance au sein d'un ministère et nourrit la confiance du public.

Prenons le cas des rapports ministériels sur le rendement. Ce sont des outils essentiels de reddition de comptes au Parlement et au public.

Dans bien des cas, cependant, on ne présente pas certaines informations parce que les ministères et les organismes ne veulent pas admettre leurs échecs.

C'est malheureux et c'est de l'imprévoyance, d'autant plus que le gouvernement se dirige vers une gestion axée sur les résultats.

La gestion axée sur les résultats est une démarche intégrale. Elle exige d'abord de définir clairement les résultats visés, d'exécuter le programme ou de fournir le service, puis d'évaluer le rendement.

Par la suite, les gestionnaires procèdent à des rajustements en vue d'améliorer l'efficience et l'efficacité. Enfin, ils rendent compte des résultats, d'une manière transparente et significative, au Parlement, aux Canadiens et à toutes les parties intéressées.

Si les ministères ne fournissent pas une information intégrale et fiable, ils laissent tout le monde dans le noir.

Les bons rapports sur le rendement font mention de tout, succès comme échecs.

Toutefois, comme le disait mon prédécesseur, M. Desautels, « les ministères hésitent à révéler au Parlement et au public la façon dont les programmes gouvernementaux fonctionnent, car si les choses tournent mal, ils risquent de fournir à leurs opposants les munitions pour les attaquer...

Les fonctionnaires qui écrivent les rapports sur le rendement semblent vouloir en dire le moins possible de peur d'exposer leur ministère à la critique ».

Mais le public est conscient que personne n'est parfait, et encore moins les représentants gouvernementaux. De fait, même les plans les mieux conçus ne se concrétisent pas toujours.

Lorsque les rapports font part des échecs comme des succès, ils sont plus crédibles, et un gouvernement qui révèle ses erreurs et donne un aperçu des plans visant à les corriger sera perçu comme plus ouvert et plus honnête.

Nous pensons qu'il est vraiment dans l'intérêt des fonctionnaires et des politiciens de faire preuve d'une plus grande ouverture et d'une attribution plus claire des responsabilités.

Nous sommes d'avis que, à long terme, l'information sur le rendement générée par des rapports crédibles renforcera la confiance dans les institutions politiques au lieu de la démolir.

Je pense que c'est l'ancien ombudsman de la Colombie-Britannique, Stephen Owen, maintenant député, qui faisait remarquer que rien n'est plus désarmant que l'ouverture, et que rien ne suscite davantage de soupçons que le secret. La confiance du public grandit lorsque l'on admet les problèmes et que l'on explique ensuite comment on peut les résoudre.

Nous surveillons la qualité des rapports sur le rendement du gouvernement depuis de nombreuses années. Dans l'ensemble, nous trouvons que ces rapports ne s'améliorent que lentement. C'est pourquoi nous avons élaboré, en avril dernier, un cadre en vue d'aider à évaluer les rapports sur le rendement.

Le cadre comporte cinq critères :

• Le contexte opérationnel et les résultats stratégiques sont clairs.
• Les attentes en matière de rendement sont concrètes.
• Les principaux résultats sont communiqués en regard des attentes.
• L'information sur le rendement est fiable.
• L'utilisation de l'information sur le rendement est démontrée.

Nous sommes certains que dans les années à venir, à mesure que nous améliorerons le cadre grâce aux commentaires des ministères, le modèle d'évaluation s'avérera utile, tant pour nous que pour tous les organismes gouvernementaux.

L'information : un élément clé pour réaliser mes priorités

Pour conclure, je voudrais vous donner un aperçu des cinq secteurs clés sur lesquels je vais me concentrer pendant mon mandat à titre de vérificatrice générale et vous expliquer pourquoi l'information est essentielle pour atteindre les résultats visés.

Ma première priorité est de répondre aux besoins du Parlement, qui constitue notre client le plus important. Comme je l'ai expliqué plus tôt, l'information est au cœur du processus de reddition de comptes entre le gouvernement et le Parlement.

Ma deuxième priorité consiste à promouvoir une fonction publique efficace, une fonction publique qui procède actuellement à des réformes importantes touchant un large éventail de secteurs, allant de la gestion des ressources humaines à la gestion financière.

Nos missions de vérification ont pour objectif de déterminer si les ressources clés du gouvernement, c'est-à-dire les gens, les technologies et les ressources financières, fonctionnent bien ensemble, dans l'intérêt des Canadiens et des Canadiennes, et si les fonds publics sont utilisés à bon escient. Ces vérifications signalent au gouvernement les secteurs où celui-ci peut améliorer l'intendance et le développement de ces ressources.

Tout le cadre de gestion axé sur les résultats, qui est au cœur de l'initiative gouvernementale Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, dépend d'une information fiable et rapidement accessible.

Ma troisième priorité consiste à protéger le patrimoine du Canada. Sans dossiers fiables, nous ne pourrons pas reconstruire le passé ou comprendre les décisions stratégiques. Nous risquons de réinventer la roue, et même de peut-être répéter les erreurs du passé.

Les erreurs peuvent être fatales, particulièrement quand elles sont liées à notre patrimoine naturel.

Comme je l'ai mentionné plus tôt, la commissaire à l'environnement et au développement durable relève du Bureau du vérificateur général. Sans une information fiable, elle ne peut rendre des comptes avec efficience sur les efforts que déploie le gouvernement pour protéger l'air, l'eau et les écosystèmes canadiens.

Ma quatrième priorité, pour laquelle je manifeste un intérêt tout particulier, concerne les questions autochtones, notamment celles qui touchent aux finances, aux préoccupations sociales et à la gouvernance. Permettez-moi de citer brièvement une étude qui illustre l'importance de disposer de la BONNE information.

En décembre dernier, nous avons publié une étude sur la façon dont, à l'heure actuelle, les Premières nations doivent rendre compte aux organismes fédéraux qui leur offrent du financement. Nous avons découvert que les collectivités des Premières nations doivent remplir un nombre incroyable de rapports chaque année, soit au moins 168.

C'est beaucoup de renseignements à recueillir, particulièrement pour la majorité des Premières nations, qui sont de petites collectivités.

Tous ces efforts en vaudraient peut-être la peine si l'information pouvait être utilisée en vue d'aider les Premières nations à améliorer la gestion des programmes ou à appuyer la responsabilité partagée, axée sur les résultats.

Mais la triste réalité, c'est que l'information consiste principalement en données portant sur les activités plutôt que sur les résultats atteints. Par conséquent, la grande majorité de ces rapports ne peut être utilisée par les Premières nations pour améliorer la gestion de leurs programmes.

Ce n'est donc pas la BONNE information, et, ce qui est plus grave encore, elle n'est même pas utilisée par les organismes qui l'exigent.

En ce qui concerne ma dernière priorité, disons que je suis préoccupée par le bien-être des Canadiens et des Canadiennes dans un certain nombre de domaines, notamment la santé et la sécurité. Dans l'année qui vient de s'écouler, nous avons vu qu'une information fournie rapidement s'avère essentielle pour traiter les questions d'actualité, comme le SRAS, le virus du Nil occidental ou, plus récemment, la maladie de la vache folle.

Tout cela pour dire que je suis préoccupée par la qualité de l'information dont je dispose en tant que vérificatrice générale du Canada... dont disposent les fonctionnaires... les parlementaires... ainsi que les Canadiens et les Canadiennes.

L'optimisme a sa place

Le thème de mon allocution était la relation entre la gestion de l'information et les concepts de reddition de comptes et de gouvernance. Jusqu'à maintenant, mon discours n'a rien eu de bien réjouissant, n'est-ce pas? Pourtant, il y a de plus en plus de raisons d'être optimiste.

Plusieurs initiatives sont en cours afin d'évaluer la capacité du gouvernement à gérer les documents et l'information. Les Archives nationales élaborent actuellement un outil d'évaluation des capacités.

On a également manifesté de l'intérêt pour l'adaptation du modèle de la capacité de gestion financière, qui a été élaboré par mon Bureau, en vue d'évaluer la maturité des systèmes de gestion des documents au gouvernement.

Qui plus est, la nouvelle Politique sur la gestion de l'information gouvernementale, du Conseil du Trésor, est entrée en vigueur le mois dernier. Cette politique a pour objectif d'assurer une gestion efficace et efficiente de l'information contrôlée par le gouvernement fédéral, tout au long de son cycle de vie.

L'idée consiste à amener les institutions fédérales à gérer l'information de façon à protéger la vie privée et à soutenir un processus éclairé de prise de décisions et d'élaboration de politiques, ainsi qu'à assurer la prestation de programmes, de services et de renseignements de haute qualité.

C'est un pas dans la bonne direction, mais, comme toujours, le défi est de mettre la nouvelle politique en œuvre.

Conclusion

Mesdames et messieurs, dans les jours qui viennent, vous aurez l'occasion d'examiner la gestion de l'information sous divers aspects, qui vont du pratique à l'éthique.

Je voudrais vous quitter aujourd'hui sur une pensée importante : le travail de gestion de l'information et celui de vérification contribuent à quelque chose de plus grand que nous tous.

Comme j'ai tenté de le montrer, il y a une relation fondamentale entre la gestion de l'information et les concepts de gouvernance et de reddition de comptes.

En fin de compte nous sommes en mesure, grâce à notre travail, de promouvoir la reddition de comptes, la transparence et la protection de l'intérêt du public, des éléments essentiels au renforcement des institutions publiques, à la prospérité du pays et à la santé de notre société démocratique.

Je vous souhaite un congrès productif et agréable, et je serai heureuse de répondre à vos questions.

Je vous remercie de tout cœur.