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L’association canadienne des archivistes

Notes pour une allocution de Sheila Fraser, FCA, Vérificatrice générale du Canada, 28 mai 2004, Montréal (Québec)

Bonjour à toutes et à tous.

Je suis heureuse de prendre la parole dans le cadre de votre conférence pour plusieurs raisons.

Premièrement, cela me permet de souligner le rôle de l’Association canadienne des archivistes.

L’association et ses membres travaillent sans relâche à préserver nos précieuses archives et à sensibiliser les gens à la valeur de notre patrimoine de l’édition. Je tiens à vous féliciter pour ce que vous faites.

Je suis heureuse d’avoir la chance de vous parler d’un sujet qui me tient à cœur, c’est-à-dire la place que les documents et les données d’information occupent dans la promotion d’une bonne gouvernance et d’une bonne reddition de comptes.

Ce n’est vraiment pas difficile à comprendre : une mauvaise gestion des documents et de l’information compromet la capacité du gouvernement de gérer en fonction des résultats, de communiquer efficacement l’information sur son rendement et de préserver le patrimoine et l’héritage du Canada.

Le choix des mesures à prendre est, bien sûr, plus complexe. Je n’ai pas de solutions faciles à proposer, mais j’aimerais aujourd’hui vous faire part de quelques idées.

Je vous dirai d’abord que les vérificateurs et les archivistes ont plus de points en commun qu’il pourrait sembler à première vue. Il se peut même que, d’une certaine façon, nous soyons des âmes sœurs.

Force est de constater qu’une bonne information et de bons documents sont essentiels à l’exercice de nos deux professions. Nous ne les abordons tout simplement pas de la même façon et nous les utilisons à des fins différentes.

Alors que les archivistes sélectionnent l’information en fonction de sa valeur historique et culturelle, les vérificateurs, quant à eux, recherchent l’information qui peut apporter des éléments probants touchant les décisions de gestion.

Alors que les archivistes se préoccupent de préserver notre patrimoine, les vérificateurs, eux, se préoccupent de donner l’assurance d’une bonne gouvernance et d’une bonne reddition de comptes.

Les deux professions font appel à de rigoureuses méthodes fondées sur les renseignements et les documents. Les archivistes et les vérificateurs se fient à leur jugement professionnel au moment de prendre des décisions ou de donner leur opinion.

Nous avons tous besoin de renseignements fiables, complets et fidèles pour réaliser nos mandats.

Il arrive aussi que nos domaines se croisent. J’y reviendrai lorsque je parlerai de la manière dont le gouvernement fédéral protège notre patrimoine et notre héritage culturel.

Par conséquent, j’aimerais aujourd’hui examiner quelques-unes des grandes questions liées à la gestion de l’information et à la reddition de comptes.

Je donnerai plusieurs exemples de la façon dont des dossiers et une documentation médiocres, ainsi que le manque de renseignements, nous ont empêchés d’accomplir efficacement notre travail de vérificateur.

J’examinerai en outre l’efficacité avec laquelle le gouvernement fédéral protège notre patrimoine et notre héritage culturel.

Enfin, pour résumer, je ferai quelques réflexions sur la nouvelle Politique de gestion de l’information gouvernementale et sur la façon dont les archivistes, en particulier, peuvent contribuer à ce que cette politique produise des résultats à la hauteur de son potentiel.

J’aimerais toutefois d’abord vous donner un bref aperçu du Bureau du vérificateur général.

Le Bureau du vérificateur général

Le Bureau existe depuis longtemps. En fait, l’année dernière, nous avons célébré notre 125^e anniversaire. Nous sommes donc presque aussi vieux que le Canada lui-même.

À propos, si vous travaillez aux Archives nationales, vous pourriez tomber sur les rapports de notre troisième vérificateur général, John Fraser.

C’est un nom commun, mais, en fait, John Fraser était le cousin de mon grand-père. Malgré les apparences, lorsque j’ai commencé à étudier la comptabilité, il ne m’est jamais venu à l’idée que je continuerais une tradition familiale!

Comme vous pouvez l’imaginer, le travail de vérificateur a beaucoup évolué depuis le temps de John Fraser. Dans le passé, les gouvernements se concentraient sur ce qu’ils dépensaient, faisaient et produisaient.

Par exemple, les premiers vérificateurs généraux indiquaient dans leurs rapports chaque transaction du gouvernement — même l’achat de lacets. On me dit que ces vieux rapports pouvaient avoir plus de 2 000 pages.

Aujourd’hui, c’est la responsabilité du vérificateur général de donner aux parlementaires une information indépendante et objective qui les aide à déterminer si les programmes gouvernementaux sont gérés ou non avec le souci de voir à ce que les Canadiens en aient pour leur argent.

Avec un budget de quelque 70 millions de dollars et comptant environ 600 employés, mon vérifie la plupart des secteurs du gouvernement canadien.

En plus de vérifier le gouvernement fédéral, qui compte environ 70 ministères et organismes, nous vérifions environ 40 sociétés d’État (dont la SRC, VIA Rail et Financement agricole Canada), environ 10 établissements publics et quelque 60 autres organismes.

À titre de comparaison, presque tous les ministères et organismes — environ 170 — sont assujettis à la Loi sur les archives nationales du Canada.

Nous vérifions également les gouvernements du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest, ainsi qu’une quinzaine d’organismes territoriaux. Nous vérifions également deux organismes des Nations unies, dont l’UNESCO.

Nous effectuons deux sortes de vérification — la première, qui est la plus connue, est la vérification financière, qu’on appelle aussi « vérification d’attestation ». La deuxième est la vérification de la gestion, qu’on appelait auparavant « vérification de l’optimisation des ressources ».

Malgré l’impression que les médias tendent à avoir de la vérification, notre mission dans la vie n’est pas de dévoiler le gaspillage et la mauvaise gestion du gouvernement – ce qu’on est convenu d’appeler les cafouillages.

En fin de compte, nous voulons que nos vérifications contribuent à l’amélioration de la gestion des programmes du gouvernement et de sa reddition de comptes.

Nous ne passons toutefois pas au peigne fin toutes les activités des ministères, à l’affût d’indices de gaspillage des fonds publics. Nous ne commençons pas non plus nos vérifications avec l’idée préconçue de confirmer l’existence de lacunes ou de faiblesses soupçonnées, comme certaines personnes le pensent.

Nous abordons la sélection de nos vérifications de la gestion stratégiquement et nous effectuons nos choix en fonction du risque, de la pertinence et de l’importance.

Dans les vérifications de la gestion, nous allons au-delà des chiffres pour demander si les programmes gouvernementaux sont ou non gérés avec le souci de l’économie et de l’efficience, et si des mesures sont en place pour en déterminer l’efficacité.

Beaucoup de gens ne savent pas que la vérification de la gestion comprend la vérification des questions environnementales — en fait, notre bureau est un chef de file mondial dans ce domaine.

Le Bureau du vérificateur général a commencé à jouer ce rôle en 1995, lorsque le Parlement y a créé le poste de commissaire à l’environnement et au développement durable. Ce poste est aujourd’hui occupé par Johanne Gélinas.

Avec son équipe, elle vérifie la mesure dans laquelle le gouvernement fédéral respecte ses engagements à l’égard du développement durable. Comme moi, elle fait rapport au Parlement sur ses constatations.

Chaque année, nous effectuons environ 30 vérifications de la gestion des ministères et organismes, mais si nous ne pouvons pas trouver l’information dont nous avons besoin pour effectuer nos vérifications ni y avoir accès, le système tombe en panne. J’aimerais maintenant prendre une minute pour parler de notre expérience en tant que vérificateurs.

Notre expérience en tant que vérificateurs

Comme je l’ai dit, notre travail consiste à donner aux parlementaires une information indépendante et objective, qui les aide à tenir le gouvernement responsable de la façon dont il dépense les fonds publics.

Maintes et maintes fois, nos rapports ont soulevé des questions concernant la qualité et l’intégralité de l’information fournie par le gouvernement.

Au cours des dernières années, il y a eu quelques cas flagrants où des lacunes touchant de l’information vitale ont contrecarré notre travail.

Il y a eu d’abord notre vérification de la façon dont le gouvernement fédéral a géré trois contrats conclus avec Groupaction, une agence de communications, qui nous a amenés à vérifier l’ensemble du programme des commandites, des activités de publicité et de recherche sur l’opinion publique. Il y a eu ensuite notre vérification du Programme canadien de contrôle des armes à feu.

Je vais parler de chacune de ces vérifications.

Groupaction et le Programme des commandites

Entre 1996 et 1999, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a signé trois contrats d’une valeur de 1,6 million de dollars avec une entreprise de publicité connue sous le nom de Groupaction. Le ministre de ce ministère nous a demandé d’en effectuer la vérification.

Nous avons trouvé que les dossiers concernant ces contrats étaient si pauvres que nous ne pouvions pas répondre à des questions clés. Nous ne pouvions pas déterminer comment l’entrepreneur avait été choisi. Nous ne pouvions pas non plus déterminer la façon dont le gouvernement avait établi la valeur et les modalités des contrats.

Je dois dire que c’est le cas le plus grave de documents manquants que nous n’ayons jamais vu au Bureau.

Je tiens cependant à souligner que cela n’est pas du tout typique de la façon dont les fonctionnaires travaillent habituellement.

Après cette vérification, nous avons effectué une vérification de portée gouvernementale du Programme des commandites et des activités de publicité fédérales. Je suis certaine que vous en avez tous entendu parler abondamment par l’intermédiaire des médias. Je vais vous indiquer ce que nous, en tant que vérificateurs, nous nous attendions à trouver dans le dossier.

Nous nous attendions à trouver une trace écrite complète de la circulation de l’information, y compris les comptes rendus des décisions, les approbations, les choix envisagés et les modifications de contrat.

Comme vous le savez sans doute, le moins qu’on puisse dire, c’est que nous avons été déçus.

La qualité des documents versés aux dossiers était mauvaise à deux égards : premièrement, de nombreux dossiers ne contenaient pas d’analyse des raisons pour lesquelles un financement par commandite avait été accordé pour un événement précis. Il n’y avait pas de preuves de la valeur reçue en contrepartie de l’argent dépensé. Il n’y avait pas non plus de documents faisant état des résultats obtenus.

Deuxièmement, dans de nombreux dossiers, nous n’avons pas trouvé de pièces justificatives adéquates pour les factures payées. En règle générale, il y avait peu de preuves qui justifiaient le paiement des sommes d’argent. C’est un peu comme si votre relevé mensuel de carte de crédit indiquait seulement un total, sans le détail de vos opérations.

Programme canadien de contrôle des armes à feu

Notre vérification du Programme canadien de contrôle des armes à feu, dont les résultats figuraient dans mon rapport de décembre 2002, a également beaucoup intéressé les médias.

Je suis sûre que vous vous rappelez avoir entendu parler de l’augmentation considérable des coûts du programme, apparemment impossible à maîtriser.

Cette situation était épouvantable, mais j’ai été davantage dérangée par notre conclusion — que le ministère de la Justice n’avait pas fourni au Parlement suffisamment d’information pour lui permettre de faire, de façon efficace, un examen approfondi du programme afin d’assurer la reddition de comptes.

Le Ministère a fourni des explications insuffisantes et peu de renseignements financiers pour expliquer l’augmentation considérable du coût du Programme.

Ces deux vérifications illustrent l’importance d’une bonne information et soulignent deux problèmes qui préoccupent beaucoup mon bureau.

Le premier est que le manque de documents appropriés touchant les décisions quotidiennes relatives à la dépense de fonds publics entrave l’évaluation de ces décisions et, par conséquent, la reddition de comptes.

Ensuite, sans documents appropriés, notre travail de vérificateur est limité. Nous ne pouvons fournir les assurances et l’information dont le Parlement a besoin pour tenir le gouvernement responsable. Par conséquent, notre processus démocratique en souffre, et les Canadiens en paient le prix — parfois réellement.

La vérification du Programme canadien de contrôle des armes à feu soulève en outre une grande question. Le manque de renseignements adéquats sur les dépenses, les résultats et le rendement de la part des programmes et des ministères, nuit sérieusement à la capacité du Parlement d’examiner soigneusement et de surveiller la dépense des fonds publics.

De toute évidence, si nous voulons améliorer la reddition de comptes et la transparence, il importe au plus haut point de disposer d’une bonne information.

Et cela va même beaucoup plus loin.

Une bonne gestion des documents et de l’information est essentielle à une bonne gouvernance. Elle est essentielle à la gestion axée sur les résultats. Toutefois, un actif aussi vital n’est pas toujours bien géré ni bien protégé.

L’archiviste national du Canada, M. Ian Wilson, a fait remarquer à de nombreuses occasions que la mauvaise gestion de l’information nuit à la capacité du gouvernement du Canada d’atteindre ses objectifs.

Il croit que des programmes aussi divers que le développement économique, la protection de l’environnement, la santé et la sécurité nationale sont peut-être en danger.

Dans son dernier rapport au Parlement, en 2001, mon prédécesseur, Denis Desautels, parlait de la « mauvaise qualité des dossiers tenus dans les ministères ».

Mon collègue, John Reid, commissaire à l’information du Canada, est allé encore plus loin, en parlant de « l’état lamentable de la gestion des dossiers dans l’administration fédérale ».

L’émergence des technologies de l’information et des communications

Avant de parler de notre récente vérification de la protection du patrimoine culturel du Canada, je pense qu’il est important de mentionner la croissance phénoménale des technologies de l’information et des communications. Elles ont révolutionné les opérations gouvernementales et elles continueront à le faire.

Une étude récente révélait qu’à l’échelle mondiale, nous produisons en 2003 près du double de la quantité de documents papier que nous produisions même en 1999. Les courriels se classent maintenant juste après les appels téléphoniques pour ce qui est de leur nombre. Et l’information accessible sur l’Internet a triplé au cours de la même période.

Mais il y a des inconvénients. Chaque jour, les fonctionnaires font face à une variété et à un volume considérable de courriels, de documents et de dossiers. Dans chaque cas, ils doivent décider de ce qui est important et de ce qui ne l’est pas.

Les technologies émergentes saisissent de plus en plus, par voie électronique, de l’information nous concernant. Nos lois actuelles sur la protection des renseignements personnels seront-elles suffisantes? Aurons-nous besoin de plus de contrôles, d’une plus grande sensibilisation et d’un plus grand consensus? Surtout si on tient compte de l’échange d’information sans précédent auquel devrait donner lieu l’initiative du Gouvernement en ligne.

Au même moment, les nouvelles technologies aiguisent l’appétit du public pour une information meilleure et en plus grande quantité.

Il est important de reconnaître que ces changements se sont produits dans un contexte de restructuration du gouvernement et de réduction de ses effectifs. M. Desautels et M. Reid ont signalé tous les deux que les réductions du personnel administratif dans les années 1990 ont entraîné des difficultés démesurées pour la gestion des dossiers.

Il y a eu réduction du nombre de professionnels de l’information, de bibliothécaires, de préposés aux dossiers et de préposés au classement. Il revenait désormais à chacun des fonctionnaires de s’occuper de la gestion de l’information.

Notre dépendance de plus en plus grande à l’égard des technologies de l’information et des communications et de ce qu’on appelle l’administration électronique exerce beaucoup de pression sur les fonctionnaires.

Au lieu d’être placés dans des dépôts centraux, les documents et les données sont stockés sur des disques durs ou dans la tête de milliers de fonctionnaires.

L’information adéquate sera-t-elle accessible lorsqu’on en aura besoin? Peut-elle même être saisie si les responsables en place n’ont pas les connaissances nécessaires?

Les avocats et d’autres professionnels, ainsi que les archivistes, se demandent si les dossiers électroniques pourront être conservés à long terme.

À une époque où les décisions sont prises sur des Blackberry et des cellulaires, la trace écrite – qui n’est déjà pas facile à suivre en temps normal – s’évanouit sous nos propres yeux.

Cela entrave la capacité du public à accéder à l’information, la capacité d’un ministère à se tenir au courant des décisions et à améliorer son rendement, de même que la capacité de mon bureau à réaliser des vérifications efficaces.

Comme vous pouvez l’imaginer, lorsque nous effectuons des vérifications, nous posons beaucoup de questions. Un grand nombre de ces questions sont très simples et portent sur le fonctionnement des programmes. Nous sommes souvent surpris de voir à quel point il est difficile d’obtenir des réponses.

En fait, cette révolution électronique a amené de nouvelles difficultés et de nouveaux risques pour les gestionnaires et les professionnels. Ceux d’entre nous qui considèrent l’information comme un élément important et qui veulent la protéger savent que, trop souvent, elle est simplement effacée.

Il importe au plus haut point que nous mettions en place ou renforcions des cadres qui disent aux gens comment gérer, classer et conserver l’information ou, s’ils existent déjà, que nous les renforcions. Nous avons besoin de ces cadres afin de pouvoir rééquilibrer le système, de façon à ce qu’il tienne compte des changements technologiques et du nombre croissant de fonctionnaires qui prennent leur retraite de la fonction publique.

Sans dossiers fiables, nous ne pourrons pas reconstruire le passé ni comprendre les décisions stratégiques. Nous risquons d’avoir à réinventer la roue et, peut-être même, de répéter les erreurs du passé.

Protection de notre héritage et de notre patrimoine

J’aimerais maintenant aborder un sujet qui nous intéresse particulièrement l’ACA et moi : le chapitre de notre rapport de novembre 2003, chapitre qui portait sur la protection du patrimoine culturel du Canada par le gouvernement fédéral.

Notre vérification a porté sur le patrimoine bâti, archivistique et de l’édition ainsi que sur certaines collections des ministères fédéraux. Nous avons constaté que ce patrimoine a été exposé à de sérieux risques de pertes. Voici trois exemples :

• Les Archives nationales ont de la difficulté à repérer et à acquérir les documents de valeur historique;

• Plus de 90 p. 100 des collections de la Bibliothèque nationale du Canada sont gardées dans des édifices où la température et les taux d’humidité sont inférieurs aux normes reconnues de conservation;

• Plus des deux tiers des lieux historiques nationaux administrés par Parcs Canada et des édifices fédéraux du patrimoine montrent des signes de détérioration.

Je n’ai pas besoin de vous dire que lorsqu’un élément du patrimoine est perdu, c’est pour toujours. Si rien n’est fait, les générations à venir risquent de ne plus avoir accès à des éléments importants de leur patrimoine ou d’avoir à assumer des coûts plus élevés pour les conserver.

Plusieurs facteurs sont à la source des difficultés que nous avons constatées :

• la croissance continue des biens patrimoniaux;
• des ressources moindres pour protéger notre patrimoine;
• une information inadéquate sur l’état des biens patrimoniaux;
• des installations inadéquates;
• des faiblesses dans les pratiques de protection de certains organismes;
• des faiblesses dans les cadres juridiques de protection.

L’ajout ponctuel de ressources ne sera pas suffisant. Notre patrimoine continue d’augmenter, alors que nos ressources pour le protéger sont de plus en plus limitées.

Le temps est venu d’adopter une approche plus stratégique et plus globale pour protéger notre patrimoine culturel.

J’aimerais maintenant vous faire part de nos constatations au sujet des archives.

Comme vous le savez, le régime de protection du patrimoine archivistique, en ce qui concerne les documents fédéraux, fait appel à trois principaux intervenants :

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor établit la politique du gouvernement fédéral en matière de gestion de l’information;
• Les ministères et organismes fédéraux appliquent la politique de gestion de l’information et gèrent leurs propres documents;
• Les Archives nationales du Canada repèrent les documents de valeur historique du gouvernement fédéral, les préservent et en facilitent l’accès aux gens. De plus, les Archives nationales du Canada ont le mandat de faciliter la saine gestion des documents des ministères et organismes fédéraux, ce qui une condition préalable importante à son acquisition effective des documents de valeur historique.

La force du régime de protection dépend de la capacité de ces trois intervenants de travailler ensemble. Ils doivent s’assurer de l’application efficace de la politique de gestion de l’information et des directives de l’archiviste national du Canada quant à la façon de disposer des documents.

Comme les membres de l’ACA le savent, l’archiviste national a le pouvoir, que lui confère ce que l’on appelle une autorisation de disposer de documents, de déterminer quels documents ont une valeur historique. L’archiviste national peut demander à un ministère ou à un organisme fédéral de transférer aux Archives nationales les documents dont il n’a plus besoin. C’est ce qui, en théorie, devrait se passer.

Malgré les efforts déployés par les Archives nationales, notre vérification a révélé que le régime des autorisations de disposer de documents ne fonctionne pas aussi bien qu’il le pourrait et ce, pour les trois raisons suivantes :

• Premièrement, la portée des autorisations de disposer de documents est restreinte.
• Deuxièmement, un grand nombre des autorisations sont désuètes.
• Et troisièmement, les ministères et organismes ne respectent pas les calendriers de conservation des documents.

L’application d’autorisations imprécises ou inappropriées réduit sérieusement la capacité des Archives nationales de remplir leur mandat. Cela ouvre la porte au risque de ne pas permettre le repérage adéquat des documents de valeur historique, à la destruction de documents de grande valeur et à l’utilisation de ressources trop importantes en temps et en espace. L’application de ces autorisations limite en outre l’accès des Canadiens à ces documents.

Les Archives ont tenté de moderniser le régime pendant plus de douze ans, avec un succès mitigé. Elles reconnaissent maintenant qu’il existe une situation de crise, et que la crise est loin d’être résolue.

Au cours des dernières années, les Archives ont pris l’initiative dans le cadre de plusieurs projets visant à aider le Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que les ministères et organismes, à gérer l’information et les documents électroniques. Elles n’ont cependant pas encore été en mesure de déterminer si elles peuvent leur fournir tout l’appui et tout l’encadrement dont ils ont besoin.

Le plan de travail provisoire établi conjointement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en juin 2003 identifie un ensemble impressionnant d’outils à élaborer et à valider.

L’élaboration de ces outils demandera de nombreuses ressources, dont les Archives n’ont pas encore estimé l’importance. Au cours des quelques prochaines années, les tâches reliées à l’élaboration de ces outils feront augmenter la charge de travail déjà considérable qui est nécessaire pour mettre à niveau le régime des autorisations de disposer de documents.

Notre vérification a aussi révélé que les Archives nationales n’ont pas d’information précise sur la nature ou l’état des archives gardées dans les locaux ministériels ou les centres d’archivage fédéraux. Elles connaissent l’état général de leurs propres collections.

Elles ne rédigent cependant pas de rapport sur la proportion des collections menacées par l’acidification ni sur les mesures qui s’imposent pour assurer la pérennité de ces documents.

Les Archives nationales ne peuvent donc fournir de renseignements ni sur l’ampleur de ce problème, ni sur les progrès réalisés dans le traitement des documents, ni sur le travail qu’il reste à accomplir. Il est par conséquent difficile, en l’absence de telles données, d’établir des plans de protection pertinents assortis de ressources adéquates.

Je sais que toutes ces observations ne vous étonneront nullement vous les archivistes, peu importe où vous travaillez dans la fonction publique.

Des raisons d’être optimistes

Quelle est la solution? Il n’y a pas de solutions miracles, mais il y a de bonnes raisons d’être optimistes.

Plusieurs initiatives récentes permettent d’évaluer la capacité du gouvernement de gérer les documents et l’information. Permettez-moi d’en parler brièvement.

En 2003, les Archives nationales ont décidé d’utiliser une nouvelle méthode d’évaluation des documents publics. Elles ont l’intention de révoquer toutes les autorisations de disposer de documents actuellement en vigueur et de les remplacer par de nouvelles autorisations plus globales, plus souples et axées sur les grandes fonctions des ministères.

Les Ministères ont manifesté de l’intérêt pour l’adaptation du modèle de la capacité de gestion financière, qui a été élaboré par mon bureau, dans le but d’évaluer la maturité des systèmes de gestion des documents au gouvernement.

Mon bureau a également travaillé avec les Archives nationales afin d’élaborer l’outil d’évaluation des capacités de gestion de l’information, qui a été reconnu par le Conseil du Trésor comme un outil de gestion important.

Enfin, il y a la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Conseil du Trésor, qui a eu un an ce mois-ci. L’objectif de cette politique est d’assurer une gestion efficace et efficiente de l’information contrôlée par le gouvernement fédéral tout au long du cycle de vie de cette information.

Et ce qui est important, elle encourage l’utilisation de systèmes électroniques pour gérer l’information. Elle donnera par ailleurs à chaque fonctionnaire la responsabilité de la gestion de l’information.

Les conséquences de cette politique pour les archivistes ne se limitent pas à la conservation du patrimoine culturel.

Aux termes de la politique, les Archives nationales sont responsables du repérage, de la sélection, de l’acquisition et de la conservation des documents gouvernementaux. Les spécialistes de l’information, y compris les archivistes, ont été chargés de fournir à tous les fonctionnaires les outils, les conseils et les lignes directrices qui les aideront à gérer l’information efficacement. Cela s’impose.

Comme je l’ai déjà dit, les fonctionnaires ont absolument besoin de ces outils. Conformément à la nouvelle politique, ils doivent consigner en dossier leurs activités et leurs décisions, et appliquer des principes, des normes et des pratiques de gestion de l’information. Ces nouvelles responsabilités, dans le contexte de la conservation électronique des documents, présentent un immense défi.

Cette politique nécessitera un changement de culture important au sein de la fonction publique. Il faut des chefs de file qui comprennent l’importance de la gestion des documents, tant pour la conservation de notre patrimoine culturel que pour la protection de la gouvernance.

Je ne peux penser à aucun autre groupe qui soit plus en mesure ou plus qualifié que les archivistes du Canada pour accomplir ce travail.

Conclusion

Je terminerai mes remarques aujourd’hui en invitant les membres de l’ACA — non, plutôt en leur demandant avec insistance — à relever le défi.

Mesdames et messieurs, j’ai essayé de vous montrer qu’il existe une relation étroite entre la gestion de l’information, la gouvernance et la reddition de comptes.

Les gestionnaires de la fonction publique ont besoin d’une information de qualité pour gérer et les parlementaires ont besoin d’une information de qualité pour assurer la surveillance voulue. Vérificateurs et archivistes ont besoin d’une information de qualité pour bien faire leur travail.

En soutenant la reddition de comptes, la transparence et la protection de l’intérêt public, mon bureau contribue à façonner des institutions publiques plus fortes, un meilleur pays et une société démocratique plus saine.

Nous ne pouvons faire tout cela seuls. Nous avons besoin de votre aide. En nous aidant, vous pouvez vous aider.

Dans le cadre de votre travail aux Archives nationales, vous pouvez aider à élaborer de nouveaux outils pour conserver et gérer l’information. Forts de votre expérience et de votre expertise, vous pouvez rendre les fonctionnaires, et tous les Canadiens, plus conscients de la valeur des archives pour notre patrimoine.

Je vous demande instamment de mettre le potentiel en valeur en ce qui a trait à la gestion de l’information aux niveaux supérieurs du gouvernement.

Je vous demande instamment d’élaborer des méthodes de vérification de l’exactitude des documents numériques, qui prennent une place de plus en plus grande.

Je vous demande instamment d’aider à surveiller les nouvelles autorisations de disposer de documents pour garantir qu’elles donnent des résultats à la hauteur de leur potentiel.

Je vous demande instamment de continuer d’établir des relations avec vos clients au gouvernement pour que vous connaissiez mieux leurs besoins, leurs attentes et leurs contraintes.

Je vous demande instamment d’assurer une meilleure reddition de comptes en communiquant au Parlement les résultats que vous pouvez atteindre, en les informant de la situation actuelle et de ce qui doit être fait.

Je vous demande instamment de prendre le leadership dans tous ces secteurs maintenant. Il y a de moins en moins de temps pour agir. Vous, plus que quiconque, savez que notre patrimoine culturel est en grand danger.

Lorsque les historiens de demain se pencheront sur le matériel d’archives du Canada d’aujourd’hui, j’aimerais qu’ils fassent preuve de bienveillance. J’aimerais qu’ils sachent que nous avons fait de notre mieux, en ce début du XXI^e siècle, en dépit de conditions parfois difficiles.

Je veux surtout qu’ils soient inspirés par notre zèle, notre engagement de trouver des solutions pratiques, par le fait que nous comprenions que lorsque nous perdons notre patrimoine, nous perdons une partie de nous-mêmes.

Merci beaucoup. Je souhaite à toutes et à tous une conférence productive et agréable.