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Que faire quand la vérificatrice générale vient frapper à votre porte?
Notes pour une allocution de Sheila Fraser, FCA, Vérificatrice générale du Canada, Forum des politiques publiques, 7 mars 2006
Bonjour Mesdames et Messieurs,
Je suis très heureuse d'être ici aujourd'hui. Je vous remercie de m'avoir invitée.
Introduction
Le sujet de cette séance est en fait une question : « Que faire lorsque la vérificatrice générale vient frapper à votre porte? »
Et bien, à mes yeux, vous avez le choix. Vous pouvez courir vous cacher, ou encore, nous accueillir à bras ouverts et profiter de l'occasion pour enrichir vos connaissances.
La nature humaine étant ce qu'elle est, il est probable que votre choix se situe quelque part entre les deux.
Je sais bien que personne n'a vraiment hâte d'être vérifié, pas même mon propre Bureau. Mais de là à vous tenir éveillés la nuit ...
J'ai été ravie d'apprendre que le Forum des politiques publiques organisait un atelier sur ce thème dans le cadre de sa série portant sur la responsabilisation et la gestion du risque au sein de l'administration fédérale.
Pourquoi? Parce que l'existence d'un organisme indépendant et non partisan qui effectue des vérifications selon des normes professionnelles et qui en communique les résultats au Parlement vise essentiellement à aider le gouvernement à améliorer sa gestion et sa reddition de comptes.
C'est ce qui a mené à la création du Bureau du vérificateur général dans ce pays. Tout régime politique fondé sur la démocratie et la responsabilité a besoin d'un mécanisme de vérification indépendante.
En réalité, la gouvernance est une affaire risquée. Les vérifications peuvent aider à cerner les secteurs les plus à risques, à évaluer s'ils sont bien gérés et à proposer des améliorations.
Ces dernières années, nous avons effectué quelques vérifications qui ont retenu l'attention du public.
Je reconnais qu'elles peuvent avoir contribué à susciter une certaine crainte chez les fonctionnaires susceptibles d'être touchés par une vérification.
Je suis convaincue qu'on se pose pas mal de questions sur le déroulement d'une vérification et que certaines idées fausses circulent.
Je suis heureuse d'avoir l'occasion d'expliquer le processus que nous suivons lorsque nous effectuons une vérification de gestion et d'essayer d'atténuer les craintes et les réserves que pourrait susciter chez vous le fait d'être soumis à une vérification de ce genre.
J'espère que vous repartirez aujourd'hui avec l'idée qu'en travaillant bien ensemble et en communiquant efficacement, vous, dans les ministères et organismes, pouvez vivre les vérifications de gestion comme des expériences fructueuses et que l'on peut juger ce processus comme étant équitable, constructif et utile.
Je vais essayer de vous exposer mon point de vue de manière très pratique et concrète. J'espère que vous avez pu vous procurer les résumés de ma présentation.
Je vais essayer d'être brève pour que vous ayez le plus de temps possible à la fin pour poser des questions. J'ai hâte également d'écouter les membres de la table ronde relater leurs expériences.
Tout d'abord, je vais vous parler des sujets que nous vérifions et de la démarche que nous suivons pour décider quels sont les sujets que nous allons vérifier.
Je vais vous décrire surtout comment nous effectuons une vérification de gestion, ce à quoi les organismes fédéraux peuvent s'attendre au cours d'une vérification, et les attentes que nous avons à l'égard des organismes que nous vérifions.
Je terminerai par quelques mots sur ce que vous, tous les jours, pouvez faire pour vous préparer à vivre une expérience de vérification réussie.
En quoi consiste notre travail?
Pour vous situer un peu, la moitié de nos travaux de vérification sont des vérifications d'états financiers, et l'autre moitié, des vérifications de gestion.
Nos vérifications d'états financiers comprennent la vérification annuelle des états financiers sommaires du gouvernement et des états financiers des sociétés d'État.
Aujourd'hui, je vais vous parler surtout des vérifications de gestion. Il s'agit des vérifications sur lesquelles nous faisons rapport au Parlement plusieurs fois par année pour l'aider à prendre des décisions et à exercer son rôle de surveillance.
Chaque année, mon Bureau effectue environ 30 vérifications de gestion au sein des ministères et organismes fédéraux.
Permettez-moi de commencer par vous expliquer ce qu'est une vérification de gestion.
Une vérification de gestion sert à évaluer dans quelle mesure les initiatives du gouvernement sont bien gérées.
Nous examinons, selon des normes professionnelles, les activités du gouvernement par rapport à des critères établis, comme ses propres lois, politiques et cibles, et des points de référence fondés sur les pratiques exemplaires.
La Loi sur le vérificateur général nous donne le mandat d'examiner si les programmes et les activités du gouvernement sont effectués avec un juste souci d'économie et d'efficience et en tenant de leurs répercussions sur l'environnement, et si des mesures sont prises pour déterminer s'ils sont efficaces.
La Loi donne à mon Bureau un pouvoir considérable pour décider quels seront les secteurs du gouvernement qu'il examinera dans le cadre de ses vérifications de gestion.
Nous pouvons décider de vérifier un seul programme ou une seule activité du gouvernement (la réglementation des pesticides, par exemple), ou un secteur de responsabilité qui touche plusieurs ministères ou organismes (comme la protection du patrimoine culturel), ou encore des questions qui concernent plusieurs ministères (comme la sécurité des technologies de l'information).
Comment choisissons-nous les sujets de nos vérifications?
Étant donné le grand nombre d'activités gouvernementales, le choix de nos sujets de vérification est une tâche complexe et difficile qui exige une bonne connaissance du gouvernement et de ses fonctions.
Le point sur lequel je veux insister est le suivant : nous suivons une approche stratégique et axée sur le risque pour choisir les sujets de nos vérifications de gestion, et nous planifions notre programme de vérification plusieurs années à l'avance.
Contrairement à ce que pensent certains citoyens, nous n'allons pas éplucher les dossiers dans tous les ministères pour trouver des signes de gaspillage d'argent.
Nous suivons une démarche rigoureuse appelée « planification monétape » pour déterminer quels sont les secteurs où les organismes du gouvernement fédéral courent le plus grand risque de ne pas réaliser leurs objectifs.
Nous évaluons ensuite si ces secteurs peuvent être vérifiés. Il peut s'agir de secteurs de politique que nous ne sommes pas autorisés à vérifier. Nous ne vérifions pas non plus les secteurs qui relèvent de la compétence exclusive des gouvernements provinciaux ou des administrations municipales.
Nous tenons compte également d'aspects pratiques : nous nous demandons, par exemple, si nous avons les ressources financières et humaines pour effectuer la vérification en question.
Vous vous demandez peut être comment nous procédons lorsque des parlementaires nous demandent de vérifier des secteurs qui les intéressent particulièrement.
En tant que mandataire du Parlement, je crois qu'il est de mon devoir de porter une attention particulière aux demandes de vérification des comités parlementaires.
Ainsi, nous avons accepté à quelques reprises d'effectuer la vérification qu'un comité en particulier nous demandait, comme la vérification du Commissariat à la protection de la vie privée.
Nous nous efforçons d'accepter les demandes des comités, mais il appartient au Bureau de décider ce qu'il vérifiera. Sans cette latitude, nous ne pourrions maintenir notre indépendance et notre crédibilité.
Comment effectuons nous une vérification?
Permettez-moi tout d'abord de vous décrire brièvement les trois principales phases d'une vérification de gestion — ce sont la planification, l'examen et le rapport. Le tout prend en moyenne 18 mois.
J'invite tous ceux qui parmi vous aimeraient obtenir de l'information plus précise sur notre méthode à visiter notre site Web; tous nos manuels de vérification s'y trouvent.
Nous commençons par la planification. Au cours de cette phase, l'équipe de vérification cherche à comprendre l'organisme qu'elle vérifie — c'est-à-dire se donner une vue d'ensemble de la situation. L'équipe doit comprendre parfaitement les lois et les règlements qui s'appliquent, la structure mise en place par l'organisme pour réaliser son mandat, et les défis qu'elle doit relever.
L'équipe de vérification cerne ensuite les secteurs à vérifier. Ce sont généralement les secteurs les plus importants pour le bon fonctionnement du programme.
L'équipe établit les critères permettant d'évaluer les activités vérifiées.
Les critères de vérification sont des normes de rendement réalistes en regard desquelles l'équipe pourra évaluer la conformité aux lois et règlements, le caractère adéquat des systèmes et des pratiques, et l'économie, l'efficience et l'efficacité par rapport aux coûts des activités.
Pour établir les critères, nous nous servons des lois et des règlements, des normes établies par l'organisme vérifié, des normes établies par des organismes professionnels reconnus, et des cibles fixées dans les rapports ministériels sur le rendement et les rapports sur les plans et les priorités.
Nous veillons à expliquer clairement ces critères aux organismes que nous vérifions. De fait, nous demandons à la direction si les critères que nous utilisons sont acceptables.
La deuxième phase de la vérification est l'examen. C'est à cette étape que l'équipe de vérification recueille des éléments probants pour déterminer si le programme est exécuté selon les critères établis.
Pour recueillir des éléments probants, nous interrogeons des membres du personnel du programme et les parties intéressées; nous examinons des documents comme les lois, des études et des évaluations, et les dossiers du programme; puis nous effectuons des tests sur les systèmes, les contrôles et les opérations clés.
L'équipe de vérification compare ensuite les éléments probants aux critères établis. Elle tire ses conclusions en fonction de ces critères. L'équipe s'assure que toutes les observations et les conclusions qui en résultent sont bien fondées et sont justes, et que les recommandations permettront des améliorations.
À la phase du rapport, l'équipe de vérification rédige un document qui sera intégré à mon rapport à la Chambre des communes.
Lorsque nous préparons nos rapports de vérification de gestion à l'intention du Parlement, nous voulons que ces rapports soient les plus clairs et les plus faciles à comprendre possible et nous cherchons à répondre à des questions clés :
- Sur quoi la vérification a-t-elle porté?
- Pourquoi cette question est elle importante pour le Parlement et la population canadienne?
- Si tout fonctionnait de manière adéquate, qu'est-ce que l'équipe de vérification devrait s'attendre à trouver?
- Qu'a t elle trouvé? Qu'est-ce qui fonctionne bien? Que faut il améliorer?
- Qu'est-ce que l'équipe de vérification a recommandé pour améliorer les activités ou le rendement?
Les attentes du vérificateur diffèrent de celles de l'entité vérifiée
Nous cherchons à entretenir des relations respectueuses et efficaces avec les organismes que nous vérifions.
Nous ne pourrions y arriver sans maintenir une bonne communication et les deux parties doivent très bien comprendre les rôles et les attentes de chacune quant à la façon de travailler ensemble.
Parlons maintenant du déroulement de la vérification, des attentes que les organismes peuvent avoir à notre égard et de ce que nous attendons d'eux.
Nous avons à cœur de toujours communiquer de façon ouverte, professionnelle et régulière avec tous les organismes quant aux vérifications en cours ou à venir. Ces communications peuvent prendre la forme de réunions régulières, de séances d'information ou de communications écrites.
Il est très important que les sous-ministres soient suffisamment informés au sujet des travaux de vérification en cours et à venir.
Nous savons par expérience qu'il vaut mieux pour tout le monde que les sous-ministres prennent part à la vérification dès le début plutôt qu'à la fin du processus.
Tout cela se produit avant le début d'une vérification. Lorsque nous avons décidé d'effectuer une vérification, nous vous en informons officiellement dans une lettre.
Cette lettre est tout aussi importante pour l'organisme vérifié que pour les vérificateurs. Elle décrit entre autres le sujet de la vérification et son objet, et donne le nom de la personne de notre Bureau qui communiquera avec vous.
La première chose à faire de votre côté est de nommer un représentant comme premier point de contact. Nous allons organiser une réunion au cours des semaines qui suivent pour discuter de la vérification.
À partir de là, les personnes qui assureront la liaison des deux côtés peuvent se charger de coordonner l'aide nécessaire et les communications futures.
Parfois, nos travaux de vérification touchent plusieurs ministères et organismes fédéraux.
Ainsi, récemment, lors de notre vérification des initiatives horizontales, nous avons vérifié l'entente de Vancouver à laquelle Ardath Paxton Mann de Diversification de l'économie de l'Ouest a participé.
Dans ces cas, nous envoyons des lettres d'avis tant aux organismes centraux touchés qu'aux organismes visés par la vérification.
Avant d'effectuer des travaux de vérification approfondis, nous acquérons une compréhension essentielle du sujet de la vérification et donnons à la direction la possibilité de discuter avec nous du plan de vérification proposé.
Il est essentiel que les organismes vérifiés voient à informer suffisamment toutes les personnes touchées par la vérification avant le début de celle-ci.
Pour renforcer les communications, les agents de liaison entre les deux parties doivent avoir le pouvoir et la responsabilité de convoquer régulièrement des réunions au cours de la vérification, de veiller à ce que les représentants concernés y assistent, d'aider à régler les problèmes ou à supprimer les obstacles, et de coordonner les commentaires de l'entité au sujet des ébauches du rapport, au fur et à mesure qu'elles sont présentées à l'entité vérifiée.
Nous communiquons régulièrement l'état d'avancement de la vérification, les modifications apportées au plan de vérification, les nouvelles constatations et tous les obstacles à notre travail de vérification.
Nous nous efforcerons de vous donner un aperçu réaliste du temps que vous devrez consacrer à la vérification.
Au cours de la phase d'examen, nous avons comme principe de valider avec vous les éléments probants et les faits au fur et à mesure qu'ils se présentent. Nous vous demanderons s'ils sont exacts, pertinents et complets. L'équipe de vérification devra probablement pour cela rencontrer plusieurs fois vos représentants.
Après la fin des travaux de vérification et après avoir validé l'exactitude et l'intégralité des faits, l'équipe commence à rédiger le rapport de vérification.
Je me dois d'apporter maintenant une précision. Nous préparons des rapports sur les questions importantes et nous signalons ce que nous constatons. En d'autres mots, si nous jugeons que les organismes fonctionnent bien, nous l'indiquons.
Nos normes de vérification exigent que nous donnions aux entités vérifiées l'occasion d'examiner et de commenter les ébauches du rapport de vérification avant sa publication.
Deux ébauches du rapport de vérification représentent des jalons essentiels du processus d'examen : la première ébauche — établi environ 20 semaines avant le dépôt du rapport — et l'ébauche finale, présenté environ 9 semaines avant le dépôt.
Avant de terminer la première ébauche, nous demandons à la direction de nous donner son point de vue sur la validité et l'intégralité des éléments probants, des observations, des conclusions et des recommandations des vérificateurs.
Nous ne pouvons accepter comme réponses des commentaires de vive voix ou des courriels non signés. Des rencontres sont parfois nécessaires pour discuter de vos commentaires.
Au cours de ces réunions, nous cherchons à bien comprendre vos commentaires et à obtenir de l'information supplémentaire.
Nous prenons alors en considération les renseignements fournis dans les commentaires et nous révisons l'ébauche, si cela est nécessaire.
Après avoir apporté les derniers changements à cette version, nous transmettons au sous ministre l'ébauche finale qui le concerne afin d'obtenir ses derniers commentaires, les mesures correctives que l'entité prévoit apporter par suite de nos recommandations et une déclaration officielle sur les derniers points de désaccord, s'il y en a.
Nous demandons au sous-ministre de confirmer par écrit l'exactitude des faits.
Dans la section intitulée « Points saillants » au début du chapitre, nous traitons des points qui nous semblent les plus importants afin de donner aux parlementaires un résumé utile de la vérification.
Dans cette section, nous donnons les grandes lignes du chapitre. Votre direction ne les valide pas, mais nous serions heureux de savoir ce qu'elle en pense.
Le jour du dépôt du rapport de la vérificatrice générale, nous diffusons un communiqué de presse sur chaque chapitre, communiqué qui explique simplement nos principales constatations.
Par courtoisie, quelques jours avant le dépôt du rapport à la Chambre des communes, nous donnons aux organismes vérifiés l'occasion de lire tous les communiqués qui les mentionnent expressément.
Nous invitons également les organismes vérifiés à déléguer deux observateurs à ma conférence de presse, qui a lieu le jour du dépôt du rapport.
Points essentiels pour une vérification réussie
Des personnes me demandent parfois comment se préparer à une vérification. Comme les vérifications servent à évaluer la gestion au sein du gouvernement, je pense que la meilleure réponse est la suivante : gérez vos programmes et vos activités le mieux possible.
Évidemment, cela veut dire veiller à respecter les lois, les politiques et les règlements applicables, puisque nous vérifierons probablement tous ces éléments.
Cela veut dire aussi porter beaucoup d'attention à la gestion efficace des risques. Obtenez l'assurance que vos systèmes et vos contrôles fonctionnent de manière adéquate et que vos dossiers sont bien tenus.
La direction d'une entité a besoin d'information pour rendre compte au Parlement de son rendement. Il vous faut donc connaître vos objectifs, recueillir l'information dont vous avez besoin pour juger si vos objectifs sont atteints, et il faut aussi que cette information soit accessible.
Ces dernières années, nous avons eu la surprise de constater à plusieurs reprises que les ministères ne compilaient pas l'information de base sur leur rendement, information qu'ils auraient dû avoir.
Il y a eu quelques cas extrêmes où la documentation dans les dossiers et sur les décisions prises était tellement mauvaise que nous avons dû attirer l'attention sur cette lacune dans nos rapports.
Nous vous encourageons à nous communiquer toute l'information et à ne pas rester sur la défensive. Nous nous engageons à être justes et à faire preuve de compréhension.
J'espère que vous n'essayerez pas de nous cacher de l'information. La méfiance risquerait de s'installer. Quand nous découvrons que des ministères tentent de nous cacher de l'information et que nous trouvons de « mauvaises » surprises, nous sommes portés à nous demander si on ne nous cache pas autre chose.
Point positif, nous faisons souvent affaire avec des ministères et des organismes qui veulent s'améliorer et qui agissent en conséquence, même pendant la vérification.
Dans ces cas, nous l'indiquons le mieux possible dans nos rapports.
Conclusion
Finalement, et j'insiste sur ce point, nous souhaitons avant tout établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les organismes que nous vérifions à toutes les étapes de la vérification.
Je veux également insister sur l'importance qu'il y a à ce que les cadres supérieurs participent à la vérification et soient informés au sujet de celle-ci au fur et à mesure qu'elle se déroule.
L'attitude affichée par la haute direction est essentielle dans ce cas. La haute direction doit communiquer clairement sa volonté de coopérer pleinement avec les vérificateurs.
Et comme dans toute relation réussie, il faut de l'ouverture, de l'honnêteté, de la confiance et le désir de comprendre le point de vue de l'autre.
Nous devons comprendre le contexte dans lequel vous effectuez votre travail, mais vous devez comprendre que nous devons signaler les faits comme nous les voyons, et nous nous engageons à le faire de manière à ce que les gens comprennent la situation.
Il faut qu'une vérification soit effectuée dans un climat de respect mutuel pour qu'elle soit considérée comme une réussite.
Cette condition est tout à fait réaliste et nous avons vécu de nombreuses expériences positives depuis que nous effectuons des vérifications de gestion.
J'espère que mes remarques vous auront aidés à avoir une image plus claire de l'expérience que vous vivrez lorsque je viendrai frapper à votre porte.
J'espère aussi qu'elles nous permettront de vivre encore de nombreuses expériences de vérification réussies.
Je vous remercie. Je suis prête à répondre à vos questions.