Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de 2013-2014

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de 2013-2014

1 Introduction

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

1.2 Points saillants d’ordre financier

1.3 Accords de service ayant un impact sur les états financiers

1.4 Changements importants survenus en 2013-2014

2 L’environnement de contrôle touchant le CIRF

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

2.2 Principales mesures prises

3 L’évaluation du système de CIRF du BVG

3.1 Fondement de l’évaluation

3.2 Méthode d’évaluation

4 Les résultats de l’évaluation

4.1 Efficacité de la conception

4.2 Efficacité du fonctionnement

4.3 Conclusion

5 Le plan d’action

5.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2014

5.2 Plan d’action pour les exercices futurs

Avis au lecteur

Selon la Politique sur le contrôle interne (« la Politique ») du Conseil du Trésor, toutes les organisations publiques doivent expliquer les mesures qu’elles prennent pour faire en sorte que le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) soit efficace.

La Politique précise que les organisations doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un plan d’action visant à y apporter les modifications voulues et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé de l’évaluation des résultats et du plan d’action.

Un système de CIRF efficace vise à produire des états financiers fiables et à donner l’assurance que :

Il faut savoir que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer les risques, mais plutôt pour les atténuer et les ramener à un niveau acceptable grâce à l’application de contrôles qui sont proportionnels aux risques qu’ils sont censés atténuer.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un exercice permanent pour recenser et établir la priorité des risques et des contrôles visant à les atténuer, de même que pour surveiller le rendement du système, dans un souci d’amélioration continue. Ainsi, l’étendue, la fréquence et l’état de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF d’une organisation dépendront des risques et des circonstances qui lui sont propres, et seront donc différents d’une organisation à l’autre.

1 Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada pour l’exercice 2013-2014. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne (« la Politique ») du Conseil du Trésor, nous fournissons dans le présent document un résumé des mesures prises par le BVG pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Nous présentons notamment un résumé de l’évaluation effectuée par le BVG pour la période se terminant le 31 mars 2014, des progrès réalisés, des résultats et des plans d’action connexes, ainsi que certains points saillants d’ordre financier permettant de mieux cerner l’environnement de contrôle unique au BVG.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités du BVG fournissent des renseignements détaillés sur ses pouvoirs, son mandat et ses activités de programme.

1.2 Points saillants d’ordre financier

Les états financiers annuels audités du BVG pour l’exercice clos le 31 mars 2014 sont présentés dans le Rapport ministériel sur le rendement. On peut aussi trouver de l’information financière dans les Comptes publics du Canada.

1.3 Accords de service ayant un impact sur les états financiers

Le BVG a recours à d’autres organisations pour traiter certaines opérations inscrites dans ses états financiers :

1.4 Changements importants survenus en 2013-2014

Changements aux opérations

En 2013-2014, aucun changement important n’a été apporté, ni aux autorisations du BVG, ni à ses opérations, qui aurait eu une incidence sur les états financiers. Ces derniers continuent d’être préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Changements au sein du personnel clé

Le vérificateur général, Michael Ferguson, a procédé aux nominations suivantes :

Il n’y a pas eu d’autres changements parmi le personnel clé au cours de l’exercice.

Changements aux conditions d’emploi

Il n’y a pas eu de changements aux conditions d’emploi.

2 L’environnement de contrôle touchant le CIRF

Le BVG reconnaît que les cadres supérieurs doivent donner l’exemple pour que les employés de tous les niveaux comprennent bien leur rôle dans le maintien d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités avec efficacité. Le Conseil de direction assure la direction et la surveillance générales du Bureau. Il bénéficie de l’appui du Comité des finances et du Comité des services corporatifs, qui font preuve de diligence raisonnable et offrent des conseils, entre autres, sur l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de contrôles au sein du Bureau. Un comité de vérification indépendant surveille les grands volets des secteurs suivants : les valeurs et l’éthique, la gestion des risques, les contrôles internes, l’audit externe des états financiers du Bureau, la gestion de la qualité, les activités d’audit interne et de revue des pratiques et la reddition de comptes.

La structure organisationnelle du BVG est clairement définie et les rapports hiérarchiques et les responsabilités sont bien établis. Le personnel est qualifié et formé, et des descriptions de poste officielles sont en place. Le BVG a adopté un code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle décrivant en détail les valeurs et les normes d’éthique et de conduite professionnelle et autres qui guident le personnel dans ses travaux.

Un cadre de gestion intégrée du risque, reposant sur le modèle de gestion du risque d’entreprise du COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), est en place. Ce cadre est surveillé et mis à jour périodiquement.

L’Équipe de la Revue des pratiques et de la vérification interne, qui relève directement du vérificateur général, élabore un plan d’audit interne annuel. Ce plan, fondé sur l’évaluation systématique des risques d’entreprise, est conçu à l’aide du cadre de gestion du risque et d’autres outils. Les audits internes permettent d’évaluer les systèmes administratifs importants par rotation. La revue des pratiques des professionnels de l’audit a pour objet de vérifier la mise en œuvre de notre système de contrôle qualité et de présenter des recommandations en vue d’améliorer la réalisation de nos audits. Des observations visant à améliorer la conception du système pourraient aussi être formulées.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Les principaux postes et comités qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF du BVG sont :

Vérificateur général. En tant qu’administrateur des comptes du BVG, le vérificateur général assume la responsabilité générale et exerce le leadership nécessaire à l’égard des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace. Il préside le Conseil de direction.

Dirigeant principal des finances. Le dirigeant principal des finances relève directement du vérificateur général et exerce le leadership nécessaire à l’égard de la coordination et de l’uniformité dans la conception et la tenue d’un système efficace et intégré de CIRF, y compris l’évaluation annuelle de celui-ci.

Dirigeant principal de l’information. Le dirigeant principal de l’information dirige les directions des technologies de l’information et de la sécurité, et de la gestion des connaissances, ainsi que les projets spéciaux de TI.

Cadres supérieurs du BVG. Les cadres supérieurs sont chargés de maintenir les systèmes de CIRF qui relèvent d’eux et d’en examiner l’efficacité.

Dirigeant principal de la vérification. Le dirigeant principal de la vérification relève directement du vérificateur général à qui il procure une assurance au moyen de revues des pratiques périodiques et d’audits internes, qui sont essentiels au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification du BVG. Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant qui présente au vérificateur général des opinions objectives sur les processus de gouvernance, de contrôle et de gestion du risque du BVG. Il recommande également au Conseil de direction l’approbation du Rapport sur les plans et les priorités et du Rapport ministériel sur le rendement (y compris les états financiers audités). Le vérificateur général est membre du comité de vérification.

Conseil de direction. Le Conseil de direction est l’organe central de prise de décisions qui approuve et surveille le Cadre de gestion du risque du BVG et le système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relativement au CIRF. Formé du vérificateur général, du commissaire à l’environnement et au développement durable, de la directrice principale de la Direction des communications, de l’avocate principale et des vérificateurs généraux adjoints, le Conseil de direction définit les politiques et donne une orientation professionnelle au regard de l’administration du Bureau.

2.2 Principales mesures prises

L’environnement de contrôle du BVG est tel que son personnel est en mesure de bien gérer les risques, car les employés sont sensibilisés et ils reçoivent l’information et les outils dont ils ont besoin et ils acquièrent les compétences requises. Parmi les principales mesures de contrôle, mentionnons les suivantes :

3 L’évaluation du système de CIRF du BVG

3.1 Fondement de l’évaluation

Les auditeurs externes effectuent un audit annuel fondé sur l’évaluation des contrôles et participent activement au processus (au moins deux fois par année) en assistant aux réunions du Comité de vérification. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le BVG doit évaluer chaque année, dans un souci d’amélioration continue, l’efficacité de la conception et du fonctionnement des principaux contrôles en matière de rapports financiers.

L’efficacité de la conception est l’assurance que les principaux points de contrôle sont établis, documentés et adaptés aux risques (c’est-à-dire qu’ils sont proportionnels aux risques qu’ils sont censés atténuer). Cela touche également la mise en correspondance des principaux processus avec les principaux comptes.

L’efficacité du fonctionnement signifie que les principaux contrôles ont été testés sur une période donnée et que des corrections, le cas échéant, ont été apportées. Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôle du BVG, à savoir les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux informatiques et les contrôles au niveau des processus opérationnels.

La surveillance continue signifie qu’un système a été établi pour assurer l’atténuation continue des risques au sein des principaux processus opérationnels et la prise de mesures correctives en temps opportun, au besoin.

3.2 Méthode d’évaluation

L’évaluation de l’efficacité du contrôle interne en matière de rapports financiers de cette année constitue le quatrième exercice du genre. Ce dernier consiste à tester un échantillon d’opérations dans chacun des principaux processus opérationnels pour évaluer la conception des contrôles et l’efficacité de leur fonctionnement. Nous avons fait porter nos tests sur les processus suivants :

Dans le processus d’évaluation annuelle, l’équipe examine les principaux contrôles généraux informatiques, en particulier les contrôles visant l’accès et la sécurité de chacun des principaux processus du système financier du BVG. L’équipe s’assure ainsi que l’accès est accordé uniquement au personnel autorisé et que les processus sont surveillés en temps opportun.

Cette année, nous avons documenté le processus de revue budgétaire et de contrôle des coûts pour valider le caractère raisonnable de l’établissement des coûts des produits du BVG et l’exactitude des rapports de temps. L’an prochain, nous commencerons à examiner ce processus suivant un système de rotation.

Chaque année, les résultats de l’évaluation sont communiqués dans l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. Un plan d’action décrivant ce qui doit être fait au cours de l’année suivante y est présenté. Voici les travaux qui étaient prévus en 2013-2014 :

4 Les résultats de l’évaluation

Pour l’exercice 2013-2014, l’évaluation des contrôles internes menée par le BVG s’est inscrite en grande partie dans le prolongement des trois premières évaluations, à laquelle se sont ajoutés des examens approfondis du processus opérationnel des dépenses de fonctionnement.

4.1 Efficacité de la conception

Lorsque le BVG évalue les principaux contrôles, il détermine si le processus respecte toujours les procédures documentées. Si des changements sont relevés, les descriptions des processus sont mises à jour et les contrôles sont examinés de nouveau pour s’assurer que dans leur conception les contrôles permettent toujours d’atténuer tous les risques connexes. Les évaluations des contrôles effectuées en 2013-2014 ont confirmé que les principaux contrôles identifiés n’avaient pas changé de façon importante et demeuraient proportionnels aux risques qu’ils visaient à atténuer.

4.2 Efficacité du fonctionnement

Comme pour les évaluations précédentes, le BVG a formé une équipe d’examen qui a mis à profit l’expérience du personnel affecté aux activités d’audit du BVG. L’équipe a défini un plan de travail, choisi et testé, en suivant la méthode d’audit du BVG, des échantillons d’opérations pour vérifier si les contrôles fonctionnaient efficacement. L’équipe a aussi examiné les échantillons d’opérations pour s’assurer que les principaux éléments des processus opérationnels étaient couverts sur toute la durée de l’exercice. L’échantillon contenait des sous-catégories d’opérations dans chaque cycle. Les tests comprenaient un examen des contrôles de gestion et de surveillance en continu applicables à tous les cycles. Voici un résumé des tests effectués pour chacun des processus opérationnels clés :

4.3 Conclusion

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est bien conçu et il fonctionne efficacement. Bien qu’aucune déficience importante n’ait été détectée, nous avons cerné des secteurs à améliorer pour lesquels des mesures de suivi ont été réalisées ou sont en cours.

5 Le plan d’action

5.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2014

En plus d’évaluer l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés liés aux principaux processus opérationnels, le BVG a donné suite aux points du plan d’action établi en 2012-2013 comme suit :

5.2 Plan d’action pour les exercices futurs

Au cours des dernières années, le BVG a pris plusieurs mesures importantes pour se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Cela dit, il doit poursuivre sur sa lancée et déployer des efforts constants et soutenus afin de maintenir en place une série de contrôles éprouvés à long terme. Voici les mesures que le BVG prévoit prendre au cours des deux prochains exercices :

2014-2015

2015-2016