Sommaire

L’objectif de l’audit interne visait à déterminer si le Bureau du vérificateur général du Canada disposait d’un cadre adéquat et efficace de gestion de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel qui lui permettait d’avoir l’assurance que ses employés suivaient, en temps opportun, les cours de formation et de perfectionnement dont ils avaient besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.

L’audit a porté sur la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

Cet audit interne est important parce que le Bureau doit pouvoir compter sur des employés bien formés, compétents et professionnels pour présenter des produits d’audit qui favorisent l’obtention de résultats dans l’intérêt de la population canadienne et qui sont conformes aux normes professionnelles et à ses politiques.

Au terme de cet audit, nous avons conclu que le Bureau disposait d’un cadre adéquat et efficace de gestion de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel, qui lui permettait d’avoir l’assurance que ses employés suivaient, en temps opportun, les cours de formation et de perfectionnement dont ils avaient besoin pour s’acquitter de leurs fonctions. Par ailleurs, le Bureau pourrait s’améliorer sur certains points.

La direction accepte nos recommandations. Ses réponses détaillées suivent chacune des recommandations présentées tout au long du rapport.

Nous avons demandé à la direction de nous remettre un plan d’action, ce qu’elle a fait le 3 octobre 2018.

Cet audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, de même qu’à la Politique sur l’audit interne de 2017 et à la Directive sur l’audit interne de 2017 du Conseil du Trésor.

D’après mon jugement professionnel à titre de directrice principale de l’audit interne, des procédures d’audit suffisantes et appropriées ont été mises en œuvre et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude de l’opinion présentée dans le rapport. L’opinion formulée ne vaut que pour le secteur examiné. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec les normes professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. Ces éléments probants sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de l’audit interne.

Louise Bertrand
Directrice principale de l’audit interne
Bureau du vérificateur général du Canada

19 octobre 2018

Introduction

1. L’audit interne visait à déterminer si le Bureau du vérificateur général du Canada disposait d’un cadre adéquat et efficace de gestion de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel qui lui permettait d’avoir l’assurance que ses employés suivaient, en temps opportun, les cours de formation et de perfectionnement dont ils avaient besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.

2. Cet audit interne est important parce que des employés bien formés, compétents et professionnels contribuent à la présentation de produits d’audit qui favorisent l’obtention de résultats dans l’intérêt de la population canadienne et qui sont conformes aux normes professionnelles et aux politiques du Bureau.

3. Les efforts financiers en faveur de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel peuvent contribuer à la mise en œuvre des objectifs stratégiques du Bureau qui appuient la formation et l’épanouissement des employés, au renforcement des résultats de l’organisation et des employés, ainsi qu’à l’amélioration du maintien en poste des employés.

4. Le Bureau a investi plus de ressources dans l’apprentissage, la formation et le perfectionnement professionnel au fil des ans. Au cours de l’exercice 2017-2018, l’équipe du Perfectionnement professionnel a géré un budget de fonctionnement, hors salaires, de 1,2 million de dollars.

5. L’équipe d’audit interne a retenu les critères ci-dessous pour évaluer les moyens et les méthodes du Bureau :

• Gouvernance — Le Bureau a instauré un cadre de gouvernance efficace pour l’apprentissage, la formation et le perfectionnement professionnel de ses employés. Les rôles et responsabilités sont officiellement définis, documentés, approuvés et communiqués. Les responsables de la surveillance veillent à ce que les obligations de rendre compte soient exécutées comme prévu.
• Gestion des risques — L’équipe du Perfectionnement professionnel a réalisé une évaluation des risques pour ses activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel qui appuient les objectifs stratégiques pertinents du Bureau. Des stratégies d’atténuation sont élaborées et documentées et font l’objet d’un suivi.
• Contrôles internes — Des politiques, des procédures et des contrôles sont en place, documentés et surveillés pour concevoir et mettre en œuvre, de manière rentable, des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel.
• Mesures du rendement et résultats — Des mesures du rendement ont été définies, documentées et surveillées pour évaluer les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement ainsi que les résultats attendus, et ce, à l’appui des objectifs stratégiques pertinents du Bureau. Les mesures du rendement sont révisées au besoin et les résultats obtenus sont communiqués à la haute direction.

6. L’audit a porté sur la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

7. La section intitulée À propos de l’audit interne, à la fin du présent rapport, donne des précisions sur l’objectif, les moyens et les méthodes examinés, et les critères de l’audit interne.

Constatations, recommandations et réponses

Gouvernance

Le Bureau disposait d’un cadre de gouvernance pour ses activités de formation, d’apprentissage et de perfectionnement professionnel, mais des améliorations étaient nécessaires

8. Faute d’une saine gouvernance, le Bureau du vérificateur général du Canada pourrait ne pas être en mesure d’atteindre son objectif stratégique de former et de conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue. Faute d’une surveillance efficace, les rôles et responsabilités à l’égard de la formation et du perfectionnement professionnel pourraient ne pas être assumés comme il se doit.

9. Nous avons examiné si la Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel, les directives connexes et la Stratégie sur le bilinguisme en milieu de travail du Bureau étaient conformes aux dispositions sur la formation et le perfectionnement professionnel de la Loi sur les langues officielles, de la Politique sur les langues officielles du Conseil du Trésor et de la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes du Conseil du Trésor.

10. De plus, même si le Bureau n’est pas assujetti à la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de 2017 et à la Directive sur l’administration de la formation indispensable de 2017, nous avons examiné ces deux instruments du Conseil du Trésor à des fins de comparaison.

11. Nous avons aussi examiné le cadre de gouvernance du Bureau en vue de déterminer :

• si les responsables de la surveillance avaient veillé à ce que les obligations de rendre compte soient exécutées comme prévu;
• si le Bureau avait officiellement défini, documenté, approuvé et diffusé les rôles et responsabilités à l’égard de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel.

12. De plus, nous avons examiné si l’équipe du Perfectionnement professionnel avait réalisé une évaluation des risques pour ses activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel qui appuient les objectifs stratégiques suivants du Bureau :

• être une organisation bien gérée sur le plan financier et responsable de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées;
• voir à la prestation de services de soutien efficaces et efficients;
• entretenir une culture favorisant l’habilitation;
• former et conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue.

13. Nos constatations portent sur :

• la conformité aux exigences du Conseil du Trésor et de la loi;
• les politiques et directives en vigueur;
• la surveillance;
• le recensement et l’atténuation des risques.

14. La conformité aux exigences du Conseil du Trésor et de la loi — Le Bureau est assujetti à la Loi sur les langues officielles, à la Politique sur les langues officielles du Conseil du Trésor et à la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes du Conseil du Trésor.

15. Nous avons constaté que les documents suivants du Bureau étaient conformes aux exigences en matière de formation contenues dans la Loi ainsi que dans la politique et les directives du Conseil du Trésor :

• Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel;
• Directive 8 — la Formation linguistique;
• Directive sur l’identification, la désignation et la dotation des postes bilingues;
• Stratégie sur le bilinguisme en milieu de travail.

16. Par ailleurs, nous avons comparé la politique et les directives du Bureau avec la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor et la Directive sur l’administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor. Nous avons constaté qu’elles étaient essentiellement conformes.

17. Les politiques et les directives en vigueur — Les politiques et les directives définissent l’orientation de l’organisation et les résultats attendus des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel. Elles décrivent également les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de toutes les parties prenantes.

18. Nous avons constaté que le Bureau avait défini trois grands objectifs dans sa Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel :

• reconnaître que l’apprentissage continu des employés est essentiel au succès de l’organisation et est une responsabilité partagée;
• contribuer à la création d’un effectif compétent;
• adopter des pratiques favorisant l’apprentissage continu et le perfectionnement professionnel des employés.

19. Nous avons aussi constaté que pour garantir l’atteinte de ces objectifs, le Bureau avait décrit dans sa politique un certain nombre de responsabilités obligatoires pour le vérificateur général et le Conseil de direction, ainsi que pour l’équipe de direction, les employés et l’équipe du Perfectionnement professionnel. Par exemple :

• Le vérificateur général et le Conseil de direction doivent approuver la Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel ainsi que toutes les révisions qui y sont apportées. Ils doivent aussi affecter des ressources leur permettant de répondre aux besoins et promouvoir un environnement d’apprentissage continu.
• Les gestionnaires de tous les niveaux doivent respecter les exigences de la Politique et remplir le Plan de formation et de perfectionnement avec l’employé pour définir les besoins en matière de formation.
• Les employés doivent respecter les exigences de la Politique et remplir, signer, mettre en œuvre et réviser leur Plan de formation et de perfectionnement en vue de développer ou d’améliorer leurs compétences actuelles ou désirées.
• L’équipe du Perfectionnement professionnel doit coordonner l’application de la politique au niveau de l’organisation. Elle doit aussi recommander, élaborer et mettre en œuvre des initiatives et des programmes de formation, et s’assurer que tous les employés ont accès à des activités d’apprentissage formelles, conformément aux principes d’équité et de transparence.

20. Nous avons cependant constaté que la politique et les directives connexes avaient omis de mentionner les rôles et responsabilités de certaines parties prenantes qui contribuaient aux activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel, nommément :

• les spécialistes internes et les équipes de pratiques qui participaient à la conception et à l’élaboration de programmes de formation;
• le personnel des Ressources humaines qui assurait l’encadrement des cadres et gérait un fonds de mise en place de la formation;
• les directeurs administratifs qui devaient approuver la formation interne.

21. De même, lors de notre examen des descriptions de travail des gestionnaires et du personnel du Perfectionnement professionnel, nous avons constaté que même s’il y avait des descriptions pour les postes de l’équipe, la description de travail du directeur principal chargé de la fonction du perfectionnement professionnel (désigné dans la description par le titre de « directeur principal des Services corporatifs ») datait de 1999.

22. La surveillance — La surveillance permet de garantir que les responsabilités sont exercées comme il se doit.

23. Nous avons constaté que la Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel du Bureau ne précisait pas qui était chargé de surveiller et de superviser la mise en œuvre de la politique et des directives connexes. Par conséquent, rien ne permettait d’avoir l’assurance que les responsabilités définies dans la politique étaient exercées et que les plans d’apprentissage étaient remplis comme il se doit. Nous avons aussi noté, lors de notre examen des directives, que l’équipe du Perfectionnement professionnel était chargée uniquement de faire le suivi de la conformité aux exigences de formation obligatoire. Par ailleurs, nous avons observé que le vérificateur général adjoint des Services d’audit avait examiné et surveillé les activités menées par l’équipe du Perfectionnement professionnel dans le cadre de réunions périodiques.

24. Lors de notre examen des documents sur les réunions du Conseil de direction, nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait présenté des comptes rendus sur la conformité du Bureau aux exigences de formation obligatoire, à la formation en leadership et à la formation linguistique.

25. En vigueur depuis 2015, la politique du Bureau doit être revue tous les cinq ans, selon le calendrier établi. Étant donné que le projet de revue de la conformité du Bureau aux politiques internes est en cours, nous sommes d’avis que le Perfectionnement professionnel devrait examiner aussi cette politique dès à présent, en collaboration avec les Services juridiques. Cela permettrait de préciser les rôles et responsabilités à l’égard de la surveillance de la politique et du suivi de la mise en œuvre de la politique et des directives connexes, et d’indiquer comment ces mesures seront engagées.

26. L’équipe du Perfectionnement professionnel devrait revoir, en collaboration avec les Services juridiques, sa Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel ainsi que les directives connexes en vue de préciser les rôles et responsabilités des personnes chargées de la surveillance et du suivi de leur mise en œuvre.

Réponse de la direction — Recommandation acceptée. L’équipe du Perfectionnement professionnel collaborera avec les Services juridiques dans le cadre de la deuxième phase de l’initiative sur la conformité du Bureau du vérificateur général du Canada et s’assurera que les rôles et les responsabilités sont clarifiés.

27. Le Bureau du vérificateur général du Canada devrait veiller à actualiser la description de travail du directeur principal qui est responsable de l’équipe du Perfectionnement professionnel.

Réponse de la direction — Recommandation acceptée. La direction a collaboré avec les Ressources humaines pour l’élaboration de la description de travail des directeurs principaux des services à la vérification. Cette description de travail est maintenant à jour.

28. Le recensement et l’atténuation des risques — Les évaluations des risques et les stratégies d’atténuation garantissent que des contrôles appropriés ont été mis en place pour réduire les risques.

29. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait recensé un certain nombre de risques qui sont liés aux objectifs stratégiques du Bureau, et qui sont associés :

• aux activités de l’équipe et à la conformité aux instruments réglementaires applicables;
• à la prestation de cours de formation à l’externe;
• à la fraude et aux actes répréhensibles.

Selon l’évaluation de l’équipe, aucun de ces risques n’était élevé.

30. Nous avons également constaté que l’équipe avait relevé un certain nombre de contrôles conçus pour atténuer les risques qui étaient jugés normaux ou élevés. Cependant, nous avons aussi noté qu’au moment de notre audit, le Bureau avait demandé aux chefs de service de documenter uniquement les contrôles mis en place pour atténuer les risques résiduels élevés. L’équipe n’avait donc pas encore documenté tous leurs processus de contrôle ni les travaux qu’ils avaient réalisés pour s’assurer que les contrôles clés fonctionnaient efficacement.

31. Pour ce qui est de la gestion du budget de la formation externe, nous avons constaté que l’équipe avait identifié les risques suivants :

• le risque que la formation externe ne réponde pas aux besoins ou que les bonnes personnes ne suivent pas une formation externe;
• le risque d’approuver une formation qui ne serait pas jugée nécessaire ou raisonnable par une tierce partie objective;
• le risque que le personnel communique de faux renseignements sur la participation à la formation ou les dépenses engagées pour servir ses propres intérêts.

32. Nous avons constaté que l’équipe disposait d’un processus pour approuver les cours de formation externes et que la gestion de ce processus s’était améliorée d’une année à l’autre. Toutefois, l’équipe n’a pas documenté les travaux qu’elle avait réalisés pour garantir l’efficacité du fonctionnement de contrôles clés.

33. Nous avons aussi noté que la Directive 5 — Formation externe du Bureau exigeait que les employés remplissent un formulaire pour confirmer leur présence à une formation et évaluer la formation suivie. Or, nous avons constaté que les attestations de nombreux employés n’avaient pas été consignées dans les dossiers que nous avons examinés.

34. Selon l’équipe du Perfectionnement professionnel, le formulaire rempli vise à consigner la réussite d’un employé à un cours de formation externe dans le système de gestion de l'apprentissage du Bureau (BVG Campus). L’équipe n’a pas déterminé que le retour de ce formulaire rempli constituait un contrôle pour réduire le risque qu’un employé n’assiste pas à un cours déjà imputé au budget de la formation externe. Nous n’avons pas trouvé de contrôle interne en place pour atténuer ce risque.

35. Nous avons noté que l’équipe avait déterminé que la non-conformité aux directives sur la passation de marchés du Bureau constituait un risque qui aggravait le risque stratégique global du Bureau. Toutefois, elle n’a pas recensé les contrôles mis en place pour atténuer ce risque opérationnel lié à la gestion de contrats d’une valeur de 776 000 $ en 2016-2017. L’équipe n’a pas non plus identifié les risques stratégiques ou opérationnels relatifs à ce qui suit :

• la non-conformité à la politique et aux directives du Bureau (autre que la directive sur la formation externe);
• la gestion des budgets consacrés à la formation linguistique et à la formation interne, qui s’élevaient respectivement à 441 000 $ et à 322 000 $ pour l’exercice 2016-2017.

36. Nous encourageons donc l’équipe à finir de documenter ses procédures, notamment les contrôles clés et les stratégies d’atténuation, et à tester l’efficacité continue de ces contrôles.

37. L’équipe du Perfectionnement professionnel devrait revoir son registre de risques pour y ajouter les risques de non-conformité à la Politique sur l’apprentissage et le perfectionnement professionnel du Bureau et les directives connexes, ainsi que les risques liés à la gestion des ressources financières.

Réponse de la direction — Recommandation acceptée. L’équipe du Perfectionnement professionnel a actualisé son registre de risques pour 2018-2019 en y intégrant les risques de non-conformité à sa politique et aux directives connexes ainsi que les risques de mauvaise gestion des ressources financières.

Besoins en matière de formation, stratégies et évaluation

L’équipe du Perfectionnement professionnel a analysé les besoins en formation obligatoire, mais n’a pas déterminé si la formation a contribué à l’amélioration du rendement des employés

38. Une analyse efficace des besoins en matière de formation permet de recenser les écarts entre les compétences, connaissances et comportements que possèdent les employés et ceux dont ils ont besoin pour améliorer leur rendement et pour atteindre les objectifs stratégiques du Bureau du vérificateur général du Canada.

39. Les plans, stratégies et budgets visent à répondre aux besoins en matière de formation recensés lors de l’analyse des besoins.

40. Un examen des évaluations des besoins et des stratégies visant à combler les lacunes peut fournir de l’information sur la mesure dans laquelle l’équipe du Perfectionnement professionnel atteint ses objectifs.

41. Nous avons examiné ce qui suit :

• les analyses des lacunes et des déficiences dans le rendement des employés et de l’organisation effectuées par l’équipe du Perfectionnement professionnel en vue de recenser les besoins en matière de formation;
• l’examen annuel des besoins en matière de formation (ou analyse du contexte) mené par l’équipe;
• la documentation qui explique comment l’équipe du perfectionnement professionnel a défini et mis en œuvre des stratégies, plans, budgets, programmes et activités pour répondre aux besoins relevés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel;
• l’information sur les évaluations utilisée pour évaluer les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel organisées par l’équipe.

42. Notre analyse à l’appui de cette constatation porte sur :

• l’analyse des besoins en formation;
• les plans, stratégies et budgets;
• l’évaluation.

43. L’analyse des besoins en formation — L’analyse des besoins en formation permet de recenser les lacunes et les déficiences dans le rendement des employés et de l’organisation et de contribuer ainsi à recenser les besoins à cet égard.

44. Dans son Plan d’activités de 2016-2019, l’équipe du Perfectionnement professionnel indique qu’elle contribue aux objectifs stratégiques suivants du Bureau :

• former et conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue;
• entretenir une culture favorisant l’habilitation.

45. Nous avons constaté que l’équipe avait réalisé des analyses des besoins en formation et des analyses du contexte à l’appui de la stratégie du Bureau visant à former et à conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue. Ces analyses et les analyses du contexte ont fait ressortir les types de formation dont le personnel avait besoin, à savoir :

• formation sur la conformité, comme sur la délégation des pouvoirs;
• formation technique, comme sur les méthodes d’audit;
• formation en leadership, comme sur le mentorat, la délégation des tâches et la gestion du rendement;
• formation en compétences générales, comme sur le travail en équipe et la gestion du temps;
• formation linguistique, comme la préparation aux tests de langue seconde.

46. Lors de notre revue de l’analyse du contexte de 2017-2018, nous avons constaté que l’équipe n’avait pas recensé les besoins en formation liés au deuxième objectif. Toutefois, nous avons noté qu’elle avait organisé des séances d’habilitation pour tous les employés, même si elle n’était pas responsable au premier chef de la réalisation de cet objectif.

47. Pour réaliser ces analyses et examens, l’équipe a consulté les spécialistes en formation du Bureau, les équipes des pratiques des Services d’audit et les gestionnaires des Services corporatifs. Toutefois, elle n’a pas consulté les gestionnaires et les employés à titre d’utilisateurs finaux. De fait, elle s’est surtout inspirée des évaluations des cours pour recenser d’autres besoins.

48. Nous avons constaté que les analyses du contexte effectuées par l’équipe ne comprenaient pas les besoins inscrits dans les plans d’apprentissage des employés. Les Ressources humaines nous ont indiqué qu’elles ne permettaient pas à l’équipe du Perfectionnement professionnel d’avoir accès à ces plans parce qu’ils faisaient partie du formulaire d’examen du rendement. Or, une fois remplis, ces formulaires contiennent des renseignements privés et protégés de nature confidentielle.

49. De plus, nous avons constaté que l’équipe n’avait pas documenté comment et quand les analyses des besoins en formation devaient être réalisées pour relever les lacunes et les déficiences dans le rendement des employés et de l’organisation. De plus, elle n’a pas systématiquement documenté les consultations avec les parties prenantes menées dans l’analyse du contexte.

50. Même si l’équipe a communiqué les résultats de son analyse du contexte pour les langues officielles aux secteurs de service concernés, elle ne leur a pas communiqué les besoins liés à d’autres types de formation.

51. Puisque l’équipe n’avait pas accès aux plans d’apprentissage des employés, nous sommes d’avis que, si elle consultait les gestionnaires et les employés à titre d’utilisateurs finaux, elle obtiendrait de l’information utile pour recenser les besoins en matière de formation. De plus, nous sommes d’avis que si l’équipe communiquait à la direction les besoins en matière de formation et les stratégies pour les combler et si elle sollicitait ses avis, cela contribuerait à améliorer le processus et faciliterait la définition des priorités.

52. Les plans, stratégies et budgets — Les plans, stratégies et budgets visent à répondre aux besoins en formation relevés dans les analyses.

53. Nous avons constaté que les stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’équipe du Perfectionnement professionnel étaient conformes aux priorités et aux exigences relatives à l’objectif stratégique du Bureau de former et de conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue.

54. Nous avons aussi constaté que les stratégies de formation de l’équipe visaient à offrir de la formation en temps opportun, en garantissant l’accès à des cours de comptabilité en ligne et à de la formation en ligne sur les compétences générales lorsque les employés en avaient besoin.

55. De plus, nous avons constaté que l’équipe avait réalisé des analyses de rentabilité en vue d’appuyer ses dépenses de formation pour des cours de formation technique, des cours sur les compétences générales et des cours de langues.

56. Nous avons cependant constaté que l’équipe n’avait pas documenté les modalités d’élaboration de ses plans, stratégies et budgets.

57. L’évaluation — Les évaluations mesurent l’efficacité des plans et des stratégies pour corriger les lacunes et les déficiences dans le rendement des employés et de l’organisation.

58. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait utilisé les évaluations des cours pour connaître la rétroaction des participants. L’équipe s’est aussi servie de ces évaluations pour déterminer si les cours avaient atteint les objectifs fixés et s’ils étaient pertinents pour les fonctions qu’occupent les employés. Enfin, l’équipe s’était fondée sur les résultats de passage aux examens et des registres de présence pour déterminer si la formation avait été réussie.

59. Toutefois, nous avons constaté que l’équipe n’avait pas réalisé d’évaluations pour établir si :

• le Bureau obtenait les résultats escomptés des stratégies d’apprentissage;
• les employés mettaient leurs apprentissages en pratique dans le cadre de leurs fonctions;
• les comportements des employés avaient changé;
• le rendement des employés s’était amélioré.

60. Nous avons remarqué que l’équipe avait prévu établir une stratégie intégrée d’évaluation pour l’exercice 2017-2018. Elle nous a cependant informés qu’elle avait reporté l’établissement de cette stratégie parce que les priorités avaient changé et que, par conséquent, il n’y avait pas de ressources disponibles à cet effet.

61. L’équipe du Perfectionnement professionnel devrait documenter les processus utilisés pour l’analyse des besoins en formation ainsi que l’analyse de l’environnement, et pour élaborer les plans, stratégies et budgets.

Réponse de la direction — Recommandation acceptée. L’équipe du Perfectionnement professionnel documentera les processus utilisés pour analyser les besoins en formation ainsi que le contexte, et pour élaborer les plans, stratégies et budgets.

62. L’équipe du Perfectionnement professionnel devrait terminer l’élaboration de la stratégie intégrée d’évaluation d’ici l’exercice 2020-2021 et en présenter les résultats. Cette stratégie devrait permettre de déterminer l’efficacité des stratégies d’apprentissage de l’équipe pour favoriser l’acquisition de compétences techniques, linguistiques et générales ainsi que de compétences en leadership.

Réponse de la direction — Recommandation acceptée. Comme le prévoit son plan d’activités, l’équipe du Perfectionnement professionnel élaborera une stratégie intégrée d’évaluation d’ici l’exercice 2020-2021 et en présentera les résultats.

Suivi et communication des résultats

L’équipe du Perfectionnement professionnel a fait rapport sur les indicateurs de rendement pour les cours de formation obligatoires et de langues officielles

63. Investir dans l’apprentissage, la formation et le perfectionnement professionnel est crucial pour la réussite du mandat, de la vision et des objectifs stratégiques du Bureau du vérificateur général du Canada. Par ailleurs, le fait de suivre et de communiquer les indicateurs de rendement et les activités menées, notamment le fait de surveiller les modalités d’affectation des fonds et de présenter les résultats obtenus, peut aider le Bureau à déterminer l’utilité de ses investissements.

64. Nous avons examiné :

• les mesures (ou indicateurs) du rendement utilisées par l’équipe pour communiquer de l’information sur la progression vers les objectifs stratégiques du Bureau, et vérifié la qualité de l’information utilisée aux fins de la communication des résultats;
• la documentation qui expliquait comment l’équipe avait fait le suivi de ses activités et communiqué les résultats de celles-ci.

65. Notre analyse à l’appui de cette constatation porte sur :

• les mesures du rendement;
• la qualité des données;
• le suivi;
• la communication des résultats.

66. Les mesures du rendement — Les mesures (ou indicateurs) du rendement fournissent de l’information à la direction et au Conseil de direction du Bureau, notamment sur l’efficacité et l’efficience des activités et sur l’atteinte des résultats escomptés.

67. En ce qui a trait aux mesures du rendement, le Conseil de direction avait élaboré un cadre d’évaluation du rendement au niveau de l’organisation, qui comprenait des indicateurs de rendement pour tous les objectifs stratégiques du Bureau. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait contribué aux indicateurs pour l’objectif stratégique de former et de conserver une main-d’œuvre qualifiée, engagée et bilingue. Elle a organisé des cours de formation, et a fait le suivi et rendu compte de ce qui suit :

• la conformité aux exigences liées aux formations obligatoires, en fournissant des renseignements sur le nombre et le pourcentage d’employés qui les ont suivis;
• le nombre et le pourcentage d’employés ayant suivi la formation requise pour répondre aux profils linguistiques de leurs postes.

68. Nous avons constaté que, dans ses rapports sur le rendement, l’équipe du Perfectionnement professionnel avait fait état de l’utilisation de son budget de fonctionnement (prévu et réel). Elle a notamment expliqué les écarts. Selon nous, un écart budgétaire représente un indicateur potentiel que l’équipe pourrait envisager d’utiliser au niveau opérationnel pour contribuer à l’objectif stratégique du Bureau d’être une organisation bien gérée sur le plan financier et responsable de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées.

69. Nous avons aussi constaté que l’équipe avait récemment mené sa première enquête interne sur la satisfaction des clients en 2017. Nous encourageons l’équipe à mener des enquêtes périodiques auprès des clients de façon à évaluer l’efficacité de ses stratégies d’apprentissage. Nous l’encourageons aussi à instaurer des normes de services, comme d’autres services de soutien l’ont fait. Cela contribuerait, au niveau opérationnel, à l’atteinte de l’objectif stratégique de voir à la prestation de services de soutien efficaces et efficients.

70. La qualité des données — La qualité des données permet de garantir que l’information utilisée pour le suivi est détaillée et fiable.

71. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait mis en place un processus documenté pour s’assurer que les données saisies dans le système de gestion de l’apprentissage (Campus BVG) et le système de contrôle (Tableau de bord) du Bureau étaient exactes.

72. Toutefois, lors de notre examen des documents sur les cours de formation obligatoires et facultatifs, nous avons constaté qu’il manquait de l’information et qu’il y avait des erreurs dans les données.

73. Lors de notre examen des documents pour 16 cours de formation obligatoires donnés en 2016-2017 et en 2017-2018, nous avons constaté qu’il manquait des feuilles de présence relativement à 6 cours. Les feuilles signées confirment la présence des employés et la réussite des cours. Cette information est ensuite ajoutée au Tableau de bord aux fins de la communication des résultats.

74. Nous avons constaté que 30 employés avaient été crédités pour leur présence à des cours malgré l’absence de feuilles de présence.

75. Nous avons aussi constaté que, pour les cours dans le cadre desquels des feuilles de présence avaient été signées, deux employés n’avaient pas été crédités pour leur présence aux cours obligatoires, et ce, même s’ils avaient signé les feuilles de présence.

76. Lors de notre examen des documents pour 32 cours de formation (16 obligatoires et 16 facultatifs), nous avons constaté des erreurs dans les données enregistrées, la plus commune étant que les employés n’étaient pas crédités pour leur présence aux cours suivis :

• il y avait des erreurs dans les données enregistrées pour 2 des 16 cours de formation obligatoires faisant partie de l’échantillon (soit 13 %);
• il y avait des erreurs dans les données enregistrées pour 3 des 16 cours de formation facultatifs faisant partie de l’échantillon (soit 19 %).

77. Le suivi — Effectuer des suivis permet de surveiller la réalisation des plans, la mise en œuvre des stratégies et l’affectation des budgets.

78. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait fait le suivi de ce qui suit :

• ses stratégies, ses plans, ses budgets, ses activités et ses programmes liés à l’apprentissage, à la formation et au perfectionnement professionnel;
• la présence aux cours, aux ateliers et aux autres activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel;
• les coûts pour la formation interne, externe et linguistique;
• le nombre moyen d’heures de formation par groupe d’employés;
• le taux de réussite des cours de formation obligatoires et linguistiques;
• le nombre de jours de formation en classe.

79. Nous avons remarqué que l’équipe avait utilisé les résultats de son suivi du rendement afin d’établir ses priorités pour le programme de cours de l’exercice suivant. Lorsque ses stratégies n’ont pas comblé les attentes ou que ses priorités n’ont pas été réalisées, l’équipe a pris des mesures correctives pour ses propres programmes.

80. La communication des résultats — Les rapports indiquent comment les plans et les stratégies permettent de corriger les lacunes et les déficiences dans le rendement de l’organisation et des employés, et rendent compte des ressources et des budgets utilisés.

81. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait communiqué les résultats de ses activités dans divers documents, notamment des plans, des rapports et des stratégies. L’équipe du Perfectionnement professionnel avait prévu mener un projet sur les besoins en matière de rapports en 2016-2017 et en 2017-2018 pour déterminer si les parties prenantes trouvaient utile l’information qu’elle fournissait. Toutefois, au moment de l’audit interne, le projet n’avait pas encore été réalisé.

82. Nous avons constaté que l’équipe du Perfectionnement professionnel avait comparé le contenu des cours techniques à celui d’un grand cabinet comptable. Nous avons aussi remarqué que le Bureau disposait d’information, qui pourrait être utilisée à titre comparatif, sur le nombre moyen de jours de formation que les bureaux d’audit législatif provinciaux accordaient à leurs employés. Toutefois, nous avons constaté que l’équipe n’avait pas mené d’autres études comparatives visant des organisations de taille semblable, notamment sur les ressources affectées à la fonction du perfectionnement professionnel ou sur le coût moyen de formation par employé. À notre avis, les analyses comparatives financières et non financières pourraient aider l’équipe à comparer les ressources consacrées à l’apprentissage, à la formation et au perfectionnement professionnel, et à mieux évaluer ses investissements dans ces activités.

Conclusion

83. Nous avons conclu que le Bureau disposait d’un cadre adéquat et efficace de gestion de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement professionnel, qui lui permettait d’avoir l’assurance que ses employés suivaient, en temps opportun, les cours de formation et de perfectionnement dont ils avaient besoin pour s’acquitter de leurs fonctions. Par ailleurs, le Bureau pourrait s’améliorer sur certains points.