Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

L’audit avait pour objectif de déterminer si Bibliothèque et Archives Canada s’était acquittée de ses responsabilités relatives à l’acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire des institutions fédérales, et en avait facilité l’accès pour les générations présentes et futures.

Qu’avons-nous constaté?

Acquisition, préservation et accès à la collection

Dans l’ensemble, nous avons constaté que Bibliothèque et Archives Canada n’acquérait pas tous les documents d’archives qu’elle devait acquérir des institutions fédérales. L’Institution n’a pas d’autorisations de disposition actualisées pour toutes les institutions fédérales, qui précisent les documents devant lui être transférés et les échéances des transferts. Pour ce qui est des documents acquis, Bibliothèque et Archives Canada avait un arriéré de quelque 98 000 boîtes de documents d’archives fédéraux en date d’avril 2014, et elle ne sait pas quand elle sera en mesure de terminer le traitement de ces documents et d’en faciliter l’accès au public. Ce fait est important, car les Canadiens ignorent quels documents d’archives fédéraux n’ont pas encore été transférés par les institutions à Bibliothèque et Archives Canada et lesquels sont encore dans l’arriéré de l’Institution.

• Bibliothèque et Archives Canada n’acquiert pas tous les documents d’archives qu’elle devrait acquérir des institutions fédérales (voir paragraphes 7.12-7.17)

  Recommandation. Bibliothèque et Archives Canada devrait s’assurer que toutes les autorisations de disposition d’archives fédérales sont tenues à jour. Pour ce faire, elle devrait élaborer un plan, assorti d’échéances réalistes, pour encadrer l’émission et la mise à jour des autorisations de disposition nécessaires. Elle devrait aussi continuer de collaborer avec les institutions fédérales et de surveiller le caractère adéquat des autorisations en vigueur.

• Bibliothèque et Archives Canada a un arriéré de 98 000 boîtes de documents d’archives (voir paragraphes 7.18-7.24)

  Recommandation. Bibliothèque et Archives Canada devrait élaborer et mettre en œuvre un plan qui prévoit une stratégie, des ressources et un budget contenant des estimations des coûts et des gains d’efficience, et un calendrier pour éliminer l’arriéré de patrimoine documentaire fédéral. La progression des travaux devrait être évaluée et communiquée régulièrement à la direction.

Maturité numérique

Dans l’ensemble, nous avons constaté que Bibliothèque et Archives Canada ne disposait pas d’une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire. Par ailleurs, même si elle a consacré 15,4 millions de dollars à l’élaboration et à la mise en place d’un dépôt numérique fiable de 2006 à 2011, l’Institution n’a toujours pas de système intégré pour gérer le transfert électronique de documents numériques, leur préservation et leur conservation, et offrir aux Canadiens l’accès numérique à sa collection.

• Bibliothèque et Archives Canada n’a pas de stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire (voir paragraphes 7.29-7.34)

  Recommandation. Bibliothèque et Archives Canada devrait :

  • définir une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire pour favoriser la transition vers un environnement numérique intégré qui assure la durabilité de sa collection numérique;
  • continuer d’interagir avec les institutions pour leur faire connaître les modalités de transfert des documents numériques en un format approprié et ainsi pouvoir déterminer les ressources dont elle a besoin pour répondre à l’accroissement des transferts numériques.

• Bibliothèque et Archives Canada n’a pas utilisé son dépôt numérique fiable (voir paragraphes 7.35-7.39)

  Recommandation. Pour respecter son mandat, Bibliothèque et Archives Canada devrait mettre en oeuvre un programme qui garantit l’acquisition et la durabilité des documents numériques, et un meilleur accès à sa collection numérique pour les Canadiens.

Réponse

Bibliothèque et Archives du Canada a accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le tableau des recommandations).

Pourquoi cet audit est-il important?

Bibliothèque et Archives Canada joue le rôle de dépositaire permanent du patrimoine documentaire du Canada, qui se compose de publications et de documents du gouvernement fédéral qui présentent une valeur nationale continue. L’Institution a pour mission d’acquérir et de préserver les documents à valeur archivistique et de les rendre accessibles au grand public. Sa collection se compose notamment de documents audiovisuels, de photographies, d’œuvres d’art et de documents électroniques. Selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives Canada est « la mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses Institutions ».

À propos de l’audit

Rapport du	Vérificateur général du Canada
Type de produit	Audit de performance
Thèmes	Patrimoine et culture Fonction publique
Entités vérifiées	Bibliothèque et Archives du Canada
Date de fin	30 avril 2014
Date de dépôt	25 novembre 2014
Audits connexes	Chapitre 6 — La création d’un dossier historique des pensionnats indiens, Printemps 2013, Rapport du vérificateur général du Canada

Pour renseignements

Ghislain Desjardins
Gestionnaire, Relations avec les médias
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