Rapport d’examen spécial — Musée canadien de la nature

Survol de l’audit Rapport d’examen spécial — Musée canadien de la nature

Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Le Musée canadien de la nature est une société d’État fédérale fondée en 1990. La Société rend compte de ses activités au Parlement par l’entremise de la ministre du Patrimoine canadien. Sa loi habilitante, la Loi sur les musées, définit le mandat de la Société :

« accroître, dans l’ensemble du Canada et à l’étranger, l’intérêt et le respect à l’égard de la nature, de même que sa connaissance et son degré d’appréciation par tous par la constitution, l’entretien et le développement, aux fins de la recherche et pour la postérité, d’une collection d’objets d’histoire naturelle principalement axée sur le Canada ainsi que par la présentation de la nature, des enseignements et de la compréhension qu’elle génère. »

Notre audit visait à déterminer si les moyens et les méthodes du Musée canadien de la nature que nous avons sélectionnés aux fins de l’examen lui fournissaient l’assurance raisonnable que ses actifs étaient protégés et contrôlés, que ses ressources étaient gérées avec efficience et économie et que ses activités étaient menées avec efficacité, comme l’exige l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Qu’avons-nous conclu?

À notre avis, compte tenu des critères établis, les moyens et méthodes de gestion organisationnelle et de gestion opérationnelle du Musée canadien de la nature que nous avons examinés ne comportaient aucun défaut grave. Nous avons conclu que la Société avait mis en œuvre ces moyens et méthodes tout au long de la période visée par l’audit d’une manière qui lui a fourni l’assurance raisonnable requise aux termes de l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Qu’avons-nous constaté?

Méthodes de gestion organisationnelle

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait de bonnes méthodes de gestion pour assurer une planification stratégique et opérationnelle et pour mesurer son rendement et communiquer ses résultats, mais que des améliorations s’imposaient dans certains secteurs. Nous avons constaté que le Conseil d’administration ne s’était pas acquitté entièrement de son rôle en matière de suivi de la conformité. Nous avons aussi constaté qu’il y avait des faiblesses dans la dotation des postes au Conseil d’administration, toutefois indépendantes de la volonté de la Société, ainsi que des faiblesses dans la communication des risques qu’elle encourt et dans la sécurité des technologies de l’information (TI).

Ces constatations sont importantes parce que la Société compte sur des méthodes de saine gestion pour fonctionner de manière efficiente et efficace. La communication en temps opportun d’information exhaustive au Conseil d’administration de la Société appuie ses processus décisionnels. Il est donc avantageux pour la Société de disposer de bonnes méthodes, notamment pour gérer les risques et les technologies de l’information. Par ailleurs, le fait d’assurer la continuité au sein du Conseil d’administration permet de préserver la mémoire institutionnelle de l’organisation et favorise une surveillance efficace.

  • La Société avait de bonnes méthodes de gestion organisationnelle, mais des améliorations étaient nécessaires dans les secteurs de la gouvernance, de la communication des risques et de la mise en œuvre de sa politique sur la sécurité des technologies de l’information

    Recommandation. Pour renforcer le suivi exercé par le Conseil d’administration, le Musée canadien de la nature devrait établir un processus pour s’assurer que le Conseil reçoit régulièrement l’information nécessaire sur la conformité de la Société aux lois et règlements, aux principales politiques internes et au code de valeurs et d’éthique de l’organisation.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait réitérer à la ministre du Patrimoine canadien qu’il est impératif que son Conseil d’administration dispose d’un nombre suffisant d’administrateurs, nommés en temps opportun. La Société devrait aussi continuer de communiquer à la ministre les profils de candidats possibles et renforcer la nécessité d’échelonner les mandats des administrateurs.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait s’assurer que l’information sur la mise en œuvre des stratégies d’atténuation des risques est périodiquement communiquée à la haute direction et au Conseil d’administration.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait s’assurer que les exigences de sa politique sur la sécurité des TI sont satisfaites. Il devrait également mettre à l’essai son Plan de continuité des activités, ainsi que les applications informatiques essentielles cernées dans son Plan de reprise après sinistre des TI.

Méthodes de gestion opérationnelle

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société disposait de moyens et de méthodes efficaces pour gérer ses activités. Toutefois, nous avons constaté qu’elle n’avait pas défini de priorités pour réduire les arriérés dans l’identification et la numérisation de ses collections. Même si ses priorités de conservation reposaient sur une évaluation des risques touchant ses collections, la Société n’avait pas établi de plan de conservation ni pleinement documenté ses pratiques et activités de préservation. Pour la planification des activités destinées au public, la Société ne s’était pas entièrement conformée à son processus de gestion des projets. En outre, des faiblesses ont été relevées dans les méthodes de gestion des projets suivies pour remplacer les systèmes d’admission et de gestion des collections.

Ces constatations sont importantes parce que les collections de la Société ont une valeur scientifique considérable; elles doivent donc être préservées et gérées à perpétuité et être accessibles. Une saine gestion des activités destinées au public constitue un élément important pour faire en sorte que la Société réussisse à réaliser son mandat d’accroître les connaissances, le degré d’appréciation et le respect à l’égard de la nature. Les systèmes de gestion des collections et d’admission sont importants afin de rendre accessibles les données aux chercheurs et de fournir des services aux visiteurs.

  • La Société gérait efficacement ses activités, mais des améliorations étaient nécessaires en ce qui a trait aux collections et aux méthodes de gestion des projets

    Recommandation. Pour réduire les arriérés, le Musée canadien de la nature devrait élaborer un plan dans lequel il définirait des priorités, y compris des jalons réalisables pour l’identification et la numérisation de spécimens de ses collections.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait élaborer un plan qui permettrait d’établir des priorités pour répondre aux besoins en matière de conservation de ses collections et il devrait faire régulièrement le suivi des progrès réalisés dans la mise en œuvre de ce plan. Il devrait également s’assurer que les activités et méthodes de préservation sont documentées conformément à sa Politique en matière de conservation des collections.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait revoir son processus de gestion des projets pour les activités destinées au public, ainsi que ses procédures visant les expositions itinérantes et le contenu Web, afin de s’assurer qu’ils sont complets, qu’ils répondent encore à ses besoins et qu’ils sont respectés.

    Recommandation. Le Musée canadien de la nature devrait mettre en place des méthodes de gestion officielles pour le remplacement des systèmes qui appuient ses activités, y compris la préparation et l’approbation d’une analyse de rentabilisation, l’établissement de dates d’échéance pour les projets, le suivi des coûts, et la transmission périodique de rapports à la haute direction.

Réponses des entités à nos recommandations

Le Musée canadien de la nature a accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le Tableau des recommandations).

Information connexes

Rapport du Vérificateur général du Canada
Type de produit Examens spéciaux
Sujets
Entités
Date de fin 6 janvier 2017
Date de dépôt 13 janvier 2017

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