Description des attentes — Le processus d’audit de performance — Guide à l’intention des entités auditées

Description des attentes — Le processus d’audit de performance — Guide à l’intention des entités auditées

Table des matières

Message de la vérificatrice général du Canada

On nous pose souvent des questions sur la façon dont nous effectuons nos audits de performance. Les organisations que nous auditons, « les entités », veulent savoir ce qu’elles peuvent attendre de nous et ce que nous attendons d’elles. Ce document vise à répondre à ces questions en présentant :

Dans nos relations avec les entités auditées, nous cherchons à :

Dans le cadre de ses travaux, le Bureau du vérificateur général du Canada s’efforce, d’une part, de promouvoir le respect, la confiance et l’intégrité dans ses relations avec les entités et, d’autre part, de maintenir son indépendance, son professionnalisme et son objectivité.

Notre but principal est de mieux servir le Parlement en veillant à ce que les rapports et les recommandations qui découlent de nos audits de performance soient équitables et objectifs. En outre, nous voulons qu’ils soient perçus comme tels par celles et ceux qui sont chargés d’apporter les modifications nécessaires à la façon dont le gouvernement fédéral gère les fonds publics.

Nous espérons que ce document sera une source d’information utile pour les représentants des entités et qu’il favorisera des rapports fructueux et respectueux entre les entités et le personnel du Bureau du vérificateur général.

1. Introduction aux audits de performance

Les audits de performance consistent à examiner les activités ou les programmes du gouvernement par rapport à des critères établis afin de répondre aux questions suivantes :

En d’autres mots, un audit de performance est une évaluation systématique, objective et indépendante de la mesure dans laquelle le gouvernement assume ses responsabilités et gère convenablement ses activités et ses ressources.

Les audits de performance sont planifiés, exécutés et communiqués conformément aux normes professionnelles d’audit et aux politiques du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Ils sont réalisés par des auditeurs professionnels qui :

Les audits de performance contribuent à l’efficacité de la fonction publique et aident le gouvernement à rendre des comptes au Parlement et à la population canadienne.

Les audits de performance ne mettent pas en question le bien-fondé des politiques du gouvernement. Ils examinent plutôt les méthodes de gestion, les contrôles et les mécanismes de rapport du gouvernement en se fondant sur les politiques régissant l’administration publique et les pratiques exemplaires.

Une organisation ou une entité auditée est un ministère, un organisme ou une autre organisation du secteur public fédéral (par exemple, une fondation) qui peut être audité aux termes de la Loi sur le vérificateur général.

L’audit de performance peut faire intervenir les personnes suivantes :

Équipe d’audit — Équipe d’auditeurs du BVG chargée de réaliser un audit et d’en rendre compte au responsable de mission. Les équipes d’audit peuvent comprendre des membres contractuels.

Auditeur — Membre d’une équipe d’audit qui peut être un employé du BVG ou un contractuel affecté à l’équipe d’audit.

Responsable de mission — Habituellement, un directeur principal (PX) au sein du BVG qui est responsable de l’ensemble des audits de performance visant une ou plusieurs entités. Le responsable de mission gère l’ensemble du cycle d’audit et veille à la qualité des produits d’audit élaborés par l’équipe.

Directeur principal du BVG chargé de l’entité — Un directeur principal (PX) au sein du BVG qui s’est vu confier le rôle de premier agent de liaison ou de personne-ressource entre le Bureau et une entité auditée. Le directeur principal chargé de l’entité assure la coordination avec les autres équipes du BVG lors d’audits qui touchent l’entité dont il a la responsabilité.

Premier auditeur — Habituellement, un directeur de mission au sein du BVG qui est chargé de gérer la mission d’audit et l’équipe d’audit au jour le jour.

D’autres personnes peuvent également être appelées à intervenir lors d’un audit de performance :

2. Étapes d’un audit de performance

Un audit de performance comprend trois étapes :

Étape de la planification

À l’étape de la planification, l’équipe d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) acquiert une connaissance appropriée de l’entité auditée, des activités ou des programmes devant faire l’objet de l’audit ainsi que des problèmes auxquels l’entité fait face. À cette étape, l’équipe d’audit procède à des demandes d’information pour acquérir une bonne compréhension du sujet audité. De fait, les normes d’audit imposent des demandes spécifiques d’information. En se fondant sur cette connaissance, l’équipe d’audit élabore une stratégie d’audit, qui comprend un sommaire du plan d’audit et des programmes d’audit.

L’équipe cerne ses besoins initiaux en matière d’information et précise les secteurs au sein de l’entité ainsi que les lieux ou les sites où elle compte effectuer une recherche préliminaire des faits. L’équipe pourrait se rendre à des endroits précis pour rencontrer les représentants de l’entité et acquérir des connaissances pertinentes sur l’entité auditée et l’objet considéré.

Avis envoyé à l’entité — Au début de l’audit, le BVG envoie à l’administrateur général de l’entité une lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat. Par cette lettre, le BVG avise officiellement l’administrateur général de son intention de réaliser un audit et lui demande de lui donner accès à l’information et aux employés de l’entité en temps opportun. L’entité devra répondre dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la lettre d’avis.

Multiples entités — Certaines questions d’audit portent sur plus d’un ministère ou organisme fédéral. Lorsqu’un audit de performance vise plus qu’un ministère ou organisme, le BVG :

Étape de l’examen

L’équipe d’audit recueille les éléments probants pour étayer ses constatations et exprime une conclusion en fonction de l’objectif de l’audit. Pendant l’audit, l’entité doit s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’audit lui demande des documents, des entretiens avec le personnel et l’accès aux locaux pendant les visites sur place dans le but de recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir évaluer la performance de l’entité par rapport aux critères établis. Dès le début de cette étape, l’équipe ferait également part de son intention d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de l’entité ou pour le compte de celui-ci.

Étape du rapport

L’équipe d’audit présente officiellement, par écrit, les constatations par rapport aux critères utilisés, la conclusion par rapport à l’objectif de l’audit ainsi que les recommandations. L’entité auditée est invitée à commenter deux ébauches clés du rapport d’audit :

Avant la publication du rapport définitif, le BVG donne aux entités la possibilité d’examiner les ébauches et de faire des commentaires. Les entités peuvent ainsi valider les faits et fournir des réponses aux recommandations, lesquelles seront intégrées au rapport d’audit.

Étape de la planification

Au cours de cette étape, l’entité auditée :

Après avoir reçu la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat, l’administrateur général de l’entité est prié de reconnaître par écrit que l’entité respectera la confidentialité des documents contrôlés du BVG qui lui seront remis au cours de l’audit. Cette lettre confirme que l’entité accédera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont l’entité a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat ou par d’autres privilèges.

Les responsables au sein de l’entité désignent un représentant qui agira comme personne‑ressource pour l’audit. Cette personne :

L’entité doit aussi informer ses employés quant à l’objet, à la nature et au calendrier de l’audit.

À la fin de l’étape de la planification, l’entité doit également revoir le sommaire du plan d’audit et reconnaître sa responsabilité à l’égard de l’objet considéré dans le cadre de l’audit. L’entité doit également revoir les termes et conditions de la mission, notamment le caractère valable des critères comme fondement pour évaluer si l’objectif de l’audit a été atteint.

Étape de l’examen

Les responsables de l’entité revoient et approuvent les comptes rendus de réunions et d’entrevues produits par le BVG, lorsque cela est nécessaire. Cette approbation doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réception des comptes rendus.

Étape du rapport

L’entité doit examiner les ébauches des rapports, valider les faits et répondre aux recommandations formulées, le cas échéant. L’entité doit aussi confirmer qu’elle a fourni au BVG toute l’information qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit.

Étape de la planification

L’équipe d’audit et les représentants de l’entité examinent le calendrier et les étapes clés de l’audit en vue de déterminer si des modifications doivent y être apportées. Le cas échéant, les parties discutent de la meilleure façon d’ajuster les dates d’échéance, de manière à ce que le BVG puisse produire des rapports de qualité tout en respectant son calendrier de production.

L’équipe d’audit s’entend avec les représentants de l’entité sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de l’audit aux cadres supérieurs de l’entité et, sur demande, au comité ministériel d’audit.

Rencontre d’introduction — L’équipe d’audit tient une réunion d’introduction avec les représentants de l’entité, y compris l’administrateur général si nécessaire :

Avant la tenue de la réunion, l’équipe d’audit communique à l’entité auditée les principaux sujets de discussion. Les responsables au sein de l’entité veillent à ce que les représentants concernés de l’entité assistent à cette réunion.

Réunions d’audit et séances d’information — Le niveau hiérarchique des représentants de l’entité qui participent aux réunions d’audit et aux séances d’information dépend de facteurs tels que les sujets de discussion et la disponibilité des personnes.

Afin d’encourager une communication continue, la personne-ressource de l’entité ou des entités devrait avoir l’autorisation et la responsabilité :

Le BVG donne à l’entité la possibilité de discuter du plan d’audit proposé.

Étape de l’examen

Les représentants de l’entité discutent avec l’équipe d’audit et signalent tous les changements en cours se rapportant à l’objet considéré dans le cadre de l’audit. Ils sont aussi préparés à répondre aux questions sur les sujets principaux qui ont fait l’objet de discussions avec l’équipe au cours des réunions.

L’équipe d’audit informe périodiquement les représentants et la haute direction de l’entité de ses constatations tout au long de cette étape et veille à obtenir les vues de l’administrateur général.

Les représentants de l’entité participent aux séances d’information afin :

Étape du rapport

Le responsable de mission du BVG propose normalement de consulter les cadres supérieurs de l’entité à divers moments décisionnels durant l’audit.

Avant la fin de l’étape de l’examen, le BVG s’entend avec les représentants de l’entité auditée sur la façon dont il leur communiquera les résultats. On s’attend à ce que les cadres supérieurs concernés de l’entité participent à ces séances d’information.

L’équipe d’audit propose aux cadres supérieurs de l’entité de tenir des séances d’information afin de solliciter leurs points de vue sur la validité et l’exhaustivité des éléments probants, des constatations, des conclusions et des recommandations de l’audit, y compris les mesures correctives à prendre. Le BVG déploie tous les efforts possibles pour régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

3. Documents clés

Au cours d’un audit, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et l’organisation auditée, ou l’entité, sont responsables de plusieurs documents clés.

Calendrier Documents du BVG Documents de l’entité

Début de l’audit

  • Lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat
  • Lettre de reconnaissance de l’administrateur général

Fin de l’étape de la planification

  • Sommaire du plan d’audit
  • Lettre de reconnaissance de l’administrateur général

Étape du rapport

  • Ébauche du directeur principal (PX)
  • Ébauche de transmission
  • Lettre de confirmation du sous‑ministre adjoint (ou du sous‑ministre) indiquant que l’information a été soumise
  • Lettre de reconnaissance du fondement factuel du rapport et du caractère définitif des réponses aux recommandations

Une semaine après le dépôt

  • Retour de tous les documents papier contrôlés du BVG, le cas échéant

À la fin de l’étape de la planification, le BVG fournit aux entités un sommaire du plan d’audit, qui contient les éléments suivants :

Objectif, étendue, méthode et critères

L’équipe du BVG rencontre les représentants de l’entité pour discuter de l’objectif, de l’étendue, de la méthode et des critères de l’audit qui sont présentés dans le sommaire du plan d’audit.

Après avoir envoyé le sommaire du plan d’audit à l’entité auditée, le BVG demande à l’administrateur général de l’entité de reconnaître par écrit, dans les délais établis, ce qui suit :

Multiples entités

Le BVG demande à chaque entité auditée de reconnaître officiellement sa responsabilité à l’égard des secteurs visés par l’audit.

Changements importants

L’équipe informe l’entité auditée, par écrit, de tous les changements importants apportés au sommaire du plan d’audit et transmet à l’entité un sommaire du plan d’audit révisé, s’il y a lieu.

Si les changements apportés modifient la position de l’entité au sujet de la reconnaissance de la responsabilité de la direction à l’égard du secteur visé par l’audit ou du caractère valable des critères, les représentants de l’entité doivent en informer le BVG.

Différends non réglés

Le BVG fait part, en fournissant des explications appropriées dans le rapport d’audit, de tout différend non réglé, le cas échéant, au sujet des critères ou de la reconnaissance de la responsabilité de la direction de l’entité à l’égard du programme ou du secteur faisant l’objet de l’audit.

L’équipe d’audit demande à l’entité de lui faire parvenir ses commentaires, par écrit, sur l’ébauche du directeur principal (PX). Les normes d’audit imposent aussi que l’équipe demande à l’entité auditée une confirmation écrite du fait qu’elle a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

L’équipe d’audit demande également à l’entité ses réponses provisoires aux recommandations (modifiées, s’il y a lieu, pour tenir compte des discussions qui ont eu lieu).

L’équipe d’audit donne un accès électronique à une version contrôlée de l’ébauche du rapport :

Multiples entités

L’ébauche du directeur principal (PX) complète est fournie à toutes les entités auditées avec leur accord. Ainsi, toutes les entités peuvent comprendre le contexte de l’audit et voir les constatations et les conclusions dans leur ensemble. Autrement, les entités auditées ne reçoivent que les parties de l’ébauche du directeur principal (PX) qui les touchent. Seules les entités mentionnées directement dans une recommandation sont tenues d’y répondre.

Discussions au sujet de l’ébauche du rapport

L’équipe d’audit peut devoir rencontrer les représentants de l’entité afin de discuter de leurs commentaires. Les dates de ces réunions doivent être choisies de façon à respecter le calendrier de production des rapports du BVG.

Au besoin, le responsable de mission du BVG rencontre l’administrateur général de l’entité ou d’autres cadres supérieurs de l’entité (habituellement au niveau du sous-ministre adjoint, s’il y a lieu) pour discuter de l’ébauche du rapport, notamment du caractère approprié des recommandations proposées et des réponses possibles à ces recommandations.

Attentes à l’égard des entités

Les responsables de chaque entité auditée doivent :

Mise à jour du rapport

Après un examen approfondi, l’équipe révise l’ébauche du PX, au besoin, en tenant compte des discussions tenues et des commentaires reçus :

Si nécessaire, l’administrateur général ou la personne qu’il désigne rencontre le responsable de mission pour tenter de régler les questions en suspens soit en trouvant une entente, soit en établissant une compréhension mutuelle claire des points de divergence pour lesquels aucune entente n’a pu être établie.

Le BVG s’efforce d’obtenir des représentants de l’entité la validation des faits à mesure qu’ils sont recueillis. Cette validation aidera à garantir l’exactitude, la pertinence et l’exhaustivité des éléments probants.

Plusieurs réunions avec les représentants de l’entité peuvent s’avérer nécessaires dans le cadre du processus de validation pour obtenir un accord sur les faits recueillis au cours de l’étape de l’examen et des travaux sur le terrain.

Lors de la validation des faits, la direction de l’entité, notamment ses cadres supérieurs, doit examiner tous les faits énoncés et apporter les corrections nécessaires, éléments probants à l’appui, si elle constate :

Les responsables de l’entité doivent examiner l’ébauche du PX et faire connaître leur position relativement à tous les faits sur lesquels il y a divergences de vues, en fournissant tous les éléments probants.

L’équipe d’audit prépare une version actualisée de l’ébauche du rapport, appelée « ébauche de transmission ». Cette ébauche :

L’équipe d’audit du BVG fournit aux destinataires désignés et à la personne-ressource au sein de l’entité un accès électronique à une version contrôlée de l’ébauche du rapport.

L’ébauche de transmission est soumise dans la langue officielle de choix de l’entité ou dans les deux langues officielles (selon l’entente conclue avec l’entité auditée à l’étape de la planification).

Attentes à l’égard des administrateurs généraux

L’administrateur général doit :

Multiples entités

Après la confirmation et la validation des faits exposés dans l’ébauche du PX, le BVG envoie habituellement à toutes les entités auditées une copie intégrale de l’ébauche de transmission. Cette ébauche contient les réponses provisoires des entités aux recommandations. Les entités doivent :

Traduction du rapport

Si l’entité a demandé de recevoir l’ébauche de transmission dans les deux langues officielles, les deux versions seront envoyées en même temps.

Si l’entité a demandé de recevoir l’ébauche de transmission dans une seule langue officielle, la traduction du rapport définitif lui sera fournie une semaine avant le dépôt du rapport à la Chambre des communes.

L’entité n’a pas d’autres commentaires ni approbations à fournir.

Différends non réglés

Le cas échéant, le BVG fait part dans le rapport d’audit, en fournissant des explications appropriées, de tout différend non réglé au sujet de la validité des faits. Il peut s’agir notamment d’une confirmation écrite de la part de l’entité du fait qu’elle a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

4. Recommandations et réponses

Les rapports d’audit de performance comprennent souvent des recommandations qui indiquent aux entités auditées des améliorations à apporter afin de corriger les lacunes les plus graves signalées. Ces recommandations traitent des secteurs où le risque pour l’entité est important si les lacunes ne sont pas comblées.

Les recommandations formulées doivent :

Pendant l’étape de l’examen d’un audit de performance, l’équipe d’audit offre périodiquement aux représentants de l’entité (et à la haute direction au besoin) des séances d’information sur les constatations qui se dégagent de l’audit.

L’équipe encourage également les discussions à propos des recommandations proposées, au fur et à mesure qu’elles sont formulées, et sollicite les vues des représentants de l’entité sur les mesures correctives nécessaires.

À la fin de l’étape de l’examen, l’équipe d’audit sollicite les vues des représentants de l’entité afin d’élaborer des recommandations clairement formulées et axées sur l’application de mesures concrètes.

Cela donne à l’entité auditée suffisamment de temps pour préparer des réponses et élaborer un plan d’action. L’équipe demande à l’administrateur général ou aux cadres supérieurs de l’entité de lui faire part de leurs points de vue afin de s’assurer que les recommandations sont concrètes et réalistes.

L’ébauche du directeur principal (PX) remise à l’entité auditée renferme toutes les recommandations provisoires. Dans la lettre qui accompagne l’ébauche du PX, le responsable de mission du BVG offre à l’administrateur général ou à d’autres cadres supérieurs de l’entité (habituellement au niveau du sous-ministre adjoint) l’occasion de se rencontrer pour discuter des recommandations. La discussion devrait porter, entre autres, sur le caractère approprié et réaliste des recommandations provisoires et sur les réponses probables de l’entité à celles-ci.

Dans cette lettre, l’équipe demande à l’entité de lui communiquer, par écrit, une réponse officielle aux recommandations. La lettre indique également à l’entité le délai qui lui est accordé pour répondre aux recommandations.

L’ébauche suivante, à savoir l’ébauche de transmission, renferme le texte complet du rapport, y compris les recommandations de l’équipe d’audit et les réponses provisoires de l’entité auditée. L’équipe demande à l’administrateur général de confirmer, par écrit, que les faits présentés dans le rapport sont exacts et de fournir des commentaires sur les points de divergence, le cas échéant. L’équipe demande aussi à l’administrateur général de confirmer que les réponses données aux recommandations (dans les deux langues officielles) sont définitives.

Les réponses aux recommandations n’ont pas pour objet de contester les constatations de l’audit. L’équipe d’audit et l’entité auditée doivent tenter de régler tout différend. Si cela n’est pas possible, l’entité qui n’accepte pas une recommandation doit dans sa réponse expliquer les raisons de ce désaccord. La réponse qu’elle fournira sera intégrée au rapport.

Si, au moment de l’envoi de l’ébauche de transmission, une question n’a pas été résolue, l’équipe doit la porter à l’attention du vérificateur général adjoint responsable ou du commissaire à l’environnement et au développement durable. Si le délai prescrit n’est pas respecté, le rapport pourrait être publié sans les réponses de l’entité.

Il est probable que les parlementaires accueilleront plus favorablement des réponses claires et concises, présentant des mesures détaillées et des échéances précises.

Le BVG a établi certaines conditions à l’égard du contenu et de la publication des réponses des entités. Ainsi, il ne publie habituellement pas :

Le BVG détermine si le libellé des réponses de l’entité est approprié et suffisant, et la réponse doit :

Les réponses définitives à l’ébauche de transmission, dans les deux langues officielles, doivent être reçues avant la date d’échéance fixée par le BVG afin d’être publiées dans le rapport.

En publiant la réponse de l’entité auditée à une recommandation, le BVG donne au gouvernement la possibilité d’indiquer au Parlement si l’entité accepte la recommandation, et de décrire les mesures qu’elle compte prendre à cet égard ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

Le BVG se réserve le droit :

L’équipe d’audit informe l’entité de tout changement important apporté aux réponses définitives.

5. Dépôt des rapports

Deux semaines avant le dépôt d’un rapport, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) envoie un préavis aux entités auditées et invite leurs représentants à une réunion dans les locaux du BVG pour leur permettre de voir le matériel de communication qui a été préparé pour le dépôt.

Le BVG demande que l’entité lui communique à l’avance les noms des personnes qui la représenteront lors de cette réunion. Cet examen préalable se tient quelques jours avant le dépôt du rapport.

Le jour du dépôt d’un rapport du vérificateur général ou du commissaire à l’environnement et au développement durable à la Chambre des communes, le BVG participe à :

Séance d’information à huis clos à l’intention des parlementaires

Tous les députés et les sénateurs sont invités. Lorsqu’ils se présentent à la séance, ils reçoivent un exemplaire du rapport et des documents de communications connexes.

Séance à huis clos des médias

Les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire qui participent à la séance à huis clos des médias reçoivent un exemplaire du rapport et du matériel de communication sur celui-ci.

Conférence de presse

Seuls les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire peuvent assister à la conférence de presse.

Les entités doivent prendre leurs propres dispositions soit pour assister à la conférence de presse à la Tribune de la presse parlementaire, soit pour la regarder en ligne.

Interviews des médias

Le vérificateur général ou le commissaire à l’environnement et au développement durable restent à la disposition des journalistes après le dépôt du rapport pour répondre à leurs questions.

Dans certains cas, des députés, des sénateurs, des journalistes ou des membres du public pourraient vouloir obtenir des renseignements supplémentaires sur les entités auditées ou sur des sujets qui ne sont pas traités dans le rapport.

Conformément à sa politique, le BVG ne fournit pas ce genre d’informations. Toute question qui nécessite de plus amples renseignements ou de l’information contextuelle est transmise à l’entité auditée.

6. Après l’audit

Pour comprendre la performance antérieure et cerner les secteurs pouvant faire l’objet d’améliorations, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) croit qu’il est important d’obtenir une rétroaction des entités auditées.

C’est pourquoi il mène des sondages sur divers aspects de l’expérience d’audit après le dépôt à la Chambre des communes des rapports du vérificateur général ou du commissaire à l’environnement et au développement durable.

L’administrateur général de l’entité auditée fait parvenir sa réponse au sondage dans les meilleurs délais. Les résultats du sondage sont regroupés, analysés et intégrés à un rapport sommaire produit chaque année. Les résultats sont communiqués au Parlement dans les rapports sur le rendement du BVG.

Le vérificateur général ou le commissaire à l’environnement et au développement durable et d’autres représentants du BVG sont souvent invités à comparaître devant les comités de la Chambre des communes et du Sénat pour répondre à des questions sur les rapports après leur dépôt.

Le vérificateur général est invité le plus souvent à comparaître devant le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes. Ce Comité a expressément le mandat d’étudier tous les rapports du vérificateur général et d’en faire rapport. Il étudie aussi les rapports sur les plans et les priorités et les rapports sur le rendement annuel du BVG. De plus, d’autres comités parlementaires tiennent des audiences sur des questions soulevées dans les rapports du vérificateur général.

Le commissaire à l’environnement et au développement durable est habituellement appelée à comparaître devant le Comité permanent de l’environnement et du développement durable de la Chambre des communes pour répondre à des questions sur les rapports après leur dépôt. Elle peut aussi comparaître devant d’autres comités parlementaires.

Des représentants des ministères et d’autres entités assistent aussi aux audiences.

Le Comité permanent des comptes publics a adopté la motion suivante :

Que toute organisation qui a fait l’objet d’une vérification ou d’un examen spécial de la part du Bureau du vérificateur général du Canada, fournisse un plan d’action détaillé pour donner suite aux recommandations de la vérification qui ont été convenues – avec des mesures précises, les délais d’exécution et les noms des responsables – au Comité des comptes publics et au Bureau du vérificateur général du Canada dans les six mois suivant le dépôt de la vérification à la Chambre des communes; et

  • Que les organisations qui sont invitées à comparaître devant le Comité des comptes publics pour discuter des conclusions d’une vérification remettent si possible un plan d’action au Comité avant la tenue de la séance; et
  • Que les plans d’action et les rapports d’étape reçus par le Comité soient publiés sur son site Web.

Ces plans d’action doivent indiquer notamment les mesures précises pour donner suite aux recommandations, les échéances prévues et les responsables de la mise en œuvre des mesures. Les ministères et les organismes qui sont invités à comparaître devant ces comités permanents pour discuter des constatations d’un audit doivent fournir ce plan d’action au Comité et au BVG avant la tenue de l’audience.

Pour suivre l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le cadre de plusieurs audits, le BVG utilise le processus de suivi mis en place au sein des entités fédérales et accède aux dossiers de suivi, de temps à autre et au besoin.

La politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exige que le dirigeant principal de l’audit remette périodiquement au comité ministériel d’audit des rapports pour lui indiquer si les plans d’action de la direction ont été mis en œuvre. On s’attend à ce que ces dossiers de suivi soient constitués afin que les auditeurs puissent les examiner au besoin.

Le BVG réalise parfois des audits de suivi portant sur des recommandations particulières ou des questions préoccupantes, qui ont été soulevées dans le cadre d’audits antérieurs et qui continuent de poser un risque important pour l’entité ou de présenter un intérêt pour le Parlement. Le BVG effectue ces audits de suivi de la même manière que les autres audits de performance, en suivant les normes professionnelles d’audit.

L’équipe d’audit peut parfois cerner des questions moins importantes que celles contenues dans le rapport déposé à la Chambre des communes ou qui n’ont pas fait l’objet de l’audit mais qui, selon elle, présentent un intérêt pour l’entité auditée. S’il y a lieu, l’équipe communique ces questions à l’entité au moyen :

Lorsque le BVG fait parvenir une lettre à l’intention de la direction, il peut demander à l’entité de répondre par écrit aux points signalés dans la lettre, notamment d’indiquer les mesures proposées et la date d’achèvement cible.

Le BVG peut aussi décider de faire le suivi de ces questions à une date ultérieure.

7. Accès à l’information de l’entité

En conformité avec les lois fédérales en vigueur, les équipes d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) ont le droit d’accéder à ce qui suit au sein des entités auditées :

Les auditeurs du BVG ont le droit de recevoir tous les renseignements qu’ils jugent pertinents et nécessaires pour leur permettre d’exécuter leurs audits et leurs examens. Les auditeurs peuvent demander des documents, des rapports, des données ou des explications aux fonctionnaires ainsi qu’aux cadres, aux employés ou aux mandataires des entités.

À mesure que les auditeurs du BVG font part à l’entité auditée des renseignements dont ils ont besoin et des entrevues qu’ils veulent réaliser, les responsables au sein de l’entité doivent leur donner l’accès requis. L’information que l’entité doit fournir, sur demande, peut viser toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, sur support papier ou électronique – et concerner tant les ébauches que les versions définitives des documents, à l’exception des ébauches des documents rattachés aux présentations au Conseil du Trésor.

Le Guide du sous-ministre, publié par le Bureau du Conseil privé, souligne que les administrateurs généraux doivent notamment s’assurer :

Les auditeurs du BVG ont le droit de prendre connaissance de documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges. Pour garantir le respect de tels privilèges quand des documents protégés sont remis aux auditeurs, le BVG fait officiellement et par écrit une demande d’accès à ces documents au début de l’audit.

Le BVG envoie à l’administrateur général de l’entité une lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat pour demander l’accès en temps opportun à l’information et aux employés de l’entité, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur le vérificateur général et, entre autres, aux documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges.

L’administrateur général confirme par écrit que l’entité respectera l’obligation que lui impose la Loi et que la remise de ces documents au BVG ne constitue pas un renoncement aux privilèges qui leur sont rattachés. Cet échange de lettres garantit le caractère privilégié de l’information fournie au BVG aux fins de l’audit.

Le BVG respecte la confidentialité des documents et n’y fait pas référence dans ses rapports.

L’entité doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que l’entité prépare le personnel en vue d’une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG. En règle générale, seuls les employés de l’entité qui sont interviewés assistent aux entrevues, afin de favoriser l’obtention de réponses franches et complètes. Dans certaines circonstances, l’équipe d’audit et l’entité auditée pourront convenir qu’il est approprié que des observateurs assistent à une entrevue, mais cette décision appartient au BVG.

Le décret C.P. 2018-0535 confirme les droits d’accès du vérificateur général aux documents confidentiels du Cabinet :

Il incombe à l’entité auditée d’indiquer les documents confidentiels du Cabinet qui se rapportent à un audit du BVG, notamment :

Les présentations et les décisions énumérées ci-dessus ne doivent pas être transmises directement aux auditeurs du BVG. Le BVG obtient des droits d’accès aux présentations et aux décisions par l’entremise d’un processus qui concerne le Bureau du Conseil privé ou le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon le cas.

L’entité auditée est chargée de fournir aux auditeurs du BVG tous les autres documents confidentiels du Cabinet visés par le décret. L’entité auditée doit soumettre toute question concernant le décret à leur direction des services juridiques.

Le fait qu’un document ne puisse être rendu public dans le cadre d’une demande d’accès à l’information n’est pas une raison valable pour en refuser l’accès au personnel du BVG. Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ne s’appliquent pas quand il est question de l’accès du BVG à l’information à des fins d’audit.

Les auditeurs qui éprouvent des difficultés à obtenir l’information demandée au cours d’un audit, notamment des retards dans la transmission de l’information, signaleront ce problème au responsable de la mission. Si les difficultés persistent, le responsable de la mission tentera de résoudre la question avec la personne-ressource de l’entité ou, si cela est nécessaire, avec la haute direction de l’entité.

Dans certains cas, un retard de l’entité à produire l’information ou les documents demandés équivaut à un refus d’accès. Le vérificateur général peut signaler ces cas au Parlement.

Le BVG préfère obtenir l’information sous forme électronique, mais il accepte les copies papier.

L’information peut comprendre toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, ou électronique – sous forme d’ébauches ou de versions définitives.

L’information fournie par l’entité peut comprendre, sans pour autant s’y limiter :

Les auditeurs peuvent extraire une partie de l’information et la photocopier, à moins que cette information ne soit protégée par une cote de sécurité qui les empêche de le faire.

L’équipe d’audit tient un registre des documents demandés et reçus au cours de l’audit.

Le droit d’accès à l’information et à l’information protégée s’applique :

Les représentants de l’entité doivent demander à leurs employés de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante. Il est essentiel que les auditeurs aient accès à l’information en temps voulu pour que le vérificateur général puisse s’acquitter de ses obligations en matière de présentation de rapports au Parlement. Les représentants de l’entité doivent répondre le plus rapidement possible aux demandes d’information du BVG.

Des facteurs tels que le format de l’information demandée et l’endroit où elle se trouve ou la disponibilité d’une personne peuvent influer sur la rapidité avec laquelle les auditeurs obtiennent l’information.

Type d’information Échéance pour produire l’information demandée
Facilement accessible Cinq jours ouvrables
Information exigeant d’être compilée (c’est‑à‑dire manipulation de données, recherches d’archives) L’équipe d’audit et les représentants de l’entité en discutent et conviennent d’une échéance.

Les membres de l’équipe d’audit ont accès au sein de l’entité auditée :

Les auditeurs doivent respecter les mêmes exigences en matière de sécurité que le personnel de l’entité. La plupart des auditeurs du BVG détiennent au moins la cote de sécurité de niveau « secret » de la fonction publique fédérale.

Au début d’un audit, l’équipe d’audit communique à la personne-ressource au sein de l’entité la liste des noms et des cotes de sécurité des employés du BVG et du personnel contractuel qui sont affectés à l’audit. Si des changements sont apportés à cette liste au cours de l’audit, l’équipe en avise la personne-ressource.

8. Utilisation et traitement de l’information

Au cours du processus d’audit, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et l’entité auditée échangent de l’information qui doit être utilisée et traitée avec la diligence requise.

Le respect de la confidentialité des affaires de l’entité auditée constitue l’un des principes sous-jacents de l’audit.

Le BVG déploie tous les efforts nécessaires pour que l’information d’audit demeure en sa possession. Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG exige que tous les membres du personnel connaissent les règles de sécurité applicables à leur travail et qu’ils considèrent ces règles comme une responsabilité personnelle essentielle et importante.

Pour toute information qu’ils reçoivent de l’entité, les auditeurs doivent respecter, à tout le moins, les mêmes exigences de sécurité que les employés de l’entité.

Au cours de l’audit, l’équipe d’audit fournit à l’entité auditée des documents contrôlés, comme l’ébauche du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission. Ces documents contrôlés sont la propriété du BVG.

Le personnel de l’entité doit respecter la confidentialité du contenu des documents contrôlés du BVG. Il doit s’assurer que ces documents ne sont pas copiés, photocopiés, distribués, publiés à nouveau, téléchargés, affichés ou publiés sur le Web, ou transmis de quelque façon ou par quelque moyen que ce soit sans le consentement écrit préalable du BVG.

Les renvois aux documents contrôlés ne doivent contenir que les numéros de section et de paragraphe. Le caractère confidentiel du contenu de ces documents doit être respecté. La divulgation des constatations du vérificateur général avant le dépôt de son rapport est une violation des droits et des privilèges du Parlement.

À moins d’avis contraire, les documents contrôlés du BVG sont transmis électroniquement à la personne-ressource au sein de l’entité et aux destinataires désignés à l’avance. Les documents contrôlés sont accessibles uniquement pendant une période donnée, jusqu’à l’expiration de l’accès. À la demande de l’entité, l’équipe peut fournir un maximum de deux copies papier des documents contrôlés du BVG à l’usage de l’administrateur général et du ministre.

Lorsque des documents papier contrôlés du BVG sont fournis à une entité, ils sont numérotés et doivent être retournés au BVG dans la semaine qui suit le dépôt du rapport à la Chambre des communes.

Les entités doivent assurer le suivi de tous les documents papier contrôlés du BVG qui sont distribués à l’interne, le cas échéant, et les retourner au BVG. Elles ne sont pas autorisées à détruire ou à déchiqueter ces documents. De plus, elles doivent prévenir sans délai le BVG si un document papier contrôlé est perdu ou rendu public.

Selon le paragraphe 16.1 (1) de la Loi sur l’accès à l’information, le vérificateur général du Canada doit refuser de communiquer les documents demandés en vertu de cette loi qui contiennent des renseignements obtenus ou compilés par le BVG. Cela comprend l’information obtenue pour son compte dans le cadre d’une enquête, d’un examen ou d’un audit réalisé par lui ou sous son autorité. Les membres du public ne peuvent pas consulter les sommaires de plan d’audit, ni les ébauches de rapports, ni les autres documents d’audit détenus par le BVG, tels que les feuilles de travail.

Au début de l’audit, l’entité confirme par courriel sa préférence linguistique pour l’audit, en particulier pour le sommaire du plan d’audit, l’ébauche du PX et l’ébauche de transmission.

9. Relations avec les services d’audit interne

Au cours d’un audit de performance, les équipes d’audit doivent souvent s’entretenir avec le service d’audit interne du ministère ou de l’organisme fédéral qui est audité.

Dans les grands ministères ou organismes, le service d’audit interne assure habituellement la liaison avec le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et facilite les échanges d’information et l’accès aux employés de l’entité.

Réunion But de la réunion Participants
Réunion d’introduction Discuter de l’audit afin que l’équipe d’audit puisse mieux comprendre les secteurs visés par l’audit Représentants concernés de l’entité auditée (déterminés par le responsable de mission, en consultation avec la personne-ressource de l’entité)
Réunions suivantes Recueillir l’information Uniquement les employés qui doivent fournir de l’information aux auditeurs (les représentants du service d’audit interne et la personne-ressource n’assistent pas à ces réunions)
Réunions tenues au cours de l’étape du rapport Obtenir les vues des cadres supérieurs Cadres supérieurs

Le service d’audit interne doit demander aux employés de l’entité de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de l’entité.

Le service d’audit interne veille à ce que les représentants concernés de l’entité assistent à la réunion d’introduction pour discuter de l’audit prévu.

Au cours de la validation des faits et de l’examen de l’ébauche du directeur principal (PX), la personne-ressource au sein de l’entité doit faciliter le processus visant à obtenir et à coordonner les réponses des parties responsables de l’entité et fournir à l’équipe d’audit :

Au cours de l’étape du rapport de l’audit, la personne-ressource de l’entité auprès du BVG doit faciliter l’accès du BVG aux cadres supérieurs afin d’obtenir leurs vues.

Lors de la coordination des réponses aux recommandations, la personne-ressource doit veiller à ce que l’entité fournisse les réponses définitives à l’ébauche de transmission dans les deux langues officielles et dans les délais prévus afin qu’elles soient publiées dans le rapport.

L’entité doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que l’entité prépare le personnel avant une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG.

L’équipe d’audit informe la personne-ressource au sein de l’entité:

Généralement, l’équipe d’audit et la personne-ressource au sein de l’entité établissent dès le début de l’audit des modalités visant à assurer une communication continue, telle que des réunions à des moments prédéterminés.

10. Relations avec les comités ministériels d’audit

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) appuie les initiatives qui visent à renforcer la surveillance par les ministères de leurs activités, notamment l’obligation pour les comités ministériels d’audit de compter des membres de l’extérieur.

Le BVG veut collaborer avec les comités ministériels d’audit, tout en maintenant son objectivité et en préservant son indépendance vis-à-vis du gouvernement.

Le BVG est heureux d’avoir l’occasion :

En ce qui concerne les ébauches des rapports d’audit, le BVG ne demande pas aux comités d’audit de confirmer ou de valider l’information d’audit factuelle. La version définitive des documents est établie selon le processus habituel de validation du BVG, avec l’aide des cadres supérieurs compétents des entités auditées.

Le comité ministériel d’audit :

L’administrateur général peut communiquer l’information relative à l’audit du BVG aux membres du comité ministériel d’audit, mais doit veiller à protéger la confidentialité de l’information.

Quand des cadres supérieurs du BVG sont invités par le président du comité ministériel d’audit à assister, à titre d’observateurs, à des réunions du comité, ils font tous les efforts nécessaires pour y assister, s’ils sont informés du calendrier des réunions à l’avance. Le secrétaire du comité ministériel d’audit communique au personnel du BVG le calendrier des réunions.

Si elle le juge opportun, l’équipe d’audit peut demander aux représentants de l’entité auditée de lui communiquer le nom de conseillers externes qui pourraient l’appuyer au cours de l’audit. Si l’équipe craint qu’un éventuel conseiller ne soit en conflit d’intérêts, elle peut demander l’avis des représentants de l’entité à ce sujet.

Lorsque l’équipe d’audit le demande, on s’attend à ce que les représentants de l’entité proposent le nom de personnes qui pourraient servir de conseillers externes. L’entité peut juger utile de consulter le comité ministériel d’audit.

11. Plan d’audit à long terme — Plan stratégique d’audit

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) prépare des plans d’audit à long terme afin de réaliser des audits auprès d’entités. Il prépare aussi des plans pluriannuels d’audit de sujets sectoriels qui visent habituellement toutes les activités d’audit du BVG relativement à l’entité. Les plans à long terme sont appelés plans stratégiques d’audit.

Le plan stratégique d’audit est un outil de planification qui repose sur une évaluation des risques. Le BVG utilise ce plan pour réaliser les activités suivantes :

La planification stratégique d’audit du BVG peut se faire dans le cadre d’un exercice d’évaluation officiel ou d’un contrôle permanent.

Si la planification stratégique d’audit se fait dans le cadre d’une évaluation officielle, le BVG envoie une lettre à l’administrateur général de chacune des entités visées par l’audit. Au moyen de cette lettre, le BVG indique son intention d’effectuer un examen systématique axé sur les risques en vue de déterminer les travaux d’audit qu’il doit mener. Ces travaux devraient se dérouler au cours des années à venir pour permettre au BVG de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur le vérificateur général.

Si la planification stratégique d’audit se fait au moyen d’un contrôle permanent, le BVG demande à rencontrer de temps à autre les représentants de l’entité et peut demander de la documentation sur divers éléments.

L’équipe d’audit examine les principaux documents de l’entité, tels que :

L’équipe examine d’autres documents principaux, tels que :

De plus, l’équipe d’audit pourrait rencontrer en entretien :

Les discussions peuvent porter sur les sujets suivants :

Dès le début de l’exercice de planification stratégique d’audit, l’administrateur général ou un autre cadre supérieur de chacune des entités visées par le plan stratégique d’audit doit informer le comité ministériel d’audit ainsi que les employés concernés de l’organisation au sujet de l’exercice.

Lorsque le BVG prépare un plan stratégique d’audit, l’administrateur général ou un autre cadre supérieur de chacune des entités visées doit fournir les documents demandés et participer à des entretiens, sur demande.

Lorsque le BVG effectue de façon continue des travaux d’audit d’envergure au sein d’une entité, il propose à la haute direction de l’entité et, sur demande, au comité ministériel d’audit, de tenir une séance d’information annuelle.

Annexe : Déroulement d’un audit de performance

Le diagramme ci-après présente les principales étapes à suivre afin de réaliser un audit de performance.

Diagramme illustrant les étapes de la planification, de l’examen et de la production d’un rapport, ainsi que l’étape après le dépôt d’un rapport d’audit de performance

Abréviations :

BVG — Bureau du vérificateur général

Ébauche du PX — Ébauche du directeur principal

Diagramme — version textuelle

Étape de la planification

  • Le BVG envoie à l’administrateur général de l’entité auditée une lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat pour demander l’accès à l’information et aux employés de l’entité en temps opportun.
  • L’administrateur général reconnaît la responsabilité de l’entité de donner accès à l’information et accepte la responsabilité de gérer les documents contrôlés du BVG.
  • Une réunion d’introduction a lieu entre le BVG et la haute direction de l’entité.
  • Le BVG effectue la planification des travaux en s’entretenant et en interagissant avec les employés de l’entité.
  • Le BVG envoie à l’entité le sommaire du plan d’audit.
  • L’entité répond dans les délais prescrits et reconnaît par écrit le caractère valable des critères d’audit et la responsabilité de la direction à l’égard du programme ou du secteur visé par l’audit.

Étape de l’examen

  • Le BVG informe les représentants de l’entité des constatations qui ressortent de l’audit.
  • Le BVG rencontre la haute direction de l’entité pour valider les faits et discuter des recommandations vers la fin des travaux d’examen.

Étape du rapport

  • Le BVG rencontre la haute direction de l’entité pour discuter des constatations et recommandations provisoires.
  • Le BVG transmet l’ébauche du directeur principal (PX) qui contient les recommandations provisoires.
  • Le BVG rencontre les représentants de l’entité pour discuter de l’ébauche du PX.
  • Le sous-ministre adjoint (ou sous-ministre) confirme par écrit que l’entité a fourni toute l’information qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).
  • L’entité donne au BVG ses commentaires sur l’ébauche du PX (dernière occasion de fournir des éléments probants).
  • L’entité envoie les ébauches de réponses aux recommandations.
  • Le BVG envoie l’ébauche de transmission à l’entité.
  • L’entité envoie l’approbation de l’administrateur général visant l’ébauche de transmission et les réponses définitives aux recommandations (dans les deux langues officielles).
  • Les représentants de l’entité sont invités à prendre connaissance du matériel de communication préparé par le BVG avant le dépôt du rapport.
  • Les représentants de l’entité assistent à la conférence de presse le jour du dépôt (si l’entité a pris ses dispositions).
  • Le BVG transmet une lettre à l’intention de la direction (au besoin).

Après le dépôt

  • L’entité veille au retour de tous les documents papier contrôlés du BVG (le cas échéant) dans la semaine qui suit le dépôt.
  • Le BVG envoie le sondage postérieur à l’audit.
  • L’entité répond au sondage postérieur à l’audit.