Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2018-2019

Bureau du vérificateur général du CanadaRapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2018-2019

ISSN 2561-858X

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens le droit d’avoir accès à l’information les concernant qui est détenue par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi la vie privée des citoyens en leur permettant d’exercer un important contrôle sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels les concernant, et en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution, et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au BVG décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2018-2019.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne ci-dessous :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0G6

Téléphone : 613-952-0213 (poste 6455)
Télécourriel : 613-954-0441
Courriel : privacy@oag-bvg.gc.ca

Qui nous sommes

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics. Dans le cadre de ses audits, le BVG peut formuler des commentaires sur la mise en œuvre des politiques, mais non sur les politiques elles-mêmes.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui lui a été conféré par des modifications apportées à la Loi sur le vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est le responsable désigné du Bureau pour ce qui est de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à l’article 73 de ces deux lois, le vérificateur général a délégué toutes ses attributions au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’Équipe de l’AIPRP du BVG est composée :

Les principales activités du coordonnateur de l’AIPRP sont, notamment :

Faits saillants et réalisations pour l’exercice 2018-2019

Respect intégral

Au cours de l’exercice 2018-2019, toutes les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitées avant l’échéance prescrite par cette loi. Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) est fier d’avoir entièrement respecté les échéances prescrites par la loi.

Création du poste de gestionnaire de la divulgation publique de l’information et de la protection des renseignements personnels

En octobre 2018, le BVG a créé le poste de gestionnaire de la divulgation publique de l’information et de la protection des renseignements personnels, chargé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et de l’examen des politiques, des processus et des pratiques du BVG afin d’assurer la conformité aux exigences prévues par la loi et les politiques.

Achèvement de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant Quanta

En mars 2019, le BVG a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) relativement à son utilisation de Quanta, une nouvelle application Web pour faire le suivi des heures de travail et de l’utilisation de congés des employés. Le BVG a consulté le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au sujet de cette EFVP et n’a reçu aucun autre commentaire ni aucune autre recommandation. Un résumé de l’EFVP est désormais disponible sur le site Web du BVG.

Tendances

Il n’y a aucune tendance pluriannuelle à signaler.

Formation

Le BVG exige maintenant que tous les employés suivent une formation obligatoire portant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Cette formation en ligne et à rythme libre est offerte par l’École de la fonction publique du Canada.

Les employés déjà en poste doivent terminer cette formation dans un délai de deux ans à compter du 1er avril 2018, tandis que les nouveaux employés doivent la terminer au cours de l’année suivant leur embauche.

Pendant la période visée par le rapport, 162 employés ont suivi cette formation.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 1
Reportées de la période précédente : 1
Total : 2

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a traité deux demandes, dont l’une a fait l’objet d’une divulgation intégrale et l’autre d’une divulgation partielle.

Exceptions invoquées

L’article 26 a été invoqué dans la demande qui a fait l’objet d’une divulgation partielle.

Exclusions citées

Le BVG n’a cité aucune exclusion pour l’exercice 2018-2019.

Délai de traitement

Le délai pour les deux demandes a été prorogé de 30 jours.

Prorogation des délais

Le BVG a invoqué une prorogation des délais de 30 jours pour les deux demandes, aux termes de l’alinéa 15(a)i).

Méthode d’accès

Les deux demandes ont été divulguées en format électronique.

Coûts

Pour la période visée par le rapport, les coûts directs associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 36 070 $ au titre des salaires et à 912 $ au titre des biens et services, des contrats et des autres dépenses.

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG n’a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et n’a fait l’objet d’aucune enquête à cet égard.

Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Le BVG n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu du paragraphe 8(2) au cours de la période visée par le rapport.

Demandes de correction de renseignements personnels

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG a reçu deux demandes de correction de renseignements personnels. Pour les deux demandes, la correction de renseignements personnels n’a pas été jugée raisonnable ni nécessaire. Des dossiers physiques contenant les renseignements personnels ont été annotés et un dossier faisant état de la demande de correction a été ajouté au système de gestion des dossiers de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Suivi de la conformité

Le BVG utilise un logiciel de gestion des codes de temps (codes de produit), c’est-à-dire une « feuille de temps » numérique, pour assurer le suivi de toutes ses activités d’audit et de services à l’audit, notamment pour :

Lorsqu’un employé ou un entrepreneur du BVG participe à une activité liée à l’AIPRP, il doit tenir compte du temps consacré à cette activité en consignant le nombre d’heures complètes ou partielles consacrées à cette fin dans le logiciel de gestion des codes de produit. Ces dossiers font l’objet d’un suivi régulier à des fins de gestion des ressources humaines et des finances. Tout employé ayant accès au réseau du BVG peut consulter ces données sur l’INTRAnet du BVG (réseau interne).

Les cadres supérieurs (jusqu’au vérificateur général inclusivement) sont informés de la conformité aux obligations juridiques, politiques et réglementaires, sur demande ou au besoin.

Comme l’indique la partie 10.2 de l’annexe, le BVG a consacré 1,25 année-personne aux activités liées à l’AIPRP.

Atteintes

Au cours de la période visée par le rapport, aucune atteinte à la vie privée n’a eu lieu.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BVG a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme décrit précédemment dans ce rapport.

Annexe : Rapport statistique sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période d’établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 1
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1
Total 2
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 2
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 1 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 2 0 0 0 0 2

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) a) 0
19(1) b) 0
19(1) c) 0
19(1) d) 0
19(1) e) 0
19(1) f) 0
20 0
21 0
22(1) a) (i) 0
22(1) a) (ii) 0
22(1) a) (iii) 0
22(1) b) 0
22(1) c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 1
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 1 0
Communication partielle 0 1 0
Total 0 2 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 16 14 1
Communication partielle 204 162 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 220 176 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 1 14 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 162 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 14 1 162 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction
Demandes de tradution Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphes 8(2) et 8(5)

Communications en vertu du paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 2
Demandes de correction acceptées 0
Total 2

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 1 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 2 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 2 0 0 0
Total 2 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 – Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

PARTIE 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées 1

PARTIE 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Coûts
Dépenses Montant
Salaires 36 070 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 912 $
Contrats de services professionnels 0 $
Autres 912 $
Total 36 982 $

10.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1,25
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 1,25