Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Notre examen visait à déterminer si les moyens et les méthodes de PPP Canada Inc. que nous avons sélectionnés aux fins de l’examen lui fournissaient l’assurance raisonnable que ses actifs étaient protégés et contrôlés, que ses ressources étaient gérées avec efficience et économie et que ses activités étaient menées avec efficacité. Nous avons sélectionné des moyens et méthodes dans les secteurs suivants en nous appuyant sur notre évaluation des risques :

• la gouvernance organisationnelle;
• la planification stratégique, la gestion des risques, l’évaluation du rendement et la production de rapports sur le rendement;
• la gestion des ressources humaines;
• la sélection et la gestion des projets;
• les relations avec les parties prenantes et la sensibilisation;
• la protection des renseignements;
• la gestion des placements.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu, compte tenu des critères établis, qu’il existe une assurance raisonnable que, au cours de la période visée par l’examen, les moyens et les méthodes de PPP Canada Inc. que nous avons sélectionnés aux fins de l’examen ne comportaient aucun défaut grave. La Société a mis en œuvre ces moyens et méthodes d’une manière qui lui fournit l’assurance raisonnable que ses actifs sont protégés et contrôlés, que ses ressources sont gérées avec efficience et économie et que ses activités sont menées avec efficacité.

Qu’avons-nous constaté?

Gouvernance organisationnelle

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait les éléments d’une saine gouvernance. Certaines améliorations doivent toutefois être apportées dans les domaines suivants : clarification des rôles, exercice des responsabilités du Conseil d’administration et communication d’information au Conseil pour la prise de décisions.

Cette constatation est importante parce que des rôles et responsabilités clairement définis facilitent les rapports entre le Conseil d’administration et la direction de la Société et renforcent la reddition de comptes. Le Conseil est chargé d’approuver et de surveiller l’application de politiques clés qui régissent les activités de la Société et l’affectation des ressources. Une information appropriée permet au Conseil d’exercer une surveillance et de faire le suivi du rendement de la Société.

• La Société possédait les éléments d’une saine gouvernance, mais des faiblesses ont été relevées dans la clarification des rôles, l’exercice des responsabilités et la communication de l’information

  Recommandation. La Société devrait :

  • préciser les rôles du Conseil d’administration et de ses comités quant à la surveillance qu’ils doivent exercer à l’égard des valeurs et de l’éthique au sein de la Société;
  • permettre au Conseil d’administration de s’acquitter de ses responsabilités en s’assurant que la direction soumet à son approbation toutes les grandes politiques de la Société;
  • s’assurer que le Conseil d’administration reçoit des rapports sur les valeurs et l’éthique et sur la conformité aux textes faisant autorité au moins une fois l’an ou au besoin.

Planification stratégique, gestion des risques, évaluation du rendement et production de rapports sur le rendement

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait des moyens et des méthodes qui définissaient clairement et encadraient ses activités opérationnelles. Nous avons aussi constaté qu’elle disposait des éléments clés d’un cadre de gestion des risques. Cependant, les objectifs stratégiques de la Société n’ont pas été clairement communiqués, et les rapports sur le rendement de la Société n’ont pas clairement démontré comment ses activités contribuaient à l’atteinte des résultats clés de l’organisation.

Cette constatation est importante parce que l’établissement d’objectifs stratégiques clairs permettrait à la Société d’optimiser l’affectation de ses ressources pour favoriser la réalisation de son mandat. Il est plus difficile, sans objectifs stratégiques clairement communiqués, de déterminer comment les réalisations de chaque secteur d’activité favorisent l’atteinte des résultats de l’organisation. La gestion des risques favorise quant à elle l’atteinte des objectifs stratégiques.

Cette constatation est importante aussi parce que l’information sur le rendement favorise l’efficacité de la gestion et la reddition de comptes. Or, ces deux éléments sont particulièrement importants dans le contexte des partenariats public-privé (PPP) dont la Société fait la promotion pour la réalisation de projets d’infrastructure. L’information sur le rendement appuie la prise de décisions.

• Les processus de planification opérationnelle et de gestion des risques de la Société fonctionnaient bien, mais ses rapports sur le rendement comportaient des faiblesses

  Recommandation. La Société devrait étoffer son cadre de présentation des rapports sur le rendement afin d’indiquer comment ses activités contribuent à l’atteinte de ses objectifs stratégiques et des résultats de l’organisation.

Gestion des ressources humaines

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait des moyens et des méthodes lui permettant de gérer ses ressources humaines de façon à disposer des effectifs dont elle avait besoin pour atteindre ses objectifs généraux.

Cette constatation est importante parce qu’un cadre de gestion des ressources humaines efficace fait en sorte que la planification des ressources humaines, les activités de formation et de perfectionnement, le régime de rémunération, la gestion du rendement, et la santé et la sécurité au travail de la Société concordent avec son orientation stratégique à long terme. Pour s’acquitter de son mandat, la Société doit surtout pouvoir compter sur des effectifs ayant les compétences spécialisées voulues pour exécuter des projets en partenariat public-privé de qualité élevée.

• La gestion des ressources humaines satisfaisait aux besoins de la Société

  Recommandation. Nous n’avons pas présenté de recommandation relativement au secteur examiné.

Sélection et gestion des projets

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait des moyens et des méthodes pour approuver les propositions de projet, établir les contrats, décaisser les fonds et faire le suivi des projets approuvés. Il y avait cependant des possibilités de mieux communiquer les informations sur les projets approuvés.

Cette constatation est importante parce qu’un suivi officiel de l’état d’avancement d’un projet et de sa documentation aide la Société à s’assurer que les risques pouvant influer sur la réussite du projet sont recensés et atténués sans délai.

• La Société disposait de processus rigoureux pour la sélection et la gestion des projets, mais les rapports pourraient être améliorés

  Recommandation. La Société devrait s’assurer que la surveillance de l’état d’avancement des projets et les activités de suivi sont consignées e façon officielle et systématique et communiquées au Comité d’investissement.

Relations avec les parties prenantes et sensibilisation

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société avait des moyens et des méthodes pour interagir et communiquer régulièrement avec les parties prenantes en vue de mieux faire connaître l’utilisation des partenariats public-privé (PPP) et de renforcer les capacités des parties prenantes à collaborer à un projet fondé sur un modèle de PPP. De plus, lorsque la Société a fourni des services-conseils à l’égard de projets réalisés par des clients fédéraux, nous avons constaté que ses moyens et méthodes lui permettaient de définir et de surveiller les projets. Toutefois, certaines faiblesses ont été relevées :

• absence d’une stratégie complète de communication et de sensibilisation mise en œuvre dans l’ensemble de la Société;
• absence d’une stratégie systématique pour évaluer régulièrement l’efficacité des produits d’information;
• mécanismes de gestion des projets limités en vue de présenter aux clients fédéraux des comptes rendus plus officiels et rigoureux sur l’état des projets.

Cette constatation est importante parce qu’une stratégie de communication et de sensibilisation mise en œuvre dans l’ensemble de la Société est un mécanisme essentiel pour la direction. Une telle stratégie permet en effet de cibler stratégiquement différentes parties prenantes, y compris des groupes de chaque partie prenante. Elle aide la direction à élaborer des messages, des communications et des produits d’information adaptés. Elle permet aussi à la direction de classer par ordre de priorité les activités de sensibilisation pour chaque groupe cible.

• La Société a fait la promotion des partenariats public-privé (PPP) auprès des parties prenantes et a renforcé leurs capacités en la matière, mais il y avait certaines faiblesses dans la planification des activités de sensibilisation, l’évaluation de l’efficacité et l’établissement de rapports

  Recommandation. La Société devrait :

  • terminer l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de communication et de sensibilisation dans l’ensemble de l’organisation;
  • définir les mesures du rendement pour évaluer l’utilisation et l’incidence des produits d’information qu’elle a créés;
  • présenter de façon plus officielle et uniforme des rapports sur l’état d’avancement des projets aux clients fédéraux.

Protection des renseignements

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société disposait des moyens et des méthodes nécessaires pour assurer la sécurité de ses applications de technologie de l’information qui protègent les données des clients. Nous avons cependant relevé certaines faiblesses dans les secteurs suivants : les politiques, les évaluations externes, la planification de la reprise des activités après sinistre et le suivi des fournisseurs de services.

Cette constatation est importante parce que la Société recueille et conserve des renseignements fournis par les demandeurs et bénéficiaires du financement (clients), y compris des informations confidentielles. La Société a la responsabilité d’assurer la protection des renseignements qu’elle détient.

• La Société disposait des principaux éléments pour assurer la protection des renseignements, mais il y avait des faiblesses dans les secteurs des politiques, des évaluations externes, de la planification de la reprise des activités après sinistre et du suivi des fournisseurs de services

  Recommandation. La Société devrait :

  • définir ses objectifs à l’égard de la sécurité informatique dans ses politiques en matière de sécurité, ainsi que des normes pour les mots de passe et les rôles et responsabilités afférents des employés et des entrepreneurs; elle devrait également faire un suivi régulier des questions relevées dans les évaluations externes de la sécurité et les régler;
  • s’assurer qu’elle est protégée par un plan de reprise des activités après sinistre;
  • améliorer sa surveillance du fournisseur de services du secteur privé en obtenant des rapports annuels sur l’efficacité des contrôles de ce fournisseur de services, en consignant son examen des résultats et en faisant un suivi approprié.

Gestion des placements

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société disposait des moyens et des méthodes nécessaires pour bien gérer les fonds de partenariat public-privé (PPP) reçus avant leur décaissement. Cependant, il manquait certains éléments clés à sa politique d’investissement, notamment des objectifs d’investissement, une mention portant sur le risque de concentration et des indications sur le réinvestissement des intérêts.

Cette constatation est importante parce que la Société reçoit le financement du Parlement pour le Fonds PPP Canada avant les dates auxquelles elle décaisse les fonds. Au 31 mars 2015, le Fonds avait un solde de 1,4 milliard de dollars qui n’avait pas encore été décaissé pour des projets en PPP. Le solde s’accroît de jour en jour et des lignes directrices d’investissement claires permettraient de mieux gérer les fonds.

• La Société a mis en œuvre une politique d’investissement, mais il manquait certains éléments, notamment des objectifs, un énoncé sur l’identification des risques et des indications sur le réinvestissement

  Recommandation. La Société devrait mettre à jour sa politique d’investissement afin d’y ajouter des objectifs d’investissement, une mention portant sur le risque de concentration et des indications sur le réinvestissement des intérêts.

Réponses des entités à nos recommandations

Les entités vérifiées ont accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le Tableau des recommandations).

Information connexes

Rapport du	Vérificateur général du Canada
Type de produit	Examens spéciaux
Thèmes	Gestion financière et dépenses publiques Gestion de l'information Sociétés d’État
Entités vérifiées	PPP Canada Inc.
Date de fin	12 août 2015
Date de dépôt	14 septembre 2015
Audits connexes	Chapitre 10 — Le financement anticipé — Fonds PPP Canada, Printemps 2013 — Rapport du vérificateur général du Canada

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