Vérification de l'efficience

32.     Le Manuel de vérification de l'optimisation des ressources (VOR) du Bureau prescrit le processus de vérification à suivre pour une VOR. Sans reprendre les lignes directrices générales, les paragraphes suivants décrivent certains facteurs spéciaux, dont le vérificateur devrait tenir compte au cours des phases de la planification, de l'examen et du rapport d'une vérification de l'efficience.

Phase de la planification

Étape de la vue d'ensemble

33.     Connaissance de l'entité. À l'étape de la vue d'ensemble, il est important de bien connaître l'entité avant de découvrir quels sont les facteurs essentiels à son efficience. Pour comprendre globalement l'entité, il faut recueillir et analyser des données sur des questions telles que :

• son contexte, notamment les textes législatifs, les politiques, les conventions avec les employés et les syndicats, les règles et règlements, les intervenants et la clientèle;
• le type et la nature des affaires;
• les extrants clés et les procédés opérationnels servant à leur production;
• les facteurs importants touchant l'efficience, notamment les critères de service;
• les procédés clés de gestion, les renseignements et les systèmes de contrôle opérationnels pertinents au chapitre de l'efficience;
• les risques clés pour l'efficience.

34.     Choix des secteurs d'intérêt. Le vérificateur devrait envisager les facteurs suivants lorsqu'il évalue la pertinence du plan de la vérification ainsi que la vérifiabilité des questions d'efficience et lorsqu'il choisit des secteurs d'intérêt :

• l'importance d'une opération pour ce qui est de l'effectif et du coût de l'ensemble des ressources utilisées, autrement dit, l'importance relative;
• l'importance de l'opération pour le public ou pour les ministères et organismes desservis, ou son caractère délicat du point de vue des parlementaires;
• les systèmes de mesure de l'efficience et l'information générée sur l'efficience obtenue;
• les grands procédés, systèmes et pratiques de gestion et les opérations qui pourraient influer sur l'efficience.

Étape de l'étude préparatoire

35.     Au cours de l'étape de l'étude préparatoire, il est possible de recueillir des données supplémentaires, qui mènent à des questions pouvant présenter de l'importance. Essentiellement, l'étude préparatoire consiste en visites sur place pour interroger des gestionnaires et des employés choisis et pour observer les opérations; en lectures de dossiers et de rapports; et en comparaisons générales de la situation établie et de celle que l'on s'attendrait à trouver dans une organisation bien gérée.

36.     Décision de délimitation de la vérification. L'efficience n'est habituellement que l'un des éléments de la VOR d'un programme, d'une activité ou d'une opération. Parfois, la vérification peut porter principalement sur des questions d'efficience, par exemple lorsqu'elles ont un rôle crucial dans la réussite d'une opération. C'est lors de la délimitation de la vérification que l'on décide si la vérification devrait porter principalement sur l'efficience ou sur d'autres dimensions du rendement. Le vérificateur devrait envisager d'autres facteurs, comme la stratégie, les objectifs et le thème de la VOR dans son ensemble, la pertinence sur les plans de la vérification et de la vérifiabilité de questions possibles, avant de décider que l'étendue de la vérification englobera des questions d'efficience.

37.     Le choix des questions à soumettre à un examen approfondi peut reposer sur leur importance relative ou générale, sur leur nature délicate ou sur le potentiel d'amélioration. Certaines questions d'efficience peuvent rejoindre d'autres composantes d'une VOR, exigeant une approche coordonnée à la vérification. On devrait consulter les lignes directrices du Manuel de VOR au moment de choisir l'approche convenant le mieux au cas.

38.     Pour une vérification donnée, on peut choisir différents types d'activités, à des paliers divers de fonctionnement. Des procédés de gestion supérieure, qui influencent l'efficience globale des programmes, peuvent aussi bien faire l'objet d'une vérification que des procédés administratifs de niveau inférieur. Le choix du type d'activité et du niveau de détail de l'examen dépendra des objectifs de la vérification.

39.     Opportunité de la vérification et vérifiabilité. L'étude préparatoire peut faire ressortir un ou plusieurs des symptômes suivants, isolément ou en groupe, qui peuvent indiquer des risques, des lacunes ou laisser voir des possibilités d'amélioration. Cependant, en soi, la présence de symptômes d'inefficience ne dénote pas automatiquement l'existence de questions d'une importance éventuelle. La nature délicate et l'importance relative, les risques connexes, les causes et les conséquences doivent être examinés pour évaluer la pertinence sur le plan de la vérification. La complexité du sujet, la méthode de vérification et les compétences nécessaires, de même que la disponibilité des ressources, doivent entrer en ligne de compte au moment de choisir les questions qui feront l'objet d'un examen approfondi.

40.     Symptômes de possibilités d'efficience ou d'inefficience. Un élément clé de l'étude préparatoire consiste à chercher des symptômes de possibilités d'efficience ou d'inefficience qui pourraient contribuer à définir des problèmes possibles d'efficience :

• le caractère raisonnable des données sur l'efficience de l'organisation, données exprimées en volume d'extrants, en niveaux de qualité et de service, en utilisation de l'effectif, du matériel ou des installations, ou en coût unitaire des extrants;
• les plaintes de la clientèle sur un aspect quelconque du service;
• les tendances dans le niveau des ressources par rapport à la charge de travail au cours des quatre dernières années;
• le caractère adéquat de la structure organisationnelle pour éviter le chevauchement des fonctions, les échelons hiérarchiques superflus et les fonctions générales inutiles;
• les travaux en retard, l'absentéisme, les heures supplémentaires, et les marchés de services;
• les occasions d'améliorer l'efficience, comme l'utilisation d'ordinateurs et d'autres progrès technologiques;
• le caractère raisonnable de l'utilisation des ressources (p. ex., matériel, énergie);

Phase de l'examen

41.     Dans la phase de l'examen, le vérificateur applique un programme pertinent de vérification pour enquêter sur des questions d'efficience et rassembler les éléments probants nécessaires pour comparer les conditions relatives à l'efficience constatées dans l'organisation aux critères choisis pour la vérification.

42.     L'ordre dans lequel on traite les critères de vérification de l'efficience dépendront de la méthode de vérification choisie et d'autres considérations pratiques convenant à chaque vérification. S'il y a lieu, l'organisation doit être évaluée d'abord en fonction du critère A - Données sur l'efficience obtenue. La figure 5 présente un ordre de traitement possible des critères qui peut convenir à certaines vérifications, ainsi que les grandes questions connexes auxquelles il faut répondre dans la phase d'examen.

43.     L'examen de données clés sur l'efficience obtenue, si elles sont disponibles, constitue une étape essentielle pour vérifier l'égard accordé à l'efficience. Il faudrait rechercher et évaluer les données sur l'efficience pour l'ensemble des programmes, fonctions et activités visés par l'étendue de la vérification. Il faudrait examiner attentivement les indicateurs d'efficience obtenus de l'organisation afin de déterminer s'ils sont complets et valides et s'ils communiquent des données fiables et actuelles pour favoriser l'adoption de mesures correctives. Autrement, le vérificateur peut avoir à compiler l'information de façon indépendante.

44.     Une vérification des fonctions générales et de soutien, avec extrants difficiles à mesurer, devrait comprendre un examen des efforts consacrés à réduire les coûts opérationnels et à améliorer l'efficience.

45.     Dans l'évaluation des efforts visant à réduire les coûts et à améliorer l'efficience, le vérificateur doit d'abord se faire une opinion sur le genre d'améliorations possibles et raisonnables de l'efficience dans chaque situation donnée, en tenant compte des plus récents progrès en informatique, en télécommunications ou autres technologies pertinentes et en techniques de gestion, ainsi que de toute contrainte présente. Le vérificateur devra alors déterminer si l'on a déployé des efforts suffisants et appropriés pour améliorer l'efficience et confirmer les améliorations obtenues.

Phase du rapport

46.     Données justificatives quantifiées. Les observations du vérificateur devraient, le cas échéant, reposer sur des données quantifiées afin de démontrer l'importance des constatations particulières sur l'efficience. Ainsi, l'ampleur d'un problème pourrait s'exprimer en fréquence de cas, en probabilité de risque, en nombre de clients touchés et en nombre d'employés (équivalents temps plein) ou de dollars budgétés en cause.

47.     Les occasions inexploitées et les avantages possibles peuvent être estimés en dollars ou en équivalents plein temps, en pourcentage des coûts de fonctionnement ou d'augmentation de productivité. Parfois, les indices de service (temps d'attente, clients servis, pourcentage d'erreurs) constituent les données les plus pertinentes à présenter.

48.     Présenter les constatations d'efficience dans leur contexte. Le rapport de vérification traitant de questions d'efficience devrait indiquer que l'on a bien saisi tous les facteurs connexes, y compris les perspectives des gestionnaires de programme et les contraintes de leur travail. L'efficience ne représente habituellement qu'un aspect d'une VOR. Un chef de projet traitant de questions d'efficience doit discuter des constatations avec les autres chefs de projet de la vérification, afin de s'assurer de choisir une stratégie appropriée pour le rapport.

49.     Il peut arriver que des constatations ayant trait à un critère de vérification donné influent sur la conclusion générale plus que les constatations liées à d'autres critères. Par conséquent, les décisions sur la conclusion générale, les constatations à communiquer et la stratégie de communication de l'information doivent être prises avec le souci de l'importance relative des critères d'efficience utilisés pour la vérification donnée.

50.     Contenu du rapport. Le contenu du rapport dépendra de toute évidence de l'étendue de la vérification et de la nature des constatations de chaque vérification. Un rapport sur l'efficience devrait normalement contenir, s'il y a lieu :

• une évaluation du niveau actuel d'efficience;
• une brève description des causes d'inefficience;
• une indication de ce que l'on peut faire (à un coût raisonnable) pour corriger les contrôles, les procédés opérationnels ou les autres facteurs qui contribuent à l'inefficience;
• une évaluation des efforts déployés en vue d'explorer et d'exploiter les possibilités de réduire les coûts et d'améliorer l'efficience, ainsi que des avantages obtenus.