Mise au point de mesures de la performance pour les stratégies de développement durable

C'est parti

Le point de départ est la stratégie de développement durable du ministère. On présente, dans le Guide de l’écogouvernement, le processus d’élaboration de stratégies de développement durable, assorties d’objectifs et de mesures stratégiques.

Si on a suivi le Guide, la stratégie du ministère reflétera les aspects de sa mission concernant le développement durable, les préoccupations des parties intéressées, l’information sur les grands problèmes qu’affronte le ministère et les principales occasions de gérer ses programmes de façon durable. La stratégie devrait définir les objectifs du développement durable auxqueles le ministère doit se conformer.

Le cahier est conçu pour aider les unités de travail des ministères à élaborer des objectifs et des mesures qui contribuent à l’atteinte des objectifs stratégiques ministériels en matière de développement durable. Le principe d’« harmonisation » - selon lequel il doit y avoir des liens directs entre les objectifs stratégiques du ministère et les objectifs, les plans d’action et les mesures de chacune de ses unités de travail - constitue la base de la démarche adoptée.

Il n’existe pas de modèle ou de processus unique d’élaboration des objectifs et des mesures de la performance. Il n’y a pas non plus de processus qui garantira l’obtention de bons résultats. Nous avons tenté de faire la synthèse des leçons tirées de l’examen des publications de même que des idées obtenues à la faveur de nos entrevues et de notre collaboration avec les praticiens du domaine sur l’application de la mesure de la performance à la gestion des problèmes d’environnement et de développement durable.

Organisation du cahier

Le présent cahier se subdivise en deux grandes parties :

• La partie 1 présente un cadre de performance qui permet d'expliquer l’établissement des objectifs et les mesures de la performance du programme à l’appui des objectifs stratégiques. On commence par y expliquer la grille de performance. Cinq étapes aident l’utilisateur de la grille à reconnaître les principaux enjeux et les objectifs.

• La partie 2, qui comprend quatre étapes, vise à aider l’utilisateur à élaborer des mesures justes de la performance qui correspondent à ses objectifs de même qu’aux exigences en matière de responsabilisation et de ressources pour leur mise en œuvre.

On a révisé et amélioré chacune des étapes, grâce à une série de cinq ateliers interministériels d’une durée d’une demi-journée. Les participants venaient d’un échantillon nombreux et représentatif de ministères et d’organismes fédéraux. On leur a demandé de tester la validité de chaque étape, entre les ateliers, dans le contexte du travail déjà entrepris dans leur ministère sur le développement durable.

À chaque étape, de petits tableaux sommaires accompagnent une liste de questions de contrôle.

Partie 1

Appliquer un cadre de performance

La grille de performance structure la planification de la performance et élucide les rapports entre les activités, les extrants et les résultats. Une bonne grille de performance répond aux questions suivantes sur les objectifs précisés dans le plan stratégique du ministère.

Les étapes 1 à 5 permettent de répondre aux questions POURQUOI?, QUI?, QUELS? résultats et COMMENT? d’une initiative de programme.

Établir les objectifs du programme qui contribuent aux objectifs stratégiques

PREMIÈRE ÉTAPE : Confirmer le rôle du programme

POURQUOI le programme a-t-il rapport avec l’objectif stratégique?

Justification de l’étape : En définissant le rôle que le programme est destiné à jouer relativement aux objectifs stratégiques, on fournit une base à l’établissement des objectifs du programme et des mesures de la performance.

Tableau 1 : Corréler les activités et les résultats des programmes aux objectifs stratégiques

ÉTAPE 2 : Déterminer les activités et extrants clés du programme

Justification de l'étape : Cette étape est essentielle pour faire en sorte que les gestionnaires de programme et le personnel concentrent leur attention sur les questions clés qui contribuent à la réalisation de la stratégie de développement durable du ministère.

Avez-vous déterminé l'importance (par exemple, grande, moyenne ou petite) de la contribution des activités et extrants clés du programme aux objectifs stratégiques du ministère?

ÉTAPE 3 : Identifier les intervenants et recenser les enjeux du programme

QUI vos activités ou extrants touchent-ils?

Justification de l’étape : Afin de formuler un ensemble d’objectifs pour le développement durable, il importe de déterminer qui est censé bénéficier des activités et des extrants, en subir l’influence ou en être la cible, qui sont les principaux groupes touchés et comment ils le sont.

Tableau 3 : Recensement des enjeux clés du développement durable et des intervenants

ÉTAPE 4 : Déterminer ce que le programme cherche à accomplir

QUE voulez-vous réaliser?

Justification de l'étape : On devrait définir les résultats recherchés en fonction de conséquences qui, ensuite, sont examinés afin de déterminer les objectifs, les jalons et les mesures convenables.

	Relativement aux effets « indésirables » du programme et aux intervenants touchés négativement (tableau 3) : Avez-vous déterminé une conséquence souhaitable à long terme du développement durable pour chacun de ces extrants et activités du programme?
	Consigner l’effet ou les effets positifs qu’il faut obtenir.
	Avez-vous établi les conséquences à court terme dont on peut s’attendre qu’elles mèneront aux issues à long terme?
	Expliquer QUI a besoin de prendre QUEL(S) moyen(s) [QUOI?] pour obtenir les effets recherchés.

Tableau 4 : Définition des résultats

Alors que la présente étape porte sur l’établissement des objectifs pour corriger les conséquences indésirables que l’on a cernées, on peut aussi renforcer ou améliorer des effets positifs.

ÉTAPE 5 : Déterminer les réponses et définir les exigences en matière de performance

COMMENT allez-vous atteindre vos objectifs?

Justification de l'étape : Il faut définir les objectifs de performance en termes opérationnels, afin de les gérer de façon efficace.

	Avez-vous défini les exigences nécessaires en matière de performance pour atteindre les résultats recherchés du développement durable?
	De quel niveau de conformité, de participation, de réduction, de modification des comportements, etc., a-t-on besoin, et par qui, pour atteindre le résultat? Quel est le délai imparti?.

Partie 2

Établir les mesures de la performance

Les quatre prochaines étapes visent à aider l’utilisateur à établir des mesures justes de la performance, de même que les responsabilités et les besoins en ressources pour la mise en oeuvre.

ÉTAPE 6 : Déterminer les mesures potentielles de la performance

Justification de l’étape : Il faut mesurer la performance pour comprendre l’écart qui existe entre le degré réel de réussite et celui que l’on recherche et savoir quand des mesures correctives peuvent être indiquées. On comparera généralement les résultats de la mesure de la performance aux attentes exprimées par un objectif de performance (lequel pourrait être fondé sur une meilleure pratique de référence, une norme technique ou quelque progrès énoncé à l’égard d’une valeur de base). Les mesures de la performance devraient donc correspondre à des objectifs de performance et indiquer dans quelle mesure l’organisation répond aux attentes concernant la performance. Les mesures de la performance constituent une importante source de rétroaction pour une gestion efficace.

Avez-vous établi une liste de mesures de la performance qui correspondent à vos objectifs de performance?

L’ensemble de mesures devrait répondre à chaque aspect de la grille de performance Rappelant le cadre de performance esquissée ci-dessus, certaines mesures de la performance refléteront la qualité de la gestion du programme (ce qui répond à la question COMMENT?). Ces mesures peuvent se concentrer sur les dangers pour l’environnement et la gestion du risque, l’intensité de la ressource, la conformité ou le respect d’aspects pertinents des modes opératoires normalisés et des politiques (par exemple, d’acquisition). D’autres mesures refléteront la nature des réalisations (ce qui répond à la question QUOI? ) et l'identité des bénéficiaires (ce qui répond à la question POUR QUI?). Ces mesures insisteront généralement sur les effets intermédiaires des extrants et des activités du programme. Dans ce domaine, la mesure peut comporter l’observation de comportements (par exemple, la mise en oeuvre d’un système de gestion de l’environnement, l’intensification des comportements " 3 R ") ; l’analyse du contenu (par exemple, modifications aux règlements, aux politiques ou aux marches à suivre) ; ou la rétroaction (par exemple, réponse obtenue au moyen de sondages). Enfin, certaines mesures permettront de juger de l’atteinte des objectifs à long terme, qui ont servi à justifier le financement du programme (c’est-à-dire POURQUOI?). Ces mesures comportent la surveillance de phénomènes à long terme qui surviennent dans la société, l’environnement et l’économie et que l’on peut, plausiblement, imputer aux initiatives du programme, à ses extrants ou à ses effets intermédiaires. Ces mesures servent de baromètre ultime de la réussite du programme.

ÉTAPE 7 : Établir des moyens d’information et un point zéro pour chaque mesure

Justification de l'étape : Savoir quelle information est actuellement accessible à l’organisation, de même que connaître les capacités de cette dernière de la recueillir et de l'analyser, voilà une première étape importante dans le choix des mesures de la performance.

L’établissement d’une valeur de base pour chaque mesure éclairera les capacités et les carences de l’organisation en matière d’information. Ces valeurs de base aideront à clarifier les conséquences de l’établissement des objectifs sur le degré d’effort et sur les ressources exigées, et elles faciliteront l’évaluation du progrès réalisable à partir d’une situation initiale. La valeur de base fournit le contexte qui aide à clarifier l’ampleur des défis et des réalisations sur le plan de la performance.

Avez-vous établi (ou pouvez-vous établir facilement) la valeur initiale ou la valeur de base de chaque mesure?

Tableau 7 : Établissement de la valeur de base des mesures

ÉTAPE 8 : Évaluer le caractère approprié des mesures de la performance

Justification de l'étape : Une fois dressée la liste des mesures prometteuses de la performance, on choisit un ensemble de mesures qui conviennent au suivi de l’atteinte des objectifs fixés du développement durable. Dans ce choix, il faut prendre en considération des critères de CONTENU et de QUALITÉ. Une présélection aide aussi à éviter les répétitions ou les lacunes coûteuses dans les mesures.

Le développement durable a été défini comme suit : « développement qui permet de répondre aux besoins du présent sans compromettre la possibilité pour les générations futures de satisfaire les leurs ». D’après cette définition, les objectifs du développement durable et les mesures de la performance devraient satisfaire à deux grands critères de contenu :

1. les répercussions actuelles des programmes sur le bien-être de l’être humain et des écosystèmes, y compris les effets positifs, négatifs et les effets imprévus éventuels;
2. les répercussions connues ou assez probables des programmes sur le bien-être de l’être humain et des écosystèmes, dans l’avenir.

Le tableau 8 devrait aider les utilisateurs à évaluer les mesures prometteuses de la performance qu'ils auront dégagées. Chaque mesure de la performance devrait satisfaire à au moins un des critères de contenu susmentionnés. Cependant, il est peu probable qu’une seule mesure satisfera à tous ces critères.

Avez-vous opéré une présélection dans votre ensemble de mesures pour évaluer si l’ensemble satisfait aux " critères de contenu " du développement durable?

Tableau 8 : Grille de présélection d’après le critère de contenu

Si deux mesures de la performance satisfont au même critère, il faudra les analyser afin d’en éliminer une. L’objectif doit consister à choisir les quelques mesures vitales qui permettront d'alléger au maximum le fardeau de la mesure à chaque niveau de l’organisation et de fournir la meilleure information aux décideurs sur les occasions d’améliorer les performances.

On s’accorde dans une forte proportion sur les caractères d’une bonne mesure de la performance. Le chapitre 22 du Rapport de décembre 1997 du vérificateur général résume les caractéristiques d’une bonne mesure de la performance dans le tableau ci-dessous et il arrive à la conclusion que les bonnes mesures de la performance sont significatives, fiables et pratiques.

Pièce 1 : Critères de qualité des mesures de la performance

Le tableau 9 ci-dessous vise à aider l’utilisateur à évaluer la qualité des mesures de la performance choisies pour la stratégie afin de déterminer leur valeur globale pour la prise de décisions.

Avez-vous « présélectionné » vos mesures en fonction de critères, pour retenir de bonnes mesures de la performance?

Tableau 9 : Outil de présélection axé sur les critères de qualité

Les mesures de la performance en matière de développement durable doivent correspondre à des objectifs de gestion. Beaucoup de mesures de la performance élaborées au niveau du programme à l’appui des stratégies de développement durable seront donc propres à chaque organisation. Dans le cas de questions stratégiques « communes », auxquelles répondent les paramètres de gestion des opérations communes et des programmes que les ministères doivent affronter, il se peut que ces derniers se donnent des objectifs et des mesures de la performance semblables en matière de développement durable. La coordination des objectifs et des mesures peut alors faciliter une gestion améliorée des problèmes, la diffusion des rapports et la supervision, par le gouvernement, des progrès vers le développement durable.

Sommaire

Vous avez :

1. consigné les objectifs du programme pour atteindre le développement durable (tableau 4);
2. consigné les activités, les extrants ou d'autres réponses du programme, nécessaires pour atteindre les objectifs (tableau 5);
3. consigné les exigences relativement aux activités, aux extrants et aux autres réponses du programme nécessaires pour atteindre les résultats recherchés (tableau 5);
4. établi la ou les mesures de la performance pour suivre le progrès vers l’atteinte des exigences (tableau 6).

ÉTAPE 9 : Établir la responsabilisation et les ressources de la mise en oeuvre

Justification de l'étape : Un système de responsabilisation officialise les rapports entre les résultats, les extrants, les activités et les ressources. Il permet aux gens de voir dans quelle mesure leur travail contribue à la réussite de l’organisation et clarifie les attentes à l’égard de la performance.

Avez-vous établi de qui relevait la mise en oeuvre?

Tableau 10 : Établissement de la responsabilité de la mise en oeuvre

Pour chaque objectif, avez-vous estimé les ressources nécessaires pour bien l’atteindre?

Tableau 11 : Définition des besoins en ressources pour la mise en oeuvre

CONCLUSION

Un ensemble de mesures de la performance doit étayer une explication plus détaillée des résultats qui constituent la performance — raconter comment la performance a été réalisée — pour les gestionnaires et décideurs ainsi que pour les intervenants du ministère et de l’extérieur. L’information sur la performance doit expliquer comment les ressources engagées dans des initiatives précises pour atteindre des objectifs du développement durable ont permis d’atteindre ou non les résultats énoncés. On aura probablement besoin d'un ensemble de mesures de la performance pour bâtir un synopsis cohérent de la performance autour des questions Pourquoi?, Qui?, Quoi? et Comment?

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