Description des attentes — Le processus d’audit de performance — Guide à l’intention des entités auditées

Un audit de performance comprend trois étapes :

• la planification;
• l’examen;
• le rapport.

Étape de la planification

À l’étape de la planification, l’équipe d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) acquiert une connaissance appropriée de l’entité auditée, des activités ou des programmes devant faire l’objet de l’audit ainsi que des problèmes auxquels l’entité fait face. À cette étape, l’équipe d’audit procède à des demandes d’information pour acquérir une bonne compréhension du sujet audité. De fait, les normes d’audit imposent des demandes spécifiques d’information. En se fondant sur cette connaissance, l’équipe d’audit élabore une stratégie d’audit, qui comprend un sommaire du plan d’audit et des programmes d’audit.

L’équipe cerne ses besoins initiaux en matière d’information et précise les secteurs au sein de l’entité ainsi que les lieux ou les sites où elle compte effectuer une recherche préliminaire des faits.

Avis envoyé à l’entité — Au début de l’audit, le BVG envoie à l’administrateur général de l’entité une lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat. Par cette lettre, le BVG avise officiellement l’administrateur général de son intention de réaliser un audit et lui demande de lui donner accès à l’information et aux employés de l’entité en temps opportun. L’entité devra confirmer, par écrit, sa compréhension du processus dans le cinq jours ouvrables suivant la réception de la lettre d’avis.

Multiples entités — Certaines questions d’audit portent sur plus d’un ministère ou organisme fédéral. Lorsqu’un audit de performance vise plus qu’un ministère ou organisme, le BVG :

• envoie des lettres d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat à toutes les entités visées par l’audit;
• informe chacune des entités des modalités administratives qu’elles doivent suivre lors de leurs rencontres ou de leurs communications avec le BVG.

Étape de l’examen

L’équipe d’audit recueille les éléments probants pour étayer ses constatations et exprime une conclusion en fonction de l’objectif de l’audit. Par conséquent, pendant l’audit, l’entité doit s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’audit lui demande des documents et souhaite mener des entrevues dans le but de recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir appliquer les critères d’évaluation. Dès le début de cette étape, l’équipe fait part de son intention d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de l’entité ou pour le compte de celui-ci.

Étape du rapport

L’équipe d’audit présente officiellement, par écrit, les constatations par rapport aux critères utilisés, les conclusions par rapport aux objectifs de l’audit ainsi que les recommandations. Elle rédige ainsi deux ébauches clés du rapport d’audit que l’entité auditée est invitée à commenter :

• l’ébauche du directeur principal (PX);
• l’ébauche de transmission du sous-ministre (SM).

Avant la publication du rapport définitif, le BVG donne aux entités la possibilité d’examiner les ébauches et de faire des commentaires pour valider les faits et fournir des réponses aux recommandations, lesquelles seront intégrées au rapport d’audit.

Étape de la planification

Au cours de cette étape, l’entité auditée :

• organise des réunions au moment opportun, entre la haute direction et d’autres employés de l’entité et le personnel du BVG, afin de discuter du sujet de l’audit;
• fournit à l’équipe d’audit l’information dont celle-ci a besoin pour comprendre les secteurs qui seront audités, de même que des renseignements sur les chaînes de responsabilité, les sources de critères, les risques, les préoccupations de la direction ainsi que les évaluations, les études et les audits internes connexes qui ont été publiés antérieurement;
• facilite les visites dans les locaux de l’entité ou sur les lieux où sont menés les projets.

Après avoir reçu la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat, l’administrateur général de l’entité est prié de reconnaître par écrit que l’entité respectera la confidentialité des documents contrôlés du BVG qui lui seront remis au cours de l’audit. Cette lettre confirme que l’entité accédera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont l’entité a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat ou par d’autres privilèges.

Les responsables au sein de l’entité désignent un représentant qui agira comme agent de liaison auprès du BVG. Cette personne :

• coordonne la circulation de l’information entre les représentants de l’entité responsables de l’objet considérés par l’audit et l’équipe d’audit pour faire progresser le processus d’audit et réduire au minimum les problèmes de communication ou l’égarement de documents;
• informe l’équipe d’audit de la langue de communication préférée, en particulier pour les documents d’audit qui seront remis à l’entité;
• informe l’équipe d’audit des préférences linguistiques de l’entité à l’égard de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche du sous-ministre (SM);
• fournit la liste des personnes qui devront bénéficier d’un accès électronique aux documents contrôlés du BVG.

L’entité doit aussi informer tous ses employés quant à l’objet, à la nature et au calendrier de l’audit.

À la fin de l’étape de la planification, l’entité doit également revoir le sommaire du plan d’audit et reconnaître sa responsabilité à l’égard de l’objet considérés dans le cadre de l’audit et les termes et conditions de la mission, notamment le caractère approprié des critères comme fondement pour évaluer si l’objectif de l’audit a été atteint.

Étape de l’examen

Les responsables de l’entité revoient et approuvent les comptes rendus de réunions et d’entrevues préparés par le BVG si ce dernier indique qu’il a l’intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de l’audit. Cette approbation doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande.

Étape du rapport

L’entité doit examiner les ébauches des rapports, valider les faits et répondre aux recommandations formulées, le cas échéant. L’entité doit aussi confirmer qu’elle a fourni au BVG toute l’information qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit.

Étape de la planification

L’équipe d’audit et les représentants de l’entité examinent le calendrier et les étapes clés de l’audit en vue de déterminer si des modifications doivent y être apportées. Le cas échéant, les parties discutent de la meilleure façon d’ajuster les dates d’échéance, de manière à ce que le BVG puisse produire des rapports de qualité tout en respectant son calendrier de production.

L’équipe d’audit s’entend avec les représentants de l’entité sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de l’audit aux cadres supérieurs de l’entité et, sur demande, au comité ministériel d’audit.

Rencontre d’introduction — L’équipe d’audit tient une réunion d’introduction avec les représentants de l’entité, y compris l’administrateur général si nécessaire :

• pour lancer les travaux d’audit au sein de l’entité;
• pour discuter de l’audit prévu afin d’acquérir une meilleure compréhension des secteurs à auditer.

Avant la tenue de la réunion, l’équipe d’audit communique à l’entité auditée les principaux sujets de discussion. Les responsables au sein de l’entité veillent à ce que les représentants concernés de l’entité assistent à cette réunion.

Réunions d’audit et séances d’information — Le niveau hiérarchique des représentants de l’entité qui participent aux réunions d’audit et aux séances d’information dépend de facteurs tels que les sujets de discussion et la disponibilité des personnes.

Afin d’encourager une communication continue, l’agent de liaison de l’entité ou les agents de liaison des entités devraient avoir l’autorisation et la responsabilité :

• de tenir régulièrement des réunions au cours de l’audit;
• de veiller à ce que les personnes concernées y assistent;
• d’aider à résoudre tout problème ou obstacle lié à l’audit.

Le BVG donne à l’entité la possibilité de discuter du plan d’audit proposé.

Étape de l’examen

Les représentants de l’entité discutent des questions d’audit avec l’équipe d’audit et signalent tous les changements en cours. Ils sont préparés à répondre aux questions sur les sujets principaux qui ont fait l’objet de discussions avec l’équipe au cours des réunions.

L’équipe d’audit informe périodiquement les représentants et la haute direction de l’entité de ses constatations tout au long de cette étape et veille à obtenir les vues de l’administrateur général.

Les représentants de l’entité participent aux séances d’information afin :

• de comprendre la nature et les conséquences des constatations;
• de comprendre les recommandations proposées;
• de poser des questions au BVG au sujet de l’audit.

Étape du rapport

Le responsable de mission du BVG propose normalement de consulter les cadres supérieurs de l’entité à des moments décisionnels clés durant l’audit.

Avant la fin de l’étape de l’examen, le BVG s’entend avec les représentants de l’entité auditée sur la façon dont il leur communiquera les résultats. On s’attend à ce que les cadres supérieurs concernés de l’entité participent à ces séances d’information.

L’équipe d’audit propose aux cadres supérieurs de l’entité de tenir des séances d’information afin de solliciter leurs points de vue sur la validité et l’exhaustivité des éléments probants, des constatations, des conclusions et des recommandations de l’audit, y compris les mesures correctives à prendre. Le BVG déploie tous les efforts possibles pour régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

À la fin de l’étape de la planification, le BVG fournit aux entités un sommaire du plan d’audit, qui contient les éléments suivants :

• l’objectif ou les objectifs de l’audit;
• l’étendue et la méthode de l’audit;
• les critères de l’audit et leurs sources;
• les responsabilités de l’entité et celles du BVG;
• l’intention de l’équipe d’audit, le cas échéant, d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de l’entité;
• le calendrier de la mission et l’équipe d’audit.

Objectifs, étendue, méthode et critères

L’équipe du BVG rencontre les représentants de l’entité pour discuter de l’objectif ou des objectifs, de l’étendue, de la méthode et des critères de l’audit qui sont présentés dans le sommaire du plan d‘audit. Le BVG fournit à l’agent de liaison avec le BVG, au sein de l’entité, et aux destinataires identifiés un accès électronique à une version contrôlée du sommaire du plan d’audit.

Après l’envoi du sommaire du plan d‘audit à l’entité auditée, le BVG demande à l’administrateur général de l’entité de reconnaître par écrit, dans les délais établis, ce qui suit :

• la responsabilité de la direction de l’entité par rapport à l’objet considéré par l’audit;
• le caractère approprié des critères d’audit qui serviront à l’évaluation de l’entité.

Multiples entités

Le BVG demande à chaque entité auditée de reconnaître officiellement sa responsabilité à l’égard des secteurs visés par l’audit.

Changements importants

L’équipe informe l’entité auditée, par écrit, de tous les changements importants apportés au sommaire du plan d’audit et transmet à l’entité un sommaire du plan d’audit révisé, s’il y a lieu.

Si les changements apportés modifient la position de l’entité au sujet de la reconnaissance de la responsabilité de la direction à l’égard du secteur visé par l’audit ou du caractère approprié des critères, les représentants de l’entité doivent en informer le BVG.

Différends non réglés

Le BVG fait part, en fournissant des explications appropriées dans le rapport d’audit, de tout différend non réglé, le cas échéant, au sujet des critères ou de la reconnaissance de la responsabilité de la direction de l’entité relativement au programme ou au secteur faisant l’objet de l’audit.

L’équipe d’audit demande à l’entité de lui faire parvenir ses commentaires, par écrit, sur l’ébauche du directeur principal (PX). Les normes d’audit imposent aussi que l’équipe demande à l’entité auditée une confirmation écrite du fait qu’elle a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

L’équipe d’audit demande également à l’entité ses réponses provisoires aux recommandations (modifiées, s’il y a lieu, pour tenir compte des discussions qui ont eu lieu).

L’équipe d’audit donne un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport :

• aux destinataires identifiés;
• à l’agent de liaison de l’entité auprès du BVG (qui doit coordonner les commentaires formulés par les parties responsables des secteurs audités).

Multiples entités

Avec l’accord de toutes les entités auditées, l’ébauche du directeur principal (PX) complète est fournie à toutes les entités auditées. Ainsi, toutes les entités peuvent comprendre le contexte de l’audit et voir les constatations et les conclusions dans leur ensemble. Autrement, les entités auditées ne reçoivent que les parties de l’ébauche du PX qui les touchent. Seules les entités mentionnées directement dans une recommandation sont tenues d’y répondre.

Discussions au sujet de l’ébauche du rapport

L’équipe d’audit peut devoir rencontrer les représentants de l’entité afin de discuter de leurs commentaires. Les dates de ces réunions doivent être choisies de façon à respecter le calendrier de production des rapports du BVG.

Au besoin, le responsable de mission du BVG rencontre l’administrateur général ou d’autres cadres supérieurs de l’entité (habituellement au niveau du sous-ministre adjoint, s’il y a lieu) pour discuter de l’ébauche du rapport, notamment du caractère approprié des recommandations proposées et des réponses possibles à ces recommandations.

Attentes à l’égard des entités

Les responsables de chaque entité auditée doivent :

• examiner l’ébauche du rapport;
• faire connaître la position de l’entité sur l’exactitude du texte;
• signaler tous les faits sur lesquels il y a divergence (et fournir tous les éléments probants à l’appui);
• informer l’équipe d’audit de tous les changements survenus;
• fournir une confirmation écrite du fait qu’elle a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet);
• fournir par écrit leurs réponses aux recommandations.

Mise à jour du rapport

Après un examen approfondi, l’équipe révise l’ébauche du PX, au besoin, en tenant compte des discussions tenues et des commentaires reçus :

• de chaque entité auditée;
• des tierces parties concernées (à savoir des entités fédérales – ministères, organismes, sociétés d’État – qui ne sont pas visées par l’audit, mais qui sont mentionnées directement ou indirectement dans le rapport).

Si nécessaire, l’administrateur général ou la personne qu’il désigne rencontre le responsable de mission pour tenter de régler les questions en suspens soit en trouvant une entente, soit en établissant une compréhension mutuelle claire des points de divergence pour lesquels aucune entente n’a pu être établie.

Sections surlignées

Certaines sections de l’ébauche sont surlignées pour indiquer le texte qui sera reproduit ou utilisé dans le matériel de communication des rapports du BVG.

Le BVG s’efforce d’obtenir des représentants de l’entité la validation des faits afin de garantir l’exactitude, la pertinence et l’exhaustivité des éléments probants à mesure qu’ils sont recueillis.

Plusieurs réunions avec les représentants de l’entité peuvent s’avérer nécessaires pour obtenir un accord sur les faits recueillis au cours de l’étape de l’examen et des travaux sur le terrain.

Lors de la validation des faits, la direction de l’entité (notamment ses cadres supérieurs) doit examiner tous les faits énoncés et apporter les corrections nécessaires, éléments probants à l’appui, si elle constate :

• des erreurs factuelles;
• des omissions;
• des changements contextuels;
• de nouvelles informations.

Les responsables de l’entité doivent examiner l’ébauche du PX et faire connaître leur position sur tous les faits sur lesquels il y a divergences de vues, en fournissant tous les éléments probants qu’elle possède.

L’équipe d’audit prépare l’ébauche de transmission du sous-ministre (SM). Cette ébauche :

• reflète la prise en compte par l’équipe des discussions qui ont eu lieu entre l’équipe et l’entité depuis la fin de l’étape de la production de l’ébauche du PX;
• renferme les recommandations définitives d’audit et les réponses provisoires de l’entité.

Un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport est donné aux destinataires identifiés et à l’agent de liaison de l’entité avec le BVG.

L’ébauche du SM est soumise dans une seule langue officielle ou dans les deux langues officielles (selon l’entente conclue avec l’entité auditée à l’étape de la planification).

Attentes à l’égard des administrateurs généraux

L’administrateur général doit :

• confirmer que les constatations reposent sur des faits;
• confirmer que les réponses aux recommandations communiquées sont définitives;
• préciser quels sont les points de divergence et leurs raisons.

Multiples entités

Après la confirmation et la validation des faits exposés dans l’ébauche du PX, le BVG envoie habituellement à toutes les entités auditées une copie intégrale de l’ébauche de transmission du sous-ministre (SM). Cette ébauche contient les réponses provisoires des entités aux recommandations. Les entités doivent :

• communiquer leurs commentaires définitifs;
• confirmer que leurs réponses aux recommandations sont définitives.

Traduction du rapport

Si l’entité a demandé de recevoir l’ébauche du SM dans une seule langue officielle, la traduction du rapport définitif lui sera fournie une semaine avant le dépôt du rapport à la Chambre des communes.

Si l’entité a demandé de recevoir l’ébauche du SM dans les deux langues officielles et que la version traduite lui est remise après la version originale, la version traduite lui sera remise dans les délais prévus. L’entité n’a pas à nous faire parvenir d’autres commentaires ni à approuver la traduction, car les ébauches en anglais et en français sont relues et mises en page avant le dépôt du rapport à la Chambre des communes.

Différends non réglés

Le cas échéant, le BVG fait part dans le rapport d’audit, en fournissant des explications appropriées, de tout différend non réglé au sujet de la validité des faits ou de tout problème relatif à sa tentative d’obtenir, de la part de l’entité, une confirmation écrite du fait que cette dernière a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).