Description des attentes — Le processus d’audit de performance — Guide à l’intention des entités auditées

Les rapports d’audit de performance comprennent souvent des recommandations qui indiquent aux entités auditées des améliorations à apporter afin de corriger les lacunes les plus graves signalées dans le rapport. Ces recommandations traitent des secteurs où le risque pour l’entité est important si les lacunes ne sont pas comblées.

Les recommandations formulées doivent :

• être entièrement étayées par les constatations et les conclusions, et découler de celles-ci;
• viser à supprimer les causes sous-jacentes des lacunes;
• s’adresser expressément aux entités chargées d’y donner suite.

Pendant l’étape de l’examen d’un audit de performance, l’équipe d’audit offre périodiquement aux représentants de l’entité (et à la haute direction au besoin) des séances d’information sur les constatations qui se dégagent de l’audit.

L’équipe encourage également les discussions à propos des recommandations proposées, au fur et à mesure qu’elles sont formulées, et sollicite les vues des représentants de l’entité sur les mesures correctives nécessaires.

À la fin de l’étape de l’examen, l’équipe d’audit sollicite les vues des représentants de l’entité afin d’élaborer des recommandations clairement formulées et axées sur l’application de mesures concrètes.

Cela donne à l’entité auditée suffisamment de temps pour préparer des réponses et élaborer un plan d’action. L’équipe demande à l’administrateur général ou aux cadres supérieurs de lui faire part de leurs points de vue afin de s’assurer que les recommandations sont concrètes et réalistes.

L’ébauche du directeur principal (PX) remise à l’entité auditée renferme toutes les recommandations provisoires. Dans la lettre qui accompagne l’ébauche du PX, le responsable de mission du BVG offre à l’administrateur général ou à d’autres cadres supérieurs de l’entité (habituellement au niveau du sous-ministre adjoint) l’occasion de se rencontrer pour discuter des recommandations. La discussion devrait porter, entre autres, sur le caractère approprié et réaliste des recommandations provisoires et sur les réponses probables de l’entité à celles-ci.

Dans cette lettre, l’équipe demande à l’entité de lui communiquer, par écrit, une réponse officielle aux recommandations. La lettre indique également à l’entité le délai qui lui est accordé pour répondre aux recommandations.

L’ébauche suivante, à savoir l’ébauche de transmission du sous-ministre (SM), renferme le texte complet du rapport, y compris les recommandations de l’équipe d’audit et les réponses provisoires de l’entité auditée. L’équipe demande à l’administrateur général de confirmer, par écrit, que le rapport est fondé sur des faits et de fournir des commentaires sur les points de divergence, le cas échéant. L’équipe demande aussi à l’administrateur général de confirmer que les réponses données aux recommandations (dans les deux langues officielles) sont définitives.

Les réponses aux recommandations n’ont pas pour objet de contester les constatations de l’audit. L’équipe d’audit et l’entité auditée doivent tenter de régler tout différend. Si cela n’est pas possible, l’entité qui n’accepte pas une recommandation doit dans sa réponse expliquer les raisons de ce désaccord. La réponse qu’elle fournira sera intégrée au rapport.

Si, au moment de l’envoi de l’ébauche du SM, une question n’a pas été résolue, l’équipe doit la porter à l’attention du vérificateur général adjoint responsable ou de la commissaire à l’environnement et au développement durable. Si le délai prescrit n’est pas respecté, le rapport pourrait être publié sans les réponses de l’entité.

Il est probable que les parlementaires accueilleront plus favorablement des réponses claires et concises, présentant des mesures détaillées et des échéances précises.

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a établi certaines conditions à l’égard du contenu et de la publication des réponses des entités. Ainsi, il ne publie habituellement pas :

• de réponses vagues ou de commentaires généraux sur les rapports;
• de réponses de l’entité lorsqu’il n’y a pas de recommandation;
• de réponses de l’entité si le rapport est un suivi de travaux antérieurs et qu’aucune nouvelle recommandation n’est formulée.

Le BVG détermine si le libellé des réponses de l’entité est approprié et suffisant, et la réponse doit :

• indiquer clairement si l’entité souscrit ou non à la recommandation;
• contenir 200 mots au maximum;
• commencer toujours par « Recommandation acceptée » ou « Recommandation refusée »;
• jeter les bases d’un suivi éventuel, et contenir les délais et les mesures prévues par la haute direction de l’entité pour donner suite aux recommandations, et un cadre de responsabilité clair.

Les réponses définitives à l’ébauche du SM, dans les deux langues officielles, doivent être reçues avant la date d’échéance fixée par le BVG afin d’être publiées dans le rapport.

En publiant la réponse de l’entité auditée à une recommandation, le BVG donne au gouvernement la possibilité d’indiquer au Parlement si l’entité accepte la recommandation, et de décrire les mesures qu’elle compte prendre à cet égard ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

Le BVG se réserve le droit :

• de réviser les réponses;
• de refuser d’ajouter des éléments qui ne répondent pas à une recommandation;
• d’omettre des éléments qui reprennent des renseignements déjà mentionnés dans le rapport;
• de ne pas ajouter dans un rapport destiné à être publié des réponses, en tout ou en partie, qu’il croit être fausses ou trompeuses.

L’équipe d’audit informe l’entité de tout changement important apporté aux réponses définitives.