Observations de la vérificatrice générale sur les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2020-2021

Observations de la vérificatrice générale sur les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2020-2021

Observations de la vérificatrice générale sur les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2020-2021

Administration de la paye

63. Depuis que le gouvernement a centralisé les services de paye dans le cadre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye en 2016, nous devons, lors de notre audit des états financiers consolidés du gouvernement, effectuer des tests détaillés d’un échantillon d’opérations de paye d’employées et d’employés fédéraux en raison de faiblesses du contrôle interne dans le processus « RH-à-Paye ». Ce processus interconnecte les données des systèmes de ressources humaines (RH) au système de la paye.

64. Il importe que le personnel soit payé correctement et à temps. Par conséquent, nous nous attendons à ce que le gouvernement revienne à des processus de paye assortis de contrôles internes suffisants et appropriés. Cette attente demeure, peu importe si le gouvernement conserve le système de paye actuel pour certaines entités ou met en œuvre un nouveau système.

65. Dans le cadre de nos travaux d’audit, nous avons constaté que 47 % du personnel de notre échantillon avaient reçu une rémunération de base ou d’intérim erronée en 2020-2021, comparativement à 51 % pour l’exercice précédent. Nous avons aussi constaté que la paye de 41 % du personnel de notre échantillon devait encore faire l’objet de corrections au 31 mars 2021, soit une augmentation par rapport aux 31 % de l’exercice précédent (voir la pièce 5).

Pièce 5 — Pourcentage du personnel de notre échantillon ayant reçu une rémunération de base ou d’intérim erronée au cours de l’exercice et pourcentage du personnel de notre échantillon dont la paye devait encore faire l’objet de corrections à la fin de l’exercice

Graphique à barres montrant le pourcentage du personnel dont la paye était erronée et devait encore faire l’objet de corrections (de 2016-2017 à 2020-2021)

Source : D’après l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada d’un échantillon d’opérations de paye du personnel du gouvernement du Canada pour les cinq exercices clos le 31 mars de 2017 à 2021

Pièce 5 — version textuelle

Le graphique à barres montre le pourcentage du personnel de notre échantillon dont la rémunération de base ou d’intérim était erronée pour chaque exercice allant de 2016-2017 à 2020-2021 et le pourcentage du personnel qui attendait toujours que sa paye soit corrigée à la fin de chaque exercice. Le graphique montre que le pourcentage du personnel de notre échantillon dont la rémunération de base ou d’intérim était erronée a diminué, passant de 46 % en 2016-2017 à 40 % en 2017-2018. Ce pourcentage a ensuite augmenté à 46 % en 2018-2019, puis à 51 % en 2019-2020, pour redescendre à 47 % en 2020-2021. Le graphique montre aussi que le pourcentage du personnel de notre échantillon dont la paye devait encore faire l’objet de corrections à la fin de l’exercice est resté stable pour les trois exercices allant de 2016-2017 à 2018-2019, à savoir 38 % ou 39 %, puis qu’il a diminué à 31 % en 2019-2020, pour ensuite remonter à 41 % en 2020-2021.

66. Nous avons conclu que les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2020-2021 donnaient une image fidèle des charges salariales. Ce qui a contribué à la présentation fidèle est le fait que les paiements en trop et les paiements en moins versés au personnel ont continué à se compenser partiellement. De plus, le gouvernement a comptabilisé des redressements comptables de fin d’exercice pour améliorer l’exactitude de ses charges salariales. Toutefois, comme nous l’avons souligné dans des commentaires précédents, ces redressements n’ont pas corrigé les erreurs persistantes dans la paye des employées et des employés qui ont été rémunérés en trop ou pas assez.

67. Malgré la pandémie de COVID‑19, le Centre des services de paye de la fonction publique a continué de travailler à distance et de traiter les demandes d’intervention de paye en attente de traitement au cours de l’exercice. Toutefois, des milliers d’employées et d’employés sont encore touchés et attendent le règlement de leur demande d’intervention de paye (voir la pièce 6).

Pièce 6 — Nombre d’employées et d’employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique

Graphique linéaire indiquant le nombre d’employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente de traitement (de mars 2016 à juin 2021)

Source : D’après l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada

Pièce 6 — version textuelle

Le graphique linéaire illustre le nombre d’employés qui avaient des demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Le graphique montre que de mars 2016 à juin 2021, ce nombre est passé de 54 000 à 141 100.

En mars 2016, 54 000 employés avaient des demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. En mars 2017, ce nombre est passé à 144 600, puis a atteint 182 500 en mars 2018. Au cours des trois exercices suivants, ce nombre a diminué. Il était de 171 600 en mars 2019, de 156 400 en mars 2020 et de 132 700 en mars 2021. En juin 2021, ce nombre a recommencé à augmenter pour atteindre 141 100 employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique.

68. Depuis plusieurs années, nous faisons rapport sur le nombre total de demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Au 31 mars 2021, il y avait 254 500 demandes d’intervention de paye en attente de traitement, une amélioration importante par rapport aux 334 000 demandes qu’il y avait au 31 mars 2020. Toutefois, en juin 2021, soit 3 mois après la clôture de l’exercice du gouvernement, le nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement avait augmenté, pour atteindre 264 000 demandes (voir la pièce 7).

Pièce 7 — Nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique

Graphique linéaire indiquant le nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement (de mars 2016 à juin 2021)

Source : De mars 2016 à juin 2018 – d’après l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada; de juillet 2018 à juin 2021 – d’après les données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada

Pièce 7 — version textuelle

Le graphique linéaire illustre le nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Il montre que de mars 2016 à juin 2021, le nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement est passé de 149 500 à 264 000.

En mars 2016, il y avait 149 500 demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. En mars 2017, ce nombre est passé à 463 600, puis à 579 700 en mars 2018. Au cours des trois exercices suivants, ce nombre a diminué. Il était de 427 000 en mars 2019, de 334 000 en mars 2020 et de 254 500 en mars 2021. En juin 2021, ce nombre a augmenté et se situait à 264 000.

69. Nous avons analysé combien de temps il fallait avant que les demandes d’intervention de paye soient réglées. Nous avons constaté qu’au 31 mars 2021, 18 % des demandes d’intervention de paye (46 400 demandes) dataient de plus de 3 ans (voir la pièce 8). Il s’agit d’une hausse par rapport aux 12 % (40 200 demandes) de l’exercice précédent. Puisque les demandes les plus anciennes ne sont pas nécessairement résolues en premier, il faut parfois des années avant que la paye d’un membre du personnel soit entièrement corrigée. Par exemple, sur les 40 200 demandes qui dataient de plus de 3 ans l’an dernier, 46 % (18 300 demandes) n’avaient toujours pas été réglées au 31 mars 2021.

Pièce 8 — Pourcentage des demandes d’intervention de paye dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique, présenté selon le nombre d’années en attente de traitement

Graphique à barres illustrant le pourcentage des demandes d’intervention de paye présenté selon le nombre d’années en attente de traitement

Source : D’après l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada

Pièce 8 — version textuelle

Le graphique à barres illustre le pourcentage des demandes d’intervention de paye dans les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique présenté selon le nombre d’années en attente de traitement au 31 mars 2020 et au 31 mars 2021. Le pourcentage des demandes d’intervention de paye en attente de traitement depuis moins d’un an a augmenté, passant de 51 % le 31 mars 2020 à 53 % le 31 mars 2021. Le pourcentage des demandes d’intervention de paye en attente de traitement depuis un à deux ans a diminué, passant de 19 % le 31 mars 2020 à 16 % le 31 mars 2021. Le pourcentage des demandes d’intervention de paye en attente de traitement depuis deux à trois ans a diminué, passant de 18 % le 31 mars 2020 à 13 % le 31 mars 2021. Le pourcentage des demandes d’intervention de paye en attente de traitement depuis plus de trois ans a augmenté, passant de 12 % le 31 mars 2020 à 18 % le 31 mars 2021.

70. Selon le rythme actuel de traitement des demandes d’intervention de paye du Centre, nous estimons qu’il faudrait jusqu’en avril 2023 pour traiter les demandes en attente au mois de mars 2021. Le gouvernement s’attend à ce qu’il y ait toujours des demandes d’intervention de paye en attente de traitement dans le cadre normal des opérations de paye. Toutefois, nous encourageons le Centre à traiter les anciennes demandes et à prendre des mesures pour régler les demandes des employées et des employés dans des délais raisonnables afin qu’elles ne demeurent pas en attente pendant plusieurs années.

71. Dans notre commentaire de 2017-2018, nous avions fait état des faiblesses du contrôle interne dans le processus RH-à-Paye. De plus, au cours des derniers exercices, nous avons envoyé des lettres de recommandations qui soulignaient les faiblesses du contrôle interne à corriger par le gouvernement. Pour l’exercice considéré, nous avons effectué un suivi des contrôles généraux informatiques à l’égard de l’administration de la paye et avons noté que le gouvernement s’était amélioré dans certains domaines. Par exemple, pour le système de paye Phénix, des améliorations ont été apportées aux contrôles de gestion des droits d’accès et des changements.

72. Au cours de notre audit de 2020-2021, nous avons également amorcé des travaux d’audit liés à la conception des contrôles internes pour certaines applications de paye. Étant donné que le processus RH-à-Paye est très complexe et fait intervenir de nombreux systèmes, ces travaux se poursuivront dans le cadre de l’audit du prochain exercice. Il s’agit de travaux exploratoires qui pourraient nous ramener éventuellement à une stratégie d’appui sur les contrôles. Cependant, une telle stratégie pourrait ne pas être possible tant que des contrôles internes efficaces ne seront pas mis en œuvre dans le processus RH-à-Paye et que les questions liées à l’arriéré des demandes d’intervention de paye en attente de traitement et à la qualité des données ne seront pas réglées.

73. Comme nous l’avons souligné dans notre commentaire de l’année dernière, nous craignons toujours que le nouveau système de ressources humaines et de paye qui sera établi par le gouvernement reproduise les lacunes que nous avons relevées dans le processus RH-à-Paye existant et entraîne le versement d’une rémunération erronée à certains membres du personnel. L’initiative en cours Prochaine génération, qui vise à remplacer le système de ressources humaines et de paye du gouvernement, devrait consister en une vaste initiative pluriannuelle. Nous notons que le gouvernement a récemment commencé des projets pilotes dans le cadre de cette initiative et planifie de mettre à l’essai les nouveaux systèmes de paye dans les ministères sélectionnés.

74. Comme il est important que le nouveau système de ressources humaines et de paye verse une rémunération exacte au personnel en temps opportun, nous continuerons d’agir à titre d’auditeur pour faire état des progrès réalisés par le gouvernement en vue d’établir un système à long terme de gestion des ressources humaines et de la paye qui est durable et efficient.

Stocks et éléments d’actif groupés de la Défense nationale

75. Depuis 18 ans, nous exprimons des préoccupations quant au fait que la Défense nationale éprouve des difficultés à comptabiliser correctement les quantités et la valeur de ses stocks. Nous avons aussi fait rapport sur les éléments d’actif groupés de la Défense nationale, qui sont des immobilisations corporelles gérées comme des stocks. Au 31 mars 2021, les stocks de la Défense nationale étaient évalués à environ 5,2 milliards de dollars (soit environ 53 % de la valeur totale des stocks du gouvernement). Ses éléments d’actif groupés, qui se chiffraient à environ 3,2 milliards de dollars, étaient comptabilisés dans les immobilisations corporelles du gouvernement.

76. Au cours de l’exercice 2016-2017, la Défense nationale a présenté un plan d’action sur dix ans en matière de gestion des stocks au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes. Le plan décrit des mesures pour améliorer la comptabilisation, l’évaluation et la gestion des stocks du Ministère.

77. En mai 2021, la Défense nationale a indiqué que la plupart des initiatives du plan d’action avaient été réalisées. Malgré les difficultés opérationnelles éprouvées par le Ministère en raison de la pandémie, nous sommes toujours d’avis que les progrès accomplis sont encourageants. Une initiative clé, dont l’achèvement est prévu pour la fin de l’exercice 2026-2027, consiste à équiper le système de gestion des stocks du Ministère d’une capacité de lecture optique et de codage à barres moderne. À notre avis, il s’agit d’une initiative importante qui, une fois mise en œuvre, pourrait aider à renforcer la gestion des stocks et à améliorer l’exactitude de l’information sur les stocks et les éléments d’actif groupés.

78. Toutefois, nous avons encore relevé, lors de notre audit annuel, des écarts dans les quantités communiquées de stocks et d’éléments d’actif groupés. Nous avons observé que les stocks et les éléments d’actif groupés étaient sous-évalués d’une somme estimative de 176 millions de dollars à la date de clôture. Comme pour l’exercice précédent, nous avons constaté qu’environ le quart des éléments de notre échantillon comportait des erreurs dans au moins une des caractéristiques testées : quantités, valeurs ou classement. Il reste donc du travail à faire pour améliorer la comptabilisation des stocks et des éléments d’actif groupés dans les registres du Ministère.

79. Dans le cadre du plan d’action du Ministère, la direction a mis en place des processus pour corriger certaines faiblesses liées à la gestion et à la comptabilisation des stocks et des éléments d’actif groupés. Nous encourageons le Ministère à continuer de surveiller la mise en œuvre du plan et à peaufiner ses processus au sein des directions du matériel et des finances, en collaboration avec les Forces armées canadiennes, pour résoudre les causes profondes de ces types d’erreurs. Tant que ce ne sera pas fait et que les contrôles internes à l’égard de la gestion et de la comptabilisation des stocks ne seront pas renforcés, ces niveaux d’écart dans les données sous-jacentes persisteront. Comme nous l’avons signalé par le passé, la tenue de registres adéquats et de contrôles rigoureux à l’égard de ces actifs joue un rôle important dans la capacité du Ministère d’exécuter ses programmes de façon efficace et économique.

80. En plus de son initiative de lecture optique et de codage à barres, la Défense nationale planifie la mise à niveau future de son logiciel de planification des ressources d’entreprise. Ces deux projets joueront un rôle fondamental pour résoudre les problèmes d’exactitude des données sur les stocks.

81. Même si ces importantes modifications de logiciels ne seront mises en œuvre que dans plusieurs années, le fait de s’attaquer aux causes profondes des écarts et de renforcer les contrôles internes permettra de maximiser les avantages des investissements dans ces nouveaux systèmes.