Survol

1. Nous avons constaté que la surveillance, la reddition de comptes et la transparence à l’égard des dépenses des sénateurs n’étaient tout simplement pas adéquates. Nous avons cerné des améliorations possibles. Elles sont présentées dans le rapport.

2. Nous avons aussi constaté que les sénateurs n’avaient pas toujours pris en considération l’obligation de veiller à ce que les dépenses payées à même les fonds publics soient justifiées, raisonnables et appropriées. Nous avons relevé des domaines dans lesquels les sénateurs pourraient prendre des décisions qui seraient plus économiques pour les contribuables.

3. Nous ne présentons pas de rapports individuels sur 86 sénateurs et anciens sénateurs, mais pour les 30 autres qui ont fait l’objet de notre audit, nous avons constaté qu’ils avaient soit :

• engagé des dépenses que nous avons trouvées non conformes aux règles, aux politiques ou aux lignes directrices du Sénat applicables à ces dépenses;
• demandé le remboursement de dépenses qui n’étaient pas liées à des activités parlementaires (voir la pièce 1);
• engagé des dépenses qui étaient étayées par des éléments probants tellement minces ou contradictoires que nous n’avons pu exprimer une opinion d’audit.

4. Nous présentons un rapport individuel sur chacun de ces 30 sénateurs et anciens sénateurs dans les annexes A et B du présent rapport.

5. Nous recommandons au Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration de renvoyer immédiatement les neuf cas présentés à l’annexe A, pour enquête, à d’autres autorités telles que la Gendarmerie royale du Canada.

6. Nous recommandons également que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration examine les 21 cas présentés à l’annexe B pour déterminer si d’autres mesures s’imposent.

7. Les faiblesses et les problèmes relevés au cours de cet audit exhaustif des dépenses des sénateurs justifient une transformation de la manière dont se font les remboursements et dont les dépenses sont gérées, surveillées et contrôlées.

8. Il ne suffit pas d’ajouter de nouvelles règles ou de modifier celles qui sont en vigueur. Pour régler les problèmes que nous avons cernés, il faut améliorer la surveillance, la reddition de comptes et la transparence. Il faut aussi que les sénateurs tiennent davantage compte du coût que les décisions qu’ils prennent entraînent pour les contribuables.

9. Notre audit visait à déterminer si les dépenses et les autres opérations des sénateurs avaient été contrôlées de manière appropriée et effectuées dans l’exercice d’activités parlementaires, avec le souci du principe de l’utilisation judicieuse des fonds publics (voir la pièce 1).

10. Nous avons effectué un audit exhaustif, comme l’avait demandé le Sénat du Canada. À l’exception des salaires versés aux sénateurs, notre audit a porté sur toutes les dépenses engagées par 116 sénateurs ou anciens sénateurs entre le 1^er avril 2011 et le 31 mars 2013. Ces dépenses comprenaient les frais de déplacement et les autres frais engagés par les sénateurs au titre de leur participation à des activités de comités, d’associations et de groupes interparlementaires. Cet audit a exigé l’examen de plus de 80 000 éléments de dépense.

11. Nous avons évalué si les dépenses engagées par les sénateurs étaient conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices en vigueur au Sénat durant la période visée par l’audit. Nous avons cherché toutes les informations et données pouvant étayer les dépenses engagées par les sénateurs. Plus particulièrement, nous avons vérifié si les dépenses avaient été engagées dans l’exercice des activités parlementaires des sénateurs. Nous avons aussi examiné chaque opération pour déterminer si les sénateurs avaient tenu compte du coût qu’entraînaient leurs dépenses pour les contribuables. Enfin, nous avons examiné les pratiques de gestion des ressources financières et humaines de chaque sénateur afin de déterminer si ces pratiques instauraient un contrôle adéquat sur l’utilisation des fonds publics.

12. Lors de la planification de notre audit, nous avons consulté les rapports d’audit préparés par Deloitte LLP concernant les dépenses du sénateur Michael Duffy et de la sénatrice Pamela Wallin. Dans son rapport du 13 août 2013, le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le Comité de la régie interne) a accepté les évaluations faites par Deloitte dans le rapport d’audit sur les dépenses de la sénatrice Wallin. Le Comité de la régie interne a aussi reconnu que Deloitte avait appliqué équitablement les règles, les politiques et les lignes directrices du Sénat en ce qui concernait les demandes de remboursement en question.

13. Pour ce qui est de l’interprétation de la Politique régissant les déplacements des sénateurs, qui a été modifiée en 2012, Deloitte a déclaré ce qui suit dans les sections 3.7 et 4.3 de son rapport :

14. Bien que le Comité de la régie interne ait accepté l’approche suivie par Deloitte, nous avons observé que les sénateurs ne partageaient pas tous le même avis quant à l’effet de la Politique régissant les déplacements des sénateurs de juin 2012. Certains sénateurs avaient accepté l’interprétation de Deloitte, tandis que d’autres jugeaient que la Politique avait modifié les exigences auxquelles ils étaient assujettis.

15. Pour effectuer notre audit, nous nous sommes appuyés sur les principes primordiaux exprimés dans le Règlement administratif du Sénat, à savoir que :

16. À notre avis, ces principes primordiaux sont demeurés inchangés pendant la période visée par l’audit.

17. Nous avons aussi tenu compte du large éventail des travaux et des activités qu’effectuent les sénateurs. Nous avons consacré un temps considérable à bien comprendre les diverses façons employées par les sénateurs pour s’acquitter de leurs responsabilités et de leurs fonctions parlementaires. Nous avons tenu compte des points de vue et perspectives des sénateurs et anciens sénateurs, à la lumière des règles, des politiques et des lignes directrices du Sénat, et nous avons exercé notre jugement professionnel pour déterminer si leurs dépenses avaient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires. Nous avons été guidés dans notre travail par le principe fondamental qui dicte que les fonds publics ne devraient pas être utilisés pour payer des activités personnelles ou privées.

18. La section intitulée À propos de l’audit donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit, ainsi que le nom des 116 sénateurs dont nous avons audité les dépenses.

19. En juin 2012, nous avons présenté les résultats de notre audit de performance qui avait porté sur l’Administration du Sénat. Nous avions conclu que l’Administration du Sénat avait examiné et autorisé les opérations, mais que des améliorations s’imposaient au plan de la documentation afin que celle-ci suffise à démontrer que les opérations étaient liées à des activités parlementaires. À l’époque, nous n’avions pas examiné les dépenses individuelles des sénateurs ou les demandes de remboursement présentées par chacun d’eux.

20. Pendant toute la fin de 2012 et le début de 2013, des questions ont été soulevées au sujet des frais de subsistance des sénateurs Patrick Brazeau, Michael Duffy et Marc Harb, ainsi que des frais de déplacement de la sénatrice Pamela Wallin.

21. Le 4 juin 2013, le leader du gouvernement au Sénat a présenté au Sénat une motion pour demander au vérificateur général du Canada de réaliser un audit exhaustif des dépenses du Sénat du Canada, y compris les dépenses des sénateurs. Le 6 juin 2013, le Sénat a adopté cette motion. Le vérificateur général a accepté la demande du Sénat le 7 juin 2013.

Introduction

22. Le Sénat du Canada compte un maximum de 105 sénateurs. Toutes les régions du Canada sont également représentées au Sénat et chaque province est représentée par un nombre fixe de sénateurs. Ce nombre est indépendant de la population de la province et garantit une voix aux régions minoritaires pour défendre leurs droits et leurs intérêts au sein du Parlement du Canada.

23. Comme la Cour suprême du Canada l’a récemment indiqué, avec le temps, le Sénat en est venu à représenter divers groupes qui étaient sous-représentés à la Chambre des communes. Il sert de tribune aux groupes ethniques, religieux, linguistiques, autochtones ou qui se consacrent aux enjeux liés au genre, lesquels n’avaient pas toujours une réelle possibilité d’affirmer leurs positions en vertu du processus démocratique populaire.

24. Certains sénateurs sont nommés agents politiques et exercent des fonctions de direction au sein du Sénat, à savoir :

• le président du Sénat;
• le président intérimaire (qui assure la présidence en l’absence du président);
• le leader du gouvernement;
• le leader de l’Opposition;
• le leader adjoint du gouvernement;
• le leader adjoint de l’Opposition;
• les whips des partis;
• les whips adjoints des partis.

25. Un sénateur demeure sénateur, que le Parlement siège ou qu’il ait été prorogé ou dissous. Les fonctions parlementaires des sénateurs incluent :

• Être présents aux sessions du Sénat — Les sénateurs débattent les projets de loi adoptés par la Chambre des communes, et peuvent aussi rédiger et proposer des projets de loi du gouvernement et des projets d’intérêt privé au Sénat. Pour devenir des lois, les projets de loi doivent être adoptés par la Chambre des communes et par le Sénat avant de recevoir la sanction royale.
• Siéger à des comités et à des sous-comités — Les sénateurs étudient soigneusement les projets de loi en comité, et peuvent recommander des modifications. Les comités mènent aussi des études approfondies et les sénateurs peuvent devoir voyager pour recueillir des informations ou des données probantes sur un éventail de sujets, par exemple l’agriculture, la foresterie ou les droits de la personne.
• Représenter la province, la région ou le territoire pour lequel ils ont été nommés — Il est attendu des sénateurs qu’ils demeurent membres de leur communauté et région et qu’ils continuent d’y mener des activités tout en défendant l’intérêt public et la population qu’ils représentent.
• Jouer un rôle partisan — Les sénateurs sont habituellement membres d’un parti politique et jouent un rôle partisan. Dans l’exercice de leur rôle partisan, les sénateurs peuvent être membres du caucus de leur parti. Ils peuvent aussi être membres d’un caucus régional.
• Être membres de groupes de sénateurs qui partagent des points de vue semblables — Les sénateurs peuvent être membres de groupes qui font la promotion de domaines d’intérêt public, comme les droits de la personne ou les Forces armées canadiennes. Ces activités peuvent comprendre des voyages avec d’autres sénateurs ou parlementaires.
• Promouvoir d’autres causes et mener d’autres activités — Les sénateurs peuvent aussi promouvoir d’autres intérêts de Canadiens vivant dans des provinces, régions ou territoires autres que ceux pour lesquels les sénateurs ont été nommés. Ces intérêts peuvent inclure la défense de questions d’intérêt public, telles que la santé mentale ou des programmes pour les Canadiens ayant une déficience.
• Être membres d’associations et de groupes interparlementaires — Les sénateurs peuvent être membres de groupes qui préconisent le maintien de relations avec les parlementaires d’autres pays. De telles activités comprennent la participation à des réunions, à des conférences de planification et à des voyages occasionnels avec d’autres sénateurs ou parlementaires.

26. Les sénateurs peuvent aussi avoir des activités distinctes de leurs responsabilités et fonctions parlementaires. Ainsi, ils peuvent détenir un emploi rémunéré, poursuivre des intérêts commerciaux privés ou siéger au conseil d’administration d’autres organisations. Ces activités sont permises à condition qu’elles ne contreviennent pas aux dispositions du Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs et qu’elles soient déclarées au conseiller sénatorial en éthique.

27. Le cadre de gestion financière du Sénat comprend quatre composantes :

• La Loi sur le Parlement du Canada fixe les salaires, les allocations et les types de dépenses qui peuvent être payés aux sénateurs. Elle autorise aussi le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (le Comité de la régie interne) à établir les budgets annuels et les règles relatives aux dépenses.
• Le Règlement administratif du Sénat, établi par le Sénat, codifie les règles et principes fondamentaux qui régissent l’administration interne du Sénat ainsi que l’affectation et l’utilisation des ressources.
• Le Règlement administratif du Sénat est complété par les politiques, les lignes directrices, les formulaires et les pratiques qui sont adoptés ou utilisés par le Sénat, le Comité de la régie interne ou le greffier du Sénat. Ainsi, la Politique régissant les déplacements des sénateurs établit les règles, les pratiques, les rôles et les responsabilités concernant l’utilisation des ressources du Sénat pour les déplacements. D’autres lignes directrices portent sur les frais d’accueil, tant pour l’Administration du Sénat que pour les sénateurs, ainsi que sur les frais de subsistance des sénateurs.
• Le Comité de la régie interne a la compétence exclusive pour déterminer si toute utilisation de fonds, de biens, de services ou de locaux par un sénateur est ou était adéquate. Le Comité peut adopter une directive si un sénateur ou l’Administration du Sénat demande des directives ou des précisions concernant une règle ou une politique en vigueur, ou une demande précise de remboursement de frais. Ces directives peuvent modifier une règle ou politique existante, et la décision peut être rendue publique.

28. Le Règlement administratif du Sénat stipule que les ressources du Sénat doivent être utilisées pour les fonctions parlementaires des sénateurs et pour le fonctionnement du Sénat. Le Règlement précise aussi que toute personne qui utilise les ressources du Sénat est responsable de rendre compte de leur utilisation. Lorsqu’ils demandent le remboursement de leurs dépenses, les sénateurs sont tenus, dans la plupart des cas, de signer un formulaire de demande de remboursement attestant que les dépenses ont été engagées dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Dans le cas des demandes de remboursement de frais de déplacement, les sénateurs doivent fournir des pièces justificatives. Ils doivent aussi produire des pièces justificatives pour se faire rembourser les frais d’accueil et les frais de subsistance. Les sénateurs peuvent demander le remboursement de dépenses découlant de réunions ou de menus achats liées à l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Ils doivent conserver des éléments probants ou consigner des renseignements détaillés sur leurs activités d’accueil, les personnes qui y ont participé, ainsi que les personnes qui ont reçu un cadeau d’une valeur de plus de 50 $, mais ils ne sont pas tenus de fournir ces renseignements à l’Administration du Sénat.

29. Un objectif fondamental des règles, politiques et lignes directrices du Sénat est de faire en sorte que les sénateurs n’aient rien à débourser pour s’acquitter de leurs responsabilités et de leurs fonctions, tout en veillant à ce que leurs dépenses soient justifiées, appropriées, raisonnables et bien gérées.

30. L’Administration du Sénat conseille les sénateurs sur des questions relatives aux politiques, procédures et processus financiers, ainsi que sur l’acquisition de biens et de services. De plus, elle traite les factures et les demandes de remboursement, et elle informe le Comité de la régie interne des tendances et des résultats financiers pouvant signaler qu’il y a lieu de modifier le cadre de gestion financière.

31. Pour les exercices 2011-2012 et 2012-2013, le budget de fonctionnement du Sénat du Canada s’est établi respectivement à quelque 94 millions et 92 millions de dollars.

32. Chaque sénateur est responsable de gérer son bureau. Les sénateurs ne peuvent affecter ou utiliser des ressources du Sénat, ou en autoriser l’utilisation, que dans le cadre de leurs activités parlementaires. Chaque sénateur a un salaire et un budget pour son bureau (voir la pièce 2).

33. Les agents du Sénat énumérés au paragraphe 24 reçoivent des montants supplémentaires pour couvrir les dépenses relatives à leurs responsabilités additionnelles, notamment les salaires du personnel, de l’aide à la recherche et des dépenses de bureau et d’accueil.

34. En plus du budget de bureau de chaque sénateur, l’Administration du Sénat effectue des paiements directement pour des dépenses précises, notamment les frais de déplacement normaux engagés par les sénateurs pour se rendre à Ottawa et certaines dépenses de télécommunications. Ces questions sont abordées aux paragraphes 58 à 71.

Constatations et recommandations

Surveillance des dépenses des sénateurs

Les sénateurs s’administrent eux-mêmes et la surveillance indépendante est limitée

35. Nous avons constaté un manque de surveillance indépendante de la façon dont sont gérées les dépenses des sénateurs.

36. En tant que groupe, les sénateurs sont responsables de s’administrer eux-mêmes et de gouverner le fonctionnement du Sénat. Ils établissent leurs propres règles, choisissent de les appliquer ou non, et déterminent s’il y a lieu de rendre des informations publiques.

37. Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le Comité de la régie interne) est chargé de s’assurer que les ressources du Sénat sont gérées de manière adéquate et que ses actifs sont protégés. Cependant, le Comité est composé de sénateurs qui eux aussi demandent individuellement le remboursement de leurs dépenses à titre de sénateurs.

38. En vertu de la Loi sur le Parlement du Canada, le Comité de la régie interne a la compétence exclusive et l’entière discrétion pour agir sur toutes les questions financières et administratives qui touchent le Sénat, y compris les différents sénateurs, et sur ses locaux, son fonctionnement et son personnel. Entre autres, le Comité de la régie interne :

• examine et autorise les budgets de l’Administration du Sénat et des comités du Sénat;
• établit les politiques et les lignes directrices sur des éléments tels que les frais de déplacement et les dépenses de recherche des sénateurs.

39. Le Comité de la régie interne peut adopter une directive lorsqu’un sénateur ou l’Administration du Sénat demande des directives ou des précisions. Ces directives peuvent modifier l’application d’une règle ou d’une politique en vigueur.

40. Le Comité de la régie interne prend aussi des décisions sur des questions ou des actions des sénateurs relativement à leurs demandes de remboursement de dépenses. Il peut autoriser le remboursement d’une dépense après son refus par l’Administration du Sénat. L’Administration du Sénat peut avoir refusé la demande de remboursement parce que la dépense n’avait pas été engagée dans l’exercice d’activités parlementaires ou ne respectait pas les règles, les politiques ou les lignes directrices du Sénat.

41. Le Comité de la régie interne peut aussi exiger que les sénateurs remboursent un montant déjà approuvé et payé par l’Administration du Sénat.

42. Une structure en vertu de laquelle certains établissent des règles qui s’appliquent à eux et ont le pouvoir de prendre des décisions définitives sur l’application de ces règles peut donner l’impression d’être empreinte d’un manque d’objectivité, puisque les personnes en cause peuvent être perçues comme favorisant leurs propres intérêts.

43. Les sénateurs qui siègent au Comité de la régie interne présentent eux aussi des demandes de remboursement des dépenses qu’ils engagent à titre de sénateurs. Puisque les décisions qu’ils prennent peuvent s’appliquer à leurs propres demandes de remboursement, les sénateurs qui siègent au Comité peuvent être perçus comme n’étant pas en mesure de prendre des décisions indépendantes et impartiales.

44. Le Sénat a à la fois un auditeur interne et un auditeur externe. Nous avons constaté que l’auditeur interne a effectué peu de vérifications d’opérations passées liées à des dépenses engagées par des sénateurs. Dans notre rapport d’audit de 2012, nous avions indiqué que la fonction d’audit interne du Sénat pourrait réaliser ce type de travail en vertu de son plan d’audit fondé sur le risque.

45. En janvier 2015, une réorganisation provisoire de l’Administration du Sénat a modifié la structure des rapports hiérarchiques de l’auditeur interne du Sénat. Alors que l’auditeur interne relevait auparavant du greffier du Sénat, il relève désormais du dirigeant principal des Services corporatifs. C’est dire que les rapports qui sont préparés par l’auditeur interne peuvent porter sur des secteurs qui relèvent de la responsabilité du dirigeant principal des Services corporatifs, et ils peuvent avoir des conséquences sur des questions qui touchent les sénateurs individuellement, notamment les sénateurs qui siègent au Comité de la régie interne. Puisque l’auditeur interne n’a pas accès à un organe de surveillance indépendant, nous sommes d’avis qu’il n’est pas en mesure d’agir de manière indépendante.

46. Un cabinet d’expertise-comptable indépendant a aussi effectué des audits annuels des états financiers du Sénat. Cependant, ces audits externes visent à déterminer si les états financiers du Sénat donnent une image fidèle de sa situation financière. Ils ne sont pas conçus pour vérifier si les dépenses des sénateurs sont conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices qui régissent ces dépenses, ou si les sénateurs ont tenu compte du coût qu’entraînent leurs dépenses pour les contribuables. Nous sommes d’avis que le Sénat devrait s’assurer que des audits indépendants de la conformité des dépenses des sénateurs sont effectués régulièrement.

47. Dans de nombreuses organisations, une fonction d’audit interne effectue des audits indépendants; dans d’autres, ces audits sont effectués par l’auditeur externe. Dans les deux cas, l’auditeur doit avoir un mandat clair et précis ainsi qu’un accès sans restriction à toute l’information requise pour exprimer des conclusions au terme du travail d’audit.

48. Des audits indépendants qui établissent si les dépenses des sénateurs étaient conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices du Sénat seraient un élément important d’un cadre de surveillance rigoureuse. Les résultats de ces audits pourraient servir à dégager des améliorations possibles, et leur publication rehausserait la transparence.

49. Des audits indépendants réguliers des dépenses engagées par les sénateurs favoriseraient le respect des règles et la rigueur chez toutes les personnes responsables de dépenser des fonds publics, encourageraient l’amélioration continue des pratiques de gestion financière et pourraient permettre de discerner plus tôt les questions qui méritent qu’on s’y attarde.

50. Notre rapport sur les dépenses de tous les sénateurs a établi une référence en créant pour le Sénat une base claire sur laquelle se fonder pour prendre des mesures. Les audits futurs des dépenses des sénateurs pourraient viser un échantillon des sénateurs et de leurs dépenses.

51. Le Sénat du Canada devrait revoir le mandat et la structure du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ainsi que la relation hiérarchique de l’auditeur interne, en vue d’instaurer une surveillance indépendante des dépenses des sénateurs.

52. La surveillance des dépenses des sénateurs devrait être assurée par un organe (« l’organe de surveillance ») dont la majorité des membres, y compris le président, seraient indépendants du Sénat. Les membres devraient être choisis de telle manière que leurs compétences, connaissances et expériences réunies permettent à l’organe de surveillance de s’acquitter pleinement et efficacement de toutes ses responsabilités.

53. Le mandat de l’organe de surveillance devrait comprendre les éléments suivants :

• une participation à l’élaboration et à l’interprétation des règles, des politiques et des lignes directrices qui régissent les dépenses des sénateurs;
• le pouvoir d’examiner les dépenses engagées individuellement par les sénateurs et toute la documentation pertinente;
• le pouvoir de prendre des décisions définitives sur la conformité des dépenses aux règles, aux politiques et aux lignes directrices, et sur le remboursement de sommes par les sénateurs, le cas échéant;
• le pouvoir exclusif d’embaucher l’auditeur interne du Sénat et de mettre fin à ses services, et d’approuver ses attributions et son mandat.

54. Les réunions de l’organe de surveillance devraient être ouvertes au public, et tous ses rapports, comptes rendus, décisions et motifs devraient être publiés dans le site Web du Sénat.

55. L’organe de surveillance devrait pouvoir communiquer directement avec les auditeurs interne et externe du Sénat. Ceux-ci devraient présenter leurs plans et rapports d’audits internes et externes à l’organe de surveillance, et ces plans et rapports devraient être rendus publics dans le site Web du Sénat. Ces plans devraient comporter un examen régulier de la conformité consistant à vérifier si les dépenses engagées à titre individuel par un échantillon approprié de sénateurs sont conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices qui régissent ces dépenses.

56. L’organe de surveillance devrait avoir le pouvoir de demander que des audits internes ou externes soient effectués sur toute question relevant de son pouvoir.

57. Le vérificateur général du Canada devrait recevoir le mandat clair, à titre d’auditeur externe, d’effectuer des audits du Sénat du Canada, y compris des audits des dépenses des sénateurs. Le vérificateur général devrait bénéficier d’un accès sans restriction à toute l’information requise pour formuler des conclusions d’audit au sujet des dépenses engagées par les sénateurs, y compris l’information que détiennent individuellement les sénateurs.

Cadre de contrôle des dépenses des sénateurs

Le coût pour les contribuables n’était souvent pas le premier facteur pris en compte par les sénateurs

58. Nous avons constaté que certains sénateurs étaient souvent conscients du coût de leurs activités pour les contribuables. Par exemple, nous avons constaté que certains sénateurs séparaient clairement leurs activités personnelles de leurs activités parlementaires et veillaient à ce que les dépenses liées à leurs activités personnelles ne soient pas imputées au Sénat. D’autres ont choisi de ne pas demander le remboursement de dépenses qui auraient été remboursables aux termes des règles, des politiques et des lignes directrices du Sénat, même en ayant payé eux-mêmes ces dépenses.

59. Cependant, nous avons aussi constaté de nombreux cas où les sénateurs auraient pu prendre des décisions qui auraient coûté moins cher, particulièrement au chapitre des déplacements, des indemnités quotidiennes et des télécommunications. Par exemple, nous sommes d’avis que le Sénat aurait pu réaliser des économies de presque 400 000 $ pour la période visée par l’audit en réglant les préoccupations que nous soulevons ci-dessous et qui ont trait aux indemnités quotidiennes, aux télécommunications et aux cartes de vœux du temps des Fêtes.

60. Étant donné que les sénateurs ont chacun leur façon de voir et d’aborder les dépenses qu’ils engagent, y compris ceux dont le cas est présenté aux annexes A et B de notre rapport, nous jugeons préoccupant que les sénateurs n’aient pas toujours pris en considération l’obligation de veiller à ce que les dépenses payées à même les fonds publics soient justifiées, appropriées et raisonnables.

61. Chaque sénateur reçoit une allocation de 64 points de déplacement par exercice pour mener des activités parlementaires. Ces points peuvent servir pour voyager au Canada et pour se rendre à New York (uniquement pour des questions ayant trait aux Nations Unies) ou à Washington, D.C ou pour faire un voyage à l’étranger; dans ce dernier cas, le voyage en question doit être approuvé au préalable par le Comité de la régie interne. Les dépenses de déplacement engagées au moyen de ces points ne sont pas imputées au budget du bureau du sénateur. Lorsqu’un sénateur a utilisé les 64 points qui sont alloués au cours d’un exercice, les dépenses de déplacement qu’il engage par la suite ne sont pas remboursables. Les points de déplacement inutilisés ne sont pas reportés d’exercice en exercice.

62. Le système fait en sorte que tous les sénateurs ont accès aux mêmes ressources pour leurs déplacements, peu importe la distance entre leur résidence et Ottawa, et appuie l’objectif de réunir les sénateurs avec leur famille. Les sénateurs dont la résidence principale se trouve dans la région de la capitale nationale n’ont pas à voyager pour assister aux sessions du Sénat, car celles-ci se tiennent pour la plupart à Ottawa. Ces sénateurs peuvent donc utiliser leurs points pour effectuer d’autres voyages.

63. Nous avons constaté que le coût des déplacements effectués par les sénateurs au moyen de leurs 64 points variait énormément, du fait que le nombre de points de déplacement imputés au sénateur est le même pour un voyage en classe affaires que pour un voyage en classe économique. Par exemple, certains sénateurs ont choisi de voyager en avion en classe affaires, même pour des vols courts entre Ottawa et Toronto, tandis que d’autres sénateurs ont choisi une modalité de déplacement moins coûteuse, comme celle de voyager en classe économique. Les sénateurs peuvent prendre le train en classe affaires sans frais pour le Sénat. Leurs conjoints et enfants peuvent également prendre gratuitement le train.

64. L’Administration du Sénat gère centralement les dépenses engagées pour les déplacements faits au moyen du système des 64 points, plutôt que de les imputer aux budgets alloués individuellement à chaque sénateur. Les décisions relatives à ces déplacements n’ont donc aucune conséquence sur les budgets des bureaux des sénateurs. De plus, l’utilisation faite des points de déplacement par chaque sénateur, son substitut ou son voyageur désigné, n’est pas divulguée publiquement.

65. Les sénateurs qui sont en situation de déplacement peuvent demander une indemnité quotidienne pour leurs repas et autres frais accessoires. De plus, les sénateurs qui ne résident pas dans la région de la capitale nationale sont considérés comme étant en situation de déplacement lorsqu’ils assistent aux sessions du Sénat. Ils peuvent alors bénéficier d’indemnités quotidiennes pendant qu’ils séjournent dans la région de la capitale nationale pour exercer des activités parlementaires. Des repas sont parfois servis aux sénateurs lors des réunions des comités, lorsqu’ils voyagent en avion ou en train, ou lorsqu’ils prennent part à des activités publiques dans l’exercice de leurs activités parlementaires.

66. Nous avons constaté que des sénateurs avaient demandé et obtenu des indemnités quotidiennes pour des repas, alors que d’après l’information dont nous disposions, il semblait qu’un repas leur avait été fourni par une autre source.

67. Lorsque nous avons demandé aux sénateurs pourquoi ils avaient demandé des indemnités quotidiennes pour des repas alors qu’un repas leur avait été offert, nous avons obtenu de nombreuses réponses, notamment les suivantes :

• Il ne restait plus de nourriture lorsqu’ils sont arrivés à la réunion du comité.
• Ils sont incapables de manger avant une conférence qu’ils doivent prononcer ou lors de celle-ci.
• Il n’était pas possible d’obtenir un repas convenable dans un avion au Canada.

68. Nous estimons que le fait d’avoir demandé ces indemnités alors qu’un repas était offert par une source publique ou privée ne montrait pas un souci du coût que cela entraînait pour les contribuables.

69. Nous avons constaté que certains sénateurs et leur personnel ont engagé des frais d’itinérance importants liés à l’usage de leurs appareils de communication sans fil. Les frais d’itinérance peuvent s’accumuler rapidement lors de voyages à l’extérieur du pays. Pourtant, il est facile de les prévoir et de prendre des mesures en conséquence, par exemple en obtenant un forfait mobile qui minimise de tels frais.

70. Le Sénat met à la disposition des sénateurs des cartes de vœux standards du temps des Fêtes. Un certain nombre de sénateurs ont choisi d’acheter des cartes de vœux personnalisées à un coût plus élevé. Nous avons constaté que si tous les sénateurs avaient utilisé les cartes de vœux standards offertes par le Sénat, il en aurait résulté des économies générales d’au moins 30 000 $.

71. Selon nous, la façon dont ces types de dépenses ont été gérés n’a pas toujours démontré que les sénateurs et leur personnel avaient pris en considération le coût des dépenses pour les contribuables au moment où ils les avaient engagées.

72. Étant donné que les règles, les politiques et les lignes directrices ne peuvent rendre compte systématiquement de toutes les situations possibles, il faut faire preuve de vigilance lors de l’utilisation des fonds publics. En adoptant le principe de prudence, les sénateurs peuvent minimiser le coût pour les contribuables tout en menant les activités qui sont nécessaires à l’exercice de leurs activités parlementaires.

73. Les sénateurs devraient se doter collectivement d’un ensemble de principes qui font la part entre le coût pour les contribuables et les dépenses nécessaires à l’exercice d’activités parlementaires. Le Sénat du Canada devrait s’assurer que les règles, les politiques et les lignes directrices régissant les dépenses sont conformes à ces principes et que les opérations des sénateurs reflètent l’application de ces principes.

74. Le Sénat devrait améliorer la formation et l’encadrement donnés à tous les sénateurs et à leur personnel pour s’assurer que les principes sont compris et appliqués d’une manière uniforme, au même titre que les règles, politiques et lignes directrices qui servent à les appliquer.

75. Le Sénat devrait veiller à ce que le personnel de l’Administration du Sénat reçoive la même formation et les mêmes directives pour s’assurer que son interprétation et son application des principes, des règles, des politiques et des lignes directrices appuient les sénateurs et leur personnel dans la gestion des dépenses.

76. Le Sénat devrait demander à l’Administration du Sénat de préparer des stratégies et des plans de mise en œuvre pour aider le Sénat et les différents sénateurs à réduire le coût de leurs dépenses futures pour les contribuables.

L’information fournie par les sénateurs pour étayer leurs dépenses était souvent insuffisante

77. Nous avons constaté que l’information fournie par les sénateurs pour étayer leurs demandes de remboursement de dépenses ou celles de leur personnel était souvent insuffisante pour déterminer que ces dépenses avaient bel et bien été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires. Souvent, les sénateurs avaient déclaré que le but de leur voyage était des « activités parlementaires » ou des « activités du Sénat », sans fournir plus de précisions.

78. Tel qu’indiqué au paragraphe 28, toute personne qui utilise les ressources du Sénat est responsable d’en rendre compte. Par exemple, les sénateurs sont tenus de conserver des éléments probants ou de consigner des informations détaillées pour étayer leurs frais d’accueil et leurs dépenses pour des cadeaux d’une valeur de plus de 50 $. Cette information n’est pas toujours fournie à l’Administration du Sénat.

79. Dans notre rapport de 2012, nous avions constaté que certains dossiers de demandes de remboursement tenus par l’Administration du Sénat ne renfermaient pas d’information suffisamment détaillée pour expliquer les fins prévues des opérations. Comme nous l’avions expliqué à l’époque dans notre rapport, à défaut de documentation suffisante, il est difficile pour l’Administration du Sénat de déterminer avec certitude que les dépenses sont appropriées.

80. Au cours du présent audit, nous avons constaté que, dans de nombreux cas, les sénateurs n’avaient pas conservé d’éléments probants pour documenter les activités parlementaires menées alors qu’ils dépensaient des fonds publics. Ainsi, nous avons constaté que certains sénateurs n’avaient pas conservé d’agenda papier ou électronique pouvant servir à confirmer le but et la durée de leurs déplacements et à obtenir des informations détaillées sur les activités qu’ils avaient menées. Lorsque ces éléments probants existaient, ils n’étaient pas régulièrement fournis à l’Administration du Sénat au moment de soumettre la demande de remboursement de dépenses.

81. Nous avons aussi constaté que de nombreux sénateurs n’avaient pas conservé d’éléments probants pour étayer les voyages qu’ils effectuaient dans leur région. Les sénateurs peuvent demander le remboursement de leurs frais de déplacement, par exemple pour le kilométrage parcouru. Cependant, en l’absence de documentation pour étayer les demandes de remboursement, il nous a été difficile de déterminer que des activités parlementaires avaient eu lieu durant ces voyages. Lorsque nous avons audité ces demandes de remboursement, nous avons tenu compte de tous les éléments probants dont nous disposions, ainsi que de notre compréhension de la nature du travail du sénateur, pour déterminer si les dépenses engagées l’avaient été dans l’exercice d’activités parlementaires.

82. Lorsque la documentation était mince, nous avons fouillé plus loin que les informations fournies avec les demandes de remboursement pour déterminer si les dépenses engagées étaient appropriées. De fait, nous avons demandé aux sénateurs de nous fournir d’autres éléments probants, et notamment de nous expliquer les raisons pour lesquelles une dépense donnée avait été engagée à des fins d’activités parlementaires. Nous avons aussi cherché à obtenir des éléments probants indépendants pour confirmer la présence des sénateurs à certaines activités. Enfin, nous avons examiné toute tendance se dégageant de leurs dépenses pour nous aider à déterminer si des dépenses précises avaient été engagées à des fins d’activités parlementaires.

83. Malgré l’information dont nous disposions, il a souvent été difficile de déterminer si les dépenses avaient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires ou à d’autres fins. Comme le montrent les rapports individuels sur les sénateurs et anciens sénateurs qui figurent dans les annexes A et B du présent rapport, nous avons constaté que de nombreuses dépenses avaient été engagées pour mener des activités qu’il ne serait pas raisonnable de considérer comme étant des activités parlementaires. Dans quelques cas qui sont présentés dans l’annexe A, nous avons déterminé qu’il était impossible d’exprimer une conclusion au terme de notre audit.

84. Dans notre rapport d’audit de 2012, nous avions constaté que l’Administration du Sénat disposait de directives, d’une politique sur la passation des contrats et d’un cadre de contrôle pour aider les sénateurs à gérer l’acquisition des biens et de la plupart des services. Cependant, nous avions aussi décelé des pratiques différentes quant à l’utilisation de contrats officiels, la documentation à l’appui des contrats et l’évaluation des services fournis.

85. Au cours du présent audit, nous avons constaté que certains sénateurs n’étaient pas en mesure de produire des pièces justificatives pour démontrer qu’ils avaient obtenu des services de la part d’entrepreneurs qui avaient été payés pour leur travail. Par exemple, certains sénateurs n’avaient pas de preuves des travaux effectués par les entrepreneurs, tels que des rapports, de la correspondance ou des feuilles de temps. Cette absence de documents nous a obligés à entreprendre des procédures d’audit additionnelles, notamment avoir de nombreuses discussions approfondies avec des sénateurs pour comprendre la nature et le caractère raisonnable des services fournis et déterminer si les dépenses avaient été engagées dans le cadre d’activités parlementaires.

86. Nous avons aussi trouvé des cas où des sénateurs avaient payé des entrepreneurs pour des services qui n’étaient pas visés par le contrat établi, ou encore pour des services rendus avant qu’un contrat officiel n’ait été établi.

87. Lorsque nos procédures d’audit additionnelles n’ont pas suffi à dégager des éléments probants suffisants et appropriés pour déterminer que les dépenses avaient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires, nous avons présenté nos constatations dans les rapports individuels sur les sénateurs et anciens sénateurs, dans les annexes A et B du présent rapport.

88. En l’absence d’une documentation adéquate pour étayer l’utilisation de fonds publics, il est difficile pour les sénateurs de démontrer qu’ils ont respecté les règles régissant les dépenses qu’ils ont engagées ou les fonds publics qu’ils ont dépensés. Ils pourraient surmonter la difficulté en conservant une documentation exacte et à jour sur les contrats, y compris des exigences claires quant au travail à effectuer et des preuves que le travail a bel et bien été effectué. De plus, le fait d’établir des contrats en bonne et due forme avant l’exécution des travaux permet à toutes les parties de bien comprendre leurs responsabilités aux termes du contrat, et ce, avant que le travail ne débute.

89. Une documentation adéquate permet aussi aux personnes responsables d’examiner et d’approuver les dépenses et les demandes de remboursement d’exercer adéquatement leur fonction de contrôle. Cela contribue à la crédibilité individuelle des sénateurs et à celle du Sénat en tant qu’institution.

90. Les sénateurs devraient s’assurer de soumettre à l’Administration du Sénat une documentation et des explications complètes pour étayer leurs demandes de remboursement de dépenses, y compris une description complète des activités parlementaires pour lesquelles les dépenses sont engagées et des éléments probants pour confirmer les travaux réalisés par des entrepreneurs.

91. Tous les sénateurs devraient utiliser l’agenda électronique du Sénat, ou un équivalent papier, pour y consigner toutes leurs activités, et ces documents devraient être archivés régulièrement. Chaque élément inscrit à l’agenda devrait inclure une description de l’activité, une indication du lien avec les activités parlementaires du sénateur, une mention des repas fournis, le cas échéant, et toute portion de l’élément consacrée à des activités personnelles ou privées. L’Administration du Sénat devrait pouvoir consulter les agendas électroniques des sénateurs, ou une copie des équivalents papier, pour procéder au traitement des dépenses et des demandes de remboursement.

Divulgation d’information par les sénateurs

L’information divulguée sur les dépenses des sénateurs n’était pas suffisamment détaillée pour indiquer si les dépenses étaient appropriées

92. Nous avons constaté que l’information divulguée publiquement sur les dépenses des sénateurs n’était pas suffisamment détaillée.

93. Nous avons constaté que l’information rendue publique dans le site Web du Sénat concernant les dépenses des sénateurs ne contenait pas suffisamment de détails sur la nature et le but des dépenses de déplacement et d’accueil. Par exemple, il n’était pas possible, en consultant cette information, de voir combien de voyages un sénateur avait effectués au cours d’une période donnée, ni le nombre de points de déplacement utilisés, ni le coût de chaque déplacement.

94. La transparence favorise la confiance, et la présentation d’une information détaillée permettrait à la population canadienne de mieux comprendre les dépenses qui sont engagées par les sénateurs et leur personnel. Cela aiderait aussi à démontrer que les fonds publics sont utilisés de manière appropriée et que le coût pour les contribuables est pris en considération lorsque les sénateurs exercent des activités parlementaires. Puisque les sénateurs ne sont pas soumis à la Loi sur l’accès à l’information, le public n’a pas le droit garanti de pouvoir obtenir de l’information sur les dépenses engagées par les sénateurs et remboursées à même les fonds publics.

95. Certains sénateurs fournissent des renseignements additionnels dans leur site Web personnel. Il s’agit là d’une bonne pratique, mais nous sommes d’avis qu’il serait plus efficace de présenter dans le site Web du Sénat des renseignements détaillés sur les dépenses des sénateurs, de manière claire, uniforme et transparente.

96. Les sénateurs devraient pleinement divulguer leur utilisation de fonds publics. À cet égard, ils devraient présenter dans le site Web du Sénat de l’information sur leurs budgets ainsi que le détail de toutes leurs dépenses individuelles, et ce, de manière accessible, claire et facile à consulter. À tout le moins, les dépenses divulguées devraient comprendre les frais de subsistance, de déplacement et d’accueil, les contrats, les autres montants payés directement par le Sénat du Canada et alloués à chaque sénateur, les autres frais de bureau et tous les coûts engagés pour leur travail lié aux associations, aux comités et aux échanges. Les renseignements divulgués devraient contenir des données suffisantes concernant chaque opération, notamment :

• le lien de chacune des composantes de la dépense avec les activités parlementaires;
• la date à laquelle la dépense a été engagée ou la période qu’elle couvrait;
• si des frais directs ont été imputés au Sénat en raison d’activités personnelles, le cas échéant, et le remboursement correspondant;
• si des frais de déplacement ont été remboursés, le nom des voyageurs et le nombre de points de déplacement utilisés;
• le détail des principaux éléments de coût (par exemple billets d'avion, indemnités quotidiennes, hébergement et autres frais de transport);
• si des coûts ont été recouvrés auprès de tiers et, le cas échéant, l’étendue du recouvrement.

97. De plus, le Règlement administratif du Sénat ainsi que les politiques et les lignes directrices du Sénat devraient être publiés dans le site Web du Sénat.

L’information divulguée par les sénateurs sur leurs relations ou intérêts privés était insuffisante pour discerner d’éventuels conflits d’intérêts

98. Nous avons constaté que les sénateurs et leur personnel n’étaient pas tenus de divulguer leurs relations personnelles ou d’affaires proches, ni leurs intérêts privés, en ce qui concernait les opérations qui faisaient usage de fonds publics.

99. En plus de leurs responsabilités et de leurs fonctions parlementaires, les sénateurs peuvent avoir un emploi ou poursuivre des activités commerciales ou autres. Chaque année, les sénateurs sont tenus de divulguer tous leurs intérêts privés au conseiller sénatorial en éthique.

100. Nous avons constaté toutefois que les sénateurs ou les membres de leur personnel n’étaient pas tenus de divulguer, au niveau des opérations individuelles, l’existence de relations personnelles ou d’affaires proches ou d’intérêts privés en ce qui concernait leurs dépenses individuelles de déplacement ou de frais d’accueil. Ils n’étaient pas non plus tenus de divulguer l’existence de relations personnelles ou d’affaires proches ou d’intérêts privés dans le contexte de la location de logements ou de bureaux. Par exemple, lorsque les sénateurs présentaient des demandes de remboursement de frais de déplacement, ils n’étaient pas tenus d’indiquer s’ils avaient entrepris des activités personnelles, commerciales ou autres pendant le déplacement en question.

101. De même, nous avons constaté que les sénateurs n’étaient pas tenus de divulguer les relations personnelles ou d’affaires proches ou les intérêts privés qu’ils ou les membres de leur personnel pouvaient avoir eus avec des employés ou des entrepreneurs éventuels.

102. Les sénateurs étaient tenus de respecter un code régissant les conflits d’intérêts, qui visait notamment à :

• maintenir et accroître la confiance du public à l’égard du Sénat et de l’intégrité des sénateurs;
• offrir aux sénateurs une plus grande certitude et un meilleur encadrement lorsqu’ils étaient confrontés à des situations pouvant susciter des conflits d’intérêts réels ou apparents;
• établir des normes claires et un système transparent en vertu desquels les questions de déontologie pouvaient être évaluées par un conseiller impartial indépendant.

103. Le fait de ne pas divulguer les relations personnelles ou d’affaires proches ou les intérêts privés peut donner l’impression que les sénateurs, leur personnel ou leurs proches pourraient tirer personnellement profit de l’utilisation des fonds publics.

104. Les sénateurs devraient divulguer à l’Administration du Sénat toute relation personnelle ou d’affaires proche, ou tout intérêt privé, qui a un lien avec leurs frais de déplacement ou d’accueil. Les sénateurs devraient aussi divulguer toute relation ou tout intérêt privé lorsqu’ils louent des logements ou des bureaux auprès d’une autre partie.

105. Les sénateurs devraient divulguer, dans le site Web du Sénat, toute relation personnelle ou d’affaires proche, ou tout intérêt privé, qu’eux-mêmes ou leur personnel entretiennent avec des entrepreneurs qu’ils ont l’intention d’engager et de rétribuer avec des fonds du Sénat.

106. Les sénateurs devraient divulguer, dans le site Web du Sénat, toute relation personnelle ou d’affaires proche, ou tout intérêt privé, qu’eux-mêmes ou leur personnel entretiennent avec des personnes qu’ils ont l’intention d’embaucher et de rétribuer avec des fonds du Sénat. Cela comprend les amis proches et les membres de la famille d’autres parlementaires.

Constatations concernant le bureau du président du Sénat

Il y avait un manque de surveillance et de contrôle au bureau du président du Sénat

107. Nous avons constaté un manque de contrôles de gestion financière et de surveillance relativement à certaines dépenses engagées par le bureau du président du Sénat. Le président du Sénat pendant la période visée par notre audit était l’honorable Noël Kinsella.

108. Les règles, les politiques et les lignes directrices en matière de gestion financière qui régissent spécifiquement les sénateurs ne s’appliquaient pas au bureau du président du Sénat. Le président et son personnel avaient adopté certaines pratiques et procédures pour promouvoir la transparence, la reddition de comptes et l’économie, mais il y avait un manque de règles, de politiques ou de lignes directrices officielles pour encadrer les affaires financières du bureau du président du Sénat.

109. Les fonds publics doivent être gérés et traités avec prudence et avec le souci de l’économie. Il faut donc une gestion et des contrôles financiers rigoureux, ce qui suppose des systèmes, des pratiques et des ressources pour garantir que :

• les actifs sont protégés;
• les ressources sont utilisées de manière efficace, efficiente et économique;
• les responsabilités en matière de gestion financière sont clairement définies et respectées;
• des contrôles internes efficaces sont établis;
• la population canadienne reçoit des informations pertinentes et fiables sur l’utilisation des fonds publics.

110. Le bureau du président du Sénat avait un budget de 544 900 $ pour l’exercice 2011-2012 et de 490 410 $ pour l’exercice 2012-2013. Ces montants devaient couvrir des dépenses telles que le salaire des membres du personnel, les frais d’accueil et les frais d’automobile du président du Sénat. Le budget du bureau du président du Sénat s’ajoute au budget que le président reçoit en tant que sénateur.

111. En plus de son rôle de sénateur, le président du Sénat préside les séances du Sénat. Son rôle comporte des fonctions cérémoniales, notamment l’accueil des diplomates et la représentation du Sénat ou du Canada lors d’événements nationaux ou internationaux.

112. L’ancien président a indiqué que la gestion et les contrôles financiers et la surveillance en place à son bureau étaient adéquats compte tenu de la taille de son bureau. L’ancien président a également déclaré que son bureau travaillait en étroite collaboration avec l’Administration du Sénat pour s’assurer d’une utilisation judicieuse des fonds publics.

113. Nous avons néanmoins constaté d’importantes faiblesses touchant certaines pratiques de gestion financière et de contrôle à l’égard de plusieurs volets du bureau du président du Sénat. Des exemples suivent.

• Nous avons constaté que des frais d’accueil avaient été engagés sans qu’il y ait eu de commandes ou de contrats pour définir les conditions de l’entente.
• Nous avons constaté que l’employé qui commandait les biens ou les services était aussi celui qui acceptait les livraisons et était responsable de tenir les stocks de biens. Cette façon de faire va à l’encontre des bonnes pratiques de contrôle financier et, en particulier, n’est pas conforme aux règles concernant la séparation des fonctions dans le cadre de l’acquisition de biens.
• L’ancien président a indiqué que les stocks et les achats étaient étayés par des factures et des paiements. Cependant, nous n’avons pas trouvé de preuve de l’existence d’un mécanisme efficace de suivi des stocks et de l’utilisation de l’alcool acheté pour les réceptions et les cérémonies.
• Nous avons constaté qu’il n’y avait pas de dossiers sur les personnes qui avaient reçu des cadeaux achetés à la Boutique du Parlement.
• Nous avons constaté que le personnel de l’ancien président avait utilisé la signature électronique de l’ancien président pour les demandes de remboursement de frais de déplacement, les renouvellements de contrats et l’approbation de congés du personnel, mais nous n’avons pas trouvé de preuve suffisante que l’ancien président avait autorisé l’utilisation de sa signature. L’ancien président a déclaré qu’avant d’autoriser l’utilisation de sa signature électronique, il avait reçu des lettres ou des documents par courriel ou encore qu’on les lui avait lus au téléphone. En l’absence de documents attestant de l’autorisation donnée par l’ancien président, soit par courriel, soit par une délégation de pouvoir officielle, il a été impossible d’établir si chaque utilisation de la signature électronique du président avait bien été autorisée.

114. Des lacunes importantes dans la gestion financière et le contrôle exercés sur les dépenses du bureau du président du Sénat pourraient entraîner une utilisation inappropriée des fonds publics.

115. Le président du Sénat du Canada devrait s’assurer que les pratiques de gestion financière du bureau du président sont conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices qui s’appliquent à tous les autres sénateurs, tout en tenant compte des responsabilités supplémentaires qu’il doit assumer à titre de président.

116. Le président devrait divulguer, dans le site Web du Sénat, toutes les dépenses du bureau du président, et ce, d’une manière conforme à notre recommandation concernant la divulgation des dépenses individuelles des sénateurs.

Constatations concernant des sénateurs en particulier

117. Nous avons constaté que 30 sénateurs ou anciens sénateurs avaient :

• engagé des dépenses que nous avons trouvées non conformes aux règles, aux politiques ou aux lignes directrices du Sénat applicables à ces dépenses;
• demandé le remboursement de dépenses qui n’étaient pas liées à des activités parlementaires;
• engagé des dépenses qui étaient étayées par des éléments probants tellement minces ou contradictoires que nous n’avons pu exprimer une opinion d’audit.

118. Nous présentons un rapport individuel sur chacun de ces sénateurs et anciens sénateurs dans les annexes A et B du présent rapport.

119. Nous avons trouvé neuf cas qui devraient être renvoyés immédiatement à d’autres autorités, telles que la Gendarmerie royale du Canada, pour l’une des raisons suivantes, ou les deux :

• Le sénateur ou l’ancien sénateur a demandé le remboursement de frais inadmissibles, en l’occurrence des frais de subsistance, alors qu’il se trouvait dans la région de la capitale nationale et d’autres frais de déplacement alors que, selon nous, il n’existait pas de preuve d’une présence importance du sénateur ou de l’ancien sénateur à la résidence qu’il avait déclarée comme étant sa résidence principale. Dans certains de ces cas, nous avons examiné les demandes de remboursement des frais de subsistance et de déplacement d’années antérieures à la période visée par l’audit pour déterminer si les habitudes de voyage du sénateur ou de l’ancien sénateur étayaient ou réfutaient notre constatation.
• L’absence généralisée d’éléments probants ou la présence d’éléments probants contradictoires nous a empêchés d’exprimer une opinion d’audit, à savoir si les dépenses avaient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires.

120. Nous avons trouvé 21 cas où les dépenses engagées par le sénateur ou l’ancien sénateur n’étaient pas liées à l’exercice d’activités parlementaires ou n’étaient pas, selon nous, conformes aux règles, aux politiques ou aux lignes directrices du Sénat applicables à ces dépenses.

121. Nous n’avons pu accepter que ces dépenses aient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires, vu la nature, l’importance ou la fréquence des opérations visées, ou parce que l’information fournie à l’appui de ces opérations était insuffisante. En voici quelques exemples :

• Nous avons trouvé des cas où des sénateurs avaient organisé des voyages payés à même les fonds publics, mais dont le but principal était d’assister à une activité personnelle, par exemple la célébration d’un anniversaire ou une réunion d’un conseil d’administration, ou encore de se rendre à un endroit qui faciliterait un voyage personnel.
• Nous avons trouvé des cas où le voyageur désigné par le sénateur (un conjoint par exemple) avait voyagé pour se rendre à une destination ou y faire un arrêt, sans que l’objectif soit de rejoindre le sénateur ou de mener des activités parlementaires.

122. Puisque les sénateurs sont tenus de rendre compte de leur utilisation des fonds, nous sommes d’avis qu’ils ont l’obligation de démontrer que leurs dépenses ont été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires et de fournir les pièces justificatives nécessaires. Nous avions comme responsabilité d’exécuter un examen indépendant des dépenses et des autres opérations des sénateurs. Notre audit ne visait pas à évaluer les intentions de quiconque ni à jeter le blâme. Par ailleurs, nous n’avons pas mené d’enquête ou d’autre examen puisque d’autres autorités sont mieux placées pour le faire, étant donné leurs pouvoirs, obligations et fonctions.

123. Nous avons consacré un temps considérable à bien comprendre les diverses façons employées par les sénateurs et anciens sénateurs pour s’acquitter de leurs responsabilités et de leurs fonctions parlementaires. Nous avons ensuite tenu compte de leurs points de vue et perspectives à la lumière des règles, des politiques et des lignes directrices du Sénat, et nous avons exercé notre jugement professionnel pour déterminer si leurs dépenses avaient été engagées dans l’exercice d’activités parlementaires. Nous avons été guidés dans notre travail par le principe fondamental qui dicte que les fonds publics ne devraient pas être utilisés pour payer des activités personnelles ou privées.

124. Dans l’exercice de notre jugement professionnel, nous n’avons pas signalé certaines dépenses qui étaient techniquement contraires aux règles. Par exemple, des frais de taxi entre un hôtel et le Sénat avaient été engagés pour des raisons de santé et de sécurité, étant donné des conditions météorologiques défavorables. De même, nous avons trouvé des demandes de remboursement qui avaient été soumises ou remboursées à la suite d’erreurs administratives. Comme les sommes en jeu n’étaient pas élevées, nous n’avons pas considéré ces dépenses comme des erreurs à signaler aux fins du présent rapport.

125. Lorsque les sénateurs n’ont pu fournir d’éléments probants suffisants et appropriés, nous n’étions pas tenus d’accepter leurs déclarations sur l’utilisation qu’ils avaient faite des fonds en question. Par conséquent, nos constatations sont fondées sur la présence ou l’absence d’éléments probants suffisants et appropriés pour déterminer que les dépenses engagées par les sénateurs l’avaient été dans l’exercice d’activités parlementaires et avec le souci du principe de l’utilisation judicieuse des fonds publics. Lorsque les éléments probants étaient insuffisants ou ne répondaient pas à l’objectif de notre audit, nous avons déterminé que les dépenses engagées ne l’avaient pas été dans l’exercice d’activités parlementaires.

126. Selon nous, les sénateurs et leur personnel ne devraient pas demander le remboursement de dépenses qui ne sont pas admissibles selon les règles, les politiques ou les lignes directrices du Sénat, et ils ne devraient pas se servir des fonds publics pour leurs activités personnelles ou privées. Des dépenses inadmissibles ou qui semblent être liées à des activités personnelles ou privées représentent un risque pour la réputation individuelle des sénateurs et pour la réputation du Sénat en tant qu’institution.

127. Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration devrait renvoyer immédiatement à d’autres autorités, telles que la Gendarmerie royale du Canada, les neuf cas présentés à l’annexe A, en vue d’une enquête plus poussée.

128. Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration devrait se pencher sur chacun des 21 cas présentés à l’annexe B pour déterminer si, en définitive, les opérations déclarées ont été effectuées dans l’exercice d’activités parlementaires et si elles étaient conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices du Sénat. Le Comité devrait ensuite décider s’il y a lieu de prendre d’autres mesures à l’égard de ces opérations, et ses décisions devraient être rendues publiques.

Conclusion

129. Nous avons conclu que les dépenses et autres opérations effectuées par les sénateurs n’avaient pas toujours été contrôlées de manière appropriée ou engagées dans l’exercice d’activités parlementaires et effectuées avec le souci du principe de l’utilisation judicieuse des fonds publics. Nous ne présentons pas de rapport individuel sur 86 sénateurs ou anciens sénateurs, mais nous en présentons un sur les 30 autres.

130. Nous encourageons vivement le Sénat à mettre en œuvre nos recommandations et à transformer la manière dont les dépenses des sénateurs sont gérées et surveillées.