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3031 Indépendance
juin-2019

Aperçu

Les membres de l’équipe de mission veillent à préserver l’indépendance et l’objectivité afin de remplir le mandat du Bureau, et ils sont perçus comme tels.

La présente section décrit de quelle manière les membres de l’équipe, les responsables de mission et les vérificateurs généraux adjoints jouent un rôle important pour atteindre l’objectif d’indépendance et pour veiller à ce que les menaces concernant l’indépendance soient traitées au moyen des sauvegardes appropriées. Ces personnes sont appuyées par les Services juridiques et les Services corporatifs, comme l’expliquent les directives de la présente section.

Normes de CPA Canada

Bureau

Audit annuel

Audits de performance, examens spéciaux et autres missions de certification

NCCQ 1.C21 Le cabinet doit établir des politiques et procédures destinées à lui fournir l'assurance raisonnable que le cabinet lui-même, ses membres et, le cas échéant, les autres personnes soumises aux règles d'indépendance (y compris les membres des cabinets membres du réseau), conservent leur indépendance lorsque les règles de déontologie pertinentes l'exigent. Ces politiques et procédures doivent permettre au cabinet : (Réf. : par. A10)

a) de communiquer ses propres règles d'indépendance à ses membres et, le cas échéant, aux autres personnes soumises à ces règles;

Cb) d'identifier et d'évaluer les situations et les relations constituant des menaces à l'indépendance, et de prendre des mesures appropriées pour éliminer ces menaces ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en place de sauvegardes ou, lorsqu'il le considère approprié et qu'il est possible de le faire selon les textes légaux ou réglementaires, de démissionner. [Dans la norme ISQC 1, l'alinéa correspondant est libellé comme suit : d'identifier les menaces à l'indépendance, d'apprécier si les menaces identifiées se situent à un niveau acceptable et, si tel n'est pas le cas, d'y répondre en éliminant les circonstances qui les créent, en mettant en place des sauvegardes pour les ramener à un niveau acceptable ou, lorsque c'est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables, en démissionnant.]

NCCQ 1.22 Ces politiques et procédures doivent exiger : (Réf. : par. A10)

a) que les associés responsables de missions fournissent au cabinet les informations pertinentes au sujet des missions, y compris l'étendue des services fournis, pour permettre au cabinet d'en évaluer l'effet global, le cas échéant, au regard des règles d'indépendance;

b) que les membres du cabinet signalent sans délai au cabinet les situations et les relations qui constituent une menace à l'indépendance afin que des mesures appropriées puissent être prises;

c) que les informations pertinentes soient recueillies et communiquées aux membres du cabinet concernés de façon :

(i) que le cabinet et ses membres puissent aisément déterminer s'ils respectent les règles d'indépendance,

(ii) que le cabinet puisse conserver et mettre à jour les informations relatives à l'indépendance dans ses dossiers,

(iii) que le cabinet puisse prendre les mesures appropriées concernant les menaces à l'indépendance qui ont été identifiées et dépassent un niveau acceptable.

NCCQ 1.23 Le cabinet doit établir des politiques et procédures destinées à lui fournir l'assurance raisonnable que les manquements aux règles d'indépendance lui sont signalés, et à lui permettre de prendre les mesures appropriées pour remédier à ces situations. Ces politiques et procédures doivent faire obligation : (Réf. : par. A10)

a) aux membres du cabinet de signaler sans délai au cabinet les manquements aux règles d'indépendance dont ils prennent connaissance;

b) au cabinet de communiquer sans délai les manquements identifiés à ces politiques et procédures:

(i) à l'associé responsable de la mission à qui il incombe, avec le cabinet, de remédier à ces manquements,

(ii) aux autres membres concernés du cabinet et, le cas échéant, du réseau, ainsi qu'aux autres personnes soumises aux règles d'indépendance, à qui il incombe de prendre les mesures appropriées;

c) à l'associé responsable de la mission et aux les autres personnes visées au sous-alinéa b) ii) ci-dessus de communiquer sans délai au cabinet, lorsque c'est nécessaire, les mesures prises pour remédier aux manquements identifiés, de sorte que le cabinet puisse décider s'il lui faudra prendre des mesures supplémentaires.

NCCQ 1.24 Au moins une fois l'an, le cabinet doit obtenir, de tous ses membres tenus d'être indépendants selon les règles de déontologie pertinentes, une confirmation écrite du respect de ses politiques et procédures relatives à l'indépendance.(Réf. : par. A10 et A11)

NCCQ 1.A11 La confirmation écrite peut être sur support papier ou électronique. Par l'obtention de la confirmation et la prise de mesures appropriées en cas d'informations indiquant un manquement, le non-respect des politiques et procédures relatives à l'indépendance le cabinet démontre l'importance qu'il attache à l'indépendance et en fait une question actuelle présente à l'esprit de ses membres.

NCA 220.C11 L'associé responsable de la mission doit tirer une conclusion quant au respect des règles d'indépendance qui s'appliquent à la mission d'audit. Pour parvenir à cette conclusion, il doit : (Réf. : par. A5)

Ca) obtenir du cabinet et, le cas échéant, d'autres cabinets membres du réseau, les informations pertinentes lui permettant d'identifier et d'évaluer les situations et les relations constituant des menaces à l'indépendance; [Dans la norme ISA 220, l'alinéa correspondant est libellé comme suit : obtenir du cabinet et, le cas échéant, d'autres cabinets membres du réseau, les informations pertinentes lui permettant d'identifier et d'apprécier les menaces à l'indépendance.]

b) évaluer les informations relatives aux manquements identifiés, le cas échéant, aux politiques et procédures du cabinet en matière d'indépendance afin de déterminer s'ils constituent une menace à l'indépendance dans le contexte de la mission d'audit;

Cc) prendre des mesures appropriées pour éliminer ces menaces ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en place de sauvegardes ou, lorsqu’il le considère comme approprié et que c’est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables, démissionner. En cas d’impossibilité de résoudre le problème, l’associé responsable de la mission doit en informer sans délai le cabinet afin que des mesures appropriées soient prises. [Dans la norme ISA 220, les alinéas c) et d) correspondants sont libellés comme suit : c) apprécier si les menaces identifiées se situent à un niveau acceptable; d) prendre des mesures appropriées pour répondre aux menaces qui dépassent un niveau acceptable en éliminant les circonstances qui les créent, en mettant en place des sauvegardes pour les ramener à un niveau acceptable ou, lorsque c'est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables, en démissionnant. En cas d'impossibilité de résoudre le problème, l'associé responsable de la mission doit en informer sans délai le cabinet afin que des mesures appropriées soient prises.] (Réf. : par. CA6 et A7)

NCA 220.CA6 L'associé responsable de la mission peut identifier, relativement à la mission d'audit, des menaces à l'indépendance que des sauvegardes ne peuvent peut-être pas éliminer ou ramener à un niveau acceptable. Dans ce cas, comme l'exige l'alinéa C11 Cc), il en informe la ou les personnes compétentes au sein du cabinet pour déterminer les mesures appropriées à prendre, qui peuvent aller jusqu'à renoncer à l'activité ou aux intérêts qui constituent la menace, ou encore à démissionner lorsque c'est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables. [Dans la norme ISA 220, le paragraphe correspondant est libellé comme suit : L'associé responsable de la mission peut identifier, relativement à la mission d'audit, une menace à l'indépendance qui pourrait dépasser un niveau acceptable. Dans ce cas, comme l'exige l'alinéa 11 d), il en informe la ou les personnes compétentes au sein du cabinet pour déterminer les mesures appropriées à prendre, qui peuvent aller jusqu'à éliminer les circonstances qui créent la menace, à mettre en place des sauvegardes pour la ramener à un niveau acceptable ou, lorsque c'est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables, à démissionner.]

Considérations propres aux entités du secteur public

NCA 220.A7 Certaines mesures législatives peuvent fournir des sauvegardes pour l'indépendance des auditeurs du secteur public. Cependant, ces auditeurs, ou les cabinets qui réalisent des audits dans le secteur public au nom de l'auditeur nommé par voie législative, peuvent, selon les termes et conditions du mandat dans le pays donné, avoir à adapter leur approche afin de favoriser le respect, dans son esprit, du paragraphe 11. Cela peut inclure, lorsque le mandat de l'auditeur du secteur public ne lui permet pas de démissionner, la révélation dans un rapport public des circonstances qui sont survenues et qui, dans le contexte du secteur privé, auraient conduit l'auditeur à démissionner.

Acceptation et maintien

NCMC 3001.24 Le professionnel en exercice ne doit accepter ou reconduire une mission d'appréciation directe que lorsque les conditions suivantes sont réunies : (Réf. : par. A31 à A34)

a) il n'a aucun motif de croire que les règles de déontologie pertinentes, y compris en matière d'indépendance, ne seront pas respectées;

Contrôle qualité

Professionnels comptables exerçant en cabinet (Réf. : par. 22 et alinéas 35 a) et b))

NCMC 3001.A59 La présente NCMC s'inscrit dans le contexte d'un éventail de mesures prises pour assurer la qualité des missions de certification réalisées par les professionnels comptables exerçant en cabinet. Ces mesures comprennent :

  • des exigences en matière de compétence, comme des points de référence en matière de formation et d'expérience pour l'admission à la profession ainsi que des exigences en matière de perfectionnement professionnel continu et d'apprentissage permanent;
  • des politiques et procédures de contrôle qualité mises en place dans l'ensemble du cabinet, la NCCQ 1 s'appliquant d'ailleurs à tous les cabinets de professionnels comptables pour les missions de certification;
  • des règles ou un code de déontologie exhaustifs, y compris en matière d'indépendance, reposant sur les principes fondamentaux d'intégrité, d'objectivité, de compétence professionnelle et de diligence, de confidentialité et de conduite professionnelle.

Politiques du BVG

Les employés du Bureau doivent exercer leurs fonctions officielles et organisent leurs affaires personnelles de façon à préserver la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’indépendance, de l’objectivité et de l’impartialité du Bureau. [nov.–2011]

Les auditeurs, en particulier, veillent à préserver l’indépendance et l’objectivité afin de remplir le mandat du Bureau et ils sont perçus comme tels. [nov.–2011]

Une fois l’an, le Bureau doit obtenir de tous les membres de son personnel qui, au cours de l’année ont répondu à la définition de membre de l’équipe de mission dans le cadre d’une mission de certification, une confirmation écrite du respect de ses politiques et procédures en matière d’indépendance. [nov.–2011]

Le Bureau doit communiquer sans délai les manquements relevés aux politiques et procédures en matière d’indépendance au responsable de la mission pour qu’il y remédie. [nov.–2011]

Toutes les personnes qui répondent à la définition de membre de l’équipe de mission, y compris les spécialistes internes et, le cas échéant, les spécialistes externes, doivent confirmer leur indépendance. [avr.–2018]

Le responsable de la mission doit tirer une conclusion quant au respect des règles d’indépendance qui s’appliquent à la mission de certification de la part des membres de l’équipe. [nov.–2011]

Le responsable de la mission doit prendre les mesures appropriées pour éliminer les menaces à l’indépendance ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en place de mesures de sauvegarde. [nov.–2011]

Le responsable de la mission doit évaluer les informations relatives aux manquements identifiés et déterminer l’incidence du manquement sur la mission de certification. [nov.–2011]

Le vérificateur général adjoint doit informer le responsable de la mission de toute menace ou tout manquement à l’indépendance dont il prend connaissance. [nov.–2011]

Directives du BVG

Concept d’indépendance

La norme de déontologie sur l’indépendance et le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau exige que les employés du Bureau qui répondent à la définition de membre d’une équipe de mission doivent être et demeurer libres de toute influence, intérêt ou relation qui, en ce qui concerne les affaires des entités, portent atteinte à leur jugement professionnel ou à leur objectivité ou qui, selon un observateur raisonnable, porteraient atteinte à leur jugement professionnel ou à leur objectivité. Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau a des exigences similaires pour l’ensemble des employés.

L’objectivité consiste à ne pas permettre que le parti pris, le conflit d’intérêts et l’influence indue aient préséance sur le jugement professionnel ou le jugement en affaires. On peut définir l’indépendance comme étant la capacité d’agir d’une façon intègre et objective, et d’être perçu comme tel.

Les politiques et les procédures du Bureau en matière d’indépendance exigent de relever toutes les menaces à l’indépendance afin d’en évaluer l’importance et de mettre en place des sauvegardes afin d’éliminer toutes les menaces importantes ou de les réduire à un niveau acceptable.

Lorsqu’aucune mesure de sauvegarde ne peut réduire les menaces à un niveau acceptable, l’employé ou le Bureau devrait supprimer l’activité, l’intérêt ou la relation qui crée les menaces, ou refuser la mission en question ou refuser de la poursuivre.

Application

Toute personne qui répond à la définition de « membre de l’équipe de mission » doit se conformer aux politiques et aux procédures d’audit du Bureau en matière d’indépendance, aux politiques comprises dans le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG et aux exigences des associations professionnelles dont la personne est membre.

Dans le cadre des politiques et procédures du Bureau en matière d’indépendance, sont considérés comme membres de l’équipe de mission :

  • tous les employés du Bureau qui participent à la mission de certification;

  • tous les employés contractuels qui participent à la mission de certification;

  • tous les autres employés du Bureau en mesure d’influer directement sur le résultat de la mission de certification, y compris :

    1. ceux qui recommandent la rémunération du responsable de la mission de certification lié à la performance de la mission de certification ou qui exercent des fonctions de supervision, de gestion ou de surveillance de celui-ci,

    2. ceux qui agissent comme experts-conseils au sujet de questions, d’opérations ou de faits de nature technique ou sectorielle pour l’équipe de la mission de certification,

    3. ceux qui assurent le contrôle qualité de la mission de certification,

  • toute autre personne du Bureau ou de l’extérieur du Bureau en mesure d’influer directement sur le résultat de la mission de certification.

Le responsable de la mission est tenu de tirer une conclusion sur la conformité des membres de l’équipe aux exigences en matière d’indépendance et devrait exercer son jugement professionnel pour établir qui répond à la définition de membre de l’équipe de la mission de certification et jusqu’à quel point les personnes qui sont consultées, ou dont les services sont retenus ou qui donnent des conseils sur la mission ont une influence directe sur le résultat de la mission de certification.

De plus, le responsable de la mission devrait examiner si les relations entre les employés du Bureau qui ne font pas partie de l’équipe de mission et l’entité peuvent également donner lieu à des menaces pour l’indépendance.

Selon le Bureau, le non-respect de ces normes constitue une affaire très grave. Un employé qui ne se conforme pas à ces normes s’expose à des mesures disciplinaires, y compris le congédiement. Pour les membres d’un organisme comptable professionnel provincial, l’affaire pourrait être soumise à l’institut, l’ordre ou l’association.

Spécialistes

Un spécialiste interne qui participe à la mission de certification ou fournit des avis dans son domaine de spécialisation correspond à la définition de « membre de l’équipe de mission ».

Un spécialiste externe ne correspond pas toujours à la définition de « membre de l’équipe de mission ».

Un spécialiste externe correspond à la définition de « membre de l’équipe de mission » s’il possède des compétences, des connaissances et de l’expérience dans le domaine de la comptabilité ou de l’audit et si ses travaux dans ce domaine sont utilisés pour aider l’auditeur à obtenir des éléments probants suffisants et appropriés.

Un spécialiste externe qui possède des compétences, des connaissances et de l’expérience dans un domaine autre que la comptabilité ou l’audit et dont les travaux dans ce domaine sont utilisés pour aider l’auditeur à obtenir des éléments probants suffisants et appropriés ne correspond pas à la définition de « membre de l’équipe de mission ».

Un spécialiste interne ou externe (dans le domaine de la comptabilité ou de l’audit) qui participera à la mission de certification (c.-à-d. qui mettra en œuvre des procédures qui fourniront des éléments probants dont se servira le responsable de la mission pour formuler une conclusion) correspond à la définition d’un « membre de l’équipe de mission ».

Un spécialiste interne ou externe (dans le domaine de la comptabilité ou de l’audit) qui fournit des avis sur des questions, des opérations ou des faits de nature technique ou sectorielle à l’équipe de certification correspond à la définition de « membre de l’équipe de mission ».

Période d’indépendance

Le Bureau et les membres de l’équipe de mission selon la définition doivent être indépendants de l’entité pendant la période visée par le rapport de mission de certification et la période de la mission de certification actuelle. La période cumulative commence au début de la période visée par le rapport de mission de certification et prend fin au moment de la délivrance du rapport de certification.

Pour plus de précisions, se reporter à la figure 1.1 ci-dessous.

Figure 1.1 – Période d’indépendance à l’égard de chaque gamme de produits du BVG.

Processus visant à assurer l’indépendance

Même si le Bureau jouit d’une grande indépendance envers ses entités auditées, il est néanmoins important de prendre des mesures appropriées pour assurer que les membres de l’équipe de mission sont indépendants et objectifs (et sont perçus comme tels).

Un membre de l’équipe de mission de certification doit être et demeurer indépendant et libre de toute influence, intérêt ou relation qui, en ce qui concerne la mission, portent atteinte à son jugement professionnel ou à son objectivité ou qui, selon un observateur raisonnable, porteraient atteinte à son jugement professionnel ou à son objectivité.

Le personnel de la mission doit aviser dans les plus brefs délais le responsable de la mission de toute circonstance ou relation qui crée des menaces à l’indépendance.

S’il est porté à l’attention du responsable de la mission par le truchement du système de contrôle qualité, ou autrement, qu’un membre de l’équipe de mission est dans une situation qui crée une menace par rapport aux exigences en matière d’indépendance, le responsable de la mission, en consultation avec le spécialiste interne en valeurs et éthique, doit :

  • évaluer l’information sur la menace signalée;
  • déterminer l’incidence de la menace sur la mission de certification;
  • déterminer les mesures qu’il est approprié de prendre pour éliminer la menace ou la ramener à un niveau acceptable.

Le responsable de la mission doit tenir compte des menaces à l’indépendance pendant toute la durée de la mission de certification. Toutes les personnes qui répondent à la définition de membre de l’équipe de mission, y compris les spécialistes internes et, le cas échéant, les spécialistes externes, doivent se conformer à ce qui suit, et ce, pour chaque mission de certification à laquelle ils participent :

  • tous les membres de l’équipe remplissent une « confirmation de l’indépendance »;

  • si aucune menace pour l’indépendance n’est observée, remettre la « confirmation de l’indépendance » remplie au responsable de la mission pour approbation et consignation dans le dossier d’audit;

  • si une menace pour l’indépendance est relevée, le responsable de la mission remplit un rapport d’exception et une résolution est proposée en suivant le cadre de résolution. Ce rapport doit inclure une description de :

    1. la nature de la mission;

    2. la menace relevée;

    3. la ou les sauvegardes qui ont été déterminées et mises en place pour éliminer la menace ou la ramener à un niveau acceptable;

    4. la façon dont, selon le jugement professionnel du cadre supérieur, les sauvegardes éliminent la menace ou la ramènent à un niveau acceptable.

  • le responsable de la mission communique dans les plus brefs délais au spécialiste interne en valeurs et éthique les mesures de sauvegarde proposées pour éliminer la menace ou la réduire;

  • le spécialiste interne en valeurs et éthique effectue une revue objective des mesures de sauvegarde et des mesures proposées pour éliminer la menace ou la réduire;

  • le responsable de la mission reçoit du spécialiste interne en valeurs et éthique la confirmation du caractère adéquat du mode d’action proposé, pouvant inclure des sauvegardes supplémentaires pour ramener la menace à un niveau acceptable;

  • une personne ne devrait pas commencer à travailler dans le cadre de la mission de certification tant que les sauvegardes nécessaires pour éliminer la menace ou la ramener à un niveau acceptable n’ont pas été mises en place;

  • le spécialiste interne en valeurs et éthique peut aider les Services de gestion des dossiers à recevoir une copie des documents pour consignation en dossier.

Le responsable de la mission s’assure de la consignation en dossier des éléments probants attestant la conformité aux exigences liées à l’indépendance pour tous les membres de l’équipe de mission.

Lorsque la rotation s’avère souhaitable, mais non pratique dans le cas d’un membre de l’équipe de mission, le personnel-cadre de la mission devrait voir de quelle façon il pourrait contrôler les risques associés à la participation de ce membre. Les références aux politiques et procédures du Bureau concernant la rotation devraient être consultées. Elles sont présentées à la section BVG Audit 1071 – Rotation du personnel.

Tout au long de l’audit, le responsable de la mission doit demeurer vigilant, en ayant recours à l’observation et à des demandes d’informations aussi souvent qu’il est nécessaire, en ce qui a trait aux éléments probants attestant le non-respect des règles d’indépendance par les membres de l’équipe de mission.

Dans le cas où le responsable de mission a une ou des exceptions à divulguer, le responsable de la mission devrait déterminer, de concert avec le spécialiste interne en valeurs et éthique, des sauvegardes et signer le rapport d’exception. Si un vérificateur général adjoint a une ou des exceptions à divulguer, il doit consulter le responsable de mission et le spécialiste interne en valeurs et éthique.

Si un responsable du contrôle qualité repère une menace quant à son indépendance ou quant à sa capacité d’exécuter une revue objective, il doit immédiatement en informer le responsable de la mission et le vérificateur général adjoint, Services d’audit. Se reporter à la section BVG Audit 3063 – Responsabilités du responsable du contrôle qualité.

Indépendance du Bureau

Le Bureau doit être et demeurer indépendant et libre de toute influence, intérêt ou relation qui, en ce qui concerne les entités auditées, portent atteinte au professionnalisme ou à l’objectivité du Bureau ou qui, selon un observateur raisonnable, porterait atteinte au professionnalisme ou à l’objectivité du Bureau.

Si, au cours de la mission, de nouvelles circonstances se présentent ou des informations sont obtenues susceptibles de porter atteinte à l’indépendance, les membres de l’équipe doivent le signaler immédiatement au responsable de la mission, qui devrait alors décider de mettre immédiatement fin ou non aux travaux.

Dans le cas d’audits conjoints, le responsable de la mission devrait obtenir l’assurance du co-auditeur qu’une évaluation de l’indépendance a été effectuée. De son côté, le Bureau devrait être en position de fournir la même assurance au co-auditeur.

Confirmation annuelle relative aux conflits d’intérêts

Les employés du Bureau doivent signer le formulaire annuel de rapport confidentiel relatif aux conflits d’intérêts, s’il y a lieu, conformément au Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG. Ce formulaire comprend une déclaration additionnelle relative à l’indépendance pour tous les employés travaillant à une mission d’audit. Les membres du personnel qui, au cours de l’année, répondent à la définition de membre d’une équipe de mission, dans au moins une mission de certification, doivent déclarer qu’ils ont lu les politiques du Bureau relatives à l’indépendance et qu’ils satisfont à ces politiques et procédures comme l’exigent les règles de déontologie pertinentes.

Le vérificateur général adjoint des Services corporatifs assume la gestion du processus annuel relatif aux conflits d’intérêts et fait la revue des menaces et des manquements à l’indépendance relevés et les communique dans les plus brefs délais au vérificateur général adjoint de l’employé concerné. Le vérificateur général adjoint transmet les menaces et les manquements relevés aux responsables de la mission touchés.

Un conflit d’intérêts est une incompatibilité entre les intérêts privés d’un employé et ses responsabilités de fonctionnaire. Un conflit d’intérêts peut trouver son origine dans un intérêt, une restriction ou une relation qui, en ce qui concerne la mission de certification, selon un observateur raisonnable, influenceraient le jugement ou l’objectivité de l’employé dans l’exécution de la mission de certification.

Le Bureau a établi certaines mesures relatives aux conflits d’intérêts dans le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle. Ces mesures relatives aux conflits d’intérêts protègent à la fois les employés du Bureau contre les allégations de conflits d’intérêts et les aident à éviter les situations à risque.

Responsabilités de tous les employés du Bureau :

  • Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter toute forme de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel;

  • S’il y a conflit entre l’intérêt personnel d’un employé et ses fonctions et responsabilités officielles, l’intérêt public doit primer dans le règlement dudit conflit.

Les employés du Bureau ont aussi les responsabilités individuelles suivantes :

  • Ils ne doivent pas avoir d’intérêts privés, autres que ceux expressément autorisés, sur lesquels les activités du gouvernement auxquelles ils participent auraient une incidence particulière ou importante.

  • Ils ne doivent jamais solliciter ou accepter de transferts entraînant des avantages de nature économique.

  • Ils ne doivent pas agir de manière à contracter une obligation envers une personne qui pourrait tirer profit d’un avantage ou d’un traitement de faveur, ni tenter d’obtenir de quelque façon un traitement de faveur d’une telle personne.

  • Ils ne doivent jamais outrepasser leurs fonctions officielles pour venir en aide à des personnes physiques ou morales dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut entraîner un traitement de faveur.

  • Ils ne doivent jamais sciemment profiter ou prendre avantage des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public.

  • Ils ne doivent jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement quels qu’ils soient, y compris les biens loués, ou en permettre l’usage à des fins autres que celles approuvées officiellement.

Un employé qui ne se conforme pas à ces obligations s’expose à des mesures disciplinaires, y compris, le cas échéant, le congédiement.

Le formulaire de rapport confidentiel relatif aux conflits d’intérêts vise à rappeler aux employés du Bureau l’importance du Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau et les règles de déontologie pertinentes, y compris en matière d’indépendance. Ce formulaire montre bien l’importance que les employés du Bureau ainsi que les membres de leurs familles immédiates ne détiennent aucun intérêt financier ou autre susceptible d’entrer en conflit avec les responsabilités de l’employé ou de mettre en question son jugement ou son objectivité.

Les employés sont tenus de soumettre une déclaration sur leurs actifs, passifs ou autres intérêts conformément au formulaire de rapport confidentiel relatif aux conflits d’intérêts.

Cette obligation prend naissance :

  • au moment où un employé prend ses fonctions au Bureau;
  • tous les ans par la suite;
  • chaque fois que la situation de l’employé change, notamment lorsqu’il se dessaisit d’intérêts déclarés ou qu’il en acquiert de nouveau.

Les employés du Bureau doivent déclarer tous leurs actifs, passifs ou autres intérêts devant être signalés (sans en indiquer la valeur), qui pourraient compromettre ou mettre en question leur jugement ou leur objectivité. Dans le cadre des informations à fournir, les autres intérêts comprennent les relations personnelles avec le personnel ou les clients, les cadeaux, les marques d’hospitalité (non permis conformément au Code) et les autres avantages reçus ou encore des emplois ou activités qu’ils exercent à l’extérieur.

Tous les employés doivent remplir le formulaire de rapport confidentiel relatif aux conflits d’intérêts et doivent y déclarer que :

  • tous les renseignements fournis sont véridiques et complets;
  • qu’ils ont lu et compris le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG;
  • qu’ils s’engagent à l’observer dans son intégralité.

Si, pendant l’année, la situation d’un employé ou les circonstances changent par rapport aux déclarations qui ont été faites, il doit remplir à nouveau un formulaire de rapport confidentiel relatif aux conflits d’intérêts et le remettre immédiatement au vérificateur général adjoint des Services corporatifs.

Évaluation du respect des règles d’indépendance

Le Bureau s’attend à ce que les équipes de mission appliquent un cadre d’évaluation des menaces à l’indépendance. Ce cadre exige que le Bureau et ses employés :

  • identifient les menaces au respect des règles d’indépendance;

  • évaluent l’importance des menaces identifiées;

  • mettent en place des sauvegardes, s’il y a lieu, pour éliminer ces menaces ou les ramener à un niveau acceptable;

  • documentent les menaces et la façon dont les sauvegardes les éliminent ou les ramènent à un niveau acceptable.

Lorsqu’aucune sauvegarde ne peut éliminer les menaces ou les ramener à un niveau acceptable, le responsable de la mission consulte le spécialiste interne en valeurs et éthique concernant la possibilité de renoncer à l’activité, à l’intérêt ou à la relation qui constituent la ou les menaces, ou de refuser la mission ou de refuser de la poursuivre lorsque c’est possible selon les textes légaux ou réglementaires applicables.

Identifier les menaces au respect des règles de l’indépendance — Une menace à l’indépendance, dans le cadre de la présente politique, est une situation, une relation ou une circonstance qui pourraient entraîner un manquement au jugement professionnel ou à l’objectivité d’un l’employé.

Les menaces à l’indépendance doivent être prises en considération par tous les membres de l’équipe de mission, et ce, tout au long de la mission de certification. Les menaces à l’indépendance peuvent être subdivisées comme suit : menaces liées à l’intérêt personnel, à l’auto-contrôle, à la représentation, à la familiarité et à l’intimidation. Ces catégories de menaces sont traitées dans la section BVG Audit 1031 – Règles de déontologie régissant une mission de certification.

Lorsqu’on identifie les menaces à l’indépendance, il faut le faire avec soin, les menaces n’étant pas toujours directes ou manifestes. Dans plusieurs cas, elles peuvent être particulièrement subtiles.

Évaluer l’importance des menaces identifiées — Se reporter à la section BVG Audit 1031 - Règles de déontologie relatives à une mission de certification pour connaître les facteurs à considérer pour évaluer l’importance des menaces identifiées.

Appliquer des mesures de sauvegarde, s’il y a lieu, pour éliminer les menaces ou les ramener à un niveau acceptable — Les cadres supérieurs de la mission (vérificateur général adjoint et le responsable de la mission) évaluent l’importance des menaces identifiées.

Des sauvegardes sont nécessaires lorsque les menaces identifiées sont à un niveau où un observateur raisonnable serait susceptible de conclure que le respect des règles de déontologie pertinentes, notamment en ce qui concerne l’indépendance, peuvent être compromises. Se reporter à la section BVG Audit 1031 Règles de déontologie relatives à une mission de certification pour des exemples de sauvegardes pouvant éliminer les menaces identifiées ou les ramener à un niveau acceptable.

Si la menace n’est pas négligeable, les cadres supérieurs de la mission identifient et mettent en place des mesures des sauvegardes en vue d’éliminer cette menace ou de la ramener à un niveau acceptable. Les menaces et les mesures de sauvegarde sont revues de manière objective par le spécialiste interne en valeurs et éthique.

Consigner les menaces en dossier et la manière dont les sauvegardes éliminent ces menaces ou les ramènent à un niveau acceptable — L’évaluation continue et l’élimination des menaces à l’indépendance doivent être étayées par des éléments probants obtenus tant avant d’accepter une mission que pendant son exécution. Pour chaque menace identifiée comme n’étant pas négligeable, un rapport d’exceptions est rédigé et le responsable de la mission veille à ce que toutes les décisions pertinentes soient étayées et consignées en dossier. Les rapports d’exception définitifs sont transmis aux Services de la gestion des dossiers pour classement. Ces rapports ne sont pas incorporés au dossier d’audit en raison du caractère personnel et confidentiel de leur contenu.

Manquement à l’indépendance

Il peut se présenter des situations où un employé ou le Bureau se retrouve par inadvertance en manquement aux règles de déontologie pertinentes, y compris en ce qui touche l’indépendance. Dans un tel cas, ce manquement ne portera généralement pas atteinte à l’indépendance, puisque le Bureau dispose des politiques et des procédures de contrôle qualité appropriées pour promouvoir l’indépendance et que, lorsqu’un manquement est découvert, celui-ci est corrigé rapidement et les sauvegardes nécessaires sont mises en place. Un manquement par inadvertance comprend les situations où l’employé ne connaissait pas les circonstances ayant créé le manquement.

Le personnel de la mission doit aviser dans les plus brefs délais le responsable de la mission du manquement aux exigences en matière d’indépendance.

S’il est porté à l’attention du responsable de la mission par le truchement du système de contrôle qualité, notamment, qu’un membre de l’équipe de mission est dans une situation de manquement aux exigences en matière d’indépendance, le responsable de la mission, en consultation avec le directeur principal de l’employé (s’il est différent) et le spécialiste interne en valeurs et éthique doivent :

  • évaluer l’information sur le manquement identifié;
  • déterminer l’incidence du manquement sur la mission de certification;
  • déterminer les mesures qu’il est approprié de prendre.

Le responsable de la mission consigne le manquement à l’indépendance dans un rapport d’exception et communique dans les plus brefs délais au spécialiste interne en valeurs et éthique les mesures envisagées. Le responsable de la mission et le directeur principal de l’employé (s’il est différent) reçoivent une confirmation du spécialiste interne en valeurs et éthique sur le caractère adéquat des mesures proposées. Les Services de gestion des dossiers reçoivent une copie du rapport d’exception final pour classement.

Divergences d’opinions

Si des divergences d’opinions sur la façon de régler une question liée à l’indépendance surviennent, il faudrait les résoudre en suivant les procédures précisées à la section BVG Audit 3082 – Résolution des divergences d’opinions.

Les employés du Bureau sont autorisés à formuler une plainte ou une allégation s’ils estiment que le Bureau ou ses employés ont omis de se conformer aux normes professionnelles, y compris aux règles de déontologie pertinentes, aux obligations réglementaires et juridiques, ainsi qu’au système de contrôle qualité, conformément à la section BVG Audit 1091 – Plaintes et allégations.

Renvoi au spécialiste interne en valeurs et éthique

Les questions relatives à l’indépendance doivent être transmises au spécialiste interne en valeurs et éthique et elles comprennent :

  • les cas où il faut prendre des mesures et appliquer des procédures particulières pour pouvoir gérer comme il se doit les menaces réelles ou potentielles à l’indépendance;

  • les préoccupations relatives au respect de l’indépendance soulevées par le personnel du Bureau ou un membre de l’équipe d’audit.

Sections correspondantes

BVG Audit 1031 Règles de déontologie régissant une mission de certification
BVG Audit 1071 Rotation du personnel
BVG Audit 1091 Plaintes et allégations
BVG Audit 3082 Résolution des divergences d’opinions