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1071 Rotation du personnel
juin-2018

Aperçu

L’objectivité du Bureau peut être compromise ou sembler compromise si les responsables de l’équipe de mission et, en particulier, les membres-cadres et les responsables du contrôle qualité, selon le cas, effectuent des missions auprès d’une même entité pendant une longue période. La rotation du personnel se fait habituellement sans intervention, au rythme des promotions ou du roulement du personnel, mais la rotation des responsables de mission qui détiennent des pouvoirs de signature est moins susceptible de se faire à moins qu’il n’y ait une politique à cet égard.

Le fait de muter périodiquement le personnel cadre de la mission offre des avantages importants, notamment :

  • une façon nouvelle, objective et critique d’aborder la mission;

  • l’occasion d’envisager sous un nouvel angle le mandat, les enjeux et les problèmes d’une entité ainsi que la présentation des résultats de la mission;

  • une plus grande motivation pour les membres-cadres qui sont affectés à de nouvelles tâches.

La présente section établit les exigences en matière de rotation pour les membres-cadres, les responsables du contrôle qualité et d’autres membres du personnel (selon le cas).

Normes de CPA Canada

Bureau

Audit annuel

Audits de performance, examens spéciaux et autres missions de certification

NCCQ 1.C25 Le cabinet doit établir des politiques et procédures : (Réf : par. A10)

Ca) qui fixent des critères permettant de déterminer si des sauvegardes s’imposent pour ramener la menace liée à la familiarité à un niveau acceptable lorsque le cabinet a recours aux mêmes membres de haut niveau pour les missions de certification réalisées auprès d’un même client sur une longue durée; [Dans la norme ISQC 1, l'alinéa correspondant est libellé comme suit : qui fixent des critères permettant de déterminer s'il est nécessaire d'éliminer des circonstances qui créent une menace liée à une association de longue date avec une entité, lorsque le cabinet a recours aux mêmes membres de haut niveau pour les missions d'assurance réalisées auprès d'un même client sur une longue durée, afin de ramener cette menace à un niveau acceptable, ou qui fixent des critères concernant la mise en place de sauvegardes visant à réduire la menace.]

b) qui prescrivent, pour les audits d’états financiers d’entités cotées, la rotation de l’associé responsable de la mission et des personnes chargées de la revue de contrôle qualité de la mission ainsi que, le cas échéant, des autres personnes soumises à des exigences de rotation, après une durée déterminée, en conformité avec les règles de déontologie pertinentes. (Réf. : Par. CA12-A17)

NCCQ 1.CA12 Au Canada, les règles de déontologie pertinentes traitent de la menace liée à la familiarité que peut créer le recours aux mêmes membres de haut niveau du cabinet pour les missions de certification réalisées auprès d’un même client sur une longue durée, ainsi que des sauvegardes qui pourraient être appropriées pour contrer les menaces de ce type. [Dans la norme ISQC 1, le paragraphe correspondant est libellé comme suit : Le Code de l’IESBA traite de la menace que peut créer une association de longue date entre une personne et : ou bien l'entité et ses activités; ou bien la haute direction de l'entité; ou bien l'objet considéré de la mission d'assurance et les informations relatives à celui-ci.]

NCCQ 1.CA13 Pour définir les critères appropriés visant à contrer la menace liée à la familiarité, des facteurs tels que les suivants peuvent entrer en ligne de compte :

  • la nature de la mission, notamment si elle relève d’un domaine d’intérêt public;

  • la durée d’affectation des membres de haut niveau du cabinet auprès d’un même client.

Les sauvegardes peuvent par exemple comprendre la rotation des membres de haut niveau du cabinet ou l’obligation de procéder à une revue de contrôle qualité de la mission. [Dans la norme ISQC 1, le paragraphe correspondant est libellé comme suit : Le Code de l'IESBA fournit des exemples de facteurs à considérer pour apprécier le niveau de la menace qu'il peut y avoir lorsqu'une personne participe à une mission d'assurance sur une longue durée. Il donne aussi des exemples de mesures visant à répondre à une telle menace, comme : éliminer la menace en effectuant une rotation des membres de l'équipe de mission (c'est-à-dire en remplaçant la personne); mettre en place des sauvegardes propres à ramener la menace à un niveau acceptable, par exemple des revues – internes ou externes – indépendantes et régulières de la qualité de la mission.]

NCCQ 1.CA14 Au Canada, les règles de déontologie pertinentes peuvent reconnaître que la menace liée à la familiarité est particulièrement pertinente dans le contexte de l’audit des états financiers d’une entité cotée. Pour ces audits, les règles de déontologie pertinentes peuvent exiger que l’associé responsable de la mission ou le responsable du contrôle qualité de la mission fassent l’objet d’une rotation. [Dans la norme ISQC 1, le paragraphe  correspondant est libellé comme suit : Le Code de l’IESBA exige,  pour certaines missions, que l’associé  responsable de la mission, le responsable du contrôle qualité de la mission et tout autre associé clé de la mission fassent l’objet d’une rotation après une période. Il se peut que les exigences propres à chaque pays prescrivent des périodes de rotation plus courtes.]

Considérations propres aux organisations qui auditent des entités du secteur public

NCCQ 1.A15 Certaines mesures législatives peuvent fournir des sauvegardes pour l’indépendance des auditeurs du secteur public. Toutefois, des menaces à l’indépendance peuvent subsister malgré les mesures légales destinées à protéger celle-ci. Par conséquent, lorsqu’il établit les politiques et procédures exigées aux paragraphes 20 à 25, l’auditeur du secteur public peut prendre en compte les conditions propres à son mandat dans le secteur public et répondre aux menaces à l’indépendance dans ce contexte.

NCCQ 1.A16 Dans le secteur public, les entités cotées évoquées dans les paragraphes C25 et CA14 sont rares. D’autres entités du secteur public peuvent toutefois être importantes en raison de leur taille, de leur complexité ou de certains aspects d’intérêt public, et compter de ce fait un large éventail de parties prenantes. Par conséquent, il peut arriver qu’un cabinet détermine, à la lumière de ses politiques et procédures de contrôle qualité, que l’importance d’une entité du secteur public est telle qu’elle justifie que les procédures de contrôle qualité soient renforcées.

NCCQ 1.A17 Dans le secteur public, les modalités de nomination et le mandat des auditeurs ayant la responsabilité d’associé responsable de mission peuvent être prévus par des dispositions législatives. La stricte conformité aux exigences de rotation de l’associé responsable de la mission prévues dans le cas des entités cotées n’est donc pas nécessairement possible. Néanmoins, l’intérêt public peut commander que les organisations qui auditent des entités du secteur public considérées comme importantes, dont il est fait état au paragraphe A16, établissent des politiques et procédures favorisant le respect, dans son esprit, du principe de la rotation de l’associé responsable de la mission.

Politiques du BVG

Cadres

La période pendant laquelle le responsable de mission est affecté à une entité cotée ne doit pas dépasser sept années consécutives. Une personne ayant exercé de telles fonctions pendant sept ans doit attendre cinq autres années avant de pouvoir exercer à nouveau les fonctions de responsable de mission ou responsable du contrôle qualité. [juin–2018]

La période pendant laquelle le responsable de mission est affecté à des entités autres que celles qui sont mentionnées ci-dessus ne doit pas normalement dépasser sept années consécutives. Une personne ayant exercé de telles fonctions pendant sept ans devra attendre deux ans avant de pouvoir exercer à nouveau les fonctions de responsable de mission ou de responsable du contrôle qualité. [sept.–2015]

Durant la période suivant une rotation, le responsable de mission ne pourra pas participer à une mission de certification relative à cette entité, ni assurer le contrôle qualité pour cette mission, ni influer directement sur les résultats de la mission d’une autre façon. [sept.–2015]

Le vérificateur général, les vérificateurs généraux adjoints et les responsables de mission doivent surveiller le comportement du personnel et déterminer le moment où la rotation ou d’autres mesures de protection deviennent nécessaires afin de contrer tout risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance. [sept.–2015]

Au moins une fois par an, les Services d’audit devront évaluer s’il y a lieu de procéder à la rotation des responsables de mission et présenter ses conclusions aux fins d’approbation et d’examen aux vérificateurs généraux adjoints de la pratique d’audit qui s’applique. [sept.–2015]

Responsables du contrôle qualité

La période pendant laquelle le responsable du contrôle qualité est affecté à une entité cotée ne doit pas dépasser sept années consécutives. Un responsable du contrôle qualité ayant exercé de telles fonctions pendant sept ans doit attendre cinq autres années avant de pouvoir exercer à nouveau les fonctions de responsable de mission ou de responsable du contrôle qualité. [juin–2018]

La période pendant laquelle un responsable du contrôle qualité est affecté à des entités autres que celles qui sont mentionnées ci-dessus ne doit pas normalement dépasser sept années consécutives. Un responsable du contrôle qualité ayant exercé de telles fonctions pendant sept ans devra attendre deux ans avant de pouvoir exercer à nouveau les fonctions de responsable de mission ou de responsable du contrôle qualité. [nov.–2011]

Durant la période suivant une rotation, le responsable du contrôle qualité ne pourra participer à aucune mission de certification relative à cette entité, ni assurer le contrôle qualité pour cette mission, ni influer directement sur les résultats de la mission d’une autre façon. [nov.–2011]

Au moins une fois par an, les Services d’audit devront évaluer s’il y a lieu de procéder à la rotation des responsables du contrôle qualité et présenter ses conclusions aux fins d’examen et d’approbation au vérificateur général. [nov.–2011]

Exceptions

Les règles concernant la rotation des postes ne sont assouplies pour les cadres de la mission ou les responsables du contrôle qualité de la mission que si les mesures de protection appropriées sont en place et peuvent être appliquées afin d’éliminer les menaces à l’indépendance ou de les ramener à un niveau acceptable. [nov.–2011]

Pour qu’une exception aux exigences relatives à la rotation des responsables de mission soit accordée, elle doit être approuvée par les vérificateurs généraux adjoints de la pratique d’audit qui s’applique. Pour qu’une exception aux exigences relatives à la rotation des vérificateurs généraux adjoints soit accordée, elle doit être approuvée par le Conseil de direction. Pour qu’une exception aux exigences relatives à la rotation des responsables du contrôle qualité soit accordée, elle doit être approuvée par le vérificateur général adjoint des Services d’audit ainsi que le vérificateur général. [nov.–2015]

Directives du BVG

Contexte

Les auditeurs sont censés être indépendants et objectifs et faire preuve de jugement professionnel sans parti pris, ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêts et être libres de toute influence.

L’emploi prolongé des mêmes cadres ou responsables du contrôle qualité dans une mission de certification pourrait constituer un risque de familiarité menaçant l’indépendance. La politique portant sur la rotation du personnel est l’une des principales mesures de protection utilisées pour réduire le risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance.

La présente politique traite du risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance en établissant des exigences de rotation pour les membres de haut niveau et les responsables du contrôle qualité dans le cadre de toute mission de certification.

Dans cette politique, l’expression « cadre » désigne les personnes qui sont les ultimes responsables de l’exécution de la mission et de la signature du rapport de la mission de certification. Il s’agit habituellement du responsable de mission. Le vérificateur général du Canada, qui est le signataire des rapports d’audit de performance et de certains audits d’états financiers, n’est pas visé par la politique de rotation du personnel en raison des exigences légales entourant sa nomination. Il est nommé pour un mandat de dix ans maximum et ne peut être nommé de nouveau à ce poste.

Les critères en matière de rotation du personnel pour les audits de performance et les examens spéciaux sont évalués selon le nombre d’années consécutives pendant lesquelles les cadres et les responsables du contrôle qualité ont été associés à l’entité.

La rotation du personnel, toutefois, ne concerne pas uniquement les cadres. Tout le personnel d’audit doit pouvoir détecter rapidement les menaces à l’indépendance liées à la familiarité et discuter ouvertement de ces menaces et de la rotation des employés avec ses superviseurs. Des rotations du personnel d’audit sont fréquemment effectuées pour que ces derniers alternent entre les missions d’audit et d’autres affectations. Cela permet en partie de réduire à un niveau acceptable les menaces à l’indépendance liées à la familiarité. Il est plus facile de procéder à une rotation du personnel lorsqu’elle est envisagée et planifiée suffisamment à l’avance, tant au niveau des employés qu’à celui de l’équipe ou du groupe.

Règles de déontologie pertinentes

La norme d’éthique relative à l’indépendance et le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG exigent que le Bureau et ses employés soient et demeurent libres de tout influence, intérêt ou relation étroite en ce qui concerne les affaires de l’entité qui réduisent l’objectivité ou le jugement professionnel du Bureau et de ses employés ou qui, de l’avis d’un observateur raisonnable, réduiraient l’objectivité ou le jugement professionnel du Bureau et de ses employés.

Les divers ordres comptables provinciaux établissent également des règles de déontologie quant à la durée du mandat des cadres et des responsables du contrôle qualité d’une mission. Voici un exemple de règle établie par l’Institute of Chartered Accountants of Ontario.

« Un membre ne doit pas demeurer associé responsable de mission ou responsable du contrôle qualité d’une mission dans le cadre d’une mission d’audit d’états financiers exécutée pour un émetteur assujetti ou une entité cotée pendant plus de sept ans au total, ni participer par la suite à un audit des états financiers de cet émetteur assujetti ou de cette entité cotée avant un délai supplémentaire de cinq ans. »

Afin de se conformer aux règles de déontologie pertinentes, le Bureau a établi dans sa politique que les entités cotées et les émetteurs assujettis sont des entités dont les actions, les parts ou les titres de créance sont cotés, inscrits à la cote officielle d’une bourse de valeurs reconnue, ou négociés suivant les règles d’une bourse de valeurs reconnue ou d’un autre organisme équivalent. De plus, le Bureau applique maintenant les exigences relatives à la durée de l’association des cadres à toutes les missions de certification de manière à démontrer l’importance qu’il accorde à l’indépendance.

Risques de familiarité constituant une menace à l’indépendance

Un risque de familiarité survient lorsqu’un membre, en raison de relations étroites avec une entité, ses administrateurs, dirigeants ou employés, le Bureau ou une personne de l’équipe de mission, devient trop complaisant à l’égard des intérêts de l’entité. Voici quelques exemples de circonstances susceptibles de créer une menace de ce type :

  • un membre de la famille immédiate d’un membre de l’équipe de mission est un administrateur ou un dirigeant de l’entité;

  • un membre de la famille immédiate ou un proche parent d’un membre de l’équipe de mission est, à titre d’employé ou d’actionnaire de l’entité, en mesure d’exercer une influence directe et notable sur les éléments faisant l’objet de la mission de certification;

  • un ancien cadre du Bureau, à titre d’administrateur, de dirigeant ou d’employé de l’entité, est en mesure d’exercer une influence directe et notable sur les éléments faisant l’objet de la mission;

  • une association de longue durée entre un cadre de l’équipe de mission et l’entité;

  • l’acceptation de cadeaux ou de marques d’hospitalité de la part de l’entité, de ses administrateurs, dirigeants ou employés, sauf quand la valeur de ceux-ci est négligeable.

Lorsqu’un risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance est mis en lumière, les cadres de la mission et du Bureau doivent en évaluer l’importance. Si le risque n’est pas manifestement négligeable, il faut alors repérer les mesures de protection disponibles et, le cas échéant, les mettre en œuvre de manière à éliminer la menace ou à la ramener à un niveau acceptable.

Des éléments qualitatifs aussi bien que quantitatifs doivent être pris en compte pour apprécier la gravité d’un élément en particulier. Un élément ne peut être considéré comme manifestement négligeable que s’il est jugé à la fois anodin et sans conséquence. Les cadres doivent faire preuve de jugement professionnel lorsqu’ils évaluent la gravité d’une menace et déterminent les mesures de protection à leur disposition qui pourront être utilisées.

La gravité d’une menace liée à la familiarité dépendra de facteurs comme :

  • la durée de la période pendant laquelle la personne en question a fait partie de l’équipe de mission;

  • le rôle de cette personne au sein de l’équipe de mission;

  • la structure du Bureau;

  • la nature de la mission de certification, notamment la complexité de l’élément considéré et le degré de jugement professionnel nécessaire.

Si une menace liée à la familiarité n’apparaît pas manifestement négligeable, le responsable de mission doit alors remplir un rapport d’exception relatif à la mission qui sera consigné au dossier conformément aux exigences de la section BVG Audit 1031 — Règles de déontologie régissant une mission de certification.

Mesures de protection possibles en cas de menace liée à la familiarité

Voici quelques mesures de protection possibles :

  • le remplacement des cadres de l’équipe de mission;

  • la participation d’un autre membre du bureau qui ne fait pas partie et n’a jamais fait partie de l’équipe de mission et qui révise le travail effectué par cette personne, ou formule des conseils;

  • l’affectation à la mission d’un responsable du contrôle qualité.

Directives supplémentaires

Une personne peut exercer le rôle de responsable du contrôle qualité avant ou après avoir agi comme responsable de mission. Cependant, lorsqu’un responsable du contrôle qualité devient responsable de mission, le nombre d’années passées à exécuter les fonctions de responsable du contrôle qualité réduit le nombre d’années qu’elle pourra consacrer à exercer les fonctions de responsable de mission.

Lorsque la candidature d’une personne est examinée pour le rôle de responsable du contrôle qualité dans le cadre d’une mission donnée et que cette personne a été précédemment responsable de mission, il faut qu’au moins deux ans se soient écoulés avant qu’elle puisse être nommée responsable du contrôle qualité, peu importe la période pendant laquelle cette personne a été responsable de mission.

Une personne qui a été remplacée comme responsable de mission ou responsable du contrôle qualité d’une mission doit être prudente lorsqu’elle consulte l’équipe de mission pendant la période suivant son remplacement, pour éviter d’influer directement sur les résultats de la mission ou d’être perçue comme exerçant une influence directe sur ces résultats.

La rotation du personnel devrait être envisagée et planifiée suffisamment à l’avance tant au niveau de l’employé qu’au niveau de l’équipe ou d’un groupe. Les occasions de rotation du personnel doivent être ouvertement annoncées et communiquées et les employés devraient être en mesure de parler ouvertement de la rotation du personnel au moins une fois par an avec leur superviseur, soit durant l’évaluation du rendement annuelle. Les employés devraient également être évalués à la lumière de la présente politique pour déterminer s’il y a une menace liée à la familiarité.

La rotation du personnel peut être plus difficile à faire en région. Elle peut donc demander un plus long délai et plus de consultations entre les cadres.

Il faut communiquer à l’entité le besoin ainsi que la décision de remplacer les cadres.

Les Services d’audit doivent consigner en dossier tous les documents d’analyse, les recommandations et l’approbation donnée par le Conseil de direction quant à la rotation des cadres. Il doit aussi consigner en dossier tous les documents d’analyse, les recommandations et l’approbation donnée par le vérificateur général quant à la rotation des examinateurs de la qualité, y compris la documentation concernant les exceptions à la politique de rotation des examinateurs de la qualité. Les exceptions aux règles de rotation du personnel de la présente politique sont censées être rares.

En plus de bien connaître les principes et les lignes directrices concernant la rotation du personnel, les employés doivent assurer la mise en œuvre de ces principes et lignes directrices. Voici la liste des différents membres du personnel et la manière dont ils contribuent au bon fonctionnement de la rotation du personnel :

Rôles et responsabilités

Employé

  • Discute ouvertement de la rotation du personnel et des menaces liées à la familiarité possibles avec le directeur (DX) du responsable de mission ou avec le directeur principal (PX) au cours du processus annuel d’évaluation du rendement.

Responsable de mission, directeur principal et directeur

  • Discute ouvertement de la rotation du personnel et des menaces liées à la familiarité possibles avec tout le personnel au cours du processus annuel d’évaluation du rendement.

  • Surveille le comportement de son personnel et détermine s’il y a lieu de procéder à une rotation du personnel afin de contrer toute menace à l’indépendance. Facilite la mutation du personnel vers d’autres équipes.

  • Consigne en dossier les discussions sur la rotation du personnel qui ont pris place durant le processus annuel d’évaluation du rendement.

Services d’audit

  • Analyse les besoins en rotation du personnel et les présente chaque année aux vérificateurs généraux adjoints de la pratique d’audit applicable pour qu’ils les examinent.

Conseil de direction

  • Approuve les exceptions aux règles de rotation du personnel cadre des missions.

VGA

  • Analyse les besoins en rotation du personnel et y répond, annuellement.

  • Facilite le mouvement du personnel.

VGA-Services d’audit

  • Surveillent le nombre d’années pendant lesquelles un responsable du contrôle qualité (RCQ) a été affecté à des missions auprès d’entités.

  • Planifient la rotation des RCQ admissibles.

Sections correspondantes

BVG Audit 1031 Règles de déontologie régissant une mission de certification
BVG Audit 3031 Indépendance
BVG Audit 3063 Responsabilités du responsable du contrôle qualité