2050 Réunions du comité consultatif
juil.-2020

Aperçu

Au cours d’un audit de performance ou d’un examen spécial, des réunions du comité consultatif peuvent être organisées avec des conseillers externes, en vue de recueillir leurs conseils et réactions sur l’audit, les objectifs, l’étendue et l’approche, sur les points importants qui feront l’objet de l’examen, etc. Normalement, ces réunions sont tenues en personne. Si ce n’est pas possible, d’autres options peuvent être envisagées, comme une vidéoconférence ou une téléconférence.

Exigences de la NCMC 3001

37. L’associé responsable de la mission doit assumer la responsabilité de la qualité globale de la mission. Il lui incombe notamment de s’assurer que :

[...]

e) l’équipe de mission procède aux consultations appropriées sur les questions complexes ou litigieuses.

Modalités d’application de la NCMC 3001

A82. L’exercice du jugement professionnel, en quelque cas particulier que ce soit, repose sur les faits et les circonstances connus du professionnel en exercice. Le recours à la consultation sur les points délicats ou litigieux au cours de la mission, tant au sein de l’équipe de mission qu’auprès de tiers, membres du cabinet ou non, au niveau approprié, aide le professionnel en exercice à prendre des décisions éclairées et raisonnables.

A202. La documentation peut comprendre, par exemple, les éléments suivants :

[...]

  • la nature et l'étendue des consultations effectuées tout au long de la mission, et les conclusions qui en ont résulté.

Politiques du BVG

L’équipe d’audit doit convoquer des réunions du comité consultatif auxquelles participent des conseillers externes et internes, au cours de l’étape de la planification et vers la fin de l’étape de l’examen, sauf si l’évaluation du risque de mission indique le contraire. La décision de ne pas convoquer de réunions du comité consultatif doit être documentée et approuvée par le responsable de la mission. [nov.-2015]

L’équipe d’audit doit consigner le résultat des consultations avec les conseillers et la façon dont elle a tenu compte des conseils reçus. [nov.-2015]

Directives du BVG

Sélection des membres externes d’un comité consultatif

Les membres du comité qui proviennent de l’extérieur du Bureau sont sélectionnés sur la base de leurs compétences, expertise, connaissances pertinentes et expérience. Les conseillers externes sont généralement réputés comme étant des experts dans leur domaine. Généralement, un comité consultatif compte deux ou trois conseillers externes qui apportent des points de vue différents sur l’objet considéré.

Avant la première réunion du comité consultatif, l’équipe d’audit écrit aux conseillers externes pour les informer de leurs rôles et de leurs responsabilités, des exigences en matière d’indépendance et de confidentialité et de la nécessité de déclarer tout conflit d’intérêts (BVG Audit 3031 — Indépendance). Pour certains audits, les membres du comité consultatif peuvent être sélectionnés en fonction de leurs perspectives particulières sur l’objet considéré. Par conséquent, ils ne sont pas complètement indépendants. L’équipe d’audit doit tenir compte de cet aspect lorsqu’elle prendra en considération les conseils qu’ils formuleront.

Comités consultatifs et évaluation du risque de mission

La nécessité de convoquer des réunions du comité consultatif est fondée sur une évaluation du risque réalisée par l’équipe d’audit à l’étape de la planification (BVG Audit 4020 — Évaluation des risques).

Si l’équipe d’audit évalue que le risque d’une conclusion d’audit inappropriée est faible, elle peut juger inutile de tenir une réunion du comité consultatif à l’étape de la planification ou de l’examen. La raison pour laquelle cette approche a été modifiée doit être consignée dans le modèle d’évaluation du risque de mission et approuvée par le responsable de la mission.

Si aucune réunion du comité consultatif avec les conseillers externes n’est tenue à l’étape de la planification ou de l’examen, le responsable de la mission voudra peut-être organiser une réunion interne pour obtenir l’avis des conseillers internes, des spécialistes internes appropriés et du vérificateur général adjoint.

Prise en compte des conseils reçus lors des réunions du comité consultatif

Après chaque réunion du comité consultatif, l’équipe d’audit est tenue de préparer un document indiquant la façon dont elle a tenu compte des conseils reçus lors de la réunion. Cependant, elle n’est pas tenue de fournir cette information aux conseillers externes. Le responsable de la mission s’assure que les mesures appropriées sont mises en œuvre pour donner suite à tous conseils reçus.

Pour plus d’information sur les consultations, suivre les consignes données dans les sections BVG Audit 3081 – Consultation et BVG Audit 3082 – Résolution des divergences d’opinions.

Réunion du comité consultatif au cours de l’étape de la planification

La réunion du comité consultatif au cours de l’étape de la planification a pour objectif de conseiller l'équipe d'audit sur l’étendue et l’approche de l’audit, sur l’importance des questions envisagées et sur les secteurs à examiner. Cette réunion est organisée avant de finaliser la grille logique d’audit (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit). Ceci permet de faire en sorte que les changements à l’étendue et à l’approche de l’audit sont apportés en temps opportun au cours de la planification de l’audit et avant le début des travaux d’examen.

Habituellement, une version préliminaire sommaire de la grille logique d’audit et toute autre information pertinente sont envoyées au comité consultatif pour discussion. On demande aux conseillers de fournir des commentaires sur la conception de l’audit et de réfléchir à ce qui suit :

  • si les secteurs d’audit proposés sont appropriés et d’intérêt pour le Parlement;

  • si les moyens et méthodes sélectionnés (pour les examens spéciaux) sont essentiels pour que la société d’État atteigne ses objectifs de contrôle législatif et s’acquitte de son mandat;

  • si les objectifs, l’étendue, les secteurs d’examen, les critères de l’audit sont appropriés, et si certains aspects peuvent être améliorés ou changés;

  • si certaines questions ou certains risques clés sont manquants;

  • si d’autres points doivent être discutés concernant cet audit.

Audits de performance

Le vérificateur général doit toujours être invité à la réunion du comité consultatif. Le vérificateur général adjoint et tout autre spécialiste interne sont aussi invités.

Si le vérificateur général ne peut pas assister à la réunion, le plan d’audit lui sera communiqué au cours de la séance d’information qui a lieu avec lui à la fin de l’étape de la planification. Pour obtenir des informations complémentaires, se reporter à BVG Audit 2040 — Discussions avec le vérificateur général.

Examens spéciaux

S’il le juge nécessaire compte tenu des circonstances, le responsable de la mission peut inviter le vérificateur général à la réunion du comité consultatif. Le vérificateur général adjoint y est également invité.

Après la réunion, la grille logique d’audit est mise à jour en y apportant tout changement nécessaire. Une fois que la version définitive a été approuvée par le responsable de la mission, l’équipe prépare le sommaire du plan d’audit (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance) ou le plan d’examen spécial (BVG Audit 4100 — Plan d’examen spécial).

Réunion du comité consultatif à l’étape de l’examen

La réunion du comité consultatif à l’étape de l’examen a pour objectif de discuter des résultats des travaux d’examen et de recueillir des avis et des réactions sur les messages et sur le ton de l’ébauche interne du rapport d’audit.

L’ébauche interne et toute autre information pertinente sont envoyées au comité consultatif pour examen. À ce stade, cette version devrait idéalement comprendre toutes les sections pertinentes du rapport d’audit, soit l’introduction, les constatations et recommandations, les conclusions, et la section à propos de l’audit (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit).

On demande aux conseillers de fournir des commentaires sur l’ébauche interne et de réfléchir aux éléments au sujet desquels l’équipe a besoin de son avis, par exemple :

  • les points communiqués dans le rapport sont-ils importants et les recommandations et conclusions appropriées?
  • l’ébauche interne véhicule-t-elle le bon message et de façon convaincante?
  • le ton est-il équilibré?

Le vérificateur général doit toujours être invité à la réunion du comité consultatif, que ce soit dans le cadre d’un audit de performance ou d’un examen spécial. Le vérificateur général adjoint et tout autre spécialiste interne sont aussi invités.

À la suite de la réunion, l’équipe d’audit prépare l’ébauche du PX (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit).