3071 Revue des travaux d’audit et de la documentation

avr.-2018

Principes de la revue

Le « principe de l’auditeur expérimenté » stipule que l’auditeur doit préparer une documentation d’audit qui soit suffisante pour permettre à un auditeur expérimenté, n’ayant pas jusqu’alors participé à la mission, de comprendre :

• la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit mises en œuvre afin de se conformer aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables;
• les résultats des procédures d’audit mises en œuvre et les éléments probants obtenus;
• les questions importantes soulevées durant l’audit (y compris les observations), les recommandations et les conclusions fondées sur celles-ci, ainsi que l’importance du jugement professionnel pour les formuler.

Le processus de la revue consiste en :

• des discussions entre un réviseur et l’auteur – l’équipe entière ou une partie de celle-ci, y compris un seul membre de l’équipe;
• la revue de la preuve documentaire, soit les documents sur support électronique ainsi que toutes les copies papier;
• la revue et l’approbation des conclusions et de la documentation pertinente.

Les circonstances de la mission détermineront si ces étapes seront entreprises simultanément ou à différents moments pour ce qui est d’un domaine de l’audit donné ou de l’audit complet. Il est essentiel que les réviseurs, en plus de discuter du dossier d’audit avec l’auditeur; examinent le dossier eux-mêmes avant de le signer. Cette revue permet de s’assurer que les auditeurs reconnaissent l’importance de l’exigence de bien documenter les preuves dans le dossier. Le but de la revue vise à déterminer si :

• les travaux d’audit ont été effectués conformément au plan d’audit initial ou modifié (Audit Annuel 1052 et Missions d’appréciation directe 4045);
• la nature, le calendrier et l’étendue des procédures mises en œuvre sont conformes au programme d’audit taillé sur mesure (modifié, si nécessaire, selon les résultats des constatations initiales), sont adéquats par rapport aux résultats obtenus, et documentés de manière suffisamment détaillée pour fournir une nette compréhension du but, de la source et des conclusions (y compris les raisons de ces conclusions);
• pour les audits annuels, les soldes de comptes testés concordent ou ont été conciliés avec les dossiers comptables de l’entité (le cas échéant pour la mission);
• les résultats des procédures d’audit et les preuves obtenues, y compris, le cas échéant, toutes les exceptions notées et leur résolution, sont clairement indiqués dans la documentation d’audit et les conclusions sont conformes aux résultats du travail effectué;
• les questions importantes ont été soulevées aux fins d’un examen plus approfondi;
• des consultations ont été organisées, le cas échéant, et les conclusions tirées ont été consignées en dossier et mises en œuvre;
• la documentation (BVG Audit 1161) est appropriée, claire, concise et ne contient pas d’information excessive, et comprend des renvois à d’autres documents s’il y a lieu;
• la documentation est mise en ordre de façon logique dans le dossier d’audit pour fournir un lien clair avec les constatations ou les questions importantes;
• les éléments probants obtenus sont suffisants et appropriés pour étayer les observations, recommandations et conclusions du rapport.

Les principes de revue suivants sont appliqués dans toutes les missions de certification :

• il y a toujours un niveau de revue; les membres les plus expérimentés de l’équipe révisent le travail des membres les moins expérimentés;
• les parties de l’audit comportant un risque plus grand peuvent exiger une revue à deux niveaux;
• toute la documentation de l’audit, y compris les pièces jointes et les dossiers imprimés et tout autre document connexe, est assujettie à au moins un niveau de revue;
• les réviseurs font preuve de discernement pour déterminer s’ils sont satisfaits de l’achèvement et de la justesse du travail effectué et de sa documentation. La revue sera plus ou moins approfondie, selon le risque et l’importance de la mission;
• les revues sont effectuées en temps opportun;
• la preuve de la revue (signature) est incluse dans le dossier d’audit (BVG Audit 1161).

Planification des revues

Le processus de la revue débute par une séance d’information à l’intention des membres de l’équipe et par de l’encadrement afin d’aider les membres de l’équipe à bien accomplir le travail dès la première fois. Le processus porte sur ce qui doit être documenté, y compris sur ce qui sera révisé, par qui et à quel moment.

L’équipe d’audit doit prévoir du temps pour la revue ainsi qu’établir un budget pour cette étape. La complexité de la mission et l’importance de l’équipe de mission sont prises en compte pour déterminer l’importance de la planification de la revue et ce qui doit être consigné pour prouver qu’elle a été faite. Par exemple, pour de petites missions avec une équipe de deux personnes sur le terrain, il peut suffire d’inscrire que l’objectif consistera à faire en sorte que les secteurs d’audit soient revus dès que possible après la fin des travaux. Par contre, les secteurs à plus haut risque (particulièrement à risque élevé doivent être revus plus tôt par le responsable de la mission. Pour d’autres missions, le plan peut être plus détaillé et comprendre un élément de gestion de projet, ainsi que des dates précises auxquelles ces secteurs d’audits doivent être terminés et revus.

Exécution des revues

Le processus de la revue adopté par l’équipe de mission est fondé sur l’expérience et le jugement du responsable de la mission et des membres de l’équipe ayant le plus d’expérience. Pour obtenir plus de renseignements sur les responsabilités du responsable de la mission, y compris sur l’étendue de son travail de revue, se reporter à la section BVG Audit 3062 – Responsabilités du responsable de la mission à l’égard de la qualité des audits et à la section BVG Audit 1162 – Revue des documents effectuée par le responsable de la mission – exigences minimales en matière de documentation.

Les membres de l’équipe de mission doivent faire une autorévision critique de leur travail avant que le réviseur affecté examine le dossier. Une fois que le membre de l’équipe a terminé son autorévision critique et réglé tous les points exigeant un travail plus poussé ou devant être documentés, le dossier d’audit est prêt pour la revue du réviseur désigné. Consulter la section BVG Audit 3065 – Membres de l’équipe, pour obtenir davantage de précisions sur les responsabilités des membres de l’équipe.

Bien que le responsable de la mission soit l’ultime responsable du travail d’audit et de la qualité du dossier d’audit, les membres de l’équipe ayant les connaissances et l’expérience nécessaires pour jouer ce rôle se font généralement confier des responsabilités à cet égard (avec l’encadrement du responsable de la mission, si nécessaire). Chaque dossier est révisé par quelqu’un de plus expérimenté que la personne qui a préparé le dossier. Le moment et la façon dont le réviseur doit porter les questions à l’attention d’un membre de l’équipe ayant plus d’expérience ou du responsable de la mission doivent être clairement établis.

Lorsque cela est possible, le fait d’exécuter sur place le travail de revue peut permettre de mieux former les membres de l’équipe et d’avoir un accès immédiat au personnel de l’entité auditée en cas de questions et de commentaires au sujet de la revue.

Lorsque cela est possible, des discussions en personne doivent avoir lieu pendant les revues de la plupart des secteurs de l’audit et des procédures. Des discussions de groupe, auxquelles participent tous les membres de l’équipe ou certains d’entre eux, peuvent également être utiles aux réviseurs afin que ces derniers puissent se faire une idée de la justesse du travail effectué, de la qualité de la documentation et de la pertinence des conclusions.

Dans certains cas, les discussions en personne sont impossibles et une revue à distance s’impose. Cette revue peut tout de même permettre d’atteindre les objectifs visés. Lors d’une discussion à distance, le réviseur parle habituellement au membre de l’équipe (par téléphone) et les deux ont accès au dossier d’audit. Les discussions à distance peuvent ne pas être aussi efficaces que les discussions en personne puisque l’accès aux éléments probants peut être réduit si l’auteur et le réviseur sont tous deux à l’extérieur du Bureau ou si davantage d’information au dossier est nécessaire pour expliquer le travail effectué afin de permettre au réviseur de comprendre le travail effectué et d’en évaluer la qualité.

À la fin du travail sur place, le responsable de la mission effectue une revue finale et complète du dossier d’audit, notamment en même temps que la revue finale des états financiers, pour être sûr que tous les travaux d’audit ont été revus, que les principales questions consignées dans les notes ont été résolues que les éléments probants sont suffisants et appropriés pour appuyer les conclusions finales. Cela ne veut pas dire que le dossier complet sera révisé, mais que les principaux secteurs tout comme les questions importantes (BVG Audit 1141) ont été pris en compte par le responsable de la mission pour s’assurer que le rapport est suffisamment étayé et pour permettre la signature du rapport et l’exécution des étapes prévues dans le dossier d’audit.

Quand un responsable du contrôle qualité est nommé, celui-ci est responsable de l’évaluation objective des principales remarques formulées par l’équipe de mission et des conclusions tirées lors de la rédaction du rapport d’audit et ce, avant que le rapport ne soit daté. Toutefois, c’est le responsable de la mission qui a la responsabilité globale de la mission, y compris de la qualité des travaux effectués, de la documentation, des jugements importants et des opinions. La revue du contrôle qualité ne réduit en rien les responsabilités du responsable de la mission. Consulter la section BVG Audit 3063 pour obtenir davantage d’information sur le rôle du responsable du contrôle qualité.

Ajout de notes et réaction aux notes

Le réviseur informe l’auditeur qui a préparé le travail, ainsi que les réviseurs précédents, des changements importants à effectuer, et s’assure qu’ils comprennent les corrections nécessaires et les raisons pour lesquelles elles doivent être apportées. Les questions devraient être discutées avec les membres expérimentés de l’équipe ou avec le responsable de la mission ou les deux, s’il y a lieu, dès qu’elles sont soulevées. Cela permet d’effectuer un suivi et de les documenter de façon appropriée au début du processus.

Les réviseurs devraient transmettre des notes aux auditeurs pour indiquer les questions, les mesures de suivi souhaitées, les préoccupations portant sur la documentation, etc. Le réviseur est responsable d’effectuer un suivi pour déterminer si les notes ont été traitées de manière satisfaisante.

Les responsabilités suivantes incombent à l’auteur :

• répondre rapidement et de manière détaillée à ces notes de revue;
• exécuter des procédures supplémentaires, au besoin, et mettre à jour la documentation, le cas échéant;
• communiquer les conclusions de l’audit, y compris les rajustements indiqués et les modifications possibles au plan d’audit, aux membres de l’équipe de mission ayant le plus d’expérience;
• aviser le réviseur que les notes de revue ont été traitées.

Les notes sont consignées soit dans le dossier d’audit ou autrement, sauf si l’auteur en prend connaissance pendant la revue et que le réviseur a la preuve que les commentaires ont été traités de façon appropriée. Les notes de revue ne doivent pas servir à consigner en dossier les éléments probants de l’audit. Les feuilles de travail de l’audit doivent suffire comme preuve du travail effectué dans le cadre de l’audit. Toutes les questions soulevées durant la revue et l’encadrement doivent être réglées et consignées dans les feuilles de travail. Dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, un réviseur n’indiquera que les questions soulevées dans une note ont été résolues qu’après avoir constaté que les commentaires soulevés ont été traités de manière adéquate.

Revue du travail de membres de l’équipe avec une expertise dans un domaine particulier de la comptabilité ou de l’audit ou le travail d’autres spécialistes

Exemples de spécialistes pouvant participer aux audits :

• des actuaires, pour ce qui est de la détermination des éléments de passif actuariels ou d’autres montants de ce genre;
• des spécialistes en environnement, pour ce qui est du passif environnemental et du passif éventuel, ainsi que des coûts de nettoyage ou d’autres enjeux environnementaux;
• des avocats, pour ce qui est de la détermination des droits, du titre de propriété et de la participation en ce qui a trait à des actifs financiers cédés légalement ou à d’autres enjeux juridiques;
• des évaluateurs (de biens immobiliers, d’œuvres d’art et d’antiquités, par exemple);
• des spécialistes en audit informatique, pour ce qui est des aspects complexes des systèmes d’information ou de la gestion de projet et de la mise en œuvre de systèmes;
• des spécialistes en analyse de données (par exemple, effectuer des analyses de données d’audit complexes, examiner les modèles créés par les entités auditées);
• des spécialistes dans divers domaines de la gestion, par exemple, la gouvernance, la déontologie, les valeurs ou les ressources humaines;
• des fiscalistes, dans des cas particulièrement complexes ou inhabituels.

Compte tenu de l’importance de l’intervention du spécialiste par rapport à la mission (consultations, conseils ou exécutions de procédures d’audit) et du risque associé à l’utilisation du travail et des constatations de ce spécialiste, le responsable de la mission doit obtenir des éléments probants suffisants et appropriés concernant ces travaux et ces constatations pour procéder à un examen permettant de tirer une conclusion quant au caractère raisonnable :

• de la pertinence, de l’exhaustivité et de l’exactitude des données utilisées par le spécialiste;
• des hypothèses et méthodes du spécialiste et, le cas échéant, de la conformité de celles-ci à celles qui ont été utilisées au cours de périodes précédentes;
• des constatations et des conclusions du spécialiste en fonction de l’objectif de la mission et de leur cohérence avec d’autres éléments probants de l’audit.

Le responsable de la mission doit en outre tirer une conclusion quant à l’importance des constatations du spécialiste par rapport à l’audit dans son ensemble et à la conclusion générale du responsable de la mission à l’égard des éléments considérés.

L’étendue de l’examen du travail du spécialiste par le Bureau pourrait varier considérablement selon l’importance de sa participation à la mission et selon le niveau d’assurance découlant de son travail. Si, par exemple, on fait appel à un spécialiste uniquement pour obtenir des connaissances et des conseils de vive voix, l’examen de son travail peut être limité. Si, toutefois, le spécialiste effectue des travaux d’audit, l’examen de son travail devrait être plus minutieux.

Preuve de la revue

Après avoir terminé la revue de chaque secteur d’audit dans le dossier, le réviseur doit consigner une preuve que la revue a été effectuée en apposant sa signature électronique sur les feuilles de travail et sur les sommaires des procédés d’audit.

Pour obtenir des renseignements détaillés sur les éléments probants et la documentation des revues ainsi que sur les exigences relatives au responsable de la mission et au responsable du contrôle qualité de la revue, consulter les sections BVG Audit 1161, BVG Audit 1162 et BVG Audit 1163.