2030 Communication avec l’entité auditée : initiale et continue

août-2021

Qu’exige la NCMC 3001 en termes de communication avec l’entité auditée?

La NCMC 3001 exige que :

• l’équipe d’audit confirme les termes et conditions de la mission avec l’entité auditée;
• l’équipe d’audit cherche à obtenir de l’entité auditée qu’elle reconnaisse par écrit sa responsabilité à l’égard de l’objet de l’audit;
• l’équipe d’audit cherche à obtenir de l’entité auditée qu’elle reconnaisse par écrit que les critères conviennent pour l’audit;
• l’entité auditée fournisse une déclaration écrite par laquelle elle confirme qu’elle a transmis à l’équipe d’audit toutes les informations qui lui ont été demandées pendant l’audit ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion de l’audit.

Du côté des pratiques du BVG, ces exigences se traduisent par l’envoie à l’entité auditée pendant l’audit des documents officiels suivants :

• lettre d’avis au sujet de l’audit ou lettre de mission à envoyer avant le début de l’audit;
• Sommaire du plan d’audit ou Plan de l’examen spécial, accompagné d’une lettre, à envoyer à la fin de l’étape de la planification;
• ébauche du rapport du PX et lettre d’accompagnement à envoyer à l’étape du rapport.

Importance d’établir une relation solide et professionnelle

Une bonne communication entre l’équipe d’audit et l’entité auditée est essentielle au cours d’un audit.

L’équipe d’audit entretient des communications continues et régulières tout au long de l’audit, d’abord en informant préalablement l’entité qu’elle sera auditée et en discutant avec elle du processus d’audit, des responsabilités de la direction à l’égard de l’objet considéré et des termes et conditions de la mission, notamment de l’objectif et des critères de l’audit (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance; BVG Audit 4100 — Plan d’examen spécial).

L’équipe d’audit doit fournir aux entités le document Description des attentes – Le processus d’audit de performance – Guide à l’intention des entités auditées (pour les audits de performance), ou le document Description des attentes – Le processus d’audit de performance – Guide à l’intention des entités territoriales auditées. Ces documents expliquent chaque aspect du processus d’audit, les attentes du BVG à l’égard des entités auditées et les attentes de ces dernières à l’égard du BVG. Le vérificateur général rencontre la haute direction des entités périodiquement afin d’obtenir leurs points de vue sur les pratiques d’audit et de communication des résultats du BVG.

L’équipe d’audit communique à l’entité toutes les constatations au fur et à mesure afin d’éviter tout effet de surprise au cours du processus, et répond aux questions et aux préoccupations soulevées. Elle discute également de la logistique qui sous-tend le processus d’établissement du rapport, notamment des exigences linguistiques de l'entité. Afin d’entretenir de bonnes relations, il faut notamment écouter avec attention les commentaires et les préoccupations de l’entité, discuter des problèmes et des difficultés dès qu’ils surviennent au cours de l’audit et y trouver rapidement des solutions.

En définitive, l’équipe d’audit veille à ce que le rapport d’audit et les recommandations qui en découlent soient justes et objectifs et soient perçus comme tels par les personnes chargées d’instaurer les changements proposés.

Exigences linguistiques s’appliquant à la transmission de certains documents d’audit

Les équipes d’audit doivent dès le début de l’audit discuter avec l’entité fédérale auditée afin de connaître sa préférence linguistique pour l'audit et obtenir une confirmation écrite. L’équipe d’audit doit en être avisée au début de l’audit, de manière à ce que le calendrier (dates D-moins et les Principales dates des rapports d’examen spécial) puisse être adapté en conséquence et que les Services de révision et de traduction du BVG disposent de suffisamment de temps pour traduire les documents. « Préférence de l’entité » veut dire une OU deux langues officielles tel que précisé par l’entité. Une entité peut demander de recevoir le sommaire du plan d'audit/Plan d’examen spécial, l'ébauche du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission dans une des deux langues officielles ou peut demander de recevoir les documents dans les deux langues. Si une entité demande les documents dans les deux langues officielles, les deux versions doivent être envoyées en même temps. Lorsque l’ébauche de transmission est envoyée dans une seule langue, la version traduite finale du rapport est envoyée pour information aux entités auditées, et ce, une semaine avant le dépôt (pour leur préparation).

Communication initiale avec l’entité auditée

Au cours des premières consultations, en coopération avec l’équipe d’audit, l’entité auditée :

• organise des réunions au moment opportun, entre la haute direction et d’autres employés de l’entité et le personnel du BVG, afin de discuter de l’objet considéré;
• fournit à l’équipe d’audit l’information dont celle-ci a besoin pour comprendre les secteurs qui seront examinés et des renseignements sur les chaînes de responsabilité, les sources des critères, les risques, les préoccupations de la direction ainsi que les évaluations, les études ou les audits internes connexes qui ont été publiés antérieurement;
• facilite les visites dans les locaux de l’entité ou sur les lieux où sont menés les projets.

Processus si l’auditeur fait face à des problèmes d’accès. Pour éviter les problèmes concernant le droit d’accès du BVG, nous devons être clairs dans nos communications avec les responsables de l’entité dès le départ. Des plans d’audit transparents avec des points d’itération clairs, accompagnés d’une discussion en continue avec l’entité audité, faciliteront le respect de nos exigences. Les litiges concernant l’accès aux confidences du cabinet devraient être résolus conformément au Protocole d’entente de 2010 sur l’accès du Bureau du vérificateur général aux documents du Cabinet.

Lettre d’avis au sujet de l’audit ou lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat

La lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat (pour les audits de performance) et la lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat (pour les examens spéciaux) informent l’administrateur général de l’entité ou de la société d’État du début de l’audit et décrit les responsabilités de l’entité qui doit donner accès aux informations nécessaires pour mener l’audit (BVG Audit 2060 — Obtention et demande de documents d’audit). Lors d’un examen spécial, la lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat sert aussi à obtenir de la direction la reconnaissance des responsabilités qui lui incombent à l’égard de l’objet considéré et son acceptation des termes et conditions de la mission. Cette reconnaissance contribue à éviter les malentendus. Lors d’un audit de performance, ces confirmations sont sollicitées plus tard au cours de la planification des travaux lors de l’envoi du plan d’audit une fois que l’objet considéré et l’étendue de l’audit sont connus (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance).

La lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat (pour les audits de performance) et la lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat (pour les examens spéciaux) constituent une demande, entre autres, d’accès aux documents qui peuvent être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou tout autre privilège. Le secret professionnel de l’avocat est le droit de refuser de divulguer et d’empêcher des tiers de divulguer les communications confidentielles entre un avocat et son client si ces communications avaient pour objet de fournir ou d’obtenir des conseils ou une assistance juridique dans un contexte professionnel. Le vérificateur général a le droit de consulter ces documents en vertu de la Loi sur le vérificateur général. La lettre explique aux entités auditées que la divulgation de ces documents au BVG n’est en aucun cas un renoncement aux privilèges qui protègent ces documents. Le BVG assure la confidentialité complète de ces documents. La lettre sert à informer l’entité auditée tôt dans le processus qu’une déclaration écrite sera demandée à la fin de l’audit pour confirmer l’exhaustivité de l’information transmise au BVG (voir BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission).

La lettre stipule également que les entités sont responsables de la mise au point et de l’application de procédures appropriées garantissant la confidentialité des documents contrôlés du BVG qui sont envoyés à l’entité pour examen. Les entités ont la responsabilité de renvoyer au BVG tous les documents contrôlés qui ne sont pas en format électronique dans un délai d’une semaine après le dépôt du rapport d’audit (BVG Audit 1192 — Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité et accessibilité des documents du dossier de la mission).

Après avoir reçu la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat (pour les audits de performance) ou la lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat (pour les examens spéciaux), l’administrateur général de l’entité ou de la société d’État est prié de reconnaître par écrit que l’entité respectera la confidentialité des documents contrôlés du Bureau qui lui seront remis au cours de l’audit. Cette lettre confirme que l’entité acceptera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont l’entité a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat ou par d’autres privilèges.

L’équipe de mission ne doit pas entreprendre l’étape de la planification tant que la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat (pour les audits de performance) ou la lettre de mission et du secret professionnel de l’avocat (pour les examens spéciaux) n’a pas été signée par l’entité. Si l’entité auditée refuse de signer la lettre ou de reconnaître la responsabilité de la direction (pour les examens spéciaux), l’équipe d’audit doit communiquer avec les Services juridiques.

Communication continue au cours de l’audit

L’équipe d’audit organise une réunion préliminaire avec les responsables de l’entité afin de discuter des secteurs retenus dans le cadre de l’audit et des protocoles de l’entité. Cette dernière est censée répondre à toutes les demandes d’information formulées par l’équipe d’audit, généralement dans les cinq jours ouvrables ou, s’il s’agit de documents qui ne sont pas facilement accessibles, dans un délai mutuellement convenu. Les membres de l’équipe d’audit qui obtiennent l’information demandée avec un retard important ou qui ont été informés qu’ils ne recevront pas l’information demandée au cours d’un audit doivent solliciter l’avis du directeur chargé de l’audit et, au besoin, du responsable de la mission. (Se reporter à BVG Audit 2060 — Obtention et demande de documents d’audit).

Sauf dans le cas des documents du Cabinet, qui font l’objet d’un suivi distinct, l’équipe d’audit conserve une copie des documents demandés et reçus pendant toutes les étapes de l’audit afin d’éviter de réclamer un document déjà demandé. Le BVG a un processus différent pour demander des documents du Cabinet ou des présentations au Conseil du Trésor. Ce processus est décrit à la section BVG Audit 2060 — Obtention et demande de documents d’audit.

Au cours de l’audit, l’équipe demande à la direction de l’entité de faire des commentaires sur le contenu de ce qui suit :

• le Sommaire du plan d’audit ou le Plan d’examen spécial, dans lequel est précisé le sujet qui sera audité et qui relève de la responsabilité de l’entité, et dans lequel les critères de l’audit sont énoncés (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance; BVG Audit 4100 — Plan d’examen spécial);
• l’ébauche du directeur principal (PX), qui comprend l’information contextuelle, les constatations, les conclusions et les recommandations de l’audit. L’équipe d’audit demande également à la direction de l’entité de répondre aux recommandations (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité);
• l’ébauche de transmission, qui est la version presque définitive du rapport d’audit avant qu’il soit publié ou transmis au Conseil d’administration (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission).

La direction de l’entité est censée fournir ses commentaires et ses réponses de manière consolidée, coordonnée, et en temps opportun.

Les membres de l’équipe d’audit respectent le protocole établi par le BVG pour rencontrer les entités et mener les entretiens :

• Le vérificateur général adjoint devrait être informé de tous les entretiens prévus avec de hauts fonctionnaires (sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints, dirigeants d’organisme et présidents-directeurs généraux).
• Le responsable de mission devrait participer aux rencontres auxquelles participe un sous-ministre (ou son équivalent) ou un sous-ministre adjoint. Le vérificateur général adjoint peut participer à la rencontre ou remplacer le responsable de mission si ce dernier ne peut y participer.
• En consultant régulièrement l’agent de liaison de l’entité auprès du BVG (et l’équipe du BVG appropriée si l’entité est auditée au cours d’un audit visant plusieurs entités), l’équipe d’audit doit s’assurer de bien suivre les protocoles établis par l’entité pour rencontrer les cadres dirigeants.

Sommaire du plan d’audit et Plan d’examen spécial

À la fin de l’étape de la planification, l’équipe d’audit envoie le plan d’audit à l’entité auditée pour chercher à obtenir qu’elle reconnaisse le caractère valable des critères pour la mission. La reconnaissance par la direction de sa responsabilité à l’égard de l’objet considéré et la reconnaissance des termes et conditions propres à la mission sont demandées et reçues au début de cette étape dans le cadre d’un audit de performance, tandis que les équipes chargées des examens spéciaux obtiennent cette reconnaissance dans la réponse à la lettre de mission envoyée plus tôt au cours de l’étape de la planification (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance et BVG Audit 4100 — Plan d’examen spécial).

Le professionnel en exercice ne doit pas accepter une modification des termes et conditions de la mission en l’absence de justification valable.

Ébauche du PX et déclaration écrite confirmant la communication de toutes les informations demandées

Vers la fin de l’étape du rapport, l’équipe d’audit envoie une seule ébauche du PX à l’entité auditée et lui demande d’en commenter le contenu. En plus de demander les réponses de l’entité aux recommandations, l’équipe d’audit lui demande dans la lettre de transmission de produire une déclaration écrite confirmant qu’elle a fourni toutes les informations dont elle a connaissance qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport. (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission)

Délégation de pouvoir

Le Bureau s’attend à ce que l’administrateur général (ou l’équivalent) signe la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat et le Sommaire du plan d’audit, atteste de l’exactitude des faits exposés dans l’ébauche de transmission et approuve les réponses de l’entité à nos recommandations. La partie responsable du programme ou de l’activité concernée, habituellement un sous-ministre adjoint, un administrateur général ou l’équivalent, doit fournir une confirmation écrite dans laquelle elle affirme que toutes les informations qui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport d’audit ont été fournies. S’iI s’avère que ces documents sont signés par une personne autre que les parties désignées ci-dessus, l’équipe d’audit doit obtenir de l’entité une preuve documentaire de la délégation du pouvoir de signature.

Autres communications avec l’entité pour les audits de performance : comités ministériels d’audit

Au cours du processus de communication continue entre le BVG et une entité, le responsable de mission et le vérificateur général adjoint (au besoin) proposeront aux cadres supérieurs de l’entité de les rencontrer une fois par an afin de comprendre les enjeux et problèmes clés actuels, de discuter des plans d’audit à court terme et à long terme du BVG et de la relation professionnelle dans son ensemble entre le BVG et l’entité.

Le BVG interagit également avec l’entité par l’entremise du comité ministériel d’audit. La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor exige que l’administrateur général de chaque ministère ou organisme, autre que les petites entités, établisse un comité ministériel d’audit. Tous les comités ministériels d’audit sont composés d’une majorité de membres externes, recrutés de l’extérieur de l’administration publique fédérale. Les membres de l’administration publique fédérale se limitent aux administrateurs généraux et aux sous-ministres délégués qui travaillent normalement au sein du ministère. Les comités d’audit des ministères appuient les administrateurs généraux ou les fonctionnaires de rang équivalent qui doivent s’acquitter de leurs responsabilités de surveillance à titre d’administrateurs des comptes des ministères. Pour ce faire, ces comités leur donnent des conseils sur le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes de l’entité.

Les cadres supérieurs de l’équipe d’audit sont souvent invités à participer aux réunions des comités ministériels d’audit à titre d’observateurs. C’est l’occasion pour le BVG d’informer les comités ministériels d’audit de ses plans d’audit et d’expliquer les constatations d’audit qui ont été approuvées par la direction des ministères. Le BVG accueille favorablement les commentaires des comités lors de l’examen et de l’évaluation de la pertinence des réponses des ministères et de leurs plans d’action, et lors du suivi de la mise en œuvre des recommandations d’audits.

Il revient à l’administrateur général de l’entité de décider de communiquer ou non les documents du BVG aux membres du comité ministériel d’audit. Il doit s’assurer que le processus de communication respecte la confidentialité des informations de l’audit. Dans le cas de documents contrôlés (BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés), l’administrateur général doit s’assurer que les informations sont communiquées conformément aux exigences établies dans la lettre d’avis au sujet de l’audit et du secret professionnel de l’avocat envoyée à l’entité.

Même si le BVG accueille favorablement les opinions du comité sur le contenu des documents du BVG, cela ne fait aucunement partie du processus de validation des faits dans le cadre d’un audit. La version définitive des documents est établie selon le processus d’approbation habituel du BVG auprès des cadres supérieurs compétents des ministères ou organismes visés. Tous les travaux du comité ministériel d’audit concernant les documents d’audit du BVG devront être exécutés dans les délais fixés par le BVG pour permettre d’établir la version définitive des rapports d’audit, le cas échéant.